Copyright © BMW GROUP Belux / Revisie 0
BIJLAGE BIJ DE HANDLEIDING NAVISION – INCADEA DOSSIERBEHEER SALES REVIEW & TOOLS
Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van BMW GROUP Belux.
Created by BMW GROUP Belux
INHOUDSOPGAVE HOOFDSTUK 1: DE MODULE SALES REVIEW
2
De dossieropvolging
2
Het rapport “Sales Review”
2
HOOFDSTUK 2: DE INSTELLINGEN
3
De activiteit codes
3
De status instellingen
4
De contactresultaat codes
4
De verkopertabel
5
Correct afbeelden van de verkopers in het statistiekenscherm
5
HOOFDSTUK 3: HET RAPPORT SALES REVIEW
6
Het rapport Sales Review algemeen
6
Voorbeelden van Filters bij de Sales Review
8
Rangschikking van de dossiers op het rapport
9
HOOFDSTUK 4: OVERZICHT VERKOOPSDOSSIERS & MOGELIJKHEDEN
10
Het overzicht van de dossiers
10
De status van een dossier
11
Voertuigvolume
11
Opportuniteit nr
12
HOOFDSTUK 4: MARKETING ACTIES
13
Marketing acties aanmaken
13
Marketing acties instellen zodat deze zichtbaar zijn in de dossiers
13
Prospecten en klanten aanduiden voor acties
14
Prospecten die voor een marketing actie aangeduid zijn exporteren
15
augustus ’07
1
Handleiding Sales Review / Revisie 0
HOOFDSTUK 1: DE MODULE SALES REVIEW
Deze handleiding is bedoeld voor de Sales Managers en hun verkoopsteam. Naar aanleiding van de Sales Management Workshop (juni 2007) werd een bijkomende ontwikkeling in Navision-Incadea dossierbeheer uitgevoerd; namelijk de “Sales Review”. Met de “Sales Review” stellen we een tool ter beschikking die de mogelijkheid biedt voor de Sales Manager om samen met de verkopers de evolutie van de dossiers op te volgen bij elke verkoopsvergadering. Gebruikte symbolen: ‘Let op!’: deze icoon vraagt uw aandacht voor extra informatie ‘Tip’: deze icoon geeft een tip of truc waarmee u eventueel sneller kan werken
Doel van deze handleiding is om in de praktijk snel even wat op te zoeken. Het is de bedoeling dat u de tekst doorneemt terwijl u voor de computer zit.
De dossieropvolging De Prospectiemodule in Navision Incadea biedt het verkoopsteam de mogelijkheid om de dossieropvolging op elektronische wijze in te voeren. Aan de hand van de To-Do-lijst krijgt de verkoper een overzicht van zijn afspraken en contacten, en kunnen de contactrapporten ingebracht worden. De volledige beschrijving van de module is beschikbaar op de o:\schijf van elke server (O:\INFO\NAVISION\SA3-PROSPECTIE) Raapleeg “Handleiding SA3 (configurator) met Navision – Incadea (prospectbeheer)”
Het rapport “Sales Review” Aan de basis van het Sales Review rapport ligt de definitie van de activiteitscodes en de daarmee overeenkomende fases. Dit bepaald het faseverloop van de dossiers. Aan de basis van een correct Sales Review rapport ligt voornamelijk ook het correcte gebruik en de gedisciplineerde invoer van de contactrapporten in de verkoopsdossiers. De verkopers dienen de juiste activiteitscodes te gebruiken zodat de fase en het faseverloop zichtbaar wordt.
augustus ’07
Handleiding Sales Review / Revisie 0
2
HOOFDSTUK 2: DE INSTELLINGEN De activiteit codes De activiteitscodes die momenteel gebruikt worden door de verkopers bij het vervolledigen van hun dossiers worden nu aangepast aan het principe van de “7 stappen van het verkoopsproces”. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Te bewerken adres Eerste offerte Nieuwe offerte of afspraak Proefrit Akkoord Levering Niet gerealiseerde zaak
Deze 7 stappen werden uitvoerig besproken tijdens de workshop Sales Management. Om de 7 stappen te integreren in het dossierbeheer werd een nieuwe kolom toegevoegd nl. “Prospectiefase”. Elke activiteitscode wordt gelinkt aan een fase. Zie op de schermafdruk hieronder de lijst met activiteitscodes en subactiviteiten, zoals besproken in de workshop. Plaats u in de module ‘Prospectie’ → Campagnes. In de campagne ‘SA3’ kiest u onderaan de knop Campaign en kiest u Activity Types
U krijgt het overzicht van de activiteiten en de gekoppelde prospectiefase.
augustus ’07
Handleiding Sales Review / Revisie 0
3
De prospectie fase gekoppeld aan een activiteitscode geeft de basis voor de Sales Review. De kolom ‘Aantal activiteiten’ geeft direct toegang tot de geregistreerde activiteiten. Vandaar uit kunt u de activiteiten beheren door middel van filterinstellingen. De kolom ‘Kleurcode” geeft u de mogelijkheid een kleur toe te kennen aan de activiteit, dit geeft resultaat in de to-do lijst. De kolom ‘Synchroniseren met Outlook” geeft u de mogelijkheid aan te duiden welke activiteiten automatisch in de Outlook kalender moet verschijnen.
De status instellingen Kies ‘Prospectie’ → Instellingen, en kies relatiebeheerinstellingen. In het tabblad “Defaults” worden de statussen als volgt ingesteld.
De contactresultaat codes Kies ‘Prospectie’ → Instellingen, en kies Contactresultaten. Het is belangrijk de juiste prospectstatus te koppelen.
Voorbeeld: Wanneer een verkoper een contactrapport opmaakt voor een prospect die geen interesse meer toont, dan kan hij het rapport afsluiten met contactresultaat ‘NOFOLLOWUP’ en zal automatisch de status van het dossier op “INACTIVE” komen te staan.
augustus ’07
Handleiding Sales Review / Revisie 0
4
Een ‘openstaand’ dossier heeft status PROSPECT
De verkopertabel Kies ‘Prospectie’ → Verkoper. Op de verkopertabel kan u aanduiden welke verkopers zichtbaar moeten zijn in het statistiekenoverzicht. Gebruik daarvoor de kolom “Selecteer”.
In het geval van meerdere locaties in éénzelfde database, dan dient men voor elke verkoper de juiste locatie te definiëren.
Correct afbeelden van de verkopers in het statistiekenscherm Stap 1) In de verkopertabel in de kolom “Selecteer” aanduiden welke verkopers in de statistieken moeten verschijnen. Stap 2) In Prospectie → Statistieken – Overzicht activiteiten per verkoper plaatst u een filter op de kolom “Selecteer”. Doe F7 in de kolom “Selecteer” en kies de waarde ‘Ja’. Klik “OK”. Op die manier stelt u het scherm in naar u eigen behoefte. Deze instelling blijft bewaard.
augustus ’07
Handleiding Sales Review / Revisie 0
5
HOOFDSTUK 3: HET RAPPORT SALES REVIEW Het rapport Sales Review algemeen Het rapport “Sales Review” (rapport 5069826) wordt opgeroepen vanuit Prospectie – Lijsten. Het rapport geeft u een overzicht van de verkoopsdossiers en hun statusverloop. U bepaalt welke verkoopsdossiers op de lijst verschijnen door filter in te stellen. Het is belangrijk de verschillende filter mogelijkheden te kennen, zie onderstaande afbeelding en beschrijving van een voorbeeld. Het filterscherm bevat twee tabbladen; Verkoopsopportuniteiten en Opties. Verkoopsopportuniteiten:
Verkoper: Plaats hier de naam van een verkoper indien u enkel de lijst van dossiers van een bepaalde verkoper wenst af te drukken Status: Plaats hier de status “Prospect” indien u enkel de dossiers met status “Prospect” wenst af te drukken Van zodra een activiteit wordt geregistreerd in een verkoopsdossier komt de status op “Prospect” te staan. Op basis van de “contactresultaat code” kan de status wijzigen, een verkoper dient in sommige gevallen ook manueel de status aan te passen
Startdatum: Plaats hier een datumformule zoals >01/01/07 om enkel de dossiers af te drukken die een begindatum hebben die na 01 januari 2007 valt. Code huidige activiteit: Plaats hier 2OR om enkel de dossiers af te drukken die als huidige activiteit op 2OR (Offerte gerealiseerd) staan Code volgende actie: Plaats hier een activiteitscode om enkel de dossiers af te drukken die als volgende actie die bepaalde activiteitscode hebben. Handig te weten: Filteren op de waarde LEEG (de inhoud van een veld is leeg) voorbeeld: alle verkoopsdossiers waarvan de “volgende activiteit” leeg is, ttz. de verkoopsdossiers die geen opvolgingsactiviteit hebben. Plaats in filter: ‘’ (2x de enkele quote) augustus ’07
Handleiding Sales Review / Revisie 0
6
Opties: Referentiedatum: Hierin verschijnt automatisch de ‘huidige datum’. Op basis van deze datum stelt de lijst de activiteiten van een dossier in op huidige en volgende activiteit. Toon alle opmerkingen: U kunt deze optie aanvinken om op het rapport ook de door de verkoper ingevoerde opmerkingen of commentaarlijnen te laten verschijnen Toon legende: U kunt deze optie aanvinken om bovenaan het rapport de beschrijving van de verschillende fases te laten verschijnen. Update historieken: U dient deze optie aan te vinken indien u bij het afdrukken de huidige fase wilt vastleggen in de historiek! Dit zorgt ervoor dat bij een volgende afdruk van de Sales Review het faseverloop zal zichtbaar worden. De “Sales Review” toont maximaal 3 historiek fases + de actuele fase + de volgende fase van het dossier
Het Sales Review rapport afdrukken MET of ZONDER update van de fasehistoriek!
augustus ’07
Handleiding Sales Review / Revisie 0
7
Voorbeelden van Filters bij de Sales Review
Beschrijvende uitleg over de filterinstellingen bij bovenstaande “Sales Review”:
Alle dossiers met status “Prospect” die gestart zijn na 01 januari 2007, waarvan de huidige activiteit 2OR (Offerte gerealiseerd) is. Onderaan de lijst verschijnt het aantal dossiers.
Beschrijvende uitleg over de filterinstellingen bij bovenstaande “Sales Review”:
Alle dossiers van verkoper “Johan” waarvan de huidige activiteit in fase 6 ligt (levering). U krijgt ook het aantal dossiers onderaan de lijst.
augustus ’07
Handleiding Sales Review / Revisie 0
8
Beschrijvende uitleg over de filterinstellingen bij bovenstaande “Sales Review”:
Alle dossiers van verkoper “Johan” met status “Prospect” waarvan de huidige activiteit 2OR (Offerte gerealiseerd) is EN waarvoor GEEN volgende activiteit gedefinieerd werd.
Rangschikking van de dossiers op het rapport Op het filterscherm van het rapport kan u op de knop sorteermethode in te stellen (zie afbeelding hieronder).
klikken om de
de
Een handige sorteersleutel is de 2 optie: “Verkoper, Huidige fase, Zoeknaam”. Hierdoor krijgt u een lijst gesorteerd op de huidige fase van de dossiers.
Na de instelling blijft de sorteersleutel staan totdat u deze opnieuw wijzigt
augustus ’07
Handleiding Sales Review / Revisie 0
9
HOOFDSTUK 4: OVERZICHT VERKOOPSDOSSIERS & MOGELIJKHEDEN Het overzicht van de dossiers Kies ‘Prospectie’ → Overzicht verkoopsdossiers. Het overzicht toont de verkoopsdossiers van de ingelogde gebruiker met als referentiedatum de huidige datum. Voor elk dossier staat de huidige en de volgende fase vermeld. De verkoperfilter en de datumfilter kunnen bovenaan ingesteld worden.
Door gebruik te maken van de filterfunctie (F7 en Ctrl F7) kan het overzicht nog verder gefilterd worden. De filtermogelijkheden zijn gelijk aan die van het rapport “Sales Review” zie hogerop voor de beschrijving van de filtermogelijkheden.
augustus ’07
Handleiding Sales Review / Revisie 0
10
De status van een dossier In het verkoopdossier (tabblad Profielgegevens) staat de status van het dossier.
Wanneer een nieuw prospectdossier wordt aangemaakt komt de status van het dossier automatisch op INACTIVE te staan. Van zodra een activiteit wordt geregistreerd in het verkoopsdossier komt de status op PROSPECT te staan. Dit gebeurt wanneer in SA3 een offerte wordt afgedrukt, ofwel wanneer er manueel een activiteit wordt ingebracht. Tijdens het noteren van de contactrapporten zal een verkoper telkens een contactresultaat code ingeven (verplicht veld). Elke contactresultaat code is gelinkt met een status, en zodoende wijzigt de status van een dossier al naargelang het resultaat van het contact. Het is belangrijk dat een verkoper ook manueel de status van een verkoopsdossier kan wijzigen.
Voertuigvolume In het verkoopdossier (tabblad Profielgegevens) staat een nieuw veld “Voertuigvolume”. Hierin kan optioneel het aantal “vermoedelijke” verkopen genoteerd worden. Dit aantal verschijnt op het rapport “Sales Review”.
augustus ’07
Handleiding Sales Review / Revisie 0
11
Opportuniteit nr In het verkoopdossier (tabblad Contacten) werd de kolom opportuniteitsnr. voorzien. Hierin verschijnt automatisch een 0. Dit nummer kan manueel aangepast worden om aan te duiden dat de activiteit (bvb. een tweede offerte) om een aparte opportuniteit gaat. Zie afbeelding hieronder. Op het rapport “Sales Review” zal elke activiteit in een verkoopsdossier met een verschillend opportuniteitsnummer als een aparte lijn verschijnen.
augustus ’07
Handleiding Sales Review / Revisie 0
12
HOOFDSTUK 4: MARKETING ACTIES U kunt marketing acties definiëren om bijvoorbeeld prospecten en klanten aan te duiden en uit te nodigen voor een opendeur of een bepaald evenement. Hieronder staat beschreven hoe u tewerk moet gaan om de marketing acties handig te gebruiken.
Marketing acties aanmaken Kies ‘Prospectie’ → Instellingen → Marketing acties. De tabel met gedefinieerde acties verschijnt, u kunt onderaan de lijst acties toevoegen, door de code van de actie en de omschrijving in te geven.
Deze lijst bevat ALLE marketing acties die al werden gedefinieerd. Zowel de actuele als de acties uit het verleden. Het is niet nodig om marketing acties te verwijderen, bvb. nadat een evenement heeft plaatsgehad. U kunt acties uit het verleden op elk moment terug raadplegen via deze tabel. Hierna wordt getoond hoe u de actuele marketing acties in het dossierbeheer kan laten verschijnen.
Marketing acties instellen zodat deze zichtbaar zijn in de dossiers Kies ‘Prospectie’ → Instellingen → VAP Setup. Zie afbeelding hieronder. In het instellingenscherm kunt u tot maximaal 5 marketing acties opgeven opdat deze direct zichtbaar zouden zijn in het dossierbeheer. U kunt zelf bepalen of een actie moet verschijnen of niet, en op welke plaats de actie moet verschijnen. Indien u een actie verwijdert uit de instellingen zal deze steeds raadpleegbaar blijven vanuit de tabel marketing acties. U verwijdert dus niet de actie op zichzelf. Op dit scherm gaat u enkel bepalen welke acties moeten zichtbaar zijn in het dossierbeheer (tabblad Proefielgegevens).
augustus ’07
Handleiding Sales Review / Revisie 0
13
Prospecten en klanten aanduiden voor acties De actuele marketing acties zijn zichtbaar in een dossier, in het tabblad “Profielgegevens”. Het volstaat een vinkje te zetten naast één of meerdere acties om de betreffende prospect of klant aan te duiden voor de actie(s). Wanneer u klikt op dan komt u in de tabel waarin de geselecteerde acties staan. Op deze manier kunt u meer dan 5 acties toekennen aan een dossier.
augustus ’07
Handleiding Sales Review / Revisie 0
14
Prospecten die voor een marketing actie aangeduid zijn exporteren Kies ‘Prospectie’ → Instellingen → Marketing acties. De tabel met gedefinieerde marketing acties verschijnt. In de kolom “Aantal prospecten” ziet u het aantal prospecten en/of klanten, dat werd aangeduid voor de actie. Klik op het aantal of doe F6 in het veld om het detail te bekomen. Het detail bevat alle noodzakelijke velden om op een eenvoudige wijze een mailing via brief of email uit te voeren.
Met kopiëren en plakken kunnen de dossiergegevens vanuit Incadea omgezet worden naar MS Excel, om zodoende aan de hand van MS Word een mailing te op te maken.
augustus ’07
Handleiding Sales Review / Revisie 0
15
