Algemene Ledenvergadering BRAIN 15 februari 2008 Stadsarchief Amsterdam Aanwezig namens de leden: Yvonne Welings (Regionaal Archief Tilburg/St. Mommerkwartier), Jan Boomgaard (Stadsarchief Amsterdam), Bas van der Wulp (Erfgoed Delft e.o.), Harry de Raad (Regionaal Archief Alkmaar), Hans Janssen (Regionaal Archief West-Brabant), Joss Hopstaken (Gemeentearchief Roosendaal), Alexander Oostermeijer (VVD), Fred van Kan (Gelders Archief), Gerrit Verbeek (Stadsarchief Den Bosch), Jos Wassink (Gemeentearchief Weert), Mieke Schaap (Gemeentearchief Zaanstad), Harm-Jan Luth (Gemeentearchief Vlaardingen), Tom van der Aalst (Streekarchief Heusden en Altena), Wim Reynders (Markiezenhof), Hella Brandt (Regionaal Archief Nijmegen) Aanwezig namens het bestuur: Ariela Netiv (Regionaal Archief Leiden), Daan Hertogs (Stadsarchief Breda), Jantje Steenhuis (Gemeentearchief Rotterdam), Maarten Schenk (Haags Gemeentearchief), Corrie-Christine van der Woude (Regionaal Archief Nijmegen), Bert Looper (Tresoar) Overige aanwezigen: Jan van der Meer (voorgedragen als lid commissie van beroep), Els van den Bent (t.b.v. discussie over beleidsplan, punt 6) en Margreet Windhorst (organisatie en verslag) 1. Opening en mededelingen Jantje Steenhuis opent de vergadering. Het bestuur is blij met de grote opkomst. Een aantal leden heeft zich afgemeld: Lieuwe Zoodsma (Noord-Hollands Archief), Marianne Loeff (Provinciale Archiefinspectie Noord-Holland), Irmgard Broos (Provinciale Archiefinspectie Utrecht), Lucas Osterholt (VVD, laat zich vervangen door Alexander Oostermeijer), Rolf Hage (Stadsarchief Den Bosch, laat zich vervangen door Gerrit Verbeek), Fred van der Kieboom (Gemeentearchief Tholen), Peer Bosselie (Gemeentearchief Sittard), Eric Ketelaar (op persoonlijke titel), Ella Kok-Majewska (Regionaal Archief Rivierenland) en Huib Uil (Gemeentearchief Schouwen-Duiveland). Sinds de oprichtingsvergadering in juni 2007 is het een tijdje stil geweest rond BRAIN. De oprichtingsvergadering wierp fundamentele vragen op: wordt BRAIN een open of een gesloten vereniging; is registratie als erkende archiefinstelling een harde voorwaarde voor het lidmaatschap; wat verstaan we onder archiefinstellingen; kunnen categoriale instellingen als het KDC en AV-archieven ook lid worden? Het bestuur had tijd nodig om de eigen positie in deze te bepalen alvorens de koers van de vereniging bepaald kon worden. Vandaag ligt er een helder beleidsplan voor. Met instemming van de leden kan BRAIN nu dan ook voortvarend aan de slag. 2. Vaststelling van de agenda Namens Lucas Osterholt van de VVD worden 3 amendementen voorgesteld bij het huishoudelijk reglement (agendapunt 4). De secretaris deelt als nagekomen stuk de voordracht uit voor de commissie van beroep (agendapunt 5). Aan de agenda wordt als punt 8 de rondvraag toegevoegd. 3. Missie en doelstelling Jantje Steenhuis schetst de grote en talrijke veranderingen die zich in de branche hebben voltrokken in de laatste tien jaar. De branche is een stuk diffuser geworden. Dat roept vragen op over de reikwijdte van de branche volgens BRAIN en over de doelgroep van de vereniging. Het bestuur staat op het standpunt dat de branche niet alleen bestaat uit instellingen die onder de
Archiefwet vallen, maar evenzeer uit andere instellingen die als hoofd- of als neventaak hebben het beheer van archieven, documentaire en/of audiovisuele collecties, zolang die collecties maar openbaar toegankelijk zijn voor het publiek. De branche heeft behoefte aan een platform voor reflectie en debat, aan een samenhangende en gezamenlijke visie op alle ontwikkelingen in branche en bestel, aan belangenbehartiging en lobby richting beleidsmakers en beslissers, aan een spreekbuis en aan een goed kwaliteitszorginstrumentarium. De missie van BRAIN luidt dan ook: BRAIN verbindt, versterkt en ondersteunt instellingen die archieven en documentaire verzamelingen vormen en beheren, om die instellingen in staat te stellen de maatschappelijke, culturele en informatieve waarde van die collecties optimaal tot hun recht te laten komen, en schept daarvoor de benodigde voorwaarden door op te treden als lobbyist, dienstverlener/adviseur, platform en ‘gilde’. Concrete doelstellingen voor de komende twee jaar zijn de branche sterker te maken door samenwerking en samenspraak, grote bekendheid te verwerven in de branche en 70% van de instellingen als lid aan de vereniging te verbinden. De eerste zorg van het bestuur is nu om BRAIN body te laten krijgen. Momenteel telt BRAIN ruim 40 leden. Dat moeten er snel meer worden. Het bestuur vraagt de leden zich daar bij hun collega’s sterk voor te maken. BRAIN moet ook een gezicht hebben. Het bestuur presenteert met gepaste trots de huisstijl van de vereniging, die verbeeldt dat de branche uit verschillende segmenten bestaat, die echter zoveel overlappende behoeften en belangen hebben dat zij zich aaneengesloten hebben. 4. Vaststelling huishoudelijk reglement Maarten Schenk, secretaris van BRAIN, licht toe waarom het huishoudelijk reglement zo beperkt van opzet is. BRAIN heeft uitvoerige statuten, waarin ook veel huishoudelijke zaken al vastliggen. Daarom kan worden volstaan met een minimaal reglement, dat naar behoefte uitgebreid kan worden. Nu beoogt het bestuur de meest dringende zaken te regelen: de werking van de beroepscommissie toelating en het stemrecht in de ledenvergadering. Alexander Oostermeijer, die Lucas Osterholt vervangt als vertegenwoordiger van de VVD, geeft een toelichting op de amendementen die de VVD voorstelt. Het eerste amendement is een pleidooi voor een uitvoeriger reglement dan nu voorligt. De inleiding van Maarten Schenk verklaart afdoende waarom het bestuur denkt te kunnen volstaan met een beperkt reglement. Het amendement wordt verworpen. Het tweede amendement pleit voor precisering van het begrip ‘begroting’ als bepalende factor voor de contributieklasse en het aantal uit te brengen stemmen. De behoefte tot die precisering komt voort uit het feit dat de archieftaak voor een organisatie als de VVD of voor bijvoorbeeld een bedrijfsarchief een neventaak is. Wanneer de contributie en het aantal stemmen van dergelijke organisaties op hun totale begroting gebaseerd zou worden, ontstaat er een scheve verhouding en wordt het lidmaatschap voor hen onevenredig duur. Het lijkt logisch dat in dergelijke gevallen gezocht moet worden naar een redelijke oplossing. De leden zijn van mening dat dat in goed overleg altijd te regelen moet zijn en achten aanpassing van het reglement op dit punt niet nodig. Het derde amendement stelt een wijziging van de stemverhouding voor: tot 750.000 euro contributie 1 stem; alles daarboven 2 stemmen. De meningen lopen op dit punt zeer uiteen. Voor deze eerste ALV ligt de stemverhouding vast in de statuten; deze is gelijk aan het voorstel voor het huishoudelijk reglement. Het bestuur acht het echter niet wenselijk vanuit deze situatie een beslissing te forceren over een punt waar zoveel discussie over is. Daarom wordt besloten het huishoudelijk reglement voorlopig vast te stellen, op voorwaarde dat het punt van de stemverhouding in de volgende ALV opnieuw ter besluitvorming wordt voorgelegd. Het bestuur zorgt dan voor een goed onderbouwd voorstel.
5. Instelling en samenstelling commissie van beroep inzake toelating Het bestuur heeft Eric Ketelaar, Yvonne Bos-Rops en Jan van der Meer bereid gevonden zitting te nemen in de commissie van beroep. De leden betuigen hun instemming met deze benoemingen. 6. Beleidsplan 2008-2009: De bindende kracht van BRAIN Leden en bestuur zijn ingenomen met het beleidsplan. Els van den Bent begeleidt op verzoek van het bestuur de bespreking van het plan. De leden worden uitgenodigd zich uit te spreken over de prioriteiten die BRAIN zou moeten stellen en over de eventuele aanvullende activiteiten die zij graag uitgevoerd zouden zien. De leden geven massaal hun steun aan de activiteiten op het gebied van zelfregulering en kwaliteitszorg. Ook de collectieve promotie en het optreden als gesprekspartner krijgt veel steun. Gematigd enthousiast is men voor de activiteiten van BRAIN als platform, over Digidiva en over gezamenlijke inkoop. Weinig steun is er voor het inzetten van de BRAINwebsite voor het verzamelen en verspreiden van beleidsinformatie. Verschillende leden vragen aandacht voor aanvullende activiteiten en/of accenten: • Inbedden van de opleiding archiefassistent ROC’s; • Certificering beroepsbeoefenaren i.s.m. KVAN; • Subsidies (o.a. rijksmiddelen voor AV, ongelijkheid subsidieregelingen per provincie), fondsenwerving (sponsorloterij etc) en sponsoring, vriendenclubs); • Grip op nieuwe opleiding Reinwardt: instelling adviescommissie en zetel voor BRAIN daarin; • Interne scholing; • Andere secties onderdak bieden (AVA, Platform Communicatie); • Goede binding verzekeren met de DIV, in het belang van het records continuüm Tenslotte leggen de leden vrij eensgezind het accent op het grote belang van de bestel- en wetgevingsdiscussie en van kennisuitwisseling. Het bestuur is blij met de grote eensgezindheid en de steun van de leden voor het beleidsplan en zegt toe snel naar de leden terug te koppelen hoe wordt omgegaan met de uitkomsten van deze discussie. Hans Janssen spreekt zijn zorg uit: de leden verwachten en hopen veel van BRAIN, maar de (financiele) basis is veel zwakker dan die van DIVA. Dat moet snel verbeteren, anders zijn de ambities te hoog gegrepen. 7. Voorstellen van de penningmeester De begroting volgt het beleidsplan en bevat posten voor alle daarin voorgenomen activiteiten. Nu het beleidsplan de steun van de vergadering heeft gekregen, moet worden bezien of de leden ook instemmen met de financiële consequenties. Zo niet, dan vergt dat bijstelling van het (ambitieniveau van het) beleidsplan. De leden stemmen in met de voorstellen van de penningmeester, behoudens de volgende punten: • De Benchmark (punt 12 van de begroting) moet in de toekomst kostendekkend zijn; de deelnemers moeten gezamenlijk de kosten dragen. De aanloopkosten voor 2008, begroot op € 1.500,- zijn akkoord. • Het opzetten van gezamenlijke inkoop is wel een wens van de leden, maar gezien de hoge kosten en de grote inspanningen die dat vergt, lijkt die wens in de eerste jaren van de vereniging niet realistisch. De leden wijzen deze post af; bijgevolg zal het beleidsplan op dit punt gewijzigd moeten worden. • Verschillende leden hadden vooraf extra wensen ingediend. De deelname aan Digidiva, kosten € 3.000,-, krijgt de steun van de leden, onder voorwaarde dat de andere partners (SOD, KVAN, LOPAI en wellicht Archiefschool) ook financieel bijdragen. Ook voor het opnemen van de voormalige DIVA-sectie AVA en het platform Communicatie is door een aantal leden geld en aandacht gevraagd. De ledenvergadering is verdeeld over de vraag of BRAIN secties als organisatorische
eenheden moet hebben. Het is misschien praktischer om per werkgebied uit het beleidsplan werkgroepen in te stellen die vanuit de leden worden bemensd en door een bestuurslid worden aangestuurd. Eensgezindheid is er wel over de wenselijkheid een aantal ‘bijzondere aandachtsgebieden’ te benoemen en daarvoor een begrotingspost op te nemen. Besloten wordt om behalve het bedrag van € 8.000,- voor de activiteiten van de sectie Kwaliteit ook € 9.000,- te reserveren voor activiteiten t.a.v. andere bijzondere aandachtsgebieden. • Wim Reynders (Markiezenhof) geeft het bestuur in overweging om, naar analogie met de Museumjaarkaart, een archiefkaart in te voeren die recht geeft op kortingen bij aankopen bij archiefinstellingen. De opbrengst van de kaart zou dan ten goede kunnen komen van BRAIN. Het bestuur zal dit idee onderzoeken en komt daar in de volgende ledenvergadering op terug. De penningmeester dankt de vergadering voor de steun. Hij roept de aanwezigen nogmaals op zich in te zetten voor ledenwerving. Hij zegt toe de definitieve begroting zo spoedig mogelijk te verspreiden. 8. Rondvraag • Jan Boomgaard (Stadsarchief Amsterdam) informeert of er ook vanuit BRAIN belangstelling is voor het ICA-congres dat deze zomer plaatsvindt in Kuala Lumpur. Eventueel kan gekeken worden naar mogelijkheden voor collectieve boeking. Jan Boomgaard gaat na wat er al geregeld is en of anderen daarbij kunnen aanhaken, en neemt eventueel het initiatief om leden met een concreet voorstel te benaderen. Maarten Schenk vult aan dat de KVAN een voorbereidende bijeenkomst organiseert. Daarover zal in het Archievenblad en/of digitaal worden gecommuniceerd. • Jan Boomgaard vraagt aandacht voor het feit dat per provincie zeer verschillend wordt omgegaan met de goedkeuring van substitutie-aanvragen. De provincie Noord-Holland heeft een aanvraag van Amsterdam wel goedgekeurd, maar laat de toestemming voor daadwerkelijke vernietiging van het te substitueren materiaal afhangen van de kwaliteit van het E-depot. Zuid-Holland benadert vergelijkbare aanvragen totaal anders en kijkt puur naar de vereisten voor substitutie en oordeelt op basis daarvan over zowel substitutie als toestemming voor vernietiging. Jan vraagt naar de ervaring van andere leden uit andere provincies. Verschillende aanwezigen zijn van mening dat de wet toestemming voor substitutie gelijk stelt aan toestemming voor vernietiging van het vervangen materiaal. • Jan Boomgaard is benaderd door het Centre for Familyhistory in Utah voor digitalisering van weeskamer- en notarieel archief. Hij vraagt naar de ervaringen van collega’s. Hans Janssen (Regionaal Archief West-Brabant) heeft goede ervaringen, maar benadrukt dat de begeleiding van deze projecten veel tijd kost en van groot belang is. Fred van Kan (Gelders Archief) heeft dezelfde ervaring. Verschillende leden wijzen erop dat de digitalisering van notarieel meer voorbereiding en begeleiding vergt dan de digitalisering van eenvoudige genealogische bronnen. • Naar aanleiding van de affaire Stomp (bij het NA zoekgeraakte stukken van verschillende diensten) vraagt Jan Boomgaard aandacht voor de kwetsbaarheid van archieven voor diefstal uit de collectie. Hij vraagt het bestuur zich te beraden op hetgeen BRAIN in deze kan betekenen. • Fred van Kan (Gelders Archief) deelt mee dat de KVAN werkt aan de actualisering van de beroepsprofielen. Het profiel voor de recordsmanager is nu gereed. Hij vraagt zich af of BRAIN een rol heeft/ambieert/moet hebben in het beheer van deze instrumenten. Daan Hertogs vult aan dat de adviescommissie Opleidingen het profiel heeft vastgesteld en aan de besturen van KVAN, BRAIN en SOD heeft aangeboden met de vraag om het in beheer te nemen. Het bestuur zal zich daarop beraden. • Fred van Kan (Gelders Archief) vraagt ook aandacht voor de aansluiting van MBOopleidingen Informatiemanagement op het werkveld. ECABO formuleert eindtermen voor MBO-opleidingen en doet dat in overleg met het betreffende werkveld. T.a.v de
opleiding Medewerker Informatiemanagement constateert ECABO dat er nauwelijks uitstroom is naar het archiefwezen. ECABO wil van de werkgevers in het veld (BRAIN dus) horen of en zo ja hoe dat bijgestuurd moet worden. Daan Hertogs antwoordt dat hij namens BRAIN zitting heeft genomen in de betreffende ECABOcommissie om hierover mee te denken en te praten. De voorzitter sluit de vergadering. BRAIN gaat aan de slag!
