Informatiebijeenkomst
NAVISION
Parochieautomatisering • • • • • •
Eén computersysteem voor alle parochies in Nederland Bevorderen van samenwerking tussen vrijwilligers Backup / beveiliging / training / overdracht van kennis Delen van de kosten en daardoor behalen van efficiency Software speciaal te ontwikkelen voor kerkelijke activiteiten Eenmalige vastlegging van gegevens
Stand van zaken 1200 parochies aangesloten Sila Navision operationeel in 1100 parochies 120 100 80 60 40 20 0
Reeks1 SILA NAV Reeks2
Stand van zaken
2011
2010
2007
2006
Introductie Nieuwe financiële module & Kerkbijdrage module
Introductie Begraafplaatsmodule
IPAL introduceert nieuw modules voor financiële administratie en kerkbijdrage parochies
Bisdommen introduceren Navision kerkledenadministratie voor parochies op landelijk netwerk.
Structuur • Gezamenlijke organisatie namens alle bisdommen (IPAL) in Neer • Helpdesk, training en softwareontwikkeling door externe leverancier (GAC) in Oirschot. • Vrijwilligers kunnen van elkaar leren, bijvoorbeeld in regioverband
Modules • • • •
Ledenadministratie Kerkbijdrage administratie Financiële administratie Begraafplaatsadministratie
Techniek • • • • •
Beschikbaar via internet Werkt op iedere Windows computer met internetverbinding Vanaf Windows XP en Internet Explorer 8 of hoger Centrale database voor alle parochies Toegang door middel van gebruikersnaam en wachtwoord
Opties Opties parochieverbanden: – Decentraal – Centraal – Hybride
Navision
HOE TE STARTEN
9
Stappenplan • • • • •
Inschrijven via website of e-mail Parochie wordt ingepland voor cursus(sen) Na cursus conversie o.b.v. back-up Kerkhulp/KLA/Baruch/eigen sheets Live gang
Toegang tot Navision • Trainingsmateriaal is online beschikbaar • In gezamenlijk overleg is het mogelijk om trainingen te verzorgen op bereikbare afstand. • Cursussen worden het hele jaar georganiseerd door IPAL in samenwerking met GAC. • Na de cursus wordt inlognaam en wachtwoord verstrekt • Voor inhoudelijke vragen is de helpdesk GAC op werkdagen van beschikbaar van 9.00 uur tot 17.00 uur. De helpdesk is ook per e-mail bereikbaar.
Navision
LEDENADMINISTRATIE
12
Ledenadministratie (1) • Alle katholieken van Nederland in één systeem • Verhuizingen, overlijden, huwelijken worden automatisch geregistreerd • Mogelijkheid tot het vastleggen van gezinsverbanden • Parochie en voorkeursparochie • Koppeling met andere modules (kerkbijdrage, kerkhof en boekhouding)
Ledenadministratie (2)
Stichting Interkerkelijke Leden Administratie (SILA) Gemeentelijke basis administratie
Navision Parochies
Ledenadministratie (3) • In de gemeentelijke basisadministratie (GBA) is bekend welke burgers lid zijn van een kerkgenootschap • Uit privacy overwegingen staat in de GBA niet van welk kerkgenootschap iemand lid is • De SILA weet echter wel van welk kerkgenootschap iemand lid is • Mutaties worden via beveiligde internetverbinding met elkaar uitgewisseld
Ledenadministratie (4) Functionaliteiten: • Bijhouden van contactgegevens (naam / adres / woonplaats / telefoonnummer / e-mail) leden • Vastleggen van kerkelijke gebeurtenissen (doop / huwelijk / vormsel / eerste communie) • Vastleggen van pastoraal contact • Bijhouden van vrijwilligers en hun functies • Adreslijsten (bijvoorbeeld voor verspreiding van het parochieblad)
Demo ledenadministratie • Ledenkaart van een parochiaan LEDENBEHEER: Contactpersonen
• Overzicht van vrijwilligers LEDENBEHEER: Vrijwilligers -> Teams -> button 'Team' -> 'Taken -> alles weergeven
• Uitdraaien lijst van wijken voor parochieblad LEDENBEHEER: Wijken -> Bezorglijst portrait
Navision
KERKBIJDRAGE ADMINISTRATIE
18
Kerkbijdrage administratie Functionaliteit: • Vastleggen deelnemers kerkbijdrage • Printen acceptgiro’s • Aanmaken automatische incasso’s • Vastleggen toegezegde en/of betaalde kerkbijdrage en vaststellen niet betaalde kerkbijdrage • Mogelijke koppeling met de module boekhouding
DEMO
KERKBIJDRAGE
20
Navision
BOEKHOUDING
21
Boekhouding Varianten: • Centrale variant : Alle modules centraal, m.b.v. lokatiecode • Decentrale variant : Alle modules per locatie, Consolidatie • Hybride variant : Leden Kerkbijdrage per locatie, Boekhouding centraal
Boekhouding in Navision • Vereenvoudigd en toegankelijker sinds eind 2010 • Gebruik maken van snelmenu • Koppeling met ledenadministratie en kerkbijdrage administratie • Automatisch inlezen van dagafschriften en herkenning van de kerkbijdrage klanten
Boekhouding Functionaliteit: • Debiteuren • Crediteuren • Grootboek • Automatisch inlezen van dagafschriften • Financiële rapportage en analyse • Begroting • Exportfunctie naar Excel • Automatische jaarrekening
Dimensies • De grootboekrekeningen in het rekeningschema zijn landelijk door alle bisdommen gezamenlijk vastgesteld. Dit is noodzakelijk voor onderlinge vergelijkbaarheid en uniformiteit. • Met behulp van dimensies kan een parochie zelf een groot aantal parochie specifieke zaken inrichten. • Een Dimensie is een manier om grootboekposten aan een bepaalde categorie toe te wijzen • Sommige dimensies zijn verplicht in te voeren -> de boeking kleurt dan rood • Analyse van de dimensies via ‘lijsten en overzichten uitgebreid’
Inrichtingsstappen • • • •
Controleren en aanvullen parochiegegevens Aanmaken bankrekeningen Aanmaken debiteuren / crediteuren Aanmaken / aanpassen dimensies – – – – –
Gebouwen Personen Fondsen Collecten Eventueel: keuzedimensies
• Boeken van de beginbalans
Inlezen van dagafschriften • Voor alle gangbare banken – Rabobank formaat – Andere banken MT940 formaat
• Afhankelijk van website van de betreffende bank • Dagafschrift is later aan te passen of te verwijderen als het niet goed is • De hele omschrijving van de mutatie op het dagafschrift is zichtbaar • Afstemmen met de bank hoeveel detailinformatie gewenst is
Boekhouding • Aanleveren van Rekening & Verantwoording en Begroting aan het bisdom via internet • Gegevens worden bij bisdom ingelezen via een tussenbestand (alleen de saldi) na goedkeuring door het parochiebestuur • Gebruik van dimensies (= een dwarsdoorsnede van de boekhouding)
Jaarrekening • Als het boekjaar in Navision wordt afgesloten wordt de gebruiker automatisch doorgeleid naar een webformulier waar de verdere gegevens van de jaarrekening worden gecompleteerd. • Alle cijfers uit de boekhouding worden automatisch in het formulier opgenomen. • Na het invullen van alle gegevens kan de jaarrekening worden geprint.
Koppeling met kerkbijdrage module • Keuze tussen wel of geen koppeling kerkbijdrage - boekhouding • Welke werkprocedure hanteren? – Wie boekt de kerkbijdrage? – Alleen “bank-KB” is toegankelijk voor de kerkbijdrage administrateur – Kies een het juiste moment om de koppeling met de kerkbijdrage module aan te zetten – Gebruik maken van automatische inlezen van dagafschriften? En wie mag dagafschriften downloaden? – Hoe om te gaan met andere mutaties op het dagafschrift?
Navision
Boekhouding (SEPA) Nieuw bankrekeningnummer! Nieuwe acceptgiro’s Machtigingenbeheer t.b.v. incasso’s Incasso’s met pre notificatie
Boekhouding (SEPA) Verplicht per 1 februari 2014! Conversie naar IBAN Nummer: 15 juni is de integrale conversie uitgevoerd op de bankrekeningen. (500.000) Factuurlayout en IBAN acceptgiro’s zijn ingebouwd Parochies dienen nu IBAN banknummer in te voeren Eind juli wordt machtigingenmodule opgeleverd Oktober wordt de incassomodule opgeleverd
Boekhouding (SEPA) Machtigingenbeheer (mandaatbeheer) Er is naast een nieuw protocol ook een nieuwe werkwijze voorzien. Het beheer van mandaten moet volgens dit nieuwe protocol worden gecreëerd, beheerd en gearchiveerd door de crediteur en niet meer door de banken. Hierbij is er ook een waarborg voorzien met een terugbetaling aan de consument tot 8 weken bij een betaling die betwist wordt.
Boekhouding (SEPA) Machtigingenbeheer (mandaatbeheer) De parochies mogen de bestaande machtigingen die van de debiteuren zijn verkregen voor de huidige Nederlandse Incasso (Doorlopende Machtiging Algemeen), blijven gebruiken voor de nieuwe standaard Europese incasso. Men hoeft van hen geen nieuwe machtiging te vragen voor de overstap naar de standaard Europese incasso. Parochies moeten wel een aantal extra gegevens digitaal vastleggen in de administratie. Deze moet bij iedere incasso-opdracht meegezonden worden. Parochie moeten wèl een nieuw incassocontract afsluiten!
Demo boekhouding Bekijken grootboekposten BOEKHOUDING: snelmenu boekhouding -> grootboek
Memoriaalboekingen maken BOEHOUDING: snelmenu boekhouding -> boeken -> memoriaal
Exporteren naar Excel
Begraafplaatsadministratie Functionaliteit: Vastleggen van elke begraving Facturering aan nabestaanden Periodieke activiteiten (zoals verlenging grafrechten) Vastleggen gegevens over het graf (zoals steenhouwer, soort monument) Generen van brieven en documenten (bijvoorbeeld grafakte)
Demo begraafplaatsadministratie Invoeren overledene BEGRAAFPLAATS: overledene
Invoeren begraving BEGRAAFPLAATS: begraving
VRAGEN?
