Financiële administratie
HANDLEIDING : DIRECTE FACTUREN INVOEREN IN RAPTOOLS Log in op url : https://raptools.vub.ac.be
Inloggen gebeurt met de inlog (vb.nverheye) en paswoord van het Rekencentrum (d.w.z. het paswoord waarmee men toegang heeft tot het intranet). Het derde veld wordt automatisch opgevuld (hierin komt VUBEUR).
____________________________________________________________________________________________________ FA/NV handleiding directe factuen – pagina 1 update 27/05/2011
Links in de toepassing verschijnen de functies waar men toegang voor heeft. De toegang wordt geregeld via het menu ‘beheer’ (zie hiervoor de aparte handleiding ‘beheer delegaties’).
Afhankelijk van de toelating kan men in RAPTOOLS: -
onkosten inbrengen (via het menu onkosten)
-
directe facturen inbrengen (ook via het menu onkosten)
-
bestellingen ingeven (via procurement)
-
budgetten consulteren (via budgetconsultaties)
-
het beheer doen van delegates en assistenten (via beheer)
Onder ‘Afmelden’ kan men uitloggen. In deze handleiding gaan we verder in op het inbrengen van facturen.
____________________________________________________________________________________________________ FA/NV handleiding directe factuen – pagina 2 update 27/05/2011
Wat zijn directe facturen? Kenmerken van directe facturen: -
De factuur bedraagt maximum 3500 Euro exclusief BTW. Aankopen boven de 3500 Euro moeten gebeuren met een elektronische bestelbon via het menu procurement. Het zijn facturen waarbij de goederen/diensten zijn aangekocht zonder elektronische bestelbon via de aankoopdienst. De facturatie is gebeurd op naam en adres van Vrije Universiteit Brussel en niet ten persoonlijke titel. De factuur is van een leverancier met een Belgisch BTW nummer. 1 Voor deze aankopen dient de budgethouder de conformiteit met de wetgeving op het ARAB en de richtlijnen van de dienst Preventie na te gaan.
Wie kan directe facturen invoeren? In Raptools kunnen facturen ingevoerd worden door: - een personeelslid - een budgethouder - de assistent van de budgethouder - de volmachthouder van de budgethouder - de delegate van de budgethouder Voor meer info over de inhoud van deze profielen verwijzen wij naar de handleiding autorisaties.
Aan wie kan een directe factuur betaald worden? Normaal gezien wordt een directe factuur betaald aan een leverancier (in RAPTOOLS wordt dit een partner genoemd). Uitzonderlijk is het mogelijk dat de factuur persoonlijk wordt voorgefinancierd en dat de factuur dus niet aan de leverancier maar aan de aanvrager moet worden terugbetaald. Opgelet ! Deze optie is maar van toepassing als de factuur geadresseerd is aan Vrije Universiteit Brussel en opgemaakt is op een VUB adres met vermelding van het BTW nummer van de VUB. Wanneer de factuur geadresseerd is aan het persoonlijk adres moet er gewerkt worden via RAPTOOLS – onkosten. Het goedkeuringstraject bij het invoeren van een factuur Schematisch : - invoer onkostennota → automatische mail naar budgethouder om goed te keuren - goedkeuring door budgethouder→ automatische mail naar invoerder met verwijzing naar goedgekeurde factuur (pdf) - invoerder print de pdf, voegt de factuur toe en stuurt alles op met de binnenpost naar de financiële administratie. - De Financiële Administratie kijkt de factuur na en keurt goed - De factuur worden in betaling gezet - De factuur wordt ingescand en is zichtbaar in de budgetconsultatie 1
Buitenlandse facturen kunnen (voorlopig) niet verwerkt worden in RAPTOOLS en moeten zoals in het verleden met een betalingsopdracht aan de financiële administratie worden overgemaakt. ____________________________________________________________________________________________________ FA/NV handleiding directe factuen – pagina 3 update 27/05/2011
Toelichting Als een factuur worden ingebracht door een personeelslid dan mag een budget (PKC), indien gekend, worden ingevuld. Indien niet gekend kan de volgende schakel in de goedkeuringsprocedure, de assistent of de volmachthouder/delegate, de PKC altijd aanvullen. Nadat de assistent/volmachthouder/delegate de PKC heeft aangevuld gaat de factuur elektronisch naar de budgethouder voor goedkeuring. Het is ook mogelijk dat de assistent/volmachthouder/delegate de factuur onmiddellijk inbrengt, zonder tussenkomst van het personeelslid. Na goedkeuring door de budgethouder ontvangt de invoerder (personeelslid, assistent, volmachthouder/delegate) een mail met verwijzing naar de goedgekeurde factuur (pdf). Op dit moment kan de invoerder de pdf printen en de factuur bijvoegen. Er mogen geen nietjes of paperclips worden gebruikt (dit is nodig om achteraf vlot de stukken te kunnen inscannen). De pdf en de factuur moeten met de binnenpost opgestuurd worden naar de financiële administratie. Na de goedkeuring door de budgethouder wordt de factuur elektronisch doorgestuurd naar de projectbeheerder op de financiële administratie. De projectbeheerder toetst de factuur af met de elektronische registratie. Is de factuur in orde, dan keurt de projectbeheerder de factuur goed. De factuur wordt in betaling gezet rekening houdend met de betalingscondities van VUB.. Als de factuur wordt ingebracht door de volmachthouder/delegate, moet er niet meer worden goedgekeurd door de budgethouder, omdat de volmachthouder/delegate identieke rechten heeft als de budgethouder. Hoe directe facturen invoeren ? Kies het menu ‘Onkosten’
____________________________________________________________________________________________________ FA/NV handleiding directe factuen – pagina 4 update 27/05/2011
Binnen dit menu kan men kiezen voor een aantal mogelijkheden: -
invoeren onkosten personeelsleden/derden (zie hiervoor de aparte handleiding onkosten) aanvullen/valideren onkosten (zie hiervoor de aparte handleiding onkosten) overzicht onkosten (zie hiervoor de aparte handleiding onkosten) goedkeuren onkosten (zie hiervoor de aparte handleiding onkosten)
-
invoeren directe facturen aanvullen/valideren facturen goedkeuren facturen overzicht directe facturen
Kies ‘invoeren directe facturen’. Men komt dan terecht in volgend invoerscherm:
Gedeelte budgetinformatie: Veld budgethouder: kies de budgethouder op wiens PKC de factuur moet ten laste komen. Men kan kiezen uit een lijst waarin alle budgethouders (alfabetisch) opgenomen zijn door te drukken op het grijze vierkantje met de drie puntjes achter het veld. Veld aanvrager: dit is de persoon die de aanvraag tot betaling van de factuur doet. Veld project: kies een project dat aan de budgethouder is gekoppeld door te drukken op het grijze vierkantje met de drie puntjes achter het veld. ____________________________________________________________________________________________________ FA/NV handleiding directe factuen – pagina 5 update 27/05/2011
Veld kostenplaats: kies een kostenplaats die aan de budgethouder is gekoppeld door te drukken op het grijze vierkantje met de drie puntjes achter het veld. Veld categorie: kies altijd de categorie werking. Opgelet! Per factuur kan maar één project/kostenplaats (PKC) gekozen worden. Gedeelte factuurhoofding : Veld BTW nummer/naam : typ - ofwel in het eerste veld het BTW nummer van de firma (dit begint steeds met een ‘nul’) zonder koppeltekens. Je kan zoeken door een gedeelte van het BTW nummer in te typen en dan te drukken op het grijze vierkantje met de drie puntjes achter het veld: de corresponderende leveranciers worden getoond; - ofwel de naam of een aantal letters van de naam van de leverancier in het tweede veld en dan te drukken op het grijze vierkantje met de drie puntjes achter het veld: de corresponderende leveranciers worden dan getoond.
Selecteer de juiste leverancier door te dubbelklikken; automatisch wordt nu het veld partner en de naam van de firma opgevuld. Opgelet! Indien de leverancier niet gekend is in het systeem, moet men de partner eerst laten aanmaken door de financiële administratie. Stuur hiervoor een mail naar
[email protected] . Vermeld in de mail de naam van de firma, adres, BTW nummer en bankrekeningnummer. Veld factuurnummer leverancier: vul het factuurnummer in dat de leverancier op zijn factuur heeft vermeld.
____________________________________________________________________________________________________ FA/NV handleiding directe factuen – pagina 6 update 27/05/2011
Opgelet! Het factuurnummer wordt gebruikt in de omschrijving van de betaling naar de leverancier toe. Het is dus een zeer belangrijk gegeven omdat de leverancier aan de hand van dit nummer kan zien welke factuur wordt betaald. Veld gestructureerde mededeling: men kan een gestructureerde mededeling ingeven als die op de factuur is vermeld. Als het veld is ingevuld wordt de gestructureerde mededeling gebruikt in de omschrijving van de betaling naar de leverancier toe. Veld factuurdatum: typ de factuurdatum van de factuur in volgens het aangegeven formaat (DD/MM/JJJJ) of druk op het grijze vierkantje achteraan het veld: een kalender verschijnt waarop je de factuurdatum kan selecteren. Na het intypen van de factuurdatum wordt automatisch het veld vervaldatum opgevuld (dit veld wordt beheerd door de financiële administratie en is niet aanpasbaar door de gebruiker). Veld totaal (incl. BTW): typ het totaal bedrag van de factuur in inclusief BTW. Gedeelte detail factuurlijn :
Veld element: kies een algemene omschrijving die het meest aansluit bij de factuur. Door te drukken op het pijltje achter het veld wordt de lijst van elementen getoond waaruit je moet kiezen. Opgelet: kies een element met een BTW percentage dat overeenkomt met het BTW percentage dat vermeld is op de factuur (0%,6%,12% of 21%). Opgelet: als er op de factuur verschillende BTW percentages worden vermeld, moeten detaillijnen per BTW percentage aangemaakt worden. ____________________________________________________________________________________________________ FA/NV handleiding directe factuen – pagina 7 update 27/05/2011
Meerdere detaillijnen zijn ook nodig indien er een korting wordt toegekend of een bedrag in mindering van de factuur wordt gebracht. Er moet dan een detaillijn in plus en in min ingevoerd worden. Veld omschrijving: deze omschrijving is achteraf consulteerbaar op de PKC. In het veld bedrag excl. BTW vul je per lijn die op de factuur staat het bedrag in exclusief BTW. Druk nu op de button toevoegen aan factuur. Achter de schermen zorgt de koppeling van het BTW percentage (van het gekozen element) met de PKC (PKC met recupereerbare BTW of niet recupereerbare BTW of gedeeltelijk recupereerbare BTW) ervoor dat het BTW bedrag dat ten laste moet gelegd worden op de PKC automatisch berekend wordt. Naar de leverancier toe wordt de BTW berekend zonder rekening te houden met de al dan niet recupereerbaarheid. De detaillijn verschijnt nu onderaan in het overzicht van de factuurlijnen:
Herhaal de invoer van detail factuurlijn indien nodig. Zijn alle detaillijnen ingegeven vink dan de verklaring aan ‘Ik verklaar dat dit bedrijfskosten zijn eigen aan de uitoefening van mijn functie aan de VUB’. Als deze verklaring niet is aangevinkt zal de factuur niet kunnen worden doorgestuurd! Druk dan op de button factuur doorsturen. RAPTOOLS berekent of het totaal bedrag van de detaillijnen klopt met het ingebrachte totaal bedrag in de factuurhoofding. ____________________________________________________________________________________________________ FA/NV handleiding directe factuen – pagina 8 update 27/05/2011
Is de afwijking groter dan 0,05 Euro (0,05 Euro is de maximum afronding ten gevolge van de berekening van het BTW bedrag) dan zal een boodschap getoond worden dat de factuur niet kan geboekt worden. In dat geval heeft men waarschijnlijk een verkeerd element gekozen of heeft men een bedrag verkeerd ingegeven. Een detaillijn aanpassen kan door te dubbelklikken op het icoon (blauw schrijfblad met potlood) vooraan de detaillijn. Hierdoor wordt de lijn opnieuw opgehaald in het gedeelte detail factuurlijn en kan men de aanpassing doen. Als het totaal van het bedrag in de factuurhoofding klopt met de detaillijnen komt men terecht in volgend scherm:
Men heeft nu de keuze: - om de factuur aan de leverancier te betalen; - of de factuur moet worden terugbetaald aan de budgethouder of aan een personeelslid. Als aan de leverancier moet worden betaald, wordt het rekeningnummer van de leverancier automatisch getoond. Als aan de budgethouder moet worden betaald, wordt het rekeningnummer van de budgethouder automatisch getoond. Als aan een personeelslid moet worden betaald, moet het rekeningnummer van het personeelslid worden ingevoerd, waarna het systeem bij herkenning de gegevens van het personeelslid ophaalt en toont.
____________________________________________________________________________________________________ FA/NV handleiding directe factuen – pagina 9 update 27/05/2011
Opgelet! Indien een rekeningnummer niet bekend is in het systeem dan moet dit eerst aangemaakt worden. Stuur hiervoor een mail naar
[email protected]. Vermeld in deze mail de naam/voornaam, adres, en bankrekeningnummer van de begunstigde. Na de keuze aan wie de factuur moet betaald worden druk je op de button doorsturen. Automatisch wordt nu een mail verstuurd naar de assistent om de factuur aan te vullen/valideren (als er een assistent is aangeduid). Voor meer details over aanvullen/valideren zie verder in de handleiding.
____________________________________________________________________________________________________ FA/NV handleiding directe factuen – pagina 10 update 27/05/2011
Als de aanvrager = assistent = budgethouder is de factuur meteen goedgekeurd. Er verschijnt dan volgende boodschap:
Als aanvrager en goedkeurder verschillende personen zijn, ontvangt de goedkeurder een mail met de vraag om goed te keuren:
____________________________________________________________________________________________________ FA/NV handleiding directe factuen – pagina 11 update 27/05/2011
Hoe onkosten aanvullen/valideren ? Als de aanvrager bij het invoeren van de factuur een assistent heeft aangeduid, dan wordt de assistent hiervan op de hoogte gebracht door een mail met de boodschap: ‘Er werden facturen naar u doorgestuurd ter aanvulling/validatie’. Wat is valideren? Deze functie is ingebouwd omdat sommige budgethouders prefereren dat eerst de assistent de factuur bekijkt en valideert vooraleer de rekeninghouder zijn goedkeuring geeft. Via het menu ‘Onkosten - aanvullen/valideren facturen’ kan de assistent de ingevoerde factuur bekijken: - wanneer de assistent is aangeduid voor meerdere PKC’s, kan de assistent via deze functie de PKC wijzigen indien de factuur niet zou thuishoren op de gekozen PKC; - wanneer de assistent is aangeduid voor slechts één PKC en de fastuur hoort hier niet op thuis is er geen andere mogelijkheid dan de factuur te weigeren (de assistent kan immers geen andere PKC selecteren want er zijn maar beperkte rechten). In geval van weigering ontvangt de aanvrager een mail dat de factuur is geweigerd alsook reden van weigering. De knop accepteren houdt in dat de assistent de factuur heeft bekeken (gevalideerd) en betekent dus niet dat de factuur is goedgekeurd! Na de validering gaat de nota naar de budgethouder of zijn delegate/volmachthouder voor goedkeuring. Wat is aanvullen? Wanneer de aanvrager bij het invoeren van de factuur het project en de kostenplaats niet heeft ingevuld zal de assistent deze moeten aanvullen.
____________________________________________________________________________________________________ FA/NV handleiding directe factuen – pagina 12 update 27/05/2011
Hoe facturen goedkeuren ? De goedkeurder (dit is de budgethouder of zijn volmachthouder/delegate) heeft volgende mail ontvangen:
Het goedkeuren van de onkosten gebeurt via het menu: Onkosten – ‘Goedkeuren Directe facturen’.
____________________________________________________________________________________________________ FA/NV handleiding directe factuen – pagina 13 update 27/05/2011
In het overzicht worden de goed te keuren facturen getoond. Door te klikken op het icoontje van de nota vooraan aan de lijn wordt het detail van de factuur zichtbaar:
____________________________________________________________________________________________________ FA/NV handleiding directe factuen – pagina 14 update 27/05/2011
De factuur kan nu aangepast (via het icoontje vooraan de lijn – klik na de aanpassing op bewaren), of geweigerd worden. Als de factuur geweigerd wordt moet altijd een reden wordt meegegeven. Via de knop terug naar overzicht gaat men terug naar het overzicht waar men de lijn kan accepteren (dwz goedkeuren). Na de goedkeuring verdwijnt de lijn uit het overzicht. Van zodra de factuur is goedgekeurd of verworpen, krijgt de aanvrager een mail. In geval van goedkeuring krijgt de aanvrager volgende mail gestuurd:
De aanvrager moet nu het (pdf) rapport van de factuur dat in de mail is toegevoegd printen en samen met de factuur via de binnenpost opsturen naar de financiële administratie. Opgelet: als de budgethouder = begunstigde van de factuur moet de pdf bijkomend gehandtekend worden door de hiërarchische meerdere van de budgethouder. Ter info: omdat de originele documenten wettelijk verplicht op de financiële administratie moeten worden bijgehouden, moeten de doorgestuurde facturen originele documenten zijn, dus geen copies. Scans zijn ook geen optie.
____________________________________________________________________________________________________ FA/NV handleiding directe factuen – pagina 15 update 27/05/2011
Wat gebeurt er nadat de originele factuur is opgestuurd naar de financiële administratie? Op de financiële administratie vergelijkt de projectbeheerder de elektronische inbreng van de invoerder met de opgestuurde factuur. Als de gegevens in orde zijn, geeft de projectbeheerder zijn goedkeuring en wordt de factuur automatisch in betaling gezet voor de vervaldag zoals aangegeven in het veld vervaldatum. Na boeking scant de financiële administratie de factuur in. De scan kan bekeken worden in de consultatie van de budgetten (zie aparte handleiding) onder het boekingsnummer van het document (DFAC + nummer). Hoe krijg je een overzicht van de ingebrachte directe facturen ? Via het menu ‘onkosten - overzicht directe facturen’. Het overzicht is consulteerbaar door alle personen die rechten hebben op de PKC van de rekeninghouder (rekeninghouder, assistent, gevolmachtigde, delegate). In het overzicht directe facturen is selectie mogelijk op basis van verschillende criteria (witte velden) : - budgethouder - van datum/ tot datum - boekjaar - project - kostenplaats - BTW nummer/naam - Partner - Documentnummer (DFAC ….)
____________________________________________________________________________________________________ FA/NV handleiding directe factuen – pagina 16 update 27/05/2011
Door bijvoorbeeld alleen het veld budgethouder in te vullen bekomt en te drukken op de knop selecteren bekomt men volgend overzicht:
____________________________________________________________________________________________________ FA/NV handleiding directe factuen – pagina 17 update 27/05/2011
Het overzicht kan gesorteerd worden door te klikken op de blauwe titels bovenaan de kolommen (vb. leverancier, project, bedrag,…). Voorbeeld: door te klikken op ‘totaal bedrag’ wordt het overzicht van de onkosten gesorteerd van het laagste bedrag naar het hoogste bedrag. In het overzicht, kan je in de kolom status zien of het document ingegeven is of geboekt . Indien de status geboekt is wil dat zeggen dat de directe factuur verwerkt is op de financiële administratie. De factuur is dan nog niet noodzakelijk betaald: de betaling hangt af van de vervaldatum van de factuur. Hoe kan ik het overzicht van de ingebrachte directe facturen exporteren ? Het overzicht van de directe facturen kan geëxporteerd worden naar excel via de knop export naar excel onderaan het overzicht. De export ziet eruit als volgt:
____________________________________________________________________________________________________ FA/NV handleiding directe factuen – pagina 18 update 27/05/2011