PENGANTAR
BENCHMARKING & PERFORMANCE MEASUREMENT Ahmad Mughni Jurusan Teknik Industri Universitas Trunojoyo Madura Semester genap 2011
Tujuang Perkuliahan Setelah mengikuti perkuliahan ini diharapkan mahasiswa mampu : Pengantar Benchmarking • • • • • •
Menjelaskan berbagai macam definisi benchmarking beserta konteksnya Menjelaskan asal mula istilah benchmarking Menjelaskan mengapa perusahaan melakukan benchmarking Menjelaskan manfaat-manfaat melakukan benchmarking Menjelaskan hal-hal apa saja yang dapat dibenchmark-kan Menjelaskan hubungan antara benchmarking dan six sigma serta upaya peningkatan kinerja
Pengantar Performance Measurement • • • • •
Menjelaskan berbagai istilah seputar performance measurement Menjelaskan konsep dasar performance measurement Menjelaskan alasan mengadopsi performance measurement Menjelaskan antara benchmarking dan performance measurement Menjelaskan konsep dan level ukuran performansi (performance measures)
Outline • Pengantar Benchmarking – – – – – –
Definisi benchmarking beserta konteksnya Asal mula istilah benchmarking Alasan mengapa perusahaan melakukan benchmarking Manfaat-manfaat melakukan benchmarking Hal-hal apa saja yang dapat dibenchmark-kan Hubungan antara benchmarking dan six sigma serta upaya peningkatan kinerja
• Pengantar Performance Measurement – – – – –
Seputar performance measurement Konsep dasar performance measurement Alasan adopsi performance measurement Antara benchmarking dan performance measurement Konsep dan level ukuran performansi (performance measures)
PENGANTAR
BENCHMARKING Definisi benchmarking beserta konteksnya Asal mula istilah benchmarking Alasan mengapa perusahaan melakukan benchmarking Manfaat-manfaat melakukan benchmarking Hal-hal apa saja yang dapat dibenchmark-kan Hubungan antara benchmarking dan six sigma serta upaya peningkatan kinerja
Pengertian Benchmarking “Tidaklah mudah untuk membuat sebuah definisi tunggal yang dapat mencakup seluruh fungsi/tujuan dan perspektif yang ada tentang benchmarking” (Stapenhurst, 2009)
Pengertian Benchmarking Definisi/Ungkapan ttg BM
Perspektif /tujuan
Asal
Setiap kali kita membandingkan data, kita melakukan benchmarking
Dari perusahaan yang memiliki posisi sebagai market / technology leader
Benchmarking focal point
Proses berkelanjutan untuk mengukur produkproduk, layanan-layanan dan praktek-praktek dibandingkan pesaing paling kuat atau mereka yang disebut sebagai pemimpin pasar/industri
Menekankan bahwa BM dapat dilakukan untuk berbagai tujuan
David T Kearns CEO (mantan) Xerox Corp
Dengan benchmarking kami mencoba untuk mencari tahu apa yang kami bagus & jelek dari kami
BM sebagai sarana mengenal diri/self evaluation
Didengar dari sebuah best practice forum
Benchmarking adalah mencari tahu apa yang dapat berhasil dan kemudian melakukannya
BM juga meliputi upaya peningkatan kinerja diri
Didengar dari sebuah best practice forum
Mencari tahu jika ada seseorang yang memiliki masalah yang sama dan bagaimana memecahkannya
BM sebagai bagian dari upaya problem solving
Didengar dari sebuah best practice forum
Jika kami melihat “seseorang” melakukan sesuatu yang lebih baik daripada yang kami lakukan, maka kami akan mengimplementasikan ide tersebut jika kami bisa. Benchmarking study hanya sebuah cara untuk mengetahui siapa ‘seseorang’ itu.
BM sebagai perjalanan abadi dalam menuju kesempurnaan (a quest for excelent).
Didengar dari sebuah best practice forum
Mencuri yang tidak memalukan
BM jelas bukan mencuri
Roger Miliken (CEO Miliken)
Pengertian Benchmarking
Ingat !! Fungsi benchmarking bisa berbeda-beda bagi masing-masing perusahaan karena tergantung pada beberapa hal yang antara lain: - Jenis industrinya - Posisinya di pasar / industri - Situasi persaingan - Peraturan yang berlaku
Pengertian Benchmarking
Secara umum terdapat dua fase benchmarking yakni : (2) upaya studi tentang siapa & apa yang terbaik + pengukuran gap dan (3) peningkatan kinerja berdasarkan adaptasi, adopsi dan peningkatan praktek terbaik yang ditemukan selama benchmarking. Fase (1) adalah tahap persiapan
Pengertian Benchmarking Bukan
Tapi . . .
Sekedar kunjungan/wisata pabrik tanpa tujuan perbandingan/analisis
Riset terencana yang memiliki ROI tinggi
Alat untuk penilaian kinerja karyawan
Alat yang berguna untuk mengetahui dimana dan bagaimana meningkatkan proses
Sekedar aktivitas copy – paste praktek yang baik
Sumber ide, informasi, metode, praktek dan lain-lain yang sangat potensial
Even/kegiatan sekali selesai
Bagian dari budaya untuk selalu berusaha menjadi yang terbaik
Beberapa orang mengatakan bahwa benchmarking adalah perbuat buang-buang waktu. Kadangkala hal ini dikatakan karena gap antara mereka dan perusahaan terbaik terlalu lebar sehingga mereka merasa lebih baik tidak perlu mengetahuinya. (Sebuah konsultan benchmarking)
Sejarah Singkat BM Beberapa tonggak sejarah • Reverse engineering benchmarking terselubung dianggap ilegal oleh banyak negara, mendapatkan informasi dari RE sering dilarang oleh hukum patent, (kasus B-29Tupolev Tu-4) 1944 – 1947 • Kunjungan industri Jepang ke AS pasca PD II – Peran Dr. Edward Deming dalam peningkatan kualitas produk Jepang • BM oleh Xerox asal mula penggunaan BM sebagai praktek manajemen pada tahun 1970-an (baca studi kasus XEROX) • Tahun 1989 : Buku pertama tentang benchmarking “Benchmarking: The Search for Industry Best Practices that Lead to Superior Performance” ditulis oleh Robert C. Camp.
Sejarah singkat BM (Lanjutan) • Tahun 1989 : BP dan 9 perusahaan eksplorasi minyak lain melakukan studi benchmarking tentang pengeboran di laut utara studi ini masih berlangsung hingga 2009 dengan peserta sebanyak 200-an perusahaan. • Tahun 1990-an aktifitas benchmarking meningkat tajam : – Survey tentang Benchmarking di UK menunjukkan bahwa 78% dari 1000 perusahaan top versi The Times melakukan benchmarking – Pada tahun 1992, American Productivity and Quality Centre (APQC) mendirikan Benchmarking Clearinghouse (IBC) – Antara tahun 1990-2000 muncul berbagai model lembaga studi benchmarking seperti Baldridge Award dan European Foundation for Quality Management (EFQM) Excellence Award
Beberapa pertanyaan : • Coba sebutkan beberapa award yang kamu ketahui • Bagaimana dengan perkembangan benchmarking di Indonesia
Perkembangan Benchmarking • Aplikasi benchmarking juga tumbuh seiring perusahaan-perusahaan yang semakin familiar dengan teknik benchmarking dan menemukan berbagai penggunaan antara lain benchmarking pada : – – – – – – – – –
Produk dan layanan Kinerja finansial (biasa dalam analisis pra investasi) Funsi-fungsi (spt. Maintenance, IT atau SDM) Fasilitas. Proses-proses (spt. Purchasing, rekrutmen, litbang) Strategi mungkin merupakan perkembangan terbaru Permasalahan Proyek dll
Alasan Benchmarking • Sebagai bagian dari budaya improvement • • • • • • • •
– Seberapa kompetitifkah perusahaan kita ? – Di mana kita harus fokuskan aktifitas pengembangan kita ?
Jalan pintas proses peningkatan kinerja Penetapan target / budget Sebagai penggerak improvement Untuk memecahkan masalah Kebutuhan akan model bisnis yang ekselen Membangun jaringan kerja dari orang-orang setipe Justifikasi proposal Untuk mengetahui titik lemah dari kompetitor
Efektifitas Benchmarking
Benchmarking & Six Sigma • Six sigma adalah sebuah metodologi untuk meningkatkan proses • Terkenal dengan siklus DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve dan Control) • Lalu dimana peranan benchmarking di dalam six sigma ? • Atau apa hubungan antara bechmarking dan six sigma ?
Bench Marking & Six Sigma
PENGANTAR
Performance Measurement 1. Penjernihan istilah
Penjernihan Istilah Ada beberapa istilah terkait dengan performance (kinerja) yang mungkin bisa membingungkan yaitu : Performance Appraisal
Performance Measurement BPM
CPM
Performance Management EPM
Performance Evaluatoon Secara bahasa : Appraisal Measurement Management
= Penilaian / penaksiran = Pengukuran = Pengelolaan / pengaturan
Apakah mereka merujuk pada hal yang sama ? Ataukah berbeda ? Lalu adakah hubungannya ?
Penjernihan Istilah: Beberapa definisi • Performance management is a systematic process for improving organizational performance by developing the performance of individuals and teams. It is a means of getting better results by understanding and managing performance within an agreed framework of planned goals, standards and competence requirements. (Amstrong, M., 2009: pp. 9) . • Performance management is the system through which organizations set work goals, determine performance standards, assign and evaluate work, provide performance feedback, determine training and development needs and distribute rewards (Briscoe and Claus as cited in Amstrong, M., 2009: pp. 10). • The performance management cycle includes performance planning, assessment, coaching, development, recognition, and compensation (Wade & Decado, 2001: pp. 54). • Performance management is a subordinate system of the corporate scorecard (Wade & Decado, 2001) Apakah anda bisa mengenali area dari definisi-2 di atas ?
Penjernihan Istilah: Beberapa definisi • The performance management process is seen as a closed loop control system which deploys policy and strategy, and obtains feedback from various levels in order to manage the performance of the business. The performance measurement system is the information system which is at the heart of the performance management process and it is of critical importance to the effective and efficient functioning of the performance management system (Bititci, 1997:pp. 46). • BPM, CPM or EPM are the same acronym and can be mentioned to its short version which is performance management (Cokins, 2009) • Historically, performance management referred to individual employees and was used by the personnel and human resources function. Today, it is widely accepted as enterprise-wide performance management of an organization as a whole. Clearly the performance of employees is an important element in improving an organization’s performance, but in the broad framework of performance management, human capital management is just one component (Cokins, 2009: pp. 7).
Seharusnya sampai di sini sudah jelas
Antara Performance Measurement dan Performance Management
Posisi PMS dalam sebuah proses PM (Bititci et al., 1997: pp. 47)
Posisi PM dalam sebuah strategy map (Amstrong, M., 2009: pp. 222)
Konsep dasar CPM Semua perusahaan dengan kinerja terbaik menggunakan konsep-konsep berikut ini sebagai inti sari dari PM : 1. 2.
3. 4.
Manajer puncak menetapkan strategi bisnis yang terdefinisikan dan terkomunikasikan dengan sangat baik. Manajer puncak menutup gap antara arsitektur organisasi, teknologi, dan proses. Menyelaraskan secara dekat tiap-tiap elemen di dalam masing-masing arsitektur, akan meningkatkan kinerja perusahaan secara hebat. Manajer puncak menyelaraskan semua aktifitas dari puncak hingga dasar organisasi. Jika sebuah aktifias tidak memberi nilai tambah, manajer melakukan outsource atau menghapusnya. Manajer puncak menggunakan serangkaian (lebih dari 10, kurang dari 30) key performance measures yang mencakup semua kategori kinerja yang berbeda (misal:, kepuasan karyawan, kepuasan pelanggan, produktifitas, pertumbuhan dan inovasi, hasil finansial).’
Alasan mengapa performance measurement penting • • •
• • • • • •
Failure by executives to execute their well-formulated strategy. Chief executive officer (CEO) firings are at record levels due to this frustration. Lack of trust among managers to achieve results is an increasing concern. Consequently, there is an escalation in accountability of managers and employee teams for results with consequences. Change is constant. Increasingly rapid decisions by employees (without time for higher management input), leveraging trade-offs and predictive analytics, and their need to understand the executive team’s strategy. Mistrust of the managerial accounting system and its flawed, inaccurate, and/or incomplete product, channel, and customer profitability reporting. Poor customer value management. Surveys report customer retention as the CEO’s number-one concern.1 Contentious budgeting. The annual budget process is typically performed by accountants and is disconnected from the executives’ strategy and driver-based volumes. Dysfunctional supply chain management. There is lack of trust within the traditional adversarial relationships between buyers and sellers along the chain. Ideally they should be collaborating. Balancing risk appetite with risk exposure to optimize financial results with anticipatory risk mitigation actions. Unfulfilled return on investment promises from large transactional systems (e.g., enterprise resource planning).
(Cokins, 2009: pp. 42).
Perbandingan antara PM & BM
(Watson, 2007: pp. 6)
Tiga tingkatan ukuran kinerja
(Watson, 2007: pp. 3)
BM, PM dan TI
Menurut anda apa hubungan antara BM, PM dan TI ?
HUMAN PERFORMANCE TECHNOLOGY (HPT) MODEL
(Tiem et al, 2004)
Daftar Pustaka Amstrong, M. (2009). Amstrong handbook of performance management: An evidencebased guide to delivering high performance, 4th ed., London, U.K.: Kogan Page. Bititci et al. (1997). Integrated performance measurement systems: an audit and development guide, The TQM Magazine, 9 (1), 46-53. Cokins, G. (2009). Performance management: Integrating strategy, execution, methodologies, risk and analytic, New Jersey, USA: John Wiley & Sons Inc. Franceschini, F., Galetto, M. & Maisano, D. (2007). Management by measurement : Designing key indicators and performance measurement system, Berlin, Germany: Springer. Tiem, D.M., Moseley, J. L, Dessinger, C. (2004). Fundamentals of Performance Technology: A Guide to Improving People, Process, and Performance, Second Edition, Silver Spring, USA: International Society for Performance Improvement
Wade, D. & Decardo, R. (2001). Corporate performance management: How to build a better organization through measurement-driven strategic alignment, Woburn, USA: Butterworth Heinemann. Watson, G. (2007). Strategic benchmarking reloaded with six sigma: Improving your company’s performance using global best practices, New Jersey, USA: John Wiley & Sons Inc.
