Handleiding Introductie Navision - Incadea Basistabellen
CARYA GROUP HQ Fountain Business Center / Building 5 C. Van Kerckhovenstraat 110 2880 Bornem T. +32 3 369 18 50 F. +32 3 369 18 51 E-mail:
[email protected]
CARYA GROUP SAS 120 Chaussée Jules César BP 20317 Osny 95526 Cergy Pontoise Cedex T. +33 1 34 20 79 20 F. +33 1 34 20 79 21 E-mail:
[email protected]
WWW.CARYAGROUP.EU
Inhoudstafel 1 Introductie Navision - Incadea - Basistabellen NL 1.1 Klanten
1 1
1.1.1 Klantenoverzicht
1
1.1.2 Een nieuwe klant aanmaken
2
1.1.2.1 Klant
3
1.1.2.2 Bedrijf
5
1.1.2.3 Facturatieklant
7
1.1.2.4 Verzekeringsklant
9
1.1.2.5 Voertuig
11
1.1.2.6 Resultaat
12
1.1.3 Klantenkaart
14
1.1.3.1 Hoofding
14
1.1.3.2 Klanteninformatie
15
1.1.3.3 Extra Informatie
24
1.1.3.4 Voertuiginformatie
25
1.1.3.5 Order- en Offerteinformatie
25
1.1.3.6 Instructies
27
1.1.3.7 Opmerkingen
27
1.1.3.8 Contacten
28
1.1.3.9 Financieel
28
1.1.3.10 Knoppen
29
1.2 Leveranciers
30
1.2.1 Leveranciersoverzicht
30
1.2.2 Een nieuwe leverancierskaart aanmaken
31
1.2.3 Leverancierskaart
33
1.2.3.1 Hoofding
33
1.2.3.2 Leveranciersinformatie
34
1.2.3.3 Extra Informatie
40
1.2.3.4 Order- en Factuurinformatie
41
1.2.3.5 Merken
42
1.2.3.6 Order type
42
1.2.3.7 Dealernr.
42
1.2.3.8 Financieel
43
1.2.3.9 Knoppen
44
1.3 Wisselstukken
46
1.3.1 Overzicht wisselstukken
46
1.3.2 Overzicht master wisselstukken
47
48
1.3.3 Een nieuw wisselstukkaart aanmaken 1.3.3.1 Een wisselstuk van het merk BMW of MINI
48
1.3.3.2 Een niet-officieel BMW wisselstuk
49 51
1.3.4 Wisselstukkaart
52
1.4 Voertuigen 1.4.1 Overzicht voertuigen
52
1.4.2 Een nieuwe voertuigkaart aanmaken
53
1.4.3 Voertuigkaart
55
Index
56
1 Introductie Navision - Incadea - Basistabellen NL In deze handleiding worden de basisfuncties besproken m.b.t. het gebruik van de basistabellen in Navision - Incadea. Een basistabel is een overzichtslijst die de fundering vormt van alle hieraan gekoppelde informatie. Zo is bijvoorbeeld een werkplaatsorder gekoppeld aan zowel de klantenkaart, als aan de voertuigkaart. Deze laatste twee kaarten komen voor in hun respectievelijke overzichtslijsten: Klanten en Voertuigen en zijn dus basistabellen. Zo bestaan er in Navision - Incadea 4 basistabellen waaraan alle gerelateerde gegevens gelinkt zijn: Klanten Leveranciers Wisselstukken Voertuigen
1.1 Klanten 1.1.1 Klantenoverzicht Het klantenoverzicht kan op 2 manieren bekomen worden: U kiest in het gedeelte Overzicht van het hoofdmenu voor Klanten. Ga naar Financieel - Financieel - Klanten. Ga naar Stock beheer - Verkoop wisselstukken - Klanten. Ga naar Werkplaats Beheer - Beheer werkplaats - Klanten. Ga naar Voertuig Beheer - Verkopen voertuigen - Klanten. De laatst gebruikte klantenfiche wordt getoond. U drukt op de functietoets [F5] om het klantenoverzicht te openen. Volgend overzicht verschijnt.
Klantenoverzicht
© 2011 Carya Group
1
1.1.2 Een nieuwe klant aanmaken Om een nieuwe klant aan te maken via de wizard kiest u Klant - Nieuw of [F3] in de klantenkaart. Volgend venster verschijnt.
Wizard - Aanmaak klant
In dit venster heeft u de mogelijkheid om een nieuwe Klant aan te maken en een Voertuig aan deze klant te linken. U kan ook een Bedrijf, Facturatieklant en Verzekeringsklant linken aan het voertuig door de betreffende vinkjes in de linker kolom aan te vinken. De verschillende vensters die hiervoor voorzien zijn worden besproken in volgende hoofdstukken. Indien u enkel een bedrijf wil aanmaken dan moet dit in Aanmaak klant en niet in Aanmaak bedrijf.
© 2011 Carya Group
2
1.1.2.1 Klant Op het eerste venster kunt u een klant aanmaken. U heeft de mogelijkheid om de velden manueel in te vullen, maar u kan ook de gegevens van de klant inlezen door de E-ID kaartlezer te gebruiken en op volgende knop te klikken: .
Wizard - Aanmaak klant
Volgende velden zijn toegevoegd in dit venster: Titel code: Dit veld bevat de titel code van de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Familienaam: Dit veld bevat de familienaam van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Bij het invullen van dit veld wordt er een check uitgevoerd die nagaat of een gelijkaardige familienaam al bestaat in de database. Zoja, dan wordt er een lijst weergegeven met gelijkaardige klanten. De gebruiker kan dan uit deze lijst een klant selecteren via [Enter], of kiezen om toch een nieuwe aan te maken via Annuleren. Voornaam: Dit veld bevat de voornaam van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Naam 2: Dit veld bevat eventuele aanvullingen op de Familienaam in geval van een natuurlijk persoon. Indien het om een bedrijf gaat, bevat dit veld de naam van de eventuele overkoepelende holding. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Straat/Nr./Bus: Deze velden bevatten de straat, het nummer en eventueel de bus van de klant. Deze velden kunnen manueel ingevuld/aangepast worden. Adrescontrole uitschakelen: Indien u dit veldje aanvinkt dan wordt de adrescontrole uitgeschakeld. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Adres 2: Dit veld kunt u invullen indien u met het veld Straat niet voldoende heeft. Bijvoorbeeld: Residentie De Zonnebloem, Industriepark De Bruwaan. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Postcode/Plaats: Deze velden bevatten de postcode en de plaats van de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken.
© 2011 Carya Group
3
Land: Dit veld bevat het het land van de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Taal: Dit veld bevat de taal van de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. BTW-nummer: Dit veld bevat het BTW-nummer van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Dit veld is gelinkt met het veld Ondernemingsnr. en wordt automatisch ingevuld aan de hand van het ondernemingsnummer. Telefoon (Privé): Dit veld bevat het telefoonnummer van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. GSM (Privé): Dit veld bevat het GSM nummer van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Naast dit veld ziet u volgend knopje staan: . Als u hierop klikt, en u gebruikt de SMS-module kunt u een SMS versturen naar het geselecteerde GSM nummer vanuit Navision - Incadea. E-mail (Privé): Dit veld bevat het e-mail adres van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Naast dit veld ziet u volgend knopje staan: . Als u hierop klikt kunt u een e-mail sturen naar het geselecteerde adres. Fax (Privé): Dit veld bevat het fax nummer van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Telefoon (Bedrijf): Dit veld bevat het telefoonnummer van het bedrijf waarvoor de klant werkt. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. GSM (Bedrijf): Dit veld bevat het GSM nummer van het bedrijf waarvoor de klant werkt. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Naast dit veld ziet u volgend knopje staan: . Indien u hierop klikt, en u gebruikt de SMS-module kunt u een SMS versturen naar het geselecteerde GSM nummer vanuit Navision - Incadea. E-mail (Bedrijf): Dit veld bevat het e-mail adres van het bedrijf waarvoor de klant werkt. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Naast dit veld ziet u volgend knopje staan: . Indien u hierop klikt kunt u een e-mail sturen naar het geselecteerde adres. Fax (Bedrijf): Dit veld bevat het fax nummer van het bedrijf waarvoor de klant werkt. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Klantgroepcode: De standaard waarde van dit veld is PRIVATE. Dit veld bevat de klantgroepcode (privaat, dealer, leasing, fleet) van de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Dit veld is een zeer belangrijk veld voor de analytische boekhouding. Bedrijfsboekingsgroep: De standaard waarde van dit veld is BE. Dit is een belangrijk veld voor de boekhouding. Dit veld bepaalt samen met de productboekingsgroep op de wisselstukkaart op welke rekeningen gegevens worden weggeschreven.Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Klantboekingsgroep: De standaard waarde van dit veld is CUST. Belangrijk voor het koppelen van de centralisatierekening voor (verschillende) klanten. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Wisselstuk verkoop prijsgroep: De standaard waarde van dit veld is CUST. Dit veld bepaalt de prijs berekening voor wisselstukken. Er kunnen verschillende groepen aangemaakt worden. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Naast sommige velden is volgend icoontje geplaatst: . Dit wil zeggen dat het aanbevolen is om dit veld in te vullen. Om door te gaan naar het volgende venster drukt u op de knop Volgende >.
© 2011 Carya Group
4
1.1.2.2 Bedrijf Op voorwaarde dat het vinkje Bedrijf in de eerste kolom is aangevinkt, verschijnt volgend venster. In dit venster kunt u een bedrijf aanmaken dat gelinkt zal zijn aan het voertuig dat we straks zullen aanmaken.
Wizard - Aanmaak bedrijf
Volgende velden zijn toegevoegd in dit venster: Titel code: Dit veld bevat de titel code van het bedrijf. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Familienaam: Dit veld bevat de naam van het bedrijf. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Bij het invullen van dit veld wordt er een check uitgevoerd die nagaat of een gelijkaardige familienaam al bestaat in de database. Zoja, dan wordt er een lijst weergegeven met gelijkaardige klanten. De gebruiker kan dan uit deze lijst een klant selecteren via [Enter], of kiezen om toch een nieuwe aan te maken via Annuleren. Voornaam: Dit veld bevat de voornaam van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Naam 2: Dit veld bevat eventuele aanvullingen op de Familienaam in geval van een natuurlijk persoon. Indien het om een bedrijf gaat, bevat dit veld de naam van de eventuele overkoepelende holding. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Straat/Nr./Bus: Deze velden bevatten de straat, het nummer en eventueel de bus van het bedrijf. Deze velden kunnen manueel ingevuld/aangepast worden. Adrescontrole uitschakelen: Indien u dit veldje aanvinkt dan wordt de adrescontrole uitgeschakeld. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Adres 2: Dit veld kunt u invullen indien u met het veld Straat niet voldoende heeft. Bijvoorbeeld: Residentie De Zonnebloem, Industriepark De Bruwaan. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Postcode/Plaats: Deze velden bevatten de postcode en de plaats van het bedrijf. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken.
© 2011 Carya Group
5
Land: Dit veld bevat het het land van het bedrijf. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Taal: Dit veld bevat de taal van het bedrijf. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. BTW-nummer: Dit veld bevat het BTW-nummer van het bedrijf. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Dit veld is gelinkt met het veld Ondernemingsnr. en wordt automatisch ingevuld aan de hand van het ondernemingsnummer. Telefoon (Privé): Dit veld bevat het privé telefoonnummer van het bedrijf. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. GSM (Privé): Dit veld bevat het privé GSM nummer van het bedrijf. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Naast dit veld ziet u volgend knopje staan: . Indien u hierop klikt, en u gebruikt de SMS-module kunt u een SMS versturen naar het geselecteerde GSM nummer vanuit Navision - Incadea. E-mail (Privé): Dit veld bevat het privé e-mail adres van het bedrijf. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Naast dit veld ziet u volgend knopje staan: . Indien u hierop klikt, kunt u een e-mail sturen naar het geselecteerde adres. Fax (Privé): Dit veld bevat het privé fax nummer van het bedrijf. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Telefoon (Bedrijf): Dit veld bevat het telefoonnummer van het bedrijf. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. GSM (Bedrijf): Dit veld bevat het GSM nummer van het bedrijf. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Naast dit veld ziet u volgend knopje staan: . Indien u hierop klikt, en u gebruikt de SMS-module kunt u een SMS versturen naar het geselecteerde GSM nummer vanuit Navision - Incadea. E-mail (Bedrijf): Dit veld bevat het e-mail adres van het bedrijf. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Naast dit veld ziet u volgend knopje staan: . Indien u hierop klikt kunt u een e-mail sturen naar het geselecteerde adres. Fax (Bedrijf): Dit veld bevat het fax nummer van het bedrijf. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Klantgroepcode: De standaard waarde van dit veld is PRIVATE. Dit veld bevat de klantgroepcode (privaat, dealer, leasing, fleet) van het bedrijf. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Dit veld is een zeer belangrijk veld voor de analytische boekhouding. Bedrijfsboekingsgroep: De standaard waarde van dit veld is BE. Dit is een belangrijk veld voor de boekhouding. Dit veld bepaalt samen met de productboekingsgroep op de wisselstukkaart op welke rekeningen gegevens worden weggeschreven.Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Klantboekingsgroep: De standaard waarde van dit veld is CUST. Belangrijk voor het koppelen van de centralisatierekening voor (verschillende) klanten. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Wisselstuk verkoop prijsgroep: De standaard waarde van dit veld is CUST. Dit veld bepaalt de prijs berekening voor wisselstukken. Er kunnen verschillende groepen aangemaakt worden. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Naast sommige velden is volgend icoontje geplaatst: . Dit wil zeggen dat het aanbevolen is om dit veld in te vullen. Om door te gaan naar het volgende venster drukt u op de knop Volgende >.
© 2011 Carya Group
6
1.1.2.3 Facturatieklant Op voorwaarde dat het vinkje Facturatieklant in de eerste kolom is aangevinkt, verschijnt volgend venster. In dit venster kunt u een facturatieklant aanmaken die gelinkt zal zijn aan het voertuig dat we straks zullen aanmaken.
Wizard - Aanmaak facturatieklant
Volgende velden zijn toegevoegd in dit venster: Titel code: Dit veld bevat de titel code van de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Familienaam: Dit veld bevat de familienaam van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Bij het invullen van dit veld wordt er een check uitgevoerd die nagaat of een gelijkaardige familienaam al bestaat in de database. Zoja, dan wordt er een lijst weergegeven met gelijkaardige klanten. De gebruiker kan dan uit deze lijst een klant selecteren via [Enter], of kiezen om toch een nieuwe aan te maken via Annuleren. Voornaam: Dit veld bevat de voornaam van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Naam 2: Dit veld bevat eventuele aanvullingen op de Familienaam in geval van een natuurlijk persoon. Indien het om een bedrijf gaat, bevat dit veld de naam van de eventuele overkoepelende holding. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Straat/Nr./Bus: Deze velden bevatten de straat, het nummer en eventueel de bus van de klant. Deze velden kunnen manueel ingevuld/aangepast worden. Adrescontrole uitschakelen: Indien u dit veldje aanvinkt, dan wordt de adrescontrole uitgeschakeld. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Adres 2: Dit veld kunt u invullen indien u met het veld Straat niet voldoende heeft. Bijvoorbeeld: Residentie De Zonnebloem, Industriepark De Bruwaan. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden.
© 2011 Carya Group
7
Postcode/Plaats: Deze velden bevatten de postcode en de plaats van de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Land: Dit veld bevat het het land van de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Taal: Dit veld bevat de taal van de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. BTW-nummer: Dit veld bevat het BTW-nummer van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Dit veld is gelinkt met het veld Ondernemingsnr. en wordt automatisch ingevuld aan de hand van het ondernemingsnummer. Telefoon (Privé): Dit veld bevat het telefoonnummer van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. GSM (Privé): Dit veld bevat het GSM nummer van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Naast dit veld ziet u volgend knopje staan: . Als u hierop klikt, en u gebruikt de SMS-module kunt u een SMS versturen naar het geselecteerde GSM nummer vanuit Navision - Incadea. E-mail (Privé): Dit veld bevat het e-mail adres van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Naast dit veld ziet u volgend knopje staan: . Als u hierop klikt kunt u een e-mail sturen naar het geselecteerde adres. Fax (Privé): Dit veld bevat het fax nummer van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Telefoon (Bedrijf): Dit veld bevat het telefoonnummer van het bedrijf waarvoor de klant werkt. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. GSM (Bedrijf): Dit veld bevat het GSM nummer van het bedrijf waarvoor de klant werkt. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Naast dit veld ziet u volgend knopje staan: . Indien u hierop klikt, en u gebruikt de SMS-module kunt u een SMS versturen naar het geselecteerde GSM nummer vanuit Navision - Incadea. E-mail (Bedrijf): Dit veld bevat het e-mail adres van het bedrijf waarvoor de klant werkt. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Naast dit veld ziet u volgend knopje staan: . Indien u hierop klikt kunt u een e-mail sturen naar het geselecteerde adres. Fax (Bedrijf): Dit veld bevat het fax nummer van het bedrijf waarvoor de klant werkt. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Klantgroepcode: De standaard waarde van dit veld is PRIVATE. Dit veld bevat de klantgroepcode (privaat, dealer, leasing, fleet) van de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Dit veld is een zeer belangrijk veld voor de analytische boekhouding. Bedrijfsboekingsgroep: De standaard waarde van dit veld is BE. Dit is een belangrijk veld voor de boekhouding. Dit veld bepaalt samen met de productboekingsgroep op de wisselstukkaart op welke rekeningen gegevens worden weggeschreven.Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Klantboekingsgroep: De standaard waarde van dit veld is CUST. Belangrijk voor het koppelen van de centralisatierekening voor (verschillende) klanten. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Wisselstuk verkoop prijsgroep: De standaard waarde van dit veld is CUST. Dit veld bepaalt de prijs berekening voor wisselstukken. Er kunnen verschillende groepen aangemaakt worden. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Naast sommige velden is volgend icoontje geplaatst: . Dit wil zeggen dat het aanbevolen is om dit veld in te vullen. Om door te gaan naar het volgende venster drukt u op de knop Volgende >.
© 2011 Carya Group
8
1.1.2.4 Verzekeringsklant Op voorwaarde dat het vinkje Verzekeringsklant in de eerste kolom is aangevinkt, verschijnt volgend venster. In dit venster kunt u een verzekeringsklant aanmaken die gelinkt zal zijn aan het voertuig dat we straks zullen aanmaken.
Wizard - Aanmaak verzekeringsklant
Volgende velden zijn toegevoegd in dit venster: Titel code: Dit veld bevat de titel code van de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Familienaam: Dit veld bevat de familienaam van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Bij het invullen van dit veld wordt er een check uitgevoerd die nagaat of een gelijkaardige familienaam al bestaat in de database. Zoja, dan wordt er een lijst weergegeven met gelijkaardige klanten. De gebruiker kan dan uit deze lijst een klant selecteren via [Enter], of kiezen om toch een nieuwe aan te maken via Annuleren. Voornaam: Dit veld bevat de voornaam van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Naam 2: Dit veld bevat eventuele aanvullingen op de Familienaam in geval van een natuurlijk persoon. Indien het om een bedrijf gaat, bevat dit veld de naam van de eventuele overkoepelende holding. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Straat/Nr./Bus: Deze velden bevatten de straat, het nummer en eventueel de bus van de klant. Deze velden kunnen manueel ingevuld/aangepast worden. Adrescontrole uitschakelen: Indien u dit veldje aanvinkt dan wordt de adrescontrole uitgeschakeld. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Adres 2: Dit veld kunt u invullen indien u met het veld Straat niet voldoende heeft. Bijvoorbeeld: Residentie De Zonnebloem, Industriepark De Bruwaan. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden.
© 2011 Carya Group
9
Postcode/Plaats: Deze velden bevatten de postcode en de plaats van de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Land: Dit veld bevat het het land van de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Taal: Dit veld bevat de taal van de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. BTW-nummer: Dit veld bevat het BTW-nummer van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Dit veld is gelinkt met het veld Ondernemingsnr. en wordt automatisch ingevuld aan de hand van het ondernemingsnummer. Telefoon (Privé): Dit veld bevat het telefoonnummer van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. GSM (Privé): Dit veld bevat het GSM nummer van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Naast dit veld ziet u volgend knopje staan: . Als u hierop klikt, en u gebruikt de SMS-module kunt u een SMS versturen naar het geselecteerde GSM nummer vanuit Navision - Incadea. E-mail (Privé): Dit veld bevat het e-mail adres van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Naast dit veld ziet u volgend knopje staan: . Als u hierop klikt kunt u een e-mail sturen naar het geselecteerde adres. Fax (Privé): Dit veld bevat het fax nummer van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Telefoon (Bedrijf): Dit veld bevat het telefoonnummer van het bedrijf waarvoor de klant werkt. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. GSM (Bedrijf): Dit veld bevat het GSM nummer van het bedrijf waarvoor de klant werkt. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Naast dit veld ziet u volgend knopje staan: . Indien u hierop klikt, en u gebruikt de SMS-module kunt u een SMS versturen naar het geselecteerde GSM nummer vanuit Navision - Incadea. E-mail (Bedrijf): Dit veld bevat het e-mail adres van het bedrijf waarvoor de klant werkt. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Naast dit veld ziet u volgend knopje staan: . Indien u hierop klikt, kunt u een e-mail sturen naar het geselecteerde adres. Fax (Bedrijf): Dit veld bevat het fax nummer van het bedrijf waarvoor de klant werkt. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Klantgroepcode: De standaard waarde van dit veld is PRIVATE. Dit veld bevat de klantgroepcode (privaat, dealer, leasing, fleet) van de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Dit veld is een zeer belangrijk veld voor de analytische boekhouding. Bedrijfsboekingsgroep: De standaard waarde van dit veld is BE. Dit is een belangrijk veld voor de boekhouding. Dit veld bepaalt samen met de productboekingsgroep op de wisselstukkaart op welke rekeningen gegevens worden weggeschreven.Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Klantboekingsgroep: De standaard waarde van dit veld is CUST. Belangrijk voor het koppelen van de centralisatierekening voor (verschillende) klanten. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Wisselstuk verkoop prijsgroep: De standaard waarde van dit veld is CUST. Dit veld bepaalt de prijs berekening voor wisselstukken. Er kunnen verschillende groepen aangemaakt worden. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Naast sommige velden is volgend icoontje geplaatst: . Dit wil zeggen dat het aanbevolen is om dit veld in te vullen. Om door te gaan naar het volgende venster drukt u op de knop Volgende >.
© 2011 Carya Group
10
1.1.2.5 Voertuig Op voorwaarde dat het vinkje Voertuig in de eerste kolom is aangevinkt verschijnt volgend venster. (Standaard is dit vinkje aangevinkt) In dit venster kunt u het voertuig aanmaken.
Wizard - Aanmaak voertuig
Volgende velden zijn toegevoegd in dit venster: Merk code: Dit veld bevat de merk code van het voertuig. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Chassisnr.: Dit veld bevat het VIN-nummer van het voertuig. Het chassisnummer moet volledig ingevuld worden met 17 karakters en moet uniek zijn. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Nummerplaat: Dit veld bevat de nummerplaat van het voertuig. De nummerplaat is in Navision - Incadea niet uniek. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. In buitenland ingeschreven: Dit veld kan aangevinkt worden indien het voertuig in het buitenland is ingeschreven. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Model nr.: Dit veld wordt automatisch ingevuld indien het chassisnummer herkend word door het systeem. Dit veld bevat het model nummer van het voertuig. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken indien het niet automatisch werd aangevuld. Kilometerstand: Dit veld bevat de huidige kilometerstand van het voertuig. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Productiejaar: Dit veld bevat het productiejaar van het voertuig. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Datum eerste inschr.: Dit veld bevat de eerste inschrijvingsdatum van het voertuig. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Productboekingsgroep: Dit veld bevat de productboekingsgroep van het voertuig. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken.
© 2011 Carya Group
11
BTW-Productboekingsgroep: Dit veld bevat de productboekingsgroep voor BTW op het voertuig. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Klant voertuig: Dit veld bevat het aantal klanten dat gelinkt is aan het bovenstaande voertuig. Naast sommige velden is volgend icoontje geplaatst: . Dit wil zeggen dat het aanbevolen is om dit veld in te vullen. Door op te knop Voltooien te klikken worden alle kaarten aangemaakt.
1.1.2.6 Resultaat In de Klantenkaart kunt u zien dat de klant werd aangemaakt. Het voertuig dat we aangemaakt hebben werd gelinkt aan deze klant.
Klantenkaart
© 2011 Carya Group
12
Als u de Voertuigkaart opent, dan ziet u in het tabblad Klanten dat alle klanten die we aangemaakt hebben gelinkt werden aan dit voertuig.
Voertuigkaart
© 2011 Carya Group
13
1.1.3 Klantenkaart Ga naar Financieel - Financieel - Klanten. Ga naar Stock Beheer - Verkoop wisselstukken - Klanten. Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Klanten. Ga naar Voertuig Beheer - Verkopen voertuigen - Klanten. Ga naar Diversen - Filiaaltransacties - Klanten. Ga naar Overzicht - Klanten en selecteer een klant uit de lijst. De Klantenkaart verschijnt.
Klantenkaart
In de Klantenkaart kunt u bovenaan in de titelbalk het nummer en de naam van de geselecteerde klant raadplegen. De waarden in het venster zelf worden uitgelegd in de volgende hoofdstukken.
1.1.3.1 Hoofding In de hoofding kunt u volgende informatie vinden: Een foto van de klant. Indien u op deze foto klikt, opent een groter scherm waar u de mogelijkheid heeft om een afbeelding te importeren, te exporteren of te verwijderen. De Titel code van de klant. In dit geval is dit MEVR. De Naam en Voornaam van de klant gescheiden door een spatie.
Hoofding
© 2011 Carya Group
14
1.1.3.2 Klanteninformatie Tabblad Algemeen
Algemeen
In het tabblad Algemeen zijn volgende velden zichtbaar: Nr.: Dit veld wordt automatisch ingevuld door de klantenwizard. Het nummer van de klant is uniek. Klantenopmerkingen die verschijnen bij aanmaak werkplaatsorder: U kan opmerkingen toevoegen die op een verkooporder en een werkplaatsorder dienen te verschijnen door op het eerste knopje te klikken naast het veld Nr. De tekst die u hier invoert, is zichtbaar vanop een verkooporder en een werkplaatsorder. Op de klantenkaart wijzigt het icoon in , zo kunt u zien of er opmerkingen op de klantenkaart staan die op een verkooporder of een werkplaatsorder kunnen verschijnen. Klantenopmerkingen die NIET verschijnen bij aanmaak werkplaatsorder: U kan opmerkingen toevoegen die niet op een verkooporder en een werkplaatsorder dienen te verschijnen door op het tweede knopje te klikken naast het veld Nr. De tekst die u hier invoert, is niet zichtbaar vanop een verkooporder en een werkplaatsorder. Op de klantenkaart wijzigt het icoon in , zo kunt u zien of er opmerkingen op de klantenkaart staan die niet op een verkooporder of een werkplaatsorder kunnen verschijnen. Deze opmerkingen kunnen enkel geraadpleegd worden vanop de klantenkaart. Naast de Opmerkingen knoppen is een knop voorzien waarmee u de identiteitskaart kan inlezen via de E-ID kaartlezer: . Door op deze knop te drukken wordt de identiteitskaart ingelezen. Titel code: Dit veld bevat de titel code van de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Voornaam: Dit veld bevat de voornaam van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Familienaam: Dit veld bevat de familienaam van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Bij het invullen van dit veld wordt er een check uitgevoerd die nagaat of een gelijkaardige familienaam al bestaat in de database. Zoja, dan wordt er een lijst weergegeven met gelijkaardige klanten. De gebruiker kan dan uit deze lijst een klant selecteren via [Enter], of kiezen om toch een nieuwe aan te maken via Annuleren. Normalisatie op familienaam niet toepassen: Indien u dit veldje aanvinkt dan wordt de normalisatie op familienaam niet toegepast. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Naam 2: Dit veld bevat eventuele aanvullingen op de Familienaam in geval van een natuurlijk persoon. Indien het om een bedrijf gaat, bevat dit veld de naam van de eventuele overkoepelende holding. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Contactpersoon: Dit veld bevat de eventuele contactpersoon. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden.
© 2011 Carya Group
15
Straat/Nr./Bus: Deze velden bevatten de straat, het nummer en eventueel de bus van de klant. Deze velden kunnen manueel ingevuld/aangepast worden. Adrescontrole uitschakelen: Indien u dit veldje aanvinkt dan wordt de adrescontrole uitgeschakeld. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Adres 2: Dit veld kunt u invullen indien u met het veld Straat niet voldoende heeft. Bijvoorbeeld: Residentie De Zonnebloem, Industriepark De Bruwaan. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Postcode/Plaats: Deze velden bevatten de postcode en de plaats van de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Land: Dit veld bevat het het land van de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Taal: Dit veld bevat de taal van de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Geblokkeerd: In dit veld kunt u aanduiden dat een bepaalde klant geblokkeerd is. Indien u dit veld aanvinkt, wordt het veld Reden van blokkering zichtbaar. In dit veld kunt u een reden kiezen uit een lijst door op het pijltje te klikken of de functietoets [F6] te gebruiken. (U kan deze redencodes instellen via Financieel - Financieel - Instellingen - Volgcodes Redencodes). Zoeknaam: Dit veld wordt automatisch ingevuld met familienaam en voornaam. Dit veld kan, indien gewenst, overschreven worden. Verkoper: Dit veld bevat de verkoper van de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Klant type: Dit veld bevat het type (Man, Vrouw of Bedrijf) van de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Klantgroepcode: Dit veld bevat de klantgroepcode (privaat, dealer, leasing, fleet) van de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Dit veld is een zeer belangrijk veld voor de analytische boekhouding. Niet BTW-plichtig: Indien u dit veldje aanvinkt wil dit zeggen dat de klant niet BTW-plichtig is. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. BTW-nummer: Dit veld bevat het BTW-nummer van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Dit veld is gelinkt met het veld Ondernemingsnr. en wordt automatisch ingevuld aan de hand van het ondernemingsnummer. Als het BTW-nummer is ingevuld en de gebruiker drukt op de knop BTW nr. Controle zullen de gegevens ingevuld worden op de onderstaande tekst vakken zodat u de gegevens kan controleren voor deze klant. Dit is een online check op de BTW website. De gegevens in deze tekstvakken worden niet bewaard, deze verdwijnen weer wanneer u de kaart sluit of een andere kaart oproept. Ondernemingsnr.: Dit veld bevat het ondernemingsnummer van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Dit veld is gelinkt met het veld BTW-nummer. Verkoop (LV): Dit veld bevat het totaal van wat er verkocht geweest is aan deze klant (Excl. BTW). Dit veld kan manueel niet ingevuld of aangepast worden, dit is een berekend veld. Met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken kan u de betreffende klantenposten bekijken. Kredietlimiet (LV): Dit veld bevat het bedrag dat de klant onder 0 mag gaan. Indien dit op 0 staat wil dit zeggen dat er geen limiet is. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Betalingsvoorwaarden: Dit veld bevat de betalingsvoorwaarde specifiek voor deze klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. De velden Nr., Titel code, Voornaam, Familienaam, Straat, Nr., Bus, Postcode en Plaats staan in het vet. Op deze manier zijn de adresgegevens direct duidelijk.
© 2011 Carya Group
16
Tabblad Communicatie
Communicatie
In het tabblad Communicatie zijn volgende velden zichtbaar: Telefoon (Bedrijf): Dit veld bevat het telefoonnummer van het bedrijf waarvoor de klant werkt. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Fax (Bedrijf): Dit veld bevat het fax nummer van het bedrijf waarvoor de klant werkt. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. GSM (Bedrijf): Dit veld bevat het GSM nummer van het bedrijf waarvoor de klant werkt. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Naast dit veld ziet u volgend knopje staan: . Indien u hierop klikt, en u gebruikt de SMS-module kunt u een SMS versturen naar het geselecteerde GSM nummer vanuit Navision - Incadea. E-mail (Bedrijf): Dit veld bevat het e-mail adres van het bedrijf waarvoor de klant werkt. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Naast dit veld ziet u volgend knopje staan: . Indien u hierop klikt kunt u een e-mail sturen naar het geselecteerde adres. Webpagina (Bedrijf): Dit veld bevat de webpagina van het bedrijf waarvoor de klant werkt. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Naast dit veld ziet u volgend knopje staan: . Indien u hierop klikt opent u de geselecteerde webpagina. Telefoon (Privé): Dit veld bevat het telefoonnummer van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Fax (Privé): Dit veld bevat het fax nummer van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. GSM (Privé): Dit veld bevat het GSM nummer van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Naast dit veld ziet u volgend knopje staan: . Indien u hierop klikt, en u gebruikt de SMS-module kunt u een SMS versturen naar het geselecteerde GSM nummer vanuit Navision - Incadea. E-mail (Privé): Dit veld bevat het e-mail adres van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Naast dit veld ziet u volgend knopje staan: . Indien u hierop klikt kunt u een e-mail sturen naar het geselecteerde adres. Webpagina (Privé): Dit veld bevat de webpagina van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Naast dit veld ziet u volgend knopje staan: . Indien u hierop klikt opent u de geselecteerde webpagina. Overname handelaar: In dit veld kunt u aanduiden dat de betreffende klant een handelaar is. Zo kunt u snel een overzicht opvragen van alle handelaars voor tweedehandswagens. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Privacy gegevens (Robinson): Als dit veldje aangevinkt is wil dit zeggen dat deze prospect nooit mag gecontacteerd worden: niet per brief, per telefoon, per e-mail of per SMS . Indien u dit veld aanvinkt, worden automatisch ook de velden Nooit bellen, Nooit mail, Nooit SMS en Nooit Emailen aangevinkt. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden.
© 2011 Carya Group
17
Nooit bellen: Als dit veldje aangevinkt is wil dit zeggen dat deze prospect niet telefonisch wenst gecontacteerd te worden voor commerciële doeleinden. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Nooit Mail: Als dit veldje aangevinkt is wil dit zeggen dat deze prospect geen briefwisseling voor commerciële doeleinden wenst te ontvangen. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Nooit SMS: Als dit veldje aangevinkt is wil dit zeggen dat deze prospect geen berichten voor commerciële doeleinden via SMS wenst te ontvangen. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Nooit Emailen: Als dit veldje aangevinkt is wil dit zeggen dat deze prospect geen e-mails voor commerciële doeleinden wenst te ontvangen. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. SMS sturen (werkplaats): Als dit veldje aangevinkt is, wil dit zeggen dat er een SMS mag verstuurd worden naar de bestuurder wanneer de auto de werkplaats verlaat. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Overleden: Als dit veldje aangevinkt is, wil dit zeggen dat deze prospect overleden is. Automatisch worden de velden Privacy gegevens (Robinson), Nooit bellen, Nooit mail, Nooit SMS en Nooit Emailen aangevinkt. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden.
Tabblad Facturering
Facturering
In het tabblad Facturering zijn volgende velden zichtbaar: Locatie: Dit veld bevat de locatie van de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Verzamelfacturering: Dit veld kunt u aanvinken indien er meerdere orders op 1 factuur mogen staan. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Factureren aan: Dit veld bevat de klant aan wie de factuur mag opgestuurd worden. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Factuurexemplaren: Dit veld bevat het aantal extra facturen dat zal afgedrukt worden. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Aanrekenen werkplaatstoeslag: Indien dit veld is aangevinkt zal er werkplaatstoeslag worden aangerekend op de werkplaatsorders voor deze klant (Indien de werkplaatstoeslag actief staat). Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Klant Dealer No.: Dit veld kan gebruikt worden om leveringen van aankooporders rechtstreeks bij een andere dealer te laten leveren. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden.
© 2011 Carya Group
18
Niet tonen op factuur: Als dit veldje is aangevinkt, verschijnt de klantnaam (bestuurder) niet op de factuur. Dit wordt gebruikt om de bestuurdersnaam niet te laten verschijnen op een werkplaatsfactuur die gericht is aan de facturatieklant die niet de bestuurder is (bedrijf, leasing). Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Factuur niet afdrukken: Bij leasing bedrijven wordt de factuur electronisch doorgestuurd. Hierdoor moet de originele factuur niet worden afgedrukt. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Uitsluiten van SRD: Indien u dit veld aanvinkt gaan de stockbewegingen van deze klant niet naar SRD. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Intercompany: Belangrijk voor MIS. (Intercompany gegevens worden niet doorgestuurd) Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Bedrijfsboekingsgroep: Dit is een belangrijk veld voor de boekhouding. Dit veld bepaalt samen met de productboekingsgroep op de wisselstukkaart op welke rekeningen gegevens worden weggeschreven. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. BTW-bedrijfsboekingsgroep: Bij particuliere EU klanten moet dit veld de waarde EU bevatten. Bij EU klanten (bedrijven) moet dit veld de waarde EU bevatten. Dit veld bepaalt de standaard BTW-regeling voor de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. BTW-bedrijfsboekingsgroep Service: Bij particuliere EU klanten moet dit veld de waarde EU bevatten. Bij EU klanten (bedrijven) moet dit veld de waarde EU-SERV bevatten. Bij BE klanten waarvan de BTW-bedrijfsboekingsgroep = BE-I moet dit veld ook de waarde BE-I bevatten. Dit veld bepaalt de BTW-regeling voor de klant voor services. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Klantboekingsgroep: Belangrijk voor het koppelen van de centralisatierekening voor (verschillende) klanten.Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Prijsgroep uurloon: Dit veld bepaalt de prijs berekening voor uurlonen. Er kunnen verschillende groepen aangemaakt worden. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Wisselstuk verkoop prijsgroep: Dit veld bepaalt de prijs berekening voor wisselstukken. Er kunnen verschillende groepen aangemaakt worden. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Prijsgroep externe werken: Dit veld bepaalt de prijs berekening voor externe werken. Er kunnen verschillende groepen aangemaakt worden. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Prijsgroep verkoop voertuig: Dit veld bepaalt de prijs berekening voor voertuigen. Er kunnen verschillende groepen aangemaakt worden. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Prijsgroep opties verkoop: Dit veld bepaalt de prijs berekening voor opties. Er kunnen verschillende groepen aangemaakt worden. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Factuurkorting (%): Bevat de standaard korting toe te kennen voor deze klant. (Alle verkopen) Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Korting tonen: Indien dit veld is aangevinkt wordt de korting mee afgedrukt op de facturen. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden.
© 2011 Carya Group
19
Tabblad Betaling
Betaling
In het tabblad Betaling zijn volgende velden zichtbaar: Vereffeningsmethode: Bepaalt de manier van vereffenen. Staat altijd op Manueel. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Betalingsvoorwaarden: Bevat de betalingstermijn voor deze klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Standaard Betalingswijze: Dit veld bevat de standaard betalingswijze van de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Werkplaats Betalingswijze: Dit veld bevat de standaard betalingswijze van de klant voor de werkplaats. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Aanmaningsvoorwaarden: Bepaalt de aanmaningsvoorwaarden voor de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Rentefactuurvoorwaarden: Bepaalt de voorwaarden voor de berekening van rente op aanmaningen. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Ons leverancier/klantnr.: Dit veld bevat de referentie van de klant bij de leverancier. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Voorkeursbankrekening: Dit veld bevat het bankrekeningnummer waarop u de betalingen doet voor deze leverancier. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Domiciliëringsnr.: Bij gebruik van domiciliëring kan u hier het domicilëringsnummer ingeven. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Betalingsvoorwaarden voertuigen: Dit veld bevat de betalingsvoorwaarden voor voertuigen. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Graydon Score: Vrij editeerbaar veld om de Graydon Score in te vullen van deze klant. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Rekeningoverzichten: Hier kunt u aangeven of u de klant wilt opnemen wanneer u rekeningoverzichten afdrukt. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Laatste afschriftnr.: Dit veld bevat het nummer van het laatste rekeningoverzicht dat voor de klant is afgedrukt. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Erkenningsnr. verplicht: Indien dit veld is aangevinkt bent u verplicht om het Erkenningsnr. in te vullen op een order. Bijvoorbeeld: Niet factureren zonder akkoordnummer van de leasingmaatschappij. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden.
© 2011 Carya Group
20
Tabblad Extra
Extra
In het tabblad Extra zijn volgende velden zichtbaar: Valutacode: In dit veld kunt u de valuta aanduiden indien de klant betaalt in een andere valuta. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Contactpersoon atelier: In dit veld kunt u de contactpersoon voor service aanduiden voor deze klant. Deze wordt afgedrukt op de orderbevestiging. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Aantal documenten: Bevat het aantal klantenposten van het type Factuur/Creditnota. De klantenposten kunnen bekeken worden met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Aangemaakt op: Dit veld bevat de datum waarop de klantenkaart werd aangemaakt. Dit veld is niet wijzigbaar. Gewijzigd op: Dit veld bevat de datum waarop de klantenkaart voor het laatst gewijzigd werd. Dit veld is niet wijzigbaar. Kaart nummer: Bevat het kaartnummer van de identiteitskaart van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Rijksregister nummer: Bevat het rijksregisternummer van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Geboortedatum: Bevat de geboortedatum van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden.
© 2011 Carya Group
21
Tabblad MIS
MIS
In het tabblad MIS zijn volgende velden zichtbaar: Familienaam: Dit veld bevat de familienaam van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Voornaam: Dit veld bevat de voornaam van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Klant type: Dit veld bevat het type (Man, Vrouw of Bedrijf) van de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Taal: Dit veld bevat de taal van de klant. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Nooit bellen: Als dit veldje aangevinkt is, wil dit zeggen dat deze prospect niet telefonisch wenst gecontacteerd te worden. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Telefoon (Privé): Dit veld bevat het telefoonnummer van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. GSM (Privé): Dit veld bevat het GSM nummer van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. E-mail (Privé): Dit veld bevat het e-mail adres van de klant. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Telefoon (Bedrijf): Dit veld bevat het telefoonnummer van het bedrijf waarvoor de klant werkt. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. GSM (Bedrijf): Dit veld bevat het GSM nummer van het bedrijf waarvoor de klant werkt. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. E-mail (Bedrijf): Dit veld bevat het e-mail adres van het bedrijf waarvoor de klant werkt. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Privacy gegevens (Robinson): Als dit veldje aangevinkt is, wil dit zeggen dat deze prospect nooit mag gecontacteerd worden: niet per brief, per telefoon, per e-mail of per SMS . Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Deze informatie wordt automatisch ingevuld aan de hand van reeds eerder ingevulde gegevens.
© 2011 Carya Group
22
Tabblad Vrij
Vrij
In het tabblad Vrij zijn een aantal vrije velden zichtbaar.
© 2011 Carya Group
23
1.1.3.3 Extra Informatie Dit gedeelte bevat Extra Informatie gelinkt aan de betreffende klant die u kan openen door op de link te klikken:
Extra Informatie
Bankrekeningen: Indien u hierop klikt, opent het Bankrekeningen venster of indien er meer dan één bankrekening beschikbaar is, opent er een lijst met bankrekeningen. Tussen de haakjes kunt u zien hoeveel bankrekeningen er aan de klant gelinkt zijn. Adreshistoriek: Indien u hierop klikt, opent u een lijst met de Adreshistoriek. Deze lijst bevat een historiek van alle wijzigingen die gebeurd zijn aan de Klantenfiche. Per wijziging werd een lijn toegevoegd in deze lijst. Posten: Dit is een link naar een lijst met de Klantenposten. Deze lijst bevat alle klantenposten van de betreffende klant. Tussen de haakjes kunt u zien hoeveel klantenposten er aan de klant gelinkt zijn. Documenten: Indien u hierop klikt, opent u een lijst met alle Documenten die gelinkt zijn aan de betreffende klant. Geboekte creditnota's: Indien u hierop klikt, opent u een lijst met alle Geboekte creditnota's die gelinkt zijn aan de betreffende klant. Tussen de haakjes kunt u zien hoeveel geboekte creditnota's er aan de klant gelinkt zijn. Geboekte facturen: Indien u hierop klikt, opent u een lijst met alle Geboekte facturen die gelinkt zijn aan de betreffende klant. Tussen de haakjes kunt u zien hoeveel geboekte facturen er aan de klant gelinkt zijn. SMS: Indien u hierop klikt, heeft u de mogelijkheid om een lijst te openen met de Verstuurde SMS'en of de Ontvangen SMS'en van de betreffende klant. Mobility Card: Indien u hierop klikt, opent u een lijst met de Mobility Cards die gelinkt zijn aan de betreffende klant. Aanmaningen: Indien u hierop klikt, opent u een lijst met alle Aanmaningen die gelinkt zijn aan de betreffende klant.
© 2011 Carya Group
24
1.1.3.4 Voertuiginformatie Dit gedeelte bevat alle voertuiginformatie gelinkt aan de betreffende klant.
Voertuigen
Het Voertuigen tabblad bevat de voertuigen waarvan de klant de bestuurder is. In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Soort: Dit veld bevat de soort klant. Nummerplaat: Dit veld bevat de nummerplaat van het voertuig gelinkt aan de klant. Chassisnr.: Dit veld bevat het chassisnummer van het voertuig gelinkt aan de klant. Model: Dit veld bevat het model van het voertuig gelinkt aan de klant. Model nr.: Dit veld bevat het model nummer van het voertuig gelinkt aan de klant. Merk code: Dit veld bevat de merk code van het voertuig gelinkt aan de klant. Kilometerstand: Dit veld bevat de kilometerstand van het voertuig gelinkt aan de klant. Productiejaar: Dit veld bevat het productiejaar van het voertuig gelinkt aan de klant. In het Voertuigen tabblad heeft u de mogelijkheid om te navigeren naar volgende voertuiginformatie: Voertuigkaart: Indien u hierop klikt, opent u de Voertuigkaart van het geselecteerde voertuig in de Voertuigen tabel. Voertuigposten: Indien u hierop klikt, opent u de lijst met Voertuigposten gelinkt aan het geselecteerde voertuig in de Voertuigen tabel. Statistieken: Indien u hierop klikt, opent u de Boekingsstatistieken van het geselecteerde voertuig in de Voertuigen tabel. Voertuigopmerkingen: Indien u hierop klikt, opent u de lijst met Opmerkingen gelinkt aan het geselecteerde voertuig in de Voertuigen tabel.
1.1.3.5 Order- en Offerteinformatie Dit gedeelte bevat alle order- en offerteinformatie gelinkt aan de betreffende klant. Deze informatie is opgedeeld in verschillende tabbladen. De tabbladen Werkplaatsorders, Werkplaatsoffertes, Wisselstukorders, Wisselstukoffertes, Voertuigorders en Voertuigoffertes bevatten volgende gegevens: Opgesteld op: Datum waarop het order of de offerte werd opgesteld. Nr.: Het identificatienummer van het order of de offerte. Chassisnr.: Het chassisnummer van het voertuig waarvoor het order of de offerte werd opgesteld. Korte omschrijving: Dit veld bevat gegevens over het order (indien ingevuld). Korte omschrijving 2: Dit veld bevat bijkomende gegevens over het order (indien ingevuld). Kilometerstand: De kilometerstand van het voertuig waarvoor het order of de offerte werd opgesteld. Bedrag: Het bedrag exclusief BTW van het order of de offerte. Bedrag inclusief BTW: Het bedrag inclusief BTW van het order of de offerte. In deze tabbladen heeft u de mogelijkheid om te navigeren naar de betreffende kaart: Kaart: Indien u hierop klikt, opent u de Werkplaatsorder kaart, Werkplaatsofferte kaart, Wisselstukorder kaart, Wisselstukofferte kaart, Voertuigorder kaart of Voertuigofferte kaart.
© 2011 Carya Group
25
Het tabblad Werkplaatsorders bevat de open werkplaatsorders die aangemaakt zijn voor de betreffende klant.
Werkplaatsorders
Het tabblad Werkplaatsoffertes bevat de open werkplaatsoffertes die aangemaakt zijn voor de betreffende klant.
Werkplaatsoffertes
Het tabblad Wisselstukorders bevat de open wisselstukorders die aangemaakt zijn voor de betreffende klant.
Wisselstukorders
Het tabblad Wisselstukoffertes bevat de open wisselstukoffertes die aangemaakt zijn voor de betreffende klant.
Wisselstukoffertes
Het tabblad Voertuigorders bevat de open voertuigorders die aangemaakt zijn voor de betreffende klant.
Voertuigorders
Het tabblad Voertuigoffertes bevat de open voertuigoffertes die aangemaakt zijn voor de betreffende klant.
Voertuigoffertes
© 2011 Carya Group
26
1.1.3.6 Instructies Dit gedeelte bevat de instructies. Deze instructies kunnen manueel worden ingegeven. Elke keer een order wordt aangemaakt, wordt voor deze klant deze instructie automatisch op het order geplaatst.
Instructies
In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Instructienr.: Nummer van de instructie. Merk code: Het betreffende merk. Instructie: Omschrijving van de instructie. Duurtijd: Duur van de instructie.
1.1.3.7 Opmerkingen Dit gedeelte bevat de Opmerkingen. Deze opmerkingen kunnen worden ingegeven via de knop Klantopmerkingen die verschijnen bij aanmaken Werkplaatsorder bovenaan het venster, maar ook rechtstreeks in deze tabel. Dit zijn de opmerkingen die weergegeven worden bij het aanmaken van een werkplaats order.
Opmerking
© 2011 Carya Group
27
1.1.3.8 Contacten Dit gedeelte bevat de ondernomen activiteiten die in het kader van het debiteurenbeheer voor de klant geregistreerd werden.
Contacten
In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Afgesloten: Dit veld bevat de aanduiding of het betreffende contact afgesloten is of niet. Campagnenr.: Dit veld bevat het campagnenummer waaraan het contact gelinkt is. Soort: Dit veld bevat de soort van de activiteit. Tekst: Dit veld bevat de omschrijving van de activiteit. Datum: Dit veld bevat de datum van de activiteit. Van: Dit veld bevat het tijdstip van het begin van de activiteit. Tot: Dit veld bevat het tijdstip van het einde van de activiteit. CRM verantwoordelijke: Dit veld bevat de CRM verantwoordelijke van de activiteit. Evaluatie: Dit veld bevat de evaluatie van de activiteit. Werkplaatsordernummer: Dit veld bevat het werkplaatsordernummer gelinkt aan de aanmaning. Outlook volgnr.: Indien de Outlook synchronisatie geactiveerd is staat volgend symbool in deze kolom om aan te duiden dat deze activiteit ook in de Outlook agenda aanwezig is. Door op dit symbool te klikken kan u de activiteit in Outlook openen. Opmerking: Dit veld bevat eventuele opmerkingen. Relatienr.: Bevat het prospect nummer van de prospect. Relatienaam: Bevat de naam en voornaam van de prospect. Contactpersoonnr.: Dit veld bevat de nummer van de contactpersoon gelinkt aan de prospect. Naam contactpersoon: Dit veld bevat de naam van de contactpersoon gelinkt aan de prospect. Bronsoort: Bevat de bron van de activiteit. Eerste commentaarlijn: Dit veld bevat de eerste commentaarlijn van de activiteit. Customer No.: Dit veld bevat het klantnummer van de prospect.
In het Contacten tabblad heeft u de mogelijkheid om te navigeren naar volgende voertuiginformatie: Contact afwerken: Indien u hierop klikt, kan u het geselecteerde contact afwerken. Nieuw contact: Indien u hierop klikt, kan u een nieuw contact aanmaken voor de betreffende klant. Agenda: Indien u hierop klikt, kan u de afgenda openen.
1.1.3.9 Financieel Dit gedeelte bevat informatie over het openstaand saldo van de geselecteerde klant: Niet vervallen: Het openstaand saldo dat nog niet vervallen is. 0-30 dagen: Het saldo dat tussen 0 en 30 dagen openstaat. 31-60 dagen: Het saldo dat tussen 31 en 60 dagen openstaat. 61-90 dagen: Het saldo dat tussen 61 en 90 dagen openstaat. > 90 dagen:Het saldo dat meer dan 90 dagen openstaat. Totaal: Het totaal openstaand saldo.
Financieel
© 2011 Carya Group
28
1.1.3.10 Knoppen
Volgende menu items zijn beschikbaar in het menu Klant: Nieuw: Indien u hierop klikt, kunt u een nieuwe klantenkaart aanmaken adhv een wizard (zie volgend hoofdstuk). Overzicht: Indien u hierop klikt, opent u het Klantenoverzicht. U kan ook op de functietoets [F5] klikken om het Klantenoverzicht te bekomen. Posten: Indien u hierop klikt, opent u het Klantenposten overzicht. U kan ook op de functietoetsen [Ctrl]+[F5] klikken om de Klantenposten te bekomen. Adres: Indien u hierop klikt, opent u de gelinkte Adres kaart. Prospect: Indien u hierop klikt, opent u de gelinkte Prospect kaart. Verkoop: Indien u hierop klikt, opent u de lijst Omzetcijfers klant. Afbetalingstermijnen: Indien u hierop klikt, opent u de lijst Afbetalingstermijnen. Afbetalingschema: Indien u hierop klikt, opent u de lijst Afbetalingen voor klant. Klachten: Indien u hierop klikt, opent u het Klachten overzicht. MIS Remarks: Indien u hierop klikt, opent u de lijst MIS Opmerkingen. CRM - Customer: Indien u hierop klikt, opent u de CRM klantgegevens. CRM - Campaigns: Indien u hierop klikt, opent u de CRM campagnes. CRM - Complaints: Indien u hierop klikt, opent u de CRM klachten.
Volgende menu items zijn beschikbaar in het menu Afdrukken: Etiket: Indien u beschikt over de etiketten module kan u via dit menu item een Klantenetiket afdrukken voor de betreffende klant.
© 2011 Carya Group
29
1.2 Leveranciers 1.2.1 Leveranciersoverzicht Het leveranciersoverzicht kan op volgende manieren bekomen worden: Ga naar Financieel - Financieel - Leveranciers. Ga naar Stock Beheer - Aankoop wisselstukken - Leveranciers. Ga naar Voertuig Beheer - Aankopen voertuigen - Leveranciers. De Leverancierskaart verschijnt. Druk op de functietoets [F5]. Volgend overzicht verschijnt.
Leveranciersoverzicht
© 2011 Carya Group
30
1.2.2 Een nieuwe leverancierskaart aanmaken Ga naar Financieel - Financieel - Leveranciers. Ga naar Stock Beheer - Aankoop wisselstukken - Leveranciers. Ga naar Voertuig Beheer - Aankopen voertuigen - Leveranciers. De laatst gebruikte Leverancierskaart verschijnt.
Leverancierskaart
© 2011 Carya Group
31
Druk op de functietoets [F3] om een nieuwe kaart aan te maken.
Leverancierskaart
Door te drukken op [Enter] of [Tab] wordt het veld Nr. automatisch ingevuld door het systeem. Het nummer van de leverancier is uniek. Nu kan de gebruiker de velden invullen die verspreid staan over de verschillende tabbladen. Uitleg over deze velden kunt u vinden in het volgende hoofdstuk.
© 2011 Carya Group
32
1.2.3 Leverancierskaart Ga naar Financieel - Financieel - Leveranciers. Ga naar Stock Beheer - Aankoop wisselstukken - Leveranciers. Ga naar Voertuig Beheer - Aankopen voertuigen - Leveranciers. De Leverancierskaart verschijnt.
Leverancierskaart
In de Leverancierskaart kunt u bovenaan in de titelbalk het nummer en de naam van de geselecteerde leverancier raadplegen. De waarden in het venster zelf worden uitgelegd in de volgende hoofdstukken.
1.2.3.1 Hoofding In de hoofding kunt u volgende informatie vinden: De titel code van de leverancier. In dit geval is dit BVBA. De Naam van de leverancier.
Hoofding
© 2011 Carya Group
33
1.2.3.2 Leveranciersinformatie Tabblad Algemeen
Algemeen
In het tabblad Algemeen zijn volgende velden zichtbaar: Nr.: Dit veld wordt automatisch ingevuld door het systeem na het drukken op de [Enter] of [Tab] toets. Het nummer van de leverancier is uniek. Opmerking: U kan opmerkingen toevoegen door op het knopje te klikken naast het veld Nr.. Van zodra er een opmerking toegevoegd is, wijzigt het icoon in . Deze opmerkingen kunnen enkel geraadpleegd worden vanop de leverancierskaart. Titel code: Dit veld bevat de titel code van de leverancier. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Voornaam: Dit veld bevat de voornaam van de leverancier. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Familienaam: Dit veld bevat de familienaam van de leverancier. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Bij het invullen van dit veld wordt er een check uitgevoerd die nagaat of een gelijkaardige familienaam al bestaat in de database. Indien ja, dan wordt er een lijst weergegeven met gelijkaardige leveranciers. De gebruiker kan dan uit deze lijst een leverancier selecteren via [Enter], of kiezen om toch een nieuwe aan te maken via Annuleren. Naam 2: Dit veld bevat eventuele aanvullingen op de Familienaam in geval van een natuurlijk persoon. Indien het om een bedrijf gaat, bevat dit veld de naam van de eventuele overkoepelende holding. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Contactpersoon: Dit veld bevat de eventuele contactpersoon. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Straat/Nr./Bus: Deze velden bevatten de straat, het nummer en eventueel de bus van de leverancier. Deze velden kunnen manueel ingevuld/aangepast worden. Adrescontrole uitschakelen: Indien u dit veldje aanvinkt, dan wordt de adrescontrole uitgeschakeld. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Adres 2: Dit veld kunt u invullen indien u met het veld Straat niet voldoende heeft. Bijvoorbeeld: Residentie De Zonnebloem, Industriepark De Bruwaan. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Postcode/Plaats: Deze velden bevatten de postcode en de plaats van de leverancier. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Land: Dit veld bevat het het land van de leverancier. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Taal: Dit veld bevat de taal van de leverancier. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken.
© 2011 Carya Group
34
Geblokkeerd: In dit veld kunt u aanduiden dat een bepaalde leverancier geblokkeerd is. Indien u dit veld aanvinkt, wordt het veld Reden van blokkering zichtbaar. In dit veld kunt u een reden kiezen uit een lijst door op het pijltje te klikken of de functietoets [F6] te gebruiken. (U kan deze redencodes instellen via Financieel - Financieel - Instellingen Volgcodes - Redencodes). Zoeknaam: Dit veld wordt automatisch ingevuld met familienaam en voornaam. Dit veld kan, indien gewenst, overschreven worden. Inkoper: Dit veld bevat de inkoper van de leverancier. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Leveranciers type: Dit veld bevat het type (Man, Vrouw of Bedrijf) van de leverancier. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Leveranciersgroep: Dit veld bevat de groep van de leverancier. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. U heeft de mogelijkheid om zelf een filtergroep te creëren en te linken. Niet BTW-plichtig: Indien u dit veldje aanvinkt, wil dit zeggen dat de leverancier niet BTWplichtig is. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. BTW-nummer: Dit veld bevat het BTW-nummer van de leverancier. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Dit veld is gelinkt met het veld Ondernemingsnr.. Als het BTW-nummer is ingevuld en de gebruiker drukt op de knop BTW nr. Controle zullen de gegevens ingevuld worden op de onderstaande tekst vakken zodat u de gegevens kan controleren voor deze leverancier. Ondernemingsnr.: Dit veld bevat het ondernemingsnummer van de leverancier. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Dit veld is gelinkt met het veld BTW-nummer. Inkoop (LV): Dit veld bevat het totaal van wat er aangekocht geweest is bij deze leverancier (Excl. BTW). Dit veld kan niet manueel ingevuld of aangepast worden, dit is een berekend veld. Met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken kan u de betreffende leveranciersposten bekijken. De velden Nr, Titel code, Voornaam, Familienaam, Straat, Nr., Bus, Postcode en Plaats staan in het vet. Op deze manier zijn de adresgegevens direct duidelijk.
© 2011 Carya Group
35
Tabblad Communicatie
Communicatie
In het tabblad Communicatie zijn volgende velden zichtbaar: Telefoon: Dit veld bevat het telefoonnummer van de leverancier. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Telefax: Dit veld bevat het faxnummer van de leverancier. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. GSM nummer (Bedrijf): Dit veld bevat het GSM nummer van de leverancier. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden. Naast dit veld ziet u volgend knopje staan: . Indien u hierop klikt, en u gebruikt de SMS-module kunt u een SMS versturen naar het geselecteerde GSM nummer vanuit Navision - Incadea. E-mail: Dit veld bevat E-mail adres van de leverancier. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Naast dit veld ziet u volgend knopje staan: . Indien u hierop klikt, kunt u een e-mail sturen naar het geselecteerde adres. Webpagina: Dit veld bevat de webpagina van de leverancier. Dit veld kan manueel ingevuld/ aangepast worden. Naast dit veld ziet u volgend knopje staan: . Indien u hierop klikt, opent u de geselecteerde webpagina.
© 2011 Carya Group
36
Tabblad Facturering
Facturering
In het tabblad Facturering zijn volgende velden zichtbaar: Leveringsvoorwaarden: Dit veld bevat de leveringsvoorwaarden van de desbetreffende leverancier. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Expediteur: Dit veld bevat de expediteur die samenwerkt met de desbetreffende leverancier. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Betalen aan: Dit veld bevat de leverancier aan wie u betaalt indien dit een andere leverancier is dan de geselecteerde leverancier. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Reserveren: Dit veld bevat de reserveringsvoorwaarden voor de desbetreffende leverancier. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Code leveranciersaanmaningsvoorwaarde: Er kunnen aanmaningen voor leveringen verstuurd worden naar leveranciers. In dit veld kan de voorwaarde hiervoor gekozen worden. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Document Transfer method: Dit veld bepaalt de manier van doorsturen van wisselstukaankopen. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Bedrijfsboekingsgroep: Dit bepaalt samen met de productboekingsgroep op de Wisselstukkaart de boekingsrekeningen. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. BTW-Bedrijfsboekingsgroep: Bepaalt de standaard BTW-regeling. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Leveranciersboekingsgroep: Bepaalt de centralisatierekening. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Merk code: Dit veld bevat het merk gelinkt aan de leverancier. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Prijsgroep aankoop wisselstuk: Bepaalt de prijsberekening voor aankoop wisselstukken. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Prijsgroep aankoop voertuigen: Bepaalt de prijsberekening voor aankoop voertuigen. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Prijsgroep opties aankoop: Bepaalt de prijsberekening voor aankoop opties. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken.
© 2011 Carya Group
37
Tabblad Betaling
Betaling
In het tabblad Betaling zijn volgende velden zichtbaar: Vereffeningsmethode: Bepaalt de manier van vereffenen. Staat altijd op Manueel. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Betalingsvoorwaarden: Dit veld bevat de betalingsvoorwaarden verkregen van de leverancier. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Betalingswijze: Dit veld bevat de betalingswijze waarmee u de leverancier betaalt. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Prioriteit: Betalingen voor leveranciers zijn prioritair in het betalingsprogramma. 0 = geen prioriteit, 1 = hoogste prioriteit. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden Betalingen voorstellen: Indien aangevinkt worden facturen van deze leverancier voorgesteld in het betalingsprogramma. Dit veld kan manueel ingevuld/aangepast worden Voorkeursbankrekening: Dit veld bevat de rekening die gebruikt wordt bij betalingen door het betalingsprogramma. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken.
© 2011 Carya Group
38
Tabblad Extra
Extra
In het tabblad Extra zijn volgende velden zichtbaar: Valutacode: In dit veld kunt u de valuta aanduiden indien u de leverancier betaalt in een andere valuta. Dit veld kan worden ingevuld met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken. Aantal documenten: Bevat het aantal leveranciersposten van het type Factuur/ Creditnota. Met behulp van de functietoets [F6] of door op het pijltje te klikken kan u de betreffende leveranciersposten bekijken. Gewijzigd op: Dit veld bevat de datum waarop de leverancierskaart voor het laatst gewijzigd werd. Dit veld is niet wijzigbaar.
Tabblad Vrij
Vrij
In het tabblad Vrij zijn een aantal vrije velden zichtbaar.
© 2011 Carya Group
39
1.2.3.3 Extra Informatie Dit gedeelte bevat Extra Informatie gelinkt aan de betreffende leverancier die u kan openen door op de link te klikken:
Extra Informatie
Bankrekeningen: Indien u hierop klikt, opent het Bankrekeningen venster of indien er meer dan één bankrekening beschikbaar is, opent er een lijst met bankrekeningen. Tussen de haakjes kunt u zien hoeveel bankrekeningen er aan de leverancier gelinkt zijn. Order adressen: Indien u hierop klikt, opent het Orderadres venster of indien er meer dan één orderadres beschikbaar is, opent er een lijst met orderadressen. Posten: Dit is een link naar een lijst met de Leveranciersposten. Deze lijst bevat alle leveranciersposten van de betreffende leverancier. Tussen de haakjes kunt u zien hoeveel leveranciersposten er aan de leverancier gelinkt zijn. Documenten: Indien u hierop klikt, opent u een lijst met alle Documenten die gelinkt zijn aan de betreffende leverancier. Inkoopontvangsten: Indien u hierop klikt, opent u een lijst met alle Geboekte inkoopontvangsten die gelinkt zijn aan de betreffende leverancier.
© 2011 Carya Group
40
1.2.3.4 Order- en Factuurinformatie Dit gedeelte bevat alle order- en factuurinformatie gelinkt aan de betreffende leverancier. Deze informatie is opgedeeld in 2 tabbladen. Tabblad Open Orders
Open Orders
Het tabblad Open Orders bevat de open orders gelinkt aan de leverancier. In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Nr.: Het identificatienummer van het order. Datum inkooporder: Datum waarop het order werd opgesteld. Boekingsdatum: De boekingsdatum van het order. Bedrag: Het bedrag exclusief BTW van het order. Bedrag inclusief BTW: Het bedrag inclusief BTW van het order. In dit tabblad heeft u de mogelijkheid om te navigeren naar de betreffende kaart: Kaart: Indien u hierop klikt, opent u de Inkooporder kaart.
Tabblad Facturen historiek
Facturen historiek
Het tabblad Facturen historiek bevat de geboekte inkoopfacturen gelinkt aan de leverancier. In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Ordersoort: De soort van het order. Nr.: Het nummer van het order. Boekingsdatum: De boekingsdatum. Omschrijving: De omschrijving. Inkoopordernr.: Het inkoopordernummer. Bedrag: Het bedrag exclusief BTW. Bedrag inclusief BTW: Het bedrag inclusief BTW. In dit tabblad heeft u de mogelijkheid om te navigeren naar de betreffende kaart: Kaart: Indien u hierop klikt, opent u de Geboekte inkoopfactuur kaart.
© 2011 Carya Group
41
1.2.3.5 Merken Het tabblad Merken bevat de leveranciersmerken gelinkt aan de leverancier.
Merken
In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Merk code Partner code
1.2.3.6 Order type Het tabblad Order type bevat de instellingen van de verschillende mogelijk manieren van bestellen per merk.
Order type
In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Inkooporder type: Het type van bestelling. Levertermijn: De levertermijn voor de manier van bestellen. Leveringsvoorwaarden: De leveringsvoorwaarden voor de manier van bestellen. Expediteur: Dit veld bevat de expediteur die samenwerkt met de desbetreffende leverancier Uitwisselingsmethode: Dit veld bepaalt de manier van doorsturen van wisselstukaankopen per ordertype. Merk: Het betreffende merk.
1.2.3.7 Dealernr. Het tabblad Dealernr. bevat alle dealerinformatie zoals de concessie gekend is bij BMW.
Dealernr.
In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Locatie: De betreffende locatie. Merk: Het betreffende merk. Gebied: Het gebied. Dealernr.: Het dealernummer. SA3 Dealernr.: Het SA3 dealernummer. PaSS Dealernr.: Het PaSS dealernummer. Interface code: De interface code.
© 2011 Carya Group
42
1.2.3.8 Financieel Dit gedeelte bevat informatie over het openstaand saldo van de geselecteerde leverancier: Niet vervallen: Het openstaand saldo dat nog niet vervallen is. 0-30 dagen: Het saldo dat tussen 0 en 30 dagen openstaat. 31-60 dagen: Het saldo dat tussen 31 en 60 dagen openstaat. 61-90 dagen: Het saldo dat tussen 61 en 90 dagen openstaat. > 90 dagen:Het saldo dat meer dan 90 dagen openstaat. Totaal: Het totaal openstaand saldo.
Financieel
© 2011 Carya Group
43
1.2.3.9 Knoppen
Volgende menu items zijn beschikbaar in het menu Leverancier: Overzicht: Indien u hierop klikt, opent u het Leveranciersoverzicht. U kan ook op de functietoets [F5] klikken om het Leveranciersoverzicht te bekomen. Posten: Indien u hierop klikt, opent u de lijst met de Leveranciersposten. Deze lijst bevat alle leveranciersposten van de betreffende leverancier. U kan ook op de functietoetsen [Ctrl] +[F5] klikken om de Leveranciersposten te bekomen. Altern. rekeningschema: Indien u hierop klikt, opent u het venster Altern. lev.-rek.schema. In dit venster kan u een alternatief rekeningschema ingeven. Adressen inkooporder: Indien u hierop klikt, opent u het venster Orderadres. Hier kan per leverancier een aantal alternatieve inkoopadressen bevatten. Aan elk adres is een code gekoppeld die staat voor de gegevens van dat adres. Als u inkoopoffertes, orders, facturen en creditnota's instelt, kunt u een code voor een alternatief inkoopadres invoeren in het veld Alternatief inkoopadres op de inkoopkop, waarmee wordt bepaald welk alternatief inkoopadres wordt gebruikt. Relatie: Indien u hierop klikt, opent u de Prospect kaart gelinkt aan de leverancierskaart. Leveranciersmerken: Indien u hierop klikt, opent u het venster Merken leverancier.. Dit venster bevat alle merken die de leverancier verkoopt. Ons rekening/dealer nr.: Indien u hierop klikt, opent u het venster Ons rekening.dealer nr.. Dit venster bevat alle dealerinformatie zoals de concessie gekend is bij BMW. In deze tabel kan men deze gegevens wijzigen. In het tabblad Dealernr. zijn de gegevens niet wijzigbaar. Leveranciersordersoorten: Indien u hierop klikt, opent u het venster Leveranciersordersoorten. Deze tabel bevat de instellingen van de verschillende mogelijk manieren van bestellen per merk. Statistiek - Statistiek: Indien u hierop klikt, opent u het venster Leverancierstatistiek. In dit venster kan u de statistieken terugvinden i.v.m. totaal bedragen. U kan ook op de functietoets [F9] klikken om de Leveranciersstatistiek te bekomen. Statistiek - Statistiek inkooporder type: Indien u hierop klikt, opent u het venster Statistiek inkooporder type. In dit venster kan u de statistieken terugvinden i.v.m. het inkooporder type. Statistiek - Statistiek leveringsdatum: Indien u hierop klikt, opent u het venster Statistiek leveringsdatum. In dit venster kan u statistieken raadplegen per leveringsdatum. Statistiek - Statistiek per valuta: Indien u hierop klikt, opent u het venster Statistiek per valuta. In dit venster kan u statistieken raadplegen per valuta. Statistiek - Boekingsstatistiek: Indien u hierop klikt, opent u het venster Leverancierspostenstatistiek. In dit venster kan u de laatste en het aantal documenten raadplegen betreffende Betaling, Factuur, Creditnota, Aanmaning en Rentefactuur. Inkoop: Indien u hierop klikt, opent u het venster Termijnoverzicht - leverancier. Dit venster bevat een overzicht van Openstaande saldi en Inkopen op verschillende termijnen.
© 2011 Carya Group
44
Opmerkingen: Indien u hierop klikt, opent u het venster Opmerkingen. In dit venster kan u de leveranciersopmerkingen raadplegen en aanvullen. Deze opmerkingen kunnen worden ingegeven via de knop Opmerkingen bovenaan het venster, maar ook rechtstreeks in deze tabel. Afbetalingstermijnen: Indien u hierop klikt, opent u het venster Afbetalingstermijnen. Indien u wenst kan u hier de afbetalingstermijnen per leveranciers instellen. Afbetalingen: Indien u hierop klikt, opent u het venster Afbetalingen voor leverancier. In dit venster kan u de afbetalingen raadplegen. Klachten: Indien u hierop klikt, opent u het venster Klachten overzicht. In dit venster kan u de klachten raadplegen.
Volgende menu items zijn beschikbaar in het menu Inkoop: Wisselstukken: Indien u hierop klikt, opent u het venster Leverancierswisselstukken met wisselstukken gelinkt aan de leverancier. Factuurkorting: Indien u hierop klikt, opent u het venster Inkoopfactuurkorting. In dit venster heeft u de mogelijkheid om kortingen in te stellen voor een bepaalde leverancier. Documenten: Indien u hierop klikt, opent u het venster Leveranciersdocumenten. Dit venster bevat alle mogelijk posten gelinkt aan de leverancier.
© 2011 Carya Group
45
1.3 Wisselstukken 1.3.1 Overzicht wisselstukken Het overzicht van de eigen (=door de concessie gepersonaliseerde lijst met wisselstukken) wisselstukken kan op twee manieren opgehaald worden: Kies in het gedeelte Overzicht van het Hoofdmenu voor Wisselstukken. Ga naar Stock beheer - Wisselstukken - Wisselstukken. Ga naar Stock Beheer - Aankoop wisselstukken - Wisselstukken. Ga naar Stock Beheer - Verkoop wisselstukken - Wisselstukken. Druk op de functietoets [F5]. Volgend overzicht verschijnt.
Overzicht w isselstukken
© 2011 Carya Group
46
1.3.2 Overzicht master wisselstukken Het overzicht master wisselstukken kunt u bekomen door vanuit het Overzicht wisselstukken nogmaals op de functietoets [F5] te drukken.
Overzicht master w isselstukken
De master is de volledige catalogus van BMW en MINI onderdelen die wekelijks geactualiseerd wordt.
© 2011 Carya Group
47
1.3.3 Een nieuw wisselstukkaart aanmaken 1.3.3.1 Een wisselstuk van het merk BMW of MINI Een nieuw wisselstuk van het merk BMW of MINI wordt steeds gekopieerd vanuit het Overzicht master wisselstukken. Selecteer hierin het gewenste wisselstuk en druk op OK. Volgend venster verschijnt.
Wisselstuk kopiëren?
Indien u de vraag met Ja beantwoordt, wordt het wisselstuk opgenomen in uw Overzicht wisselstukken. De wisselstuk kaart werd gecreëerd.
Wisselstuk kaart
© 2011 Carya Group
48
1.3.3.2 Een niet-officieel BMW wisselstuk Ga naar Stock Beheer - Wisselstukken - Wisselstukken. Ga naar Stock Beheer - Aankoop wisselstukken - Wisselstukken. Ga naar Stock Beheer - Verkoop wisselstukken - Wisselstukken. Ga naar Overzicht - Wisselstukken en selecteer een wisselstuk uit de lijst. De laatst gebruikte Wisselstukkaart verschijnt.
Wisselstukkaart
© 2011 Carya Group
49
Druk op de functietoets [F3] om een nieuwe kaart aan te maken.
Wisselstukkaart
Bij een niet-officieel BMW wisselstuk vult u zelf een nummer in. Dit kan een combinatie zijn van cijfers, letters en tekens. Nu kan de gebruiker de velden invullen die verspreid staan over de verschillende tabbladen. Uitleg over deze velden kunt u vinden in het volgende hoofdstuk.
© 2011 Carya Group
50
1.3.4 Wisselstukkaart Ga naar Stock Beheer - Wisselstukken - Wisselstukken. Ga naar Stock Beheer - Aankoop wisselstukken - Wisselstukken. Ga naar Stock Beheer - Verkoop wisselstukken - Wisselstukken. Ga naar Overzicht - Wisselstukken en selecteer een wisselstuk uit de lijst. De Wisselstukkaart verschijnt.
Wisselstukkaart
In de Wisselstukkaart kunt u bovenaan in de titelbalk het nummer en de naam van het geselecteerde wisselstuk raadplegen. De waarden in het venster zelf worden uitgelegd in de handleiding Magazijnbeheer.
© 2011 Carya Group
51
1.4 Voertuigen 1.4.1 Overzicht voertuigen Het Overzicht voertuigen kan op twee manieren opgehaald worden: Kies in het gedeelte Overzicht van het Hoofdmenu voor Voertuigen. Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Voertuigen. Ga naar Voertuig Beheer - Voertuigen - Voertuigen. Ga naar Voertuig Beheer - Aankopen voertuigen - Voertuigen. Ga naar Voertuig Beheer - Verkopen voertuigen - Voertuigen. Ga naar Relatiebeheer - Prospectie - Voertuigen. Druk op de functietoets [F5]. Volgend overzicht verschijnt.
Overzicht voertuigen
© 2011 Carya Group
52
1.4.2 Een nieuwe voertuigkaart aanmaken Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Voertuigen. Ga naar Voertuig Beheer - Voertuigen - Voertuigen. Ga naar Voertuig Beheer - Aankopen voertuigen - Voertuigen. Ga naar Voertuig Beheer - Verkopen voertuigen - Voertuigen. Ga naar Relatiebeheer - Prospectie - Voertuigen. Ga naar Overzicht - Voertuigen en selecteer een voertuig uit de lijst. De laatst gebruikte Voertuigkaart verschijnt.
Voertuigkaart
© 2011 Carya Group
53
Druk op de functietoets [F3] om een nieuwe kaart aan te maken.
Voertuigkaart
Nu kan de gebruiker de velden invullen die verspreid staan over de verschillende tabbladen. Uitleg over deze velden kunt u vinden in het volgende hoofdstuk.
© 2011 Carya Group
54
1.4.3 Voertuigkaart Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Voertuigen. Ga naar Voertuig Beheer - Voertuigen - Voertuigen. Ga naar Voertuig Beheer - Aankopen voertuigen - Voertuigen. Ga naar Voertuig Beheer - Verkopen voertuigen - Voertuigen. Ga naar Relatiebeheer - Prospectie - Voertuigen. Ga naar Overzicht - Voertuigen en selecteer een voertuig uit de lijst. De Voertuigkaart verschijnt.
Voertuigkaart
In de Voertuigkaart kunt u bovenaan in de titelbalk het chassisnummer en het model van het geselecteerde voertuig raadplegen. De waarden in het venster zelf worden uitgelegd in de handleiding Voertuigbeheer.
© 2011 Carya Group
55
Index -NNavision Introductie Basistabellen: Klanten 1 Basistabellen: Leveranciers 30 Basistabellen: Leveranciers - Eigen w isselstukken: Overzicht 46 Basistabellen: Leveranciers Wisselstukken 46 Basistabellen: Leveranciers Wisselstukken: BMW of MINI w isselstuk toevoegen 48 Basistabellen: Leveranciers Wisselstukken: Niet-BMW of -MINI w isselstuk toevoegen 49 Basistabellen: Leveranciers Wisselstukken: Wisselstuk toevoegen vanuit Master 48 Basistabellen: Voertuigen 52 Basistabellen: Voertuigen - Overzicht 52
-WWisselstukken Overzicht Master w isselstukken
47
