Handleiding voor het lezen van processen Algemeen ........................................................................................................................................... 2 Gebruikte objecten in een processchema (EPC) ................................................................................ 2 Functionarissen en Organisaties ..................................................................................................... 2 Trigger ............................................................................................................................................ 3 Processtappen ................................................................................................................................. 3 Connectoren ................................................................................................................................... 4 Einde Proces ................................................................................................................................... 4 Voorbeeld van een proces .................................................................................................................. 5 Onderliggend model (FAD) .............................................................................................................. 6 Gebruikte objecten in een FAD ...................................................................................................... 6 Voorbeeld van een FAD ................................................................................................................. 7 Voorbeeld van een FAD in een proceshandboek ........................................................................... 7
Pagina 1 van 7
Algemeen Om de processen beter te volgen en te begrijpen is deze handleiding gemaakt. Een proces begint met een aanleiding (trigger) en wordt gevolgd met een systematische serie van acties die erop gericht is een bepaald doel te bereiken. Om een proces schematisch uit te beelden worden verschillende objecten gebruikt. Deze objecten worden gebruikt in twee verschillende modellen. Een processchema en een onderliggend model die een activiteit met uitgebreide informatie verrijkt. Het processchema heeft zwembanen, die per betrokkene de uit te voeren activiteiten weergeeft. De gebruikte objecten van beide modellen zullen worden toegelicht, gevolgd door een voorbeeld. De processen worden aangeleverd in een handboek en gepubliceerd in Aris Publisher (dit zal snel beschikbaar zijn).
Gebruikte objecten in een processchema (EPC) Functionarissen en Organisaties Boven in een model worden horizontaal de functies en organisaties weergegeven. De volgende objecten worden hiervoor gebruikt: Organizational unit
Organizational unit
Position Position
Group Group
Organisatie of een onderdeel hiervan (afdeling, domein) of een externe organisatie (drukkerij).
Positie wordt toegewezen aan medewerkers. Manier om op het laagste niveau rechten en verantwoordelijkheden toe te wijzen. Bijvoorbeeld: een medewerker onderwijsadministratie. Staat voor een groep medewerkers die samenwerken. Bijvoorbeeld: een examencommissie.
Pagina 2 van 7
Trigger Elk proces begint met één of meerdere triggers. Een trigger is een gebeurtenis die een proces in werking zet. Een trigger kan bijvoorbeeld het volgende zijn: - periodieke controle - ontvangen brief - ontvangen aanvraag - een ander proces - adreswijziging - etc. Een losse trigger wordt altijd aangegeven in een ‘Event’ Een trigger kan ook uit een ander proces komen. Deze trigger wordt aangegeven met een ‘Procesinterface’ en een ‘Event’. Een ‘Event’ na een procesinterface beschrijft altijd de laatste gebeurtenis van de bovenliggende ‘Proces interface’.
Probleem, verzoek, wens of vraag over SIS
Vaststellen inrichting onderwijsaanbod
Onderwijs aanbod is vastgesteld en kan ingevoerd worden
Processtappen Per ‘Position’ wordt een activiteit weergegeven in een ‘Function’. Als er meerdere activiteiten per ‘Position’ worden uitgevoerd worden deze geclusterd in één ‘Function’ totdat er overdracht plaatsvindt naar een andere ‘Position’. Hierop zijn een aantal uitzonderingen: - twee ‘Functions’ kunnen elkaar volgen als er twee transacties uitgevoerd moeten worden in SIS. - Meerdere ‘Fuctions’ kunnen achterelkaar zonder overdracht volgen als er een keuze gemaakt moet worden. Hier staan dan wel ‘Events’ tussen geplaatst Function Function
Event Event
Geeft processen en activiteiten weer. Een function voegt waarde toe aan de organisatie, maar kost tijd en resources.
Een event geeft de status van een proces weer. Een event triggert een function en geeft tevens het resultaat weer van een function.
Pagina 3 van 7
Connectoren Een ‘Function’ en een ‘Event’ worden aan elkaar verbonden door lijnen. Als een ‘Function’ verwijst naar meerdere ‘Events’ of andersom wordt er een ‘Operator’gebruikt. Operator
XOR operator. Geeft aan dat het proces opsplitst in twee of meer paden waarvan er slecht een gevolgd kan worden.
Operator
AND operator. Geeft aan dat het proces opsplitst in twee of meer paden welke allemaal parallel gevolgd dienen te worden.
Operator
OR operator. Geeft aan dat het proces opsplitst in twee of meer paden waarbij het mogelijk is om er een te volgen, maar ook om er meerdere te volgen.
Einde Proces Een proces eindigt altijd met een ‘Event’ en eventueel met een doorverwijzing naar een ander proces, ‘Proces Interface’. Deze ‘Proces Interface’ met het laatste ‘Event’ wordt altijd gebruikt in het proces waar naar verwezen wordt.
Onderwijs aanbod is vastgesteld en kan ingevoerd worden
Invoeren/wijzigen studiedelen
Pagina 4 van 7
Voorbeeld van een proces ”Elk proces heeft een begin (trigger) en een eind (resultaat), deze gebeurtenissen worden in ARIS vastgelegd met het object “event”. Tussen het begin en het einde worden met acties (“function”) de processtappen weergegeven. Voor het beschrijven van de processen wordt een ‘EPC-column display’ (Event-driven Process Chain) gebruikt. Gebeurtenissen zetten activiteiten in werking en zijn daarnaast ook het resultaat van activiteiten. Tussentijds worden gebeurtenissen gebruikt om de status tijdens het proces te verduidelijken. De column display geeft aan dat het een EPC is met zwembanen. Voor elke betrokkene (position) wordt een afzonderlijke baan (lane) gecreëerd. In de eerste kolom staat geen uitvoerende functionaris vermeld omdat triggers vanuit een ander proces door verschillende functionarissen kan worden uitgevoerd.
Invoeren/wijzigen studiedelen
Technische controle studiedelen goed
Horizontaal worden de uitvoerende functionarissen vermeld.
Invoeren/wijzigen studievereisten
Aanmaken/ aanpassen Inschrijvingsvereist en
Studie(advie s) vereisten technisch goed ingevoerd
Inschrijvingsver eisten zijn ingevoerd
Onderwijsmanager
Examencommissie
Specialist SIS 1
De triggers voor het ingang zetten van de eerste activiteit komen uit de processen “invoeren/wijzigen studiedelen” , “invoeren/ wijzigen vereisten” en “aanmaken/aanpassen inschrijvingsvereisten” . De reden staat eronder vermeld in de event.
Deze connector zorgt ervoor dat de activiteit door meerdere ‘events’(gebeurtenissen) in werking wordt gezet.
Beoordelen ingevoerde studiedelen en vereisten
Hier begint de eerste activiteit.
Deze connector geeft een keuze aan. Één van de drie paden zal gekozen worden Ingevoerde studiedelen inhoudelijk niet goed ingevoerd
Invoeren/wijzigen studiedelen
Ingevoerde studievereisten inhoudelijk niet goed ingevoerd
Invoeren/wijzigen studievereisten
Bericht ontvangen over goede invoer studiedelen en vereisten
Ingevoerde inschrijvingsver eisten niet goed ingevoerd
Ingevoerde studiedelen en studievereisten goed ingevoerd
Het Aanmaken/ proces gaat door naaraanpassen een activiteit die Inschrijvingsvereist wordt uitgevoerd door en een volgende functionaris.
Dit is een “and” operator. Het proces zal drie paden volgen.
Hier wordt aangegeven dat de activiteit is uitgevoerd. Accorderen ingevoerde studiedelen en studievereisten en paraferen lijst
Niet accoord met ingevoerde studiedelen en studievereisten
Studiedelen en studievereisten definitief gemeld
Roosteren studieactiviteiten
Het definitief melden van deGeparafeerde invoer van studiedelen lijsten studiedelen zetten het en vereisten en studievereisten volgende ontvangen proces in werking. Archiveren geparafeerde lijsten met studiedelen en studievereisten Geparafeerde lijsten met studiedelen en studievereisten gearchiveerd
Pagina 5 van 7
Onderliggend model (FAD) Behalve de processtructuur is ook andere informatie belangrijk. Zo is het belangrijk om vast te leggen welke gegevens nodig zijn voor (of ontstaan tijdens) het uitvoeren van een activiteit. Ook is het belangrijk vast te leggen welke IT-systemen worden gebruikt. Om een EPC zo eenvoudig mogelijk te houden, wordt deze informatie buiten de EPC gehouden en per activiteit bijgehouden in een FAD (Function Allocation Diagram). In een proceshandboek zie je een FAD niet in procesvorm, maar in een tabelvorm. Dit model kan gevonden worden door op een assignment gekoppeld aan een ‘Function’ te klikken. Deze assignment is rechtsonder geplaatst.
Gebruikte objecten in een FAD Function Function
Information Carrier
Information Carrier
Application system type
File
Document
Application system type
Screen Screen
Aanmaken of aanpassen instellingsbrede groepen
Wanneer een assignement onder een activiteit staat kan doorgeklikt worden naar een FAD.
Geeft processen en activiteiten weer. Een function voegt waarde toe aan de organisatie maar kost tijd en resources. Dit objecttype wordt gebruikt om documenten te modelleren. Dit zijn digitale documenten. Een file is een document dat gebruikt wordt als input/output tussen processtappen of IT-systemen. Het document is niet bestemd voor een eindgebruiker. Dit objecttype wordt gebruikt om documenten te modelleren. Dit kunnen digitale of fysieke documenten zijn. Het wordt gebruikt om documenten bedoeld voor eindgebruikers te modelleren. Een Applicatie Systeem Types is een groep afzonderlijke applicatiesystemen met dezelfde technische eigenschappen. Het representeert de applicatie op technisch/logisch-level. Een interface tussen de gebruiker en de Application System Type. Een screen representeert de visuele procedure voor de input en output van data die door een Application System Type wordt gebruikt.
Pagina 6 van 7
Voorbeeld van een FAD Dit zijn documenten of e-mails die binnenkomen en worden gebruikt voor het uitvoeren van deze activiteit.
Dit zijn documenten of emails die door het uitvoeren van deze activiteit voortvloeien en gebruikt worden voor een volgende activiteit. Het kan ook zijn dat het oorspronkelijke document wordt doorgegeven.
Goedgekeurd voorstel wijziging studentengroepen
Verzoek aanmaak studentengroep en (ont)koppeling...
Onderwijsaanbod kan ingevoerd worden op basis... Onderwijsaanbod kan ingevoerd worden op basis...
Aanvraag gebruiker toevoegen
Lijst met studenten die gekoppeld moeten worden...
Aanmaken / aanpassen / verwijderen studentengroep
Handleiding inrichtingskeuze nieuw studiejaar
Bij studentengroep adviesgroep in tabel toevoegen
Entiteitgroep aangemaakt
Vereistengroep inschrijving aangemaakt
SiS
Dit is een screen. Aan een screen is een SIS transactie gekoppeld. Deze code is te lezen in de Aris Publisher en zorgt ervoor dat je via een link in het juiste scherm komt en deze activiteit kunt uitvoeren. De link zal ook aan een function worden gekoppeld.
Groepen > Nieuwe groep
Voorbeeld van een FAD in een proceshandboek Processtap
Input
Output
Uitvoerend
4
• Goedgekeurd voorstel wijziging studentengroepen • Verzoek aanmaak studentengroep en (ont)koppeling studenten • Onderwijsaanbod kan ingevoerd worden op basis van concept OER • Onderwijsaanbod kan ingevoerd worden op basis van definitieve OER • Handleiding inrichtingskeuze nieuw studiejaar • Entiteitgroep aangemaakt • Vereistengroep inschrijving aangemaakt
• Aanvraag gebruiker toevoegen • Lijst met studenten die gekoppeld moeten worden aan een studentengroep • Bij studentengroep adviesgroep in tabel toevoegen
• Medewerker onderwijsadministrat ie • Medewerker diplomeren • Specialist SIS • Medewerker cijferadministratie
Aanmaken / aanpassen / verwijderen studentengroep
Pagina 7 van 7
Applicatie / SIS scherm • Applicatie SiS • transactie Groepen > Nieuwe groep
