P003 PROSEDUR PELANTIKAN STAF KONTRAK BUKAN AKADEMIK

SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

Halaman: 1/10 No. Semakan: 06

PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P003 PROSEDUR PELANTIKAN STAF KONTRAK BUKAN AKADEMIK

1.0

No. Isu: 02 Tarikh: 11/09/2014

TUJUAN Prosedur ini bertujuan menerangkan cara pelantikan Staf Kontrak Bukan Akademik Gred 41, 43, 47 dan 51 dan Kumpulan Sokongan Gred 1, 3, 9, 11, 17, 19, 27 dan 29 di Universiti Putra Malaysia.

2.0

SKOP Skop prosedur ini merangkumi permohonan, saringan, pemilihan, penawaran dan penerimaan Staf Kontrak Bukan Akademik Gred 41, 43, 47 dan 51 dan Kumpulan Sokongan Gred 1, 3, 9, 11, 17, 19, 27 dan 29 di Universiti Putra Malaysia.

3.0

DOKUMEN RUJUKAN Bil. 1. 2.

No. Dokumen

Tajuk Dokumen Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012

P.U. (A) 1 -

Buku Panduan Perkhidmatan UPM

3.

SOK/BUM/GP03/ SARINGAN

Garis Panduan Membuat Saringan Mengikut Keperluan

4.

SOK/BUM/GP03/ LAPORDIRI

Garis Panduan Lapor Diri

BIL. 5.

-

6.

-

7.

-

Pekeliling JPA Pekeliling Perkhidmatan Bil. 7 Tahun 2001-Kaedah Penetapan Gaji Permulaan untuk Bekas Polis dan Bekas Tentera Yang Dilantik Secara Tetap Ke Dalam Perkhidmatan Awam Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 2002 - Senarai Kelayakan Yang Diiktiraf Oleh Kerajaan Yang Perlu Digunakan Dalam Urusan Pelantikan Ke Dalam Perkhidmatan Awam Pekeliling Perkhidmatan Bil. 17 Tahun 2002 Panduan Pertukaran Pelantikan




No. Isu: 02 Tarikh: 11/09/2014

Bil.

No. Dokumen

Tajuk Dokumen

8.

-

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2003 Panduan Pelantikan Pegawai Kontrak

9.

-

10.

-

11.

-

12.

-

BIL.

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 20 Tahun 2007 Pemberian Hadiah Kenaikan Gaji Kepada Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG41 Yang Dilantik Dari Kalangan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Lepasan Diploma. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 2008 - Senarai Tambahan Kelayakan Yang Diiktiraf Oleh Kerajaan Yang Perlu Digunakan dalam Urusan Pelantikan ke Dalam Perkhidmatan Awam Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2008 - Dasar dan Prosedur Pelantikan Secara Kontrak (Contract of Service) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2013 Penambahbaikan Jadual Gaji Minimum Maksimum Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan Di Bawah Sistem Saraan Malaysia

Surat Pekeliling JPA -

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2004Pindaan Kadar Imbuhan Tetap Perumahan

14.

-

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 9 Tahun 2005Pindaan Imbuhan Tetap Khidmat Awam Gred 41 Dan 42 Serta Gred

15.

-

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 7 Tahun 2006Pemanjangan Bantuan Sara Hidup

16.

-

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 2007Pengiktirafan Kelayakan Ijazah Sarjana dan/atau Ph.D Bagi Maksud Lantikan ke Dalam Perkhidmatan Awam

17.

-

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 16 Tahun 2007Pindaan Kadar Imbuhan Tetap Perumahan

18.

-

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 17 Tahun 2007Bayaran Insentif Perkhidmatan Kritikal

13.



PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P003 PROSEDUR PELANTIKAN STAF KONTRAK BUKAN AKADEMIK Bil.

No. Dokumen

19.

-

20.

-

21.

-

23.

4.0

Tarikh: 11/09/2014

Tajuk Dokumen Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 2008Penurunan Kuasa Menimbang Pelantikan Secara Kontrak oleh Institusi Pengajian Tinggi Awam Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 14 Tahun 2008 Pelanjutan Had Umur Maksimum Pelantikan Secara Kontrak Bagi Pegawai Warganegara (Bukan Pesara) Dan Bukan Warganegara Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 2011 Penurunan Kuasa Melulus Kelonggaran Syarat Had Umur Maksimum Bagi Pelantikan Secara Kontrak di Institusi Pengajian Tinggi Awam Pekeliling Pendaftar

BIL. 22.

No. Isu: 02

-

Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti/Lembaga Pengarah Universiti

-

Pekeliling Pendaftar Bilangan 1 Tahun 2012 - Garis Panduan Lantikan Secara Kontrak Untuk Perkhidmatan Akademik (GPKPA) dan Garis Panduan Lantikan Secara Kontrak Untuk Perkhidmatan Pegawai Eksekutif (GPKPPE)

TERMINOLOGI/SINGKATAN JPA KBPSM PTJ KPTJ KS PT (P/O) PTJ

: : : : : :

PT (P/O) PEND

:

UPM WP

: :

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Pusat Tanggungjawab Ketua Pusat Tanggungjawab Ketua Seksyen Pejabat Pendaftar Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pusat Tanggungjawab Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Pendaftar Universiti Putra Malaysia Wakil Pengurusan




5.0

No. Isu: 02 Tarikh: 11/09/2014

TANGGUNGJAWAB Pendaftar, Ketua Bahagian dan Ketua Pusatanggungjawab bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan semasa proses saringan, pemilihan, penawaran dan penerimaan Staf Kontrak Bukan Akademik Gred 41, 43, 47 dan 51 dan Kumpulan Sokongan Gred 1, 3, 9, 11, 17, 19, 27 dan 29 di Universiti Putra Malaysia. Sesiapa yang terlibat dengan perkara di atas perlu mematuhi prosedur ini.




6.0

CARTA ALIR

Mula

Kenalpasti keperluan jawatan

Dapatkan Kelulusan Pejabat Pendaftar

7.1

7.2

7.3

7.4 Semak keperluan

Maklumkan Ke PTJ

7.6 Tidak

Lengkap?

7.5

Ya Sedia dan Edar Surat Tawaran

7.7

Terima Tawaran?

7.8

Ya Proses permohonan visa dan pass

7.10 Tidak

Warganegara?

7.9

Ya Lapor Diri di PTJ

7.11

Sahkan Lapor Diri di Pejabat Pendaftar

7.12

Tamat

7.13

No. Isu: 02 Tarikh: 11/09/2014



PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P003 PROSEDUR PELANTIKAN STAF KONTRAK BUKAN AKADEMIK 7.0

No. Isu: 02 Tarikh: 11/09/2014

PROSES TERPERINCI TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

7.1

Mula

7.2

Kenalpasti Keperluan Jawatan Kenalpasti keperluan jawatan berdasarkan keperluan semasa samada KPTJ lantikan baharu, lanjutan perkhimatan dan penggantian serta maklumat berikut: (a) Nama Skim Perkhidmatan dan Gred Jawatan; (b) Bilangan jawatan; (c) Kategori jawatan samada baharu,pelanjutan atau penggantian; (d) Senarai tugas (bagi jawatan baharu sahaja); (e) Penempatan; (f) Tempoh pelantikan yang diperlukan; dan (g) Jenis Peruntukan (Pengurusan/Tabung Amanah)

7.3

Dapatkan Kelulusan Pejabat Pendaftar 7.3.1 Hantar Dokumen sepertimana Senarai Semak Permohonan KPTJ Pelantikan Baharu/ Pembaharuan Perkhidmatan Staf Kontrak (Bukan Akademik) (SOK/BUM/SS03/LANTIK KONTRAK) bersama Borang Kelulusan Permohonan Perjawatan Kontrak (Bukan Akademik) yang telah diluluskan. 7.3.2 Bagi pembaharuan perkhidmatan kontrak pastikan: (a)

(b) (c)

permohonan perlu dihantar tiga (3) bulan sebelum tamat KPTJ tempoh atau setelah menyempurnakan separuh daripada tempoh kontrak; atau tertakluk kepada arahan Pendaftar dari semasa ke semasa; dan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan Pegawai adalah melebihi 80% (lapan puluh peratus). Bagi kes pembaharuan perkhidmatan kontrak yang tidak cukup tempoh satu tahun untuk penilaian prestasi keputusan pembaharuan adalah berdasarkan perakuan Ketua Jabatan dan tertakluk kepada Laporan Penilaian Prestasi Tahunan yang disahkan oleh Panel Pembangunan Sumber Manusia.




No. Isu: 02 Tarikh: 11/09/2014

Semak Keperluan 7.4.1 Semak statistik jawatan sedia ada di PTJ.

PT(P/O)PEND

7.4.2 Semak kecukupan maklumat dengan Senarai Semak PT(P/O)PEND Permohonan Pelantikan Baru/ Pembaharuan Perkhidmatan Staf Kontrak (SOK/BUM/SS03/LANTIK KONTRAK) dan kriteria calon dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh borang diterima. 7.5

7.6

Lengkap? 7.5.1 Jika ya, ikut langkah 7.7

PT(P/O)PEND

7.5.2 Jika tidak, ikut langkah 7.6

PT(P/O)PEND

Maklumkan Kepada PTJ 7.6.1 Maklumkan kepada PTJ untuk melengkapkan dokumen dan PT (P/O) PEND hantar dokumen ke Pejabat Pendaftar. 7.6.2 Maklumkan kepada PTJ sekiranya permohonan tidak memenuhi kriteria calon dan telah memenuhi Analisis Penempatan Staf (Kumpulan Bukan Akademik)

7.7

Sedia dan Edar Surat Tawaran 7.7.1

Dapatkan pengesahan KS dan KB.

7.7.2 Sediakan surat tawaran dalam tempoh sepuluh (10) hari bekerja dari tarikh mendapat kelulusan daripada KS dan KB. 7.7.3 Edar surat tawaran setelah ditandatangani Pendaftar kepada Ketua Pusat Tanggungjawab (KPTJ). 7.8

Terima Tawaran? 7.8.1 Jika ya, ikut langkah 7.11 7.8.2 Jika tidak, ikut langkah 7.13

PT (P/O) PEND




7.10

No. Isu: 02 Tarikh: 11/09/2014

Warganegara? 7.9.1

Jika ya, ikut langkah 7.11

7.9.2

Jika tidak, ikut langkah 7.10

Proses Permohonan Visa dan Pass Hantar dokumen berkaitan ke Bahagian Antarabangsa untuk CALON/PT (P/O) permohonan visa: PTJ

7.11

Lapor Diri di PTJ Lapor diri di PTJ dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh surat tawaran CALON/ dengan merujuk kepada Garis Panduan lapor diri PT (P/O) PTJ (SOK/BUM/GP03/LAPOR DIRI).

7.12

Sahkan Lapor Diri di Pejabat Pendaftar 7.12.1 Sahkan lapor diri calon dengan merujuk kepada Garis Panduan PT(P/O) PEND Lapor Diri (SOK/BUM/GP03/LAPOR DIRI). 7.12.2 Jika calon tidak melapor diri selepas tempoh yang ditetapkan, tawaran pelantikan adalah terbatal.

7.13

Tamat




REKOD KUALITI

Bil

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

1.

UPM/No. Staf Fail Peribadi Pegawai (No. Staf) Salinan surat tawaran Borang Perakuan dan Permohonan Jabatan Untuk Melantik Pegawai Secara Kontrak (SOK/BUM/BR03/MOHON-KONTRAK) Borang Permohonan Kumpulan Pengurusan dan Profesional (SOK/BUM/BR03/ JAWATAN 01) Senarai Semak Permohonan Pelantikan Baharu/Sambung Staf Kontrak (SOK/BUM/SS03/LANTIKKONTRAK) Borang Butir-butir Perkhidmatan Yang Lepas Dengan Badan-badan Awam/Swasta) (SOK/BUM/BR03/BUTIR) yang telah dilengkapkan Pemberitahuan Alamat Mengikut Akta Badan-badan Berkanun (Tatatertib Dan Surat)2000 (Akta 605) (SOK/BUM/BR03/ALAMAT) yang telah dilengkapkan Borang Perakuan Untuk Ditandatangani Oleh Penjawat Awam Berkenaan Dengan Akta Rahsia Rasmi, 1972 (SOK/BUM/BR03/AKUAN 02) yang telah dilengkapkan Surat Penerimaan Lantikan (SOK/BUM/BR03/LANTIKAN) yang telah dilengkapkan Borang Ikrar Perkhidmatan Awam Malaysia (SOK/BUM/BR03/IKRAR) yang telah dilengkapkan Borang Pengesahan Lapor Diri Mula Bertugas (SOK/BUM/BR03/LAPOR) yang telah dilengkapkan Laporan Pemeriksaan Kesihatan (SOK/BUM/BR03/LPK) yang telah dilengkapkan Borang Maklumat Mengenai Pegawai Lantikan Baharu (SOK/BUM/BR03/MAKLUMAT) yang telah dilengkapkan Surat Aku Janji

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail PT (P/O)

Tanggungjawab Menyelenggara PT (P/O)

No. Isu: 02 Tarikh: 11/09/2014

Tempat dan Tempoh Simpanan Bilik Dokumen Sehingga tamat perkhidmatan

Kuasa Melupus Pendaftar




9.0

No. Isu: 02 Tarikh: 11/09/2014

SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD

Kelulusan Mesyuarat

Disemak Oleh

Disahkan Oleh

Tarikh Kuatkuasa

02

00

-

Keluaran Pertama untuk satu persijilan

KB

WP

03/01/2011

02

01

SOK-BUM 6/2011

Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Kali Ke229

WP

22/08/2011

02

02

SOK-BUM 04/2012

Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar kali Ke231

WP

09/05/2012

02

03

SOK-BUM 06/2012

Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar kali Ke232

WP

05/06/2012

02

04

SOK-BUM 03/2013

Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Kali Ke 239

WP

10/09/2013

02

05

SOK-BUM 08/2013

Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Secara Edaran 8/11/2013

WP

15/11/2013

02

06

SOK-BUM 4/2014

Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Kali ke- 243

WP

11/09/2014

KB, Pengurusan Sumber Manusia KB, Pengurusan Sumber Manusia KB, Pengurusan Sumber Manusia KB, Pengurusan Sumber Manusia KB, Pengurusan Sumber Manusia KB, Pengurusan Sumber Manusia

P003 PROSEDUR PELANTIKAN STAF KONTRAK BUKAN AKADEMIK

Recommend Documents