Praktische richtlijnen aanvullend bij het reglement bedrijfskosten 1) Het invoeren van bestellingen, onkosten en directe facturen via RAPTOOLS
Personeelsleden hebben automatisch toegang tot RAPTOOLS.
Het goedkeuren van bestelaanvragen (BA), directe facturen (DFAC) en onkostennota’s (ONK) wordt geregeld in RAPTOOLS d.m.v. een ingebouwde goedkeuringsflow.
Het aangeven dat de kosten een bedrijfskarakter hebben, gebeurt in RAPTOOLS door het aanvinken van een standaardverklaring.
Het motiveren/kaderen van kosten gebeurt in RAPTOOLS door het invullen van een veld ‘motivatie’. Met motivering wordt bedoeld dat het belang van de kost voor de universiteit moet worden toegelicht.
Grensbedragen en tarieven (vb. kilometervergoeding) zijn ingebouwd in RAPTOOLS.
Om redenen van efficiëntie wordt aanbevolen het indienen van onkosten te bundelen (bijvoorbeeld één keer per maand) en het aantal in te voeren onkostennota’s op die manier te beperken.
Nadat de onkostennota/directe factuur is ingevoerd en goedgekeurd in RAPTOOLS door de budgethouder (of delegate) moet de bijhorende PDF samen met de originele bewijsstukken naar de financiële administratie opgestuurd worden.
Als de budgethouder zelf de begunstigde is van de betaling van de onkostennota/factuur, is op de PDF een handgeschreven bijkomende handtekening nodig van de hiërarchische meerdere. Wanneer, door omstandigheden, de hiërarchische meerdere niet aanwezig is, dan mag de hiërarchische meerdere dit regelen via mail. Deze mail moet dan aan de PDF worden gehecht.
Update 14/04/2014
Pagina 1 van 7
Om redenen van efficiëntie wordt aanbevolen het voorleggen van documenten voor een bijkomende handtekening aan de hiërarchische meerdere te beperken tot één keer per maand voor de VISA kaarthouders (vermits deze kaarthouders een langere termijn hebben vooraleer ze zelf de uitgaven aan VISA moeten betalen).
De financiële administratie gaat pas over tot betaling van de kosten na ontvangst van de PDF en nazicht van de bewijsstukken.
Tickets, bonnetjes en andere kleine bewijsstukken moeten in bijlage van de onkostennota gekleefd worden op een wit A4 blad (bij voorkeur met kleefband). Gelieve geen nietjes te gebruiken en niet recto-verso te kleven. De reden hiervoor is dat de bewijsstukken op de financiële administratie ten dienste van de budgethouder worden ingescand en de scanner loopt vast op nietjes. Het volledig onkostendossier kan weliswaar samengehouden worden met één nietje of paperclip.
Om het verlies van bewijsstukken te vermijden wordt gevraagd de bladzijden met bijlagen te nummeren. De meest efficiënte manier is rechtsbovenaan de bladzijde het documentnummer van de onkostennota en volgnummer (vb. ONK1 2033/1 op bijlage 1 – ONK1 2033/2 op bijlage 2 enz…) te vermelden zodat bij het inscannen alle bewijsstukken aan de correcte boeking kunnen gekoppeld worden. Dit geldt ook voor bijlagen bij directe facturen.
In het geval er bewijsstukken ontbreken, gelieve dit duidelijk te vermelden; dit vermijdt bijkomende vragen en het heen en weer sturen van de documenten.
Bij terugbetaling van buitenlandse voorgefinancierde aankopen in niet Euro landen moet rekening gehouden worden met wisselkoersen. De toegepaste wisselkoers kan bewezen worden door bij de onkostennota/directe factuur in de bijlagen een print out van de omzetting via een convertor website toe te voegen of wanneer er met VISA is betaald een copie van de visa-afrekening toe te voegen waarop de omrekeningskoers staat vermeld. Indien geen bijlage is toegevoegd gebruikt de financiële administratie
Update 14/04/2014
Pagina 2 van 7
de omrekeningskoers op datum waarop de kost zich heeft voorgedaan.
Als de PDF en bijhorende originele bewijsstukken conform zijn bevonden dan worden de kosten binnen de 7 werkdagen uitbetaald.
Directe facturen worden betaald conform de standaard betalingstermijn voor VUB facturen.
Op onkosten kan geen BTW gerecupereerd worden, bijgevolg zijn de bedragen die ingevoerd worden voor onkosten BTW inbegrepen.
Op facturen kan naargelang het BTW regime van het project BTW gerecupereerd worden. Het factuurbedrag moet ingevoerd worden BTW niet inbegrepen. De BTW wordt ingebracht aan de hand van het BTW percentage en wordt automatisch berekend.
Een bedrijfskost kan worden ingediend onder de vorm van een factuur (DFAC) of een onkostennota (ONK). Wat is het verschil? - Factuur van een binnenlandse leverancier met facturatie gegevens van VUB ( inclusief BTW nummer VUB) Te betalen aan de leverancier: in te voeren als DFAC met betaling aan leverancier. - Factuur van een binnenlandse leverancier met facturatie gegevens van VUB ( inclusief BTW nummer VUB) Indien niet te betalen aan de leverancier maar aan een personeelslid die de aankoop heeft voorgefinancierd: in te voeren als DFAC maar met betaling aan derden. - Factuur van een binnenlandse leverancier gefactureerd op een niet-VUB adres (i.c. persoonlijk adres van de persoon die de aankoop heeft voorgefinancierd): in te voeren als ONK. Opgelet: dit is een uitzonderingssituatie. Er moet gemotiveerd worden waarom de aankoop niet is gebeurd op naam van VUB en aangetoond worden dat de aankoop een bedrijfskost is en geen aankoop voor persoonlijke doeleinden.
Update 14/04/2014
Pagina 3 van 7
- Alle andere vormen van bewijsstukken dienen te worden ingevoerd als ONK. - Buitenlandse facturen/betalingen kunnen niet via RAPTOOLS worden ingevoerd maar moeten vergezeld van een papieren betalingsopdracht overgemaakt worden aan de financiële administratie (formulier beschikbaar via het intranet van FA). - Honoraria aan derden die u hebt voorgefinancierd met persoonlijke middelen, recupereert u best niet via een onkostennota in Raptools want dan lijkt het alsof u zelf de ontvanger van dat ereloon bent. Dit zou ertoe leiden dat u onterecht een belastingfiche ontvangt. Om in dit specifieke geval uw geld te recupereren volstaat het om de ereloonnota of het ontvangstbewijs over te maken aan de Heer Vincent Spiessens van de Financiële Administratie (
[email protected]), samen met een manuele betalingsopdracht aan uzelf. Gelieve ervoor te zorgen dat u steeds de volledige gegevens doorgeeft van de dienstverlener: naam, adres en (in voorkomend geval) het ondernemingsnummer. 2) Het invoeren van onkosten gemaakt met een corporate VISA kaart van de VUB Wanneer de corporate VISA kaart uitsluitend gebruikt wordt voor bedrijfskosten is het mogelijk deze kosten rechtstreeks aan VISA te laten betalen zonder dit persoonlijk voor te financieren. Hoe ga je tewerk? Na ontvangst van de afrekening van VISA voer je alle kosten van de afrekening in via een RAPTOOLS onkostennota met bijbehorende originele bewijsstukken. Kies als begunstigde van de onkostennota de partner BCC Corporate. Vergeet niet om de gestructureerde mededeling die je op de VISA afrekening terug vindt te vermelden bij de onkostennota! Opgelet: deze manier van werken mag niet toegepast worden als er op je VISA afrekening ook persoonlijke uitgaven staan. In dat geval moeten zowel de persoonlijke als de beroepskosten door het personeelslid eerst via de Update 14/04/2014
Pagina 4 van 7
persoonlijke bankrekening worden betaald en kunnen de beroepskosten dan via een onkostennota worden teruggevraagd. 3) Diverse
Van een factuur voor GSM op een privé adres wordt slechts het beroepsmatige deel vergoed, mits motivering. In praktijk bedraagt dit maximum 60%. Deze vergoeding is tijdelijk. Voorbeelden: - het gebruik van een persoonlijke GSM nodig tijdens de overgangsperiode om over te schakelen naar dual invoicing; - wanneer een VUB gsm niet nodig is voor de functie maar er wel tijdelijk een persoonlijke GSM moet gebruikt worden voor het uitvoeren van enquetes in het kader van onderzoek.
Als vergoeding van een aankoop van een GSM/PDA wordt gevraagd op basis van een onkostennota of factuur op een niet VUB adres dan wordt de vergoeding beperkt tot het beroepsmatige deel om te voorkomen dat de aanschaf een belastbaar voordeel in natura zou opleveren voor het personeelslid. In praktijk bedraagt de beperking 60%.
Regeling 2012: van een factuur voor internet op een privé adres wordt slechts het beroepsmatige deel vergoed, mits motivering. In praktijk bedraagt dit maximum 60%.
Regeling 2013: wanneer het personeelslid het gebruik van het internet op het privé adres motiveert, worden de kosten vergoed. Aan dit voordeel wordt een forfaitaire waarde gehecht van 60 Euro per jaar (K.B. d.d. 25/03/2003) en aangegeven op een fiche 281.10, ongeacht de verhouding tussen professioneel en privé gebruik.
De kosten van relatiegeschenken (aan derden) worden vergoed voor een maximumbedrag van 125 Euro per begunstigde/jaar, op basis van de fiscale en sociale wetgeving. Het is de verantwoordelijkheid van de budgethouder om ervoor te zorgen dat dit bedrag niet wordt overschreden.
Update 14/04/2014
Pagina 5 van 7
Het is zeer belangrijk dat dit bedrag, niet overschreden wordt omdat er dan fiscale gevolgen zijn voor de begunstigde : de VUB is dan verplicht een fiscale fiche (281.50) op te maken op basis waarvan de begunstigde wordt belast.
Geschenken aan personeelsleden: de bedragen vermeld in het reglement zijn bedragen die opgelegd worden door de fiscale en sociale wetgeving. Bij overschrijding van de grensbedragen spreekt men van ‘voordelen in natura’ en moet de VUB op deze bedragen RSZ betalen en wordt het personeelslid getaxeerd op het voordeel. Recent nog heeft de VUB fiscale controle gekregen. Er wordt dus met aandrang gevraagd de grenzen te respecteren.
Honoraria: naargelang het bedrag (minder of meer dan 3500€) moet als bewijsstuk een uitbetalingstaat of overeenkomst worden toegevoegd. Van beide staat een voorbeeld op het intranet van FA.
Verklaring op eer: in praktijk wordt bij verlies van bewijsstukken een verklaring op eer aanvaard tot een bedrag van 25 Euro. Een verklaring op eer is niet toegestaan voor projecten die extern moeten gerechtvaardigd worden.
De per diem of forfaitaire verblijfsvergoeding (dag/nacht) is slechts van toepassing in bepaalde gevallen (zie reglement). De dagvergoeding bedraagt 80 Euro en de nachtvergoeding 120 Euro. Deze bedragen zijn gebaseerd op de mediaan van de verblijfsvergoedingen per land van de federale ambtenaren zoals gepubliceerd in het BS van 09/05/2011.
Fooien: worden niet vergoed op extern te rechtvaardigen projecten. Op niet extern te rechtvaardigen projecten kunnen fooien vergoed worden als het een algemeen gebruik is in het land (vb. in de VS).
Professionele literatuur (boeken en tijdschriften), uitgezonderd cursusmateriaal en e-boeken, moet, tesamen met de bijhorende factuur, aangeboden worden in de biblioteek voor registratie/afstempeling. Bij hernieuwing / verlenging van het abonnement voor tijdschriften
Update 14/04/2014
Pagina 6 van 7
volstaat het om alleen de factuur naar de bibliotheek door te sturen voor afstempeling. Praktisch gaat men als volgt te werk : DFAC invoeren in RAPTOOLS; rapport printen en factuur toevoegen; alles doorsturen naar de bibliotheek voor registratie/afstempeling, waarna de bibliotheek ze naar de financiële administratie doorstuurt. 4) Online aankopen Bij online aankopen is soms moeilijk om het BTW nummer en factuuradres van VUB op de factuur te laten zetten. In dat geval moet op het bewijsstuk verklaard worden dat ‘de aankoop een beroepsmatige kost is en het goed blijvend eigendom is van VUB’.
Update 14/04/2014
Pagina 7 van 7
