ABAB-Internetboekhouden Handleiding: Directe bankkoppeling
0
1. Inleiding..2 2. Aanvragen directe bankkoppeling..2 2.1 Aanvraag bij de ABN AMRO...3 2.2 Aanvraag bij de Rabobank.6 2.3 Aanvraag bij de ING Bank10 3. Activeren directe bankkoppeling...14 4. Ophalen bankafschriften via directe bankkoppeling.15 5. Aanbieden betaalopdrachten via directe bankkoppeling Rabobank.........16
1
1. Inleiding De directe bankkoppeling maakt het mogelijk om met één druk op de knop dagelijks de laatste bankafschriften in het ABAB-Internetboekhouden binnen te halen. Zelf bestanden exporteren via de website van de bank, met bankmutaties ophalen en inlezen is niet langer nodig. Dit resulteert in tijdsbesparing en een efficiëntere werkwijze. Het ophalen van bankafschriften via de directe bankkoppeling is alleen mogelijk bij de Rabobank, ABN AMRO bank en ING Bank. Voor Rabobank klanten is het ook mogelijk om betaal- en incasso-opdrachten via de directe bankkoppeling vanuit ABAB-internetboekhouden door te zetten naar de Rabobank. Vanuit het ABAB-Internetboekhouden kunnen direct opdrachten naar de Rabobank worden verzonden. Vervolgens volstaat het accorderen van de opdrachten in internetbankieren om ze door de bank te laten verwerken. (Bij de ABN AMRO bank en ING Bank werkt dit helaas niet.)
2. Activeren directe bankkoppeling U kunt zelf de directe bankkoppeling aanvragen via de website van uw bank. Hierover hieronder meer. Tijdens deze aanvraag van de directe bankkoppeling wordt gevraagd om een licentienummer. Voor u begint kunt u dit daarom het beste alvast opzoeken. Dit licentienummer vindt u in het ABAB-Internetboekhouden via Help, Info.
Het licentienummer begint altijd met AV en wordt binnen het ABAB-Internetboekhouden Serienummer genoemd. Schrijf dit nummer op voordat u begint met de aanvraag van de directe bankkoppeling.
2
2.1 Aanvraag bij de ABN AMRO Rekening houders van ABN AMRO kunnen via onderstaande link het aanvraagformulier voor de directe bankkoppeling downloaden https://www.abnamro.nl/nl/zakelijk/betalen/boekhoudkoppeling/f_aanvragen.html Hieronder ziet u het scherm wat dan verschijnt. Kies tijdens de aanvraag voor Visma Software BV als uw boekhoudleverancier. Bij contract- of administratienummer boekhouding vult u het licentienummer wat op de vorige pagina van deze handleiding besproken is.
3
Als u in het scherm hierboven ook uw eigen gegevens gevuld heeft kunt u klikken op Volgende. U zult dan het onderstaande scherm zien.
Hier vult u ook weer de velden waar een * bij staat. Naar het e-mailadres dat u hier vult zal uiteindelijk een activeringscode gestuurd worden waarmee u zelf in ABAB-internetboekhouden de directe bankkoppeling kunt activeren. Hierover later in de handleiding meer. Deze activeringscode zult u normaliter na een dag of 2 ontvangen via de mail. Als u bovenstaand scherm gevuld heeft kunt u weer op Volgende klikken. Op het scherm wat dan verschijnt, controleert u de ingevulde gegevens en u drukt op afdrukken rechtsonder. Dan wordt het formulier getoond wat u dient af te drukken en te ondertekenen. Dit kunt u per post sturen naar het aangegeven adres. Onder dit formulier komt dan de knop Verzenden erbij. Hier klikt u op verzenden. De ABN MRO krijgt dan een signaal dat u met de directe bankoppeling wilt gaan werken. Als het ondertekende formulier met per post is ontvangen door de bank word de koppeling bevestigd. Hiervan krijgt u dan een e-mail met activeringscode. Dit kan dus een paar dagen duren. Het activeren van de directe bankkoppeling met de activeringscode wordt beschreven in Hoofdstuk 3 van deze handleiding.
4
2.2 Aanvraag bij de Rabobank De directe bankkoppeling voor rekeninghouders van de Rabobank laat zich gemakkelijk beheren vanuit Rabo Internetbankieren Professional. Op ieder moment kunt u de bankrekeningen selecteren waarvoor ze de koppeling willen gebruiken. Dit geldt niet alleen voor de eerste aanmelding, maar ook voor wijzigingen. Gebruik van de directe bankkoppeling kost 1,25 per gekoppelde bankrekening per maand. Log in het Rabobank Internetbankieren en ga naar Betalen & Sparen. Daar onder vindt u Online boekhoudpakket en Instellingen.
Indien u geen optie Online boekhoudpakket ziet binnen uw telebankieren, dan beschikt u over een andere versie van telebankieren. Neem dan contact op met uw bank zodat dit aangepast kan worden. Op de volgende pagina ziet u het scherm wat dan verschijnt. Kies bij boekhoudpakket voor Visma Software en klik dan op Rekeningen onderhouden linksonder.
5
Vervolgens wordt er gevraagd naar uw licentie. Hier kunt u aangeven dat u een eigen licentie heeft. In Hoofdstuk 2 uit deze handleiding heeft u uw serienummer opgezocht en opgeschreven. Dit kunt u dan invoeren. Uw licentiegegevens worden gecontroleerd waarna u onderstaand scherm te zien krijgt. Dit kunt u met Ja bevestigen en op volgende klikken.
6
Nu komt u in onderstaand scherm waar u uw eigen rekeningen ziet. Vink in de kolom Afschriften de bankrekening(en) aan waarvan u de gegevens wil koppelen aan het ABAB-Internetboekhouden. (Per bankrekening wordt € 1,25 per maand in rekening gebracht.)
(Indien u ook binnen het ABAB-Internetboekhouden beschikt over de modules Automatische betalingen en/of Automatische incasso heeft u ook de mogelijkheid om betaalopdrachten en incasso bestanden via de directe bankkoppeling uit te wisselen. U zult dan niet alleen de kolom Afschriften zien maar evt. ook Automatische betalingen en/of Incasso) Daarna klikt u op Volgende om verder te gaan. U ziet dan onderstaand scherm.
7
Vul uw contactgegevens in en zet een vinkje als u akkoord gaat met de kosten. Het emailadres wat u hier ingeeft wordt gebruikt om de activeringscode naar u toe sturen. Hoe u deze activeringscode gebruikt leest u in het volgende hoofdstuk. Als u dit gevuld heeft klikt u op Volgende om verder te gaan.
Uw aanmelding in dan bijna voltooid. Klik in dit scherm rechtsonder op ‘Terug naar Rabobank’
U komt dan in onderstaand scherm, Hier dient u nog uw digitale handtekening te plaatsen met behulp van uw Random Reader. Volg hiervoor de instructies op het scherm.
Naar aanleiding van deze aanvraag ontvangt u op het aangegeven e-mail adres een e-mail met daarin een bevestiging en een activeringscode. Dit is meestal binnen 1 of 2 dagen. Deze activeringscode moet worden ingevoerd in het ABABInternetboekhouden. Hierover leest u meer in H.3.
8
2.3 Aanvraag bij de ING Bank Rekeninghouders van de ING bank kunnen de directe bankkoppeling op onderstaande manier aanvragen. Voordat u dit doet is het advies om uw bankdagboek nog even zover mogelijk bij te werken op de oude manier Als u namelijk een koppeling heeft ingesteld, kunt u transacties niet meer standaard handmatig uploaden. Rekeninghouders van de ING bank kunnen de aanvraag in Mijn ING Zakelijk opstarten via ‘Gegevens en Instellingen’ en dan ‘Koppeling boekhoudpakket’.
9
Als u dit heeft aangeklikt komt u in onderstaand scherm.
Hier selecteert u uw eigen boekhoudpakket (Visma Software) en klikt u op Aanvragen / Wijzigen. Vervolgens wordt er gevraagd naar uw licentie. Hier kunt u aangeven dat u een eigen licentie heeft. Daarna vult u uw serienummer in wat u eerder heeft opgezocht. Uw licentiegegevens worden gecontroleerd waarna u onderstaand scherm te zien krijgt. Dit kunt u met Ja bevestigen en op Volgende klikken.
Vink daarna de bankrekening(en) aan die u wilt koppelen aan het ABAB-Internetboekhouden.
10
Klik op Volgende om verder te gaan.
Vul uw contactgegevens in en zet een vinkje als u akkoord gaat met de kosten. Het emailadres wat u hier ingeeft wordt gebruikt om de activeringscode naar u toe sturen. Hoe u deze activeringscode gebruikt leest u in het volgende hoofdstuk. Als u dit gevuld heeft klikt u op Volgende om verder te gaan.
Uw aanmelding is dan bijna voltooid. Klik in het volgende scherm op Terug naar ING. Dan komt u in onderstaand scherm. 11
U kiest dan voor bevestigen met TAN code en u vult de gevraagde gegevens.
Nadat u op verzenden klikt, krijgt u de bevestiging dat uw opdracht verwerkt is.
12
3. Activeren directe bankkoppeling Als u de mail met activeringscode ontvangen hebt kunt u zelf in ABAB-internetboekhouden de directe bankoppeling activeren. U logt in in ABAB-internetboekhouden en klikt via Bestand, op Administraties. Dan klikt u de betreffende administratie aan zodat deze regel blauw wordt. Kies dan bovenin voor Document, Aanmelden voor directe bankkoppeling.
Dan verschijnt het scherm waar u de activeringscode in kunt typen. Typ hier de activeringscode over uit de ontvangen e-mail en klik op OK. (Kopiëren en plakken werkt niet vanuit uw eigen pc naar ABABinternetboekhouden) U krijgt dan de melding of de bankkoppeling is geactiveerd of u krijgt een foutrmelding. Als u een foutmelding krijgt heeft u waarschijnlijk de activeringscode niet helemaal goed overgenomen. Omdat hier hoofdletters, kleine letters en cijfers in kunnen staan zijn is dit ooit lastig te lezen. Een tip is om de activeringscode te kopieren en plakken in Word en dan lettertype Times New Roman en lettergrootte 20 te gebruiken. Dan is met zekerheid te zien wat de precieze tekens zijn. U krijgt dan de melding dat de activering van de directe bankkoppeling is voltooid. (Mocht dit alsnog niet lukken kunt u het beste contact opnemen met onze Helpdesk ABAB-internetboekhouden via 013 46 47 148)
13
4. Ophalen bankafschriften via directe bankkoppeling Nu de directe bankkoppeling is geactiveerd kunt u Bankafschriften voortaan ophalen zonder dat u eerst naar de website van de bank gaat. In ABAB-internetboekhouden klikt u via Bestand, Financieel, op Bankafschriften.(Dit kan ook via Kas/Bank linksonder en dan Document, Bankafschriften.) Kies dan voor Document, Bankafschriften ophalen via directe bankkoppeling.
Dan verschijnt het volgende scherm.
Hier kunt u altijd de datum 01-01-2014 laten staan omdat het systeem alleen nieuwe gegevens ophaalt. Hij haalt altijd tot en met de dag van gisteren op.(Alleen als we een bankafschrift opgehaald en verwijderd hebben haalt hij het opnieuw op.) De bankkoppeling is op een bepaalde datum actief gemaakt door Visma Software (Accountview). Er zullen dus alleen mutaties opgehaald worden vanaf die datum en niet met terugwerkende kracht. Mochten er dan nog bankafschriften missen van voor die tijd dan dienen deze nog even op de ‘oude’ manier ingelezen te worden.
Deze optie blijft bestaan. (De bankafschriften worden op datum opgesplitst. Als u nog niet met het nieuwe MT940 formaat gewerkt heeft en alleen met het oude Rabobank mut.asc formaat heeft gewerkt is dit nieuw voor u. De oude formaten zijn niet langer beschikbaar en dit kan niet worden aangepast. Voordeel van de uitsplitsing op datum is dat fouten makkelijker terug te vinden zijn.)
14
5. Aanbieden betaalopdrachten via directe bankkoppeling (Alleen voor Rabobank) Bij de Rabobank kunt u de directe bankkoppeling ook gebruiken voor de betaal- of incassobestanden mits u over deze modules beschikt in ABAB-internetboekhouden. Voordat u dit kunt gebruiken dient u eerst een administratie instelling te controleren. Via Opties, Instellingen, klikt u op Administratie.
Dan verschijnt onderstaand scherm en klikt u op Financieel, Autom Betalingen.
Daar dient een vinkje staan bij ‘SEPA-richtlijnen gebruiken voor directe bankkoppeling. Als hier een vinkje gezet is kunt u het scherm sluiten via OK en kunt u een betaalbestand gaan aanmaken via de koppeling. Het aanmaken van de betaalbestanden gaat op dezelfde manier als altijd. U gaat via Bestand, Financieel naar Automatische betalingen (Automatische incasso werkt hetzelfde dus hieronder wordt enkel Automatische Betalingen besproken) Dan selecteert u met de spatiebalk de openstaande posten. Via Rapporten kiest u daarna voor Betalingen, zoals altijd, alleen nu kiest u in het volgende scherm voor de optie Versturen via directe bankkoppeling zoals hieronder. Formaat is dan niet meer van toepassing.
15
Onderstaande opties zijn niet nieuw maar licht ik nog even toe: -Betalingen verdichten: Advies is om dit uit te laten anders zouden posten voor dezelfde crediteur in 1 bedrag betaald worden. Dit is niet altijd gewenst door de crediteur en kan bankkosten met zich meebrengen. -Totaalbedrag terugmelden:. Als dit is aangevinkt wordt het totaalbedrag van het betaalbestand later in 1 regel getoond op het bankafschrift. Dit maakt het afletteren op de rekeningen betalingen onderweg (16910) makkelijker. U klikt op volgende en komt in onderstaand scherm. Hier heeft u zoals altijd de keuze om nog een aantal overzichten af te drukken. Dit vinkt u eventueel aan en u klikt op Volgende.
Als u een overzicht heeft aangevinkt komt u eerst in het afdrukscherm waar u zelf een printer kiest en afdrukt. Daarna ziet u onderstaand scherm.
In dit laatste scherm staat nu Versturen i.p.v. Voltooien. U klikt op Versturen en u krijgt dan een melding dat het verstuurd is naar de bank. (Als u een foutmelding krijgt kunt u het beste contact opnemen met de Helpdesk via 013 46 47 148.) Als dit is gelukt kunt u direct naar de website van de Rabobank om daar de betalingen te verwerken.
U logt in met uw Random reader in het internetbankieren van de Rabobank. Via Betalen en Sparen klikt u op Eurobestanden. Hier vind u de betaalopdracht(en) die u kunt selecteren en accorderen met de Random Reader. De opdrachten zijn dan betaald en u bent klaar.
16
