PROSES PELANTIKAN JAWATAN PENTADBIR AKADEMIK (PENTADBIR PUSAT)
CARTA ALIR
TANGGUNG JAWAB
Mula Semakan tarikh akhir dan jawatan yang akan tamat tempoh pelantikan
Pej Pendaftar
Nota: i) 6 bulan sebelum
Draf iklan & semakan Pegawai
Pej Pendaftar
Pembetulan Tiada Pembetulan Iklan/Notis kekosongan jawatan : i) PTJ berkenaan ii) UTM HR iii) UTMOnline
Pencalonan daripada Pusat/UTM
Penyandang
Pemohon
Enam Belas (16) minggu diedarkan sebelum tarikh tamat
Pej Pendaftar Dua belas (12) minggu sebelum tamat tempoh Pej Pendaftar
Mesyuarat/Perakuan Jawatankuasa Pemilih Pentadbir Akademik (mengikut JKTNC yang berkaitan) Tidak Lulus & Perlu proses pemilihan semula
Perakuan dihantar kepada urus setia induk
Pej Pendaftar
Sembilan (9) minggu sebelum tamat tempoh
Kelulusan Naib Canselor
Tamat Tempoh
Lulus
Lantikan Baharu/Semula
Sediakan surat Penghargaan untuk ditandatangani Pendaftar
Sediakan surat lantikan untuk ditandatangani NC (Nota A)
Edar surat Penghargaan/Tamat Tempoh
Scan Surat dan hantar melalui emel.
Pej Pendaftar
Kemaskini UTM HR Modul Jawatan Giliran
Pej Pendaftar
Selesai
A
1
Pej Pendaftar
Lapan (8) minggu sebelum tamat tempoh lantikan asal
A
Aturkan majlis penyampaian sijil oleh Naib Canselor untuk pelantikan baharu Pentadbir Akademik.
Makluman semasa Perhimpunan Bulanan bersama Naib Canselor (e.g. Slide Show )
Selesai
Nota A : Surat ditandatangani oleh Naib Canselor bagi :
Pelantikan Baharu Pelantikan Semula
Surat ditandatangani oleh Pendaftar bagi :
Penghargaan
Nota B : 1. Cadangan tempoh pelantikan 3 tahun + 2 tahun 2. Panel Pemilih dipengerusikan oleh Timbalan Naib Canselor yang berkaitan.
2
Pej Pendaftar Pej HEK
4 Minggu sebelum tarikh tamat tempoh penyandang
Pej HEK
Tarikh terdekat Perhimpunan NC
PROSES PELANTIKAN JAWATAN PENTADBIR AKADEMIK (DEKAN)
TANGGUNG JAWAB
CARTA ALIR
Pej Pendaftar Mula Semakan tarikh akhir dan jawatan yang akan tamat tempoh pelantikan Nota: i) 6 bulan sebelum
Draf iklan & semakan Pegawai
Nota : Proses pelantikan bagi jawatan TD, KJ,Pengurus dan Penyelaras Akademik dikendalikan oleh Fakulti.
Pej Pendaftar
Pembetulan Tiada Pembetulan Iklan/Notis kekosongan jawatan : i) PTJ berkenaan ii) UTM HR iii) UTMOnline
Pej Pendaftar
Enam Belas (16) minggu diedarkan sebelum tarikh tamat
PTJ Pencalonan Fakulti
e-survey
Penyandang
Pemohon
Mesy JK Pemilih Fakulti (bagi Jawatan Dekan)
Tidak Lulus & Perlu proses semula pemilihan semula
Mesyuarat/Perakuan Jawatankuasa Pemilih Pentadbir Akademik (Induk)
Kelulusan Naib Canselor Tamat Tempoh
Lulus
Lantikan Baharu/Semula
Sediakan surat lantikan untuk ditandatangani NC (Nota A)
Sediakan surat Penghargaan untuk ditandatangani Pendaftar (Nota A)
Scan Surat dan hantar melalui emel.
Edar surat Penghargaan/Tamat Tempoh
Kemaskini UTM HR Modul Jawatan Giliran
Selesai
A
3
Pej Pendaftar
Pej Pendaftar
Pej Pendaftar
Sembilan (9) minggu sebelum tamat tempoh Lapan (8) minggu sebelum tamat tempoh lantikan asal
A
Aturkan majlis penyampaian sijil oleh Naib Canselor untuk pelantikan baharu Pentadbir Akademik.
Makluman semasa Perhimpunan Bulanan bersama Naib Canselor (e.g. Slide Show )
Selesai
Nota A : Surat ditandatangani oleh Naib Canselor bagi : Pelantikan Baharu Pelantikan Semula Surat ditandatangani oleh Pendaftar bagi : Penghargaan
Nota B : 1. Cadang tempoh pelantikan 3 tahun + 2 tahun 2. Pelantikan Dekan dan Ketua PTJ diproses di peringkat Induk. 3. Proses pemilihan Timbalan Dekan dan Pengurus Akademik dibuat oleh Fakulti. 4. Panel Pemilih peringkat fakulti dipengerusikan oleh Profesor atau Staf Akademik Kanan yang bukan ahli pentadbiran Fakulti.
4
Pej Pendaftar Pej HEK
4 Minggu sebelum tarikh tamat tempoh penyandang
Pej HEK Tarikh terdekat Perhimpunan NC
PROSES PELANTIKAN JAWATAN PENTADBIR AKADEMIK (TD, KJ & PENGURUS)
TANGGUNG JAWAB
CARTA ALIR
Mula Semakan tarikh akhir dan jawatan yang akan tamat tempoh pelantikan Nota: i) 6 bulan sebelum
Notis /Makluman kekosongan jawatan : i) PTJ berkenaan iii) UTMOnline
Pencalonan Fakulti
e-survey
Fakulti
Nota : Proses pelantikan bagi jawatan TD, KJ & Pengurus dikendalikan oleh Fakulti.
Enam Belas (16) minggu diedarkan sebelum tarikh tamat
Pemohon
Penyandang
Fakulti
Mesyuarat/Perakuan Jawatankuasa Pemilih Pentadbir Akademik (Fakulti) Tidak Lulus & Perlu Proses Pemilihan semula
Fakulti
Fakulti
Perakuan dihantar kepada urus setia induk
Dua belas (12) minggu sebelum tamat tempoh
Sembilan (9) minggu sebelum tamat tempoh
Kelulusan Naib Canselor
Lulus
Tamat Tempoh
Lapan (8) minggu sebelum tamat tempoh lantikan asal
Lantikan Baharu/Semula
Sediakan surat lantikan untuk ditandatangani NC (Nota A)
Sediakan surat Penghargaan untuk ditandatangani Pendaftar (Nota A) Edar surat Penghargaan/Tamat Tempoh
Scan Surat dan hantar melalui emel.
Fakulti
Fakulti
Fakulti Selesai
A
Kemaskini UTM HR Modul Jawatan Giliran / Google Calendar.
5
A Aturkan majlis penyampaian sijil oleh Naib Canselor untuk pelantikan baharu Pentadbir Akademik.
Makluman semasa Perhimpunan Bulanan bersama Naib Canselor (e.g. Slide Show )
Selesai
Nota A : Surat ditandatangani oleh Naib Canselor bagi :
Pelantikan Baharu Pelantikan Semula
Surat ditandatangani oleh Pendaftar bagi : Penghargaan
Nota B : 1. Cadangan tempoh pelantikan 3 tahun + 2 tahun
2. Proses pemilihan Timbalan Dekan dan Pengurus Akademik dibuat oleh Fakulti.
6
Pejabat Pendaftar
4 Minggu sebelum tarikh tamat tempoh penyandang
Pej HEK
Tarikh terdekat Perhimpunan NC
