Referentie
Aant nr. 1
Overzicht openstaande punten jaarrekeningcontrole 2009 Materiële vaste activa (duurzame waardevermindering)
Afwerking Zie bijlagen
Graag ontvangen wij ten behoeve van de vaststelling dat er voor de materiële vaste activa geen sprake is van een duurzame waardevermindering de stukken ten aanzien van de aanbesteding mobiliteit aan Roteb (hieruit dient blijken dat de verkoopwaarde minimaal de BW per 31.12.2009 bedraagt). 2
Materiële vaste activa (vaststelling bestaan)
Zie bijlagen
Graag ontvangen wij ten behoeve van de vaststelling van het bestaan van de materiële vaste activa de stukken ten aanzien van de aanbesteding mobiliteit aan Roteb (hieruit dient blijken dat de vervoersmiddelen en rollend materieel zoals opgenomen in de activastaat per 31.12.2009 bestaan). 3
Crediteuren
Zie bijlage (Excel)
Graag ontvangen wij een Excel bestand met totaalsaldi per crediteur per balansdatum. Kees heeft al wel een bestand gemaakt, maar een bestand waar wij mee kunnen werken (filteren, draaitabel etc.) hebben wij nog niet ontvangen. 4
Crediteuren Graag ontvangen wij een verklaring van de daling van de crediteuren ten opzichte van 2008. Kees heeft al wel aangegeven dat dit deels komt door lagere tarieven verwerkingskosten, maar een verdere verklaring zou nog volgen.
5
Notulen Graag ontvangen wij nog een aantal notulen van besloten vergaderingen. Het betreft de notulen Algemeen Bestuur 13-04-2010, Dagelijks Bestuur 18-01-2010 (alleen agendapunt 8) en Dagelijks Bestuur 22-03-2010. Tevens ontvangen wij nog graag de MT notulen van 1204-2010. Deze waren niet openomen in de map.
Saldo crediteuren 2009 bedraagt circa 3,6mln. Ultimo 2008 was saldo crediteuren ook circa 3,6mln. In de jrk 2008 is tevens bij de crediteuren opgenomen een post ad circa 1,3 mln betalingen onderweg. Ultimo 2009 was geen sprake van betalingen onderweg. De spec 2008 zou moet Deloitte in haar dossier 2008 hebben. Van de besloten vergaderingen zijn geen notulen opgesteld.
MT 12-4-2010 is vervallen. Derhalve geen notulen aanwezig.
4115A
6
Memoriaalboekingen
Zie bijlage
Ten behoeve van de controle van de memoriaalboekingen is met Kees besproken dat selectie vanuit SAP leidt tot een bestand met dusdanig veel niet-memoriaalboekingen dat dit niet werkzaam is. Wij willen daarom Kees vragen of hij vanuit een aantal grootboekspecificaties, met verdeling tussen balansrekeningen en winst- en verliesrekeningen, in totaal 10 memoriaalboekingen kan selecteren en hier de boekingen en de achterliggende stukken van kan verzamelen. De volgende controles dienen hierbij zichtbaar te zijn uitgevoerd:
7
-
is het boekstuk aanwezig in de map memoriaal 2009?
-
zijn er belegstukken aanwezig ter onderbouwing van de memoriaalboeking?
-
zijn de aanwezige belegstukken volledig?
-
is het boekstuk cijfermatig juist (op basis van belegstukken)?
-
heeft de controller geparafeerd voor akkoord?
Controle betalingsverkeer (inkopen)
Zie bijlage
Graag ontvangen wij de IC-werkzaamheden op de juiste en rechtmatighe betaling van 5 batches in verband met ontoereikende procedure stambestand crediteuren. 8
Tarieven brengstations Page: 2 Peter Nieuwenhuizen geeft aan dat het opstellen van de tarieven een verantwoordelijkheid is van Avalex zelf (en zijn niet opgenomen in de verordeningen van de deelnemende gemeenten). Peter verwijst hiervoor naar de mantelovereenkomst 2.2 inzake vergoedingsregeling. De niet in Artikel 1.2.1 genoemde taken, welke wel in de begroting zijn opgenomen en door middel van een voorschot in rekening worden gebracht, zullen worden verrekend aan de hand van het werkelijk aantal bestede uren, vermeerderd met aan Avalex doorberekende kosten van derden, overeenkomstig de tarieven uit door het bestuur van de GR vastgestelde tarievenlijst. De tarieven zijn echter niet expliciet vastgesteld door het bestuur. Dit zullen wij rapporteren in het rapport van bevindingen (heeft verder geen gevolgen voor rechtmatigheid) Graag de tarieven voor akkoord laten tekenen door de directeur (Peter Floor) en aantonen dat de geautoriseerde tarieven aansluiten op Pfister.
Zie bijlage, tarievenlijst is geaccordeerd door de Algemeen Directeur.
1533C.A
9
10 Commerciële Dienstverlening Bij lijncontrole geconstateerd dat het tarief voor kunststof is gehanteerd i.p.v. metaal uit concurrentieoverwegingen
11 Zie bijlage, contract is geaccordeerd door de Algemeen Directeur.
Graag het contract alsnog laten autoriseren door de directeur (Peter Floor). 12
Commerciële Dienstverlening Graag ontvangen wij de tarieven die gelden voor de commerciële dienstverlening Avalex Den Haag (Leidschendam-Voorburg, Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp en Wassenaar) en Avalex Delft.
Zie bijlage, tarievenlijst is geaccordeerd door de Algemeen Directeur.
Graag de tarieven voor akkoord laten tekenen door de directeur (Peter Floor) en aantonen dat de geautoriseerde tarieven aansluiten op Pfister/SAP. 1533C.A
13
Overslag zakelijk afval Delft Er is een vastgesteld tarief voor de gemeenten en zakelijke klanten voor het in rekening brengen van de kosten. Deze tarieven zijn nog te ontvangen en dient te worden vastgesteld of dit juist in Pfister zijn verwerkt.
PN - Zie bijlage, tarievenlijst is geaccordeerd door de Algemeen Directeur.
Graag de tarieven voor akkoord laten tekenen door de directeur (Peter Floor) en aantonen dat de geautoriseerde tarieven aansluiten op Pfister/SAP 1534 B
14
Personeel (IC op personele mutaties)
Stukken gereed leggen ter controle.
Graag ontvangen wij (indien nog niet in het balansdossier is opgenomen) de achterliggende bewijsstukken (salarisstrook, arbeidsovereenkomst, kopie ID e.d.) ter vaststelling dat de uitgevoerde IC op 30 personele mutaties juist is uitgevoerd en hiervan gebruik kunnen maken. 1534 B
15
Personeel (volledigheid verwerkte personele mutaties)
Opgevraagd bij PZ. Carlijn en Barbara
Graag ontvangen wij een zichtbare aansluiting van de urenregistratie op de personeelsadministratie en de autorisatie van het formatieoverzicht door de controller voor de medewerkers werkzaam op kantoor ter vaststelling van de volledigheid van de verwerkte personele mutaties. 16
Personeel (VAR-verklaringen) Graag ontvangen wij een overzicht van de ZZP’ers in 2009 en de bijbehorende VAR-verklaringen.
Voor 2009 is sprake van twee ZZPér. Peter Floor en Shelly van Irsen. PF is zijn VAR 2009 kwijt. Wel zijn aanwezig en aan Deloitte verstrekt de VAR 2008 en 2010. De VAR 2009 van SvI is als bijlage bijgevoegd.
17
Omzet
Zie aangeleverde bijlagen en specs.
Graag ontvangen wij de onderbouwingen en rapportages omtrent de volledigheid van de verantwoorde omzet. 18
Kosten
Zie aangeleverde bijlagen en specs.
Graag ontvangen wij de interne analyse kosten op de juistheid van de verantwoorde kosten in de jaarrekening 2009. 19
Checklist BBV
Checklist BBV ingevuld.
Graag ontvangen wij de ingevulde checklist BBV. 20
Juridische conflicten Is er in 2009 en 2010 sprake geweest van juridische conflicten/geschillen? Zo ja, welke en wat is hiervan de omvang?
21
Rechtmatigheid (Europees aanbesteden)
Sinds 2007 speelt en geschil met Methorst. Het contract van deze partij is beëindigd vanwege het declareren van niet gereden ritten. Ondanks is de claim ad circa € 300K door de rechtbank afgewezen. De uitspraak van de rechter is als bijlage bijgevoegd. Zie bijlage
Graag de acties uitvoeren zoals op vrijdag 28 mei 2010 mondeling besproken. Zie afzonderlijke bijlage voor de diverse uit te voeren acties. 22
Rechtmatigheid (juistheid en volledigheid normenkader) Tijdens de controle is geconstateerd dat de mantelovereenkomst niet is opgenomen in het normenkader. Graag deze toevoegen en beoordelen of er nog meer verordeningen en wet- en regelgeving ten onrechte niet zijn opgenomen in het normenkader. Tevens is bijvoorbeeld de verordening afvalstoffenheffing opgenomen in het normen. Hebben de verordeningen van de gemeentes wel invloed op de GR?
Zie verslag uitgevoerde werkzaamheden/bevindingen rechtmatigheid.
23
Rechtmatigheid (Operationaliseren normenkader) Het normenkader bestaat uit een overzicht van de geldende externe en eigen regelgeving met betrekking tot financiële beheershandelingen. Om het normenkader te kunnen gebruiken voor de interne beheersing en de accountantscontrole moet het worden geoperationaliseerd. Met andere woorden de regelgeving wordt nader uitgewerkt in kaders, richtlijnen en beheersmaatregelen. Ten behoeve van de uitwerking is het van belang dat bekend is welke bepalingen van de regelgeving relevant zijn voor het rechtmatigheidbeheer. In het kader van de accountantscontrole gaat het daarbij om de bepalingen waar voor de gemeente/gemeenschappelijke regeling financiële consequenties uit kunnen voortkomen (recht, hoogte en duur). Het normenkader dient nader geoperationaliseerd te worden door middel van een toetsingskader, indien dit niet gebeurd moeten alle artikelen in het normenkader getoetst worden. Kern van een toetsingskader is dan dat wordt aangegeven aan welke bepalingen uit de regelgeving in het normenkader al dan niet financiële consequenties worden verbonden. Graag van alle regelgeving zoals opgenomen in het (aangepaste) normenkader beoordelen uit welke artikelen financiële consequenties uit kunnen voortkomen (recht, hoogte en duur) en op deze artikelen zichtbaar vastleggen dat rechtmatig is gehandeld.
KBO Alle groen gearceerde punten zijn afgewerkt. 18 juni 2010
Zie verslag uitgevoerde werkzaamheden/bevindingen rechtmatigheid.
