Overzicht van de processen van het Performance & Learning Plan en de jaarlijkse prestatie-evaluatie: handleiding voor medewerkers De processen van het Performance & Learning Plan (PLP) en de jaarlijkse prestatie-evaluatie (YEP) vormen samen de cyclus voor prestatiebeheer van PPG. Hieronder volgt een aantal essentiële punten met betrekking tot de voordelen van deze belangrijke processen: Algemene doelstellingen van PLP:
Algemene doelstellingen van YEP:
Afstemming op doelstellingen Betere prestaties Betere resultaten Coaching en feedback Opleiding en loopbaanontwikkeling
Een cultuur van topprestaties bevorderen Consistentie verkrijgen bij het beoordelen en belonen van prestaties Medewerkers vooraf informeren over hoe prestaties worden beoordeeld Medewerkers duidelijke informatie verstrekken over de jaarlijkse prestatieevaluatie
Performance & Learning is het proces van leiderschap en coaching dat: 1. Waarborgt dat ieder individu de bedrijfsdoelstellingen begrijpt die hij of zij wordt verondersteld te realiseren. 2. De kennis en vaardigheden identificeert die nodig zijn om de doelstellingen te realiseren en deze beschikbaar stelt aan elk individu. 3. Zorgt voor feedback en ondersteuning. 4. Kwaliteitsdialoog stimuleert om een continu leerproces te promoten ter verbetering van prestaties en loopbaanontwikkeling. 5. Medewerkers helpt zich te concentreren op de "juiste" dingen. De "juiste" dingen, zijn de dingen die van cruciaal belang zijn voor het succes van de bedrijfsstrategie.
Deze handleiding is ontworpen om medewerkers een overzicht te bieden van de processen van het Performance & Learning Plan en de jaarlijkse prestatiebeoordeling. Hieronder volgen koppelingen naar onderwerpen binnen deze handleiding. Inleiding, pagina 1 Performance & Learning, pagina 1 Het Performance & Learning Plan en de cyclus van jaarlijkse prestatie-evaluatie, pagina 2-3 PLP-onderdelen Doelstellingen, pagina 4 Succesfactoren, pagina 5 Ontwikkelingsplan, pagina 6 Employee Career Profile, pagina 7 PLP-taken, pagina 7 Evaluatie van de PLPprocesstroom, pagina 8-9 De rol van de coach, pagina 10 Prestatie-evaluatie aan het einde van het jaar (YEP), pagina 10 Snelstartgids voor Performance & Learning Plan, pagina 11 Definities van succesfactoren, pagina 46 Definities van prestatieniveaus (waarderingen), pagina 48 Verklarende woordenlijst, pagina 49
Het Performance & Learning Plan en de cyclus van jaarlijkse prestatie-evaluatie
Het proces van het Performance & Learning Plan volgt een jaarlijkse cyclus, die van start gaat met een nieuw P&L-plan en vervolgens het jaar doorloopt, waarin de medewerker en coach elkaar dienen te ontmoeten om alle relevante aspecten van de functie van de medewerker te bespreken, met het PLP van de medewerker als gespreksbasis.
Bij de ontwikkeling van een nieuw PLP heeft de medewerker aan het begin van elk nieuw jaar een ontmoeting met zijn of haar manager waarbij wordt besproken en verduidelijkt wat er in het komende jaar van de medewerker wordt verwacht. Sommigen beginnen al in december met het proces ter voorbereiding op het komende jaar. De medewerker stelt een plan op (plannen) door de doelstellingen van de business unit te evalueren en individuele doelstellingen te bepalen die de resultaten beschrijven die de medewerker gedurende het jaar moet leveren. De medewerker evalueert en selecteert vervolgens succesfactoren die hem of haar zullen helpen de doelstellingen te realiseren. Op basis van de evaluatie van succesfactoren stelt de medewerker een ontwikkelingsplan op dat hem of haar moet helpen om te groeien. Door het plan te volgen, kan de medewerker zijn of haar functie beter uitvoeren (doen). Bovendien werkt de medewerker zijn of haar Employee Career
2
Profile bij zodat dit als basis fungeert voor het bespreken van zijn of haar loopbaanvoorkeuren en ontwikkeling met zijn of haar manager. De PLP-evaluatie halverwege het jaar omvat een evaluatie door medewerker en directe supervisor van de vorderingen ten opzichte van de bedrijfsdoelstellingen van de medewerker en eventuele tussentijdse koerscorrecties. De medewerker is dan weer optimaal afgestemd voor de rest van het jaar en het doen van zijn of haar werk. De medewerker werkt zo nodig zijn of haar Employee Career Profile bij.
De PLP-evaluatie aan het einde van het jaar omvat de vorderingen ten opzichte van doelstellingen en ontwikkelingsplan. De medewerker werkt zo nodig zijn of haar Employee Career Profile bij. Deze laatste ontmoeting stelt medewerkers in staat op effectieve wijze met de nieuwe cyclus te beginnen.
Het proces van prestatie-evaluatie aan het einde van het jaar begint met de beoordeling van de medewerker door de directe supervisor met de vaststelling van een algeheel prestatieniveau (waardering), waarbij rekening wordt gehouden met input van belangrijke klanten en collega’s. De functionele manager kan opmerkingen invoeren bij de evaluatie. Bijeenkomsten voor het vaststellen van het prestatieniveau worden uitgevoerd door het management en Human Resources. De definitieve waarderingen worden beoordeeld en goedgekeurd door het senior management en Human Resources, voordat zij aan de medewerker worden verstrekt. De directe supervisor bespreekt de evaluatie met de medewerker. Dit kan al dan niet tegelijkertijd met de PLP-evaluatie aan het einde van het jaar plaatsvinden. Het verschil in timing wordt veroorzaakt door de beloningscyclus. Medewerkers kunnen online toegang krijgen tot de uiteindelijke evaluatie nadat hun directe supervisor het document heeft vrijgegeven. Afgeronde feedback (RFB) – ook wel 360-graden feedback genoemd – is bedoeld om de professionele ontwikkeling van medewerkers te helpen bevorderen door vertrouwelijke opmerkingen en adviezen te verkrijgen van managers, collega’s, direct rapporterende, interne en externe klanten en leveranciers die over kennis uit de eerste hand beschikken van de relevante gedragingen met betrekking tot de succesfactoren. Het wordt dringend geadviseerd dat de medewerker de feedback met zijn of haar directe supervisor bespreekt zodat de medewerker hier optimaal profijt uit kan trekken. Het online RFB-tool is gewoonlijk geopend van 1 april t/m 31 december. U kunt toegang tot het systeem voor afgeronde feedback krijgen door naar het PPG-intranet te gaan, “Tools/Resources” te selecteren boven aan de startpagina van PPG en vervolgens “Career Development” en “Rounded Feedback” te selecteren.
3
PLP-onderdelen Het online PLP bestaat uit de volgende onderdelen: doelstellingen, ontwikkelingsplan, Employee Career Profile (ECP) en taken (begin van het jaar, halverwege het jaar en einde van het jaar). Het PLP is een “levend document”. Doelstellingen kunnen veranderen als de bedrijfsomgeving dit vereist. De medewerker kan doorgaan met het herzien van zijn of haar doelstellingen, ontwikkelingsplan en ECP zelfs nadat de PLP-taak is ingediend bij de directe supervisor. Het online document wordt pas “bevroren” na de einddatum van de fase voor PLP-evaluatie aan het einde van het jaar. Doelstellingen Doelstellingen zijn de resultaten die de medewerker toezegt te zullen boeken gedurende het jaar. Doelstellingen moeten een directe afspiegeling vormen van de huidige bedrijfs- of afdelingsstrategie. Afstemming om huidige prioriteiten is cruciaal. Doelstellingen moeten SMART zijn: Specifiek, Meetbaar, Afgesproken, Realistisch en Tijdsgebonden. Deze doelstellingen zijn dynamisch en de werkelijke prioriteiten van de huidige tijdsperiode weerspiegelen. Hier volgen enkele voorbeelden van SMART-doelstellingen: Voorbeeld 1: Titel doel: Uitmuntende bedrijfsvoering Omschrijving: Uitbreidingen van de software ontwerpen die orderinvoer via internet mogelijk maken.
Concept van voorstel ontwikkelen vóór einde van Q1. Pilot ontwerpen en implementeren vóór einde van Q2. Feedback van pilot opnemen vóór einde van Q3. Uitbreidingen implementeren vóór einde van Q4.
Begindatum: 01-01-2013
Einddatum: 31-12-2013
Voorbeeld 2: Titel doel: Verkoopvolume Omschrijving: Elk kwartaal 2 nieuwe verkoopleads volgen. Algehele omzet met 10% verhogen vóór het einde van het jaar.
Begindatum: 01-01-2013
Einddatum: 31-12-2013
4
Succesfactoren Succesfactoren definiëren de kennis, vaardigheden en gedragingen die belangrijk zijn voor het succes van PPG en voor de persoonlijke prestaties en loopbaanontwikkeling van de medewerker. Zij fungeren als basis voor ontwikkelingsplannen. In het Performance & Learning-model zijn succesfactoren onderverdeeld in vijf gebieden: Primaire succesfactoren, Resultaten behalen, Werken met mensen, Gezonde beslissingen nemen en Functionele/technische vaardigheden toepassen. Primaire succesfactoren zijn belangrijk voor iedereen bij PPG, ongeacht hun functie, niveau of locatie. De overige clusters definiëren een breed scala van uitmuntendheid. Sommige factoren kunnen van toepassing zijn op de functie en verantwoordelijkheden van de medewerker, terwijl andere mogelijk niet direct gekoppeld zijn, maar wel cruciaal kunnen worden op enig moment in de toekomst. Alle succesfactoren worden gedefinieerd door gedragsindicatoren, die enige voorbeelden bieden om te beschrijven hoe medewerkers kunnen toewerken naar uitmuntende prestaties. Definities zijn aan het einde van deze handleiding te vinden. Raadpleeg voor aanvullende details de “Succesfactorgids” die beschikbaar is in het online ontwikkelingsplan.
5
Ontwikkelingsplan Een ontwikkelingsplan creëert een duidelijk richting voor persoonlijke opleiding op basis van succesfactoren en/of functionele competenties. Het proces is afhankelijk van evaluatie door de medewerker en zijn of haar directe supervisor om de succesfactoren of functionele competenties vast te stellen die het meest belangrijk zijn voor groei op de korte termijn. Het beperken van de opleidingsfocus tot maximaal drie succesfactoren en twee technische vaardigheden is belangrijk om vorderingen te maken. Behalve focus, weerspiegelen succesvolle ontwikkelingsplannen het feit dat mensen op tal van manieren leren. De meeste leermomenten vinden plaats wanneer mensen op actieve nieuwe dingen doen, gekoppeld aan coaching en feedback. Formele training fungeert als aanvulling op en zorgt voor een vliegende start bij ontwikkeling, maar heeft niet de impact van leren in de praktijk en openhartige feedback ontvangen.
Medewerkers kunnen beginnen door de lijst met succesfactoren door te nemen en er maximaal drie te kiezen voor verdere ontwikkeling gedurende het jaar. De gekozen succesfactoren moeten nauw zijn gekoppeld aan de realisatie van de bedrijfsdoelstellingen van de medewerker en moeten sterke kanten waarvan gebruik kan worden gemaakt of mogelijkheden voor verbetering voor de medewerker weerspiegelen. De volgende richtlijnen kunnen worden gehanteerd: ten minste één succesfactor moet betrekking hebben op verbetering in de huidige functie van de medewerker één kan betrekking hebben op mogelijke toekomstige functies één moet functionele/technische vaardigheden weerspiegelen.
Bij het opstellen van een ontwikkelingsplan moeten medewerkers er rekening mee houden dat de meeste ontwikkeling plaatsvindt op de werkplek, niet uitsluitend in cursussen. Voorbeeld van een ontwikkelingsplan: Titel: PLP-ontwikkelingsplan voor 2013 Titel doelstelling: Anderen ontwikkelen Trainingsitem: 7 gewoonten van uiterst effectieve managers
Succesfactor Voltooiingsdatum: 31-12-2013
Actiestap: Gids samenstellen over het afhandelen van klachten van klanten op basis van veel gestelde vragen en deze bespreken met collega’s. Collega’s Jane en John trainen aan de hand van de handleiding in het afhandelen van klachten van klanten.
Voltooiingsdatum: 31-08-2013
Titel doelstelling: Sterke werkrelaties opbouwen Actiestap: Wekelijkse teambijeenkomsten plannen en leiden. Gasten uitnodigen om te praten over bepaalde onderwerpen om updates te verstrekken over kwesties die belangrijk zijn voor het team en het netwerk van contacten van het team uit te breiden.
Succesfactor Voltooiingsdatum: 31-08-2013
6
Employee Career Profile (ECP) Het gedeelte Employee Career Profile biedt medewerkers de mogelijkheid om hun gewenste loopbaanrichting aan te geven en discussiepunten aan te reiken aan de directe supervisor van de medewerker. Het is belangrijk om de tijd te nemen om het Employee Career Profile zorgvuldig in te vullen. De ingevoerde informatie wordt gebruikt om kandidaten voor mogelijke carrièremogelijkheden te identificeren. Het is daarom belangrijk dat het regelmatig wordt bijgewerkt en belangrijke informatie bevat over uw werkervaring, opleiding en loopbaanvoorkeuren. Het eerste gedeelte bevat vragen over loopbaanrichting en mobiliteit. Als uw interesses en mobiliteit veranderen, werkt u de informatie bij zodat deze actueel blijft. De rest van dit gedeelte bevat informatie over PPG-ervaring, andere werkervaring, opleiding, ontvangen prijzen, vaardigheden, certificeringen en interesses. Het wordt geadviseerd om uw Employee Career Profile elke drie maanden te evalueren en zo nodig bij te werken. PLP-taken PLP-taken worden aan medewerkers toegewezen aan het begin van het jaar, halverwege het jaar en aan het einde van het jaar. De PLP-taken zijn te vinden in het gedeelte Taken van de startpagina van het PPG People Development Center. Taken kondigen het begin en einde van elke fase aan. De werkstroom van de taak is bedoeld om de manager en functionele manager(s) van de medewerker ervan op de hoogte te stellen dat het PLP van de medewerker gereed is voor evaluatie. Medewerkers kunnen zo nodig algemene opmerkingen toevoegen aan de taken die aan het begin van het jaar, halverwege het jaar en aan het einde van het jaar zijn toegewezen. Opmerkingen kunnen extra prestaties omvatten die niet in de doelstellingen van de medewerkers worden weergegeven. Managers en functionele managers kunnen algemene opmerkingen invoeren in de taak halverwege het jaar. De volgende tijdsbestekken gelden voor de taken:
Taak aan het begin van het jaar: December tot en met maart Taak halverwege het jaar: Mei tot en met september Taak aan het einde van het jaar: December tot en met februari.
7
Evaluatie van de PLP-processtroom Fase Begin jaar
Fase Halverwege jaar
8
Fase Einde jaar
9
De rol van de coach De rol van de coach of de directe supervisor van de medewerker kan als volgt worden samengevat: Communiceren over de toekomstvisie van de SBU/functie op langere termijn en de doelstellingen voor het huidige jaar waaraan moet worden voldaan om deze visie te kunnen realiseren. Aangeven in hoeverre de doelstellingen voor het huidige jaar van het individu zijn afgestemd op het bovenstaande. Coaches kunnen prioriteiten communiceren en verduidelijken zodat individuen begrijpen hoe hun doelstellingen en prestaties bijdragen aan "het grote plaatje". Organisatorische obstakels verwijderen op de weg naar succes. Individuen helpen te leren hoe zij de "juiste" dingen kunnen doen op de juiste wijze. Feedback geven aan het individu over de vooruitgang met betrekking tot het realiseren van doelen en performance gedurende het hele jaar, niet alleen halverwege het jaar en aan het einde van het jaar. De loopbaanvoorkeuren bespreken met de medewerker en advies geven over het bereiken van loopbaandoelen
Het Performance & Learning-proces is een manier voor elke medewerker om open te staan voor continue opleiding als pad naar superieure prestaties en resultaten.
Prestatie-evaluatie aan het einde van het jaar (YEP) Bij de prestatie-evaluatie aan het einde van het jaar worden 3 prestatiegebieden beoordeeld en wordt een algeheel prestatieniveau (waardering) toegekend op basis van de analyse van deze drie gebieden: 1. Resultaten die zijn geleverd met betrekking tot belangrijke functie-/PLPdoelstellingen 2. De gedragingen die zijn vertoond bij het leveren van resultaten (succesfactoren) 3. Resultaten die zijn geleverd bij uitvoering van functieverantwoordelijkheden
De definitieve evaluatiegegevens worden gebruikt bij: Prestatiebeheer ◦ Identificatie van sterke punten en prestaties waarop kan worden voortgebouwd ◦ Identificatie van mogelijkheden ter verbetering Compensatie en andere beloningen ◦ Evaluatie ondersteunt beloningsbeslissingen Interne werving.
10
Performance & Learning Plan Snelstartgids Klik vanaf het PPG Todaywerkstation op Tools/Resources •
Employee Career Profile (ECP)
•
My Learning Connection
•
Performance & Learning Plan
•
Uiteindelijk eindejaarsbeoordeling (mei 2013)
Doelen Volg deze stappen om doelen te gaan invoeren: 1. Klik op PLP. 2. Selecteer Doelen.
3. Klik op de knop Maken.
12
4. Voer een korte titel voor uw doel in. 5. Voer omschrijving in. 6. Wijzig zo nodig de begin- en einddatum. (Standaard wordt voor de begindatum de huidige datum gebruikt. Voor de einddatum wordt standaard de laatste dag van het jaar gebruikt.) 7. Het opstellen van doelen is standaard zichtbaar voor direct rapporterenden. Als u niet wilt dat het doel zichtbaar is voor direct rapporterenden, klikt u op het selectievakje om het vinkje te verwijderen. 8. Klik op Verzenden als u gereed bent met het opstellen van uw doel.
OPMERKING: Als u een manager bent, ziet u een knop Volgende in plaats van Verzenden. Klik op Volgende.
13
Doelen voor het team opstellen: perspectief van manager Als het doel voor uzelf is, klikt u op Verzenden. U bent gereed met het opstellen van het doel. Als het doel specifiek is opgesteld voor toewijzing aan leden van uw team of voor u en uw team, klikt u op Mijn team. Op het volgende scherm worden zowel direct als indirect rapporterenden aangegeven. Selecteer voor welke medewerkers het toegewezen doel is bedoeld. Als u hetzelfde doel heeft, klikt u ook op uw naam. Klik op Verzenden als u gereed bent.
14
Koppeling van doelen: perspectief van manager Als u een doel voor uzelf hebt dat u wilt koppelen aan uw direct en/of indirect rapporterenden, gaat u naar het scherm Doelen. Klik op het pictogram Kopiëren.
Wijzig zo nodig de titel en/of de omschrijving van het doel. Klik op Volgende.
15
Selecteer uit de lijst met direct en indirect rapporterenden de medewerkers waaraan het doel wordt toegewezen. Klik op Verzenden als u gereed bent.
Doel afdrukken U kunt een lijst met uw doelen afdrukken door op het PDFpictogram te klikken.
16
Als het document een PDFbestand is, kunt u het per e-mail verzenden.
Klik op Bestand en Koppelen aan e-mail.
Doel van manager bekijken
Klik op de tab Managers Doelen om de doelen te bekijken die uw manager heeft gedeeld. Klik op de titel van het doel om details van dit doel te bekijken.
17
Doelen van uw team inzien Als u directe medewerkers heeft, ziet u ook een tab Team Doelen. Klik op de tab Team Doelen en een lijst met uw directe medewerkers verschijnt.
Klik op het “pijltje” onder opties om de volledige lijst met doelen van uw medewerker te zien.
Vooruitgang doelen bijwerken Ga naar de kop PLP en klik op Doelen.
18
Klik op het doel dat u wilt bijwerken.
Voer een waarde in om de voortgang te wijzigen. Klik op het bijbehorende "+"-pictogram om bijlagen of opmerkingen toe te voegen.
19
Opmerkingsvakken kunnen tot 10.000 tekens bevatten. Klik op Opslaan als u gereed bent.
Gids voortgangsbalk De voortgangsbalk wordt bijgewerkt met het verstrijken van de tijd en het bijwerken van uw voortgang. Hier volgt een gids voor de statuslabels voor de voortgang.
Doelen wijzigen U kunt de titel van het doel of de omschrijving van het doel wijzigen door op het bewerkingspictogram rechts van de voortgangsbalk te klikken.
20
Breng wijzigingen aan. Klik op "Wijzigingen verzenden" als u gereed bent. De wijzigingen zijn dan zichtbaar voor de manager.
Een ontwikkelings-plan maken 1. Ga naar PLP en klik op Ontwikkelplannen.
21
2. Klik op Maken.
22
3. Voer de titel van uw ontwikkelingsplan in, te beginnen met het jaar van het plan. Bijvoorbeeld: "2013 PLP Ontwikkelingsplan". 4. Voer een korte beschrijving van uw plan in. Er is een koppeling naar de succesfactorgids beschikbaar in de instructies.
23
5. Klik op Doelstelling toevoegen. 6. Typ een succesfactor in het veld Titel van doelstelling. Bijvoorbeeld: "Opbouw van sterke werkrelaties". (Dit is een vereiste stap.) Als u aan een specifieke functionele/technische vaardigheid werkt, voert u de vaardigheid in.
Opmerking: Een ontwikkelingsplan kan meerdere doelen hebben die verschillende succesfactoren omvatten.
24
7. Vervolgens moet u een actiestap toevoegen. A1. Laten we een actiestap gaan selecteren. Klik op het pictogram Actie.
A2. Selecteer in de vervolgkeuzelijst het type actie dat u gaat uitvoeren. A3. Voer een omschrijving van de actie in. A4. Voer een einddatum in. A5. Klik vervolgens op de knop Verzenden...
25
Laten we teruggaan en een leerdoelstelling selecteren in plaats van een actiestap. Een van de voordelen van het nieuwe systeem is dat het is geïntegreerd met de online opleidingscatalogus. B1. Klik op het pictogram Training toevoegen.
B2. Voer trefwoorden in het zoekvak voor titel of beschrijving in. Er wordt een lijst met beschikbare matches in de online opleidingscatalogus weergegeven.
26
B3. Klik op het pictogram "+" om toe te voegen.
De leerdoelstelling wordt nu weergegeven.
B4. Klik op Verzenden.
27
Het nieuw gemaakte ontwikkelingsplan wordt nu weergegeven. Gebruik zo nodig de opties voor bewerken, kopiëren en annuleren. U kunt een kopie van uw ontwikkelingsplan afdrukken door op het PDF-pictogram te klikken.
De PDF kan ook per e-mail worden verzonden. Klik op Bestand en Koppelen aan e-mail.
28
Vooruitgang van ontwikkelingsplan bijwerken Ga naar PLP en klik op Ontwikkelplannen.
Klik op de titel van het ontwikkelingsplan.
29
Voer de vooruitgang in als percentage voor elke actiestap of leerdoelstelling.
Voer zo nodig opmerkingen in door op het pictogram "+" te klikken. (Opmerking: in het opmerkingenvak kunnen maximaal 5000 tekens worden ingevoerd.) Klik op Verzenden.
Opmerking: Wanneer de vooruitgang 100% is, verandert de status in Voltooid. Als alle actiestappen/leerdoelstellingen voltooid zijn, kan het ontwikkelingsplan niet langer worden gewijzigd. Employee Career Profile
De sectie Loopbaanvoorkeuren en het Employee Career Profile zijn gecombineerd. Ga naar de kop PLP en klik op Employee Career Profile.
30
Klik op een sectiekop om de inhoud uit te breiden of te wijzigen. U kunt een kopie van uw Employee Career Profile afdrukken door op het PDFpictogram in de rechterbovenhoek te klikken. De PDF kan op dezelfde manier per e-mail worden verzonden als beschreven voor doelen en ontwikkelingsplannen.
U kunt een bijlage toevoegen door naar de onderkant van het scherm Employee Career Profile te scrollen. Klik op Bijlagen om een bestand te uploaden.
31
Klik in het pop-upvenster op Bladeren om te zoeken naar uw bestand. Klik op Uploaden om het toe te voegen aan uw loopbaanprofiel.
Het geüploade bestand wordt nu weergegeven onder Bijlagen.
PLP-cyclus: Taak aan het begin van het jaar De taak wordt zichtbaar in de sectie Taken van de startpagina van het Development Center.
32
Instructies worden boven aan het scherm weergegeven. Voer, voordat u de taak verzendt, uw doelen, ontwikkelings-plan en ECPupdates voor het jaar in via de startpagina van Development Center. Klik op PLP Review of de knop Continue om naar het volgende scherm te gaan.
33
Uw doelen worden weergegeven. Schuif naar beneden en klik op Verzenden. Als de medewerker de taak verzendt, ontvangt de manager (en de functionele manager) bericht dat deze gereed is voor beoordeling.
34
Nadat de taak is verzonden, verdwijnt deze uit de takenlijst. Als u toegang wilt krijgen tot voltooide of vervallen taken, klikt u op de balk Taken. Er wordt een lijst met voltooide/ vervallen taken weergegeven.
PLP-cyclus: Taak halverwege het jaar De periode voor de taak halverwege het jaar omvat mei tot en met augustus. Instructies worden boven aan het scherm weergegeven. Werk, voordat u de taak verzendt, uw doelen, ontwikkelingsplan en ECP bij via de startpagina van het Development Center. Klik op PLP Review of de knop Continue om naar het volgende scherm te gaan.
35
Uw doelen en vooruitgang worden weergegeven. Schuif omlaag door de pagina en klik op Opslaan en Doorgaan
36
Medewerkers kunnen algemene opmerkingen maken over hun vooruitgang bij de taak halverwege het jaar. Als de medewerker de taak verzendt, ontvangt de manager (en de functionele manager(s)) bericht dat deze gereed is voor beoordeling. Managers en functionele managers kunnen tevens algemene opmerkingen invoeren nadat de medewerker de taak heeft verzonden. Opmerking: Opmerkingen van medewerkers kunnen niet langer worden gewijzigd in de taak nadat op Submit is geklikt. Als wijzigingen nodig zijn, kan de manager op een knop voor opnieuw openen klikken binnen de taak.
37
PLP-cyclus: Taak aan het einde van het jaar De periode voor de taak aan het einde van het jaar omvat december tot en met februari. Instructies worden boven aan het scherm weergegeven. Werk, voordat u de taak verzendt, uw doelen, ontwikkelingsplan en ECP bij via de startpagina van het Development Center. Klik op PLP Review of de knop Doorgaan om naar het volgende scherm te gaan.
38
Uw doelen en vooruitgang worden weergegeven. Scroll omlaag door de pagina en klik op Opslaan en Doorgaan.
39
Medewerkers kunnen algemene opmerkingen maken over hun vooruitgang bij de taak aan het einde van het jaar. Ook worden opmerkingen van medewerker en manager halverwege het jaar weergegeven. Als de medewerker de taak verzendt, ontvangt de manager (en de functionele manager) bericht dat deze gereed is voor beoordeling. Herinnering: Opmerkingen van medewerkers kunnen niet langer worden gewijzigd in de taak nadat op Submit is geklikt. Als wijzigingen nodig zijn, kan de manager op een knop voor opnieuw openen klikken binnen de taak. Opmerking: Managers en functionele managers voeren opmerkingen aan het einde van het jaar in bij de jaarlijkse performance-evaluatie (YEP).
40
De taak kan worden afgedrukt en fungeert als officieel Eindejaars PLP-document, met doelen en opmerkingen. Ontwikkelingsplannen en ECP worden afgedrukt als aparte documenten.
Toegang tot uw Jaarlijkse Prestatie Evaluatie (2012 en eerder) Als uw leidinggevende uw evaluatie heeft vrijgegeven, kunt u de YEP bekijken door te klikken op “Uw document weergeven”. De evaluatie geeft het volgende weer:
Prestatieniveau (rating) Opmerkingen van uw directe leidinggevende en functionele manager (indien van toepassing) Om het document te printen, klik op de Print button. 41
Affiliaties managers en functionele manager U kunt de affiliatie met uw huidige manager bekijken door naar uw Employee Career Profile te gaan. Uw manager* wordt onder uw foto weergegeven. Functionele managers worden niet weergegeven in het systeem. Voor de initiële cyclus van 2013 worden gegevens over functionele managers geüpload vanuit het huidige PLP-systeem. *Als u de informatie over uw manager wilt bijwerken, neemt u contact op met uw lokale HRvertegenwoordiger.
42
Een foto uploaden Zoals aangegeven in de vorige dia's, kunnen foto's van medewerkers worden geüpload in het systeem. Het wordt aanbevolen om een foto met hoge resolutie te gebruiken. Volg deze stappen om een foto te laden: 1. Klik op Mijn account.
43
2. Klik op Foto uploaden. 3. Klik op Browse om te zoeken naar uw fotobestand. 4. Klik, nadat u uw fotobestand hebt geselecteerd, op Uploaden. U kunt de foto zo nodig bijsnijden of het formaat ervan wijzigen.
44
5. Klik op Opslaan als u gereed bent. 6. Klik op het volgende scherm op Opslaan om de foto toe te passen op uw profiel.
45
Definities van succesfactoren
Primaire succesfactoren Resultaatgerichtheid: focus verplaatsen van analyse naar actie; doorzettingsvermogen tonen bij het overwinnen van obstakels; onmiddellijk actie ondernemen om problemen op te lossen; zorgen voor opvolging. Aanjagen van veranderingen: met urgentie handelen met het oog op continue verbetering; de ontwikkeling van baanbrekende oplossingen bevorderen; innovaties accepteren en promoten die tot betere resultaten leiden. Anderen ontwikkelen: mensen uitdagende opdrachten verstrekken zodat zij hun capaciteiten kunnen ontwikkelen; tijdige coaching, instructies en feedback bieden; een omgeving creëren waarin fouten worden gezien als leermomenten. Stimuleren van teamwerk: een krachtig gevoel van een gemeenschappelijk doel ontwikkelen; anderen bevoegdheden verlenen; leiden en bouwen aan gemeenschappelijke doelen; een op topprestaties gerichte werkomgeving creëren waarin mensen samen de schouders eronder zetten om de klus te klaren. Opbouwen van vertrouwen en respect: een reputatie van eerlijkheid, openheid, rechtvaardigheid en betrouwbaarheid opbouwen en in stand houden; doen wat je zegt te zullen doen; je standpunt over moeilijke kwesties duidelijk maken; alleen beloven wat je kunt waarmaken. Inzicht in markt- en klantperspectief: PPG bekijken vanuit het oogpunt van de klant; naadloze relaties met de klant opbouwen; interne en externe klantbehoeften voorop stellen bij het nemen van beslissingen en het uitvoeren van acties; verder denken dan de huidige klantenkring; de marktkrachten begrijpen die van invloed zijn op PPG, klanten, potentiële klanten en concurrenten.
Resultaten behalen Handelen met de langere termijn in het achterhoofd: vandaag acties ondernemen om een krachtig fundament voor toekomst succes op te bouwen; kansen die zich voordoen identificeren en grijpen; de doelstellingen van PPG op de lange termijn in het achterhoofd houden bij het aanpakken van kwesties en problemen op de korte termijn. Verantwoordelijkheid nemen: acties initiëren zonder aanwijzingen nodig te hebben; handelen zoals een bedrijfseigenaar zou doen; preventieve actie ondernemen om verwachte problemen te voorkomen. Hulpbronnen mobiliseren: de personen identificeren en inzetten die nodig zijn om resultaten te boeken; weten waar informatie en hulpbronnen te vinden zijn. Plannen en organiseren: duidelijke actieplannen ontwikkelen waarin de details aan bod komen die moeten worden afgehandeld om doelstellingen te kunnen realiseren; hulpbronnen en acties definiëren om doelstellingen te realiseren binnen beperkingen; prioriteiten stellen.
Gezonde beslissingen nemen Voortdurend leren: je eigen professionele ontwikkeling in de hand nemen; leermomenten van eerdere opdrachten toepassen; om feedback over de prestaties vragen. Blijkgeven van openheid en flexibiliteit: op actieve wijze verschillende perspectieven onderzoeken; ideeën en perspectieven aanmoedigen die verschillen van de eigen; eigen houdingen en gedragingen aanpassen om effectief te kunnen samenwerken met verschillende personen en situaties; de tijd nemen om naar anderen te luisteren. Complexiteit onder controle houden: kwesties verduidelijken in complexe of onduidelijke situaties; concurrerende prioriteiten of doelstellingen in evenwicht brengen; op effectieve wijze managen in een matrixorganisatie; tijdige beslissingen nemen met beschikbare fieten in onduidelijke situaties; inconsistente gegevens in overeenstemming brengen. Situaties beoordelen: informatie verzamelen die nodig is om goede en tijdige beslissingen te nemen; snel waarschijnlijke oorzaken of problemen identificeren. Problemen oplossen: op kritische wijze opties evalueren; de onderliggende oorzaken van problemen identificeren; op systematische wijze alternatieven ontwikkelen; tijdige beslissingen nemen; diepgravende analyses gebruiken om aanbevelingen te ontwikkelen. Oog hebben voor detail: ervoor zorgen dat met alle belangrijke details van een situatie rekening wordt gehouden; systemen om zaken op orde te houden ontwikkelen en volgen.
Werken met mensen Krachtige werkrelaties opbouwen: positieve relaties met anderen ontwikkelen en in stand houden; relaties met anderen opbouwen op basis van een diepgaand inzicht in hun behoeften en punten van zorg; netwerken opzetten. Communiceren en informatie uitwisselen: informatie delen die mensen nodig hebben om beslissingen te nemen of problemen te vermijden; mensen op de hoogte houden van kwestie die mogelijk op hen van invloed zijn. Conflicten oplossen: onenigheden die de prestaties ondermijnen naar boven brengen en op constructieve wijze aanpakken; mensen aanmoedigen om moeilijke kwesties te bespreken; verschillen tussen personen oplossen door middel van overtuigingskracht, diplomatie en logica. Beslissingen en acties beïnvloeden: ondersteuning opbouwen voor aanbevelingen en beslissingen; een gemeenschappelijke basis en wederzijdse voordelen vinden om tot overeenstemming en betrokkenheid te komen; blijkgeven van enthousiasme en passie voor doelstellingen. 47
Definities van prestatieniveau (waardering) Schaal met 5 niveaus Geldt voor niet-IC/MAPmedewerkers in de volgende regio’s: EMEA, LatijnsAmerika en VS-Canada Uitzonderlijk
Schaal met 10 punten Geldt voor niet-IC/MAPmedewerkers in de regio Asia Pacific en Wereldwijde IC/MAPmedewerkers 9-10 : Uitzonderlijke prestaties Dit is een waardering die slechts zeer zelden zal worden toegekend. De prestaties overtreffen op consistente wijze de verwachtingen en leiden tot belangrijke resultaten met hoge waarde voor het bedrijf/de organisatie dankzij uitmuntende planning, uitvoering en creativiteit. Dit zijn uitzonderlijke individuen die op grote schaal erkenning krijgen voor hun bijdragen en uitstekende werk.
Uitblinker
7-8 : Prestaties blinken uit
Dit is een waardering die slechts zelden zal worden toegekend. De meeste prestaties leveren resultaten op die de verwachtingen overtreffen. Doelstellingen worden gerealiseerd op een wijze waarbij aanzienlijke toegevoegde waarde wordt geboden aan bedrijf/organisatie. Deze individuen dragen aanzienlijk meer bij dan normaliter wordt verwacht en worden beschouwd als mensen die opmerkelijke bijdragen hebben geleverd aan de organisatie.
Succesvol
5-6 : Succesvol prestaties
Prestaties zijn gewoonlijk bekwaam en effectief en overtreffen soms de verwachtingen. Zij geven op consistente wijze blijk van initiatief, vindingrijkheid en gezond verstand bij het realiseren van doelstellingen. Werknemer levert een solide, betrouwbare en nuttige bijdrage aan de organisatie.
Marginaal
4 : Marginale prestaties
Onbevredigend
1-3 : Onbevredigende prestaties
De prestaties voldoen marginaal aan de verwachtingen, maar liggen er af en toe onder. Deze individuen dragen bij op een niveau dat meer toezicht en begeleiding vereist dan nodig zou moeten zijn. Er moet een actieplan voor verbetering van de prestaties worden opgesteld. De prestaties liggen vaak of constant beneden de verwachtingen. Zonder aanzienlijke verbetering wordt overplaatsing of ontslag geadviseerd. Er is directe correctieve actie vereist.
48
Verklarende woordenlijst Ontwikkelingsplan: Focus van uw ontwikkeling gedurende het komende jaar op basis van succesfactoren, vastgelegd in het PLP. PLP: Afkorting voor Performance & Learning Plan. RFB: Afkorting voor Afgeronde feedback. SMART: Richtlijnen voor het schrijven van doelstellingen: Specifiek, Meetbaar, Afgesproken, Realistisch en Tijdsgebonden. Succesfactor: Vaardigheid, kennis of gedrag dat essentieel is op succesvol te zijn bij PPG YEP: Afkorting voor jaarlijkse prestatie-evaluatie
49
