Handleiding invoeren dienstendeclaraties via de webportal Via de website van SBOH (Pagina Formulieren onder uw opleidingspagina) of via URL: portal.sboh.nl kunt u inloggen op de beveiligde webportal van SBOH. Log in met uw persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord. Uw gebruikersnaam is uw emailadres. U heeft van SBOH een email met uw persoonlijke wachtwoord voor de portal ontvangen. Als u uw wachtwoord vergeten bent kunt u via de inlogpagina van de webportal een nieuw wachtwoord aanvragen.
1
Selecteer het tabblad “Declaraties diensten”. Selecteer de maand waarvoor u diensten wilt invoeren. Gebruik eventueel de toets << of >> om de juiste maand op te zoeken. Klik op “Invoeren” om de declaraties voor deze maand in te voeren of “Bekijken” als u eerder voor deze maand declaraties heeft ingevoerd en deze wilt bekijken of wijzigen.
2
U komt vervolgens in het invoerscherm voor de maand die u heeft geselecteerd. In de kop van het scherm vind u informatie over de maand waarvoor u de diensten invoert.
3
U kunt in dit scherm de diensten en kilometers die u wilt declareren per dag invoeren. Selecteer de datum, het project (= stage-instelling) en de soort activiteit (=soort dienst) waarvoor u diensten wilt declareren. Indien de activiteit die u kiest uren betreft dient u hierna de starttijd en eindtijd van de dienst op te geven in de hiervoor beschikbare velden. Declareert u reiskosten dan geeft u in het vakje “aantal” het aantal te declareren kilometers op. Bij omschrijving kunt u eventueel opmerkingen plaatsen.
NB: bij reiskostendeclaraties verzoeken wij u de postcodes op te geven waar vandaan en waar naartoe u heeft gereisd.
4
Klik op het plusteken achter de regel om de ingevoerde regel vast te leggen. U kunt hierna verder gaan met de invoer van een volgende regel. U kunt ook uitloggen en op een later moment opnieuw inloggen om nieuwe diensten toe te voegen of te wijzigen. Na afloop van de maand kunt u dan alle ingevoerde diensten van een betreffende maand gezamenlijk voor accordering indienen bij uw opleider.
Let op! Zolang u niet op de button “Inleveren” heeft gedrukt worden de diensten nog niet voor accordering aan uw opleider voorgelegd. Op de volgende bladzijden vind u de instructies voor het inleveren van diensten.
5
Nadat u per kalendermaand alle diensten heeft ingevoerd die u wilt declareren drukt u op de button “Inleveren”. De uren worden hiermee aan uw opleider voorgelegd ter accordering. U opleider ontvangt nu een emailbericht met het verzoek uw diensten te beoordelen. Diensten die u heeft ingeleverd ter accordering zijn oranje gekleurd. Diensten die u nog niet heeft ingeleverd bij uw opleider zijn zwart gekleurd. Reeds geaccordeerde regels van diensten zijn groen gekleurd.
6
Als u voor een betreffende maand al diensten heeft ingeleverd bij uw opleider maar nog diensten wilt toevoegen of wijzigen, dan kunt u dit doen door op de button “Corrigeren” te drukken. Er verschijnt achter de dienstenregels een potloodje/kruisje en een lege regel met hierachter een plusje. Hiermee kunt u eventueel dienstenregels wijzigen/verwijderen of extra diensten voor de betreffende maand toevoegen. Nadat u regels heeft gewijzigd of toegevoegd dient u opnieuw op de button “Inleveren” drukken om de wijzigen voor te leggen aan uw opleider.
7
Met de button “Overzichtscherm” komt u terug bij het beginscherm waar u de maand kunt selecteren waarvoor u diensten wilt declareren. In het overzichtsscherm ziet u bij ingeleverde diensten de status “Controleren opleider” staan en een vinkje bij “Accordering benodigd” en “Aangeboden”. Uw opleider krijgt per email het verzoek de dienstendeclaraties te controleren. Via een eigen webportal kan uw opleider uw diensten inzien en accorderen of eventueel afkeuren. U krijgt zelf eveneens een email met de bevestiging dat u een dienstendeclaratie heeft ingediend via de webportal.
8
Nadat uw opleider de dienstendeclaratie heeft beoordeeld krijgt u hiervan bericht. Indien uw volledige dienstendeclaratie van een maand is goedgekeurd door de opleider dan worden deze vervolgens gecontroleerd en verwerkt bij SBOH. Zodra SBOH uw dienstendeclaratie heeft verwerkt ontvangt u hiervan weer een bericht en een overzicht van de te ontvangen vergoeding die met de eerstvolgende salarisbetaling aan u wordt overgemaakt. Indien de opleider (een deel van) de dienstendeclaratie heeft afgekeurd krijgt u hiervan eveneens bericht. U heeft dan de mogelijkheid uw dienstendeclaratie te corrigeren en opnieuw in te dienen. Als u inlogt op de webportal ziet u in dat geval bij het overzicht staan dat de declaratie van een betreffende maand afgekeurde declaratieregels heeft.
9
Als u vervolgens de dienstendeclaratie bekijkt ziet u bijvoorbeeld de volgende regels:
Toelichting: Groen weergegeven regels zijn goedgekeurd door de opleider. Rood weergegeven regels zijn afgekeurd. In het veld “Afkeur reden” vind u de reden die uw opleider hiervoor heeft opgegeven. Oranje weergegeven regels zijn nog niet beoordeeld door de opleider. Zwart weergegeven regels zijn nog niet ingediend bij de opleider.
Klik op de button “Corrigeren” om de afgekeurde regels te wijzigen of verwijderen.
10
Voor dienstendeclaraties die al zijn goedgekeurd door uw opleider en bij SBOH in behandeling zijn, maar die u toch nog wilt wijzigen kunt u een wijzigingsverzoek indienen bij SBOH. U kunt dit doen door het veld voor een wijzigingsverzoek onder aan de maandstaat in te vullen. Uw verzoek wordt bij SBOH ingediend zodra u op het plusteken achter de regel klikt. SBOH zal uw verzoek afhandelen en de maandstaat die u wilt corrigeren weer open zetten. Zodra het verzoek is afgehandeld krijgt u hiervan een emailbericht. Hierna kunt de diensten corrigeren en opnieuw ter goedkeuring bij uw opleider indienen.
Let op! Zolang de button “Corrigeren” nog onder de dienstenregels staat of achter de dienstenregels een potloodje/kruisje aanwezig is hoeft u geen wijzigingsverzoek in te dienen bij SBOH maar kunt u de dienstenregels direct wijzigen met deze opties. Nadat u regels heeft gewijzigd moet u deze wel middels de knop “Inleveren” opnieuw voorleggen aan uw opleider.
11
