HANDLEIDING Sms-module
INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE ............................................................................................................... 3 1. ACCOUNT AANMAKEN BIJ SKYPE (gratis) .................................................................. 5 2. BELKREDIET AANKOPEN ...........................................................................................10 3. SMS VERSTUREN .......................................................................................................12 3.1. Een SMS naar de actieve patiënt versturen ...........................................................13 3.1.1. Patiëntdossier > Persoonlijk > Personalia > Communicatie .............................13 3.1.2. Communicatie > Sms > Nieuw sms-bericht > Actieve Patiënt..........................13 3.2. Sms’en versturen via de agenda ............................................................................14 3.2.1. Een sms voor één patiënt met een afspraak in de agenda ..............................14 3.2.2. Een sms naar de patiënten met een afspraak op een bepaalde dag in de agenda 16 3.3. Recall via sms ........................................................................................................17 3.4. Algemene SMS ......................................................................................................22 3.5. SMS-modellen........................................................................................................23 3.5.1. Nieuw ..............................................................................................................23 3.5.2. Openen ...........................................................................................................24
3
4
1. ACCOUNT AANMAKEN BIJ SKYPE (gratis) In dit gedeelte wordt u uitgelegd hoe u een account moet aanmaken bij SKYPE. U voert hiervoor de onderstaande stappen uit. Stap 1: de website openen U opent uw Internet Explorer, door te dubbelklikken op het icoontje. Bij Adres typt u het volgende in: http://www.skype.com/intl/nl. Daarna klikt u op de Enter-toets van uw toetsenbord.
De website van Skype wordt geopend.
5
Stap 3: SKYPE downloaden U klikt op de knop “Skype downloaden” (rood omcirkeld in de afbeelding). In het nieuwe venster, klikt u op de knop “Nu downloaden”.
6
In het volgende scherm, kiest u voor “Uitvoeren”:
Daarna krijgt u een beveiligingswaarschuwing van Internet Explorer waar u gewoon op “Uitvoeren” klikt:
Stap 4: Installatie van Skype uitvoeren
7
U selecteert de juiste taal en vinkt u de licentieovereenkomst aan. Deze licentieovereenkomst kan u desgewenst nalezen door op “Skype eindgebruikers licentieovereenkomst” of “Skype Privacybeleid” te klikken. Vervolgens klikt u op de knop “Volgende”.
In het volgend scherm, vinkt u “Installeer de Google Toolbar voor Windows” uit en klikt u op de knop “Volgende”. De installatie wordt gestart. Wanneer de installatie is afgelopen, verschijnt automatisch het scherm “Aanmaken account”. Stap 5: Aanmaken account
8
U vult uw gegevens in en klikt op de knop “Volgende”. Het wachtwoord kan u zelf kiezen en moet tenminste uit 4 karakters bestaan. In het volgende venster, geeft u uw e-mailadres op, uw land en de plaats waar u woont. Daarna klikt u op de knop “Inloggen”. Wanneer u alle stappen zonder fouten heeft uitgevoerd, verschijnt het volgend venster:
SKYPE is nu geïnstalleerd op uw computer.
9
2. BELKREDIET AANKOPEN Om te sms’en via Baltes moet u belkrediet aankopen. U kan slechts € 10 beltegoed aankopen de eerste keer. Om beltegoed aan te kopen, voert u onderstaande stappen uit. Stap 1: aanmelden U opent SKYPE en meldt u aan. U klikt op “Skype” en daarna op “Toon Skypetegoed”.
Stap 2: factuurgegevens invullen In dit venster vult u uw factuurgegevens in en klikt u op de knop “Volgende”.
10
Stap 3: betalingswijze kiezen U duidt de betalingswijze aan die u wilt gebruiken. Daarna klikt u op de knop “Volgende”, waarna u uw betaling kan vervolledigen afhankelijk van de door u geselecteerde betalingswijze.
Stap 4: code ingeven Na ontvangst van uw betaling zendt SKYPE u via e-mail een code. U heeft nu € 10 aan uw account toegevoegd.
11
3. SMS VERSTUREN Elke supervisor kan bepaalde verstrekkers toelating geven om sms’en te versturen vanuit Baltes. In de lijst met verstrekkers die verschijnt na het kiezen van “Praktijkbeheer > Bibliotheek > Verstrekkers“ kan hij dubbelklikken op de verstrekker die hij toelating wilt geven. Vervolgens vinkt hij de optie “Versturen sms’en” aan.
U kan naar uw patiënten enkel een sms versturen als bij de Personalia van de patiënt bij 1 of meerdere telefoonnummers SMS aangevinkt is. Een sms kan ook naar een vast toestel gestuurd worden.
12
3.1. Een SMS naar de actieve patiënt versturen Een sms naar de actieve patiënt sturen kan op 2 manieren : vanuit “Communicatie” in het venster “Personalia” en vanuit het menu “Communicatie > Sms > Nieuw sms-bericht > Actieve Patiënt”.
3.1.1. Patiëntdossier > Persoonlijk > Personalia > Communicatie 3.1.2. Communicatie > Sms > Nieuw sms-bericht > Actieve Patiënt
Het volgend scherm wordt geopend.
Onder “Aan” staan alle telefoonnummers van de patiënt opgesomd waarnaar sms’en verstuurd kunnen worden. Wanneer het standaard telefoonnummer van de patiënt de smsfunctie ondersteunt, wordt dit nummer geselecteerd, anders het gsm-nummer. U kan dit nummer aanpassen en eventueel meerdere nummers opnemen door de verschillende nummers te scheiden door een komma. OPGELET : de nummers die u invult moeten in het internationaal telefoonformaat ingegeven worden d.w.z. + of 00 (internationaal) gevolgd door 32 (België) en het effectieve telefoonnummer zonder 0 voor de zone. Bij “Bericht” kan u uw tekst intypen. Rechts kan u terugvinden hoeveel berichten zullen verstuurd worden. (zodra u meer dan 160 karakters heeft ingetypt) Wanneer u een bestaand sms-model wenst te gebruiken, klikt u op de knop “Sms-model” en selecteert u de sms die u wilt versturen. De standaardtekst wordt automatisch ingevuld bij “Bericht”.
13
Om het bericht effectief te versturen, klikt u op de knop “Verzenden”. De eerste keer dat u een sms verstuurt, krijgt u volgend scherm:
Hier kiest u voor “Toegang toestaan”.
3.2. Sms’en versturen via de agenda Als u gebruik maakt van de agenda-functie in Baltes, kan u 1 patiënt met een afspraak in de agenda een sms sturen, of alle patiënten met een afspraak op een bepaalde dag.
3.2.1. Een sms voor één patiënt met een afspraak in de agenda U opent de agenda en klikt met de rechtermuisknop op de afspraak. Daarna kiest u voor “Verstuur SMS”. Deze menukeuze is enkel toegankelijk wanneer de patiënt een telefoonnummer met sms-functionaliteit heeft.
14
Het venster “Verzenden van een SMS-bericht” wordt geopend. Het telefoonnummer van de patiënt staat automatisch ingevuld. U moet enkel nog de tekst intypen en op de knop “Verzenden” klikken om het bericht effectief te versturen. Ook hier kan u gebruik maken van sms-modellen (cfr. hierboven).
15
3.2.2. Een sms naar de patiënten met een afspraak op een bepaalde dag in de agenda Wanneer u gebruik maakt van de agenda in Baltes, kan u naar alle patiënten die een afspraak hebben op een bepaalde dag, eventueel bij een bepaalde verstrekker, een sms versturen. Hiervoor opent u de agenda en klikt u met de rechtermuisknop op de bepaalde dag of op de verstrekker onder de gewenste dag. Het venster “Openen van een sms-model” wordt geopend.
U kiest een soort en duidt het juiste model aan. Daarna klikt u op de knop “Openen”. Het volgend venster wordt geopend.
16
In de linkerkant van het venster, staan alle patiënten die op die bepaalde dag een afspraak hebben EN waarvoor een telefoonnummer met sms-functionaliteit is ingevuld. Aan de rechterkant ziet u een voorbeeld van het sms-model. Wanneer u op de knop “Sms’en versturen” klikt wordt de sms verstuurd naar de geselecteerde patiënten. Indien er patiënten zijn die toch geen sms moeten krijgen, vinkt u deze gewoon uit.
3.3. Recall via sms U kan enkel een recall sms versturen naar de patiënten waarvoor in “Personalia > Recall” de recallwijze op SMS staat.
17
Wanneer u recall sms’en wilt versturen, moet u eerst een sms-model aanmaken. Hiervoor gaat u naar “Praktijkbeheer > Modellen > Nieuw model > SMS”:
In het scherm dat wordt geopend, duidt u “Recall” aan en geeft u een bestandsnaam in voor het model dat u gaat aanmaken. Daarna klikt u op de knop “Aanmaken”.
18
Het scherm van de tekstverwerking wordt geopend. U kan nu uw SMS-model aanmaken. Wanneer u velden automatisch wilt laten invullen door Baltes, maakt u gebruik van de variabelen aan de rechterkant van het scherm.
19
U slaat het model op door op Document te klikken en daar op het Dit document kan u nu voortaan gebruiken als standaard.
icoontje te klikken.
Om de recall via SMS te versturen gaat u naar “Communicatie > Recalls > Nieuwe recall > SMS”:
U duidt het model aan en u klikt op de knop “Aanmaken”:
20
In het volgende venster klikt u op de knop “OK”. De lijst met patiënten die een sms moeten krijgen verschijnt. Indien er patiënten zijn die toch nog geen recall moeten hebben, vinkt u deze gewoon uit. Daarna klikt u op de knop “Recall versturen”. Baltes toont een vooruitgangsvenster dat u eventueel mag sluiten om verder te werken in Baltes:
21
Tip: Het vooruitgangsvenster kan u steeds oproepen via het icoon zijbalk.
in de
Na het versturen van de recall-sms’en krijgt u bij details een samenvatting te zien.
3.4. Algemene SMS Wanneer u een sms wilt versturen die niet voor een bepaalde patiënt bestemd is, gaat u naar “Communicatie > Sms > Nieuw sms-bericht > Derden”.
In het volgende scherm, vult u het telefoonnummer in en typt u uw tekstboodschap. Daarna klikt u op de knop verzenden.
De SMS wordt nu verzonden naar de ontvanger. U krijgt eventueel een melding indien de SMS niet kon worden afgeleverd.
22
3.5. SMS-modellen 3.5.1. Nieuw Via “Praktijkbeheer > Modellen > Nieuw model > SMS” kan u standaard sms’en aanmaken die u voor elke sms kan hergebruiken. Dit verloopt volgens hetzelfde principe als de tekstverwerking in Baltes.
In het venster dat wordt geopend, duidt u de soort aan. Vervolgens geeft u een bestandsnaam in en klikt u op de knop “Aanmaken”.
In het venster van de tekstverwerking, maakt u uw standaard SMS aan. Daarna klikt u op het
icoontje om de sms op te slaan.
23
Vanaf nu kan u het sms-model gebruiken.
3.5.2. Openen Als u gaat naar “Praktijkbeheer > Modellen > Model openen > SMS” kan u alle aangemaakte sms-modellen bekijken. U selecteert de soort en het sms-model dat u wenst te bekijken en klikt op de knop “Openen”. De sms wordt geopend en indien nodig kan u wijzigingen doorvoeren. Om de wijzigingen op te slaan klikt u op het
icoontje.
24
25
