Handleiding invoeren patiëntgegevens Simple Session
januari 2013
Inhoudsopgave 1
Woord vooraf ................................................................................................................... 3
2 2.1 2.2 2.3
Systeemeisen ................................................................................................................... 3 Browser........................................................................................................................................3 Beveiligde website .......................................................................................................................3 Pop-upblokkering ........................................................................................................................3
3.1 3.2
Inloggen ........................................................................................................................... 4 Inloggen .......................................................................................................................................4 Wachtwoord vergeten / aanvragen nieuw password .................................................................5
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6
Gegevens invoeren ........................................................................................................... 8 Invoeren nieuwe patiënt .............................................................................................................9 Aanmaken records per tumor/verrichting/ziektebeeld etc. .................................................... 11 Opslaan gegevens en einde programma .................................................................................. 12 Zoeken bestaande patiënt ........................................................................................................ 13 Tips voor het invoeren van gegevens ....................................................................................... 14 Knoppen / functies ................................................................................................................... 15
3
4
2
1
Woord vooraf
De DICA kent verschillende audits, maar het invoeren en muteren van patiëntgegevens gaat altijd op dezelfde manier. De afbeeldingen in deze handleiding betreffen steeds de QRNS, maar in werkelijkheid zal in plaats van QRNS de naam van uw audit staan, zoals DSCA, DUCA, NBCA, DLSA, EPSA, DPCA, DLRA, DMTR of DSAA. Deze handleiding beschrijft slechts het invoeren van patiëntgegevens via 'Data Entry'. Voor sommige audits geldt dat ook gekozen kan worden voor het invoeren via web formulieren, maar daarvoor verwijzen we u naar de betreffende handleiding.
2 2.1
Systeemeisen Browser
Het invoeren van patiëntgegevens verloopt via internet; om dit kunnen doen dient u te beschikken over een webbrowser. De registratie is geoptimaliseerd voor Internet Explorer, versie 6.0 of hoger. Werkt u met een andere browser, dan werken niet alle functies optimaal en kunnen lay-out-problemen optreden.
2.2
Beveiligde website
Aangezien u patiëntgegevens vastlegt, dient zorgvuldig omgegaan te worden met de toegang. De website, vanwaar de audit gestart wordt, moet aangemerkt worden als een vertrouwde website. Bij Internet Explorer wordt dit wordt geregeld via Extra, Internetopties, Beveiliging, Vertrouwde websites. Voeg daar *.clinicalresearch.nl toe. Mochten er problemen of vragen zijn over dit deel van de registratie verzoeken wij u contact op te nemen met uw systeembeheerder.
2.3
Pop-upblokkering
Voor de DICA-audits wordt gebruik gemaakt van het programma ProMISe. Dit is een wetenschappelijke database, die geschikt is voor patiëntregistraties. ProMISe maakt gebruik van popup’s; hierdoor is het noodzakelijk om in de browser de pop-upblokkering uit te zetten, oftewel popups toe te laten. Dit regelt u bij Explorer ook via Extra, Pop-upblokkering uitschakelen. Uw systeembeheerder kan u hierbij behulpzaam zijn.
3
3 3.1
Inloggen Inloggen
Op de website van de DICA vindt u de juiste link om in te loggen. Ga naar www.clinicalaudit.nl, kies de juiste audit, bijvoorbeeld DSCA, en klik dan links in het scherm op DEELNEMERS. Via het item INVOEREN GEGEVENS komt u op de inlogpagina terecht. Bij sommige audits komt u eerst nog op een tussenpagina terecht, waarop de link naar de inlogpagina staat. Het inlog scherm ziet er als volgt uit (figuur 1). Figuur 1: inlogscherm
Links bovenin staat het menu 'Type of this session', waar men kan kiezen voor de volgende opties - All programs - Data Entry only (simplified) - Data Reports only - Predesigned Reports - SecureUploadOnly 1. U kiest hier voor ‘Data Entry only (simplified)’ (stap 1). De overige opties zijn op dit moment niet van toepassing. Rechts van dit menu staat een 2e menu 'Scope of this session'. Deze kunt u negeren. De items die hier verschijnen hangen af van de audit en de Type of session. In principe staat hier standaard de juiste keuze geselecteerd en hoeft u hier zelf dus niets te kiezen. 2. Vervolgens (stap 3) vult u achter username uw gebruikersnaam in (bijvoorbeeld dsca123ab) en achter password uw wachtwoord. Hierna klikt u op de knop 'Start Session'. Mocht u nog geen gebruikersnaam hebben, neemt u dan even contact op met de servicedesk. De contactgegevens vindt u op de DICA website www.clinicalaudit.nl. Kies de juiste audit, en dan DEELNEMERS - SERVICEDESK
4
3. Er verschijnt een tussenscherm, waar u kunt klikken op de knop 'Continue logon procedure' (zie figuur 2). Figuur 2: Confirm your e-mail address
3.2
Wachtwoord vergeten / aanvragen nieuw password
Indien u nog geen wachtwoord heeft of u bent u wachtwoord vergeten, volg dan onderstaande procedure. 1. U start op het inlogscherm. Vul uw huidige gebruikersnaam in achter username. Password laat u gewoon leeg. De gebruikersnaam bestaat uit de letters van uw audit, gevolgd door het unieke ziekenhuisnummer, gevolgd door uw persoonlijke initialen. Voorbeeld: dsca123ab 2. U klikt NIET op Start Session. In plaats daarvan klikt u op 'Click here for a new password', iets verder naar onderen (zie figuur 3). Figuur 3: Click here to get a new password
5
3. Het systeem gaat een tijdelijk wachtwoord naar u opsturen. U kunt kiezen of u dit per e-mail of per SMS wilt ontvangen. In het volgende scherm (zie figuur 4) dient u dus OFWEL uw emailadres in te vullen, OFWEL uw mobiele nummer. Klik vervolgens op de knop Request temporary password. Het e-mailadres of mobiele nummer dat u invult, dient overeen te komen met wat reeds bij ons bekend is. Eventueel kan de servicedesk voor u nakijken hoe u in het systeem geregistreerd staat. Figuur 4: E-mail OF SMS
4. Indien u ervoor gekozen heeft uw e-mailadres in te vullen, verschijnt onderstaande tekst eerst in beeld (figuur 5). Klik op OK. Figuur 5: Email sent
5. U ontvangt nu binnen enkele minuten een tijdelijk wachtwoord via een e-mail of een SMS, afhankelijk van uw keuze bij stap 3. Het tijdelijke wachtwoord bestaat uit de letters PW, gevolgd door een getal.
6
6. Het inlogscherm verschijnt weer, maar nu met twee extra invulvelden (Figuur 6). Vul de velden als volgt in: username: uw gebruikersnaam (deze is waarschijnlijk al ingevuld) password: het tijdelijke wachtwoord, dat u zojuist ontvangen heeft Your NEW password: een nieuw wachtwoord, door u bedacht Repeat your NEW password: ter controle exact hetzelfde nieuwe wachtwoord Het nieuwe wachtwoord dient minimaal 8 karakters lang te zijn en een kleine letter, een hoofdletter, een cijfer en een speciaal karakter, zoals ! @ # $ (maar geen spaties en streepjes) te bevatten. Figuur 6: Tijdelijke en nieuwe wachtwoord
7. Nadat de vier velden correct zijn ingevuld, klikt u op 'Start Session'. U bent nu ingelogd en vanaf de volgende keer kunt u met uw nieuwe wachtwoord inloggen.
7
4
Gegevens invoeren
Bovenin het scherm is standaard het menu 'Data Entry' geselecteerd. Voor het invoeren van gegevens heeft de overige menu's niet nodig. Daaronder ziet u 3 tabbladen, te weten 'Index', 'Editor' en 'Overview'. Meestal zult u alleen 'Index' en 'Editor' gebruiken. - Onder 'Index' ziet u een lijst met patiënten die in de database aanwezig zijn. Zijn er meer patiënten in de database aanwezig dan er op het scherm zichtbaar zijn, dan ontstaat er een scrollbar waarmee u door kunt scrollen naar patiënten die buiten beeld zijn bij het opstarten. - De 'Editor' gebruikt u om gegevens van een bestaande patiënt wijzigen of aan te vullen. - Met 'Overview' krijgt u een overzicht van de ingevoerde gegevens van de geselecteerde patiënt. Nadat u ingelogd bent, komt u terecht bij het tabblad waar u was toen u de vorige keer het programma verlaten hebt. Figuur 7: tabblad 'Index'
Vanuit het tabblad 'Index' scherm kunt u 2 acties uitvoeren: Een nieuwe patiënt invoeren (Create Patient-record, zie 4.1) Gegevens van een bestaande patiënt wijzigen of aanvullen (zie 4.2).
8
4.1
Invoeren nieuwe patiënt
Ga naar het tabblad 'Index'. 1. Wanneer u patiënt nog niet voorkomt in deze lijst maakt u een nieuwe patiënt aan door te klikken op de knop Create/Load Patient-record (figuur 7, pijl 1). Er verschijnt een leeg patiënten record, waar gegevens ingevoerd kunnen worden (figuur 8). Figuur 8: nieuw patiënten record
De nieuwe patiënt moet een administratief volgnummer krijgen. Dit is NIET hetzelfde als het unieke patiëntnummer (UPN) dat het ziekenhuis hanteert. 2. Zie de groene pijl in Figuur 8: onder de tekst '{choose free slot}' staan één of meerdere volgnummers die nog niet gebruikt worden. Kies er één door er op te klikken.
9
3. U wordt gevraagd deze keuze te bevestigen (Figuur 9). Klik OK. Figuur 9: aanmaken nieuw patiënten record bevestigen
4. U kunt nu een aantal patiëntgegevens invoeren (figuur 10). Zie verder 4.5 Tips voor het invoeren van gegevens. Figuur 10: patiëntgegevens invoeren
10
4.2
Aanmaken records per tumor/verrichting/ziektebeeld etc.
Het verschilt per audit welke gegevens over de patiënt verzameld worden. Vaak zijn dat tumorgegevens (zoals bij DSCA, NBCA, DUCA). Per tumor wordt dan onder de patiënt een record aangemaakt. Een patiënt met twee tumoren (die onder de inclusiecriteria vallen) krijgt dus twee records. Bij de DSAA echter wordt per aneurysma een record aangemaakt en bij QRNS per ziektebeeld. Aangezien in deze handleiding QRNS steeds als voorbeeld wordt genomen spreken we van ziektebeeld, waar evengoed tumor of verrichting had kunnen staan. 5. Het laatste item dat bij de patiënt dient te worden ingevuld is het type ziektebeeld (Figuur 11). U kiest hier uit het lijstje het juiste ziektebeeld en klikt op het vinkje . U ziet nu links in het scherm een nieuw ziektebeeld verschijnen onder de patiënt, in het voorbeeld 'Ziektebeeld 1'. Daaronder (Chapters & Sections) ziet u een reeks hoofdstukken verschijnen, in het voorbeeld VOORGESCHIEDENIS, SAB, FOLLOW UP, etc. De hoofdstukken die u te zien krijgt, hangen af van de audit en welke keuze u hiervoor gemaakt heeft. Figuur 11: ziektebeeld
6. U kunt nu de patiëntgegevens invoeren voor zover zij al bekend zijn. Zie ook 'Tips voor het invoeren van gegevens' in hoofdstuk 4.5.
11
4.3
Opslaan gegevens en einde programma
Alvorens u kunt stoppen met het programma moet u de ingevoerde gegevens bewaren. Boven in het scherm staat de Save-knop . Nadat u alle gegevens hebt ingevoerd, klikt u deze knop. Het getal achter deze knop geeft aan hoeveel wijzigingen er geaccepteerd moeten worden (pending modifications). Met het kruisje achter dit getal, kunt u eventueel de wijzigingen verwijderen. Zie ook hoofdstuk 3.3. Het is goed om tussentijds deze Save-knop te gebruiken!
Om daadwerkelijk te stoppen gebruikt u de Exit-knop . Mochten er nog wijzigingen openstaan (pending modifications), dan dienen deze eerst opgeslagen te worden. U krijgt hiervoor een waarschuwing: Figuur 12: pending modifications
Mochten er geen wijzigingen meer zijn, dan krijgt u een scherm te zien, waarin staat vermeld dat u succesvol bent uitgelogd en keert u terug naar het allereerste inlogscherm.
12
4.4
Zoeken bestaande patiënt
Op het tabblad 'Index' ziet u een overzicht van de patiënten die in de database aanwezig zijn (zie figuur 13, hier zijn 8 patiënten aanwezig). Zijn er meer patiënten in de database aanwezig dan er op het scherm zichtbaar zijn, dan ontstaat er een scrollbar waarmee u door kunt scrollen naar patiënten die buiten beeld zijn bij het opstarten. Figuur 13: aanwezige patiënten
Zoeken naar een patiënt kan op een aantal manieren: U kunt eerst de kolommen sorteren, bijv. op Eigennaam. Alle kolommen van de index kunnen gebruikt worden om de patiënten te sorteren door het kopje boven deze kolom aan te klikken (zie rood kader in figuur 14). U sorteert altijd op één van deze kolommen. De kolom waarop u sorteert komt vooraan te staan en een pijltje geeft de sorteerrichting aan. Deze kunt u wijzigen door nogmaals bovenaan deze kolom aan te klikken . Om een bestaande patiënt te selecteren, die u in het overzicht al ziet staan, kunt u met de rechtermuisknop de betreffende patiënt aanklikken (evt. eerst met de scrollbar naar beneden). U komt vervolgens in de Editor waar u gegevens van deze patiënt kunt wijzigen of aanvullen.
Figuur 14: Sorteren
13
U kunt ook gebruik maken van de mogelijkheid om gericht te zoeken met de knop 'Find cases with this text', links naast het patiënten overzicht (zie figuur 13). In het invoervakje achter deze knop typt u bijvoorbeeld (een deel van) de naam of geboortedatum van de patiënt die u wilt zoeken in de database en u drukt op de knop 'Find cases with this tekst'. De index zal zich daarna dan beperken tot die patiënten bij wie wat u heeft ingetypt voorkomt in één van de items in de kolommen van de index. U kunt de gegevens van de patiënt laden door op het volgnummer (zie rode kader) te klikken. Figuur 15: volgnummer
Vervolgens komt u in het scherm, waar u de gegevens kunt aanvullen of wijzigen (zie 4.5 Tips voor het invoeren van gegevens).
4.5
Tips voor het invoeren van gegevens Om bijvoorbeeld het BSN nummer in te vullen, klikt u op het vakje achter BSNnummer. Er verschijnt een invoerveld, u vult het BSN nummer in, en klikt op het vinkje . Soms kunt u in plaats daarvan kiezen uit een codelijst door op het juiste antwoord te klikken. Als u zoveel mogelijk het toetsenbord of het cijferblok wilt gebruiken, kunt u ook het gewenste antwoord intypen. Dit kunt u zowel doen door de waarde in te typen als door de eerste letter van de code-omschrijving in te typen. Zijn er meer antwoordopties die met de betreffende letter beginnen, dan zal bij iedere volgende letter die u intypt het aantal opties verder beperkt worden tot alle labels die met die letters beginnen. Hierna drukt u op Enter of de Tabtoets om naar het volgende veld te gaan. Door te klikken op
kunt u de invoer bevestigen en gaat u naar het volgende veld.
Door te klikken op
kunt u, als u nog niet op tab of enter gedrukt had, de ingevoerde
keuze ongedaan maken. Door te klikken op
14
sluit u het schermpje van dat item.
4.6
Knoppen / functies
U heeft de volgende knoppen / functies tot uw beschikking: Met deze knop kunt u de lettergrootte op het scherm wijzigen. Als u het grootst mogelijke lettertype heeft bereikt en u drukt nogmaals, begint u weer met het kleinst mogelijke lettertype. Als u met uw linkermuis knop op deze knop drukt, kunt u de informatie die op dat moment op het scherm zichtbaar is, printen of converteren naar Excel of word. Als u met uw rechter muis knop op deze knop drukt, kunt u de informatie in het ProMISe outputscherm printen of converteren. EXIT: ProMISe afsluiten (of sessie herstarten als u met uw rechtermuisknop hierop klikt).
Met deze knop ververst u de pagina, waar u zich bevindt. Er komt een waarschuwing, dat de sessie ververst wordt zoals die aan het begin was. Soms opent zich in ProMISe een message-schermpje. Dit kunt u met deze knop zichtbaar maken, verplaatsen of verbergen. Wijzigingen saven.
Deze teller geeft het aantal wijzigingen aan dat u heeft gemaakt en welke nog niet op de server zijn opgeslagen. Het verdient aanbeveling geregeld op de save knop te drukken om bij bijvoorbeeld een stroomstoring geen gegevens kwijt te raken. Deze knop zit naast de teller met het aantal wijzigingen dat nog niet gesaved is. Als u deze knop indrukt worden die wijzigingen ongedaan gemaakt. Wij adviseren u deze knop niet te gebruiken. U kunt patiënt records beter vanuit de 'Index' aanmaken, zodat de controle op dubbele patiënten kan worden uitgevoerd. Met deze knop kunt u records verwijderen. NB: verwijdert u een patiënten record, dan worden alle onderliggende tumorrecords mee verwijderd.! Met deze knop kunt u het 'Index'-item van een record wijzigen. Houdt u de Control- en de Alttoets ingedrukt terwijl u deze knop indrukt, dan kunt u daarmee het hele record kopiëren.
15
Links in het scherm ziet u bij welk hoofdstuk u bent met invoeren (Figuur 16). Figuur 16: hoofdstuk
Bovenaan staat de Record Locator. Deze geeft een overzicht van de aanwezige records en aan het tekentje kunt u zien welk record op dat moment op uw scherm staat of bij welk onderdeel u zich bevindt. Rechts bovenin het scherm kunt u altijd zien met welke patiënt u bezig bent, zie figuur 17). Figuur 17: huidige patiënt
Onder de record locator vindt u een overzicht van de chapters en sections van het record dat op dat moment op uw scherm staat. Aan de pijltjes kunt u zien welke chapter op dat moment op uw scherm staat. Er is altijd maar één chapter tegelijk in beeld. Er kunnen wel meerdere sections tegelijk in beeld zijn. Wilt u bijv. na invullen van de items in de sectie COMORBIDITEIT direct door naar het chapter RESECTIES, dan klikt u gewoon op RESECTIES in het overzicht van chapters en sections en dit chapter opent zich dan in uw invoerscherm.
16
