SOCIALE MEDIA EN ARBEIDSRECHT Praktische richtlijnen voor het invoeren van een sociale media beleid Isabel Plets – Of Counsel Lydian
INLEIDING
Waarom een sociale media beleid een must is
Technologie loopt voor op wetgeving
Zelfregulering bij gebrek aan wettelijk kader
Email- en internetpolicies vaak niet toepasbaar op sociale media
Opportuniteiten (marketing tool + HR-tool) vs. risico’s
Exponentiële verspreidingsgraad informatie
Vervagen lijn privé-professioneel
Eerste rechtspraak, m.n. inzake ontslag 3
Gebruik & misbruik van sociale media door werknemers
Misbruik arbeidstijd - Virtueel absenteïsme
Cyberpesten – Schending privacy derden — 22% heeft over een collega tweet verzonden — 28% heeft foto’s werkevenementen gepost
Onthulling vertrouwelijke informatie — Voortijdig lekken nieuwe producten — Gevoelige informatie “Zit nog steeds vast met Chinese investeerders. Reken niet op mij vanavond…!”
Merk- en reputatieschade — “De klantenbloopers van Ikea” — “te gekke Colruyters”
Werknemers vatten impact posts niet — “OMG I HATE MY JOB! My boss is a total pervy wanker always making me do stuff just to piss me off!!” — Foto’s op café/vakantie tijdens “arbeidsongeschiktheid” 4
Duidelijke regels vereist
3/4e Belgische bedrijven heeft geen sociale media beleid
Nochtans, een sociale media beleid: — Vermijdt misverstanden d.m.v. duidelijke afspraken — Voorkomt dat onderneming in negatief daglicht komt te staan — Informeert werknemers over hun privacyverwachtingen — Biedt juridische kapstok voor nemen maatregelen en sancties, met respect privacy werknemers — Is zeer belangrijk element bij beoordeling concrete zaak door rechter
6
OPSTELLEN VAN EEN SOCIALE MEDIA BELEID
De werkgever beslist Over toegang en gebruik tijdens de arbeidstijd Werknemer staat onder gezag en moet instructies werkgever opvolgen (art. 17, 2° AOW) Werkgever is als eigenaar van arbeidsmiddelen (PC, smartphone, internetverbinding) vrij om hierover te beschikken “Deze CAO heeft geen betrekking op de regels voor de toegang tot en/of het gebruik van de elektronische online communicatiemiddelen, welke het prerogatief van de werkgever zijn” (CAO 81)
Over gebruik buiten de arbeidstijd Werknemers moeten zich respectvol en loyaal gedragen, geen vertrouwelijke informatie vrijgeven en werkgever niet schaden (art. 16 en 17 AOW) 8
Stappenplan
Social Media Team
•
Beleid op maat bepalen • Noden & wensen Functioneel / Niet-functioneel? • Open / gesloten beleid? • Hard / zacht beleid? •
•
Keuze instrument Arbeidsovereenkomst? • Arbeidsreglement? Eenzijdige richtlijnen (policy)? Opstellen • Taal • Inhoud
•
Invoeren I&C overlegorganen/werknemers • Wijzigen arbeidsreglement • Ter kennis brengen
Opvolging, controle & sanctionering 9
Begin goed voorbereid
Sociale media team — HR manager / HR medewerker — Commercieel profiel — Social Media Manager — IT-specialist — Bedrijfsjurist
10
Kies een beleid op maat
Noden & wensen
Functioneel – niet functioneel — OF sociale media als werkinstrument (virtuele ambassadeurs) — EN/OF puur privaat gebruik
Gesloten of open beleid — OF toegang sites blokkeren — generatie Y – smartphones – gebruik buiten arbeidstijd
— OF beperken toegang qua tijd (pauzes), duur, frequentie (aantal x per dag inloggen) of communicatiemiddelen (andere PC) — OF geen strikte controle op toegang, wel algemene gedragsregels
Hard of zacht beleid — OF strikte opvolging, controle en sanctionering — OF “soft law” gedragscode 11
Kies een beleid op maat Meest geblokkeerde websites (Bron: Smart Business Strategies)
1. Erotiek
69%
2. Gokken
59%
3. Download-sites
53%
4. Online games
46%
5. Geweld
45%
6. Facebook
43%
7. Twitter
39%
8. MySpace
36%
9. Videostreaming
35%
10. YouTube
35% 12
Op zoek naar het geschikte instrument Arbeidsovereenkomst
Arbeidsreglement
Eenzijdige richtlijnen
Waarde
Hoog
Gemiddeld
Laag (↔ gebruik)
Binding
Hoog obv instructierecht WG
Hoog obv instructierecht WG
Hoog obv instructierecht WG
Controle en sancties
Obv arbeidsreglement
Obv arbeidsreglement
Obv arbeidsreglement
Werknemersinspraak
Volledig
Gemiddeld
Geen
Informatie en consultatie
Ja
Ja
Ja
Formaliteiten
Administratief zwaar want individueel akkoord van iedere werknemer vereist
Geen individueel akkoord vereist, maar strikt formele procedure met collectieve werknemersinspraak
Geen formaliteiten
Afschrift sociale inspectie
13
Op zoek naar het geschikte instrument + Arbeidsovereenkomst
Arbeids-reglement
-
• • •
Hoog sociaal draagvlak Individueel akkoord Sancties
•
• • •
Hoog sociaal draagvlak Sancties All-in-one
• •
• •
• Eenzijdige richtlijnen (policy)
•
• •
Geen werknemersinspraak/akkoord vereist Geen formaliteiten Eenvoudig te wijzigen dmv wijzigingsbeding
14
• •
Individueel akkoord vereist, ook voor wijzigingen Administratief zwaar Evt. ook wijziging arbeidsreglement vereist (hard beleid) Collectief overleg Zware formele procedure, ook voor wijzigingen Sociale inspectie Lager sociaal draagvlak Evt. ook wijziging arbeidsreglement vereist (hard beleid)
Op zoek naar het geschikte instrument
Eenzijdige richtlijnen — Policy, gedragscode, protocol, (ondernemings)reglement, dienstorder, nota, …
— Afzonderlijke policy? — Relatie met andere policies:
IT (email / internet)
Ethische gedragscode
15
Taalwetgeving
NL / FR / DUI obv exploitatiezetel
Engels beleid op groepsniveau ?
Arrest Las (HvJ 16 april 2013, C-202/11) – internationale arbeidsovereenkomsten
16
Inhoud – Voorbeeldclausules
Inleiding — Waarom een beleid? – Informed consent
Materieel toepassingsgebied — Zo ruim mogelijk, zowel op het werk als daarbuiten
Personeel toepassingsgebied — Alle werknemers
Regels inzake toegang — Open of gesloten beleid — Werk/productiviteit mag er niet onder lijden 17
Inhoud – Voorbeeldclausules
Internet is publiek domein — Verweer tegen privacyrecht werknemers — Juiste en gepaste privacy settings (interne training)
Bevestiging algemene werknemersverplichtingen — — — —
Eerbied en achting – loyauteit Vertrouwelijke informatie moet confidentieel blijven Welvoeglijkheid en goede zeden Respect voor IP (auteurswet, logo’s, …) en privacy derden (recht op afbeelding) — Instructies en bevelen werkgever naleven
Verwijzing naar andere policies Ongepaste / schadelijke posts op eerste verzoek verwijderen 18
Inhoud – Voorbeeldclausules
Algemene gedragsregels bij niet-functioneel gebruik — Berichten plaatsen over of namens bedrijf — Hoe bedrijf beschrijven op profielpagina’s — Regels inzake “vriendschap” met hiërarchisch oversten, klanten, leveranciers — Statement dat opinies persoonlijk zijn — Wat te doen bij vaststellen van negatieve uitlatingen over bedrijf — Klachten over werk intern oplossen, niet via sociale media — Regels bij exit – aanpassen profiel, verwijzing naar bedrijf —… 19
Inhoud – Voorbeeldclausules
Specifieke gedragsregels voor functioneel gebruik — Huisstijl, communicatieregels, hoe zich kenbaar maken, profiel verwijderen bij einde AO, …
Aanduiden contactpersoon sociale media
Controle en sanctionering — Hard of zacht beleid — Verwijzing naar CAO 81 en Privacywet — Verwijzing naar relevante bepalingen arbeidsreglement 20
Inhoud – Voorbeeldclausules
Aansprakelijkheid (art. 18 AOW) — Werknemers blijven zelf aansprakelijk voor gebruik en eventuele schade
Akkoordverklaring eenzijdige richtlijnen / arbeidsreglement — Ondertekening “voor ontvangst” en/of “voor akkoord” – informed consent
Nieuw akkoord bij iedere wijziging?
Waarde akkoord? Ondergeschikte positie werknemer
— Instemming controle en verwerking persoonsgegevens
21
Inhoud - Voorbeeldclausules
Aanvullen met praktijkvoorbeelden
“Tips & tricks” – “Do’s & dont’s”
22
INVOEREN VAN HET SOCIALE MEDIA BELEID
Tussenkomst overlegorganen
Onafhankelijk van de gekozen rechtsbron — Beslissingsrecht? Neen — Informatie en/of consultatie? Ja
Ondernemingsraad — Wet 20 september 1948: advies over maatregelen die arbeidsorganisatie en -voorwaarden zouden kunnen wijzigen — CAO nr. 9 van 9 maart 1972 inzake OR: raadplegen over ingrijpende veranderingen arbeidsorganisatie of -overeenkomsten — CAO nr. 81 : inlichten over controle elektronische communicatiegegevens 24
Tussenkomst overlegorganen
CPBW — Bij ontstentenis OR: CAO nr. 9 — Bij ontstentenis OR: CAO nr. 81
Syndicale Delegatie — CAO nr. 5: gehoord over veranderingen die de contractuele of gebruikelijke loon- en arbeidsvoorwaarden kunnen wijzigen — Bij ontstentenis OR en CPBW: CAO nr. 81
Werknemers — Bij ontstentenis OR, CPBW en SD: CAO nr. 81 25
Wijziging arbeidsreglement
Noodzakelijk indien: — Gekozen voor opname sociale mediabeleid in arbeidsreglement
— Inhoud sociale media beleid via arbeidsovereenkomst of eenzijdige richtlijnen betrekking heeft op verplichte vermeldingen arbeidsreglement (hard beleid)
Rechten en plichten toezichthoudend personeel
Tekortkomingen en straffen (disciplinaire sancties)
Opsomming dringende redenen
26
Wijziging arbeidsreglement
Procedure Geen OR
Wel OR
Werkgever stelt ontwerp op
OR stelt ontwerp op
Aanplakking + Register / 15 dagen
Aanplakking
Verzenden register aan sociale inspectie
Raadpleging OR
Evt. tussenkomst sociale inspectie + paritair comité Inwerkingtreding Bewaren op toegankelijke plaats en afschrift aan iedere werknemer
Afschrift aan sociale inspectie
27
Ter kennis brengen
Aan personeel — Informatiesessies - training — Intranet
Aan Privacycommissie — (https://eloket.privacycommission.be/elg/chooseDeclarationType.htm;jsessionid=328 556D0BC3B9208EAC1954DA12F0E16)
Aan sociale inspectie — Indien wijziging arbeidsreglement
Aan derden / derde ondernemingen — Zelfstandige dienstverleners, uitzendkrachten, cateraars, schoonmaakploeg, etc. — Via dienstverleningsovereenkomsten 28
OPVOLGING, CONTROLE & SANCTIONERING
Opvolging
Up to date houden!
30
Controleer gepast
Voorwaarden van CAO 81 naleven
Finaliteit = naleven regels sociale media
Legaliteit – transparantie - “informed” consent – werknemer moet weten wat inbreuk is en tegen welke modaliteiten => policy! - Collectieve informatie aan overlegorganen
Proportionaliteit (verhouding inbreuk privacy en nagestreefde doeleinde: eerst anoniem – dan individualiseerbaar) 31
Controleer gepast
Privacy-issues
Recht op bescherming privé-leven — Niet absoluut: zelf publiek maken informatie (afstand) — Clausule in social media beleid
Redelijke privacyverwachting?
(Beperkte) rechtspraak is streng
— Arbeidsrechtbank Namen, 10 januari 2011 — Arbeidsrechtbank Leuven, 17 november 2011 en Arbeidshof Brussel, 3 september 2013: posten op publieke facebook-pagina sluit redelijke privacyverwachting uit
Feitelijke beoordeling - publieke informatie in context bekijken — Ruchtbaarheid informatie — Aard informatie — Intentie te schaden
32
Controleer gepast
Verwerken van persoonsgegevens conform Privacywet — Rechtmatig doeleinde — Informatie over verwerking — Rechten werknemer — Aangifte Privacycommissie (https://eloket.privacycommission.be/elg/chooseDeclarationType.htm;js essionid=328556D0BC3B9208EAC1954DA12F0E16) 33
Controleer gepast
Vrije meningsuiting (art. 19 Grondwet) - Recht op kritiek — Niet absoluut — Begrensd door
Verplichtingen als werknemer: Respect, vertrouwelijkheid, oneerlijke concurrentie, …
Geen laster – eerroof
— Fr. Cour de Cassation 10 april 2013: beledigingen t.a.v. ex-werkgever zijn privaat
34
Sancties
Het internet als bewijsmiddel - wering uit debatten?
Disciplinaire sancties
Stakingsvordering of schadevergoeding
Ontslag om dringende reden
Strafsancties
Klacht bij Privacycommissie - imagoschade 36
Sancties: algemene regels
Zorg voor een geldig bewijs
Volg interne procedures consequent
Sanctioneer proportioneel en gelijk
Bouw dossier op
37
Het internet als bewijsmiddel
Automatische wering uit debatten van onrechtmatig verkregen bewijs — “Exclusionary rule” — Antigoon brengt verandering (Cass. 14 oktober 2003)
Onder bepaalde voorwaarden kan rechter beslissen om onrechtmatig bewijs toe te laten
— Antigoon vindt weg naar burgerlijke zaken (Cass. 10 maart 2008) — Ook in arbeidszaken? Soms wel: Arbrb. Gent 1 september 2008; Arbh. Antwerpen, 2 september 2008; Arbrb. Mechelen, 20 maart 2013; Arbh. Antwerpen 24 mei 2013; Arbh. Brussel 3 september 2013 Soms niet: Arbh. Brussel 7 februari 2013
38
Tuchtsancties
Link met arbeidsreglement
39
Stakingsvordering en schadevergoeding
Staking vorderen van informatie op internet —
Kortgeding voor arbeidsrechtbank
Schadevergoeding — — —
Bewijs van fout, schade en causaal verband Artikel 18 Arbeidsovereenkomstenwet Begroting imagoschade?
40
Ontslag om dringende redenen — Artikel 35 Arbeidsovereenkomstenwet — “De ernstige tekortkoming die elke professionele samenwerking tussen de werkgever en de werknemer onmiddellijk en definitief onmogelijk maakt” — Foutief gebruik sociale media of andere contractuele tekortkoming — Drie dagen termijn
41
Ontslag om dringende redenen — Feitelijke appreciatie — Concrete omstandigheden en context — Duidelijkheid en transparantie van de overtreden norm Rechtbank aanvaardt niet dat werknemer niet-naleving procedures/verbodsbepalingen ten laste wordt gelegd, indien niet duidelijk vooraf meegedeeld Belang goed opgestelde arbeidsreglement / policies — Houding werkgever (gedoogbeleid) — Verleden werknemer — Clausule policy? 42
Ontslag om dringende redenen — Arbrb. Leuven 17 november 2011 en Arbh. Brussel 3 september 2013: DR
Hoge functie
Beursgenoteerd bedrijf
Tijdstip posten informatie
— Arbh. Brussel 4 maart 2010: Geen DR
Geen besef werknemer
Relatief beperkte impact van informatie voor beperkte groep
Sociaal conflict
— Arbrb. Namen 10 januari 2011: Geen DR
Sociaal klimaat 43
Strafsancties
Artikel 124 Wet elektronische communicatie — wijzigen, schrappen, kenbaar maken, opslaan of er enig gebruik van maken
Geldboete 50 EUR tot 50.000 EUR (x 6)
Artikel 314bis Strafwetboek — gebruik met bedrieglijk gebruik / oogmerk te schaden
Gevangenisstraf 6 mnd tot 1 jaar / geldboete 200 EUR tot 10.000 EUR (x 6)
Hacking (art. 550bis §1 Sw) — diegene die, terwijl hij weet dat hij daar toe niet gemachtigd is, zich toegang verschaft tot een informaticasysteem of zich daarin handhaaft
3 maanden tot 1 jaar (bedrieglijk opzet: 6 mnd tot 2 jaar) / 26 tot 5.500 euro (x 6)
“Intern” toegang verschaffen (art. 550bis §2 Sw) — met bedrieglijk opzet of met het oogmerk te schaden, zijn toegangsbevoegdheid tot een informaticasysteem overschrijden
6 mnd tot 2 jaar / 26 tot 25.000 euro (x 6)
44
Klacht bij Privacycommissie
Imagoschade
45
BESLUIT
Besluit
Social media beleid is een must in werkomgeving — Sensibilisering – informatie — Conflictbeheersing
Vermijden misverstanden door duidelijke afspraken
Vermijden imago- en/of reputatieschade
— Verweer tegen privacyrecht werknemer — Juridische kapstok voor controle en sanctionering met respect privacy werknemers — Toetsingselement voor beoordeling door rechtbanken 47
Vragen?
48
Isabel Plets Of counsel, Lydian Praktijklector, Vakgroep sociaal recht, Universiteit Gent T +32 2 787 90 83 M +32 477 79 10 01
[email protected] www.lydian.be
49
