Verantwoordelijken voor de uitleg van het kwaliteitsmanagementsysteem aan de medewerkers en voor het volgen van de procedures etc

Kwaliteitsmanagementsysteem Beheer van het kwaliteitsmanagementsysteem KH-A-06.3

17-04-2009

Pagina 1 van 3

Datum vaststelling : 17-04-2009 Evaluatie datum : 17-04-2011 Eigenaar : Beleidsmedewerker Vastgesteld door : MT Datum aanpassingen aan : 20-01-2015

1. BETREFT Beheer van het kwaliteitsmanagementsysteem, zodanig dat het: Overeenkomt met de actuele situatie in de organisatie. Voldoet aan de gestelde eisen. Bekend is bij alle medewerkers die het betreft. 2. VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN De beleidsmedewerker is verantwoordelijk voor de uitvoering van deze procedure, waaronder: - Zodanig bijhouden van het kwaliteitsmanagementsysteem dat dit voldoet aan de gestelde eisen waaronder ISO 9001. De beleidsmedewerker laat zich hierbij ondersteunen door de MT-leden en de medewerker CSB. - Beoordelen en vrijgeven van documenten van het kwaliteitsmanagementsysteem. - Zorgen dat het kwaliteitsmanagementsysteem bekend is bij en begrepen wordt door de medewerkers. De medewerker CSB is verantwoordelijk voor: - Versiebeheer, verdeling, uitvoeren van wijzigingen en aanvullingen. - Het onderhouden van de kwaliteitsmanagementsysteemdocumenten op intranet. - De communicatie naar managementteamleden, teamleiders en medewerkers betreffende wijzigingen. - Bijhouden van KH-A-07. Verantwoordelijken voor de uitleg van het kwaliteitsmanagementsysteem aan de medewerkers en voor het volgen van de procedures etc. zijn: TL Medewerkers in teams* BM MT leden en Medewerkers Regiokantoor *Zo nodig komt de BM het KMS toelichten tijdens het ATO op de locaties. 3. VERWIJZINGEN KH-A-04 KH-A-05 KH-A-07 KH-C-11 KH-B-01 KH-B-02 KH-B-03 KH-E-06 KD-15 RI-21

Wet- en regelgeving Informatie bij gebruik van het kwaliteitsmanagementsysteem Inhoud en evaluatieschema kwaliteitssysteem Medezeggenschap clienten Missie, visie, strategie Beleid en doelstellingen Beleidscyclus Medezeggenschap medewerkers Portefeuilleverdeling MT Instructie Schrijfwijze

KH-A-06 Beheer van het kwaliteitsmanagementsysteem

20-01-2015 status definitief

Pagina 1


17-04-2009

Pagina 2 van 3

4. WERKWIJZE 4.1 Onderdelen van het kwaliteitsmanagementsysteem Het kwaliteitsmanagementsysteem bestaat uit: KH = Kwaliteitshandboek-procedures PR = Protocollen RI = Regeling en instructies FB = Functiebeschrijvingen KD = Overige kwaliteitsdocumenten Form = Formulieren Het kwaliteitsmanagementsysteem op intranet bevat alle geldige documenten. (Zie KH-A-05 voor meer informatie over het maken van afdrukken). Formulieren zijn beschikbaar op P:\Algemeen\Formulieren 4.2 Wijzigingsprocedure Verbetervoorstellen (verzoeken om een document te wijzigen of een document toe te voegen of te laten vervallen) kunnen worden voorgelegd aan MT-leden en TL’s: - Het verbetervoorstel/wijzigingsverzoek wordt doorgegeven aan de portefeuillehouder (dit is het verantwoordelijke MT-lid, zie KD-15). Als er geen portefeuillehouder is dan gaat het naar de beleidsmedewerker. - De portefeuillehouder beoordeelt de wijzigingen ten opzichte van het beleid en de wettelijke en overige eisen. (KH-A-04, KH-B-01, KH-B-02, KH-B-03) - De portefeuillehouder zorgt ervoor dat aan alle eisen wordt voldaan die gelden voor een zorgvuldige implementatie. - De portefeuillehouder laat het kwaliteitsmanagementsysteemdocument uitwerken en stuurt het naar de beleidsmedewerker. - De beleidsmedewerker toetst het aan wettelijke regelingen en de andere documenten in het kwaliteitsmanagementsysteem. (*) - De beleidsmedewerker biedt het aan het managementteam ter beoordeling en vaststelling. - De beleidsmedewerker biedt het conform de WMCZ (wet medezeggenschap clienten zorginstellingen) aan bij CVR. - De beleidsmedewerker biedt het conform de WOR (wet op ondernemingsraden) aan bij de OR. (*) De beleidsmedewerker zorgt ervoor dat de wettelijke bepalingen en interne afspraken betreffende medezeggenschap van cliënten, hun vertegenwoordigers en medewerkers worden gevolgd. (KH-C-15, KHE-06)

Na een geaccepteerde verandering vindt het volgende plaats (uitvoering door medewerker CSB): - De revisie (0,1,2,3 etc.), datum van het document en eventueel de huisstijl worden aangepast. - Het intranet wordt bijgewerkt door de Communicatie medewerker. Medewerkers en belanghebbenden krijgen informatie over relevante wijzigingen via een e-mail. De TL beslist of de wijziging eventueel in het ATO wordt toegelicht.



Pagina 2


17-04-2009

Pagina 3 van 3

4.3 Nieuwe documenten in het kwaliteitsmanagementsysteem 4.3.1 Sjablonen Bij het maken van nieuwe documenten worden de daarvoor ontwikkelde sjablonen gebruikt. De Sjablonen zijn voorzien van de huisstijl, per document onderdeel de vaste rubrieken, voettekst en zo nodig koptekst. Het lettertype en de grootte staan beschreven in RI-21. Ieder sjabloon, met uitzondering van de functiebeschrijvingen, omvat de volgende onderdelen; - Titel: - Datum: - Laatste aanpassing aan: - Eigenaar document: - Evaluatiedatum: - Vastgesteld door: De voettekst heeft de naam Alfabet en wordt voor alle documenten en formulieren gebruikt. In de voettekst staat de naam van het document en het paginanummer. We gebruiken in de voettekst lettergrootte 9. 4.3.2 KH en KD documenten KH en KD documenten bevatten vier vaste secties en een koptekst. De vaste secties worden genummerd 1 t/m 4 en bevatten de volgende informatie; - Betreft; Beschrijft waar het document over gaat. - Verantwoordelijkheden en bevoegdheden; Beschrijft wie voor het beschreven proces verantwoordelijk is. - Verwijzingen/bijlagen; Beschrijft de afkorting en naam van documenten waarnaar verwezen wordt en geeft aan of er bijlagen zijn. - Werkwijze; Beschrijft het proces De koptekst bestaat uit een tekstvak met vier vakken waarin de documentnaam, de afkorting, de datum waarop het originele document is aangemaakt en de paginanummering te vinden zijn. 4.3.3 PR documenten PR documenten bevatten een voorblad waar de documentnaam dikgedrukt staat met daaronder een korte toelichting. We maken gebruik van lettergrootte 16 voor de naam en lettergrootte 11 voor de toelichting. Op pagina twee staan bovenaan de verplichte onderdelen zoals beschreven in 4.3.1. 4.3.4 RI documenten RI documenten bevatten een voorblad waar de documentnaam dikgedrukt staat met daaronder een korte toelichting. We maken gebruik van lettergrootte 16 voor de naam en lettergrootte 11 voor de toelichting. Op pagina twee staan bovenaan de verplichte onderdelen zoals beschreven in 4.3.1. 4.3.5 FB documenten FB documenten zijn opgesteld via een vast format en beschrijven de taken en verantwoordelijkheden van de betreffende functie. Qua uniformiteit wordt gewerkt met dezelfde voettekst als in de overige documenten. 4.3.6 Excel bestanden Uitzonderingen in het bovenstaande zijn documenten opgemaakt in Excel. KH-A-06 Beheer van het kwaliteitsmanagementsysteem


Pagina 3


17-04-2009

Pagina 4 van 3

4.4 Archief van het kwaliteitsmanagementsysteem De medewerker CSB bewaart vervallen documenten digitaal ten minste 12 maanden of langer indien wettelijk voorgeschreven. Stroomschema “Beheer van het kwaliteitsmanagementsysteem”



Pagina 4


17-04-2009


Pagina 5 van 3


Pagina 5

Verantwoordelijken voor de uitleg van het kwaliteitsmanagementsysteem aan de medewerkers en voor het volgen van de procedures etc

Recommend Documents