Handleiding bij de OK!PI-webapplicatie (versie 1 - februari 2012)
OK!PI WEBAPPLICATIE https://associatie.kuleuven.be/okapi/login/
OK!PI CONTACTADRES
[email protected]
GEBRUIKERS De webapplicatie onderscheidt 3 niveaus gebruikers: • • •
Niveau 3 = associatie (hoogste niveau) Niveau 2 = instelling (allen behorend tot dezelfde Associatie) Niveau 1 = bibliotheek/-dienst (allen behorend tot dezelfde instelling)
Niveau 1 : Deelbibliotheek Een gebruiker ‘niveau 1’ kan invoeren voor 1 of meerdere deelbibliotheken (of bibliotheekdiensten) van zijn/haar instelling. Niveau 2 : Instelling Een gebruiker ‘niveau 2’ kan voor slechts 1 instelling invoeren - niet voor meerdere instellingen. Een gebruiker van dit niveau kan tevens voor alle onder zijn instelling ressorterende deelbibliotheken/bibliotheekdiensten invoeren en wijzigen. Niveau 3 : Associatie Een gebruiker met niveau 3 permissies kan voor alle deelbibliotheken/bibliotheekdiensten (niveau 1) en instellingen (niveau 2) gegevens invoeren en wijzigen. Algemeen: Deze gebruikersrechten beperken zich enkel tot de invoer van gegevens. Alle gedefinieerde gebruikers (beperkt tot Associatie KU Leuven) mogen alle gegevens voor alle bibliotheekdiensten en instellingen raadplegen (enkel lezen, niet bewerken).
REEDS INGEVULDE GEGEVENS (niveau 3) Vele gegevens worden centraal door LIBIS en UBD verzameld en in de applicatie ingegeven. De gegevens in de respectievelijke invulvelden worden grijs uitgevlakt. Het OK!PI-model streeft er immers naar om het opzoeken en verzamelen van gegevens door bibliotheekmedewerkers tot een minimum te beperken. Waar mogelijk wordt beroep gedaan op gegevensverzamelingen verstrekt door LIBIS of door derden (VOWB, VLHORA, Technische Diensten KU Leuven, Associatie KU Leuven, Vlaamse overheid, COUNTER-rapporten) Gelieve contact op te nemen met UBD via het okapi-contactadres indien u vragen of opmerkingen heeft over de getoonde of nog aan te vullen gegevens niveau 3 in de applicatie. Deze kunnen enkel op het hoogste autorisatieniveau (ASSOCIATIE) worden aangepast. Deze velden kunnen dus NIET door respondenten van de niveaus BIBLIOTHEEK of INSTELLING overschreven worden.
DE VRAGENLIJST ONLINE INVULLEN (niveau 1 of niveau 2) -
-
Om naar een volgend invulveld te gaan: gebruik de tabtoets. Elk veld moet ingevuld worden OF “antwoord onbekend” moet aangevinkt worden. ‘0’ mag enkel ingevuld worden indien het gevraagde gegeven effectief nul bedraagt (bvb omdat u geen uitleningen doet, omdat u niet geabonneerd bent op een bepaalde databank, enz.). Cijfers na de komma (bvb VTE): gebruik een komma, geen punt ! Vanaf elke pagina kan terug naar de hoofdpagina gegaan worden via de tab “OK!PI vragenlijst”. Het vraagteken voor elk invulveld verwijst naar de achterliggende definitie uit de handleiding. Vergeet niet onderaan op “bewaren” te klikken als de cijfers ingevuld zijn. Indien u dit vergeet worden de ingevulde gegevens gewist wanneer u de pagina verlaat. Na het klikken op de button “bewaren” zal de applicatie uw invoer bovenaan de pagina bevestigen.
Startscherm – vanuit alle onderliggende velden bereikbaar
Niveau waarop men de gegevens invult
Als de gegevens ingevuld zijn wordt door op de pijl te klikken de status van dit onderdeel op “done” gezet. Er verschijnt een nieuwe status: In te vullen onderdelen Deze kan door de instellingsverantwoordelijke als alle resultaten van de verschillende bibliotheken ingevuld zijn op “closed” worden gezet
AUTOMATISCHE SOMMATIE -
De applicatie maakt waar mogelijk automatische sommaties, dit zowel binnen eenzelfde niveau (bibliotheek of instelling) als vanuit niveau 1 naar instellingstotalen (niveau 2). Indien u bepaalde totaalvelden toch zelf zou invullen zal de applicatie deze overschrijven met eigen berekeningen (werkt tevens als controlemechanisme). Het cijfer op instellingsniveau wordt in de meeste gevallen gevormd door het totaal van de betrokken gegevens op deelniveau.
-
Sommatie op niveau 1 (binnen 1 bib): o Indien alle deelvragen ingevuld zijn (geen van de deelvragen is blanco of onbekend) wordt een totaal berekend. Het aldus berekende totaal overschrijft altijd het door de gebruiker eventueel ingevulde totaal. o Als een van de deelvragen niet ingevuld of onbekend is stopt de applicatie met totaliseren. Gelieve het totaalveld in dat geval open te laten en het niet te overschrijven door een onvolledig en dus onjuist totaalcijfer. Wanneer een bepaald domein afgesloten wordt (statuswijziging naar ‘done’ of ‘closed’) zal het dan lege totaalveld automatisch worden omgezet in een correct ‘antwoord onbekend’.
-
Sommatie op niveau 2 (instelling) vanuit niveau 1 (bibliotheken): o Indien een bepaald deelcijfer (niveau bibliotheek) niet bekend is zal ook het instellingstotaal voor die vraag als ‘nb’ aangeduid moeten worden aangezien het bekomen getal aldaar onvolledig is. Gelieve het totaalveld in dat geval open te laten en het niet te overschrijven door een onvolledig en dus onjuist totaalcijfer. Wanneer een bepaald domein afgesloten wordt (statuswijziging naar ‘done’ of ‘closed’) zal het dan lege totaalveld automatisch worden omgezet in een correct ‘antwoord onbekend’.
-
Indien u de totalen ‘Uitgaven fysieke/elektronische collectie’ kent voor uw bibliotheek of instelling, maar er geen correcte en/of volledige opsplitsing mogelijk is over alle betrokken velden 11.02 t.e.m. 11.05 / 11.07 t.e.m. 11.10 vult u enkel de velden 11.01, 11.06 en 11.11 in. De deelvelden kruist u als ‘niet bekend’ aan. De applicatie zal in dat geval uw totalen niet met ‘antwoord onbekend’ overschrijven.
-
Idem werkwijze voor het deeldomein ‘Inkomsten’.
STANDAARDANTWOORDEN (domein ‘Organisatiegegevens’) Gegevens die quasi onveranderlijk blijven kunnen als standaardantwoord worden ingesteld. Vul het gegeven in (bvb naam verantwoordelijke bibliothecaris) en klik op “bewaren als standaardantwoord”. Na het klikken op die button zal de applicatie uw invoer bovenaan de pagina bevestigen. Bij volgende bevragingen kan u die als standaardantwoord ingestelde gegevens hergebruiken. Indien u aan een standaardantwoord niets wenst te wijzigen laat u dat veld leeg en klikt u onderaan de pagina op ‘bewaren’. De applicatie zal veld per veld om bevestiging van het standaardantwoord vragen en dit antwoord integraal overnemen in de lopende bevraging. Uiteraard kan u een standaardantwoord steeds wijzigen/aanpassen indien nodig. U vult dan het betrokken veld manueel in en bewaart dit nieuwe gegeven als standaardantwoord naar volgende jaren toe.
STATUSSEN Het wijzigen van de status TODO naar DONE naar CLOSED situeert zich op het niveau van de deeldomeinen in OK!PI, niet op vraagniveau. De deeldomeinen hebben initieel de status TODO en houden die status totdat de gebruiker (van niveau 1 of hoger) de status wijzigt. Het is dus niet zo dat de applicatie automatisch oordeelt of elke vraag uit het betrokken domein beantwoord werd en daardoor de status van het domein aanpast. De gebruiker van niveau 1 (= bibliotheek/dienst) vult de vragen in. Zodra een deeldomein volledig is ingevuld, zet hij de status ervan op DONE. Vanaf dan kan de gebruiker (van niveau 1) zelf niets meer wijzigen aan de in dat deeldomein gegeven antwoorden – dat is dan enkel nog toegelaten aan gebruikers met hogere authorisatie. De gebruiker van niveau 2 (= instelling) kan de vragenlijsten van niveau 1 opvragen en de vragen waar nodig aanvullen, verbeteren, of de gebruiker van niveau 1 gelasten dit te doen. Op het moment dat hij akkoord is met de invulling van een deeldomein van de vragenlijst, kan hij de status DONE daarvan op CLOSED zetten. De gebruiker van niveau 2 moet tevens de vragenlijst voor de instelling (die initieel op TODO staat) invullen. De antwoorden op instellingsniveau worden waar mogelijk automatisch afgeleid uit de antwoorden op niveau 1. De applicatie sommeert op niveau 2 waar het kan en overschrijft – wanneer berekening mogelijk is – eventueel door de gebruiker ingevulde instellingstotalen (werkt als controlemechanisme). De gebruiker van niveau 2 zet de vragenlijst voor de instelling op DONE wanneer hij de invulling volledig acht. Hij checkt of alle vragenlijsten van de onderliggende deelbibliotheken op CLOSED staan. De gebruiker van niveau 3 (= associatie) kijkt de ingevulde vragenlijsten van niveau 2 na. Hij vult de vragenlijst voor de instellingen verder aan (bijvoorbeeld: Elektrongegevens). Hij kan de vragenlijsten van niveau 2 waar nodig aanvullen, verbeteren, of de gebruiker van niveau 2 gelasten dit te doen. Als hij oordeelt dat de vragenlijst van een instelling in orde is, zet hij de status ervan op CLOSED.
INDICATOREN De kernindicatoren worden door de applicatie automatisch berekend op basis van de ingevulde velden op instellingsniveau. De applicatie berekent dus geen indicatoren op niveau 1 (bibliotheek). Indicatoren worden pas berekend voor een instelling wanneer de status van alle deeldomeinen van de vragenlijst voor die instelling op CLOSED staat. (dit gebeurt middels een batch job die de instellingen controleert op status CLOSED en daarop de indicatorberekening initieert. Die job controleert ook of een antwoord recenter werd ingevoerd dan de datum van de indicatorberekening; als dat zo is, worden de indicatoren herberekend). Indien niet alle voor een indicator noodzakelijke gegevens voorhanden zijn (antwoord niet bekend) wordt deze specifieke indicator niet meeberekend. Indicatoren kunnen daarna door gebruikers opgevraagd, afgedrukt, geëxporteerd en vergeleken worden.
Catch me if you can
