Handleiding voor het lezen van processen in Aris ProcessWeb

Handleiding voor het lezen van processen in Aris ProcessWeb

Steeds meer processen van de HvA en UvA zijn gemodelleerd in ARIS. Deze procesbeschrijvingen worden op een gebruikersvriendelijke manier gepresenteerd in Aris ProcessWeb.

Kies een publicatie op: http://processweb.hva.nl/

Let op: ProcessWeb werkt alleen met Internet Explorer.

ARIS Leeswijzer

Datum opgeslagen: 21 juni 2012

In Aris worden de Processen, Documenten en de Organisatie van de UvA en de HvA vastgelegd. De gegevens zijn gepubliceerd in Aris ProcessWeb en je vindt deze onderdelen achter de knoppen hieronder of via de tabs in de zwarte tab-bladenbalk.

Klik naar keuze op de knop of op het tabblad

Klik op de knop Organisatie en klik door op de gele organisatie-onderdelen om dieper de organisatie in te dalen.

KLIK-TIPS doorklikken is mogelijk geen handje te zien?

i

klik dan op het - - symbool

 Klik

ARIS Leeswijzer


LET OP! Gebruik de ‘pijltje terug’ toets alleen als je naar het beginscherm wil.

Gebruik de knoppen << Vorige of Volgende >> om heen en weer te navigeren.

Achter de knop ‘Documenten’ vind je Regelingen, Werkinstructies, Formulieren en Bijlagen voor de Financiële- en Personele UvA professionals.

Klik op i-symbool bij het gewenste document en klik op het symbool voor Word, Internet Explorer, Excel, of zoals hier Pdf

ARIS Leeswijzer


Achter de knop Processen vind je goedgekeurde en vastgestelde procesbeschrijvingen die als leidraad dienen voor de uit te voeren werkzaamheden.

Kies het gewenste aandachtsgebied of domein



of

Klik

Je komt bij het scherm met de hoofdprocessen in het aandachtsgebied.

Door op een van de hoofdprocessen te klikken kom je bij de verschillende subprocessen.

 Klik ARIS Leeswijzer


Subprocessen worden weergegeven in een blauw-grijs blok.

Door hierop te klikken kom je in het detailproces

Begin van detailproces: Ziekmelden

 Klik

ARIS Leeswijzer


Detail informatie, Doel, Verantwoordelijkheden, Beleid, Afbakening, Triggers is te vinden aan de rechterkant van het scherm.

Met deze knop is alle detail-informatie terug te vinden. Doel Verantwoordelijkheden

Detail-informatie is te openen en te sluiten door op de zwarte driehoekjes te klikken

Beleid Afbakening

Triggers Datum laatste wijziging

Met deze knop open je de navigatie-boom Door de boom navigeren gaat hetzelfde als met Windows Explorer (Verkenner)

ARIS Leeswijzer


De groene stappen in het proces zijn de activiteiten. Door op de ‘i’ in het cirkeltje rechtsboven te klikken, verschijnt detail-informatie.

 Klik op i

Beschrijving wat er in de processtap gebeurt

Een document opzoeken waarin regels worden gegeven voor de activiteit

Zien wie deze processtap uitvoert of ervoor verantwoordelijk is

Voorbeeld proces Op de volgende pagina staat een voorbeeld van een Procesmodel met uitleg over de rol die de objecten spelen in het proces.

ARIS Leeswijzer


Carries & Supports Horizontaal worden de out uitvoerende functionarissen vermeld.

Organizationa...

Carries out & Supports

Hoofd Financiële administratie

Teamleider Debiteuren

Het proces “maken verkoopfactuur” triggered dit proces.

Maken verkoopfactuur

Dit “event” is het einde van het proces “Maken verkoopfactuur”

Carries out & Supports

Ongeacht dat er een verkoopfactuur is gemaakt moet er wekelijks s controle zijn op openstaande incasso’s

Wekkelijkse controle openstaande...

Verkoopfactuur verstuurd

Hier begint de eerste activiteit. Deze activiteit is wit, dat betekent dat er o.a. een SAP handeling moet gebeuren.

Aanmaken incassobestand

Hier wordt aangegeven dat de activiteit is uitgevoerd.

Incassobestand aangemaakt

Het proces gaat door naar de volgende functionaris. Betalen/ Incasseren

Na controle volgt altijd een keuze.

Incassobestand niet goed

.

Uit het proces “Betalen/Incasseren wordt er de opdracht gegeven het Clieopbestand te verwijderen in SAP. (Dit kan gebeuren als het ingelezen Clieop bestand niet aan de bank wordt aangeboden.

Controleren incasso bestand

Clieopbestand verwijderen uit SAP...

Dit is een “and” operator. Het proces moet twee paden volgen.

Doorgeven incasso blokkeren

Deze activiteit is groen omdat dit geen SAP handeling is.

Incasso blokkeren doorgegeven

Verwijderen incassobestand

Debiteuren management Incassobestand opnieuw aanmaken

incasso bestand geaccordeerd

Incassobestand niet opnieuw aanmaken

Het blokkeren van een incasso wordt in het proces “Debiteurenmanagement” uitgevoerd.

Verwerken incassobestand en inlezen...

Incassoadvieslij st ingelezen in telebankieren

Betalen/ Incasseren

ARIS Leeswijzer


Als het incassobestand is aangemaakt in SAP en is ingelezen n in telebankieren wordt het bestand na tekenen aangeboden aan de bank Het tekenen gebeurt in het proces “Betalen/Incasseren”.

Gebruikte objecten in een procesmodel (EPC)

Medewerkers en Organisaties Boven in een model worden horizontaal de medewerkers en organisatieonderdelen weergegeven die de activiteiten uitvoeren of hiervoor verantwoordelijk zijn. In Aris gebruiken wij hiervoor enkele vaste symbolen.

Organizational unit

Organizational unit

Position Position

Group Group

Voeren taken uit die nodig zijn om de bedrijfsdoelstellingen te halen. Bijvoorbeeld: Debiteurenadministratie Positie wordt toegewezen aan medewerkers. Manier om op het laagste niveau rechten en verantwoordelijkheden toe te wijzen. Bijvoorbeeld: een medewerker debiteurenadministratie. Staat een instantie buiten de universiteit of voor een groep medewerkers die samenwerken voor een bepaalde tijdsperiode.

Start proces Elk proces begint met één of meerdere triggers. Een trigger is een gebeurtenis die een proces in werking zet, bijvoorbeeld een ontvangen factuur of mutatieformulier.

Een trigger wordt altijd aangegeven met een ‘Event’

Factuur ontvangen

Processtappen Per betrokken medewerker of organisatieonderdeel worden in een kolom de activiteiten weergegeven, waarbij één of meer handelingen kunnen worden samengevat in een ‘Function’.

Function Function

Function SAP function

Event Event

ARIS Leeswijzer

Geeft processen en activiteiten weer. Een function voegt waarde toe aan de organisatie, maar kost tijd en resources.

Deze function wordt gebruikt om aan te geven dat een activiteit wordt ondersteund door een SAP-transactie.

Een event geeft de status van een proces weer. Een event triggert een function en geeft tevens het resultaat weer van een function.


Connectoren Een ‘Function’ en een ‘Event’ worden aan elkaar verbonden door lijnen. Als een ‘Function’ verwijst naar meerdere ‘Events’ of andersom wordt er een ‘Operator’ gebruikt.

Operator

XOR operator. Geeft aan dat het proces opsplitst in twee of meer paden waarvan er slecht een gevolgd kan worden.

Operator

AND operator. Geeft aan dat het proces opsplitst in twee of meer paden welke allemaal parallel gevolgd dienen te worden. OR operator. Geeft aan dat het proces opsplitst in twee of meer paden waarbij het mogelijk is om er een te volgen, maar ook om er meerdere te volgen.

Operator

Einde Proces Een proces eindigt altijd met een ‘Event’ en eventueel met een doorverwijzing naar een ander proces met een ‘Proces Interface’. Event

Proces Interface

Factuur ontvangen

In het laatste tabblad ‘Over ProcessWeb’ is uitgebreid uitleg te vinden over de overige tabs.

ARIS Leeswijzer


Ben je van mening dat informatie onjuist of onvolledig is opgenomen in Aris ProcessWeb, laat het ons s.v.p. weten.

opent Outlook waarmee je een vraag kan stellen of opmerking maken. Met deze knop De e-mail wordt rechtstreeks verzonden naar de proceseigenaar met een CC naar het AO-team van het AC. De vindplaats waar de opmerking over gaat is al opgenomen in de e-mail als een hyperlink.

ARIS Leeswijzer


Handleiding voor het lezen van processen in Aris ProcessWeb

Recommend Documents