Notulen Algemene Ledenvergadering Koninklijke NKBV Regio Amsterdam. Op : Plaats : Tijd :
Donderdag 19 maart 2015 Cafe de 2 Klaveren, Clerqstraat 136 20.00 – 22.30 uur. (Welkomsdrankje vanaf 19.30 uur)
Aanwezig: Tom Hijmans, Sjiera de Vries, Sybren Zijlstra, Leendert Bakker, Carla de Roode, Rob Cornelissen, Sjoerd Arkenbout, Wim Boonstra, Co Verwijs, Pieter Dirksz, Arnold Hoven, Willibrord Mokveld, Mathieu Steen, Frans Hogeterp, Ruurd Hoogcarspel, Steef Smolders Afwezig met bericht: Thom Boogaard, Marieke van Wier, Corinna Mitrovitch, Rob Vermist, Sieto van der Heide, Boudy Hoven, Bart Smith, Klaas van Twillert
1. Opening en mededelingen. De voorzitter (Ruurd Hoogcarspel) heet iedereen welkom en opent de vergadering om 20.04 uur en leest de afmeldingen voor (zie boven). 2. Vaststellen agenda. Er worden geen punten toegevoegd aan de agenda. De agenda wordt vastgesteld. 3. Notulen van de ALV van 27 maart 2014 De notulen worden pagina voor pagina doorgenomen. Er zijn geen opmerkingen De notulen worden goedgekeurd door de ALV. 4. Algemeen Jaarverslag 2014. Opmerking Pieter Dirksz: In het vervolg graag exacte cijfers bij het wandelen vermelden. De wandelcommissie heeft deze beschikbaar. Het bestuur zal hier in het vervolg iemand voor de wandelcommissie benaderen. We krijgen voor de meeste andere activiteiten de cijfers via website. Voor het wandelen zijn deze niet op/via de website bekend. Pieter Dirksz vraagt ook hoe de dip in 2014 bij de klimcursussen en weekenden te verklaren is. Het bestuur denkt dat dit vooral ligt aan de nieuwe, nog niet goed gevulde en niet goed werkende website. Verder is er een pauze geweest in het versturen van de nieuwsbrieven dat waarschijnlijk een andere oorzaak is geweest voor de weinige inschrijvingen. Het jaarverslag wordt goedgekeurd en zal naar landelijk gestuurd worden. 5. Verslag realisatie honk 2014. Ruurd licht het lasten-baten overzicht voor realisatie van het honk/terrein toe. Er wordt op gewezen dat er ook een detailtoelichting is bij de cijfers voor wie daar behoefte aan heeft. De realisatie,die gemaakt is als verantwoording voor de subsidieaanvraag bij de gemeente Amsterdam, wordt getoond. Hier zijn verder geen vragen over. Kort worden ook de toekomstige activiteiten genoemd zoals de maandelijkse openstelling, onze cursussen, en eventuele bijscholingen samen met andere (buur)regio's. Ook worden de groepen genoemd die al gebruik hebben gemaakt van ons terrein: Uiteraard de regio zelf maar ook de sectie 50+ en ASAC hebben gebruik gemaakt van de accomodatie.
6. Financieel jaarverslag 2014. pagina 1) Post voor communicatiemiddelen is wat hoger dan normaal. Dat kwam doordat we naast de jaarprogramma's ook in een keer een aantal nieuwsbrieven bij mailchimp gekocht hebben en borden bedrukt hebben en geplaatst bij het hek en op de materiaalcontainer. wordt toegelicht omdat die wat hoger is dan normaal. Net als in het algemeen jaarverslag is ook in het financieel jaarverslag te zien dat de deelnemeraantallen aan de activiteiten in 2014 achter gebleven zijn. pagina 2) Post vrijwilligers is wat hoger door: voorbereidingen voor de opening van het honk en de BBQ. Er was ook een reparatie nodig aan de betonnen muur die wat hoger uitgevallen is (1.100) dan gepland (500). Wij hebben ondanks vele verzoeken van onze zijde nog geen rekening voor de huur van het terrein gehad van de gemeente. Het bedrag hiervoor is wel gereserveerd maar in 2014 dus nog niet betaald. Toelichting Balans (vergelijk Balans 2013 -2014): Balans 2013 was heel hoog omdat de subsidies voor het honk nog niet waren uitgegeven. In 2014 waren deze wel uitgegeven. Op dit moment hebben wij een algemene reserve van 10.000 en 3 bestemde reserves: 1) jeugd 2) 10.000 voor schade en onderhoud aan betonnenklimwand. Deze reserve wordt niet meer verder verhoogd omdat ooit gesteld is dat deze maximaal 10.000 eur. zou zijn. 3) 6.000 onderhoudsreserve voor verblijfsruimte, materiaalcontainer en onderhoud boulderblokken. Onze kortlopende schulden waren op 31-12 vrij hoog. De kortlopende schulden zijn inmiddels (begin 2015) grotendeels ingelopen alleen de eerder genoemde huur van het terrein nog. Er wordt gevraagd hoe hoog de huur is. Omdat we voor 2014 geen rekening hebben weten we het niet heel precies. Toen we 5 jaar geleden op het terrein kwamen was de huur 850 euro per jaar. Bij realisatie van het honk is afgesproken dat de gemeente de aanleg van gas water en elektra voor zijn rekening zou nemen in ruil voor een huurverhoging van 500 eur. Rekening houdend met een jaarlijkse huurstijging van een paar procent zou de huur nu zo'n 1.400 euro moeten zijn maar we hebben dus nog geen rekening gehad.
7. Verslag kascontrolecommissie 2014 & Benoeming kascontrolecommissie 2015 De kascontrolecommissie is zelf niet aanwezig maar heeft een getekende goedkeuring ingeleverd. De voorzitter laat de getekende goedkeuring zien aan de aanwezige leden en leest een samenvatting van het verslag van de kascontrolecommissie voor. De kascommissie adviseert de ALV décharge te verlenen aan de penningmeester. De ALV stemt hiermee in en verleent de penningmeester décharge. Benoeming kascontrolecommissie 2015.
De voltallige kascommissie stelt zich weer verkiesbaar. De ALV stemt in met de herbenoeming van de huidige kascommissie: Rob Vermist, Thom Boogaard en Corinna Mitrovitch.
8. Onderhoudsplan honk en terrein en hoogte van de hiervoor bestemde reserve. Vorig jaar heeft de ALV een opdracht meegegeven aan het bestuur voor wat betreft bestemde reserves en een onderhoudsplan. De voorzitter licht het onderhoudsplan toe: 1 x per 2 maanden visuele controle 1 x per jaar totale controle (met ladder tegen muur, boven de boulderblokken, tussen wand en container/honk etc. 1x per 5 jaar externe controle (ter behoud van de certificering). Inschatting van het bestuur is dat we voor de komende 10 jaar geen grote uitgaven verwachten. Er zijn vragen vanuit de ALV of er expertise genoeg is om alles zelf te controleren. het bestuur denkt van wel, het gaat ook niet om heel ingewikkelde controles. De certificering staat ook toe dat deze inspecties zelf gedaan worden. Financieel betekent dit: Bestemde reserve voor groot onderhoud aan de betonnen wand: 10.000 eur. Voor deze reserve is geen dotatie meer nodig. Als er onderhoud nodig is en de reserve wordt aangesproken zal deze weer, volgens een dan te maken begroting, aangevuld worden. Ann de leden wordt het voorstel gedaan om de bestemde reserve voor groot onderhoud honk aan het honk te laten groeien tot 15.000 euro. Deze reserve is nu 6.000 euro. Bij een jaarlijkse dotatie van 2.000 euro zal het reserveplafond bereikt zijn over ongeveer 10 jaar. Dan is er voor het eerst groot onderhoud voorzien is. Bovenstaande reserves zijn gebaseerd op basis van de huidige situatie. Hier komen in de toekomst mogelijk aanpassingen op als dat bijvoorbeeld i.v.m. plannen zoals genoemd verderop bij punt 10 nodig is. Uiteraard zal dat bekeken moeten worden als dat actueel is. 9. Begroting 2015. Post voor communicatie is lager gezet dan voorheen. Dat komt voornamelijk doordat een Poster/flyer goedkoper is dan het boekje wat we altijd meeleverden. Er is al een post opgenomen voor de conditietraining. Maar hoe dat gaat lopen moet nog duidelijk worden We gaan elke 3e zondag van de maand open voor leden en belangstellenden. Wim Boonstra vraagt of de openstelling alleen voor leden is. In principe mogen alle belangstellenden langskomen. De boulderblokken zijn als speeltoestel gecertificeerd dus daar mag iedereen op klimmen. Er zal bij de openstelling altijd iemand van het bestuur en/of een instructeurs aanwezig zijn.
Er wordt een voorstel gedaan om een bestemde reserve voor vervanging van containers en boulderblokken tot max. 20.000 eur. Elk jaar een inleg van 1000 eur. 20 jaar lang. Zodoende is er over 20 jaar een spaarpot waar de vereniging uit kan putten om (een deel van) de accomodatie te vervangen dan wel een nieuwe accomodatie te zoeken/in te richten. De ALV stemt in met de begroting voor 2015 en de voorgestelde nieuwe bestemde reserve. 10. Toekomstplannen en samenwerking met Nivon Ruurd licht het punt toe: NIVON moet vertrekken uit hun lokatie (achter wat vroeger Demmenie was). Omdat wij net bezig waren met de realisatie van ons honk zijn de besturen gaan overleggen of er niet een wat nauwere samenwerking zou kunnen plaatsvinden. Gaandeweg is het plan ontstaan om het terrein te delen en de accomodatie eventueel uit te breiden zodat deze geschikt is voor een grotere groep. Sjiera de Vries (Nivon) licht toe wat NIVON doet en verteld over hoe zij gekomen zijn tot het plan. De ALV. Willem vraagt hoe het hoofdbestuur hier tegenover staat. NIVON heeft op de openingsdag met de voorzitter en directeur van landelijk gesproken deze staan er positief tegenover. In een (erg) grijs verleden is er al eerder samenwerking geweest tussen de regio en NIVON (bijvoorbeeld bij het opleiden van elkaars instructeurs). Kortom er zijn veel overeenkomsten. ALV stemt in met samenwerking met NIVON en gebruik door NIVON van ons terrein. NIVON is aan het inventariseren of er tegen onze container 1 of 2 containers geplaatst kunnen worden om de ruimte groter te maken. De plannen en ideeën zijn nog in ontwikkeling. NIVON wil van ons (de ALV) horen of het akkoord is dat NIVON samen met ons plannen ontwikkeld. De ALV is hiermee akkoord. Er zijn verder op dit moment geen vragen. De suggestie wordt gedaan om elkaar te noemen in de nieuwsbrieven en op de website (dus dat het in/op deze media duidelijk is dat er samenwerking is tussen NIVON en NKBV Amsterdam). 11. Bestuursverkiezing. Steef Smolders treedt af en is niet meer verkiesbaar. Hij wordt bedankt door de voorzitter. De voorzitter stelt Klaas van Twillert voor als kandidaat bestuurslid en legt uit dat Klaas er niet is omdat hij geopereerd is aan zijn slokdarm. Klaas zit al een hele tijd in de biebcommissie. Ook kandidaat bestuurslid Rob Cornelissen stelt zich voor, Rob heeft ook in de biebcommissie gezeten en zit ook in de landelijke biebcommissie. De aspirant bestuursleden worden gekozen in het bestuur. Er is enige spraakverwarring over het aftreden van bestuursleden en het weer verkiesbaar zijn. Ruurd zegt dat Frans en hijzelf en Marieke opnieuw verkiesbaar zijn. Steef lichtt toe dat dit niet hoeft omdat zij niet aftredend zijn. Bestuursleden zijn na 3 jaar automatisch aftredend en als ze dat willen weer verkiesbaar. Als zij in tussentijd niet aftreden hoeven ze zich ook niet opnieuw verkiesbaar stellen.
Als een bestuurslid niet zelf aftreedt of móet aftreden zit hij/zij 3 jaar in het bestuur. Hij/zij hoeft zich dan niet opnieuw verkiesbaar te stellen in de tussentijd. Vanuit de ALV wordt de suggestie gedaan, een duidelijke schema bij te houden van bestuursleden, wanneer zij aangetreden zijn en wanneer zij af moeten treden volgens het schema. Het bestuur neemt deze suggestie ter harte en zal een bestuursschema bij gaan houden. 12. Verkiezing regio-afgevaardigden voor de VVA's in 2015. Voorzitter leest de kanditaten- en reservelijst voor de VVA voor en vraagt de ALV deze te bekrachtigen. De ALV stemt in met de lijst. 13. Rondvraag.
Wim Boonstra heeft een verzoek/vraag. Hij krijgt al een paar jaar geen folder van regio Amsterdam en wil deze graag ontvangen. Het blijkt dat hij niet in het officiële postcodegebied woont van de regio. Je kunt echter bij landelijk aangeven dat je bij een bepaalde regio wil horen terwijl je er niet woont. Je kunt dat je dat zelf kunt laten veranderen door een mail te sturen naar Landelijk en je schijnt het ook zelf aan te kunnen geven in "MijnNKBV" aan te geven 14. Sluiting.
De voorzitter sluit om 21.50 de vergadering.
