Handleiding Navision - Incadea Barcode module

Handleiding Navision - Incadea Barcode module

CARYA GROUP HQ Fountain Business Center / Building 5 C. Van Kerckhovenstraat 110 2880 Bornem T. +32 3 295 18 50 F. +32 3 295 18 51 E-mail: [email protected]

CARYA GROUP SAS 120 Chaussée Jules César BP 20317 Osny 95526 Cergy Pontoise Cedex T. +33 1 34 20 79 20 F. +33 1 34 20 79 21 E-mail: [email protected]

WWW.CARYAGROUP.EU

Inhoudstafel 1 2

Voorwoord ...................................................................................................................................................... 2 Barcode scanner ............................................................................................................................................. 3 1.1 Functietoetsen ........................................................................................................................................ 3 1.1.1 Drukknoppen .................................................................................................................................. 3 1.1.2 Menu’s ............................................................................................................................................ 4 1.2 De verschillende functionaliteiten of taken............................................................................................ 5 1.2.1 Collect ............................................................................................................................................. 5 1.2.1.1 Ontvangen van wisselstukken in het magazijn ........................................................................ 6 1.2.1.2 De belangrijkste velden en kolommen van de SA30 Lijst ........................................................ 8 1.2.2 Workflow: Het ontvangen van de wisselstukken in het magazijn .................................................. 9 1.2.2.1 1.Nakijken en verbeteren van de SA30 Lijst............................................................................. 9 1.2.2.2 2. Wisselstukken die geleverd zijn ontvangen via de barcodescanner: ................................. 10 1.2.2.3 3. Wisselstukken die ontvangen zijn via de barcodescanner inlezen in Navision: ................. 12 1.2.2.4 4. Controleren van ingelezen bestanden in de ontvangsten en eventuele correcties corrigeren. 16 1.2.2.5 5. Inboeken van de gecontroleerde ontvangsten. ................................................................. 18 1.2.3 Afdrukken van de ontvangsten ..................................................................................................... 19 1.2.4 Afdrukken van etiketten met Barcode.......................................................................................... 20 1.2.5 Afdrukken van etiketten met Barcode.......................................................................................... 20 1.3 Pick: Het nemen van goederen in het magazijn ................................................................................... 21 1.4 Inventaris: Het inventariseren van het Magazijn met de barcodescanner als hulpinstrument ........... 22 1.4.1 Wisselstukken die geïnventariseerd moeten worden via de barcodescanner: ............................ 23 1.4.2 Wisselstukken die geïnventariseerd zijn via de barcodescanner inlezen in Navision: ................. 24

1

1 Voorwoord Deze handleiding is bedoeld voor de medewerkers van het Magazijn. Tijdens het opstellen ervan zijn de volgende conventies aangehouden:

Module-opties: Deze staan in de tekst schuin gedrukt. Een voorbeeld: Kies Werkplaats - Uurloon betekent hetzelfde als: Open de (sub)module Werkplaats en kies daarin de optie Uurloon. Gebruikte symbolen: ‘Let op!’: dit icoon vraagt uw aandacht voor extra informatie ‘Tip’: dit icoon geeft een tip of truc waarmee u eventueel sneller kan werken

Gebruik van de muis: Klikken betekent éénmaal klikken met de primaire muisknop. Dubbelklikken betekent tweemaal kort na elkaar op dezelfde muisknop klikken. De standaardinstelling van de muisknoppen wordt aangehouden: de linkermuisknop is de primaire en de rechtermuisknop de secundaire knop.

Notatie van de toetsencombinaties: Weergave

Betekenis

Toets1 + Toets2

Een plusteken tussen de toetsen betekent dat u de toets ingedrukt moet houden terwijl u op de tweede toets drukt. Druk op Shift + F5 betekent dat u de Shift toets moet indrukken, deze ingedrukt houdt terwijl u op de functietoets F5 drukt, waarna u beide loslaat.

Toets1, Toets2

Een komma tussen de toetsen betekent dat u de toetsen na elkaar moet indrukken en loslaten. Druk op Alt, V betekent dat u de Alt toets indrukt en loslaat, daarna drukt u op de lettertoets V en u laat ook deze los.

Doel van deze handleiding is om in de praktijk snel even wat op te zoeken. Het is de bedoeling dat u de tekst doorneemt terwijl u voor de computer zit.

2

2 Barcode scanner 1.1

Functietoetsen

1.1.1 Drukknoppen Vooraf: Plaatst elke avond de scanner in de houder. Zo blijft de Barcodescanner steeds opgeladen

Bevestigen

Scannen

Vorig menu

Aan- en afzetten

Het aan- en afzetten van de barcode gebeurt door op de rode knop even te blijven drukken. Om van de één naar de andere menu te gaan kan je de pijltjestoetsen gebruiken Druk rechtsreeks op de numerieke toetsen om naar een menu te gaan

3

1.1.2 Menu’s

1. Collect: De verschillende functionaliteiten of taken van de New Barcodemodule 2. Upload: het exporteren van de gegevens die in de barcode zijn opgeslagen naar de computer 3. Utilities: Instellingen van het apparaat Druk rechtstreeks op de numerieke toetsen om naar een menu te gaan

4

1.2

De verschillende functionaliteiten of taken

1.2.1 Collect Door op 1 te drukken kom je in de verschillende functionaliteiten of taken terecht::

1 2 3

Ontvang: Het ontvangen van de wisselstukken in het magazijn Pick: Het nemen van wisselstukken uit het magazijn voor de werkplaats Inventaris: Het inventariseren van het Magazijn

5

1.2.1.1 Ontvangen van wisselstukken in het magazijn Vooraf: De Magazijnier moet best alle wisselstukken via Navision-Incadea bestellen. De procedure hiervan vindt men terug in de Handleiding – Navision Incadea –Stockbeheer. Deze handleiding kan men in Navision Incadea - hoofdmenu- Incadea Documentatie terug vinden.

De Stock- en spoedbestellingen worden via Navision Incadea ( PIX) doorgestuurd naar BMW Belux

De wisselstukken worden naar de verdeler geleverd. Tegelijkertijd wordt dagelijks een SA30 factuur electronisch doorgestuurd naar Navision. Deze lijst vindt men terug in Navision Incadea. Stock Beheer – Aankoop Wisselstukken – SA30 Lijnen

6

Bij het openen van deze menu zal Navision Incadea de zo vroegst mogelijke datum SA30 lijst weergeven: De dag van vandaag. Indien dit niet zo is kan men steeds manueel deze lijst oproepen.

Alvorens dat de goederen ’s morgens ontvangen worden moet deze lijst nagekeken worden

7

1.2.1.2 De belangrijkste velden en kolommen van de SA30 Lijst

Druk F6 = toont scherm met alle SA30lijsten

Geeft alle SA30 lijnen in combinatie mat alle SA30 lijsten Geeft enkel de niet afgesloten lijnen weer

Zo vroeg mogelijke SA30lijst

Filtering op één wisselstuk. Indien men de filtering opheft van datum SA30 lijst, zal men de historiek geven van het desbetreffende wisselstuk voor alle SA30 lijsten

De SA30 lijnen worden gesorteerd op Lijnnummer, Wisselstuk of ontvangst

Geeft enkel de blanco inkooporders weer

Kostprijs Collinummer waar het wisselstuk zich bevindt

Het inkooporder en het lijnnummer mbt tot het documentnummer

Niet afgesloten SA30 lijn = Het volledig aantal van het wisselstuk is niet ontvangen

8

1.2.2 Workflow: Het ontvangen van de wisselstukken in het magazijn 1.2.2.1 1.Nakijken en verbeteren van de SA30 Lijst Alvorens dat de goederen ’s morgens ontvangen worden moet deze lijst nagekeken worden

De wisselstukken moeten aan een documentnummer en lijnnumer gekoppeld zijn. Indien dit niet zo is betekent dat: Het wisselstuk is niet via Navision Incadea besteld ( = besteld via Dop, fax). Men kan hiervoor retroactief automatisch een inkooporder aanmaken (pag.19) Het wisselstuk werd door een ander wisselstuk vervangen (=vervanging). In de respectievelijke SA30 lijn dient men het wisselstuk met het origineel wisselstuk op het inkooporder te vervangen. De grijze velden (document- en lijnnumer) zullen automatisch ingevuld worden het wisselstuk is in de lijst van alle BMW en MINI wisselstukken in Navision Incadea niet gekend (= Master) Een nieuw wisselstuknummer moet aangemaakt worden in Navision Incadea Andere oorzaken (wisselstukken die gratis megegeven mogen worden (actie)) Deze lijnen mogen handmatig afgesloten worden vanuit de SA30lijst

Het afsluiten van SA30 lijnen heeft geen enkele invloed op de stock.

9

1.2.2.2 2. Wisselstukken die geleverd zijn ontvangen via de barcodescanner: Ontvang de wisselstukken volgens onderstaand schema. Druk rechtsreeks op de numerieke toetsen om naar een menu te gaan 1

1. Collect

2

1. Ontvang

3

Scan het collinummer in door op de gele knop te drukken. Bevestig nadien met de linker blauwe toets.

10

4

Scan één van de wisselstukken van de respectievelijke colli in door op de gele knop te drukken. Bevestig nadien met de linker blauwe toets.

5

Druk met het numeriek klavier de hoeveelheid en bevestig nadien met de blauwe toets

6

Scan nadien een volgend wisselstuk van de respectievelijke colli in door op de gele knop te drukken. Bevestig nadien met de linker blauwe toets.

7

Druk met het numeriek klavier de hoeveelheid en bevestig nadien met de blauwe toets

8

Herhaal stap 6 en 7 tot dat alle wisselstukken van de respectievelijke colli zijn ingescand.

9

Druk nadien 2 maal op ESC en nadien toets 2

10

Plaatst de barcodescanner in de lader

Neem de gewoonte om de scanner steeds in de lader te plaatsen. Zo wordt de batterij steeds opgeladen.

11

1.2.2.3 3. Wisselstukken die ontvangen zijn via de barcodescanner inlezen in Navision: Stock Beheer – Aankoop Wisselstukken - Ontvangsten

Boekingsdatum nakijken Het orderleveranciernummer wordt automatisch ingevuld

12

Het inlezen van de gegevens op de barcodescanner in navision Incadea Functie import Barcodebestanden of Ctrl + B

De laatste 3 gescande bestanden kunnen in dit scherm ook opgeladen worden.

13

De ingelezen bestanden worden nu automatisch gekoppeld aan: SA30 lijnen Inkooporders of openstaande bestelorders Geeft fouten en waarschuwingen weer: Moet nagekeken worden

De zwarte lijnen geven de gescande wisselstukken weer De roze lijnen geven de gekoppelde SA30 lijnen weer De blauwe lijnen geven de gekoppelde inkooporders weer

14

Fouten en waarschuwingen kunnen steeds manueel opgeroepen worden via: Functie Controle op fouten en waarschuwingen of CTRL+F

15

1.2.2.4 4. Controleren van ingelezen bestanden in de ontvangsten en eventuele correcties corrigeren. De hoeveelheid die door de barcodescanner ingescand werd klopt met de hoeveelheid op het inkooporder en met de hoeveelheid op de SA30 lijnen. Dit kan probleemloos doorgeboekt worden via Boeken Boeken of F11

Het doorboeken van de ontvangsten doe je best als alle correcties zijn aangepast

16

De hoeveelheid die ingescand werd door de barcodescanner klopt niet met de hoeveelheid op het inkooporder maar wel met de hoeveelheid op de SA30 lijnen. In onderstaand voorbeeld werden er twee remschijven geleverd en in het inkooporder heeft men er maar één besteld. Het gebeurt dat BMW Belux meer wisselstukken levert dan besteld (mbt afrondingen). Er moet dus een correctie aangebracht worden.

17

Via Functie Restinkooporder aanmaken worden er automatisch nieuwe inkooporders aangemaakt. In onderstaand voorbeeld zal de kostprijs van de remschijf van het nieuw inkooporder: ‘POP.05.460 de kostprijs zijn die meegegeven wordt met de SA30 factuur die dagelijks electronisch doorgestuurd naar Navision.

1.2.2.5 5. Inboeken van de gecontroleerde ontvangsten. Vooraf: opnieuw fouten en waarschuwingen manueel oproepen worden via: Functie Controle op fouten en waarschuwingen of CTRL+F. Waarschuwingssymbolen moeten verdwenen zijn. Nadien ontvangsten doorboeken via Boeken Boeken of F11 Voorraad wordt aan correcte prijs ingeboekt Openstaand aankooporder verdwijnt (indien alles ontvangen) Ontvangstdocument verdwijnt

18

1.2.3 Afdrukken van de ontvangsten Via Stock Beheer – Aankopen wisselstukken – Ontvangsten

19

1.2.4 Afdrukken van etiketten met Barcode Etiketten afdrukken voor schappen Via Stock Beheer – Aankopen wisselstukken – Ontvangsten

1.2.5 Afdrukken van etiketten met Barcode Etiketten afdrukken voor verkoop Via Stock Beheer – Aankopen wisselstukken – Ontvangsten

20

1.3

Pick: Het nemen van goederen in het magazijn

Momenteel is deze functionaliteit nog niet bij de verdelers geactiveerd.

21

1.4

Inventaris: Het inventariseren van het Magazijn met de barcodescanner als hulpinstrument

Vooraf: Het inventariseren van het magazijn in Navision Incadea De procedure kan men raadplegen in de Handleiding – Navision Incadea – Inventarisatie. Deze handleiding vindt men terug in Navision Incadea - hoofdmenu- Incadea Documentatie

Druk rechtsreeks op de numerieke toetsen om naar een menu te gaan

22

1.4.1 Wisselstukken die geïnventariseerd moeten worden via de barcodescanner: Inventariseer de wisselstukken volgens onderstaand schema Druk rechtsreeks op de numerieke toetsen om naar een menu te gaan 1.

Collect

2.

Inventaris

3.

Scan het het schapnummer in door op de gele knop te drukken. Bevestig nadien met de linker blauwe toets.

Het is belangrijk dat de schapnummers in het magazijn van een barcode voorzien zijn

23

4.

Scan één van de wisselstukken van het respectievelijk schapnummer in door op de gele knop te drukken. Bevestig nadien met de linker blauwe toets.

5.

Druk met het numeriek klavier de hoeveelheid van het respectievelijk wisselstuk en bevestig nadien met de blauwe toets

6.

Herhaal stap 4 en 5 tot dat alle wisselstukken van het respectievelijk vlak zijn geïnventariseerd.

7.

Druk nadien 2 maal op ESC en nadien toets 2

8.

Plaatst de barcodescanner in de lader

9.

Inventaris

10. Scan het het schapnummer in door op de gele knop te drukken. Bevestig nadien met de linker blauwe toets.

1.4.2 Wisselstukken die geïnventariseerd zijn via de barcodescanner inlezen in Navision:

24