Handleiding voor het invoeren van resultaten in METIS

Handleiding voor het invoeren van resultaten in METIS Functioneel Beheer METIS VU, 14-01-2010

Inhoud 1. Beginnen met METIS 2. Een publicatie registreren 2.1 Algemeen 2.2 Tijdschriftartikel 2.3 Artikel in bundel - proceedings 2.4 Bijdrage week of dagblad 2.5 Boek - monografie - editorial book 2.6 Boekbespreking 2.7 Boekdeel - hoofdstuk 2.8 Boekredactie 2.9 Dissertatie 2.10 Extern rapport 2.11 Inaugurele rede 2.12 Intern rapport 2.13 Tijdschriftredactie 2.14 Voordracht - lezing 3. Tips bij het invoeren 4. Publicaties raadplegen of wijzigen 4.1 Zoeken naar resultaten 4.2 Wijzigen van resultaten

1. Beginnen met METIS inloggen Ga naar www.metis.vu.nl en kies Specific functions > Data Entry & Control De eerste keer zal METIS de plug-in JInitiator willen installeren, deze is nodig om met METIS te kunnen werken. Het installeren gaat automatisch via Internet Explorer - zorg ervoor dat de pop-upblokkering is uitgeschakeld. Indien je geen installatierechten op je pc hebt neem dan contact op met de IT-afdeling van je faculteit. Gebruikt je Internet Explorer 8 en/of Windows Vista, volg dan – na installatie van de Jinitiator - ook nog de instructies op: http://helpdesk.jsu.edu/kb/index.php?article=71 Als alles goed is verlopen krijgt je een inlogschermpje te zien waar je kunt inloggen met naam, wachtwoord en database (= metis)

Eenmaal ingelogd kunt je je wachtwoord wijzigen via Acties > Wachtwoord

2. Een publicatie registreren 2.1 Algemeen Ga naar Resultaten > Registreren [Omdat in METIS meer kan worden vastgelegd dan alleen publicaties (bijv. lezingen, octrooien) is gekozen voor de term resultaten ipv publicaties.] Nu volgt een keuzeschermpje waarin het type publicatie gekozen dient te worden.

De invoervelden die vervolgens getoond worden verschillen per publicatietype. In dit hoofdstuk behandelen we eerst de invoervelden van een tijdschriftartikel – het meest voorkomende publicatietype in METIS. Daarna volgt een overzicht van de meest gangbere publicatietypen met daarbij een korte omschrijving, de mogelijke classificaties die gekozen kunnen worden en een beschrijving van de bijzonderheden (specifieke velden) van het publicatietype Bij veel velden kan een hulplijst worden opgeroepen (knop hulplijst aan rechterzijde invoerveld of in het menu boven in beeld).

2.2 Tijdschriftartikel (artikel – letter to the editor) classificatie Wet. publ. refereed Wet. publ. non-refereed Vakpublicatie Populariserende publicatie Abstract

auteur - selectie - klik op hulplijst (rechts naast invoerveld) en zoek op achternaam in de totale lijst. - kies de juiste persoon en de juiste naamsvariant (V = voorkeursvariant / A = alias). - klik op het plusje om de geselecteerde werkrelatie(s) te zien en pas dit eventueel aan. - kies selecteren.

- indien een auteur niet voorkomt in de hulplijst: - betreft het een VU-medewerker, neem contact op met Facultair Beheer. - betreft het een externe auteur, voer dan handmatig de naamvelden in: achternaam / voorletters / tussenvoegsel(s) / titulatuur Vries / J.M. / de / Prof. dr. - betreft het een externe auteur met dezelfde achternaam en voorletters als een VU-medewerker, selecteer dan eerst de VU-medewerker en typ dan extern op de plek van de voorletters.

titel resultaat - Neem de titel over zoals die vermeld staat in de publicatie (zoek evt de elektronische full-text-versie via de sfx-knop). - Begint de titel van een publicatie met een lidwoord, voer dit dan ook zo in. - Aan het eind van de titel komt géén punt, maar evt wel een leesteken, bijv. “!” of “?” en “...”

verslagjaar Staat standaard op het huidige jaar, dus als je in januari of februari 2010 publicaties registreert voor verslagjaar 2009 dan moet 2010 gewijzigd worden in 2009!

jaar uitgave Zoals vermeld in publicatie.

status Laten staan op ‘niet gevalideerd’.

tijdschrift Zoek het tijdschrift via de hulplijst – zoek op woorden uit de titel, of op ISSN. Let op: de hulplijst staat standaard op tijdschriften collega onderzoekers. Gebruik bij voorkeur de volledige lijst (zet het vinkje op alle tijdschriften). Kies selecteren: titel en ISSN worden nu meegenomen naar de invoervelden van de publicatie. [Een ontbrekend ISSN kan niet bij de publicatie worden ingevuld – dit dient, door de facultair beheerder, te worden aangevuld in de tijdschriftenlijst] Indien een tijdschrift niet in de lijst voorkomt, kies dan tijdschrift Onbekend xxx en vraag je facultair beheerder het tijdschrift toe te voegen – zodra dit gebeurd is kan het veld correct worden ingevuld.

volume nummer / issue nummer Dit zijn de jaargang en aflevering van het tijdschrift waarin het artikel verschenen is. De jaargang kan een nummer zijn of een jaartal; de aflevering wordt meestal aangeduid met een nummer, maar dit kan ook een maand of seizoen zijn, bijvoorbeeld: vol. 36, no. 7 2009, Winter Vul alleen het nummer of jaar zelf in en niet wat ervoor staat, dus ‘36’ en niet ‘vol. 36’

pagina vanaf / pagina t/m Vul hier alleen een nummer in (geen ‘p’ erachter) Indien de paginering onbekend is wordt er niets ingevuld. Indien de publicatie slechts één pagina beslaat, wordt alleen de beginpagina ingevuld; de eindpagina blijft leeg.

aantal pagina’s Dit is vooral van belang wanneer het artikel niet op aaneengesloten bladzijden staat. Bijvoorbeeld: het artikel begint op pagina 3-4 en gaat verder op pagina 78; in dat geval is het aantal pagina’s 3.

URL Dit is het internetadres van de site waarop de volledige tekst van de publicatie te vinden is.

Meer Na klikken op meer verschijnen meer invoervelden:

code onderzoek Of dit veld moet worden ingevuld verschilt per faculteit.

informatiedrager Vul hier iets in als het geen papieren publicatie betreft, bv cd-rom of online.

2.3 Artikel in bundel – proceedings Artikel of bijdrage (ook abstracts) in een bundel of in proceedings, ook artikelen in congresbundels.

classificatie Wetensch. publicatie Vakpublicatie Abstract Bij titel resultaat wordt de titel van de bijdrage zelf ingevuld.

Na klikken in het veld proceedings titel verschijnt een uitgebreider scherm waar de gegevens van de bundel/proceedings ingevoerd kunnen worden.

editoren Geen hulplijst beschikbaar; voer handmatig de naamvelden in: achternaam / voorletters / tussenvoegsel(s) / titulatuur bijv.: Vries / J.M. / de / Prof. dr.

tijdschrift / reeks Een bundel/proceedings kan verschijnen als onderdeel van een tijdschrift of reeks. Gebruik hier wel de hulplijst.

2.4 Bijdrage week of dagblad Bijdragen in niet-wetenschappelijke tijdschriften en dagbladen

classificatie Populariserende publicatie

week- / dagblad Titel van het week- of dagblad – geen hulplijst.

datum Verschijningsdatum van het week- of dagblad.

2.5 Boek - monografie - editorial book classificatie Wetensch. publicatie Vakpublicatie Populariserende publicatie

titel resultaat Voor boeken geldt: - Titel en ondertitel gescheiden door ‘: ‘ [dubbele punt / spatie] - Alleen eerste woord van de titel met een hoofdletter (muv eigennamen etc.) - Editie niet toevoegen in het titelveld – dit kan in het opmerkingenveld vermeld. Voorbeeld: Opgravingen bij Tiel-Passewaaij: de nederzetting aan de Passewaaijse Hogeweg

uitgever Als de uitgever onbekend is, gebruik dan [s.n.] (internationale afkorting voor sine nomine = "zonder naam").

plaats van uitgave Alleen plaatsnaam (stad) opnemen. Als de plaats van uitgave onbekend is, gebruik dan [S.l.] (internationale afkorting voor sine loco = "zonder plaats").

isbn Voer het ISBN in met streepjes (12-345-6789-0). Indien het ISBN niet bekend is, niets invullen.

reeks Boeken kunnen ook als onderdeel van een serie/reeks verschijnen.

issue nummer Nummer van de serie/reeks waarin het boek verschijnt (niet alle reeksen hebben een nummering).

aantal pagina’s In dit veld staat het aantal pagina’s van het boek. Er staat geen "p." en geen punt achter het aantal pagina’s. Als er tussen titelpagina en pagina 1 een aantal niet-genummerde

bladzijden zit, dan in Romeinse cijfers het aantal ongenummerde pagina’s aangeven. Als het werk ongepagineerd is, niets invullen.

2.6 Boekbespreking Bespreking van één of meerdere boeken.

classificatie Overig prod. v. wetensch. act

Voor boekbespreking is het veld titel resultaat niet verplicht. In overzichten wordt het resultaat weergegeven als Bespreking van: Titel(s) van besproken boek(en) Naast de gegevens van de bespreking zelf dienen ook de gegevens ingevoerd te worden van het tijdschrift of boek/bundel waarin de bespreking is verschenen en van de besproken boeken. Kijk voor een beschrijving van de invoervelden bij de beschrijvingen van tijdschriftartikel en/of boek (2.2 en 2.5)

2.7 Boekdeel - hoofdstuk Naast de gegevens van het hoofdstuk zelf dienen ook de gegevens van het boek zelf ingevoerd te worden (titel resultaat = titel hoofdstuk).

classificatie Wetensch. publicatie Vakpublicatie Populariserende publicatie

aantal pagina’s Slaat op het gehele boek.

pag./hoofdstuk Begin- en eindpagina hoofdstuk.

2.8 Boekredactie Boek waar een medewerker als redacteur aan heeft meegewerkt – invoeren als boek

classificatie Overig prod. v. wetensch. act

2.9 Dissertatie classificatie Dissertatie intern (A) Dissertatie extern voorb.(B) Dissertatie intern voorb.(C) Dissertatie voll. extern (D)

promotoren (aanklikken) achternaam / voorletters / tussenvoegsel(s) / titulatuur / rol (promotor of co-promotor) bijv.: Vries / J.M. / de / Prof. dr. / co-promotor

instelling promotie Universiteit waar de promotie heeft plaatsgevonden

instelling onderzoek Universiteit waar de onderzoeker in dienst was

datum leescie (leescommissie) datum promotie

2.10 Extern rapport Rapport dat elders wordt uitgegeven.

classificatie Wetensch. publicatie Vakpublicatie

2.11 Inaugurele rede Uitgave van de tekst van een inaugurale rede of afscheidsrede.

classificatie Overig prod. v. wetensch. act

datum Datum waarop de rede gehouden is.

gebeurtenis Vul in: Inaugurele rede of Afscheidsrede.

2.12 Intern rapport Rapport dat in eigen beheer (door de VU) wordt uitgegeven – bijv. working papers.

classificatie Wetensch. publicatie Vakpublicatie

2.13 Tijdschriftredactie Lidmaatschap van een redactie van een wetenschappelijk tijdschrift of vermelding van referee-schap.

classificatie Overig prod. v. wetensch. act Voor tijdschriftredactie ontbreekt het veld titel resultaat. In overzichten wordt het resultaat weergegeven als T.R.: Zie voor de invulling van de velden 2.2 Tijdschriftartikel.

2.14 Voordracht – lezing Voordrachten en lezingen van medewerkers op congressen, symposia en instituten, met een publiek anders dan alleen de eigen organisatie

classificatie Overig prod. v. wetensch. act

gebeurtenis Naam van het congres, symposium etc waar de lezing is gehouden. van de jaargang van het tijdschrift.

3. Tips bij het invoeren Kopieren Je kunt een kopie maken van een ingevoerde en vastgelegde publicatie via de knop kopieren boven in beeld. Dit kan handig zijn als je een andere publicatie moet invoeren waarvan bv alleen de titel of het soort resultaat verschilt.

Hulplijst ‘Artikel in Bundel’ Als je meerdere resultaten hebt in één bundel, is het handig om met de hulplijst de titel van de bundel op te zoeken De editoren worden dan ook ingevuld.

4. Publicaties raadplegen of wijzigen Resultaten bekijken, wijzigen of verwijderen kan via Resultaten > raadplegen/wijzigen

4.1 Zoeken naar resultaten Het scherm dat nu getoond wordt biedt de mogelijkheid te zoeken op publicaties in door het opgeven van (combinaties van) selectiecriteria. Bij veel velden is het mogelijk gebruik te maken van een hulplijst (ook toegankelijk via het gele knopje rechts in beeld) Op deze manier kan bijvoorbeeld een selectie gemaakt worden van: - Alle publicaties van een afdeling/faculteit in een bepaald verslagjaar: combineer organisatie met verslagjaar vanaf – tm. - Alle publicaties die je zelf ingevoerd hebt: zoek op metis gebruiker eventueel gecombineerd met invoerdatum vanaf – tm. - Alle publicaties van een bepaalde medewerker: selecteer bij medewerker via de hulplijst. - Een specifieke publicatie: toets een deel van de titel in bij: (deel v/d) titel.

4.2 Wijzigen van resultaten Kies uitvoeren (zie figuur hierboven) na het invullen van de selectiecriteria. Er wordt nu een lijst van de geselecteerde publicaties getoon; door een publicatie aan te klikken en te kiezen voor Detail kom je in het scherm waarin de publicatie gewijzigd kan worden.

Enkele mogelijkheden: - een pubicatie verwijderen: ga in het titelveld staan en kies verwijderen - een auteur verwijderen: ga in het veld van de achternaam staan en kies verwijderen - de volgorde van de auteurs veranderen: wijzig rangorde rechts naast de naam - de werkrelatie van een auteur aanpassen: ga in het veld van de achternaam staan, kies hulplijst en klik vervolgens op het gele plusje naast de naam.

Het kan zijn dat een publicatie niet gewijzigd kan worden; dit kan komen doordat: - geen van de auteurs een werkrelatie bij de afdeling heeft waarvoor je geauthoriseerd bent. - de publicatie de status openbaar heeft. Neem in dergelijke gevallen contact op met de facultair beheerder.