Bijlage bij de handleiding Nieuwsbrievenmodule
In aanvulling op het content management systeem Publicanda kan gebruikt gemaakt worden van een module om nieuwsbrieven te versturen.
Begrippen De volgende begrippen zijn van belang: Lijst – Een lijst is een verzameling van abonnees Abonnee – Een abonnee is een persoon met een e-mailadres die zich op een of meer lijsten heeft geabonneerd Nieuwsbrief – Een nieuwsbrief is één uitgave van een nieuwsbrief. Een nieuwsbrief kan worden gestuurd naar meer lijsten tegelijk
Lijstmanagement U gaat naar de nieuwsbrievenmodule via het icoon op het controlepaneel of via de menubalk: ‘Componenten => JNews’. De nieuwsbrievenmodule heeft een eigen controlepaneel met iconen. In plaats van de iconen kunnen ook de tabjes gebruikt worden.
Startscherm nieuwsbrievenmodule
Via ‘Lijstmanagement’ is een overzicht te zien van alle aanwezige lijsten. Hier kunnen ook nieuwe lijsten worden toegevoegd. Een lijst is een verzameling van individuele abonnees (zie hieronder). Als u een nieuwsbrief wilt versturen selecteert u geen losse abonnees maar een lijst. Alle abonnees die gekoppeld zijn aan de lijst zullen de nieuwsbrief dan ontvangen. (Tenzij zij zich hebben afgemeld.)
[2]
Abonnees Een abonnee bestaat uit: een naam, een e-mailadres en een inschrijfdatum. Door op de naam van een abonnee te klikken is te zien of hij/zij zich heeft afgemeld. In dat geval staat een abonnee op de zwarte lijst. U kunt dat als beheerder ongedaan maken. U kunt ook andere zaken zoals de naam en het e-mailadres wijzigen. U heeft twee manieren om nieuwe abonnees toe te voegen. U kunt klikken op het icoontje ‘Nieuw’ in de werkbalk. U voegt dan een individuele gebruiker toe. U kunt ook meerdere abonnees ineens toevoegen via het icoontje ‘Importeren’. U kunt dan een csv-bestand importeren dat de volgende opmaak heeft: Naam,e-mailadres,1,1 Dus bijvoorbeeld: René Kreijveld,
[email protected],1,1 Patrick Ketelaars,
[email protected],1,1 Let bij het maken van het csv-bestand op de volgende zaken: – Elke abonnee moet op één regel staan – Er mogen geen speciale karakters gebruikt worden – Er mag geen kopregel is het bestand staan
[3]
Een nieuwsbrief opmaken Wanneer u een nieuwe nieuwsbrief wilt versturen kunt u het beste gaan naar ‘Lijstbeheer’. U klikt daar op de link ‘Creëer / Bekijk de mailings’. Dan wordt het scherm ‘Nieuwsbrieven’ getoond met de nieuwsbrieven die tot de lijst behoren. Om een nieuwe nieuwsbrief te maken klikt u vervolgens op de knop ‘Nieuw’. Of u selecteert een bestaande nieuwsbrief uit de lijst en klikt op de knop ‘Kopiëren’. ALGEMENE GEGEVENS
U vult de volgende algemene gegevens in: Onderwerp – Hier vult u het onderwerp in van de nieuwsbrief. Het onderwerp is terug te zien in het onderwerp (of ‘subject’) in het mailprogramma Zichtbaar op de voorpagina – Hiermee kunt u aangeven of de nieuwsbrief zichtbaar moet zijn op de website. Als u dit op ‘Ja’ zet kunt u bijvoorbeeld een archief maken van verzonden nieuwsbrieven - LIJST Hier staat aangegeven naar welke lijst deze nieuwsbrief zal worden verstuurd.
EXTRA GEGEVENS
– ZENDER INFORMATIE Hier staat de zenderinformatie. Deze informatie wordt gebruikt bij de verzending van EXTRA GEGEVENS
de nieuwsbrief. U vult hier de naam en het e-mailadres in. - BIJLAGEN Hier kunt u een of meer bijlagen selecteren die tezamen met de mail worden ver-
EXTRA GEGEVENS
zonden.
[4]
Inhoud van de nieuwsbrief Als alle instellingen zijn ingevuld kan de nieuwsbrief zelf worden opgemaakt. U ziet de mailtemplate, die bestaat uit een tabellenstructuur. Deze tabellenstructuur bevat een zogenaamd ‘content-gedeelte’ waar u de inhoud van de nieuwsbrief plaatst. NIEUW ARTIKEL PLAATSEN
U plaatst nieuwe artikels in een nieuwsbrief via de knop ‘Template invoegen’. Uit de lijst kiest u voor de optie ‘Nieuwsbrief artikel’. Op de plaats van de cursor wordt een artikel geplaatst, dat u vervolgens kunt aanpassen. In de Editor zijn bijna alle functies beschikbaar. U kunt bijvoorbeeld een afbeelding in de nieuwsbrief te zetten.
[5]
Testnieuwsbrief en de nieuwsbrief versturen Voordat u de nieuwsbrief gaat versturen naar de abonnees, is het verstandig een proefexemplaar van de nieuwsbrief naar uzelf te versturen. U doet dat als volgt: – U klikt op ‘Toepassen’ om de nieuwsbrief op te slaan – U klikt op ‘Voorbeeld’ U krijgt nu een voorbeeldscherm te zien. U ziet een voorvertoning (preview) van de nieuwsbrief. Rechtsboven staan de naam en het e-mailadres waar naartoe de testnieuwsbrief naartoe wordt gemaild. U kunt dat aanpassen. Om de testnieuwsbrief te versturen klikt u op de knop ‘Verstuur teste-mail’. Om aanpassingen door te voeren aan de nieuwsbrief klikt u op de knop ‘Wijzigen. Om terug te gaan naar het overzichtsscherm klikt u op de knop ‘Annuleren’. Om de nieuwsbrief te versturen naar de abonnees klikt u op de knop ‘Versturen’. Publicanda vraagt dan om een extra bevestiging dat u de mailing wilt versturen. Als u nogmaals op ‘Versturen’ klikt wordt de nieuwsbrief daadwerkelijk verstuurd.
[6]
