Handleiding voor het invoeren van de urenstaat via de Saman Webapplicatie Op de website van Saman is een nieuwe pagina beschikbaar: www.samangroep.nl/medewerkers Via de link op die pagina kun je inloggen om je urenstaat in te gaan voeren. Je kunt alleen inloggen, als je van kantoor de inloggegevens hebt ontvangen. Om in te loggen, klik je op de link:
en vervolgens log je in op de webapplicatie:
Inlognaam: zoals opgegeven Wachtwoord: zoals opgegeven Daarna klikken op Urenstaten en daarna de juiste weekstaat kiezen
In dit scherm de juiste datum kiezen (links). Daarna vul je rechts het aantal uur in dat je gewerkt hebt voor een bepaald karwei. In het veld Werkbon vul je het werkbonnummer in. Indien daarna in het veld Project geen projectcode wordt ingevuld, moet je op de zoekknop achter het werkbonnummer klikken. Je krijgt dan een zoekscherm. Stel dat in zoals hier aangegeven:
Je zult dan de betreffende werkbon vinden. Klik daarop. Het scherm wordt dan gesloten en het werkbonnummer en de projectcode worden ingevuld. Taak en omschrijving worden nu standaard gevuld. Indien op de werkbon een ANDERE taak aangegeven is, deze overnemen! Anders de taakomschrijving altijd accepteren, ook als het een andere taak is dan je gewend bent.
Als je een fout hebt gemaakt of je wilt iets corrigeren, klik je in het midden op het blok dat je wilt aanpassen. Dan krijg je de gegevens te zien rechts en kun je de aanpassing doorvoeren. Wel klikken op Invoeren om het vast te leggen. Als je de boeking helemaal wilt verwijderen, klik je op Verwijderen.
Zaakuren, verlof, ziek, scholing, overig: Voor het invoeren van overige taken, zoals zaakuren, verlof, scholing, ziek hoef je alleen de taak in te vullen. Als je niet precies de code of de naam weet, kun je in het veld een deel van de omschrijving invullen en dan zoeken met het loepje. Je zult dan een selectie zien waar je zoekterm in voorkomt. Als je zoekt op “zaak”, dan krijg je bijvoorbeeld dit scherm:
Het veld Werkzaamheden alleen wijzigen als je dat zinvol vind, normaal wordt de omschrijving van de taak ingevuld en dat is voldoende. Per boeking klikken op Invoeren om het vast te leggen.
Notitie De knop Notitie is bedoeld om een intern bericht te kunnen doorgeven die van belang is voor de urenstaat. Op kantoor kunnen ze bij de urenstaat deze notitie zien en er zonodig op reageren. Bekende fouten en vragen Als je geen werkbonnummer hebt, vul dan het projectnummer in. Als je dat ook niet hebt: bellen met kantoor en navragen. Zorg er dus voor dat je bij doorgebelde opdrachten altijd een werkbonnummer krijgt! Na verwijderen en opnieuw invoeren van uren op een werkbon of project, kan een foutbericht ontstaan in het invoerscherm over een besteksparagraaf. Je kunt dan de geboekte uren niet opslaan. Je dient dan de urenstaat af te sluiten en opnieuw te starten. Als dat het probleem niet oplost, neem dan contact op met kantoor. Deze invoermethode is bedoeld als vervanger van de papieren urenstaat. Alle afspraken over werktijden, overwerk en verlof enz. blijven van kracht en veranderen niet. Afsluiten Als de hele week is ingevoerd en je hebt een printer aangesloten op je PC, laptop of tablet, kun je een afdruk maken voor jezelf. Als je dat wilt, moet je dat wel doen voordat je op Gereedmelden drukt, want daarna is de weekstaat uit je scherm verdwenen. Overigens kunnen we op kantoor altijd zien wat de oorspronkelijke urenstaat was. Vervolgens moet je op Gereedmelden klikken midden onderin het scherm. Je krijgt dan nog een bevestigingsscherm te zien. Als je daarin op OK klikt, is je urenstaat definitief en kun je niet meer wijzigen. De week verdwijnt dan uit je scherm. Klaar. Op uitloggen klikken om af te kunnen sluiten.
Bedankt voor je medewerking. Succes!
Toevoeging per April 2016 WERKVLOER Weburenstaten Het is nu ook mogelijk om via de weburenstaat een opmerking terug te geven. Hiervoor is het tabblad ‘Opmerking’ toegevoegd, te bereiken via de knop 'Details' op de weburenstaat. Ook de notitie van de urenstaat is via deze knop in te zien op het tabblad 'Notitie'. De tabbladen kunnen via de rechtengroepen beschikbaar gemaakt worden voor gebruikers. De opmerking wordt na een druk op 'Invoeren' opgeslagen, en kan dan nog wel gewijzigd worden. In Syntess Atrium is deze opmerking te zien op het tabblad 'Ingeleverd'. Wanneer de urenstaat op het web wordt gereedgemeld, wordt de opmerking boven aan de notitie van de urenstaat toegevoegd.
Op de weburenstaat worden nu ook paraafregels behorend bij een weburenstaat getoond, indien er een opmerking op staat. Hierdoor kan een gebruiker zien waarom men de urenstaat niet als akkoord heeft geparafeerd. Hiervoor is het tabblad ‘Parafen’ toegevoegd, wat via de rechtengroepen beschikbaar gemaakt kan worden voor gebruikers.
Het is nu ook mogelijk geworden om via het web ingeleverde urenstaten nog terug te zien op het web (de werkvloerstatus van de urenstaat is dan "Uitgevoerd"). Hiervoor is de instelling 'Aantal jaren historie' toegevoegd op het tabblad Urenstaat van het Urenstatendagboek. Dit heeft de volgende werking m.b.t. welke ingeleverde urenstaten op het web getoond worden:
