Handleiding urenregistratie ZZP digitaal invoeren

Handleiding urenregistratie ZZP digitaal invoeren Beste ZZP’er, Deze handleiding beschrijft hoe je jouw maandstaat met gewerkte uren en eventuele zakelijke kilometers digitaal kunt inleveren bij je opdrachtgever. Aangeboden uren en zakelijke kilometers worden tevens digitaal door je opdrachtgever goedgekeurd. Maandelijks, na je laatste werkdag in die betreffende maand, lever je alle gewerkte uren en eventuele zakelijke kilometers digitaal in om hiermee de urenstaat ter goedkeuring aan te bieden bij de opdrachtgever. Als je meerdere projecten hebt, dienen alle uren van ieder project afzonderlijk te worden verantwoord om daarna gezamenlijk te worden ingeleverd bij de betreffende opdrachtgevers. Hieronder wordt het uren invoeren en inleveren samengevat in 3 stappen.

Uren invoeren in 3 stappen: 1) De urenstaat openen    

Na inloggen in de portal kom je automatisch in het ‘overzichtsscherm’ Selecteer de maand waarin je uren wilt schrijven Met de icoontjes << en >> blader je door de maanden heen en terug Klik achter de door jouw gewenste maandregel op ‘open’

Normaal gewerkte uren invoeren    

Kies het project waarvoor je uren wilt schrijven. Deze rij staat standaard toegevoegd Klik op het icoon ‘potlood’ om de urenregel te openen Schrijf de gewerkte uren op de dagen die je hebt gewerkt Klik op het icoon ‘diskette’, welke verschijnt in plaats van het icoon ‘potlood’, om de uren op te slaan

Invoeren zakelijke kilometers      

Start vanaf de rij die begint met een zwarte plus. Let op! Klik nog niet op de plus Kies onder ‘Klantnaam’ voor het project en onder ‘Werksoort’ voor ‘Kilometers zakelijk’ Klik op de zwarte plus om de rij toe te voegen Klik op het icoon ‘potlood’ om de regel te openen Voer de zakelijke kilometers in. Vermeld een korte omschrijving in het notitieveld Klik op het icoon ‘opslaan’

2) Urenstaat inleveren 

Klik op ‘Inleveren’ om de urenstaat te sluiten en ter goedkeuring aan te bieden bij de opdrachtgever. De urenstaat wordt dan ter verwerking gesloten en is niet meer te wijzigen zonder tussenkomst van de Maandag® HR Servicedesk. Zorg dus dat je alles volledig hebt ingevuld voordat je op de knop ‘inleveren’ klikt.

3) Indien van toepassing corrigeren afgekeurde uren      

Is de urenstaat al ingeleverd, laat deze dan openzetten door de Maandag® HR Servicedesk Verwijder de afgekeurde uren, of laat deze verwijderen door de Maandag® HR Servicedesk Vul de juiste uren opnieuw in door een nieuwe rij toe te voegen met de gewenste werksoort Klik op de zwarte plus om de rij toe te voegen Klik op het icoon ‘potlood’ om de regel te openen en de uren opnieuw in te voeren Klik op het icoon ‘opslaan’



Klik op ‘Inleveren’ om de gecorrigeerde uren ter goedkeuring aan te bieden

!! Het goedkeuringsproces is afgerond zodra alle ingeleverde uren en zakelijke kilometers digitaal zijn goedgekeurd door de opdrachtgever en de uren groen gekleurd zijn !! 1

Handleiding urenregistratie ZZP digitaal invoeren

Inhoudsopgave Uren invoeren in 3 stappen: ..................................................................................................................... 1 1)

2)

Invoeren gewerkte uren en zakelijke kilometers ............................................................................... 3 1.1

Inloggen urenportal ................................................................................................................... 3

1.2

Gewerkte uren invoeren ............................................................................................................. 5

1.3

Invoeren ORT ............................................................................................................................. 7

1.4

Invoeren zakelijke kilometers .................................................................................................... 8

Inleveren van uren en zakelijke kilometers ....................................................................................... 9 2.3

3)

Corrigeren afgekeurde uren en zakelijke kilometers .................................................................. 9

Status urenverwerkingsproces ........................................................................................................ 10 3.1

De kleurencodering in de urenstaat: ........................................................................................ 10

3.2

De status urenverwerking op het overzichtscherm, deel 1 ....................................................... 11

3.2

De status urenverwerking op het overzichtscherm, deel 2 ....................................................... 12

4)

Reversed Billing .............................................................................................................................. 13

5)

Contactinformatie ........................................................................................................................... 14

2


1) 1.1

Invoeren gewerkte uren en zakelijke kilometers Inloggen urenportal

Let op!  Voor het urenregistratie systeem, heb je als internetbrowser Microsoft Internet Explorer versie 8 of hoger nodig.  De urenstaat (PDF bestand) openen kan met Adobe Reader versie 8.2.1 of hoger. Let op! De urenstaat kan niet gebruikt worden om uren te accorderen. Dit gebeurt enkel nog digitaal. Je kunt de urenstaat nog wel voor je eigen administratie afdrukken. Ga naar de Maandag® Urensite: http://uren.maandag.nl Klik op ‘naar de ZZP Portal’ Onderstaand venster verschijnt:

Log in met de inloggegevens die je per mail toegestuurd hebt gekregen:  De gebruikersnaam start altijd met ‘TLUSR’ gevolgd door een 7-cijferig identificatienummer, bijvoorbeeld TLUSR0123456 of TLUSR0012345.  Ben je het wachtwoord vergeten of blokkeert het inloggen? Laat het wachtwoord resetten door de Maandag® HR Servicedesk via telefoonnummer 0299405469 of via [email protected]  Wil je je wachtwoord wijzigen? Dit kan nadat je voor de eerste keer bent ingelogd in de portal.

3

Handleiding urenregistratie ZZP digitaal invoeren Zodra je bent ingelogd, verschijnt onderstaande startpagina, het ‘overzichtsscherm’:

1

2

3

Vanaf het overzichtsscherm kan er met behulp van drie iconen naar verschillende vensters genavigeerd worden. Met behulp van de vensters kunnen: (1) De urenstaten ingevuld en ingeleverd worden; (2) Reeds ingeleverde en geaccordeerde uren bekeken worden. Het venster (3) reserveringen is niet voor toepassing op jouw als ZZP’er, omdat er geen salarisbetaling maar een factuurbetaling plaatsvindt.

4

Handleiding urenregistratie ZZP digitaal invoeren 1.2

Gewerkte uren invoeren

Klik op ‘urenstaten’ om uren in te voeren

Selecteer de in te voeren maand. Door middel van de buttons kunnen de vorige of volgende maanden geselecteerd worden. Klik vervolgens achter de juiste maand op ‘open’.

Er opent nu een urenstaat. In deze urenstaat worden voor de gehele maand de uren en zakelijke kilometers ingevoerd.

Let op: de uren worden per kalendermaand ingevuld en ingeleverd. Facturering per week is niet mogelijk. Reversed Billing facturen worden altijd opgemaakt over de eerste tot de laatste gewerkte dag in dezelfde maand.

5

Handleiding urenregistratie ZZP digitaal invoeren Onder het tabblad ‘Uren’ worden de in die maand lopende projecten weergegeven. Uren worden dus per project ingevoerd. Betekenis van de kolommen: Onder de kolom ‘Klantnaam’ wordt de opdrachtgever weergegeven. Onder de kolom ‘Project’ wordt de functienaam van het project weergegeven. Onder de kolom ‘Werksoort’ wordt weergegeven welk type uren er worden invoeren. Voor normaal gewerkte uren kies je ‘Gewerkte Uren’. Andere werksoorten zijn overwerkuren of ORT. (zie 1.3 ‘invoeren overwerk of ORT’ om deze werksoorten te schrijven). Verder zie je alle kalenderdagen van die week. De weekenden zijn grijs gekleurd voor meer overzicht. Ook feestdagen zijn grijs gekleurd. 1. -

Een nieuwe regel aanmaken: Selecteer onder de kolom ‘Project’ de toe te voegen projectnaam. Kies onder ‘Werksoort’ de gewenste urensoort. Klik op de ‘Zwarte Plus’ om de regel toe te voegen.

2. Uren schrijven in een (nieuw aangemaakte) urenregel: - Klik op het ‘Zwarte Potlood’ om de regel te openen. - (Klik op het ‘Zwarte Kruis’ om de regel te verwijderen).

-

Vul het aantal gewerkte uren per dag in, waarbij een kwartier als 0,25 wordt ingevuld, een half uur als 0,5 en drie kwartier als 0,75. Let op dat je komma’s gebruikt en geen punten. Klik op ‘Opslaan’ (icoontje van een diskette) om de uren op te slaan. Let op! Niet opgeslagen uren gaan verloren en moeten opnieuw worden ingevuld. (Klik om ‘Annuleren’ indien je de regel wilt verwijderen zonder op te slaan)

6


Invoeren ORT

Wil je onregelmatigheidsuren (ORT) schrijven op een project, dan voeg je hiervoor een nieuwe projectregel toe met een nieuwe urensoort.   

Selecteer onder ‘Project’ met behulp van het drop-down menu het juiste project Selecteer onder ‘Werksoort’ het percentage ORT dat je wilt schrijven. Klik vervolgens op de zwarte plus om de rij toe te voegen.

De nieuwe regel is nu toegevoegd. Klik op het icoon ‘Potlood’ om de regel te openen en uren te schrijven. De uren opslaan doe je met het icoon van de diskette.

7


Invoeren zakelijke kilometers

Indien je recht hebt op een vergoeding voor gereden zakelijke kilometers, kun je deze ook in de urenportal invoeren. Zakelijke kilometers worden ingevoerd door onder ‘Klantnaam’ voor de opdrachtgever te kiezen en onder ‘Werksoort’ voor ‘Kilometers Zakelijk’. Onder zakelijke kilometers worden de gereden ritten verstaan die je in opdracht van je opdrachtgever tijdens werktijd maakt. Hierbij geldt dezelfde werkwijze als bij het invoeren van de uren.

1. 2. 3. 4.

Druk op de plus om de rij met zakelijke kilometers toe te voegen; Druk op het icoon ‘potlood’ om de rij te openen; Vul het aantal kilometers en de omschrijving per gereden dag in; Sla de rij op met het icoon ‘diskette’.

8


2)

Inleveren van uren en zakelijke kilometers

Door op de knop inleveren te klikken, worden ingevoerde uren en eventueel ingevoerde zakelijke kilometers ter goedkeuring verzonden naar de opdrachtgever(s).

Door te klikken op ‘Inleveren’, geef je aan dat jouw urenstaat die periode volledig en correct is ingevuld. De urenstaat sluit en er kunnen geen aanpassingen meer gedaan worden, tenzij je deze laat openzetten door de Maandag® HR Servicedesk. Druk dan ook pas op ‘Inleveren’ zodra alle uren bekend zijn, op je laatste werkdag van de maand of na afloop van de werkperiode die maand. Pas wanneer op inleveren is geklikt en de zowel de werkuren als eventuele zakelijke kilometers zijn geaccordeerd zijn, worden de uren in het administratiesysteem verwerkt en kan de Reversed Billing factuur opgemaakt en verzonden worden. 2.3

Corrigeren afgekeurde uren en zakelijke kilometers

Uren en zakelijke kilometers die door de opdrachtgever zijn afgekeurd, moeten gecorrigeerd worden. Het urenregistratiesysteem verstuurt je direct een email met de melding dat er uren of kilometers zijn afgewezen. In deze email staat welke uren en/of kilometers zijn afgewezen en wat de reden tot afwijzing, meegegeven door de Opdrachtgever, is. Wanneer je een melding van afkeur krijgt en het lukt zelf niet de uren aan te passen, neem dan contact op met de Maandag® HR Servicedesk. Zij zetten je urenstaat open en verwijderen eventueel de afgekeurde uren uit je urenstaat. Corrigeer de uren en lever de urenstaat opnieuw in. Je opdrachtgever kan deze dan weer digitaal keuren. !! Het accorderingproces is afgerond, zodra alle ingevulde uren en eventuele zakelijke kilometers zijn goedgekeurd door je opdrachtgever(s). De uren kleuren dan groen. !!

9


3)

Status urenverwerkingsproces

Het verloop van het urenverwerkingsproces wordt op 2 manieren weergegeven: 1. Met kleuren in de urenstaten 2. In het overzichtsscherm op de startpagina.

3.1

De kleurencodering in de urenstaat:

   

Grijs: De uren zijn nog niet ingeleverd en kunnen nog aangepast worden. Oranje: De uren zijn ingeleverd en wachten op accordering. Aanpassing is niet meer mogelijk. Groen: De ingeleverde uren zijn goedgekeurd. Rood: De ingeleverde uren zijn afgekeurd en moeten gecorrigeerd worden.

Zie onderstaande voorbeelden: Na inleveren kleuren de uren oranje. De uren zijn dan ter accordering aangeboden aan de opdrachtgever(s).

De rode uren zijn afgewezen en moeten gecorrigeerd worden. De groene uren zijn goedgekeurd.

Voor zakelijke kilometerdeclaraties geldt hetzelfde. Oranje is aangeboden, rood is afgekeurd en groen is goedgekeurd.

10


De status urenverwerking op het overzichtscherm, deel 1

Klik op ‘Overzichtscherm’ om vanuit de urenstaat naar het overzichtscherm te gaan

In het overzichtsscherm, vind je de actuele status van de ingeleverde uren:

Onder de kolom ‘Status’ wordt de status van de urenstaat weergegeven. De urenstaat kan verschillende statussen hebben: 

Het veld is leeg Indien er niets vermeld staat, is de urenstaat voor deze periode nog nooit geopend.



U.10 - Invoer De urenstaat staat open voor invoer en is al eerder geopend. Er zijn eventueel uren ingevoerd die verder aangevuld kunnen worden, maar deze zijn nog niet ingeleverd.



U.20 - Controleren De urenstaat is ingeleverd en staat ter controle klaar bij de opdrachtgever(s). Zodra alle uren in de urenstaat digitaal zijn goedgekeurd, verandert de status naar U.40. Heb je meerdere projecten, dan dienen alle gewerkte uren op alle projecten volledig goedgekeurd te zijn om de status ‘Geboekt’ te krijgen.



U.40 - Geboekt De urenstaat is volledig geaccordeerd door de opdrachtgever(s) en daarmee geboekt in het Maandag® systeem. De uren kunnen verwerkt worden voor opmaak van de Reversed Billing factuur.



U.25 – Extra controle Wanneer een urenstaat na accordering extra gecontroleerd wordt door onze administratie, krijgt deze de status ‘Extra Controle’. Deze extra controle vindt plaats op dezelfde dag dat de uren geaccordeerd zijn en levert geen vertraging op voor het facturatieproces. Mocht er na de controle een fout gevonden worden in de urenstaat, dan wordt je hier door de administratie op geattendeerd zodat je de urenstaat kunt aanpassen.

11


De status urenverwerking op het overzichtscherm, deel 2

Naast de kolom ‘Status’, vind je in het overzichtsscherm ook kolommen om de actuele voortgang van de urenstaat in één oogopslag te kunnen zien. De statussen ‘Goedkeuring nodig, Ingeleverd, Goedgekeurd en Afgekeurd’ geven de voortgang van ingeleverde uren en/of zakelijke kilometers weer, zonder de urenstaat te hoeven openen.



Goedkeuring nodig Onder ‘Goedkeuring nodig’ verschijnt een vinkje zodra de uren en/of zakelijke kilometers zijn ingeleverd, maar nog geaccordeerd moeten worden door de opdrachtgever(s).



Ingeleverd Onder ‘Ingeleverd’ verschijnt een vinkje zodra de uren door jou zijn ingeleverd ter accordering, maar nog niet zijn goedgekeurd.



Goedgekeurd Onder ‘Goedgekeurd’ verschijnt een vinkje indien alle ingeleverde uren en/of zakelijke kilometers zijn goedgekeurd.



Afgekeurd Onder ‘Afgekeurd’ verschijnt een vinkje indien er uren zijn afgekeurd, welke gecorrigeerd moeten worden. Hierover heb je dan inmiddels bericht ontvangen met meer informatie over de reden van afkeuring.

12


4)

Reversed Billing

Bij Maandag® werken wij met Reversed Billing. Dit houdt in dat jij als ZZP’er geen factuur aan ons stuurt, maar dat wij deze automatisch voor jou opmaken zodra de uren geaccordeerd zijn. Dit levert voor beide partijen een vermindering van administratieve lasten op. Voor Maandag® werkt reversed billing efficiënter omdat we hierdoor de factuur automatisch kunnen verwerken en daarmee tijd besparen. Maandag® ziet het bovendien als een extra service richting jou als ZZP’er. Immers Maandag® factureert en jij kunt deze factuur verwerken in de eigen administratie alsof het een door jezelf opgestelde factuur betreft. Daarbij komt dat je bij ontvangst van de factuur weet dat deze bij ons in het systeem gegarandeerd verwerkt is. Uiterlijk een werkdag na het accorderen van de uren, ontvang je de Reversed Billing factuur per mail toegestuurd.

Veelgestelde vragen Vraag: Antwoord:

Mag reversed billing van de Belastingdienst? Ja dit mag. De reversed billing factuur moet voldoen aan alle in of krachtens de wet gestelde eisen. Wij hebben de opzet en inhoud van de reversed billing factuur volledig hierop aangesloten. Zo gebruiken wij voor iedere ZZP’er een eigen unieke factuurnummerreeks. Ook staan de naam- en adresgegevens van jouw bedrijf op de factuur alsmede het btw- en Kamer van Koophandel nummer.

Vraag:

Hoe moet ik de nummerreeks van Maandag® afstemmen met mijn eigen nummerreeks? Je kunt de nummerreeks van Maandag® voor jouw facturen opnemen in de eigen administratie. Het is namelijk toegestaan om meerdere opeenvolgende nummerreeksen te hanteren binnen één administratie.

Antwoord:

Vraag: Antwoord:

Ik wil toch mijn eigen factuur blijven maken, kan dit? Dat kan. Echter, stuur deze factuur niet naar Maandag® maar houdt deze in je eigen administratie. Zorg er wel voor dat de factuur qua uren, tarief, omzet en omzetbelasting aansluit op de reversed billing factuur die je van Maandag® ontvangt. Maandag® zal bij de betaling verwijzen naar de reversed billing factuur. Het vergt dus wel enige afstemming in je eigen administratie.

Vraag: Antwoord:

Wat kan ik doen als ik het niet eens ben met de reversed billing factuur? Dan kun je het probleem kenbaar maken via [email protected]. Vermeld het factuurnummer en het gegeven waarmee je het oneens bent en het probleem wordt direct in behandeling genomen.

Vraag: Antwoord:

Wat is de betalingstermijn op de reversed billing factuur? Maandag® betaalt de factuur nog conform de afgesproken betalingstermijn zoals vermeld in de overeenkomst van opdracht. Dit is voor ZZP’ers 14 dagen na factuurdatum zoals vermeld op de reversed billing factuur.

13


5)

Contactinformatie



Maandag® HR Servicedesk Bereikbaar van maandag t/m vrijdag tussen 8.30 uur tot 17.00 uur T: 0299 – 405 469 E: [email protected]



Maandag® Freelanceadministratie (bij vragen over de ontvangen Reversed Billing factuur) E: [email protected]

14

Handleiding urenregistratie ZZP digitaal invoeren

Recommend Documents