Handleiding Realisatie-module
voor beheerders en gebruikers van uitvoerende organisaties
ECG Development and financing BV Auke Vleerstraat 3 7521 PE Enschede Postbus 240 7500 AE Enschede Tel: 053 – 430 63 42 E-mail:
[email protected] Bij verschillende onderdelen in deze handleiding wordt gerefereerd aan de ESF regeling en worden voorbeelden gegeven die zijn afgeleid van één van de eerste versies van de handleiding Projectadministratie ESF 2007-2013 van het agentschap van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (AGSZW). ECG kan echter niet verantwoordelijk of aansprakelijk worden gesteld voor afwijkingen in deze handleiding ten opzichte van de actueel geldende ESF regeling als wel de ‘Handleiding projectadministratie ESF 20072013’. ESF online zal, indien noodzakelijk, steeds worden aangepast aan de geldende regeling en vereisten aangaande het voeren van een ESF-proof projectadministratie. U blijft echter zelf verantwoordelijk om overeenkomstig de officieel gepubliceerde en ten tijde van uitvoering geldende documenten en regelgeving te handelen.
2-1
Versie 1.06 20-09-2007
Inhoudsopgave 1
Inleiding
2
Structuur van ESF online
3
Definities
4 4.1 4.2 4.3 4.4
Toegang tot ESF online realisatiebeheer Inloggen De organisatiebeheerder Basisinstellingen project De zoekmethodiek in ESF online realisatiebeheer
5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5
Organisatiebeheer Aanmaken van gebruikers Toekennen van rechten aan gebruikers Een gebruiker koppelen aan projecten Toekennen van rechten op rapportagegroepen aan gebruikers Inloggen als nieuwe gebruiker
6 6.1 6.2 6.3 6.3.1 6.3.2 6.4 6.5 6.6 6.6.1 6.6.2 6.7 6.8
Deelnemers Toevoegen van deelnemers aan een organisatie Deelnemers importeren bij een organisatie Deelnemer koppelen aan een project Een enkele deelnemer koppelen aan een project Meerdere deelnemers tegelijk koppelen aan een project Toevoegen en wijzigen persoonsgegevens ESF projectdeelnemers Vastleggen van instroomgegevens van ESF projectdeelnemer Vastleggen van deelnemeractiviteiten Vastleggen van beoogde deelnemersactiviteiten Vastleggen van gerealiseerde deelnemersresultaten Vastleggen van aanwezigheid deelnemerdocumenten Vastleggen van deelnemer eindresultaten
7 7.1.1 7.1.2 7.2 7.3 7.4
Personeel Toevoegen en wijzigen van personeel aan een organisatie Personeel importeren bij een organisatie Toevoegen en wijzigen van salarisgegevens aan personeel Koppelen van personeel aan projecten via het tabblad Personeel Koppelen van personeel aan projecten via het tabblad Projecten
8 8.1
Leveranciers Toevoegen van leveranciers
2-1
Inhoudsopgave Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
9.0 9.1 9.1.1 9.1.2 9.2 9.3.1 9.3.2 9.4.1 9.4.1 9.5 9.6 9.7
Vastleggen urenrealisatie door middel van rooster Aanmaken en wijzigen van een rooster Aanmaken van een rooster Kopiëren van een rooster Printen van presentielijsten Vastleggen afwezigheid personeel Importeren afwezigheid personeel Vastleggen afwezigheid deelnemers Importeren afwezigheid deelnemers Roostervrij Printen van weekstaten voor personeel en deelnemers Verwerking van afwezigheid door ESF online
10 10.1 10.2
Vastleggen urenrealisatie zonder rooster Realisaties personeel Realisaties deelnemers
11 11.1
Vastleggen van overige kosten Vastleggen van overige kosten
12 12.1
Vastleggen externe financiering Vastleggen externe financiering
13 13.1
Vastleggen inkomsten Vastleggen inkomsten
14 14.1 14.2 14.3 14.4
Blokmutaties Blokmutatie deelnemergegevens Blokmutatie instroomgegevens deelnemers Blokmutatie deelnemer activiteit gegvens Blokmutatie resultaatgegevens deelnemers
15 15.1
Rapportages Rapportages
2-1
Inhoudsopgave Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
1.0
Inleiding
ESF online realisatiebeheer is een door ECG ontwikkelde internetapplicatie voor de vastlegging van realisaties in het kader van ESF projecten in de periode 2007 – 2013. De uitkomsten kunnen worden gebruikt bij tussentijdse- en eindrapportages aan het Agentschap SZW. In de applicatie kunnen kosten en gerealiseerde uren van personeel, docenten en deelnemers worden geadministreerd. Voor een efficiënte verwerking van gegevens beschikt ESF online over de mogelijkheid om urenrealisaties van instructiepersoneel en deelnemers vast te leggen aan de hand van roosters. Afwezigheid van docenten of deelnemers of een mutatie dat een deelnemer al dan niet ESF-proof is kan op deze wijze eenvoudig worden vastgelegd. De resultaten van de mutatie(s) worden daarbij direct doorberekend in de realisatiegegevens. Handmatige aanpassing van toerekeningen is dus verleden tijd in deze online DRS 1 variant. De applicatie wordt beheerd door ECG BV te Enschede en is geplaatst op één van haar webservers bij DenIT in Amsterdam. De applicatie draait onder HTTPS protocol met als doel een veilige uitwisseling van gegevens te garanderen. Daarnaast zijn uitsluitend ‘sterke’ passwords mogelijk (minimaal 8 karakters waarvan minmaal 1 hoofdletter, 1 kleine letter en 1 cijfer). Passwords worden in ESF online ‘versleuteld’ in de database opgeslagen. Naast een password is ook een organisatiecode noodzakelijk. Organisaties die gebruik wensen te maken van ESF online dienen een contract af te sluiten met ECG waarna toegang zal worden verschaft tot de applicatie. De organisatie wordt hierbij toegang verleend tot de eigen omgeving en de daaronder geregistreerde projecten. Het is ook mogelijk dat ECG geheel of gedeeltelijk de administratie voor organisaties verzorgt. In dat geval zal ESF online op de specifieke situatie worden ingericht waarbij ECG volledige of beperkte toegangsrechten krijgt. Licenties voor het gebruik worden op projectbasis per jaar afgegeven. Het aantal gebruikers is hierbij onbeperkt. Initieel wordt de omgeving ingericht door ECG BV waarna het beheer wordt overgedragen aan een namens de organisatie aangewezen beheerder 2 . Nadien is deze ‘organisatiebeheerder’ verantwoordelijk voor het beheer van de gegevens en de toegang tot deze gegevens. Tevens dient de organisatiebeheerder toe te zien op een juist gebruik van de applicatie en de daar opgeslagen gegevens. Het is voor ECG medewerkers niet mogelijk om de informatie te raadplegen of te muteren tenzij de organisatiebeheerder op grond van een dienstverleningsovereenkomst ECG medewerkers rechten geeft tot
1
DRS is de offline variant van ESF online en is voornamelijk gebruikt in de ESF periode 2000-2006.
2
Dit is niet van toepassing voor projecten waarvoor ECG de administratieve dienstverlening verzorgt.
2-1
Inleiding Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
toegang tot één of meer projecten of indien ECG de gehele administratieve dienstverlening van het project verzorgt. De ESF online applicatiebeheerder bij ECG heeft wel rechten om de initiële settings van organisaties en projecten te beheren maar heeft geen toegang tot de data van de in ESF online aanwezige organisaties tenzij hem dat recht door de organisatiebeheerder wordt verleend. Op het gebruik van de applicatie zijn algemene voorwaarden van toepassing.
2-1
Inleiding Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
2-1
Structuur van ESF online
Portal: Uitvoerder
Projecten
Start
Leveranciers
Personeel
Deelnemers
Gebruikers
Rechten
Projecten
Organisatie
Afwezigheid Personeel
Salarisperiodes
Projectinstellingen Projecten
Afwezigheid
projecten Rapportagegroepen Projectdeelnemers
Importeren deelnemers koppelen
Deelnemers
dln. gegevens
Personeel
dln. documenten
Afw. personeel
dln. instroomgegevens
Afw. deelnemers
dln.activiteiten
activiteit koppelen Roostervrij
dln. resultaatgegevens
Projectpersoneel
Personeel koppelen
Financiers Projectactiviteiten Begroting Aanvraag realisaties Begroting overnemen
Rooster
Aanvraag
Financiering
Uitvoering
Inkomsten
Projectbeschrijving
Personele realisaties
Act. voor aanvang
Act. voor aanvang
Deelnemer realisaties
Directe activiteiten
Directe activiteiten
Kosten
Indirecte activiteiten
Indirecte activiteiten
Act. na afronding
Act. na afronding
Inkomsten
Inkomsten
Financiering
Financiering
Activiteiten
Overzicht aanvraag
Overzicht begroting
Resultaatgegevens
Verificatie
Blokmutaties Deeln. Deelnemersgegevens Instroomgegevens
Indienen controle beoordelingen
Figuur 2.1 De hierboven getoonde structuur zal hierna worden behandeld. De in deze figuur gestippelde blokken betreffen applicatieonderdelen die door de applicatiebeheerder bij ECG worden beheerd.
2-1
2-1 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
3-1
Definities Organisaties Organisaties zijn instellingen die projecten uitvoeren. Een organisatie kan eventueel een administratiekantoor zijn die projecten voor één of meer andere organisaties administreert. Een organisatie kan de subsidieaanvrager bij het agentschap van het ministerie van SZW zijn (AGSZW) indien de betreffende organisatie rechtstreeks projecten mag indienen bij het AGSZW. Een organisatie kan uitsluitend door de ESF online applicatiebeheerder (ECG) worden vastgelegd en toegang tot de applicatie worden verleend. Organisatiebeheerder Een organisatiebeheerder is een persoon die namens de organisatie het beheer voert over ESF online Realisatiebeheer. Deze beheerder hoeft niet de contactpersoon van een project te zijn. De beheerder verleent namens de organisatie andere personen rechten toe om namens de organisatie ESF projecten te beheren of te administreren. Gebruikers Gebruikers zijn personen die namens de organisatie rechten zijn verleend om één of meerdere ESF projecten geheel of gedeeltelijk te administreren. Projecten Projecten zijn ESF projecten welke door een organisatie worden uitgevoerd. Onder een organisatie kunnen één of meer projecten worden geregistreerd. Een project kan uitsluitend door de ESF online applicatiebeheerder (ECG) worden vastgelegd en voor de betreffende organisatie worden vrijgegeven. Deelnemers Deelnemers zijn personen die deelnemen aan directe activiteiten – zoals cursussen - binnen een ESF project. Personeel Personeel betreft werknemers van de organisatie die als instructie-, ondersteundend- of administratief personeel betrokken zijn bij de uitvoering van één of meer van de ESF projecten die binnen ESF online zijn vastgelegd. Leveranciers Leveranciers zijn organisaties die kosten in rekening brengen middels een factuur voor de in ESF online geregistreerde ESF projecten.
2-1
3-1 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
4-1
Inloggen Ga naar www.esfonline.nl 1 en druk daar vanuit het ESF online portal op de knop ‘esf online Realisatiebeheer’
Figuur 4.1 Als u de ‘esf online realisatiebeheer’ knop vanuit www.esfonline.nl hebt ingedrukt wordt onderstaand inlogscherm getoond.
Figuur 4.2 ESF online kent twee inlogniveaus te weten 1.
de organisatiebeheerder 2
2.
gebruikers die rechten zijn toegekend door de organisatiebeheerder 3
1
Voor uitvoerders/aanvragers welke deel uitmaken van een specifiek cluster kunnen afwijkende toegangspaden gelden. 2
De organisatiebeheerder heeft rechten op het hoogste niveau binnen ESF online en beheert de projecten die door de ESF online applicatiebeheerder bij ECG zijn aangemaakt voor de betreffende organisatie.
3
De organisatiebeheerder kan in deze een administratiekantoor zijn die een klant het recht toekent om één of meerdere van haar projecten in te zien of te bewerken.
2-1
4-1 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
4.2
De organisatiebeheerder De organisatiebeheerder wordt geadviseerd zich eerst voldoende op de hoogte te stellen van de structuur van de applicatie en/of vooraf een cursus te volgen bij ECG. Nadat de inloggegevens zijn ontvangen wordt de organisatiebeheerder geadviseerd om direct zijn of haar wachtwoord te wijzigen. De organisatiebeheerder wordt geadviseerd dit wachtwoord per tijdseenheid te wijzigen. Verder dient het wachtwoord te bestaan uit ten minste 1 Hoofdletter, 1 kleine letter en 1 cijfer en dient tenminste 8 karakters te bevatten. De ESF online applicatiebeheerder bij ECG creëert de mogelijkheden voor de organisatiebeheerder maar heeft na vrijgave aan de betreffende beheerder binnen de vrijgegeven organisatieomgeving geen rechten. De basisinstellingen blijven wel in beheer bij de applicatiebeheerder bij ECG maar de verdere inrichting door de organisatiebeheerder en de realisatiedata van de betreffende organisatie zijn voor de applicatiebeheerder bij ECG niet benaderbaar. In het hier onderstaande voorbeeld gaan we uit van een actie D project voor de organisatie ‘Heikens BV AGF groothandel’ welke een overeenkomst heeft met ECG voor de vastlegging van 2 projecten in ESF online . De organisatiebeheerder van Heikens BV krijgt na het inloggen het volgende scherm te zien.
Figuur 4.3
2-1
4-2 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Het project, ‘AGF Kwaliteitscontrole op de werkvloer’ is in overleg met Heikens BV door de applicatiebeheerder bij ECG geregistreerd in ESF online. Het betreft een project welke wordt uitgevoerd onder actie D en is vastgelegd onder het cluster AGF2007D. Onder dit ‘cluster’ worden alle projecten geregistreerd die in 2007 door het O&O fonds AGF onder actie D namens aanvragers (organisaties) zijn ingediend bij het agentschap SZW. Door deze methode van vastlegging wordt voor - in dit voorbeeld- het O&O fonds AGF de mogelijkheid gecreëerd om de voortgang van namens dit O&O fonds ingediende projecten te volgen. Standaard heeft een O&O fonds of een andere organisatie die namens aanvragers de projecten bij het AGSZW mag indienen hier geen rechten toe. De applicatie houdt er echter wel rekening mee dat dit ooit het geval zou kunnen zijn. Uitgangspunt daarbij is niet het recht om projecten van organisaties in te zien of te kunnen muteren maar meer om de status van een project te kunnen volgen en het printen van voor het O&O relevante projectgegevens.
2-1
4-2 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
4.3
Basisinstellingen Project Projectdetails Wanneer u op het tabblad projecten klikt, krijgt u de projecten te zien waarvoor rechten zijn toegekend. Klikt u vervolgens op het project waarmee u wilt werken dan wordt van het betreffende project een menu links in het scherm getoond. Zie volgend figuur.
Figuur 4.4 Een geselecteerd item, in dit geval project 20070095, wordt in een donkerblauwe kleur weergegeven. Door op de knop ‘Detail’ daaronder te klikken krijgt u de detailgegevens van het project te zien.
Figuur 4.5
2-1
4-3 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
De getoonde gegevens zijn door de organisatie niet wijzigbaar. Mocht één of ander gegeven niet kloppen dan dient u dit melden aan de ESF online applicatiebeheerder of aan uw accountmanager bij ECG. Ter voorkoming van fouten wordt u verzocht elke wijziging die u voorstelt in uw eigen gegevens schriftelijk te melden. In het bovengenoemde scherm wordt onder ‘Startdatum uitvoering’ de datum verstaan waarop directe activiteiten met deelnemers starten. Dit is dan ook de datum waarop het rooster zal starten. Nadat op basis van deze datum een rooster is aangemaakt kan deze datum niet meer gewijzigd worden. Bij Roosteruur wordt aangegeven of een roosteruur bijvoorbeeld 45, 50 of 60 minuten is. Deze waarde is van belang voor berekeningen die op basis van het rooster in ESF online worden gemaakt. In ESF online is het niet mogelijk om binnen 1 project roosteruren vast te leggen die per roosteruur verschillen in het aantal minuten. Een tussentijdse mutatie is ook niet mogelijk. Uiteraard is een standaardwaarde van 60 minuten te wijzigen in 50 minuten maar dan geldt dit gelijk voor het gehele project. Binnen het rooster is het echter wel mogelijk om de duur van een individuele les te wijzigen in een afwijkende lesduur. Projectkostensoorten Wanneer u onder het tabblad projecten in het linkermenu ‘Projectinstellingen’ open klikt en vervolgens op de knop ‘Projectkostensoorten’ klikt, krijgt u een overzicht van kostensoorten te zien die door de Applicatiebeheerder van ESF online onder dit project voor u zijn geregistreerd. U kunt deze gegevens zelf niet wijzigen. Projectkostensoorten zijn in feite alle binnen het project te onderscheiden projectactiviteiten.
Figuur 4.6 De geregistreerde projectkostensoorten (lees projectactiviteiten) vallen onder een door het agentschap SZW vastgestelde activiteit. Deze door AGSZW gedefinieerde activiteit wordt rechts in het middenvenster weergegeven. Controleer bij aanvang van het project of deze gegevens in overeenstemming zijn met de door u ingediende ESF aanvraag bij AGSZW. Mochten één of meer
2-1
4-3 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
activiteiten door AGSZW zijn afgekeurd dan dienen deze activiteiten ook niet in deze lijst voor te komen. Voor gebruikers die een aanvraag indienen via een O&O fonds of een andere partij kunnen andere afspraken gelden.
2-1
4-3 Pagina 3
Versie 1.06 20-09-2007
4-4
De zoekmethodiek in ESF online De opbouw van de selectieschermen waar een record gekozen kan worden om te raadplegen of te bewerken is qua opbouw in alle situaties gelijk aan hetgeen u in figuur 4.4 ziet. Boven de records ziet u de kolomheader en daarboven wordt een zoekmogelijkheid geboden. De eerst kolom bevat een Id, dit is een uniek nummer waarop het betreffende record in de tabel is vastgelegd. Dit is een gegeven dat voor u (de eindgebruiker) in veel gevallen niet interessant is maar mogelijk wel van belang kan zijn indien u een fout meldt bij de helpdesk van ECG. Het kan echter ook zijn dat gegevens worden vastgelegd die allemaal op elkaar lijken en dit nummer de mogelijkheid biedt om snel een bepaald record te zoeken. In dat geval dient het Id gezien te worden als ‘Mutatienummer’. Uit een rapport blijkt bijvoorbeeld dat Mutatienummer 1285 onjuiste gegevens bevat. Op deze wijze kan dan snel naar dit nummer gezocht worden om vervolgens de aanpassing door te voeren. In figuur 4.6 ziet u dat in de Id kolom een driehoekje staat. Dit driehoekje wil zeggen dat dit de kolom is waarin de records zijn gesorteerd en waarop gezocht kan worden. Wilt u echter op een ander gegeven zoeken dan dient u de kolomheader, (naam van de gewenste kolom) aan te klikken. Let op! U dient dus eerst een kolom aan te klikken voordat u gebruik kunt maken van de zoekfunctie. Dus om de situatie van figuur 4.6 te krijgen zal op het woord Id geklikt moeten zijn. Indien u op Projectnaam wilt sorteren of zoeken naar een bepaalde projectnaam, dan dienen we op de kolomtekst ‘Projectnaam’ te klikken. In dat geval zal er in de betreffende kolom een driehoekje worden geplaatst en kunt u bijvoorbeeld een zoekopdracht geven op deze kolom. Klikt u nog een keer op dezelfde kolomnaam dan wordt het driehoekje omgekeerd wat wil zeggen dat de getoonde kolom in omgekeerde sorteervolgorde wordt getoond. Bij de eerst klik is de sortering van laag naar hoog dus van 1 naar 100 of van ‘a’ naar ‘z’ en bij de tweede klik is de sortering van hoog naar laag dus van 100 naar 1 of van ‘z’ naar ‘a’. In ESF online kunt u slechts 1 kolom tegelijk sorteren. Het is dus niet mogelijk om meerdere kolommen tegelijk te sorteren.
2-1
4-4 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
5-1
Aanmaken van gebruikers (Tabblad gebruikers) Drukt u op het tabblad gebruikers dan krijgt u in ieder geval de gegevens van de organisatiebeheerder te zien. Deze gegevens zijn door de ESF online applicatiebeheerder bij ECG geregistreerd. Organisatiebeheerder De organisatiebeheerder dient in eerste instantie de eigen gegevens te controleren en het wachtwoord te wijzigen zodat ECG geen toegang meer heeft tot de omgeving van de organisatie. Indien het organisatiebeheer wordt overgedragen aan een collega dan dient de inhoud van het scherm aangepast te worden ten behoeve van de nieuwe beheerder. Het gebruikerstype ‘Beheerder’ kan niet gewijzigd worden omdat elke organisatie een beheerder dient te hebben. Let op! Controleer of het e-mail adres juist is. ESF online stuurt mededelingen bijvoorbeeld in geval u het wachtwoord bent vergeten naar dit e-mail adres. Vanuit het inlogscherm bestaat de mogelijkheid om aan te geven ‘Wachtwoord vergeten?’. In dat geval wordt het juiste wachtwoord naar het e-mail adres van de betrokken persoon gestuurd. Indien het een ‘gewone’ gebruiker betreft is het nog niet zo problematisch als het e-mail adres niet mocht kloppen want dan kan de beheerder het gebruikersrecord nog raadplegen en eventueel aanpassingen doorvoeren. Bij de beheerder bestaat deze mogelijkheid dus niet! Ook de ECG applicatiebeheerder kan niet bij de inloggegevens van de organisatiebeheerder komen! Een nieuwe gebruiker toevoegen Door op het tabblad ‘gebruikers’ te klikken krijgt u de gebruikers te zien (zie onderstaand scherm).
Figuur 5.1
2-1
5-1 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Door op de knop ‘Toevoegen’ te drukken is het mogelijk om een gebruiker toe te voegen. U krijgt dan onderstaand scherm (leeg) te zien.
Figuur 5.2 Een nieuwe gebruiker krijgt automatisch het gebruikerstype ‘Gebruiker’ mee. Nadat u de gegevens van de nieuwe gebruiker heeft ingevuld druk u op de knop ‘Opslaan’ en krijgt u onderstaand beeld te zien.
Figuur 5.3 Als een gebruiker is geselecteerd wordt deze donkerblauw weergegeven. Op dat moment is ook de knop ‘Wijzigen’ zichtbaar. Van daaruit kunt u de gegevens van de betreffende gebruiker wijzigen. Klit u op ‘Detail’ dan krijgt u de gebruikersgegevens als ‘alleen lezen’ te zien. Door een record op deze manier te bekijken wordt voorkomen dat abusievelijk gegevens worden gewijzigd.
2-1
5-1 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
Het ‘Detail’ scherm ziet er als volgt uit:
Figuur 5.4
2-1
5-1 Pagina 3
Versie 1.06 20-09-2007
Kader en toelichting op de noodzakelijkheid van theoretisch ondersteunende vakken
Uit het Gezamenlijk tussentijds verslag 2006 van de Raad Onderwijs en de Commissie aan de Europese Raad over de geboekte vooruitgang met het werkprogramma "Onderwijs en opleiding 2010" [Publicatieblad C 79 van 1.4.2006]: Modernisering van onderwijs en opleiding: een pijler voor welvaart en sociale samenhang in Europa Samenvatting Dit is het tweede verslag over de vooruitgang die is geboekt met de uitvoering van het werkprogramma "Onderwijs en opleiding 2010". Hoewel de nationale hervormingen de goede kant op gaan, moet het tempo worden opgevoerd. Investeringen in voorschools onderwijs zijn van eminent belang om falen op school te voorkomen, maatschappelijke uitsluiting tegen te gaan en het fundament te leggen voor een leven lang leren. Het verslag concludeert dat zonder duidelijk grotere inspanningen voor de terugdringing van het voortijdig schoolverlaten, afronding van het voortgezet onderwijs, en verbetering van de kerncompetenties in de toekomstige generatie een groter aantal mensen maatschappelijk aan de kant zal komen te staan. Alle burgers moeten kennis, vaardigheden en competenties verwerven en deze door vorming en opleiding hun leven lang aanpassen aan nieuwe ontwikkelingen. Daarnaast moet ook worden ingespeeld op de specifieke behoeften van diegenen die gevaar lopen op sociale uitsluiting. Dit zal niet alleen de arbeidsparticipatie en de economische groei, maar ook de sociale cohesie ten goede komen. Deze punten zijn van het allergrootste belang voor de huidige discussie in de Europese Unie (EU) over de toekomst van het Europees sociaal model. Europa staat voor enorme sociaaleconomische en demografische uitdagingen, zoals vergrijzing, talloze laagopgeleide volwassenen en hoge werkloosheidscijfers onder jongeren. Toelichting Het aanhoudend hoge aantal jongeren die zonder basiskwalificaties en -competenties van school gaan, is een alarmerend teken dat het initiële onderwijs niet altijd de noodzakelijke basis legt om levenslang te leren. Aan deze kwestie is ook in de nieuwe geïntegreerde richtsnoeren voor de Lissabonstrategie en het Europees pact voor de jeugd aandacht besteed. Verscheidene landen trachten dit te verhelpen door middel van de hervorming van hun leerplannen en studieprogramma's. Doel is ervoor te zorgen dat iedereen veelzijdig inzetbare kerncompetenties verwerft en jongeren vooral uit de sociaal-economisch zwakke milieus - niet "door de mazen van het net vallen". Om mee te kunnen in de kennissamenleving hebben mensen bepaalde vaardigheden nodig. Het gaat om basisvaardigheden: vaardigheden die mensen nodig hebben om te kunnen functioneren in een persoonlijke situatie, in een werksituatie, in een maatschappelijke situatie of om verder te kunnen leren. Onder deze basisvaardigheden vallen de vaardigheden lezen, schrijven en rekenen/wiskunde, maar ook leervaardigheden, sleutelvaardigheden en communicatieve vaardigheden. Om zich te kunnen handhaven op de arbeidsmarkt zullen laagopgeleiden zich moeten blijven ontwikkelen. Algemene competenties worden dan belangrijker dan specifieke beroepscompetenties. Alle burgers moeten kennis, vaardigheden en competenties verwerven en deze door vorming en opleiding hun leven lang aanpassen aan nieuwe ontwikkelingen. De Europese Unie beschouwt zelfs
digitale vaardigheden en kennis van cultuur als basisvaardigheden; dat is nòg een stap verder. Daarvoor moet je immers eerst kunnen lezen en schrijven. Relatie structuurfondsen Om de implementatie van het werkprogramma “Onderwijs en opleiding 2010” te verbeteren zal met name gewerkt worden aan de betere informatievoorziening en uitwisseling van ervaringen over de financiële mogelijkheden van de structuurfondsen en de Europese Investeringsbank voor de verdere ontwikkeling van onderwijs en opleiding, zodat hiervan in de toekomst optimaler gebruik kan worden gemaakt. Kerncompetenties voor levenslang leren In afwachting van het advies van het Europees Parlement, heeft de Raad Onderwijs, Jeugdzaken en Cultuur van gedachten gewisseld over het voorstel voor een aanbeveling van het Europees Parlement en de Raad inzake kerncompetenties voor levenslang leren, waarin onder meer het volgende probleem aan de orde wordt gesteld (5758/06): De delegaties waren het erover eens dat de acht in het voorstel omschreven kerncompetenties nodig zijn voor het leven in de huidige kennismaatschappij. Dit voorstel voor een aanbeveling is opgesteld naar aanleiding van het mandaat dat voor het eerst werd verstrekt door de Europese Raad van Lissabon in 2000 ("Iedere burger moet over de vaardigheden(...) beschikken die nodig zijn om in deze nieuwe informatiemaatschappij te leven en te werken") en dat werd herhaald en verder uitgewerkt in het werkprogramma "Onderwijs en Opleiding 2010", dat in maart 2002 werd goedgekeurd door de Raad van Barcelona, die ook aandrong op verdere maatregelen ter "verbetering van de beheersing van basisvaardigheden" en ter bevordering van de Europese dimensie in het onderwijs. Daarbij moest in de eerste plaats worden nagegaan welke nieuwe basisvaardigheden nodig zijn en hoe deze, tezamen met de traditionele vaardigheden, beter in de leerplannen kunnen worden geïntegreerd, aangeleerd en levenslang op peil gehouden. Iedereen, ook personen met bijzondere behoeften, voortijdige schoolverlaters en volwassen lerenden, moet daadwerkelijk de mogelijkheid krijgen om zich basisvaardigheden eigen te maken. De officiële erkenning van basisvaardigheden moet worden bevorderd om bij- en nascholing te vergemakkelijken en de inzetbaarheid te vergroten. Het voorstel voor een aanbeveling heeft tot doel een Europees referentie-instrument te creëren waarmee basisvaardigheden (kerncompetenties) worden omschreven die alle burgers via levenslang leren moeten worden bijgebracht, en die bijdragen tot zelfontplooiing, actieve participatie en verbetering van de inzetbaarheid van de betrokkenen in kenniseconomieën en maatschappijen. De beoogde kerncompetenties zijn: 1. Communicatie in de moedertaal; 2. Communicatie in vreemde talen; 3. Wiskundige competentie en basiscompetenties op het gebied van exacte wetenschappen en technologie; 4. Digitale competentie; 5. Leercompetentie; 6. Sociale en burgerschapscompetentie; 7. Ontwikkeling van initiatief en ondernemerszin; 8. Cultureel bewustzijn en culturele expressie.
Aan bovenstaande kerncompetenties wordt gewerkt bij onderstaande vakken 1.
⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ 2.
Toegepaste taalvaardigheid/communicatie (Nederlands/Taal) Afhankelijk van de individuele ontwikkeling kunnen de streefdoelen verschillen, waardoor leerlingen in het kader van de arbeidsvoorbereiding cursussen of opleidingen kunnen volgen. schriftelijk taalgebruik telefoongesprek voeren mondeling taalgebruik luisteren taalbegrip/inzicht leesbaar handschrift verslag schrijven Engels
3. ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒
Toegepaste rekenvaardigheid (Rekenen) Basisvaardigheden rekenen Wegen/maten Tijd Geld Temperatuur Agenda/kalender
⇒ ⇒ ⇒ ⇒
ICT / Informatiekunde Toetsenbordvaardigheid ICT basisvaardigheden Gebruik internet Werken met specifieke software (programma’s)
⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒
Leercompetenties Eigen werk organiseren Voorbereiden (van een taak/opdracht) Uitvoeren (van een taak/opdracht) Presentatie verzorgen Samenwerken (zie ook Sociale Vaardigheden) Evalueren en reflecteren Werken aan leerdoelen Om kunnen gaan met onzekerheid Jezelf kunnen beoordelen, nieuwe voornemens maken, in plan zetten en uitvoeren
⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒
Sociale vaardigheden (SV, SoVa)) Discipline Contact (kunnen) leggen Houden aan regels/afspraken Om hulp (kunnen) vragen Een (onderhoudend) gesprek voeren Correct assertief zijn Beleefdheidsvormen hanteren
4.
5.
6.
⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒
Accepteren van leiding Samenwerking Omgaan met kritiek Conflicthantering Weerbaarheid Initiatief nemen Zelfcontrole Zelfvertrouwen Representativiteit / persoonlijke verzorging Kunnen presenteren aan bedrijf/instelling/organisatie: brief, gesprek, representatief gedrag
7.
Ontwikkeling van initiatief en ondernemerszin Zie Sociale Vaardigheden (6) en Loopbaanoriëntatie (13).
8.
Cultuur en Maatschappij (CKV), Maatschappelijke vorming ⇒ Culturele, kunstzinnige en maatschappelijke vorming ⇒ Mens & Maatschappij ⇒ Bij dit vak is het programma zo samengesteld dat de onderwerpen aansluiten bij de belevingswereld van de leerlingen en gericht zijn op de arbeidsmatige en maatschappelijke redzaamheid.
Daarnaast staan de volgende theoretische vakken in het kader van arbeidstoeleiding:
9. ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒
10.
Vakgerichte theorie (VT) kennis van gereedschap kennis van machines/apparatuur basiskennis producten hygiënisch werken veilig werken ergonomisch werken
EHBO
11.
Verkeer (Vk) ⇒ Verkeerslessen gericht op het behalen van het bromfietscertificaat, het rijbewijs, het trekkerrijbewijs en het vorkheftruck certificaat.
12.
VCA ⇒ Basiscursus Veiligheid (Veiligheid, gezondheid en milieu Checklist Aannemers).
13. ⇒ ⇒ ⇒ ⇒
Loopbaanoriëntatie- en begeleiding (LOB), Arbeidsoriëntatie. Eigen mogelijkheden en beperkingen leren kennen Ambities formuleren, verhelderen wat je wil Oriënteren op de arbeidsmarkt in het algemeen en leerbedrijven in de omgeving Een goed beeld vormen van je rechten en plichten en arbeidsomstandigheden
⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒
Beroepsinteresse- en keuze testen Competentietesten Portfolio Solliciteren Kennismaking met uitzendbureau en instanties die met arbeidstoeleiding te maken hebben (UWV, CWI, gemeente, SWV en reïntegratiebedrijven).
5-3
Een gebruiker koppelen aan projecten (tabblad gebruikers – Projecten) Om een gebruiker toegang te verlenen tot één of meer projecten dient u achtereenvolgens de volgende stappen uit te voeren: Selecteer de gewenste gebruiker onder het tabblad Gebruikers. (In ons voorbeeld Marry Janssen) Klik ‘Gebruikers’ open als deze nog niet open is. Klik vervolgens links in het scherm op de knop ‘Projecten’. U krijgt dan onderstaand scherm te zien.
Figuur 5.8 Drukt u vervolgens op de knop ‘Koppelen’ dan krijgt u een koppelscherm te zien met de projecten waaruit gekozen kan worden. Dit zijn uitsluitend de projecten die aan deze organisatie zijn gekoppeld. We kiezen in ons voorbeeld voor het project ‘20070095 Kwaliteitscontrole op de werkvloer’ En drukken vervolgens op de knop >> waarmee dit project in het rechter venster onder ‘gekoppeld’ wordt getoond.
Figuur 5.9
2-1
5-3 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Met de knop ‘Opslaan’ bevestigen we de koppeling en keren we terug in het volgende scherm.
Figuur 5.10
2-1
5-3 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
5.4
Toekennen van rechten op rapportagegroepen aan gebruikers (Tabblad gebruikers – Rapportagegroepen) Elk project maakt deel uit van een ‘Cluster’. Een cluster is een verzameling van één of meer projecten waarop een aantal overeenkomstige kenmerken van toepassing zijn. Als eindgebruiker hebt u hier weinig mee van doen omdat clustergegevens worden beheerd door de ESF online applicatiebeheerder bij ECG. Het is echter voor u van belang om te weten dat rapportagekenmerken en rapportagegroepen in ESF online op clusterniveau worden vastgelegd. Dat wil zeggen dat, indien u rechten krijgt op een bepaalde rapportagegroep, dit recht ook van toepassing is op andere projecten binnen hetzelfde cluster waar u toegang toe heeft. Indien een gebruiker rechten heeft om te werken met projecten uit verschillende clusters dan kunnen de rapportagerechten verschillen. Wanneer u links in het scherm op de knop RapportageGroepen drukt (zie afbeelding hieronder) dient u vervolgens een Cluster in het middenscherm te selecteren om de rapportagemogelijkheden van deze gebruiker binnen het geselecteerde cluster te bekijken.
Figuur 5.11 Door in het middenscherm rechts naast de knop ‘Zoek’ het selectievenster te openen kunt u een Cluster kiezen.
Figuur 5.12
2-1
5-4 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Selecteren we het voorbeeldcluster AGF2007D dan krijgen we alle groepen te zien die voor de betreffende gebruiker binnen dit cluster ter beschikking staan. Rechten op rapportagegroepen binnen het geselecteerde cluster kunnen worden toegekend (of ontnomen) door op de knop ‘Koppelen’ te drukken.
Figuur 5.13 De organisatiebeheerder heeft binnen een cluster waarop hij/zij toegangsrechten heeft, rechten op alle rapportagegroepen. Dat er verschillende rapportagegroepen zijn heeft ermee te maken dat gebruikers verschillende rechten kunnen hebben en overeenkomstig die rechten ook maar een beperkt aantal reports mogen inzien of printen. Als een gebruiker bijvoorbeeld geen rechten heeft om met salarissen te werken dan moet deze gebruiker ook geen recht worden verleend op de rapportagegroep ‘Salaris personeel’. Het is aan de organisatiebeheerder om hier eenduidig mee om te gaan. De rapportagegroepen spreken voor zich. Toch zullen we een korte opsomming geven wat voor soort rapporten u binnen een bepaalde rapportagegroep kunt verwachten. a. Management Reports die het management informatie verschaffen inzake de voortgang van het project. Totaaloverzichten. b. Hoofdgebruiker Reports met voortgangsinformatie. Vergelijk plan met realisatie. Controlelijsten, kostenoverzichten, detailoverzichten etc. c. Secretariaat Standaardbrieven bestemd voor correspondentie d. Personeel Reports met personeelsrealisaties (uren), weekstaten, afwezigheidslijsten etc. Alle lijsten inzake personeel welke geen salarisgegevens bevatten. e. Salaris personeel Alle lijsten inzake personeel welke salarisgegevens bevatten of zijn gebaseerd op salarisgegevens.
2-1
5-4 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
f.
Deelnemers Alle lijsten inzake projectdeelnemers, waaronder deelnemerslijsten, weekstaten, afwezigheidslijsten etc. g. Forms Standaardformulieren ten behoeve van de ESF projectadministratie zoals intakeformulieren, deelnameverklaringen etc. Standaard komt een lijst maar in één rapportagegroep voor. Het zal dus vaak noodzakelijke blijken dat een gebruiker rechten krijgt op meerdere rapportagegroepen. Wanneer een cluster specifiek voor een bepaalde organisatie is aangemaakt kunnen organisatiespecifieke reports beschikbaar zijn.
Standaard worden geen reports geproduceerd betreffende niet-ESF deelnemers. Een uitzondering hierop zijn echter afwezigheidslijsten van projectdeelnemers. Deze vastlegging is noodzakelijk voor controle op een juiste toerekening van personele kosten indien met roosters wordt gewerkt. Weekstaten en andere lijsten waarbij toerekeningen gebaseerd zijn op het aantal ESF/niet ESF deelnemers bevatten uitsluitend absolute getallen inzake ESF/nietESF deelnemers. Het is mogelijk dat in uw cluster voor bepaalde rapportagegroepen (nog) geen reports beschikbaar zijn. We gaan nu terug naar ons voorbeeld en geven de gebruiker Julia de Vries rechten op de rapportagegroepen Personeel, Deelnemers en Forms.
Figuur 5.14 Drukken we op opslaan dan zien we in eerste instantie niet op welke rapportagegroepen deze gebruiker nu rechten heeft verkregen. We zullen in het middenscherm weer eerst het cluster moeten selecteren waarop deze gebruiker rapportagerechten zijn toegekend. Na selectie krijgen we dan onderstaand scherm te zien.
2-1
5-4 Pagina 3
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 5.15
2-1
5-4 Pagina 4
Versie 1.06 20-09-2007
5.5
Inloggen als nieuwe gebruiker Nadat de organisatiebeheerder of een gebruiker met het recht op ‘gebruikers’ bovengenoemde handelingen heeft uitgevoerd kan de nieuwe gebruiker zich aanmelden bij ESF online realisatiebeheer.
Figuur 5.16
Figuur 5.17 De gebruiker ‘ziet’ alleen de tabbladen waarop rechten zijn verleend en, na selectie van het project, links in het scherm de menu-items waarmee gewerkt mag worden. Alleen die projecten getoond in het tabblad ‘Projecten’ getoond waarop de gebruiker rechten heeft verkregen (fig. 17). Het recht op ‘Rooster’ geeft de subrubriek ‘Realisaties’ in het tabblad ‘Projecten’ vrij (fig.18).
2-1
5-5 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 5.18 Visueel ziet u in figuur 18 alle in figuur 10 toegekende rechten aan Julia de Vries in beeld.
2-1
5-5 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
6.1
Toevoegen van deelnemers aan een organisatie In ESF online is ervoor gekozen om potentiële deelnemers te registreren ‘boven’ de projecten. Op deze wijze kan in de toekomst gecontroleerd worden in welke projecten de deelnemer deelneemt/heeft deelgenomen en kan voorkomen worden dat een deelnemer aan meer dan één project tegelijk deelneemt. Tevens kunnen basis NAW gegevens eenvoudig in een nieuw project worden gekopieerd. Alleen basisgegevens worden op dit niveau vastgelegd. Let op: Het betreft hier alle mogelijke deelnemers aan ESF projecten. Dus ook de eventuele niet-ESF deelnemers die aan een project kunnen deelnemen. Van niet ESF deelnemers zijn maar een beperkt aantal gegevens noodzakelijk. Indien NIET met (les)roosters gewerkt gaat worden is de registratie van NIETESF deelnemers niet noodzakelijk omdat bij niet-roosterrealisaties de toerekening handmatig moet worden bepaald. Nadat u op het tabblad ‘Deelnemers’ hebt geklikt kunt u middels de knop ‘Toevoegen’ een nieuwe deelnemer toevoegen. In het onderstaand scherm hebben we al een fictieve deelnemer ingevoerd.
Figuur 6.1 BSN nummer, Geslacht, Voorletter(s) en Achternaam zijn verplicht. Het BSN nummer dient een geldig nummer te zijn. Zolang het BSN nummer nog niet als zodanig bekend is, kunt u hier het SoFi nummer van de deelnemer invoeren. Indien de geboortedatum niet ingevuld is, wordt door ESF online de systeemdatum ingevuld. De adresgegevens zijn optioneel maar worden, indien gebruik gemaakt wordt van import uit externe systemen aanbevolen. Dit verlicht namelijk de administratieve last op projectniveau. (U hoeft dan na het koppelen aan een project geen adres/woonplaats gegevens in te voeren). Primair worden onder het tabblad Deelnemers alleen gegevens vastgelegd die
2-1
6-1 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
onder normale omstandigheden niet aan mutaties onderhevig zijn. Het BSN nummer (of SoFi nummer) is de identificerende code voor controle op dubbele deelnemers. Het BSN nummer is tevens noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de rapportageverplichting van het agentschap van het ministerie van SZW. Primair is dus het BSN nummer verplicht. Voor alle acties binnen het ESF 2007-2013. is echter ook opgenomen dat de NAPW gegevens, de geboortedatum en het geslacht vastgelegd dienen te worden. Dat wil echter niet zeggen dat u verplicht bent om al deze gegevens in ESF online te registreren. U kunt volstaan met de registratie van het BSN nummer, het geslacht en de geboortedatum mits er een aansluiting te maken is met uw eigen administratie inzake de NAPW gegevens van de deelnemer. Omdat de velden Voorletter en Achternaam als verplichte velden worden aangemerkt door ESF online dient u, in geval u geen NAPW gegevens wenst vast te leggen, in deze velden bijvoorbeeld een punt (.) te plaatsen.
Figuur 6.2 Hierboven ziet u een voorbeeld van minimale vulling in geval er een relatie met uw eigen administratie kan worden gemaakt. Of een minimale invoer van gegevens voor u praktisch haalbaar is ligt eraan of u al dan niet makkelijk om kunt gaan met het BSN nummer als uniek identificeerbaar gegeven bij de realisatievastlegging. Van niet-ESF deelnemers is in principe alleen het BSN nummer noodzakelijk.
2-1
6-1 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 6.3
2-1
6-1 Pagina 3
Versie 1.06 20-09-2007
6-2
Deelnemers importeren bij een organisatie ESF online beschikt over de mogelijkheid om deelnemers op organisatieniveau te importeren. Indien u rechten heeft om te importeren krijgt u onder het tabblad Organisatie de importoptie in het linker menu te zien. Let op: De importeeroptie kan uitsluitend getoond worden als er een deelnemer is geselecteerd. Indien u nog geen deelnemers heeft geregistreerd dient u dus eerst één deelnemer handmatig in te voeren.
Figuur 6.4 In eerst instantie geeft de importmodule de optie om deelnemers te importeren op basis van het BSN nummer of op basis van een intern nummer. Voor vrijwel alle acties is het BSN nummer verplicht. Uitzondering op deze regel zijn vooralsnog deelnemers in het kader van actie B. Indien BSN nummer is geselecteerd zal de importmodule de te importeren gegevens vergelijken met de reeds ingevoerde gegevens op basis van het BSN nummer. Indien Intern nummer is geselecteerd zal de importmodule de te importeren gegevens vergelijken met de reeds ingevoerde gegevens op basis van het Interne nummer van de deelnemer. Alle gegevens zoals getoond onder punt 6.1 zijn in de vorm van een bestand in te lezen in ESF online. Heikens BV wil nu het volgende voorbeeld importbestand ‘importdln1.txt’ importeren in ESF online: 126170332;;M;GJM;;Berge;12051970;Keppel;7;A;7608RT;Almelo 126177004;;V;P;van;Loon;12051988;Dorpsstraat;2;;7459LM;Deventer 126177569;;M;A.B.;;Engberts;04011987;Rozenstraat;119;IIA;7611KM;Hengelo (O) 126252841;;M;G.;;Jansen;17071991;;;;; 126253183;;V;.;;.;05051985;;;;; Middels de ‘Bladeren’ knop in het hierboven getoonde scherm kunt u het juiste deelnemersbestand kiezen.
2-1
6-2 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 6.5 Vervolgens drukt u in het middenscherm op de knop ‘Inlezen’.
Figuur 6.6 U ziet dat alle records door ESF online zullen worden geaccepteerd. Er is dus geen reden om de import te onderbreken voor aanpassingen. In dat geval drukt u in het hierboven getoonde scherm op de knop ‘Importeer’.
Figuur 6.7 U krijgt voor aanvang nog een melding op uw scherm of u daadwerkelijk de gegevens wenst te importeren.
2-1
6-2 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
Drukt u op OK dan worden de deelnemers uit het importbestand daadwerkelijk toegevoegd aan uw deelnemersbestand in ESF online. Let wel: De importsessie kan enige tijd in beslag nemen. Voer intussen geen andere acties uit maar wacht het resultaat af.
Figuur 6.8 Als de importsessie is voltooid krijgt u de melding ‘De gegevens zijn succesvol opgeslagen’ in uw scherm. (zie bovenstaande figuur) Drukt u nu op het tabblad Deelnemers, dan ziet u de toegevoegde deelnemers uit het importbestand.
Figuur 6.9 Technische details De volgende deelnemergegevens kunnen worden geïmporteerd vanuit een csv / tekst bestand.
2-1
6-2 Pagina 3
Versie 1.06 20-09-2007
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Bsnnummer Intern nummer Geslacht Voorletters Tussenvoegsel Achternaam Geboortedatum Straat Nummer Toevoeging Postcode Plaats
9 cijfers *1 15 cijfers/karakters M of V 10 karakters 10 karakters 30 karakters Datum 50 karakters Numeriek 6 karakters 6 karakters 50 karakters
Is verplicht*2 *2 Is verplicht Is verplicht Is verplicht ddmmjjjj
4cijfers2letters
Figuur 6.10 De gegevens moeten worden gescheiden door een “;”. Bovenstaande tabel geeft tevens de volgorde aan van de velden in het csv / tekst bestand.
2-1
6-2 Pagina 4
Versie 1.06 20-09-2007
Controle op invoer De volgende controles vinden per regel plaats bij het importeren. Algemeen Bsnnummer
Intern nummer Geslacht voorletters Achternaam Geboortedatum Nummer Postcode Figuur 6.11 *1 *2
Klopt het aantal velden. Ingevuld*2 (indien import op BSN nummer) 11 proof 9 cijfers *1 Ingevuld*2 (indien import op Intern nummer) Ingevuld “M” of “V” Ingevuld Ingevuld Valide datum Is numeriek 4 cijfers en 2 letters
Indien het BsnNummer niet uit 9 cijfers bestaat dan worden er voorloopnullen geplaatst totdat het BsnNummer uit 9 cijfers bestaat. BSN nummer is verplicht en/of Intern nummer is verplicht. In de meeste situaties zal het BSN nummer verplicht zijn. Voor projecten onder actie B kan voor alsnog volstaan worden met import op basis van een intern nummer.
Format 126170332;;M;GJM;;Berge;12051970;Keppel;7;A;7608RT;Almelo 126177004;;V;P;van;Loon;12051988;Dorpsstraat;2;;7459LM;Deventer 126177569;;M;A.B.;;Engberts;04011987;Rozenstraat;119;IIA;7611KM;Hengelo 126252841;;M;G.;;Jansen;17071991;;;;; 126253183;;V;.;;.;05051985;;;;; Format actie B ;3798;M;GJM;;Berge;12051970;Keppel;7;A;7608RT;Almelo 126177004;7398789;V;P;van;Loon;12051988;Dorpsstraat;2;;7459LM;Deventer ;78986;M;A.B.;;Engberts;04011987;Rozenstraat;119;IIA;7611KM;Hengelo ;36285276398;M;G.;;Jansen;17071991;;;;; ;7893678;V;.;;.;05051985;;;;; Indien er records afgekeurd worden krijgt u onderstaand scherm te zien. Onderstaand scherm toont eventuele fouten die gemaakt zouden kunnen zijn in het hierboven getoonde format.
2-1
6-2 Pagina 5
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 6.12 Indien u er voor zou kiezen om door te gaan door op de knop ‘Importeer’ te drukken dan zal 1 van de 9 in dit voorbeeld getoonde deelnemers niet worden geïmporteerd. U kunt er voor kiezen om de getoonde records eerst aan te passen en vervolgens de importsessie opnieuw te starten. Pas als de melding ‘waarvan fout’ op 0 staat, weet u dat het gehele bestand geïmporteerd kan worden. De fouten zijn in de praktijk makkelijk op te sporen in uw importbestand omdat ESF online het regelnummer vermeldt waarop de fout zich voordoet. Import op BSN nummer: Als een record (deelnemer) met eenzelfde BSN nummer reeds voorkomt wordt dit record (deze deelnemer) overschreven met de gegevens zoals deze in het importbestand staan. Als een BSN nummer nog niet voorkomt wordt het record (de deelnemer) toegevoegd aan het deelnemersbestand. Import op intern nummer: Als een record (deelnemer) met eenzelfde interne nummer reeds voorkomt wordt dit record (deze deelnemer) overschreven met de gegevens zoals deze in het importbestand staan. Als een intern nummer nog niet voorkomt wordt het record (de deelnemer) toegevoegd aan het deelnemersbestand.
In geval u met roosters werkt, is het aan te bevelen om ook niet-ESF deelnemers die wel aan het project deelnemen te importeren. Deze gegevens (minimaal het BSN nummer of in geval van actie B het interne nummer van de niet-ESF deelnemer) heeft u nodig binnen het project voor toerekeningsdoeleinden.
2-1
6-2 Pagina 6
Versie 1.06 20-09-2007
6-3-1 Een enkele deelnemer koppelen aan een project (niet aanbevolen) (Tabblad Deelnemers) Deelnemers kunnen op twee manieren gekoppeld worden aan het project. De nu besproken methode is niet de eenvoudigste omdat hierbij elke deelnemer separaat aan een project gekoppeld dient te worden. Deze optie is dan ook meer bedoeld als optie om ‘boven’ de projecten te kijken aan welke projecten de geregistreerde deelnemer gekoppeld is. U krijgt dus hierbij alle projecten in beeld waaraan deze persoon deelneemt/heeft deelgenomen. Indien we in het linker menu onder de rubriek Deelnemers een deelnemer selecteren en op de knop Projecten klikken krijgen we onderstaand scherm te zien.
Figuur 6.13 We zien dus dat de deelnemer Mogan aan twee projecten is gekoppeld. Het voorbeeld is overigens niet logisch omdat een ESF deelnemer niet tegelijkertijd aan meerdere ESF projecten mag deelnemen. Drukken we op de knop ‘Koppelen’ dan krijgen we onderstaand scherm te zien.
Figuur 6.14
2-1
6-3-1 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
U ziet dat er voor de organisatie Heikens BV geen andere ESF projecten beschikbaar zijn waaraan de deelnemer Mogan nog kan deelnemen. We zouden hier bijvoorbeeld de deelnemer kunnen ontkoppelen aan een project waardoor deze niet meer in het betreffende project wordt getoond. Echter, in bovenstaand scherm zien we dat één van de projecten waaraan deze deelnemer is gekoppeld in de kleur rood is weergegeven. Dat wil zeggen dat voor deze deelnemer binnen dit project aanvullende gegevens of realisaties zijn ingevoerd. Verwijderen zou betekenen dat alle informatie aangaande deze deelnemer binnen dit project wordt verwijderd. In de meeste gevallen zal dit uiteraard niet de bedoeling zijn. Mocht dit wel de bedoeling zijn, dan wordt u geadviseerd in dergelijke gevallen eerst de data van de betrokken deelnemer te verifiëren alvorens tot actie over te gaan. De situatie is namelijk, nadat u op de knop ‘Opslaan’ heeft gedrukt NIET meer te herstellen en zal, in geval de persoon abusievelijk is ontkoppeld, alle informatie opnieuw handmatig moeten worden ingevoerd! Let wel, na het koppelen is een deelnemer nog geen ESF deelnemer! Dit onderdeel zal worden besproken onder het punt ‘Toevoegen en wijzigen persoonsgegevens van ESF projectdeelnemers’.
2-1
6-3-1 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
6-3-2 Meerdere deelnemers koppelen aan een project (aanbevolen) (Tabblad Projecten–Projectinstellingen-Deelnemers) Ga naar het tabblad ‘Projecten’ en selecteer het project waaraan deelnemers moeten worden toegevoegd. Het geselecteerde project wordt hierbij donkerblauw weergegeven. Klik vervolgens in het linkermenu onder de rubriek ‘Projectinstellingen’ op de knop ‘Deelnemers’. Daarop worden in het middenvenster de deelnemers getoond die al aan het project gekoppeld zijn.
Figuur 6.15 Door in het hierboven getoonde scherm in het middenvenster op de knop ‘Koppelen’ te klikken krijgen we nu onderstaand scherm te zien.
Figuur 6.16 Hier worden ALLE deelnemers getoond die ‘Boven’ dit project onder het tabblad ‘Deelnemers’ staan geregistreerd. De potentieel aan dit project te koppelen deelnemers staan LINKS in het middenscherm, onder “beschikbaar”.
2-1
6-3-2 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
De kleur groen wil zeggen dat van deze potentiële deelnemers binnen dit project nog geen verdere informatie is vastgelegd. Wat min of meer inhoudt dat ze, zolang ze ‘groen’ worden weergegeven zonder gevolgen aan dit project gekoppeld en ontkoppeld kunnen worden. Let wel, dit zegt niets over het feit of de deelnemer gelijktijdig aan een ander project is gekoppeld. Momenteel wordt dit door ESF online nog niet afgevangen. In de toekomst zal mogelijk bij koppeling aan een project getoond worden dat de deelnemer in dezelfde periode ook al aan de ander project is gekoppeld. Aangezien ESF deelnemers niet gelijktijdig aan meerdere ESF projecten deel mogen nemen is deze controle naar de toekomst toe voor de hand liggend.
Figuur 6.17 Het is mogelijk om meerdere deelnemers tegelijk te selecteren en middels de >> toets aan het project te koppelen. Indien u alle beschikbare deelnemers die u wenst te koppelen middels de knop ‘ >> ’ naar rechts heeft verplaatst kunt u de koppeling bevestigen door op de knop ‘Opslaan’ te klikken. Zolang nog niet op de knop ‘Opslaan’ is gedrukt, is/zijn de deelnemers nog NIET aan het project gekoppeld. Door op de knop ‘opslaan’ te drukken wordt de voorgenomen actie uitgevoerd. Vervolgens wordt onderstaand scherm getoond en zien we dat de deelnemers aan het project zijn gekoppeld.
2-1
6-3-2 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 6.18 Let wel: de deelnemers zijn nu wel gekoppeld maar nog niet als ESF deelnemer aangemerkt Dit onderdeel zal worden besproken onder het punt ‘Toevoegen en wijzigen persoonsgegevens van ESF projectdeelnemers’.
2-1
6-3-2 Pagina 3
Versie 1.06 20-09-2007
6-4
Toevoegen en wijzigen van persoonsgegevens van ESF deelnemers (tabblad Projecten – Deelnemers – Deelnemergegevens) Bij het koppelen van een deelnemer zijn uitsluitend de gegevens overgenomen zoals vastgelegd bij de deelnemer onder het tabblad Deelnemers. Wel is bij de koppeling als datum instroom in het project de datum geregistreerd waarop de directe activiteiten binnen het project zullen starten 1 . Het kan echter zijn dat de deelnemer niet op diezelfde datum instroomt maar bijvoorbeeld een week later. In dat geval zullen we dus zonder meer de datum instroom voor deze deelnemer aan moeten passen. U dient zonder meer te registreren of een deelnemer een ESF deelnemer is en vanaf welke datum. Doet u dit niet, dan zullen de kosten ten aanzien van deze deelnemer niet als ESF kosten door ESF online worden verwerkt. Door middel van zogenaamde blokmutaties bestaat er in ESF online de mogelijkheid om bepaalde informatie die op een grotere groep deelnemers van toepassing kan zijn, in één keer te verwerken. Daarmee wordt u bijvoorbeeld in de gelegenheid gesteld om een grotere groep deelnemers te selecteren en deze in één keer als ESF deelnemer te registreren dan wel de datum instroom te muteren. Selecteren we in het tabblad Projecten ons project en drukken we vervolgens in het linker menu op de knop Deelnemers dan kunnen we vervolgens de deelnemer selecteren waarvan we de gegevens aan willen passen. Na de deelnemer geselecteerd te hebben, opent zich links in het scherm onder de knop deelnemer een submenu met items die voor de betrokken persoon ingezien of aangepast kunnen worden. Drukken we voor de deelnemer Mogan op de knop ‘Deelnemergegevens’ dan krijgen we onderstaand scherm te zien.
1
De datum waarop de directe activiteiten zullen starten is overigens bij de registratie van het project in ESF online door de applicatiebeheerder ingevoerd.
2-1
6-4 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 6.21 We tonen hier het scherm zoals deze eruit ziet als we deze de eerste keer openen. De instroomdatum van de deelnemer is standaard de datum waarop is aangegeven dat de projectuitvoering zal starten. Drukken we op de knop ‘Wijzigen’ dan kunnen we aanvullende gegevens inbrengen zoals deze binnen dit project zullen gelden.
Figuur 6.22 Als we aanvinken dat de deelnemer een ESF deelnemer betreft dan dienen we in geval van actie B of actie C ook de startdatum te vullen vanaf wanneer dit het geval is. Bij andere acties zal deze datum niet van toepassing zijn. Bij de acties B en C kan deze datum gelijk zijn aan de datum van instroom. Echter het kan voorkomen dat de deelnemer bij aanvang van het project deelneemt als NIET ESF deelnemer en ten tijde van het project gaat voldoen aan de leeftijdseis om als ESF
2-1
6-4 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
deelnemer aangemerkt te worden. In dat geval is de ESF datum de datum waarop de deelnemer voldoet aan de leeftijdseis. De deelnemer zal voorafgaand aan deze datum als niet ESF deelnemer worden aangemerkt en als zodanig ook in de realisaties worden doorberekend. Bij niet-ESF deelnemers kunt u volstaan met de instroom- en later de uitstroomdatum te registreren. Drukken we op ‘Opslaan’ dan worden de gegevens aan de deelnemersgegevens toegevoegd en komen we terug in het onderstaande deelnemersoverzicht.
Figuur 6.23 We hebben zoals hierboven te zien ook deelnemer Z. Mogan als ESF deelnemer aangemerkt. Drukken we nu op de knop ‘Koppelen’ dan zien we dat de deelnemers Mogan en Optioneel nu in oranje worden weergegeven. Dat wil dus zeggen dat van deze deelnemers aanvullende informatie is vastgelegd in dit project.
Figuur 6.24
2-1
6-4 Pagina 3
Versie 1.06 20-09-2007
Det kleur oranje is op te vatten als een waarschuwing dat, indien deze deelnemer ontkoppeld wordt, de bij deze deelnemer ingevoerde gegevens verloren gaan. Indien er naast aanvullende gegevens ook realisaties op de deelnemer zijn vastgelegd dan wordt deze deelnemer in de kleur rood getoond. Hiermee wordt min of meer aangegeven dat het verstandig is om eerst de realisatiegegevens van deze deelnemer te beoordelen of deze weg kunnen alvorens deze deelnemer te ontkoppelen aan dit project. Let op! Van deelnemers die getoond worden in de kleur rood of oranje zullen na het ontkoppelen en de druk op de knop ‘Opslaan’ alle aanvullende gegevens en eventueel aanmaakte realisaties verloren gegaan! In geval van roosters zullen de roostergegevens van deze deelnemer(s) ook in alle roosterweken verloren gaan! De wijziging is niet herroepbaar. Er kan ook geen backup worden teruggeplaatst. Wees dus voorzichtig met ontkoppelen. ECG kan nimmer verantwoordelijk worden gesteld voor de gevolgen ontkoppelingsacties!
2-1
6-4 Pagina 4
Versie 1.06 20-09-2007
6-5
Vastleggen van instroomgegevens van ESF projectdeelnemers. (Tabblad Projecten – Deelnemers – Instroomgegevens) Afhankelijk van de actie waaronder een project wordt ingediend dienen er verschillende instroomgegevens van de deelnemer te worden vastgelegd. Nadat u de deelnemer hebt geselecteerd waarvoor u de instroomgegevens wilt registreren drukt u in het linker menu op de knop ‘instroomgegevens’. De instroomgegevens van een deelnemer onder actie D zou er bijvoorbeeld als volgt uit kunnen zien.
Figuur 6.25
Figuur 6.26 Per actie en per cluster kunnen de instroomgegevens anders zijn. ESF online is zodanig opgezet dat de applicatiebeheerder bij ECG op clusterniveau (dus de groep van projecten waar het project toebehoort) eenvoudig instroomvariabelen kan toevoegen of een omschrijving kan wijzigen indien daar de noodzaak toe bestaat. De wijziging of toevoeging dient dan echter wel op alle onder het cluster geregistreerde projecten van toepassing te zijn. Een aanvullende eis van het agentschap AGSZW kan dus vrijwel direct in ESF online worden opgenomen.
2-1
6-5 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
6-6-1 Vastleggen van beoogde deelnemeractiviteiten (Tabblad Projecten – Deelnemers – Deelnemeractiviteiten) Een project bestaat uit een verzameling van activiteiten. Binnen deze verzameling is er een verzameling van directe activiteiten met deelnemers te onderscheiden welke wij de deelnemersactiviteiten noemen. Alle binnen het project mogelijke deelnemersactiviteiten zijn bij de aanvang van het project op projectniveau als ‘projectkostensoorten’ in ESF online vastgelegd 1 . Het hoeft echter niet zo te zijn dat elke deelnemer aan elke deelnemersactiviteit deelneemt. Onder de knop deelnemersactiviteiten kan daarom vastgelegd worden aan welke deelnemersactiviteiten de deelnemer deelneemt maar ook welk resultaat de deelnemer op de betreffende deelnemersactiviteit behaalt. LET OP: U maakt gebruik van roosters: Het koppelen en ontkoppelen van deelnemersactiviteiten aan de deelnemer heeft geen invloed op het lesrooster. Er kan dus met lestroosters worden gewerkt zonder gebruik te maken van dit onderdeel. Het eindresultaat legt u bij afloop vast onder ‘Resultaatgegevens’. Wilt u echter resultaten vastleggen op individuele deelnemersactiviteiten dan dient u gebruik te maken van dit onderdeel. U maakt geen gebruik van roosters: Het vastleggen van de deelnemersactiviteiten is noodzakelijk om in een later stadium realisaties van deze deelnemer op de betreffende deelnemersactiviteit vast te kunnen leggen. Het eindresultaat leidt u na afloop af uit het resultaat van de hier individueel vastgelegde activiteiten en legt u bij afloop vast onder ‘Resultaatgegevens’.
Selecteren we de deelnemer waarvoor we de deelnemersactiviteiten willen vastleggen dan drukken we links in het menu op de knop ‘activiteiten’. We krijgen dan onderstaand scherm te zien.
1
De deelnemeractiviteiten waaruit gekozen kan worden zijn door de ESF online applicatiebeheerder bij ECG uit de aanvraag afgeleid en op projectniveau vastgelegd. De eindgebruiker kan dus een keuze maken uit de getoonde deelnemeractiviteiten. Mocht u constateren dat de applicatiebeheerder een deelnemeractiviteit niet heeft opgenomen dan kan deze alsnog door hem/haar worden toegevoegd, mits de deelnemeractiviteit in overeenstemming is met de ESF aanvraag of een bevestiging van AGSZW dat de activiteit binnen dit project –alsnog- is goedgekeurd.
2-1
6-6-1 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 6.27 Drukken we vervolgens in het middenscherm op de knop ‘Koppelen’ dan krijgen we onderstaand scherm.
Figuur 6.28 In het middenscherm zien we links de Activiteiten zoals door AGSZW gedefinieerd met daarachter de ‘sub’activiteiten zoals die binnen het project zijn gedefinieerd. We noemen deze subactiviteiten ‘projectkostensoorten’ maar als het activiteiten met deelnemers betreft spreken we liever over deelnemersactiviteiten. Kies uit de in het middenscherm getoonde beschikbare activiteiten. We selecteren nu de onderdelen waar deze deelnemer aan deel gaat nemen en drukken dan op de >> knop.
2-1
6-6-1 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 6.29 Door op de knop ‘Opslaan’ te drukken worden de activiteiten rechts in het scherm aan de deelnemer gekoppeld en krijgt u onderstaand scherm te zien. Let op: Wanneer er handmatig een deelnemersrealisatie wordt aangemaakt bij deze deelnemer op een deelnemersactiviteit dan wordt deze rechts in het scherm in ROOD weergegeven. Ontkoppelen is in dat geval niet mogelijk tenzij de realisaties op deze activiteit eerst worden verwijderd. (Bij gebruik van roosters blijft de kleur groen omdat koppelen en ontkoppelen daar geen invloed op heeft)
Figuur 6.30 Rechts naast de deelnemeractiviteit waar deze deelnemer aan deel gaat nemen staat de ESF-activiteit waaronder deze deelnemeractiviteit resulteert. Daarachter ziet u kolommen die na afloop het behaalde resultaat op de betreffende deelnemeractiviteit weergeven. Hieruit valt af te leiden of de betreffende
2-1
6-6-1 Pagina 3
Versie 1.06 20-09-2007
deelnemer de betreffende deelnemeractiviteit heeft afgerond, of een certificaat is behaald en welk type certificaat dit betreft 2 . Vanuit het hierboven getoonde scherm is het mogelijk om nog meer deelnemeractiviteiten aan deze persoon te koppelen door op de knop koppelen te drukken. Selecteren we echter een activiteit (wordt bij selectie donkerblauw) dan krijgt u onderstaand scherm te zien.
Figuur 6.31 Na selectie van een deelnemeractiviteit worden nu ook de knoppen ‘Wijzigen’ en ‘Detail’ getoond. Door op de knop ‘Detail’ te drukken ziet u details van deze deelnemersactiviteit in leesmodus. Door op de knop ‘Wijzigen’ te drukken wordt u in de gelegenheid gesteld om resultaatgegevens in te brengen. (zie paragraaf 6-6-2 Vastleggen activiteitresultaten)
2
2-1
Wanneer geen gebruik wordt gemaakt van roosters is het voor de definitieve resultaatmeting noodzakelijk om uit de hier individueel geregistreerde deelnemeractiviteiten af te leiden op welke onderdelen welk resultaat is behaald. De eindresultaat dient bij uitstroom van de deelnemer vastgelegd te worden onder de knop ‘resultaatgegevens’.
6-6-1 Pagina 4
Versie 1.06 20-09-2007
6-6-2 Vastleggen van deelnemeractiviteiten (Tabblad Projecten – Deelnemers – Activiteiten - Wijzigen)
Figuur 6.32 Wanneer u de opties bij ‘Type certificaat’ open klikt ziet u de knoppen ‘Opslaan’ en ‘Annuleren’ niet maar die zijn er uiteraard wel. (Schermafdruk hierboven) U kunt in dit scherm dus aangeven of de betreffende deelnemeractiviteit door deze deelnemer is afgerond en of deze activiteit is afgesloten met een certificaat. Vervolgens kunt u aangeven welk type certificaat het betreft. Vooruitlopend op niet-rooster gebonden deelnemerrealisaties tonen we u even het realisatiescherm zoals deze er voor Karin Vogel uit zal zien:
Figuur 6.33 U ziet dat hier na keuze van de activiteit (zoals door AGSZW gedefinieerd) uitsluitend gekozen kan worden uit Projectkostensoorten (lees deelnemersactiviteiten) zoals deze voor Karin Vogel onder de knop ‘Activiteiten’ zijn vastgelegd.
2-1
6-6-2 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
6-7
Vastleggen van de aanwezigheid van deelnemerdocumenten (Tabblad Projecten – Deelnemers – Documenten) Selecteer de deelnemer waarvoor u de aanwezigheid van documenten wilt registreren. Klik vervolgens links in het scherm op de knop ‘Documenten’. U krijgt dan onderstaand scherm te zien.
Figuur 6.34 Door op de knop ‘Wijzigen’ te drukken krijgt u onderstaand scherm. Vink vervolgens aan welke documenten deel uitmaken van het projectdossier.
Figuur 6.35 Door op de knop ‘Opslaan’ te klikken krijgt u onderstaand scherm te zien.
2-1
6-7 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 6.36 De documenten die bij dit project getoond worden zijn op ’clusterniveau’ bij ECG vastgelegd. Projecten die in ESF online onder één cluster worden geregistreerd worden onder eenzelfde actie uitgevoerd en hebben overeenkomsten/kenmerken op grond waarvan is gekozen om deze onder één bepaalde cluster te registreren. Indien een (kopie van het) formulier dat deel dient uit te maken van de deelnemersregistratie aanwezig is kan dat hier aangegeven worden. Mocht AGSZW tussentijds besluiten dat ook andere documenten deel dienen te zijn van de deelnemersadministratie dan kan de applicatiebeheerders van ESF online bij ECG dit centraal regelen.
2-1
6-7 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
6-8
Vastleggen van deelnemerresultaten (Tabblad Projecten – Deelnemers – Resultaatgegevens) Naast de datum uitstroom die onder de knop ‘Deelnemergegevens’ moet worden vastgelegd, dienen gegevens vastgelegd te worden inzake het behaalde resultaat. Dit doet u op de volgende manier. Selecteer de deelnemer waarvoor u het eindresultaat wilt vastleggen. Druk vervolgens links in het scherm op de knop ‘Resultaatgegevens’. Voor een actie D project zou het scherm met resultaatgegevens er als volgt uit kunnen zien.
Figuur 6.37 In dit scherm dient dus het uiteindelijke behaalde resultaat te worden vastgelegd. Dit resultaat wordt niet door ESF online zelf bepaald maar dient u af te leiden uit de behaalde resultaten op de te onderscheiden deelnemersactiviteiten waar de deelnemer gedurende het project aan heeft deelgenomen. Door op de knop ‘Wijzigen’ te drukken krijgt u de mogelijkheid om het behaalde eindresultaat aan te vinken.
Figuur 6.38
2-1
6-8 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 6.39 Naast het behaalde kwalificatieniveau kunnen ook een aantal andere zaken worden geregistreerd. De inhoud verschilt echter per actie en mogelijk ook per cluster waar het project deel van uitmaakt. Door op de knop Opslaan te drukken bevestigd u het behaalde resultaat.
Figuur 6.40
2-1
6-8 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
7-1-1 Toevoegen en wijzigen van personeel aan een organisatie (Tabblad Personeel) Door op het tabblad Personeel te klikken en vervolgens op de knop Toevoegen te drukken kunt u een personeelslid aan het personeelsbestand toevoegen. In geval u een wijziging door zou willen voeren selecteert u eerst het personeelslid. In dat geval wordt de regel met het geselecteerde personeelslid donkerblauw en verschijnt tevens de knop ‘Wijzigen’ in het venster. (zie afbeelding hieronder)
Figuur 7.1
Figuur 7.2 Van een personeelslid worden alleen het BSN nummer, de voorletter(s), tussenvoegsel en achternaam geregistreerd. Deze gegevens zijn verplicht om een personeelslid te kunnen registreren. U bent er echter vrij in om in plaats van de naam een ander identificerend gegeven in te voeren 1 .
1
2-1
Het is eventueel ook mogelijk om in plaats van de voorletter en de achternaam een punt of een ander teken te gebruiken. Voor de achternaam adviseren wij echter altijd een ander identificerend gegeven te kiezen in verband met de standaard sortering binnen ESF online op achternaam. 7-1-1 Pagina 1 Versie 1.06 20-09-2007
Het moet echter dan wel mogelijk zijn om uit de eigen personeelsadministratie af te leiden wie het betreft. Als een personeelslid is toegevoegd aan het personeelsbestand dan opent zich, na selectie van dit personeelslid, links in het scherm een submenu met de items ‘Salaris’ en ‘Projecten’. Een personeelslid mag maar één keer in het personeelsbestand voorkomen met een uniek BSN nummer. Het is dus niet mogelijk om een personeelslid meerdere keren in ESF online te registreren.
2-1
7-1-1 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
7-1-2 Personeel importeren bij een organisatie ESF online beschikt over de mogelijkheid om personeel op organisatieniveau te importeren. Indien u rechten heeft om te importeren krijgt u onder het tabblad Organisatie de importoptie in het linker menu te zien. Let op: De importeeroptie kan uitsluitend getoond worden als er een medewerker is geselecteerd. Indien u nog geen medewerker heeft geregistreerd dient u dus eerst één medewerker handmatig in te voeren.
Figuur 7.2.2 Alle gegevens zoals getoond onder punt 7.1.1 zijn in de vorm van een bestand in te lezen in ESF online. Middels de ‘Bladeren’ knop in het hierboven getoonde scherm kunt u het juiste personeelsbestand kiezen.
Figuur 7.2.3 Vervolgens drukt u in het middenscherm op de knop ‘Inlezen’.
2-1
7-1-2 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 7.2.4 U ziet dat alle records door ESF online zullen worden geaccepteerd. Er is dus geen reden om de import te onderbreken voor aanpassingen. In dat geval drukt u in het hierboven getoonde scherm op de knop ‘Importeer’.
Figuur 7.2.5 U krijgt voor aanvang nog een melding op uw scherm of u daadwerkelijk de gegevens wenst te importeren. Drukt u op OK dan worden de medewerkers uit het importbestand daadwerkelijk toegevoegd aan uw personeelsbestand in ESF online. Let wel: De importsessie kan enige tijd in beslag nemen. Voer intussen geen andere acties uit maar wacht het resultaat af.
Figuur 7.2.6
2-1
7-1-2 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
Als de importsessie is voltooid krijgt u de melding ‘De gegevens zijn succesvol opgeslagen’ in uw scherm. (zie bovenstaande figuur) Drukt u nu op het tabblad Organisatie in het linkermenu op Organisatie/Afwezigheid personeel, dan ziet u de toegevoegde medewerkers uit het importbestand.
Figuur 7.2.7 Technische details De volgende personeelsgegevens kunnen worden geïmporteerd vanuit een csv / tekst bestand. 1 2 3 4
Bsnnummer Voorletters Tussenvoegsel Achternaam
9 cijfers *1 10 karakters 10 karakters 30 karakters
Is verplicht Is verplicht Is verplicht
Figuur 7.2.8 De gegevens moeten worden gescheiden door een “;”. Bovenstaande tabel geeft tevens de volgorde aan van de velden in het csv / tekst bestand. Controle op invoer De volgende controles vinden per regel plaats bij het importeren. Algemeen Bsnnummer
voorletters Achternaam Figuur 7.2.9 *1
2-1
Klopt het aantal velden. Ingevuld*2 (indien import op BSN nummer) 11 proof 9 cijfers *1 Ingevuld Ingevuld
Indien het BsnNummer niet uit 9 cijfers bestaat dan worden er voorloopnullen geplaatst totdat het BsnNummer uit 9 cijfers bestaat. 7-1-2 Pagina 3
Versie 1.06 20-09-2007
Format 126170332;GJM;;Berge 126177004;P;van;Loon 126177569;A.B.;;Engberts 126252841;G.;;Jansen Indien er records afgekeurd worden krijgt u onderstaand scherm te zien. Onderstaand scherm toont eventuele fouten die gemaakt zouden kunnen zijn in het hierboven getoonde format.
Figuur 7.2.10 Indien u er voor zou kiezen om door te gaan door op de knop ‘Importeer’ te drukken dan zal 1 van de 3 in dit voorbeeld getoonde medewerkers niet worden geïmporteerd. U kunt er voor kiezen om de getoonde records eerst aan te passen en vervolgens de importsessie opnieuw te starten. Pas als de melding ‘waarvan fout’ op 0 staat, weet u dat het gehele bestand geïmporteerd kan worden. De fouten zijn in de praktijk makkelijk op te sporen in uw importbestand omdat ESF online het regelnummer vermeldt waarop de fout zich voordoet. Import op BSN nummer: Als een record (medewerker) met hetzelfde BSN-nummer al voorkomt wordt dit record overschreven met de gegevens zoals deze in het importbestand staan. Als een BSN nummer nog niet voorkomt wordt het record (medewerker) toegevoegd aan het personeelsbestand.
2-1
7-1-2 Pagina 4
Versie 1.06 20-09-2007
7-2
Toevoegen en wijzigen van salarisgegevens van een personeelslid (Tabblad personeel – Salaris) Nadat u in het tabbald Personeel een personeelslid hebt geselecteerd en links nogmaals op Personeel geklikt hebt, verschijnt links in het menu de knop ‘Salaris’. Door op de knop ‘Salaris’ te drukken krijgt u Indien nog geen salarisgegevens zijn ingevoerd een volgend scherm te zien.
Figuur 7.3 Door op de knop ‘Toevoegen’ te drukken krijgt een het volgende scherm te zien. (We tonen hier een scherm van een ander personeelslid waarvoor al een aantal waarden zijn ingevuld.)
Figuur 7.4 Dit scherm wordt alleen getoond aan personeelsleden die rechten hebben om met salarisgegevens te werken.
2-1
7-2 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Voor de startdatum van de eerste salarisperiode kan theoretisch gekozen worden voor de maand en jaar dat dit personeelslid voor het eerst betrokken is/wordt bij ESF projecten. Het systeem kan als startdatum niet verder terug dan januari 2007. Voor de berekening is het namelijk niet interessant om de historische datum te kennen dat dit salaris is ingegaan. Let op: plaats de datum van de eerste salarisperiode niet vooruit als er al realisaties zijn ingevoerd! Hiermee zouden er realisatie vóór de eerste salarisperiode kunnen komen te liggen. Vul vervolgens het bruto salaris per maand in, de arbeidstijdverkorting in uren per jaar , de vakantie in uren per jaar en het aantal niet werkbare uren op jaarbasis welke op feestdagen vallen. Vul vervolgens het weekrooster in conform het aantal uren per week waarop het ingevoerde salaris is gebaseerd. Druk vervolgens op de knop ‘Opslaan’ Na invoer krijgt u onderstaand scherm te zien.
Figuur 7.5 Omdat de datum t/m niet is ingevuld weten we dat dit het actuele salaris betreft. Indien we op toevoegen drukken en we voeren een tweede opeenvolgende salarisperiode in dan wordt automatisch de einddatum van de voorliggende salarisperiode gevuld met de startdatum van de nieuwe salarisperiode – 1 dag. Salarismutaties zijn in ESF online alleen mogelijk op maandniveau.
2-1
7-2 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 7.6 In bovenstaand figuur zien we dat de invoer van de nieuwe salarisperiode op 1-32007 tot gevolg heeft dat de voorliggende t/m datum op 28-2-2007 is gezet. Het voordeel van deze salarishistorie is, dat de personele kosten actueel berekend kunnen worden op basis van de hier ingevoerde gegevens. Mocht een accountant dus achteraf constateren dat een salaris in een bepaalde periode niet correct is dan kan op eenvoudige wijze dit in de salaristabel worden aangepast. Een periode tussenvoegen is ook mogelijk. ESF online voegt op basis van startdatum van deze tussenperiode automatisch het record op de juiste positie tussen. De einddatum wordt automatisch door ESF online bepaald op basis van de daarop volgende salarisperiode. Als de tussenperiode een grotere periode bestrijkt dan dient de startdatum van de daarop volgende periode te worden aangepast. Het hierna te bespreken lesrooster houdt geen rekening met het hier getoonde weekrooster (figuur 7.4). Het personeelslid kan zonder problemen worden ingeroosterd op een dag waarop volgens het weekrooster geen arbeidsuren worden gemaakt. Echter bij een weekrapport wordt wel per dag getotaliseerd op basis van het aantal contractuele arbeidsuren op die dag zoals in het rooster hierboven ingevuld. Werkt een medewerker volgens lesrooster op een dag waar geen contractuele overeenkomst voor is afgesloten dan worden de feitelijk gemaakt uren op die dag bijgeteld en toegevoegd aan de contractuele uren voor die week.
2-1
7-2 Pagina 3
Versie 1.06 20-09-2007
7-3
Koppelen van personeel aan projecten (via tabblad Personeel) (Tabblad personeel – Selecteer personeelslid - Projecten) Een personeelslid kan betrokken zijn bij 1 of meer projecten. Door het juiste personeelslid te selecteren en vervolgens links in het scherm op de knop ‘Projecten’ te klikken krijgen we onderstaand scherm te zien.
Figuur 7.7 Klikken we vervolgens op de knop ‘Koppelen’ in het middenscherm dan krijgen we onderstaande scherm.
Figuur 7.8 Afhankelijk van de projecten die de applicatiebeheerder aan deze organisatie heeft toegekend, zien we de beschikbare projecten links in het venster. Stel dat dit personeelslid betrokken is/wordt bij het getoonde project 20070095 dan dient dit project geselecteerd te worden en met de >> toets naar het rechter scherm verplaatst te worden.
2-1
7-3 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 7.9 Rechts zien de projecten waaraan dit personeelslid verbonden is. Door vervolgens op de knop ‘Opslaan’ te drukken wordt deze koppeling tot stand gebracht. Zolang niet op opslaan is gedrukt kunnen koppelingen dus aangemaakt en ongedaan worden gemaakt. Pas na ‘Opslaan’ is de koppeling van kracht. En wordt deze persoon ‘gezien’ bij het aanmaken van lesroosters en de invoer van realisatie-uren.
Figuur 7.10
PAS OP! Indien een personeelslid is gekoppeld aan een project en dit gekoppelde project in de kleur rood of oranje wordt getoond, dan wil dit zeggen dat deze persoon al in een lesrooster is opgenomen dan wel realisaties van deze persoon in ESF online zijn geregistreerd op dit project.
2-1
7-3 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 7.11 Ontkoppelen we dit personeelslid van project 2007095 (zie scherm hieronder)
Figuur 7.12 dan is deze actie nog omkeerbaar door op annuleren te drukken of door op de >> knop te drukken waarmee het project weer ‘gekoppeld’ wordt. Drukken we echter op opslaan dan is de actie niet meer omkeerbaar en bent u alle realisatiegegevens en of het totale roosterplan van deze persoon kwijt. Herstel is nadien niet meer mogelijk! Omdat deze actie niet herstelbaar is wordt u nog éénmaal de vraag gesteld of u deze actie daadwerkelijk wilt doorvoeren. (zie onderstaand scherm)
2-1
7-3 Pagina 3
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 7.13 U kunt dus één keer op uw besluit terugkomen. Drukt u op OK dan zijn de roosterplanning voor deze persoon dan wel eventueel handmatig ingebrachte realisaties definitief verloren!
2-1
7-3 Pagina 4
Versie 1.06 20-09-2007
7-4
Koppelen van personeel aan projecten (via tabblad Projecten) (Tabblad projecten – Personeel – Selecteer personeelslid - Koppelen) Wanneer u voor het eerst links in het scherm op de knop ‘Personeel’ klikt kan het zijn dat er nog geen personeelsleden in dit scherm aanwezig zijn. Het kan echter ook zijn dat ‘boven’ de projecten onder het tabblad personeel als is geregistreerd dat bepaalde personeelsleden aan dit project verbonden zijn. In dat geval worden deze automatisch getoond als we links in het scherm op de knop ‘Personeel’ klikken.
Figuur 7.14 We zien in het bovenstaande scherm dat al de personeelsleden aan het project gekoppeld zijn. Door op de knop ‘Koppelen’ te drukken kunnen we bekijken of er nog meer personeelsleden zijn die ‘gekoppeld’ kunnen worden.
Figuur 7.15 We zien dat in een eerder stadium al drie personeelsleden aan dit project gekoppeld zijn en we zien aan de kleur oranje dat er ook al realisaties of lesroosters zijn aangemaakt waar deze personen. Links in het scherm staat het personeelslid R. de Jong en nog een personeelslid in groen weergegeven. Dat wil zeggen dat deze personen gekoppeld kunnen worden
2-1
7-4 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
aan dit project én dat van deze personen nog geen realisaties of lesroosters binnen dit project zijn vastgelegd. Personeelsleden die in de kleur groen worden weergegeven kunnen zonder gevolgen aan het project gekoppeld en ook weer ontkoppeld worden. Ontkoppelen van personeelsleden welke in de kleur rood of oranje worden weergegeven levert bij ‘Opslaan’ de volgende melding op:
Figuur 7.16
2-1
7-4 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
8-1
Toevoegen van leveranciers (Tabblad Leveranciers) Door op het tabblad ‘Leveranciers’ te klikken krijgt u onderstaand scherm te zien. In ons voorbeeld hebben we al een aantal Leveranciers vastgelegd en een leverancier geselecteerd. Alleen indien een reeds geregistreerde leverancier wordt geselecteerd krijgt u de knop ‘Wijzigen’ te zien.
Figuur 8.1 Bij elke te registreren leverancier is een code verplicht. Deze code kan bestaan uit een afkorting van de naam van de leverancier maar eventueel ook uit bijvoorbeeld 1000 tallen waarbij afhankelijk van het duizendtal een ander type leverancier wordt vastgelegd. Door op de knop Toevoegen of Wijzigen te klikken krijgt u het onderstaande scherm te zien.
2-1
8-1 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 8.2 In ons voorbeeld zijn we uitgegaan van codes in 1000 tallen zodat we in staat zijn verschillende ‘typen’ leveranciers van elkaar te onderscheiden.
2-1
8-1 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 8.3 Bij de registratie van een leverancier is de wijze van inschakeling van belang. Deze informatie wordt ook gevraagd door het agentschap SZW. Vul hier de wijze van inschakeling in zoals daar momenteel sprake van is. Bij de registratie van kostenrealisaties zal deze wijze dan automatisch worden overgenomen. Voor een bepaald project zou de wijze van inschakeling af kunnen wijken. Op projectniveau is het bij de invoer van kostrealisaties daarom mogelijk om de wijze van inschakeling te wijzigen. Indien de Wijze van inschakeling ‘Anders’ is, dient ook het veld ‘Inschakeling omschrijving’ te worden gevuld. Door op de knop ’Opslaan’ te drukken wordt de leverancier of de doorgevoerde wijziging in ESF online opgenomen.
2-1
8-1 Pagina 3
Versie 1.06 20-09-2007
9-1-1 Aanmaken en wijzigen van een rooster (Tabblad Projecten – Realisaties – Rooster) Drukken we links in het scherm op Rooster dan krijgen we onderstaand beeld te zien. Het rooster wordt getoond op basis van de periode waarin directe activiteiten met deelnemers worden uitgevoerd (startdatum uitvoering). Een projectperiode kan eerder aanvangen dat de ‘startdatum uitvoering’ maar deze periode is in (les)roosteropzicht niet relevant. Alle activiteiten die niet als directe activiteiten met deelnemers kunnen worden aangemerkt zullen als afzonderlijke realisaties moeten worden ingevoerd onder de knop ‘Personeel realisaties’ Dit onderdeel zal in een later stadium worden behandeld.
Figuur 9.1 Drukken we op week 1 dan krijgen we onderstaand scherm te zien. De roosteropzet gaat ervan uit dat er veelal voor gekozen zal worden om de voorafgaande roosterweek te kopiëren naar de daarop volgende roosterweek. Bij week 1 is dit echter niet mogelijk en kan uitsluitend gekozen worden voor de optie ‘Start roosterweek’. Zie het hieronder getoonde scherm.
2-1
9-1-1 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 9.2 Wanneer gekozen wordt voor Start roosterweek zal ESF online voor de geselecteerde week een leeg rooster aanmaken. Wanneer op de knop ‘Starten’ gedrukt wordt, komt ESF online met de volgende melding.
Figuur 9.3 U hebt dus nog een mogelijkheid om terug te keren naar het voorliggende scherm. Als u kiest om door te gaan krijgt u onderstaande lege roosterweek te zien.
Figuur 9.4
2-1
9-1-1 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
U ziet in het scherm hierboven dat het rooster hier is opgebouwd uit vier roosteruren per dag. Dat wil zeggen, dat ten behoeve van dit voorbeeldproject is vastgesteld dat er sprake is van 4 roosteruren op 1 dag. Dat hadden er uiteraard ook 8 of een ander aantal kunnen zijn. De roosterbasis wordt bij ECG door de applicatiebeheerder voor uw project ingesteld. Let wel, gedurende het project kan het aantal vastgestelde roosteruren per dag niet worden gewijzigd indien de betreffende roosteruren al in het rooster zijn toegepast. Roosteruren dienen opeenvolgend te zijn. Wanneer u er zeker van bent dat de roosteropbouw in overeenstemming is met het aantal bij u van toepassing zijnde roosteruren dan kunt u beginnen met de invoer van gegevens. Selecteren we op het hierboven getoonde scherm de regel van maandag 1 januari dan komt een knop met de tekst ‘wijzigen’ in beeld. Drukken we hierop dan krijgt u onderstaand beeld te zien.
Figuur 9.5 Klikken we vervolgens op Toev bij het 1e uur dan komt onderstaan scherm in beeld.
2-1
9-1-1 Pagina 3
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 9.6 We kunnen hier kiezen uit alle in dit project opgevoerde activiteiten (de activiteiten zoals door AGSZW gedefinieerd) en projectkostensoorten (zoals voor dit project gedefinieerd) maar kies uitsluitend activiteiten en projectkostensoorten (deelnemersactiviteiten) die de deelnemers betreffen, dus uitsluitend directe activiteiten met deelnemers.
Figuur 9.7
2-1
9-1-1 Pagina 4
Versie 1.06 20-09-2007
Nadat een activiteit is geselecteerd toont ESF online uitsluitend de daartoe behorende kostensoorten. De te kiezen kostensoorten kunnen bij roosters dus eigenlijk uitsluitend bestaan uit deelnemeractiviteiten (lees les-, cursus-, training-, individuele trajectbegeleidingsactiviteit) die gekoppeld zijn aan een door het ministerie van SZW vastgestelde ‘directe’ activiteit met deelnemers. Nadat de activiteit en de kostensoort zijn gekozen kan de locatie aangegeven worden waar de activiteit plaats zal vinden. Aan roosteruren worden een factor in minuten toegekend. Dit kan bijvoorbeeld 45, 50 of 60 minuten zijn etc. De standaardwaarde voor deze factor kan door de applicatiebeheerder tussentijds worden en wordt bij het aanmaken van een nieuwe roosteractiviteit. Voor elke roosteractiviteit kan deze waarde naar wens worden ingevuld. Berekeningen houden automatisch rekening met deze factor. Het veld ‘vak’ is een optioneel veld waarmee u ten behoeve van de visualisatie van de roosteruren de projectkosten nog verder in kan onderverdelen. Het is mogelijk hier een 4 cijferige code in te voeren die terugkomt in het scherm dagrooster en in de rapportage van het rooster. Het is niet mogelijk om deelnemersresultaten vast te leggen op dit niveau. Daarna kunt u het personeelslid selecteren die de activiteit gaat geven. Alle beschikbare personeelsleden worden getoond. Let op, hier staat ook het personeel bij die uit anderen hoofde bij het project betrokken zijn zoals de administrateur, de projectleider etc. Maar dus wel de juiste keuze. Door juiste persoon te selecteren kan deze vervolgens met de >> toets aan dit lesuur gekoppeld worden. Als het meerdere personeelsleden bij dezelfde lesroosteractiviteit betrokken zijn kunnen deze ook met de >> toets aan de lesroosteractiviteit gekoppeld worden.
2-1
9-1-1 Pagina 5
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 9.8 Evenals bij eerder besproken koppelsessies kunnen personeelsleden in ‘groen’ zonder problemen worden gekoppeld en ontkoppeld. Vervolgens klikken we op de tab ‘Deelnemers’ en selecteren de deelnemers die deze les gaan volgen. Let op! Alle deelnemers aan deze les, inclusief den niet ESF deelnemers dienen te worden geselecteerd. Alle deelnemers in ‘groen’ zijn beschikbaar en dus nog niet aan een andere les op hetzelfde uur gekoppeld. Indien een deelnemer wegens ziekte of verlof achteraf niet aan deze les deelneemt dan dient deze deelnemer NIET HIER ‘ontkoppeld’ te worden, maar als zodanig in het tabblad ‘Afwezigheid deelnemers’ te worden geregistreerd.
2-1
9-1-1 Pagina 6
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 9.9 We hebben de deelnemers Mogan en P. Optioneel aan deze les gekoppeld. De docent/instructeur is A.K. Achternaam. Als de gegevens voor dit lesuur kloppen kunnen we vervolgens op de knop ‘Opslaan’ klikken. Vervolgens krijgen we onderstaand scherm te zien.
Figuur 9.10
2-1
9-1-1 Pagina 7
Versie 1.06 20-09-2007
Op het eerste uur krijg deelnemer Karin Vogel individueel les. Om dat te registreren drukken we bij het eerste uur op de knop Toev.
Figuur 9.11 We kiezen nog geen activiteit maar kijken eerst naar de beschikbaarheid van Personeel en Deelnemers. We zien direct al dat A.K. Achternaam niet meer beschikbaar is omdat deze als gekoppeld is aan een eerste lesuur. Drukken we op de tab Deelnemers hier binnen roosters dan krijgen we het hieronder getoonde scherm.
2-1
9-1-1 Pagina 8
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 9.12 Hier is zichtbaar dat Mogan en P. Optioneel in het rood aangegeven worden omdat ze al gekoppeld zijn op het eerste uur. Mocht het dus zo zijn dat alle personeelsleden en deelnemers in rood worden getoond, dan heeft het geen zin om een activiteit, kostensoort en locatie te kiezen want er valt in dat geval niets te roosteren. In onze situatie is echter docent T. Optioneel nog beschikbaar en die gaat Karin Vogel een les geven in Kennis van groente- en fruitteelt.
2-1
9-1-1 Pagina 9
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 9.13 Klikken we daarna op opslaan dan krijgen we onderstaand scherm te zien.
Figuur 9.14 De roosteractiviteiten worden getoond met de afkorting die hiervoor is opgegeven, behorend bij de deelnemersactiviteit, het vak en de duur van de roosteractiviteit. Drukken we vervolgens op de knop ‘Vorige’ dan krijgen we onderstaand scherm te zien.
2-1
9-1-1 Pagina 10
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 9.15 Hieruit valt af te leiden dat we tot op heden voor het 1e uur op maandag 1 januari 2 roosteractiviteiten hebben vastgelegd. Vervolgens gaan we voor maandag het 2e, 3e en 4e uur het rooster vullen en ook de vier roosteruren op dinsdag.
Figuur 9.16 Selecteren we vervolgens Maandag 1 januari en drukken we op de knop ‘Wijzigen’ dan krijgen we onderstaand scherm te zien.
2-1
9-1-1 Pagina 11
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 9.17 Dinsdag 02-01:
Figuur 9.18
2-1
9-1-1 Pagina 12
Versie 1.06 20-09-2007
9-1-2 Het kopiëren van een rooster Nu het principe bekend is gaan we het rooster van week 1 kopiëren naar week 2. Hiervoor klikken we op vorige totdat het onderstaande scherm zichtbaar wordt:
Figuur 9.19 Drukken we nu op de knop van week 2 ( 2 t/m 14 januari) dan krijgen we het volgende scherm te zien.
Figuur 9.20 We kunnen er voor kiezen om het rooster van Week 1 over te nemen of een lege roosterweek aan te maken die nadien handmatig gevuld dient te worden. Als we Week 1 overnemen kunnen we nadien nog wel op detail wijzigingen aanbrengen in het rooster van week 2. We kiezen er nu voor om week 1 te kopiëren naar week 2.
2-1
9-1-2 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
ESF online komt dan met de volgende melding:
Figuur 9.21 De overname kan even duren maar daarna komt ESF online met de gekopieerde roosterweek:
Figuur 9.22 Boven het middenscherm zien we dat het hier week 2 betreft. Gaan we met de knop ‘Vorige’ terug naar het rooster dan zien we dat week 2 ook wordt weergegeven in een lichtgele kleur. Dit wil zeggen dat voor de betreffende week een rooster is opgevoerd.
Figuur 9.23
2-1
9-1-2 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
9-2
Vastleggen afwezigheid personeel (Tabblad Organisatie - Afwezigheid personeel) In geval er gebruik gemaakt wordt van een roosterplanning worden de uren van het personeelslid automatisch omgerekend naar kosten. Wordt echter in de afwezigheidregistratie een afwezigheid vastgelegd in de periode waarin het betreffende personeelslid volgens rooster zou werken, dan wordt deze overlapping in de berekening van de kosten in mindering gebracht. Een afwezigheidregistratie overruled een roosterplanning In geval van een personeelslid met niet-rooster gebonden uren, wordt een eventuele realisatie op een dag dat ook een afwezigheid is geregistreerd de realisatie ‘overruled’ door de afwezigheidmelding. De volgens de realisatie gemaakte uren worden dan niet meegenomen in rapporten met realisatiegegevens ten behoeve van tussen- en eindrapportages.
Figuur 9.28 In geval er met roosters wordt gewerkt kan de afwezigheid voor een beperkt aantal roosteruren gelden.
2-1
9-2 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 9.29
Figuur 9.30 Middels het report ‘Realisaties personeel afwezig’ in de rapportagegroep ‘Personeel’ worden de uren getoond dat een medewerker conform rooster zou hebben gewerkt en door ziekte, verlof of roostervrije dag niet in de realisatie zijn meegenomen.
2-1
9-2 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
9-3-1 Vastleggen afwezigheid deelnemers. (Tabblad Organisatie - Afwezigheid deelnemers) Identiek aan personeel kan ziekte of verlof ook voor deelnemers worden geregistreerd. Ook in dat geval zullen urenrealisaties op de betreffende dag niet in de realisatie worden meegenomen. Een afwezigheidregistratie overruled een roosterplanning
Figuur 9.31
Figuur 9.32.1 In geval er met roosters wordt gewerkt kan de afwezigheid voor een beperkt aantal roosteruren gelden.
2-1
9-3-1 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
9-3-2 Importeren afwezigheid personeel ESF online beschikt over de mogelijkheid om de afwezigheid van het personeel op organisatieniveau te importeren. Indien u rechten heeft om te importeren krijgt u onder het tabblad Organisatie de importoptie in het linker menu te zien.
Figuur 9.32.2 Alle gegevens zoals getoond onder punt 9.3.1 zijn in de vorm van een bestand in te lezen in ESF online. Middels de ‘Bladeren’ knop in het hierboven getoonde scherm kunt u het juiste bestand kiezen.
Figuur 9.32.3 Vervolgens drukt u in het middenscherm op de knop ‘Inlezen’.
2-1
9-3-2 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 9.32.4 U ziet dat alle records door ESF online zullen worden geaccepteerd. Er is dus geen reden om de import te onderbreken voor aanpassingen. In dat geval drukt u in het hierboven getoonde scherm op de knop ‘Importeer’.
Figuur 9.32.5 U krijgt voor aanvang nog een melding op uw scherm of u daadwerkelijk de gegevens wenst te importeren. Drukt u op OK dan wordt de afwezigheid van de medewerkers uit het importbestand daadwerkelijk opgenomen in ESF online. Let wel: De importsessie kan enige tijd in beslag nemen. Voer intussen geen andere acties uit maar wacht het resultaat af.
Figuur 9.32.6
2-1
9-3-2 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
Als de importsessie is voltooid krijgt u de melding ‘De gegevens zijn succesvol opgeslagen’ in uw scherm. (zie bovenstaande figuur) Drukt u nu op het tabblad Organisatie en in het linkermenu op Afwezigheid personeel, dan ziet u de toegevoegde afwezigheid van de betreffende medewerkers uit het importbestand.
Figuur 9.32.7 Technische details De volgende personeelsgegevens kunnen worden geïmporteerd vanuit een csv / tekst bestand. 1 2 3 4 5 6
Bsnnummer Datum van Uur van Datum tot Uur tot Type afwezigheid
9 cijfers *1 ddmmjjjj 2 integers ddmmjjjj 2 integers Z of V
Is Is Is Is Is Is
verplicht verplicht verplicht verplicht verplicht verplicht
Figuur 9.32.8 De gegevens moeten worden gescheiden door een “;”. Bovenstaande tabel geeft tevens de volgorde aan van de velden in het csv / tekst bestand. Controle op invoer De volgende controles vinden per regel plaats bij het importeren. Algemeen Bsnnummer
Datum van
2-1
Klopt het aantal velden. Ingevuld 11 proof 9 cijfers *1 Klopt het format Ingevuld Kleiner dan Datum tot 9-3-2 Pagina 3
Versie 1.06 20-09-2007
Uur van
Datum tot Uur tot Type
Ingevuld Kleiner dan Uur tot (bij gelijke datum van en tot) Klopt het format Ingevuld Ingevuld Klopt format (Z of V) Ingevuld
Figuur 9.32.9 *1
Indien het BsnNummer niet uit 9 cijfers bestaat dan worden er voorloopnullen geplaatst totdat het BsnNummer uit 9 cijfers bestaat.
Format 126170332;02092007;1;03032007;8;Z 126177004;03092007;3;07092007;7;V Indien er records afgekeurd worden krijgt u onderstaand scherm te zien. Onderstaand scherm toont eventuele fouten die gemaakt zouden kunnen zijn in het hierboven getoonde format.
Figuur 9.32.10 Indien u er voor zou kiezen om door te gaan door op de knop ‘Importeer’ te drukken dan zal 1 van de 14 in dit voorbeeld getoonde registraties niet worden geïmporteerd. U kunt er voor kiezen om de getoonde records eerst aan te passen en vervolgens de importsessie opnieuw te starten. Pas als de melding ‘waarvan fout’ op 0 staat, weet u dat het gehele bestand geïmporteerd kan worden. De fouten zijn in de praktijk makkelijk op te sporen in uw importbestand omdat ESF online het regelnummer vermeldt waarop de fout zich voordoet.
2-1
9-3-2 Pagina 4
Versie 1.06 20-09-2007
9-4
Roostervrij Wanneer u onder het tabblad ‘Organisatie’ in het linkemenu op de knop ‘Roostervrij’ klikt, krijgt u een overzicht van dagen die door u opgegeven zijn als roostervrij. Mochten op de vastgelegde roostervrije dagen toch roosteractiviteiten of realisaties in ESF online worden vastgelegd, dan worden deze buiten de rapportages gehouden.
Figuur 9.33 U dient er dus zeker van te zijn dat geen enkel personeelslid of deelnemer op de hierboven getoonde roostervrije dag activiteiten uitvoert in het kader van dit ESF project. U kunt deze gegevens niet wijzigen. Als de gegevens niet correct zijn dient u dit schriftelijk te laten weten aan de ESF online applicatiebeheerder bij ECG of aan uw accountmanager bij ECG.
2-1
9-4 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
9-4-2 Importeren afwezigheid deelnemers ESF online beschikt over de mogelijkheid om de afwezigheid van deelnemers op organisatieniveau te importeren. Indien u rechten heeft om te importeren krijgt u onder het tabblad Organisatie de importoptie in het linker menu te zien.
Figuur 9.33.2 Alle gegevens zoals getoond onder punt 9.4.1 zijn in de vorm van een bestand in te lezen in ESF online. Voordat u gaat importeren dient te worden aangegeven of er binnen het project gebruik gemaakt wordt van BSN-nummers (projecten voor Actie A, C, D en E) of van een Intern nummer (projecten Actie B). Middels de ‘Bladeren’ knop in het hierboven getoonde scherm kunt u het juiste bestand kiezen.
Figuur 9.33.3 Vervolgens drukt u in het middenscherm op de knop ‘Inlezen’.
2-1
9-4-2 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 9.33.4 U ziet dat alle records door ESF online zullen worden geaccepteerd. Er is dus geen reden om de import te onderbreken voor aanpassingen. In dat geval drukt u in het hierboven getoonde scherm op de knop ‘Importeer’.
Figuur 9.33.5 U krijgt voor aanvang nog een melding op uw scherm of u daadwerkelijk de gegevens wenst te importeren. Drukt u op OK dan wordt de afwezigheid van de deelnemers uit het importbestand daadwerkelijk opgenomen in ESF online. Let wel: De importsessie kan enige tijd in beslag nemen. Voer intussen geen andere acties uit maar wacht het resultaat af.
2-1
9-4-2 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 9.33.6 Als de importsessie is voltooid krijgt u de melding ‘De gegevens zijn succesvol opgeslagen’ in uw scherm. (zie bovenstaande figuur) Drukt u nu op het tabblad Organisatie en in het linkermenu op Afwezigheid deelnemers, dan ziet u de toegevoegde afwezigheid van de betreffende deelnemers uit het importbestand.
Figuur 9.33.7 Technische details De volgende deelnemergegevens kunnen worden geïmporteerd vanuit een csv / tekst bestand.
2-1
9-4-2 Pagina 3
Versie 1.06 20-09-2007
1 2 3 4 5
Bsnnummer Internnummer Datum van Uur van Datum tot Uur tot
9 cijfers *1 15 cijfers/karakters ddmmjjjj 2 integers ddmmjjjj 2 integers
Is Is Is Is Is Is
verplicht verplicht verplicht verplicht verplicht verplicht
Figuur 9.33.8 De gegevens moeten worden gescheiden door een “;”. Bovenstaande tabel geeft tevens de volgorde aan van de velden in het csv / tekst bestand. Controle op invoer De volgende controles vinden per regel plaats bij het importeren. Algemeen Bsnnummer of
Intern nummer Datum van
Uur van
Datum tot Uur tot Figuur 9.33.9 *1 *2
Klopt het aantal velden. Ingevuld 11 proof 9 cijfers *1 Ingevuld Klopt het format Ingevuld Kleiner dan Datum tot Ingevuld Kleiner dan Uur tot (bij gelijke datum van en tot) Klopt het format Ingevuld Ingevuld
Indien het BsnNummer niet uit 9 cijfers bestaat dan worden er voorloopnullen geplaatst totdat het BsnNummer uit 9 cijfers bestaat. BSN nummer is verplicht en/of Intern nummer is verplicht. In de meeste situaties zal het BSN nummer verplicht zijn. Voor projecten onder actie B kan voor alsnog volstaan worden met import op basis van een intern nummer.
Format 126170332;02092007;1;03032007;8 126177004;03092007;3;07092007;7 Indien er records afgekeurd worden krijgt u onderstaand scherm te zien. Onderstaand scherm toont eventuele fouten die gemaakt zouden kunnen zijn in het hierboven getoonde format.
2-1
9-4-2 Pagina 4
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 9.33.10 Indien u er voor zou kiezen om door te gaan door op de knop ‘Importeer’ te drukken dan zal 1 van de 14 in dit voorbeeld getoonde registraties niet worden geïmporteerd. U kunt er voor kiezen om de getoonde records eerst aan te passen en vervolgens de importsessie opnieuw te starten. Pas als de melding ‘waarvan fout’ op 0 staat, weet u dat het gehele bestand geïmporteerd kan worden. De fouten zijn in de praktijk makkelijk op te sporen in uw importbestand omdat ESF online het regelnummer vermeldt waarop de fout zich voordoet.
2-1
9-4-2 Pagina 5
Versie 1.06 20-09-2007
9-5
Verwerking van afwezigheid door ESF online Personeel In geval een personeelslid als afwezig is geregistreerd in bijvoorbeeld week 2 dan zou de aanwezigheidslijst personeel er als volgt uit kunnen zien.
Figuur 9.42 Als de les NIET wordt overgenomen door een collega docent en de les komt te vervallen voor de deelnemers dan worden de deelnemers niet automatisch op ‘geen les’ gezet. Met andere woorden er is geen geparafeerde presentielijst maar wel een registratie van urenrealisatie door de deelnemers want de deelnemers zijn immers niet afwezig. Bij een controle kunnen dan de niet gemaakte maar wel geregistreerde uren van de deelnemers worden afgekeurd maar er is ook de mogelijkheid om naar het rooster te gaan en voor de betreffende les de deelnemers te ontkoppelen. Als de les echter wordt overgenomen door een collega docent dan zou bijvoorbeeld de presentielijst afgetekend kunnen zijn door de vervangende docent. Vervolgens dient de betreffende les in het rooster opgeroepen te worden en de geregistreerde docent te worden ontkoppeld en de vervangende docent te worden gekoppeld. Of de afwezige docent al dan niet is geregistreerd onder het tabblad ‘Afwezigheid personeel’ maakt in dit geval niet meer uit. Deelnemers Stel dat de ingeroosterde deelnemer Mogan afwezig is op 1 januari van het 1e t/m het 3e lesuur. We registreren zijn afwezigheid in het tabblad ‘afwezigheid deelnemers’ en printen vervolgens de lijst ‘Realisaties Deelnemers afwezig’. De lijst ziet er dan als volgt uit:
2-1
9-5 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 9.43 Gevolgen voor de weekstaat van de deelnemer:
Figuur 9.44 Deelnemer Mogan was op 1 januari voor 3 uur ingeroosterd. Deze uren zijn nu op ‘nul’ gezet en worden getoond als 3 uur afwezig. Gevolgen afwezigheid voor de deelnemersrealisatielijst Voor de deelnemerrealisatielijst zou dit tot gevolg hebben dat Deelnemer Mogan daarop op 01/01/07 niet meer voorkomt:
2-1
9-5 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 9.45 We zien dat de realisatie van deelnemer Mogan op 01/01/2007 nu niet worden afgedrukt.
2-1
9-5 Pagina 3
Versie 1.06 20-09-2007
9-6-1 Printen van weekstaten voor personeel (Rechtermenu Afdrukken Cluster .., Personeel) Als u rechten hebt verkregen van de organisatiebeheerder op de rapportagegroep Personeel kunt u door rechts in het scherm op de knop ‘Personeel’ te klikken een overzicht oproepen met lijsten met deelnemersgegevens waar u rechten toe heeft.
Figuur 9.34 Selecteer voor het printen van een weekstaat de lijst ‘Weekstaat Personeel’ Druk vervolgens op de knop ‘Afdrukken’ Selecteer in het getoonde scherm het project waarvoor u de weekstaten wilt afdrukken, de week en vervolgens of u de weekstaten van alle personeelsleden of van een specifiek personeelslid wilt printen. (Dit selectiescherm kan er per type lijst anders uitzien.)
Figuur 9.35
2-1
9-6-1 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Druk vervolgens op de knop ‘Afdrukken’ en wacht totdat ESF online de output op uw scherm toont. Print de lijst door op de Printknop te drukken die in uw scherm wordt getoond. Desgewenst kunt u de weekstaat of weekstaten ook als bestand opslaan om ze bijvoorbeeld op een ander locatie te laten printen. Hieronder ziet u drie voorbeelden van een weekstaat.
Figuur 9.36
2-1
9-6-1 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 9.37 Indien een personeelslid contractueel NIET werkt op bijvoorbeeld woensdag maar toch uren op basis van rooster realiseert op deze dag dan ziet de weekstaat van dit personeelslid er als volgt uit:
Figuur 9.38
2-1
9-6-1 Pagina 3
Versie 1.06 20-09-2007
De dagen waarvoor het personeelslid een overeenkomst heeft worden automatisch gevuld op basis van deze overeenkomst. In ons voorbeeld Ma/Di/Do/Vrijdag 8 uur per dag. Het totaal wordt op deze dagen dan automatisch gevuld tot 8 uur per dag. Contractueel werkt de heer Achternaam niet op woensdag. Het report geeft echter wel het op woensdag gerealiseerde roosteruur weer en print het totaal overeenkomstig de ESF realisatie van deze dag. De niet-ESF uren worden niet gevuld omdat dit formeel geen contractdag is. De weekstaat komt hiermee ook niet op de 32 contracturen uit maar de contracturen + het extra gemaakt uur = 33 uur.
2-1
9-6-1 Pagina 4
Versie 1.06 20-09-2007
9-6-2 Printen van weekstaten voor deelnemers (Rechtermenu Afdrukken Cluster .., Deelnemers) Als u rechten hebt verkregen van de organisatiebeheerde op de rapportagegroep Deelnemers kunt u door rechts in het scherm op de knop ‘Deelnemers’ te klikken een overzicht oproepen met lijsten met deelnemersgegevens waar u rechten toe heeft.
Figuur 9.39 Selecteer de lijst ‘Weekstaat Deelnemer’ en druk vervolgens op de knop ‘Afdrukken’. Selecteer in het getoonde scherm het project waarvoor u de weekstaten wilt afdrukken, de week en vervolgens of u de weekstaten van alle deelnemers of van een specifieke deelnemer wilt printen.
Figuur 9.40 Druk vervolgens op de knop ‘Afdrukken’ en wacht totdat ESF online de output op uw scherm toont.
2-1
9-6-2 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 9.41 Print de lijst door op de Printknop te drukken die in uw scherm wordt getoond. Desgewenst kunt u de weekstaat of weekstaten ook als bestand opslaan om ze bijvoorbeeld op een ander locatie te laten printen.
2-1
9-6-2 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
9-7
Presentielijsten (Afdrukken Cluster .. , Deelnemers, Presentielijst deelnemers) Nadat het rooster voor een bepaalde week is ingevoerd kunt u presentielijsten afdrukken. Kies rechts in het scherm onder Afdrukken Cluster .. de knop Deelnemers. Selecteer vervolgens Presentielijst Deelnemers.
Figuur 9.24 Nadat u op de knop ‘Afdrukken’ hebt gedrukt krijgt u onderstaand selectiescherm te zien.
Figuur 9.25 Kies het juiste project en de periode waarover u presentielijsten wilt printen. Vervolgens kun u een specifieke docent kiezen of alle docenten en tevens een specifieke locatie of alle locaties. Druk vervolgens op de knop ‘Afdrukken’.
2-1
9-7 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Presentielijsten houden geen rekening met de afwezigheid van deelnemers omdat de afwezigheid meestal na ontvangst van de presentielijst blijkt. Presentielijsten worden niet op basis van een reeks achtereenvolgende lesuren in eenzelfde vak afgedrukt maar per lesuur! Als dus een cursus Engels over twee lesuren wordt gegeven aan dezelfde groep dan wordt hiervoor door ESF online voor elke lesuur afzonderlijk een presentielijst gegenereerd. Voorbeeld presentielijst
Figuur 9.26
Figuur 9.27 Na retour ontvangst kunt u de afwezigheid van een deelnemer vastleggen onder het tabblad ‘Afwezigheid deelnemers’
2-1
9-7 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
10-1 Realisaties personeel (Tabblad Projecten – Realisaties - Personeelsrealisaties) Alle door het personeel gerealiseerde uren welke niet voorkomen in het rooster waarin de directe activiteiten met deelnemers zijn vastgelegd - dienen onder de knop ‘Personeel realisaties’ te worden geregistreerd. U krijgt eerst een overzicht te zien van alle personeelsleden die aan het project zijn gekoppeld. Nadat u een personeelslid heeft geselecteerd is het mogelijk om voor het geselecteerde personeelslid een bestaande realisatie te wijzigen, toe te voegen of te verwijderen. In ons voorbeeld was nog geen realisatie vastgelegd en hebben we middels ‘toevoegen’ onderstaand item vastgelegd.
Figuur 10.1 Ten behoeve van de les Kwaliteitscontrole van docent Achternaam was enige lesvoorbereiding noodzakelijk. De les wordt volgens ons voorbeeld gegeven aan twee personen waarvan 1 niet-ESF deelnemer. De kosten mogen dus maar ten dele worden toegerekend aan het project. Onder ‘ESF’ worden in dit voorbeeld het aantal ESF deelnemers geregistreerd en onder ‘totaal’ het totaal aantal deelnemer dat aan de les deelneemt. Voor onze eigen informatie hebben we hierboven opgegeven dat de kosten lesgebonden zijn en gekoppeld zijn aan de 1e les op 1 januari 2007. (In ons voorbeeld is deze realisatie dus een toevoeging op een realisatie volgens rooster)
2-1
10-1 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 10.2 Indien een docent invalt en dit niet in het rooster maar onder de hier beschreven knop ‘Personeel realisaties’ wordt vastgelegd dan wordt deze meegenomen in de rapportages met betrekking tot personele uren. Ter controle drukken we nu rechts onder ‘Afdrukken Cluster.. ‘ op de knop ‘Personeel’ en printen vervolgens de weekstaat van docent Achternaam:
Figuur 10.3 We zien dat docent/instructeur A.K. Achternaam nu bij AGF Kwaliteitscontrole 1,67 klokuren heeft staan op maandag. Dus de 0,67 uur van de handmatig gevulde realisatie is bijgeteld. Bijtelling is uitsluitend mogelijk indien de toerekeningsfactor gelijk is. Zou een andere toerekeningsfactor zijn gehanteerd dan zou in de weekstaat een extra regel voor deze 0,67 uur zijn opgenomen. Drukken we de urenrealisatie en de kosten van deze docent/instructeur af dan krijgen we het volgende overzicht:
2-1
10-1 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 10.4 Er wordt dus een regel afgedrukt met de handmatig ingevoerde personeels realisatie. De header ‘Uur’ tussen ‘’Brondocument’ en ‘Locatie’ geeft het lesuur aan volgens rooster. Omdat de handmatig toegevoegde realisatie geen roosteractiviteit is, wordt op deze regel niet het lesuur afgedrukt. Zoals eerder vermeld wordt er dus verder niets gedaan met het feit dat we in de handmatige personeelsrealisatie hebben aangevinkt dat het een lesgebonden activiteit betreft.
2-1
10-1 Pagina 3
Versie 1.06 20-09-2007
10-2 Realisaties deelnemers (Tabblad Projecten – Realisaties – Deelnemer realisaties) Voor zover het in de periode 2007-2013 noodzakelijk of gewenst is om een urenverantwoording van deelnemers bij te houden kan in eerste instantie gebruik gemaakt worden van de Roosteroptie. Indien er echter de voorkeur aan gegeven wordt om niet met Roosters te werken en een deelnemers-urenregistratie noodzakelijk of gewenst is, dan kan de optie ‘Deelnemer realisaties’ hiervoor gebruikt worden. Binnen ESF online is er momenteel geen inkomensverantwoording van deelnemers aanwezig omdat er binnen de huidige regeling geen kosten in dit kader gedeclareerd kunnen worden. Is er echter sprake van bepaalde kosten zoals reiskosten die op basis van de regelgeving toegestaan zijn, dan kan daarvoor gebruik gemaakt worden van de knop ‘Kosten’ die toegang geeft tot het vastleggen van kostenrealisaties. Wanneer geen urenverantwoording noodzakelijk is en volstaan kan worden met de vastlegging van behaalde resultaten op door de deelnemer gevolgde deelnemersactiviteiten, dan verwijzen we u naar de hierboven beschreven onderdelen ‘Vastleggen van beoogde deelnemeractiviteiten (Projecten – Deelnemers – Activiteiten)’ en ‘Vastleggen van deelnemerresultaten (Projecten – Deelnemers – Resultaatgegevens)’. U krijgt eerst een overzicht te zien van alle ESF deelnemers die aan het project zijn gekoppeld. Nadat u een deelnemer heeft geselecteerd is het mogelijk om voor de geselecteerde deelnemer een bestaande realisatie te wijzigen, toe te voegen of te verwijderen. Hieronder ziet u het invoerscherm voor deelnemerrealisaties buiten het rooster. We vullen daarbij een niet-rooster realisatie in voor Karin Vogel:
Figuur 10.5
2-1
10-2 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 10.6 Bij gebruik van roosters is dit voorbeeld niet logisch want we hadden deze situatie ook makkelijk in het rooster kunnen opnemen. Het is echter denkbaar dat bij gebruik van een rooster sprake is van een bepaalde lesuurfactor die voor deze les niet opgaat. In dat geval zou de les met de afwijkende tijdsduur op deze wijze kunnen worden opgevoerd. Stel dat docent/instructeur Achternaam op 10 januari de instructie geeft aan 3 deelnemers, dan zal voor elke deelnemer afzonderlijk een realisatierecord aangemaakt moeten worden. Tevens zal voor de docent/instructeur een Personeelsrealisatierecord aangemaakt dienen te worden op dezelfde datum met een kloppende toerekeningsfactor. Een van onze voorbeeld-deelnemers is een niet-ESF deelnemer, dus mogen de kosten dan ook maar voor 2/3 worden toegerekend. Uit de documenten zal dus een sluitende registratie moeten blijken.
2-1
10-2 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
11-1 Vastleggen van overige kosten (Tabblad Projecten – Realisaties – Kosten) Alle aan het project toe te rekenen kosten volgens regelgeving (met uitzondering van urenrealisaties eigen personeel en deelnemers) kunnen worden geregistreerd als kostenrealisatie. Drukken we op de knop ‘Kosten’ links in het scherm en voegen we een eerste realisatie in, dan krijgen we onderstaand scherm te zien.
Figuur 11.1 Debet/Credit Standaard zal het gaan om Debet facturen het kan echter zijn dat een keer een creditfactuur wordt ontvangen. In dat geval zal het bedrag credit geboekt dienen te worden (als positief getal) welke vervolgens door ESF online. Toerekening Een toerekening is afhankelijk of de kosten zijn gemaakt voor uitsluitend ESF- of ook voor niet ESF deelnemers. In dit voorbeeld gaan we ervan uit dat voor drie deelnemers laboratoriummateriaal is aangeschaft om mee te oefenen. Het betreft dus geen afschrijving of leasing van materialen maar gebruiksgoederen die in ESF kader als kosten opgevoerd mogen worden. Een van de deelnemers is een niet-ESF deelnemer en dus mogen de kosten maar voor 2/3 worden toegerekend.
2-1
11-1 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Afschrijving Indien u aangeeft dat de kosten op basis van een afschrijving berekend moeten worden dan zullen de gevolgen voor de daadwerkelijke kosten niet direct zichtbaar zijn in dit scherm. De gegevens die u bij afschrijving invult zullen wel mee worden genomen bij de berekening van de kosten voor de rapportages. Afschrijving objecten vanaf startdatum project Factuurdatum: vul de datum in waarop het object is aangeschaft. Factuurbedrag: vul het bedrag in waarvoor het object is aangeschaft. Toerekening: Kan eenvoudig het aantal ESF deelnemers betreffen ten opzichte van een totaal aantal deelnemers maar kan ook een complexere toerekening betreffen omdat meerdere factoren een rol spelen. Hiervoor verwijzen wij u naar de regelgeving en richtlijnen van het agentschap SZW. Afschrijving: aanvinken Maanden: het totaal aantal maanden waarover het object afgeschreven mag worden conform regelgeving AGSZW. (Hier dus niet de gebruiksperiode invullen!) Voorbeeld (fictief) van een object dat vanaf de startdatum van het project wordt gebruikt:
2-1
11-1 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 11.2
2-1
11-1 Pagina 3
Versie 1.06 20-09-2007
Omdat het object ook voor een niet-esf deelnemer wordt gebruikt in dezelfde periode hebben we de toerekening 1 op 2 ingevuld. Indien het object binnen de gebruiksperiode van bijvoorbeeld 240 beschikbare uren maar 60 uur in het kader van dit project wordt gebruikt dan zal ook daar in de toerekening rekening mee gehouden dienen te worden. In ons fictieve voorbeeld gaan we er verder vanuit dat het apparaat op 1 mei 2006 is aangeschaft en vanaf die datum in 24 maanden mag worden afgeschreven. De activiteit en kostensoort zullen in de praktijk een andere zijn. Afschrijving objecten NIET vanaf startdatum project Indien er noodzaak toe bestaat om afschrijvingen te registreren die niet vanaf de aanvang van het project ingaan, dan dient u de data onder ‘Afschrijving in Project’ aan te passen in de voor uw situatie geldende data. Bij de berekening van de kosten voor de rapportages zal met deze data rekening worden gehouden. Activiteit / Kostensoort / Locatie Vervolgens legt u de door AGSZW gedefinieerde activiteit vast. Afhankelijk van de activiteit worden de kostensoorten (lees projectactiviteiten) getoond die onder deze AGSZW activiteit uitgevoerd worden. Selecteer de kostensoort welke het hier betreft. Ook kan aangegeven worden ten laste van welke locatie de kosten zijn gemaakt. Leverancier / Inschakeling U dient aan te geven welke leverancier het betreft en op welke wijze de leverancier is ingeschakeld. Standaard wordt hierbij gekozen voor de wijze van inschakeling zoals deze ‘boven’ het project bij deze leverancier is vastgelegd. Binnen dit kostenitem kan echter van deze standaardwaarde worden afgeweken indien de wijze van inschakeling voor dit item anders is geweest. Deelnemer / Personeel Indien de kosten zijn gemaakt voor of door een specifiek personeelslid of deelnemer dan kan deze deelnemer of personeelslid aan dit kostenitem worden verbonden. Op deze wijze is het in de toekomst mogelijk om gemaakte kosten op personeelsof deelnemerniveau middels reports zichtbaar te maken. Printen we als Hoofdgebruiker de lijst ‘Kostenrealisaties’, dan ziet deze er als volgt uit: (in dit voorbeeld is geen rekening gehouden met het hierboven aangemaakte afschrijvingsrecord omdat deze in de praktijk niet als directe kostensoort voor zal komen)
2-1
11-1 Pagina 4
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 11.3
Let op, als een kostenrealisatie een afschrijving betreft dan wordt bij de selectie geen rekening gehouden met de factuurdatum (aanschafdatum object) Deze kan namelijk ver voor de aanvang van het project liggen. ESF online toont in reports afschrijvingskosten op basis van de t/m datum van het report.
2-1
11-1 Pagina 5
Versie 1.06 20-09-2007
12-1 Vastleggen externe financiering Vastleggen van financiers (Tabblad Projecten – Projectinstellingen - Financiers) In het tabblad Financiers dienen alle instanties te worden opgegeven die het project financieren, welk bedrag het betreft en of dit al dan niet harde financiering betreft. Harde financiering wil zeggen dat het bedrag onafhankelijk van het projectresultaat aan het project zal worden toegekend. Als er sprake is van zachte financiering wordt een en ander van de realisatie afhankelijk gesteld en is het dus niet zeker of het opgevoerde bedrag betaald zal gaan worden.
Figuur 12.1 Verder dient aangegeven te worden welk soort financiering het betreft, eigen , privaatrechtelijke of publiekrechtelijk financiering. In ons voorbeeld vullen we nu een tweetal financiers op.
Figuur 12.2 Figuur 12.3
2-1
12-1 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 12.4 Binnen de realisatiemodule (linksonder in het hierboven getoonde scherm) kunnen de inkomsten van de hier opgevoerde financiers worden verwerkt.
2-1
12-1 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
12-2 Financiering (Realisatie) (Tabblad Projecten – Realisaties - Financiering) In het tabblad ‘Projecten’ hebben we onder ‘Projectinstellingen’ bij ‘Financiers’ al vastgelegd wie de financiers binnen dit project zijn. Onder realisaties kunnen we registreren welke bedragen daadwerkelijk van de financiers in ontvangen. We leggen nu als eerste vast dat het project op 19 april 2007 van de Gemeente Twenterand 5000 Euro heeft ontvangen.
Figuur 12.5 Drukken we vervolgens op ‘Opslaan’ dan krijgen we onderstaand beeld te zien.
Figuur 12.6 Op deze wijze kunnen we ten behoeve van het project alle financiering registreren en de datum van ontvangst. Deze gegevens zijn in een later stadium in de rapportages aan het agentschap SZW te verwerken.
2-1
12-2 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
13-1 Vastleggen inkomsten (Tabblad Projecten – Realisaties – Inkomsten) Evenals de ontvangen financiering is het van belang om de inkomsten uit het project te registreren. Ook deze zijn van belang bij de toekomstige rapportages aan het agentschap SZW. Klikken we op de knop ‘Inkomsten’ en vervolgens op ‘Toevoegen’ dan krijgen we onderstaand scherm te zien.
Figuur 13.1 Als voorbeeld hebben we een aantal gegevens ingevuld. Uit dit scherm valt af te leiden dat inkomsten worden vastgelegd op het niveau van de door het ministerie van SZW vastgelegde activiteiten. Er wordt hier dus geen uitsplitsing gemaakt naar de cursus of training van waaruit deze inkomsten zijn gegenereerd. Dit gegeven zal afgeleid dienen te worden uit het brondocument waarop deze inkomsten zijn vastgelegd.
2-1
13-1 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
14-1 Blokmutatie deelnemergegevens (Tabblad Projecten – Blokmutaties – Deelnemergegevens) Drukken we links in het scherm, in het menu op Deelnemergegevens onder Blokmutaties dan krijgen we onderstaand beeld te zien.
Figuur 14.1 Het startscherm voor de blokmutatie van deelnemergegevens wordt getoond. De eerste stap is nu om middels een selectie de deelnemers te selecteren. Dit kan gedaan worden door op de knop ‘Maak Selectie’ te klikken.
Figuur 14.2 Er verschijnt nu een selectiemogelijkheid zodat u niet een lijst met alle deelnemers te zien hoeft te krijgen. U kan hier deelnemers selecteren op één van de drie onderstaande criteria:
2-1
14-1 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
• Instroomdatum • Startdatum ESF (alleen bij projecten die vallen onder actie B of C) • Uitstroomdatum Door op de knop ‘Selecteren’ achter het gewenste criterium te drukken worden de deelnemers opgehaald die voldoen aan dat ingevulde criterium. Hierbij kan een ‘van’ en een ‘tot en met’ datum voor één van de criteria opgegeven worden. Indien van het gekozen criterium één datumveld leeg wordt gelaten, dan wordt deze niet mee genomen in de selectie. Worden beiden datumvelden leeg gelaten dan worden die deelnemers geselecteerd waarbij ook het betreffende ‘datum van’ veld leeg is. In ons voorbeeld hebben we gekozen om alle deelnemers binnen ons project te selecteren met een instroomdatum 01-01-2007 (gelijk aan onze startdatum van het project) ongeacht welke uitstroomdatum ze hebben.
Figuur 14.3 Nu kunnen we gaan beginnen met het uitvoeren van onze blokmutatie. Dit gaat volgens onderstaand stappenplan: Stap 1 Selecteren van de eigenschap die we willen blokmuteren In de dropdown boven het grid kunnen we nu de eigenschap selecteren die we bij een aantal deelnemers tegelijkertijd willen aanpassen. Er kan gekozen worden uit de volgende eigenschappen: • • • •
2-1
Instroomdatum ESF deelnemer Startdatum ESF (alleen bij projecten die vallen onder actie B of C) Uitstroomdatum 14-1 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
Op het moment dat er eigenschap wordt geselecteerd is het vervolgens ook mogelijk om een nieuwe waarde voor deze eigenschap in te vullen. In ons voorbeeld kiezen we ervoor om de uitstroomdatum op 1-6-2007 te zetten.
Figuur 14.4 Stap 2 Selecteren van de deelnemers die we willen blokmuteren De tweede stap is om de deelnemers te selecteren waarvan we de eigenschap willen aanpassen. Dit kan heel eenvoudig door in de lijst de hokjes voor de deelnemers die we mee willen nemen in onze blokmutatie aan te vinken. Ook kunnen we heel snel alle deelnemers selecteren door het hokje in de header van de lijst te selecteren. In ons voorbeeld kiezen we ervoor om alleen van de deelnemers K. Vogel en GJM Berge de uitstroomdatum aan te passen.
2-1
14-1 Pagina 3
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 14.5 Stap 3 Uitvoeren van de blokmutatie Door op de knop ‘Blokmuteren’ te drukken wordt de ingesteld blokmutatie uitgevoerd. Darvoor vraagt het systeem het volgende:
Bij het bevestigen wordt blokmutatie uitgevoerd. Echter het systeem doet afhankelijk van de eigenschap die geblokmuteerd wordt per geselecteerde deelnemer een aantal controles om er voor te zorgen dat uw data in Esf online consistent blijft. Deze controles bepalen per deelnemer of de mutatie wel of niet wordt doorgevoerd.
2-1
14-1 Pagina 4
Versie 1.06 20-09-2007
Controles bij blokmutatie op instroomdatum De instroomdatum van een projectdeelnemer kan worden gemuteerd als blijkt dat de nieuw opgegeven instroomdatum: • • • • • •
niet leeg is. in de projectperiode valt. niet dezelfde datum is als de instroomdatum die de deelnemer al heeft. voor de ESF startdatum ligt. (deze controle wordt alleen uitgevoerd bij projecten die vallen onder actie B of C) voor de uitstroomdatum ligt. (als deze is gevuld) geen conflict oplevert met bestaande realisaties. Er is geen conflict als er voor de projectdeelnemer geen realisaties zijn gemaakt voor de nieuwe instroomdatum.
Controles bij blokmutatie op ESF deelnemer Het vinkje dat aangeeft of een deelnemer een ESF deelnemer is kan worden gemuteerd: •
van aan naar uit als o er geen realisaties zijn gemaakt door de betreffende deelnemer.
•
van uit naar aan o kan altijd
Controles bij blokmutatie op startdatum ESF De startdatum ESF van een projectdeelnemer kan bij een blokmutatie worden gemuteerd als blijkt dat de nieuw opgegeven startdatum ESF: • • • • •
niet dezelfde datum is als de deelnemer al heeft. in de project uitvoeringsperiode ligt. na de instroomdatum van de deelnemer ligt. voor de uitstroomdatum van de deelnemer ligt. (als deze is gevuld) geen conflict oplevert met bestaande realisaties. Er is geen conflict er voor de projectdeelnemer geen realisaties zijn gemaakt voor de nieuwe stardatum ESF.
Was de startdatum ESF initieel leeg en was er nog geen vinkje ESF deelnemer dan wordt dit vinkje door deze mutatie bij de deelnemers aangezet. Het is ook mogelijk om bij startdatum ESF niets in te vullen. Door de blokmutatie worden bij de geselecteerde deelnemers de startdatum ESF leeg gemaakt wordt het vinkje ESF deelnemer uitgezet en de einddatum ESF leeg gemaakt. Deze mutatie kan doorgang vinden als: •
2-1
er geen realisaties zijn gemaakt voor de betreffende deelnemer
14-1 Pagina 5
Versie 1.06 20-09-2007
Controles bij blokmutatie op uitstroomdatum De uitstroomdatum van een projectdeelnemer kan worden gemuteerd als blijkt dat de nieuw opgegeven uitstroomdatum: • • • •
in de project periode valt. na de instroomdatum ligt. na de startdatum ESF ligt. geen conflict oplevert met bestaande realisaties. Er is geen conflict er voor de projectdeelnemer geen realisaties zijn gemaakt na de nieuwe uitstroomdatum.
Deze controles worden alleen uitgevoerd indien er voor de uitstroomdatum geen lege datum is ingevuld. Na het doorvoeren van de blokmutatie worden de aangepaste gegevens direct bij de projectdeelnemers getoond.
Figuur 14.6 In ons voorbeeld is alleen de uitstroomdatum bij K. Vogel aangepast en niet bij GJM Berge, aangezien er in het systeem er nog een deelnemerrealisatie voor GJM Berge bestaat na 1-6-2007.
2-1
14-1 Pagina 6
Versie 1.06 20-09-2007
14-2 Blokmutatie instroomgegevens deelnemers (Tabblad Projecten – Blokmutaties – Instroomgegevens) Blokmutaties op instroomgegevens kunnen alleen plaatsvinden in het geval dat er op cluster niveau instroomgegevens zijn gedefinieerd. Is dit het geval en drukken we links in het scherm, in het menu op Instroomgegevens onder Blokmutaties dan krijgen we onderstaand scherm te zien.
Figuur 14.7 In de keuzelijst bovenin het scherm dient eerst het instroomgegeven te worden geselecteerd over welke de blokmutatie wordt uitgevoerd. In de lijst daaronder verschijnen vervolgens de projectdeelnemers met daarachter de waarde van het geselecteerde instroomgegeven. In ons voorbeeld hebben we gekozen voor instroomgegeven ‘niveau 0’. In de lijst daaronder is te zien dat bij alle projectdeelnemers dit instroomgegeven de waarde ‘Waar’ (wat wil zeggen dat het vinkje bij dit instroomgegeven is geselecteerd) heeft. Om de selectie van projectdeelnemers waarop de blokmutatie uitgevoerd dient te worden te vergemakkelijken, kan er een zogenaamd filter worden toegepast.
2-1
14-2 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 14.8 Door een waarde in te voeren (en vervolgens op de knop ‘Filter’ te drukken, worden in de lijst de deelnemers die deze waarde bij het geselecteerde instroomgegeven hebben niet meer getoond. Als er een filter is toegepast kan deze ongedaan worden door op de knop ‘X’ te drukken waardoor weer alle deelnemers getoond worden. Als we in in ons geval een filter zetten op een leeg selectiehokje (wat wil zeggen dat we een filter zetten op alle deelnemers die het instroomgegeven niveau 0 niet hebben) zal dat geen invloed hebben op de lijst met deelnemers, aangezien alle deelnemers binnen ons project die instroomgegeven hebben. Nadat we uit de lijst de deelnemers hebben geselecteerd waarvoor de blokmutatie moet gelden, moeten we ook nog de nieuwe waarde van het instroomgegeven opgeven. Dit kan onderaan het scherm.
Figuur 14.9 In ons geval hebben we de deelnemers K.Vogel en A.B. Engberts geselecteerd in de lijst. Als waarde hebben we een leeg selectiehokje aangegeven, wat aangeeft dat we het instroomgegeven van de geselecteerde deelnemers zodanig willen aanpassen dat deze bij die niet geselecteerd is. Na het drukken op de knop Blokmuteren wordt de blokmutatie uitgevoerd. Ons resultaat is te zien in onderstaand scherm.
2-1
14-2 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 14.10
2-1
14-2 Pagina 3
Versie 1.06 20-09-2007
14-3 Blokmutatie deelnemer activiteit gegevens (Tabblad Projecten – Blokmutaties – Activiteiten) Drukken we links in het scherm, in het menu op Activiteiten onder Blokmutaties dan hebben we de mogelijkheid om gegevens van een activiteit van meerdere deelnemers tegelijkertijd aan te passen. Initieel krijgen we onderstaand scherm te zien.
Figuur 14.11 In de keuzelijst bovenin het scherm dient eerst de combinatie van activiteit en projectkostensoort te worden geselecteerd over welke de blokmutatie wordt uitgevoerd. In de lijst daaronder verschijnen vervolgens de projectdeelnemers die in ons project aan deze combinatie zijn gekoppeld, met daarachter de gegevens voor deze deelnemers hiervan. In ons voorbeeld hebben we voor de combinatie activiteit en projectkostensoort met de samengestelde code 21114 gekozen. We zien vervolgens dat drie deelnemers binnen ons project hieraan gekoppeld zijn en dat deze alle drie nog niet hebben afgerond en nog geen certificaat hebben.
2-1
14-3 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 14.12 Ook hier dienen we eerst uit de lijst de deelnemers te selecteren waarvoor de blokmutatie moet gelden. Vervolgens kunnen we onderaan het scherm de nieuwe waardes voor deze deelnemers opgeven.
Figuur 14.13 In ons voorbeeld hebben we deelnemers Z. Mogan en K. Vogels geselecteerd. Als nieuwe waarde voor de door ons geselecteerde activiteit zeggen dat deze is afgerond en dat ze een certificaat van het type deelkwalificatie hebben behaald hiervoor. Na het drukken op de knop Blokmuteren wordt ons het volgende gevraagd
2-1
14-3 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
Daarna worde de blokmutatie uitgevoerd. Ons resultaat is te zien in onderstaand scherm.
Figuur 14.14
2-1
14-3 Pagina 3
Versie 1.06 20-09-2007
14-4 Blokmutatie resultaatgegevens deelnemers (Tabblad Projecten – Blokmutaties – Resultaatgegevens) De blokmutatie op de resultaatgegevens van deelnemers werkt analoog aan de blokmutatie van instroomgegevens van deelnemers (zie 14.2) Ook hier dient eerst het resultaatgegeven geselecteerd te worden en kan er een filter worden gezet op de lijst met deelnemers. Nadat de deelnemers zijn geselecteerd voor wie de blokmutatie moet gelden en er een nieuwe waarde voor het geselecteerde resultaatgegeven is ingevoerd kan de blokmutatie worden uitgevoerd.
2-1
14-4 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
15-1 Rapportages Afhankelijk van de rapportagegroep waarop de organisatiebeheerder de eindgebruiker rechten geeft, zijn groepen rechts in het scherm zichtbaar. De beschikbare groepen kunnen per cluster variëren. Voor de algemeen beschikbare groepen verwijzen we u naar het hoofdstuk Organisatiebeheer, toekennen van rechten op rapportagegroepen aan gebruiker. Wanneer onder een Cluster rechts in het scherm een groep geselecteerd wordt komen in het middenvenster rapporten zichtbaar welke geselecteerd en afgedrukt kunnen worden.
Figuur 14.1 Afhankelijk van het geselecteerde rapport wordt een ander selectiescherm getoond. Per type report toont ESF online de daarbij behorende parameters waaruit een selectie gemaakt kan worden. Zie voorbeeld hieronder.
2-1
15-1 Pagina 1
Versie 1.06 20-09-2007
Figuur 14.2 Het voert te ver om in deze handleiding alle rapporten te bespreken, mede daar regelmatig nieuwe of aangepaste reports aan ESF online zullen worden toegevoegd. Rapportages bij gebruik van roosters: Personele realisaties worden alleen getoond indien: - er voor het betreffende personeelslid in de betreffende periode een salaris is ingevoerd - er voor betreffende personeelslid op de betreffende datum geen ziekte of verlof is vastgelegd - de betreffende dag niet als roostervrije dag is opgevoerd. Deelnemersrealisaties worden alleen getoond indien: - er voor de betreffende deelnemer op de betreffende datum geen ziekte of verlof is vastgelegd - de betreffende dag niet als roostervrije dag is opgevoerd.
2-1
15-1 Pagina 2
Versie 1.06 20-09-2007
