Overzicht Kaders Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk. (versie 1.0, datum: 2 maart 2012)

Overzicht Kaders Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk (versie 1.0 , datum: 2 maart 2012)

1

Woord vooraf Voor u ligt een overzicht van de rijksbrede kaders op het terrein van organisatie en bedrijfsvoering bij het Rijk. Dit maakt goed duidelijk wat wij met elkaar al hebben gerealiseerd als het gaat om het waarmaken van de rijksbrede ambities op het terrein van de organisatie en bedrijfsvoering. Een belangrijke impuls hiervoor was de nota Vernieuwing Rijksdienst waarin het kabinet nieuwe rijksbrede ambities voor de bedrijfsvoering heeft gesteld. Het kabinet gaf helder aan dat voor de bedrijfsvoering een kaderstellend beleid nodig is, dat op centraal niveau wordt ondergebracht. Met betrekking tot de gebieden Personeel & Organisatie, Informatievoorziening en Informatie- en Communicatietechnologie, Inkoop, Huisvesting en Facilitymanagement. Daartoe is het Directoraat-Generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk (DGOBR) gevormd bij het ministerie van BZK. Met dit DGOBR, de directe samenwerking met alle ministeries in de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR) en in het verlengde hiervan de per bedrijfsvoeringsgebied ingestelde gremia over de bedrijfsvoering van de rijksdienst is de centrale organisatie van de bedrijfsvoering ingebed in een interdepartementaal stelsel van beleidsvoorbereiding en beleidsvaststelling. Voor het met elkaar vasthouden en uitbouwen van de ingezette beweging op het terrein van de bedrijfsvoering Rijk is het toegankelijk beschikbaar hebben van wat wij met elkaar op het bedrijfsvoeringsterrein aan kaders en normen hebben afgesproken een belangrijke basisvoorwaarde. Met dit Overzicht Kaders Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk en het op Rijksportaal toegankelijk beschikbaar stellen van de achterliggende formele documenten zetten wij een volgende stap in het ontwikkelen van een institutioneel rijksbreed geheugen op bedrijfsvoeringsterrein. Van harte hoop ik dat het gebruik van dit Overzicht u en ons helpt bij het zetten van verdere stappen in de organisatie van de bedrijfsvoering van het Rijk. Voor de teksten inclusief achterliggende formele documenten ga naar: rijksportaal > kerntaken > rijksbreed > organisatie en bedrijfsvoering > onderdelen bedrijfsvoering > doorklikken op een van de onderdelen. Jaap Uijlenbroek Directeur-generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk

2

Inleiding In de afgelopen jaren heeft de samenwerking op het gebied van de bedrijfsvoering bij het rijk een hoge vlucht genomen. Door het maken van afspraken over rijksbreed te hanteren kaders en normen wordt een beter afgestemde en meer eenduidige aanpak bevorderd en wordt dubbel werk voorkomen. Dergelijke afspraken worden onder meer gemaakt in het kader van de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR) en de daarmee verbonden interdepartementale commissies op de verschillende terreinen van de bedrijfsvoering. Gezamenlijke afspraken op het gebied van de bedrijfsvoering zijn ook neergelegd in beleidsstukken van het kabinet, die zijn aangeboden aan de Tweede Kamer der Staten-Generaal of in besluiten van de ministerraad. Tot aan het verschijnen van deze publicatie bestond van deze rijksbrede afspraken geen goed overzicht. Daardoor was ook voor de direct betrokkenen niet altijd duidelijk van welke normen men bij het dagelijkse werk kon uitgaan. Het beter en overzichtelijker vastleggen van de bestaande kaders is ook nodig vanwege de bij het regeerakkoord afgesproken rol van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties op het terrein van de organisatie en bedrijfsvoering van de rijksdienst. Als uitvloeisel van het uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst is een nieuw coördinatiebesluit organisatie en bedrijfsvoering 2011 (Coördinatiebesluit 2011) tot stand gekomen. Dat geeft de minister van BZK de bevoegdheid kaders vast te stellen voor de organisatie en de bedrijfsvoering van de rijksdienst. De door de ministeries gemaakte afspraken krijgen daarmee een betere grondslag. Op dit moment zijn al twee kaders op het Coördinatiebesluit 2011 gebaseerd: het Kader Topstructuur en Topformatie Rijksdienst 2007; het Functiegebouw Rijk. Daarnaast zijn er al verscheidene rijksbrede afspraken en normen op andere terreinen van de organisatie en bedrijfsvoering Rijk gemaakt waarvoor het vanwege de transparantie en uniformerende werking voor de hand ligt deze te baseren op het Coördinatiebesluit en op te nemen in een op het Coördinatiebesluit gebaseerde Overzicht Kaders Organisatie en Bedrijfsvoering. Met dit Overzicht worden de belangrijkste rijksbreed afgesproken normen op het terrein van de organisatie en bedrijfsvoering rijk gepresenteerd. Voorzover deze niet in hogere wet- en/of regelgeving zijn neergelegd. Deze normen zijn minimaal rijksbreed ambtelijk afgestemd op het niveau van de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk en vaak ook op het niveau van de ministerraad. Het gaat om concrete normen, die direct toepasbaar zijn (zoals het percentage externe inhuur) maar ook om abstractere en soms in referentiemodellen vervatte normen (zoals in het geval van de Modelarchitectuur Rijksdienst MARIJ). Concrete kaders en normen zijn zoveel mogelijk als zodanig in dit Overzicht opgenomen. Referentiekaders en –normen worden in dit Overzicht genoemd. Daarbij wordt voor de precieze normering naar het betreffende kader (op de Rijksportaal) verwezen. Deze normen, inclusief de brondocumenten (regelingen, brieven aan de Tweede Kamer, handboeken), zijn toegankelijk gemaakt via rijksportaal. Ga naar: rijksportaal > kerntaken > rijksbreed > organisatie en bedrijfsvoering > onderdelen bedrijfsvoering > doorklikken op een van de onderdelen. In het bijgevoegde totaaloverzicht kunt u niet doorklikken naar de onderliggende brondocumenten. De publicatie van de in dit Overzicht opgenomen normen heeft als belangrijk neveneffect dat de opgenomen normen kunnen worden betrokken bij de inrichting van de departementale planningsen controlcyclus en dat in dat kader door de ministeries ook op de naleving kan worden toegezien.

3

Personeel: Kaders en normen Personeel Rijk Kaders op het bedrijfsvoeringsaspect Personeel zijn onderscheiden in de volgende categorieën: Arbeidsvoorwaarden & Rechtspositie Personeelsbeleid

Arbeidsvoorwaarden & Rechtspositie

(Arbowet) Arbocatalogus In de Arbowet komen sinds 2007 zogenaamde doelvoorschriften voor, die door werkgevers en werknemers verder moeten worden ingevuld. Dat gebeurt ook bij de rijksoverheid. De arbocatalogus is een online gids voor management, specialisten en individuele medewerkers met daarin de rijksbrede afspraken op het gebied veiligheid, gezondheid en welzijn. De arbocatalogus is te vinden op Rijksportaal. De Arbeidsinspectie zal bij haar inspecties de arbocatalogus hanteren als toetsingsinstrument voor de kwaliteit van het te voeren arbobeleid. Naast de verplichte afspraken zijn in de catalogus ook een aantal zogenoemde arbohandRIJKingen aangegeven. Dit zijn praktijkervaringen die als voorbeeld kunnen dienen voor de verdere invulling van het arbobeleid. In de arbocatalogus Rijk is opgenomen op welke concrete manieren de werkgever bescherming biedt opdat er veilig en gezond gewerkt wordt. De beschreven maatregelen en middelen waarborgen dat voldaan wordt aan de vereisten uit de Arbowetgeving. De arbocatalogus Rijk is van toepassing op alle Rijksambtenaren met uitzondering van Defensiepersoneel. De arbocatalogus Rijk is opgesteld in opdracht van het Sector Overleg Rijk. Over de inhoud is overeenstemming bereikt tussen de sociale partners vertegenwoordigd in het Sector Overleg Rijk. In de arbocatalogus is te zien: • Welk beleid er op het gebied van veilig en gezond werken gevoerd wordt. • Welke afspraken er gelden voor minimum bescherming. • Welke concrete oplossingen er zijn om risico's te verkleinen dan wel te vermijden. Per onderwerp wordt het volgende aangeboden: • Een korte introductie over het onderwerp en de aanpak van desbetreffende risico's. • de voor het onderwerp geldende wet- en regelgeving. • De voor de Sector Rijk gemaakte concrete beschermingsafspraken. • overzicht van middelen en instrumenten die voor de aanpak van de risico's in te zetten zijn. Op dit moment gelden afspraken over de volgende arbeidsrisico's: beeldschermwerk agressie en geweld door derden Het onderdeel werkdruk en overige psychosociale belasting is in voorbereiding.

Kader Topstructuur en Topfuncties Rijk 2007 (MR, 2007) Een door de ministerraad in 2007 vastgesteld kader voor de waardering van topfuncties vanaf schaal 16, gepubliceerd door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in juli 2007.

4

In augustus 2006 heeft de toenmalige minister voor Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties een nieuwe werkwijze vastgesteld voor het omgaan met de topstructuur en topformaties bij het Rijk. De ministeries krijgen een grotere verantwoordelijkheid en meer ruimte. Zij hoeven niet meer alle topfuncties vooraf aan het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) voor te leggen. Voor een groot aantal topfuncties stellen zij binnen randvoorwaarden de niveauindeling zelf vast. Het Kader Topstructuur en Topfuncties Rijk geeft deze randvoorwaarden aan. Het geeft inzicht in de wegingsfactoren voor de topfuncties en vertaalt deze naar een aantal categorieën van functies. Voor het beperkte aantal topfuncties waarover vooraf overeenstemming met BZK noodzakelijk is, blijven formatievoorstellen noodzakelijk. Voorstellen zijn ook mogelijk in gevallen waarin het Kader geen uitkomst biedt. Bij het beperkte aantal topfuncties dat vooraf moet worden voorgelegd aan BZK gaat het in de eerste plaats om functies vanaf schaal 16 met een managementverantwoordelijkheid die rechtstreeks vallen onder de secretaris-generaal van een ministerie, met uitzondering van de stafdirecteuren. Deze groep functies omvat bij voorbeeld de directeuren-generaal, de inspecteursgeneraal en directeuren van planbureaus. Ten tweede gaat het om de functies van alle eindverantwoordelijke directeuren van baten-lastendiensten vanaf het niveau schaal 16. De ministeries krijgen vanuit het vertrouwen in eigen verantwoordelijkheid voor alle overige topfuncties in de schalen 16 t/m 18 binnen de randvoorwaarden van dit Kader Topstructuur en Topfuncties Rijk de ruimte de niveau-indeling zelf vast te stellen. Departementale kaarten geven aan welke topstructuur en topformatie voor het betrokken ministerie als uitgangssituatie voor verdere aanpassingen van kracht is. Deze departementale kaarten kunnen tevens als referentie- en vergelijkingsmateriaal dienen voor andere ministeries bij de bepaling of herijking van topstructuren en topformaties. Zij worden openbaar gemaakt. Slechts het hiervoor al aangeduide beperkte aantal topfuncties dient vooraf aan BZK te worden voorgelegd. Voor de overige wijzigingen in de topstructuur en topformatie volstaat een kennisgeving achteraf. Dat gebeurt via de jaarlijkse rapportage van de secretaris-generaal van elk ministerie aan BZK. De betrokken secretaris-generaal geeft aan welke wijzigingen zich met toepassing van het Kader in de topstructuur en de topfuncties van zijn ministerie hebben voorgedaan. Deze wijzigingen worden vervolgens achteraf getoetst. Het ministerie van BZK gaat daarbij na of de (niveauindelingen van de) topfuncties terug te voeren zijn op het Kader. Wanneer dat het geval is, worden de wijzigingen opgenomen in een geactualiseerde departementale kaart. Bij twijfel over de toepassing van het Kader op één of meer functies vindt nader overleg plaats met het betrokken ministerie. De minister van BZK neemt in deze uitzonderingsgevallen uiteindelijk een beslissing over de niveau-indeling van de betrokken functie(s). Daarbij betrekt hij het advies van de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst (ICBR). De actuele stand van zaken wordt vervolgens opgenomen in de jaarlijkse rapportage over de ontwikkelingen in de topstructuren bij de ministeries. Deze rapportage wordt in het Sociaal Jaarverslag (nu: jaarrapportage bedrijfsvoering) opgenomen. Voor de topfuncties waarover vooraf overeenstemming met de minister van BZK noodzakelijk blijft, stellen de ministeries een formatievoorstel op. Dergelijke topformatievoorstellen zijn ook mogelijk wanneer het Kader geen uitkomst biedt en een afzonderlijk oordeel van BZK noodzakelijk wordt geacht. Een topformatievoorstel behandelt één functie of een samenstel van functies. Dit laatste zal vooral het geval zijn als een nieuwe organisatie of een nieuw organisatieonderdeel wordt ingesteld. Een topformatievoorstel geeft uitleg over de ontwikkelingen die de aanleiding vormen voor de nieuwe topformatie. Daarnaast staan de uitgangssituatie (de huidige inrichting en topfuncties van de organisatie) en de nieuw voorgestelde situatie (de nieuwe inrichting en topfuncties van de organisatie) in het voorstel beschreven. De niveau-indelingen van de topfuncties in het topformatievoorstel worden onderbouwd aan de hand van dit Kader. Tot de topformatie behoren de functies in de schalen 16, 17, 18 en in niveau 19. Het Kader bestaat uit zes onderscheiden soorten topfuncties: beleidsfuncties, uitvoeringsfuncties, toezichtfuncties, staffuncties, project- en programmafuncties en functies van zware specialisten. Met deze indeling wordt aangesloten bij een veelgebruikte ordening van bij de rijksoverheid te onderscheiden soorten activiteiten en functies. Voor elk soort topfuncties is een beperkt aantal algemene wegingsfactoren benoemd, die bepalend zijn voor de niveau-indeling. Wegingsfactoren zijn complexiteit, zwaarte van het externe overleg, invloed op het primaire proces, afbreukrisico en autonomie. Als toetspunt voor het dan gevonden niveau geldt de omvang en opbouw van de organisatie. De functies binnen de onderscheiden soorten zijn gerangschikt van laag naar hoog. Dit brengt het verzwarende onderscheid van een hoger gewaardeerde functie in vergelijking met een functie met een lager schaalniveau in beeld.

5

Doelstellingen Wajong, WSW en WIA (Brief van minister aan de Voorzitter van de TK d.d. 28 april 2011) In een brief aan de Tweede Kamer vastgesteld quota voor WAJONG, WSW-ers en WIA. Concrete norm: Doelstellingen Wajong, WSW en WIA (Brief van minister aan de Voorzitter van de TK d.d. 28 april 2011) In een brief aan de Tweede Kamer vastgesteld quota voor WAJONG, WSW-ers en WIA. Concrete norm: In een brief aan de Voorzitter van de Tweede Kamer van 28 april 2011 heeft de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties besloten dat het Rijk als werkgever een structurele algemene quotumregeling van 1% invoert. Dit houdt in dat het Rijk blijvend een aantal (werkervarings)plaatsen ter grootte van 1 % van de bezetting in fte's reserveert voor geïndiceerde doelgroepen met een (lange) afstand tot de arbeidsmarkt: WAJONG, WSW en WIA. Dit sluit aan bij de Kabinetslijn irt. de (toekomstige) krapte op de arbeidsmarkt. Het is van belang dat iedereen die - zij het gedeeltelijk - kán werken ook daadwerkelijk dat aandeel aan de samenleving levert waartoe hij/zij in staat is. Ook doet het Rijk hiermee als werkgever wat het kabinet van anderen vraagt: Practice what you preach. Bovendien draagt dit besluit bij aan het verbeteren van de balans tussen actieven en inactieven. Door de vergrijzing neemt de lastendruk toe. Wanneer mensen die kunnen werken, gaan werken naar vermogen, zal een demping van de lastendruk plaatsvinden. Na de inwerkingtreding van de Wet Werken naar Vermogen zal worden uitgewerkt op welke wijze de werkgever Rijk invulling geeft aan de consequenties van deze wet.

Rijkstraineeprogramma (Vastgesteld in de ICOP van 8 november 2011, bekrachtigd in de ICBR van 20 december 2011) In de Interdepartementale Commissie Organisatie en Personeelsbeleid van november 2011 zijn de nieuwe Algemene Voorwaarden Rijkstraineeprogramma, gebaseerd op inmiddels vervallen circulaires over het Rijkstraineeprogramma, vastgelegd. Hierin wordt onder meer aan de trainees de status van interne kandidaat verleend. Rijkstrainees hebben de status van interne sollicitant bij het rijk. De Interdepartementale Commissie Organisatie en Personeelsbeleid heeft besloten deze status ook toe te kennen aan deelnemers aan een aantal andere traineeprogramma’s bij het Rijk, namelijk: audit- en financial trainees; BoFEB-trainees; en trainees van de Academie voor overheidsjuristen en de Academie voor wetgevingsjuristen.

Concrete normen: In de Algemene Voorwaarden Rijkstraineeprogramma staan concrete afspraken over de organisatie, werkwijze en randvoorwaarden van het Rijkstraineeprogramma. Het Rijkstraineeprogramma is een gezamenlijk programma van de ministeries gericht op instroom van startende beleids- en stafmedewerkers, versterking van de positie van het Rijk op de arbeidsmarkt en ontwikkeling van trainees tot breed inzetbare beleids- en stafmedewerkers. Het is een programma van twee jaar, waarin gevarieerde werkervaring op academisch werken denkniveau wordt gecombineerd met opleiding. De deelnemende ministeries verzorgen de aanstelling en begeleiding van de bij hen werkzame trainees. Voor de interne coördinatie en de rijksbrede afstemming heeft ieder deelnemend ministerie een traineecoördinator. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) verzorgt de rijksbrede

6

coördinatie en de centrale faciliteiten van het programma. In de Interdepartementale Werkgroep (IW) vindt overleg plaats tussen de deelnemende ministeries en BZK over de uitvoering van het programma. Voor het Rijkstraineeprogramma komen in aanmerking afgestudeerden op academisch niveau (WO-master), die zijn afgestudeerd tussen 1 september t-2 en 1 september t, de datum van aanstelling en het startmoment van het programma. De Algemene voorwaarden Rijkstraineeprogramma geven verder concrete normen over: - werving en selectie van rijkstrainees - aanstelling en inschaling van rijkstrainees - opleiding en mobiliteit van rijkstrainees - begeleiding en beoordeling van rijkstrainees - financiering en aanmelding van rijkstrainees - monitoring en evaluatie van het rijkstraineesprogramma

Werving en selectie De werving en selectie van trainees vindt plaats op een wijze waarover in de Interdepartementale Werkgroep overeenstemming bestaat tussen de deelnemende ministeries en BZK. Trainees worden door de ministeries geselecteerd volgens een onderling afgestemde procedure. De wervingscampagne en de selectieprocedure vinden plaats in het voorjaar van het jaar van aanstelling. De bij de werving en selectie gehanteerde eisen zijn gemeenschappelijk en gebaseerd op een rijksbreed profiel waarover in de Interdepartementale Werkgroep overeenstemming bestaat tussen de deelnemende ministeries en BZK. De ministeries kunnen naar eigen inzicht aanvullende eisen hanteren. In het kader van het diversiteitsbeleid wordt gestreefd naar een diverse samenstelling van de groep rijkstrainees naar kenmerken als geslacht, afkomst enz. Aanstelling en inschaling De geselecteerde trainees krijgen een aanstelling bij een ministerie als rijksambtenaar in tijdelijke dienst voor twee jaar (ARAR, artikel 6, 2e lid, onder d). Zij vallen onder het pensioenreglement van het ABP. Datum van ingang van de aanstelling van trainees is uiterlijk 1 september. Aanstelling geschiedt voor minimaal 32 uur per week. Inschaling bij aanstelling geschiedt in BBRA-schaal 10.0. Indien de trainee naar het oordeel van het bevoegd gezag in voldoende mate functioneert, komt deze na een jaar in aanmerking voor een periodieke salarisverhoging. Afwijkende salarisverhogingen tijdens de periode van aanstelling zijn slechts mogelijk op grond van overeenstemming in de Interdepartementale Werkgroep.

Opleiding en mobiliteit De trainees volgen een introductie- en opleidingsprogramma met departementale en bovendepartementale elementen. Laatstgenoemde elementen zijn opgenomen in een rijksbreed introductieprogramma, dat door BZK in overleg met de Interdepartementale Werkgroep wordt georganiseerd en door alle trainees wordt gevolgd. De ministeries bieden de trainees een gevarieerd werkpakket op beleids- of stafniveau aan, bij voorkeur door hen (binnen de departementale randvoorwaarden) de mogelijkheid te geven binnen de organisatie van werkplek te wisselen. Daarnaast worden de trainees in het tweede jaar gedetacheerd bij een ander ministerie dan waarbij ze zijn aangesteld. Het moet gaan om een beleids-/staffunctie op een ministerie, een agentschap of een adviescollege waarvan het secretariaat bij een ministerie is ondergebracht. Detachering kan ook plaatsvinden bij een instelling van de Europese Unie of bij een gemeente of provincie. Over detacheringen die afwijken van genoemde mogelijkheden dient overeenstemming te bestaan in de Interdepartementale Werkgroep. De detachering duurt minimaal drie en maximaal zes maanden en wordt vastgelegd in een overeenkomst tussen betrokken partijen. De detachering vindt plaats zonder onderlinge verrekening. Het aanstellende ministerie draagt zelf zorg voor de wisseling, met ondersteuning van de Interdepartementale Werkgroep.

Begeleiding en beoordeling

7

Ministeries dragen zorg voor een begeleidingsprogramma voor de trainees. Het bevat onder meer periodieke functioneringsgesprekken en begeleiding door een mentor. De mentor is iemand op enige afstand van de concrete werksituatie met wie gereflecteerd wordt op het functioneren en het zich ontwikkelen als trainee. Er bestaat geen hiërarchische relatie tussen beiden. De direct leidinggevende(n) en de mentor maken afspraken over de afbakening van hun begeleidende rol. De traineecoördinator biedt de trainee de mogelijkheid van een mentor aan. Het is aan de trainee hier al dan niet gebruik van te maken. Bovendepartementaal worden de mentoren van trainees in de gelegenheid gesteld een training mentorschap te volgen. Uiterlijk zes maanden voor afloop van de aanstelling vindt een beoordelingsgesprek plaats met de trainee. Daarin wordt een oordeel gegeven over het potentieel, met daaraan gekoppeld een loopbaanadvies. Het ministerie waarbij de trainee is aangesteld, betrekt de dienstonderdelen/organisaties waarbij de trainee gedetacheerd is geweest, bij de beoordeling. De trainees kunnen bij gebleken geschiktheid in aanmerking komen voor instroom in een reguliere functie. Zes maanden voor afloop van de aanstelling als trainee worden zij daartoe aangemerkt als interne sollicitant binnen het Rijk. Deze status houdt in dat trainees kunnen solliciteren op alle interdepartementaal opengestelde vacatures van de ministeries. De status wordt verleend voor de duur van achttien maanden. Voorafgaand aan de statusverlening dient de bij 5.2. genoemde beoordeling te hebben plaatsgevonden met een positief resultaat. De traineecoördinator en de directeur P&O van het ministerie van aanstelling ondersteunen de trainee bij het vinden van een reguliere functie. Instroom geschiedt in beginsel niet eerder dan zes maanden voor afloop van het traineeschap.

Financiering en aanmelding De kosten per trainee worden gedragen door het aanstellend ministerie. Deze omvatten het salaris en de departementale kosten voor ontwikkeling/opleiding. In beginsel wordt voor het laatste een extra bedrag van € 4.500 per jaar gereserveerd. Voor trainees die detacheren bij een Europese instelling wordt als kostenvergoeding een richtbedrag van € 4.200 (= 6 x € 700 per maand) gereserveerd. Daarnaast levert ieder deelnemend ministerie per trainee een bijdrage aan BZK, ter financiering van de bovendepartementale kosten voor werving, selectie, introductieprogramma, website e.d. Hiervoor geldt een vast tarief per trainee, dat jaarlijks wordt vastgesteld. In de maanden oktober - december voorafgaand aan het jaar van aanstelling inventariseert BZK hoeveel traineeplekken ieder ministerie wenst, inclusief een indicatie van het soort traineeplekken en de gewenste studierichtingen.

Aansluitend verstuurt BZK bevestigingsbrieven aan de ministeries die zich hebben aangemeld. Hierin worden het aantal trainees en de bijbehorende bovendepartementale kosten die BZK in rekening zal brengen, vastgelegd. Monitoring en evaluatie Het Rijkstraineeprogramma wordt gevolgd en begeleid door BZK, in overleg met de Interdepartementale Werkgroep. Elk aanstellend ministerie verstrekt de volgende gegevens aan BZK: - gegevens van de aangestelde trainees van elke nieuwe tranche: 1 september t - gegevens van de trainees inzake hun detachering: 1 september t+1 - gegevens van de trainees die instromen of vertrekken: 1 september t+2. De inhoud van de gegevens wordt in overleg met de Interdepartementale Werkgroep bepaald. De eindverantwoordelijkheid voor levering van gegevens van een lopende tranche berust bij het aanstellende ministerie.

Verantwoording BZK legt verantwoording af aan de Interdepartementale Werkgroep over de uitvoering van de centrale activiteiten.

Bevoegdheden De Interdepartementale Werkgroep neemt zonodig besluiten over uitvoeringszaken waarin de Algemene Voorwaarden Rijkstraineeprogramma niet voorzien.

8

Zaken die het beleid rond het Rijkstraineeprogramma raken worden voorgelegd aan de ICOP. Ten aanzien van het voldoen aan de Algemene Voorwaarden Rijkstraineeprogramma heeft BZK een signalerende rol en de ICOP een toetsende rol.

Personeelsbeleid Functiegebouw Rijk (MR, 2009) Er zijn in de ministerraad in 2009 rijksbrede afspraken gemaakt over een functiegebouw bij het rijk, dat interdepartementale mobiliteit eenvoudiger maakt. Dit functiegebouw is inmiddels gebaseerd op het Coördinatiebesluit 2011. Het functiegebouw Rijk biedt een concrete vertaling van de belangrijkste noties van de vernieuwing van de Rijksdienst naar het individuele niveau. Het functiegebouw Rijk biedt, door middel van vergelijkbaarheid van functies, inzicht In wat functies binnen de Rijksdienst vragen in termen van resultaten, gewenst gedrag, opleiding en werkervaring. Door deze transparantie faciliteert het functiegebouw datgene wat de vernieuwing van de individuele rijksambtenaar vraagt: concrete resultaten, gerichte ontwikkeling en een flexibele en mobiele opstelling. Daarnaast zorgt één functiegebouw Rijk voor een efficiencyslag en verdere harmonisering van de bedrijfsvoering en terugdringen van de administratieve lasten binnen de Rijksdienst. Het programma heeft de ruim 30.000 functiebeschrijvingen binnen de Rijksdienst weten terug te brengen naar 50 resultaatgerichte functieprofielen. Met het functiegebouw Rijk wordt, door middel van uniformiteit en transparantie, het onder meer snel en effectief inrichten en optuigen van nieuwe organisatievormen (zoals programmaministeries, interdepartementale projectorganisaties/-pools, etc) gefaciliteerd. Gezien het belang van het functiegebouw Rijk voor de Vernieuwing van de Rijksdienst, heeft de MR op dit programma het volgende besluiten genomen: A. Alle departementen sector Rijk sluiten zich aan bij het functiegebouw Rijk. Aansluiten betekent dat elk departement werkt volgens het format en de methodiek van het functiegebouw Rijk. B. Alle departementen sector Rijk (met uitzondering van de Belastingdienst) hebben uiterlijk 2 jaar na finale oplevering van het functiegebouw Rijk, het instrument geïmplementeerd binnen hun eigen organisatie. Hiervoor wordt een apart rijksbreed implementatieplan (inclusief implementatie-agenda) opgesteld en vastgesteld in de ICOP. C. De Belastingdienst zal op termijn aansluiten bij het functiegebouw Rijk. Momenteel vinden grote veranderingen bij de Belastingdienst plaats die niet extra belast kunnen worden met de invoering van het functiegebouw Rijk. De Belastingdienst zal daarom eerst het huidige veranderingstraject afronden (5 jaar vanaf heden), waarna de Belastingdienst binnen de standaard implementatietijd aansluit bij het functiegebouw Rijk.

Eén werkgever rijk/SGI Faciliteiten

(Beschikking inspecteur der Belastingen, d.d. 15 juni 2009) Met ingang van 1 juli 2009 zijn de ministeries en Hoge Colleges van Staat per beschikking door de Inspecteur der Belastingen aangewezen als een Samenhangende Groep Inhoudingsplichtigen (SGI). Concrete norm: De aanwijzing als SGI heeft tot gevolg dat als een werknemer binnen de SGI overgaat van de ene naar een andere inhoudingsplichtige: • een mogelijke spaarloonregeling van de werknemer kan doorlopen; • niet opnieuw de identiteit van de werknemer hoeft te worden vastgesteld; • niet opnieuw een (loonbelasting)verklaring door de werknemer hoeft te worden ingevuld; • voor de toepassing van de tabel bijzondere beloningen het jaarloon kan

9

worden gesteld op het gezamenlijke bedrag van de verschillende dienstverbanden binnen de SGI; • de beschikking voor de bewijsregel voor extraterritoriale werknemers doorloopt (bij ongewijzigde omstandigheden); Bovengenoemde SGI-faciliteiten worden gefaseerd geïmplementeerd. Per 1 januari 2010 is voor een ambtenaar die is aangesteld in algemene dienst van het Rijk en overgaat van de ene naar de andere inhoudingsplichtige binnen de SGI, het volgende van toepassing. De “ontvangende” inhoudingsplichtige vraagt bij de “vorige” inhoudingsplichtige de volgende gegevens op om deze in de eigen administratie te verwerken: • een kopie van het identiteitsbewijs; • een kopie van de loonbelastingverklaring; • een opgave van het jaarloon voor de bijzondere beloningen; • een kopie van de beschikking bewijsregel extraterritoriale werknemers. De “vorige” inhoudingsplichtige stelt de gevraagde gegevens binnen 5 werkdagen ter beschikking aan de “ontvangende” inhoudingsplichtige. De hierboven genoemde SGI-faciliteiten zijn slechts een eerste stap op weg naar het Rijk als één inhoudingsplichtige met één administratief systeem waarin werknemers zonder administratieve last kunnen overstappen van de ene naar de andere organisatie binnen het Rijk. Op weg naar dit einddoel zullen echter nog een aantal tussenstappen moeten worden gemaakt. ”

Besluit Werving en Selectie (Nederlandse Staatscourant, in werking getreden 1 oktober 1985) Het besluit Werving en Selectie is van toepassing op het vervullen van incidentele vacatures bij de ministeries en Hoge Colleges van Staat met de daaronder ressorterende diensten, bedrijven of instellingen, waarbij externe werving plaatsvindt. Bij niet-incidentele of niet-externe werving moet de inhoud van dit besluit eveneens in acht worden genomen. In het Besluit is het volgende aan afspraken en normen opgenomen: Artikel 3 Er wordt alleen tot bekendmaking van een vacature overgegaan indien deze werkelijk bestaat of wordt verwacht. Artikel 4 Voordat een vacature wordt bekendgemaakt, worden ten aanzien van die vacature vastgelegd de plaats van de functie in de organisatie, de hoofdbestanddelen die de inhoud van de functie bepalen en de eisen en voorwaarden, die uit de aard en het niveau van de te vervullen functie voortvloeien. Artikel 5 De selectieprocedure is functiegericht. De personen die bij de selectie zijn betrokken treden niet verder in de persoonlijke levenssfeer van de sollicitant dan voor het selectie-onderzoek noodzakelijk is. Artikel 6 Indien dit noodzakelijk is voor de functie of de arbeidsorganisatie, mogen bij de werving en selectie nadere eisen worden gesteld ten aanzien van de leeftijd van de sollicitant. Artikel 7 Bij bekendmaking van een vacature worden in ieder geval inlichtingen verschaft over de naam en

10

de aard van de betreffende diensteenheid, over de omvang en de inhoud van de functie en de eisen ten aanzien van opleiding, ervaring, leeftijd en geslacht alsmede over de standplaats, de salariëring, eventuele bijzondere arbeidsvoorwaarden en de uiterlijke datum van inzending van de sollicitaties. Wanneer een psychologisch respectievelijk geneeskundig onderzoek deel uitmaakt van de selectieprocedure wordt dit eveneens vermeld. Artikel 8 Per vacature wordt een functionaris aangewezen, die inlichtingen kan verstrekken aan diegenen die nadere informatie wensen alvorens te solliciteren. Artikel 9 Schriftelijke sollicitatie vindt plaats door middel van hetzij een sollicitatiebrief, hetzij een sollicitatieformulier. Artikel 10 Een sollicitatieformulier bevat alleen vragen met betrekking tot gegevens die van belang zijn in het eerste stadium van de selectieprocedure. Deze betreffen in het algemeen: naam, adres, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, opleiding en diploma's, beroepsverleden en ervaring, gewenst salaris en opzegtermijn. Het formulier bevat bovendien voldoende ruimte voor het geven van een toelichting op de verstrekte gegevens en een motivering van de sollicitatie. Artikel 11 Het aantal personen dat zich tijdens de selectie bezighoudt met de behandeling van de sollicitaties, wordt beperkt gehouden. Artikel 12 Aan de sollicitant wordt onmiddellijk een bericht van ontvangst van zijn sollicitatie gezonden. Er wordt naar gestreefd dat de sollicitant uiterlijke veertien dagen na sluiting van de sollicitatieperiode op de hoogte is gebracht van de stand van zaken en de verdere gang van zaken met betrekking tot zijn sollicitatie. Artikel 13 Aan de sollicitant die voor een gesprek wordt uitgenodigd, worden bij die uitnodiging of eventueel in het eerste sollicitatiegesprek nadere gegevens verstrekt over de selectieprocedure en over andere voor hem van belang zijnde zaken. Daarbij wordt onder meet aangegeven of onderscheidenlijk in welke fase, bijzondere onderzoeken – zoals een psychologisch-, een geneeskundig-, een justitieel antecedenten- en een veiligheidsonderzoek – deel zullen uitmaken van de procedure. Artikel 14 Indien drie maanden na sluiting van de sollicitatietermijn nog geen beslissing is genomen, wordt de sollicitant geïnformeerd over de stand van zaken en het verdere verloop van de selectieprocedure. Artikel 15 Zo mogelijk wordt meer dan één persoon bij de selectie van de sollicitant betrokken. Indien een selectie-adviescommissie wordt ingesteld, dienen de leden daarvan bij voorkeur verschillende posities ten opzichte van de aan te stellen medewerker in te nemen. De bevoegdheden van deze selectie-adviescommissie worden tevoren vastgelegd. Artikel 16 De positie van waaruit ieder lid van een selectie-adviescommissie aan een sollicitatiegesprek deelneemt, wordt de sollicitant van te voren, bij voorkeur schriftelijk, medegedeeld

11

Artikel 17 Er worden geen sollicitatiegesprekken gevoerd met verschillende sollicitanten tezamen. Artikel 18 Bij de beoordeling van de mate van geschiktheid van de sollicitant, vormen de eisen en de voorwaarden die aan de vervulling van de vacature zijn verbonden, het uitgangspunt. Tijdens de selectieprocedure worden de gestelde eisen en voorwaarden niet gewijzigd. Artikel 19 Aan de sollicitant worden geen vragen gesteld over de beroepen van zijn familieleden, noch met betrekking tot andere aspecten van zijn sociale milieu Afwijking van deze regel vindt alleen plaats indien dit noodzakelijk is in het kader van het geneeskundig-, het psychologisch-, het justitieel antecedenten- of het veiligheidsonderzoek. Artikel 20 Voor zover inlichtingen over de sollicitant worden gevraagd buiten het kader van het geneeskundig-, het psychologisch-, het justitieel antecedenten- of het veiligheidsonderzoek, worden deze alleen ingewonnen nadat met de sollicitant is overeengekomen bij wie en in welke fase van de selectieprocedure. De informant wordt de inhoud van artikel 21 medegedeeld. Artikel 21 De inlichtingen welke op grond van artikel 20 worden ingewonnen staan in direct verband met de te vervullen functie. De sollicitant wordt – op diens verzoek – medegedeeld welke betekenis aan de verkregen inlichtingen is toegekend en wie deze inlichtingen verstrekt heeft. Artikel 22 Gegevens van of over een sollicitant worden zonder diens toestemming niet ter beschikking gesteld noch ter inzage gegeven aan personen of instellingen, die niet zijn betrokken bij de selectie voor de functie waarnaar hij solliciteert. Artikel 23 Een psychologisch onderzoek wordt ingesteld als het bevoegde gezag daaraan – in verband met de aard van de functie of bepaalde wensen van de sollicitant – voor een verantwoorde beoordeling van de geschiktheid van de sollicitant behoefte heeft. Voor psychologisch onderzoek worden uitsluitend potentieel geschikt bevonden kandidaten voorgedragen. Artikel 24 Het psychologisch onderzoek vindt uitsluitend plaats door of onder verantwoordelijkheid van de psycholoog, met inachtneming van de daartoe gestelde regels. De sollicitant wordt tevoren schriftelijk op de hoogte gesteld van de gang van zaken bij het psychologisch onderzoek en van de rechten die hij in dat verband heeft. Artikel 25 Indien de sollicitant na kennismaking van het advies niet instemt met het doorgeven van het advies, bericht de psycholoog aan de opdrachtgever uitsluitend dat geen advies zal worden uitgebracht. Artikel 26 Elk psychologisch advies over sollicitanten wordt onmiddellijk na het nemen van de beslissing omtrent al dan niet in dienst nemen vernietigd of aan de psycholoog geretourneerd. Artikel 27

12

De geneeskundige keuring wordt verricht door de betreffende Bedrijfsgeneeskundige Dienst. De sollicitant wordt door de wervende instantie schriftelijk op de hoogte gesteld van de gang van zaken bij de geneeskundige keuring en van de rechten die hij in dat verband heeft Artikel 28 De sollicitant die is doorgedrongen tot de laatste fase van de procedure wordt desgewenst de gelegenheid geboden zich ter plaatse op de hoogte te stellen van de arbeidssituatie, indien dit mogelijk is. Artikel 29 De vergoeding van reis en verblijfkosten die de sollicitant maakt wanneer hij op uitnodiging van de dienst deelneemt aan de selectieprocedure en haar onderdelen, geschiedt op de voet van de bepalingen van het Reisbesluit binnenland, met dien verstande dat de sollicitant voor de toepassing van dat besluit wordt geacht de functie met betrekking waartoe gesolliciteerd wordt reeds te bekleden. Het initiatief tot de vergoeding van kosten gaat uit van het ministerie of de adviesverlenende instantie. Artikel 29a De kosten van een verklaring omtrent het gedrag als bedoeld in artikel 9, zesde lid, van het Algemeen Rijksambtenarenreglement, worden door het bevoegd gezag aan de sollicitant vergoed. Artikel 30 De kosten die de sollicitant maakt wanneer hij inlichtingen wil verkrijgen over de resultaten van onderdelen van de selectieprocedure, zoals het psychologisch onderzoek en de medische aanstellingskeuring, worden niet vergoed. Voor het verstrekken van inlichtingen worden de sollicitant geen kosten in rekening gebracht. Artikel 31 Een beslissing, die leidt tot afwijzing van een sollicitant, wordt onmiddellijk aan betrokkene ter kennis gebracht en niet uitgesteld tot het moment dat in de vacature met zekerheid kan worden voorzien. De afwijzing wordt zo goed mogelijk gemotiveerd. Artikel 32 Afspraken en toezeggingen met betrekking tot werkzaamheden en arbeidsvoorwaarden worden schriftelijk vastgelegd.

Beleidskader extra belonen (SGO, 29 september 2010) Bij het Rijk is extra beloning boven het reguliere salaris mogelijk in de vorm van extra periodieken, eventueel tot in de naasthogere schaal, en in de vorm van een toeslag op het salaris. Een toeslag kan eenmalig zijn of maandelijks terugkerend (ook periodiek genoemd). Redenen voor (extra) verhoging van het salaris dienen te zijn gelegen in de mate van functioneren. Redenen voor toeslagen kunnen divers zijn: arbeidsmarktoverwegingen, bijzondere prestaties, bijzondere functiekenmerken en andere overwegingen. Voor de toekenning van toeslagen is er in de rechtspositie slechts één algemene grondslag en zijn er verder geen centrale regels. Over de toekenning van toeslagen wordt jaarlijks in het Bedrijsvoeringsjaarverslag Rijk gerapporteerd aan de Tweede Kamer. Al enige jaren is de Kamer kritisch over de redenen voor en verdeling van extra beloning. De minister van BZK heeft op 20 november 2009 in een brief aan de Kamer een beleidslijn aangekondigd, aangereikt door het SGO, om voortaan jaarlijks per schaalcategorie aan maximaal 25% van de medewerkers een eenmalige toeslag toe te kennen. De minister meldde dat bij de uitwerking van nadere richtlijnen ook voorzieningen zouden komen ten behoeve van een meer evenredige verdeling van de extra beloning.

13

In het Beleidskader extra belonen worden de richtlijnen beschreven. Het betreffen bestuurlijke afspraken tussen de secretarissen-generaal die verder niet in regelgeving worden vervat. De uitvoering geschiedt onder het beginsel van ‘pas toe of leg uit’, beter bekend als: ‘comply or explain’. Het doel van het tijdelijke kader is om tot een vorm van normering van extra beloning te komen. Uitgangspunt is daarbij het richtgetal voor de toekenning van eenmalige toeslagen: 25% per schaalcategorie. Deze norm is gezien de cijfers van 2009 ruim gesteld. Het doel van het kader is voorts om in de periode tot en met 2013 meer inzicht te krijgen van de toepassingspraktijk, in het bijzonder inzicht in de motieven waarom extra beloning plaatsvindt. Gegevens daarover – die nu nog ontbreken – komen beschikbaar, nu P-Direkt daarvoor de systemen gaat aanpassen. De werkingsduur van het kader is drie jaar, waarbij het huidige jaar een aanloopjaar is. Evaluatie vindt plaats in 2014. De normen van het Beleidskader extra belonen kader zijn: Toekenning van eenmalige toeslagen: – een eenmalige toeslag wordt per departement per schaalcategorie jaarlijks aan maximaal 25% van de medewerkers een toeslag toegekend; – in 2010 kan het percentage per categorie maximaal 10% afwijken van het totaalgemiddelde van het departement, in de jaren erna 5%; – in beginsel bedraagt de toeslag minimaal € 250 en maximaal één maandsalaris; daarnaast wordt bij voorkeur een vaste staffel gehanteerd van een kwart, de helft en driekwart van een maandsalaris. Toekenning van periodieke toeslagen: – een periodieke toeslag wordt in beginsel toegekend voor een bepaalde duur; – een periodieke toeslag bedraagt maximaal 8,3% van het salaris. Overige afspraken zijn: – voor alle toeslagen geldt dat departementen de redenen voor toekenning vastleggen; met het oog op de registratie zal P-Direkt zal het salarissysteem en portaal aanpassen: – naast de toeslagen wordt ook de toekenning van andere vormen van extra beloning (namelijk de salarisverhogingen van meer dan één periodiek en de verhogingen tot een bedrag in de naasthogere schaal) gemonitord; BZK zal daartoe de gegevens aggregeren en terugkoppelen aan de departementen; – voor de topmanagementgroep zullen de richtlijnen van toepassing worden, zodra de nieuwe schaalstructuur voor deze groep is ingevoerd; tot dat moment zal jaarlijks door de minister van BZK een beloningskader worden vastgesteld; – de departementale ondernemingsraden worden geïnformeerd over het kader; instemming is niet vereist, aangezien het een tijdelijke regeling betreft; – de departementen rapporteren jaarlijks aan de hun medezeggenschapsorganen over alle vormen van extra beloning en lichten eventuele afwijkingen van de richtlijnen toe; – het Sociaal Jaarverslag Rijk bevat vanaf 2010 ook gegevens over de redenen voor toekenning van toeslagen en over de grootte ervan naar schaalcategorie; daarnaast worden gegevens opgenomen over de andere vormen van extra beloning; conform het format van eerdere Jaarverslagen geschiedt de rapportage op rijksbreed niveau cq worden geen departementale uitsplitsingen vermeld. Evaluatie in 2014 Over drie jaar zal goed te beoordelen zijn waarvoor extra beloningen (in brede zin) worden ingezet en zal een eventueel noodzakelijk vervolgbeleid specifieker zijn te formuleren. Een voorbeeld hiervan betreft de vraag of alle (eenmalige) toeslagen onder de normering moeten blijven vallen. Toekenning van toeslagen om andere redenen dan bijzondere prestaties (arbeidsmarktoverwegingen, bijzondere functiekenmerken) zou buiten de normering kunnen worden geplaatst, als gebleken is dat dit bij bepaalde departementen voor specifieke categorieën meer dan incidenteel tot afwijkingen leidt en dus tot de steeds terugkerende noodzaak van ‘explanation’.

Verplichte afname bepaalde P&O-diensten SSO’s (ICBR, juli 2011) De ICBR heeft in juli 2011 afspraken gemaakt over de afname van diensten bij het Expertisecentrum Organisatie en Personeel.

14

Op voorstel van de ICOP heeft de ICBR een lijst met basis- en plusdiensten van het Expertisecentrum Organisatie & Personeel vastgesteld. De ICOP heeft deze lijst op basis van een behoefte-inventarisatie opgesteld. Het EC O&P wordt in elk geval leverancier voor de Haagse kern. Er zal een stappenplan gemaakt zal worden voor overdracht van taken van ministeries naar het EC O&P en het kunnen bieden/afnemen van de dienstverlening. Voor de basisdiensten geldt dat wanneer een ministerie behoefte heeft aan een van deze diensten, het hiervoor bij het EC O&P terecht moet en niet bij een andere leverancier, zonder dat er overigens een afnameverplichting geldt. Voor de plusdiensten zal gelden dat de ministeries vrij zijn in de manier waarop ze hierin voorzien: 1) zelf uitvoeren, 2) bij EC O&P betrekken of 3) bij een andere leverancier op de markt betrekken. Alvorens de keuze wordt gemaakt voor het betrekken van een plusdienst bij een leverancier op de markt vindt er hierover wel eerst met het EC O&P afstemming plaats.

Maximumtarief externe inhuur buiten mantelcontracten (ICBR, kamerstuk 32124, nummer 18, brief van de staatssecretaris van BZK aan de Voorzitter van de TK, 5 juli 2010) Betreft een antwoord van de regering op de motie van het lid De Pater-Van der Meer (CDA), ingediend tijdens de behandeling van de begroting 2010 van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties op 1 december 2009 en naderhand aangenomen. In de motie wordt de regering gevraagd om een maximumuurtarief vast te stellen voor externe inhuur door de rijksoverheid voor die gevallen waarin geen gebruik wordt gemaakt van de mantelpartijen. Hierbij dient volgens de motie te worden uitgegaan van een inkomensnorm van € 181.000 en een bureaumarge van 30%. De verantwoording over de naleving dient plaats te vinden bij de jaarlijkse verantwoordingsrapportage over externe inhuur, waarmee dit maximumtarief wordt geïncorporeerd in het sturingsinstrumentarium externe inhuur. Overweging bij de motie is dat de normering van topinkomens evenzeer dient te gelden voor consultants en interim-managers die door de overheid worden ingehuurd. Het kabinet geeft als volgt uitvoering aan de motie: Berekening maximumuurtarief De gedachte is een tarief te hanteren dat ertoe leidt dat een consultant in dienst van een bureau qua bruto jaarsalaris maximaal uitkomt op de gewenste inkomensnorm. Daarbij dient rekening worden gehouden met de feitelijke manier waarop de bureaus werken. Zo wordt het tarief betaald aan het bureau en komt het niet geheel in handen van de consultant. Vandaar dat met marges voor bureaukosten en werkgeverslasten rekening moet worden gehouden, alsmede met een aanname over het percentage declareerbare uren dat consultants worden geacht te maken. Op basis van de ervaringspraktijk met de werkwijze van externe bureaus kan als volgt een maximumuurtarief worden berekend: Aantal uren op jaarbasis Uitgaande van 52 werkweken, 5 weken verlof en 1 week uitval door ziekte e.d. resteren 46 effectieve werkweken x 5 werkdagen = 230 werkdagen per jaar. Een gangbare praktijk bij externe bureaus is dat hiervan 70% dient te worden besteed aan declareerbare uren. De rest gaat zitten in acquisitie, onderzoek, intern overleg, etc. Geen rekening wordt gehouden met inkomensbestanddelen als bonussen e.d. Dit komt neer op 161 dagen, oftewel 161 x 8 = 1.288 uren, afgerond 1.300 uren. Bureaumarge plus overige marge De motie-De Pater noemt een bureaumarge van 30%. Als ervan wordt uitgegaan dat de inkomensnorm het brutosalaris betreft van de ingehuurde consultant moet -behalve met de bureaumarge – ook rekening worden gehouden met de werkgeverslasten (sociale lasten en pensioenpremie) die voor rekening komen van het externe bureau waar de consultant in dienst is. Daarom wordt gerekend met een bureaumarge voor overhead en winst van 30% én met een opslag voor de werkgeverslasten van 20% (gangbaar gemiddelde). Inkomensnorm Als inkomensnorm wordt gehanteerd de maximum bruto bezoldiging voor leden van de zogeheten Top Management groep (TMG), zoals opgenomen in het wetsvoorstel voor de Wet normering uit publieke middelen bekostigde bezoldiging topfunctionarissen (WNT). Deze norm wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld. Voor 2010 bedraagt de norm € 187.340. Maximumuurtarief Op basis van bovenstaande uitgangspunten valt het bedoelde maximumuurtarief als volgt te berekenen. •€ 187.340 + 20% werkgeverslasten = € 224.808 + 30% bureaumarge = € 292.250 •€ 292.250 : 1300 uur = € 224,80 per uur (exclusief BTW). Dit maximumuurtarief van (afgerond) € 225 komt overeen met een maximumdagtarief van € 1800 (exclusief BTW). Het beeld

15

is dat door de bank genomen met dit maximumuurtarief externe inhuur van voldoende kwalitatief niveau moet kunnen worden gerealiseerd. Status van het maximumuurtarief Het hanteren van het maximumuurtarief krijgt de status van een rijksbrede afspraak dat de inhuur buiten de mantelcontracten in principe niet tegen een hoger uurtarief dan € 225 per uur zal plaatsvinden. Het maximumtarief vormt een aanvulling op het sturingsinstrumentarium externe inhuur (de procentuele uitgavennorm). Om niet iedere flexibiliteit weg te nemen wordt ook in dit geval het principe «comply or explain» toegepast. In uitzonderlijke gevallen is het immers voorstelbaar dat een hoger uurtarief moet worden betaald dan het vastgestelde maximum. In die situatie is het aan het desbetreffende ministerie om daar achteraf verantwoording over af te leggen. Verantwoording, ingangsdatum en werkingssfeer Verantwoording De verantwoording over de naleving van het maximumuurtarief zal plaatsvinden in de departementale jaarverslagen, te weten in de bijlage met het overzicht van de uitgaven externe inhuur. Gerapporteerd zal worden in hoeveel gevallen inhuur tegen een hoger dan het maximumuurtarief heeft plaatsgevonden, voorzien van een toelichting. Ingangsdatum Met het oog op de praktische uitvoerbaarheid geldt de afspraak met betrekking tot het maximumuurtarief voor de inhuurcontracten die vanaf 1 januari 2011 worden afgesloten. Werkingssfeer Het kabinet acht het niet goed uitvoerbaar dat er een Nederlandse norm wordt toegepast op opdrachten voor externe inhuur die in het buitenland worden gegeven. Een Nederlandse norm verhoudt zich niet goed tot de verschillende lokale situaties in het buitenland. Daarnaast spelen er praktische punten als valuta-effecten. Het maximumuurtarief voor externe inhuur is dan ook alleen van toepassing op externe inhuur buiten raamovereenkomsten die in Nederland plaatsvindt. Aangezien de zelfstandige bestuursorganen (ZBO’s) door de ministeries niet worden aangestuurd op aspecten van hun bedrijfsvoering, is deze afspraak voor ZBO’s niet bindend. Ook voor medeoverheden is het niet mogelijk hen aan deze gedragslijn te binden. Relatie met het wetsvoorstel voor de Wet normering uit publieke middelen bekostigde bezoldiging topfunctionarissen (WNT) Zoals u weet ben ik voornemens in het wetsvoorstel voor de Wet normering uit publieke middelen bekostigde bezoldiging topfunctionarissen (WNT) vast te leggen dat topfuncties in het openbaar bestuur, die binnen een termijn van 18 aaneengesloten maanden langer dan 12 maanden door een externe (interim) worden bezet, niet hoger mogen worden beloond dan de in deze wet vast te stellen norm. Voor de rijksdienst zullen voor de WNT de leden van de Top Management groep (TMG) als bestuurder worden aangewezen. Dit betekent dat bij externe inhuur ter vervanging van de TMG-leden – binnen de genoemde voorwaarde – de in de WNT op te nemen norm leidend zal zijn in plaats van het bovengenoemde maximumuurtarief.

Circulaires met concrete normen op O&P-terrein Circulaire kader handelwijze vanwegen aflopen SFB 2008-2012 In de circulaire is in kaart gebracht op welke wijze via de reguliere rechtspositie sociaal flankerend beleid kan worden gerealiseerd bij het doorvoeren van de noodzakelijke organisatiewijzigingen en welke grenzen en spelregels daarbij in acht moeten worden genomen. Circulaire faciliteiten rijksambtenaar bij deelname EU-concours Met deze circulaire wordt een éénvormige werkwijze voor de toekenning van faciliteiten bij deelname aan EU-concours beschreven, met als doel de deelname te bevorderen. Circulaire Vliegreizen In de circulaire is aangegeven dat bij het ‘aanwijzen’ van vliegvervoer op grond van het Reisbesluit Buitenland in principe geen gebruik gemaakt wordt van vliegtuigmaatschappijen die vermeld staan op de ‘zwarte lijst’. Circulaire Ontslag of terugkeerrecht rijksambtenaren na een periode lidmaatschap Tweede Kamer of Europees Parlement. In deze circulaire staat een korte uitleg van de relevante wet- en regelgeving over de rechtspositie van (rijks)ambtenaren bij verkiezing of benoeming in een politieke functie en worden normen gegeven voor de duur van een terugkeergarantie..

16

Circulaire buitengewoon verlof in verband met het vervullen van een functie bij een internationale volkenrechtelijke organisatie. Deze circulaire geeft richtlijnen rond de randvoorwaarden voor de buitenlandse detacheringen, met name betreffende het verhaal van de pensioenpremies en de mogelijkheden gebruik te maken van het Dienst Buitenlandse Zaken Voorzieningenstelsel 2007. Circulaire opbouw vakantie bij langdurige ziekte In deze circulaire wordt een werkwijze gegeven voor vakantie bij langdurige ziekte, aanvullend op artikelen 22 en 23 van het Algemeen Rijksambtenarenreglement (ARAR), artikelen 35 en 36 Ambtenarenreglement Staten-Generaal (ARSG) en artikelen 41 en 41a van het Reglement Dienst Buitenlandse Zaken (RDBZ). Circulaire beleid rechtspositie stagiair en modelovereenkomsten Deze circulaire geeft de rijksbrede vaste bedragen voor de stagevergoedingen voor de WO-, hboen mbo-studenten aan en een aantal andere richtlijnen, waaronder de handelwijze bij vakantie, ziekte en een verklaring omtrent gedrag. Daarnaast zijn de te gebruiken modelstageovereenkomsten als bijlage bij de circulaire gevoegd . http://content.rp.rijksweb.nl/cis/content/media/rijksportaal/pdirekt/rijksbreed_4/circulaires/201202-03_Circulaire_beleid_rechtspositie_stagiair_en_modelstageovereenkomsten.pdf Circulaire aanvulling modelgedragscode integriteit sector Rijk en e-mailgedragslijn In de circulaire wordt het aandacht gevraagd over de omgang met (incidentele) onderzoeksinformatie en het gebruik, registratie en archivering van e-mailverkeer. Circulaire doorwerken na 65 jaar bij de sector Rijk In deze circulaire is geregeld op welke wijze invulling moet worden gegeven aan de CAO-afspraak dat ’het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd’ als ontslaggrond uit het ARAR zal worden geschrapt. Circulaire afspraken inzake arbeidsongeschikten met een arbeidsongeschiktheidspercentage lagen dan 35%. In deze circulaire is de afspraak opgenomen dat werkgever en werknemer al het mogelijke moeten doen om de betreffende arbeidsongeschikten in dienst te houden dan wel elders herplaatst te krijgen. Ook is hier de tijdelijke afspraak opgenomen over de compensatie van mogelijk inkomensverlies voor deze groep. Deze afspraak is verlengd tot 1 januari 2013. Circulaire bemiddeling naar aanleiding van de arbeidsvoorwaardenovereenkomst Rijk 2002-2003 In de circulaire is aangegeven alvorens een besluit wordt genomen dat kan leiden tot een Awbprocedure, er eerst een poging tot bemiddeling ondernomen dient te worden. Betrokkenen kunnen zich hierbij laten bijstaan door een raadsman. Circulaire vacaturevervulling door herplaatsingskandidaten in de sector Rijk In deze circulaire wordt de procedure voor vacaturevervulling door herplaatsingskandidaten waarin de voorrangspositie van herplaatsingskandidaten tot uiting komt uitgelegd. Circulaire tegengaan draaideurconstructie binnen de rijksdienst Ter bevordering van een actief integriteitsbeleid wordt in deze circulaire een richtlijn gegeven voor het voorkomen van de draaideurconstructie. Circulaire aanvaarden van geschenken door rijksambtenaren In deze circulaire wordt één uniforme richtlijn genoemd tot welk maximumbedrag rijksambtenaren een geschenk kunnen aanvaarden in persoonlijke eigendom. Circulaire informatie over de aansprakelijkheid van de overheid als werkgever. In deze circulaire wordt een richtlijn gegeven inzake de aansprakelijkheid van de overheid als werkgever jegens de ambtenaar bij ongevallen en schade aan persoonlijke eigendommen. Circulaire nadere voorschriften voor de uitvoering van art. 43 ARAR: kosten verband houdende met ziekte In deze circulaire worden voorschriften genoemd waarmee rekening moet worden gehouden als er een beroep wordt gedaan op artikel 43 van het ARAR.

17

Informatie: Kaders en normen Informatievoorziening Rijk Kaders op het bedrijfsvoeringsaspect Informatievoorziening Rijk zijn onderverdeeld in een aantal categorieën: Algemeen Governance Architectuur Project-portfoliomanagement Standaarden Informatiebeveiliging Informatiehuishouding Professionalisering, Internationaal & markt

Algemeen Besluit informatievoorziening in de rijksdienst 1990 (MR, Stcrt. 1991, 20) Concrete normen uit het Besluit zijn: Waar mogelijk wordt informatie over individuele objecten verkregen uit een basisregistratie. Het waarnemen, vastleggen, verzamelen, verwerken, verstrekken en gebruiken van informatie over individuele objecten geschiedt op locaal niveau of anderszins op een zo laag mogelijk niveau. Het leggen van verbanden tussen informatie over individuele objecten in verschillende informatiesystemen vindt plaats voor het vervullen van specifieke, formeel toegewezen taken en op grond van duidelijke, schriftelijk vastgelegde regels. Het meervoudig vastleggen, verzamelen, verwerken en verstrekken van informatie over individuele objecten wordt zo veel mogelijk vermeden. Gebruik en exploitatie van een informatiesysteem (informatiebeheer) wordt gedecentraliseerd in overeenstemming met de decentralisatie van de uitvoering van taken waarvoor informatie nodig is. Informatiebeheer wordt, voor zover doelmatig, gedeconcentreerd in overeenstemming met de deconcentratie van de uitvoering van taken. Bij decentraal of gedeconcentreerd informatiebeheer berust de verantwoordelijkheid voor ontwikkeling en onderhoud van een informatiesysteem (systeembeheer) op adequaat centraal niveau. De minister van Binnenlandse Zaken heeft de verantwoordelijkheid voor de coördinatie op het gebied van de informatievoorziening in de openbare sector als geheel.

18

Governance Inrichting CIO-stelsel/Rol departementale CIO (MR, Kamerstukken 26643 nr. 135 en nr. 172 en 29362 nr. 156) Het kabinet acht het noodzakelijk dat binnen alle ministeries de CIO-rol op hoog ambtelijk niveau wordt belegd, zoals ook door de Rekenkamer bepleit. Als in een ministerie sprake is van een CIO-stelsel waarbinnen er één departementale CIO is en grote onderdelen of/en baten-lastendiensten over een eigen CIO beschikken, zijn deze CIO’s verantwoordelijk voor de informatievoorziening aan de departementale CIO. De CIO bewaakt samenhang in informatievoorziening en ICT-projecten door applicatie- en projectenportfoliomanagement. Ten slotte stelt de CIO, op basis van de rijksbrede kaders, eisen aan projectbeheersingsmethodieken en ondersteunt hij audits, reviews en second opinions. De opdrachtgevers zijn primair verantwoordelijk voor hun projecten en verstrekken informatie aan de departementale CIO, zodat deze zijn rol in het kader van het projectportfoliomanagement en de projectbeheersing kan vervullen. Die rol is gericht op de inrichting van de organisatie en governance, kosten en risico’s, de aansluiting op en samenhang in de departementale projectenportfolio, op de toepassing van rijksbrede en departementale architectuur en standaarden en het gebruik van projectbeheersingsmethodieken en externe kwaliteitstoetsen. De CIO is verantwoordelijk voor een adequaat beheer van de departementale projectenportfolio en informeert de bestuursraad of, waar dit aan de orde is, het bevoegd bestuursorgaan. De CIO draagt zorg voor een permanent proces waarin projecten met een ICT-component worden geïdentificeerd en – met vermelding van hun risicoprofiel – centraal binnen het ministerie worden geregistreerd en periodiek gemonitord. De departementale CIO ziet toe op de zorgvuldige vaststelling en actualisatie van de risicoprofielen De CIO-Rijk ontvangt bij de voorgenomen start een afschrift van het projectplan, het oordeel van de departementale CIO en zijn toetsing aan de rijksbreed afgesproken kaders. De CIO-Rijk ontvangt ook een afschrift van een tussentijds oordeel over de voortzetting van een project. In het vervolg zal een project niet kunnen starten, of voortgezet worden zonder een positief oordeel van de CIO over een project. Het oordeel van de CIO wordt gegeven vanuit de rol van de CIO en richt zich daarmee vooral op de inrichting van de organisatie en governance, de kosten en de risico’s, de aansluiting op de departementale projectenportfolio, op de toepassing van rijksbrede en departementale architectuur en standaarden en het gebruik van projectbeheersingsmethodieken en externe kwaliteitstoetsen. De CIO bewaakt de toepassing van de rijksbrede kaders zoals de Baseline Informatiehuishouding Rijk. Deze verantwoordelijkheid wordt ingevuld met het CIO-beraad, dat gevormd wordt door de directeur Informatiseringsbeleid Rijk van het ministerie van BZK als voorzitter en de departementale CIO’s als leden. In deze constellatie heeft de directeur Informatiseringsbeleid de rol van CIO voor het Rijk. Behoudens de taken die verbonden zijn aan het voorzitterschap van het CIO-beraad, is de directeur Informatiseringsbeleid Rijk opdrachtgever voor rijksbrede projecten, zoals de Digitale Werkomgeving Rijk. Dit beraad coördineert de informatievoorziening en het ICT-beleid van de rijksdienst, borgt het rijksbrede beleid, en doet voorstellen voor de ontwikkeling van nieuwe kaders en standaarden. Inrichting directie IRijk (MR, kamerstukken 26643 nr. 121 en nr. 128) In het directoraat-generaal Organisatie en Bedrijfsvoering op het ministerie van BZK is een directie Informatiseringsbeleid. Deze directie richt zich, behalve op gezamenlijke programma’s in de

19

bedrijfsvoering van de ministeries, ook op de bevordering van de kwaliteit van de I-kolom binnen de ministeries en de kwaliteit van de aansturing van grote ICT-projecten. De Directie Informatiseringsbeleid Rijk van het ministerie van BZK ondersteunt via een website met kennisproducten. Daar worden beschikbare best practices, kennisproducten, toetsen en tools ter ondersteuning van het maken van een projectplan gedeeld. De Directie Informatiseringsbeleid Rijksdienst van BZK is verantwoordelijk voor de realisatie, de borging, het onderhoud en het verder ontwikkelen en toepassen van de rijksbrede architectuur en specifieke architectuurinstrumenten. Voor overheidsorganisaties is het principe ‘pas-toe-of-leg-uit’ voor open standaarden al verplicht volgens het kabinetsbeleid aangaande het Actieplan Nederland Open in Verbinding. BZK is ook verantwoordelijk voor afspraken voor rijksdiensten ten aanzien van het Voorschrift Informatiebeveiliging (VIR), de baseline informatiehuishouding (samen met de minister van OCW), de DWR (Digitale werkomgeving Rijk) standaarden en het Normenkader Informatiebeveiliging Rijksweb en Haagse Ring.

Inrichting Gateway (MR, kamerstukken 26643 nr. 128 en nr. 135) Gateway is een door de Britse overheid ontwikkelde methodiek met het karakter van een peerreview. Uitgangspunt voor de reviewmethode is dat projecten volgens een min of meer standaardfasering verlopen. Een peer-review volgens de Gatewaysystematiek kan een bijdrage leveren aan een beheerste projectuitvoering. Er is een Gateway-organisatie om een bijdrage te leveren aan een professionele review-praktijk binnen de overheid. Gateway kan als reviewmethodiek worden ingezet als wordt voldaan aan de criteria die vanuit het rapportagemodel aan een review worden gesteld.

Referentiemodel Tactische Regie Generieke ICT (TBGI) voor rijksbrede sturing op Digitale Werkplek Rijk (ICCIO, ICCIO 14 september 2010) De ICCIO is richting eind 2010 akkoord gegaan met de principes en uitgangspunten voor de Rijksbrede sturing van de generieke ICT. Deze uitgangspunten zijn vastgelegd in het Besturingsmodel Regie en Sourcing voor de generieke ICT van de rijksdienst en in het Referentiemodel tactische regie (TBGI). Het Besturingsmodel Regie en Sourcing voor de generieke ICT van de rijksdienst beschrijft het speelveld tussen vraag en aanbod met 9 besturingsprocessen. Het referentiemodel geeft een invulling van het middelste vlak uit het 9-vlaks besturingsmodel: de Tactische Regie voor de Generieke ICT (TBGI) en het bijbehorende vraagoverleg. Het sturingsmodel en het referentiemodel worden gebruikt voor het invullen van de besturing voor en het beheer van de generieke ICTdiensten uit het programma Digitale Werkplek Rijk (DWR). De strekking van het model is dat in elk besturingsproces vaste afgesproken taken worden verricht en dat alle besturingsprocessen met elkaar samenwerken via een overlegstructuur. Om de besturingsprocessen optimaal te laten verlopen zijn de bijbehorende verantwoordelijkheden en rollen benoemd, bijvoorbeeld vertaald naar een lijnfunctionaris of anders een gemandateerde functionaris die deze rol vervult. Het model geeft hiervoor globale profielen bij wijze van voorbeeld. Het model verschaft verder een aantal besturingsprincipes bij wijze van reglement en een begrippenkader voor een gemeenschappelijke besturingstaal. Het document eindigt met aandachtspunten om de huidige, historisch gegroeide, besturingssituatie ten aanzien van een aantal separate generieke ICTvoorzieningen beheerst te migreren naar de in het model voorgestane standaard besturingssituatie voor alle generieke ICT-voorzieningen van de rijksdienst. Niet alleen op rijksniveau, maar ook binnen ministeries en binnen ICTdienstverleners is er sprake van vraag, aanbod en regie en van strategisch, tactisch en operationeel management met een centrale kaderstelling. Voor de totale besturing werkt het optimaal als iedereen zijn

20

interne besturing ook volgens dezelfde logica georganiseerd heeft en dezelfde besturingstaal hanteert.

Architectuur Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) 3.0 (MR, College Standaardisatie, publicatiedatum 19-08, contactadres: [email protected]) De Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) ondersteunt bij het verbeteren van overheidsdienstverlening en het verlichten van administratieve lasten. De NORA bevat een groot aantal ‘inrichtingsprincipes’ die overheidsorganen kunnen toepassen bij de projecten en programma’s die gericht zijn op het ontwikkelen van de hoogwaardige dienstbare overheid. De NORA biedt alle overheidsorganen – en dat zijn er meer dan 1600 – een handvat voor samenwerking in ketens en netwerken. Door de principes van de NORA te hanteren ontstaat samenhang in de bouw en inrichting van de (elektronische) overheid.

Modelarchitectuur Rijksdienst (MARIJ 1.0) (MR, ICBR september 2008) MARIJ biedt een handvat om vanuit de concerngedachte rijk de samenwerking tussen en binnen delen van de rijksdienst te verbeteren. Het is een instrument voor vernieuwing rijksdienst. De Model Architectuur Rijksdienst (MARIJ) geeft een set multilaterale afspraken/ inrichtingsprincipes voor de rijksoverheid en is een referentiekader voor afgeleide architecturen van departementen,departementsonderdelen en (rijksbrede)projecten. Het referentiemodel MARIJ ondersteunt het als concern werken van de overheid/rijksdienst. MARIJ is een vertaling van het referentiemodel NORA naar de rijksoverheid: Modelarchitectuur Rijksdienst. Het betreft het rijk inclusief de agentschappen en ZBO’s. Zie voor meer informatie de Modelarchitectuur Rijksdienst (MARIJ 1.0). (LINK)

Project Start Architectuur verplicht voor grote ICT-projecten in lijn met NORA en MARIJ (MR, kamerstuk 26643 nr. 128) Voor elk nieuw groot ICT-project dient een Project Start Architectuur te worden opgesteld in lijn met NORA en MARIJ. Definitie generieke ICT-infrastructuur (ICCIO juni 2011) Rijksbreed is in het overleg van de Interdepartementale Commissie Chief Information Officers ICCIO overeenstemming bereikt over de definitie van het begrip generieke Rijksbrede informatie-infrastructuur, als zijnde de kaders en de generieke diensten en producten op het terrein van informatievoorziening en Informatie- en communicatietechnologie (ICT) die worden aangeboden aan organisaties binnen de Rijksdienst en verplicht worden gebruikt.

Project-portfoliomanagement Architectuur- en projectmethoden en technieken: TOGAF 9, ArchiMate, Prince2

Rijksbrede Werkwijze voor de risicobeheersing van projecten met een grote ICT-component Concrete norm: TOGAF 9, ArchiMate en Prince2 zijn bekrachtigd voor het domein van de grote, risicovolle en rijksbrede ICT-projecten.

21

Rijksbrede werkwijze voor de risicobeheersing van projecten met een grote ICT-component en risicoformulier hoogrisico ICT-projecten (MR, ICCIO, Kamerstuk 26643, nr. 172) Concrete norm: Voor het portfoliomanagement voor projecten met een ICT-component zijn rijksbreed afspraken gemaakt over de inrichting van het proces. Dit proces betreft het inventariseren, (her)prioriteren en selecteren van projecten, de voortgangsbewaking en risicobeheersing en de evaluatie. De departementale Chief Information Officers bevorderen en bewaken een adequate uitvoering hiervan.

Hergebruik (MR, Kamerstuk 26643, nr. 172) Concrete normen: De CIO-Rijk beziet voor een nieuw project de mogelijkheid van hergebruik van generieke componenten vanuit andere projecten, ook van andere ministeries. Er wordt een start gemaakt met de ontwikkeling van en sturing op een Rijks ICT-portfolio, en hergebruik van bestaande systemen wordt bevorderd. In het kader van de uitbouw van een gestandaardiseerde rijksbrede infrastructuur voor de bedrijfsvoering worden de aanschaf en het gebruik van software zoveel mogelijk geharmoniseerd. Uitgangspunt hierbij is dat gemeenschappelijke aanschaf van software en gebruik de norm is. Alvorens software te gaan ontwikkelen wordt eerst op rijksniveau vastgesteld dat er niet ergens in de rijksdienst een soortgelijke bestaande applicatie aanwezig is.

ICT-dashboard (MR, brief aan MR over ICT-dashboard 29 april 2011, Jaarrapportage Bedrijfsvoering mei 2011) Voor de betere bestuurbaarheid van de bedrijfsvoering op ICT-terrein is er een (rijksbreed) ICTdasboard. Hierop zijn rapportagegegevens over grote ICT-projecten bij de rijksoverheid te vinden. Het ICT-dashboard vergroot de transparantie binnen en buiten het Rijk over de status van grote (ICT-)projecten. Binnen het Rijk via ICT Dashboard en door harmonisatie van daaronder gelegen informatiebronnen via één aanpak programma- en projectportfoliomanagement

Standaarden Beleidskader Open standaarden: pas toe of leg uit (MR, Actieplan NOiV (kamerstuk 26 643 nr 98) Het beleidskader Open standaarden vergroot de interoperabiliteit tussen en met de verschillende bouwstenen en vormen van dienstverlening van de Digitale Overheid door versnelling aan te brengen in het gebruik van open standaarden en door het verminderen van de afhankelijkheid van leveranciers bij het gebruik van ICT door versnelde inzet van open standaarden en open source software. Concrete norm: Gebruik op ICT-terrein open standaarden/open source software. Of leg uit waarom niet.

Open Standaarden Lijst Pas toe of leg uit (College Standaardisatie, Lijst 1 OS) Ter bevordering van het gebruik van open standaarden binnen de (semi)overheid publiceert en onderhoudt het College Standaardisatie een lijst met aanbevolen en verplichte open standaarden voor de publieke sector. Op een deel van deze open standaarden op de lijst is het zogenoemde 'pas toe of leg uit'-principe van toepassing.

22

Lijst met gangbare open standaarden (College Standaardisatie, Lijst 2 OS) Digitale Werkplek Rijk (MR, kamerstuk 26643 nr 161 en nr 135, kamerstuk 26643 nr 108 nr 111, en nr 120, ICCIO 2 februari 2010: tarieven) Concrete normen: De directeur Informatiseringsbeleid Rijk is opdrachtgever voor rijksbrede projecten, zoals de Digitale Werkomgeving Rijk. De Digitale Werkplek Rijk DWR is in samenwerking met de ministeries ontwikkeld. Daarmee is de DWR de ICT-standaard voor inrichting van de rijkswerkplek. In de digitale werkomgeving kan elke rijksambtenaar plaats-, tijd- en organisatieonafhankelijk in een beveiligde omgeving zijn werk doen en altijd toegang hebben tot de informatie en diensten die hij nodig heeft. De departementen betalen zelf de implementatie en het gebruik van de Digitale Werkomgeving Rijksdienst.

Rijksinstructie over toepassing open standaarden inzake aanschaf ICT-diensten en ICTproducten vanaf € 50.000,(MR, Besluit ICT-aanschaf, Staatscourant 227, 2008) Concrete normen: Bij de aanschaf van een ICT-dienst of ICT-product voor een toepassingsgebied dat voorkomt op de lijst die op de website www.forumstandaardisatie.nl is gepubliceerd, wordt gekozen voor een ICTdienst of een ICT-product dat gebruikt maakt van een bij het desbetreffende toepassingsgebied vermelde open standaard. Van het eerste lid kan worden afgeweken indien een dergelijke dienst of product naar verwachting in onvoldoende mate wordt aangeboden, onvoldoende veilig of zeker functioneert, of om andere redenen van bijzonder gewicht. Afwijkingen van het eerste lid worden gemotiveerd vastgelegd in de departementale administratie, behalve wanneer ICT-diensten of ICT-producten voor militairoperationeel gebruik worden aangeschaft. Rapportage over uitleg vindt plaats in bedrijfsvoeringsparagraaf van jaarverslag ministeries

Digipoort (in het kader van elektronisch bestellen en factureren) (ICCIO, 2 februari 2011) Concrete norm: De ICCIO ondersteunt het concept Digipoort als technische oplossing.

Informatiebeveiliging Besluit Voorschrift informatiebeveiliging Rijksdienst 2007 (VIR, gebaseerd op IVR 1990) (MR, Stcrt. 2007, 14) Dit voorschrift geldt voor de Rijksdienst waartoe gerekend worden de Ministeries met de daaronder ressorterende diensten, bedrijven en instellingen. Dit voorschrift geldt voor het gehele proces van informatievoorziening en de gehele levenscyclus van informatiesystemen, ongeacht de toegepaste technologie en ongeacht het karakter van de informatie. Informatiebeveiliging is een lijnverantwoordelijkheid en vormt een onderdeel van de kwaliteitszorg

23

voor bedrijfs- en bestuursprocessen en de ondersteunende informatiesystemen. Concrete norm: De secretaris-generaal van een Ministerie stelt het informatiebeveiligingsbeleid vast, draagt dit uit en legt verantwoording hierover af. Het beleid omvat ten minste: - De strategische uitgangspunten en randvoorwaarden die het Ministerie hanteert voor informatiebeveiliging en in het bijzonder de inbedding in, en afstemming op het algemene beveiligingsbeleid en het informatievoorzieningsbeleid; - De organisatie van de informatiebeveiligingsfunctie,waaronder verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden; - De toewijzing van de verantwoordelijkheden voor ketens van informatiesystemen aan lijnmanagers; - De gemeenschappelijke betrouwbaarheidseisen en normen die op het Ministerie van toepassing zijn; - De frequentie waarmee het informatiebeveiligingsbeleid wordt geëvalueerd; - De bevordering van het beveiligingsbewustzijn.

Besluit Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst - bijzondere informatie (Vir-bi) (MR, Stcrt. 2004, 47) Dit voorschrift geldt voor de rijksdienst, waartoe gerekend worden de ministeries met de daaronder ressorterende diensten, bedrijven en instellingen. Op de beveiliging van bijzondere informatie zijn de bepalingen van dit voorschrift in aanvulling op het Vir van toepassing. Concrete norm: Het Voorschrift informatiebeveiliging rijksdienst - bijzondere informatie (Vir-bi) geeft regels voor de beveiliging van bijzondere informatie bij de rijksdienst. Deze regels strekken er toe het aantal personen dat met bijzondere informatie in aanraking komt zo beperkt mogelijk te houden. Daarnaast is het van belang dat zo spoedig mogelijk actie wordt ondernomen bij kennisname door niet gerechtigden (compromittering).

Beveiligingsvoorschrift Rijksdienst 2005 (MR, Stcrt. 2005, 245) Deze regeling geldt voor de ministeries, de onder verantwoordelijkheid van de minister werkzame instellingen, diensten en bedrijven. Deze regeling is van toepassing op de beveiliging van de organisatie, medewerkers, materieel, informatiesystemen, gebouwen en overige objecten. De secretaris-generaal kan bepalen dat deze regeling op dienstonderdelen met een bijzondere taak of delen van die dienstonderdelen niet van toepassing is. Concrete normen: Artikel 3. Algemene zorg voor de integrale beveiliging De secretaris-generaal is verantwoordelijk voor de integrale beveiliging van de organisatie, medewerkers, materieel, informatiesystemen, gebouwen en overige objecten, en de inrichting en werking van de beveiligingsorganisatie. Binnen de kaders te stellen door de secretaris-generaal is elk diensthoofd verantwoordelijk voor de integrale beveiliging van zijn dienstonderdeel, de inrichting en werking van de beveiligingsorganisatie evenals de zorg voor en de beveiliging van de informatie die aan zijn dienstonderdeel is toevertrouwd. Artikel 4. Beveiligingsambtenaar De secretaris-generaal wijst een beveiligingsambtenaar aan die belast is met de integrale beveiliging van organisatie,medewerkers, materieel, informatiesystemen, gebouwen en overige objecten, alsmede het toezicht op de werking van de beveiligingsorganisatie en de informatiebeveiliging. Er kan voor twee of meer ministeries één beveiligingsambtenaar wordt aangesteld. De secretarisgeneraal stelt de instructie voor de beveiligingsambtenaar vast, die tenminste de elementen van de voorbeeldinstructie in de bijlage van deze regeling bevat. De aanstelling van de beveiligingsambtenaar wordt bekend gemaakt in de Staatscourant.

24

Onderstaande normen gaan op in de baseline informatiebeveiliging Rijksdienst. Besluitvorming eind 2011: Tactisch Normenkader en Operationele Baseline DWR (ICCIO, 23 november 2009) Het Tactisch Normenkader Beveiliging Digitale Werkplek Rijk (DWR) bevat de tactische beveiligingsnormen die gelden voor de ICT-voorzieningen van de Digitale Werkomgeving Rijk (DWR). Deze tactische normen zijn het bindende vertrekpunt voor de beveiligingsmaatregelen op operationeel niveau. Het tactisch normenkader is primair van toepassing op (en beperkt zich tot) generieke ICTvoorzieningen die door de Digitale Werkplek Rijk worden geleverd en/of beheerd. Dit omvat de centrale infrastructuur, hardware en applicaties. Daarnaast ook de software op de DWR desktop en server based DWR-applicaties die door de departementen zelf worden beheerd. In dit normenkader zijn ook eisen geïntegreerd die afnemers aan elkaar stellen om een beveiligingsketen te bewerkstelligen met in ieder domein van de keten een gelijk beveiligingsniveau. De indeling en inhoud zijn gebaseerd op die van de NORA Normen Informatiebeveiliging ICT-voorzieningen. Daarnaast zijn eisen uit de Code voor Informatiebeveiliging opgenomen die betrekking hebben op de (beheer-)omgeving van de ICTvoorzieningen. ‘ Bij levering en beheer van de DWR-voorzieningen worden een aantal volgende rollen onderkend, namelijk 1. Dienstleverancier, 2. Systeemleverancier en 3. Netwerkleverancier. Per eis is aangegeven voor welke van bovenstaande rollen deze van toepassing is. Dit maakt het mogelijk om te bepalen welke subset van normen aan een leverancier dient te worden opgelegd.

Operationele Baseline Digitale Werkplek Rijk Dit document bevat een baseline van operationele beveiligingsmaatregelen gericht op de ICTvoorzieningen van de Digitale Werkomgeving Rijk (DWR). Het heeft een directe relatie met het Tactisch Normenkader Beveiliging DWR. De Operationele Baseline is een concrete invulling van de relevante normen uit het Tactisch Normen Kader. De eisen in het tactisch normenkader zijn op tactisch niveau geformuleerd en laten de diverse leveranciers van DWR-voorzieningen ruimte voor eigen keuzes te maken ten aanzien van de operationele beveiligingsmaatregelen, mits hiermee aan de tactische eisen wordt voldaan. Het tactisch normenkader biedt een goede basis voor het realiseren van een gezamenlijk vastgesteld beveiligingsniveau voor DWR. Desalniettemin is het wenselijk een deel van de tactische eisen uit te werken tot een baseline van operationele beveiligingsmaatregelen. Voor de meest belangrijke toepassingsgebieden. Dit dient de volgende doelen: - ondersteuning bieden bij het implementeren van het tactisch normenkader; - verminderen interpretatie verschillen - vereenvoudigen van de toetsing; - voorkomen van interoperabiliteits- of beheerproblemen.

Normenkader Informatiebeveiliging Rijksweb (pSG-beraad 6 juni 2006, IODI, september 2006) Zie: http://samenwerkruimten.rijksweb.nl/ICCIO/informatiebeveiliging/Gedeelde%20documenten/04% 20Documenten/Kaders%20en%20voorschriften/Normenkader%20IB%20Rijksweb-1.6.pdf

Referentiekader informatiebeveiliging Haagse Ring (IODI, september 2008, pSG-beraad) Zie: http://samenwerkruimten.rijksweb.nl/ICCIO/informatiebeveiliging/Gedeelde%20documenten/04%

25

20Documenten/Kaders%20en%20voorschriften/Referentiekader%20IB%20HaagseRing%20v1%20 IODI.pdf

Normenkader Mobiele Informatiedragers Rijksoverheid (IODI 25 september 2008) Zie: http://samenwerkruimten.rijksweb.nl/ICCIO/informatiebeveiliging/Gedeelde%20docume nten/04%20Documenten/Kaders%20en%20voorschriften/Normenkader%20IB%20Rijks web-1.6.pdf

Normenkader Identity Management (IODI, 28 augustus 2008; ICCIO mei 2009. Door de ICCIO in mei 2009 vastgesteld als standaard voor de Rijksdienst) Identity Management (IdM) omvat de processen en alle benodigde technische hulpmiddelen voor het beheer van elektronische identiteitsgegevens. Bij een zorgvuldig Identity Management worden de gegevens die van personen en organisatieeenheden zijn vastgelegd in een autoritatieve bron gerelateerd aan de electronische voorkomens van identiteiten, zoals accounts, (rijks)pasjes, tokens en biometrische kenmerken. Doel daarvan is om op geautomatiseerde wijze personen te kunnen identificeren, authenticeren en autoriseren, bereikbaar te maken (via contactgegevens) of om gepersonaliseerde informatie en - diensten aan te bieden. Identity Management wordt gezien als een infrastructurele component in de informatievoorziening van de departementen én in die van het Rijk. Het normenkader Identity Management komt voort uit een eerder door rijksbreed vastgesteld stappenplan hiertoe. In het interdepartementale overleg van de directeuren op het terrein van de informatievoorziening rijk IODI is op 15 mei 2007 het “Stappenplan voor Rijksbreed Identity Management” vastgesteld waarin de gezamenlijke ambitie, de aspecten van Identity Management en de te nemen stappen op zowel departementaal als interdepartementaal niveau zijn verwoord. Voor interdepartementale samenwerking is het van belang afspraken vast te leggen om het Identity Management op een dusdanig gelijkwaardig niveau te krijgen dat er wederzijds vertrouwen ontstaat in de kwaliteit van de wijze waarop elektronische identiteiten worden vastgesteld en beheerd. Verder is het belangrijk afspraken vast te leggen over gegevens om deze te kunnen uitwisselen voor o.a. federatieve authenticatie. In dit document is het normenkader opgenomen voor de eerste 4 (van de totaal 16) Identity Management componenten die in het plan zijn onderkend om tot zo’n vertrouwensniveau te komen. Bedoeling is, samen met de departementale projectleiders Identy Management en -specialisten te komen tot een verdere operationalisering van deze normen en de Identity Management-componenten. De normen zijn bewust beperkt in omvang en complexiteit. Het benadrukt de gemeenschappelijke afspraken die minimaal noodzakelijk zijn voor de beoogde elektronische samenwerking. De verwachting is dat het normenkader op termijn nog op praktische aspecten zal aanscherpen naar aanleiding van de toepassing ervan. Relatie met andere normenkaders Bij deze "normen vanuit de praktijk" wordt voortgebouwd op bestaande normenkaders van PDirekt, de Rijkspas en de Rijksadresgids waarbij de focus ligt op de samenhang en de specifieke – aanvullende - normen voor Identity Management. Dat betekent ondermeer dat er een procedurebeschrijving is voor het beheer van identiteiten,accounts, tokens en dergelijke, vergelijkbaar met die voor het beheer van de rijkspassen. En dat er rollen zijn gedefinieerd binnen het geheel van die beheerprocessen. Met name de rol van proceseigenaar Identity Management, die verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de uitvoering van de processen conform dit normenkader.

Kader Rijkstoegangsbeleid (ICBR, 20 april 2010) afsluiten van de buitenzijde van het gebouw: het gebouw kan alleen met een specifiek toegangsmiddel (sleutel, toegangspas) worden betreden. De buitenkant/gevel biedt dus voldoende weerstand om ongeautoriseerde toegang te weren. • compartimentering van het gebouw4: er dient te worden vastgesteld voor welke

26

belangen en dus daarvan afgeleid, welke processen, ruimten, informatie en/of personen binnen een gebouw extra zones noodzakelijk zijn. Deze zones worden gecreëerd door het instellen van extra toegangsmaatregelen. Dit onderscheid tussen het algemeen toegankelijk deel en specifieke delen wordt compartimentering of zonering genoemd. Voor toegang tot specifieke delen zijn er extra beveiligingsmaatregelen, gelden extra voorwaarden en is aparte autorisatie vereist. Dit kan standaard in werking zijn of voor bepaalde delen in werking worden gesteld bij een specifieke dreiging. Een uitwerking van compartimentering zal worden weergegeven in een apart beleidskader (Kader Compartimentering, voorzien eerste helft 2010).. Voorbeelden van aparte compartimenten zijn de ministersvleugel, ICT-ruimten, ruimten waar structureel en in betekenisvolle mate gewerkt wordt met gerubriceerde informatie (werkplekken vertrouwensfuncties) of waar deze informatie is opgeslagen; • het toekennen van toegangsrechten: voor elke categorie personen die toegang wensen, is vastgelegd onder welke voorwaarden en op welke wijze en bij wie een toegangsmiddel kan worden verkregen. Hierbij wordt tenminste onderscheid gemaakt in vaste medewerkers van het eigen ministerie, externen (schoonmaakpersoneel, leveranciers, stagiaires, inhuurkrachten, onderhoudspersoneel), bezoekers (‘gewone’, VIP, vergaderingen/evenementen), bijzondere functionarissen. Onder ‘vaste medewerkers’ worden verstaan medewerkers met een ambtelijke aanstelling; • de uitgifte en inname van toegangsmiddelen: het toegangsmiddel verschaft aan de houder de toegangsrechten die aan hem/haar zijn toegekend. Bij eenvoudige toegangsmiddelen (bv. een sleutel) is de uitgifte en inname gekoppeld aan de houder, complexe toegangsmiddelen (toegangspas) geven daarnaast de mogelijkheid om de identiteit5 van de drager van het toegangsmiddel en de legitimiteit van de uitgifte van het middel te toetsen; • controle op het gebruik van toegangsmiddelen: een stelsel van samenhangende maatregelen heeft als doel om misbruik dan wel onjuist

Normenkaders Rijkspas (Stuurgroep Rijkspas) (Stuurgroep Rijkspas 30 juli 2009) Concrete normen betreffende de (veiligheid van de) rijkspas: Met als uitgangspunt maximale flexibiliteit zijn op basis van dreigingsanalyses uitgebreide technische en organisatorische maatregelen genomen om misbruik te voorkomen. Deze maatregelen worden getoetst door middel van audits. Grafische en elektronische beveiligingsmaatregelen Om namaak tegen te gaan heeft de Rijkspas grafisch beveiligde (zichtbaar en onzichtbaar) echtheidskenmerken. Deze zijn te vergelijken met die van een identiteitsdocument. Ook de chip die op de pas zit is up-to-date beveiligd. Het programma Rijkspas maakt hiervoor dankbaar gebruik van de expertise van de beste kennisinstituten op dit gebied. Zij kennen de beveiligingskwesties rondom dergelijke chips door en door. De Rijkspas voldoet ruimschoots aan de door hen opgestelde testscenario’s. Persoonlijke autorisaties De Rijkspas werkt alleen wanneer de juiste autorisaties (toegangsrechten) zijn toegekend. Een medewerker kan dus niet automatisch met zijn Rijkspas overal binnenkomen. Elke deelnemende organisatie is en blijft namelijk zelf verantwoordelijk voor het beheren (toekennen en intrekken) van de autorisaties en bepaalt daarmee dus zelf wie wel of wie niet toegang wordt verleend. De BVA’s verlenen deze autorisaties. Gezamenlijk normenkader Wat gebeurt er met passen die zijn vermist of gestolen? Worden deze passen op tijd geblokkeerd? Hoe zit het met collega’s die uit dienst gaan en het daarbij innemen van hun passen inclusief autorisaties? Slechts enkele vragen die organisaties ten opzichte van elkaar hebben. Samenwerking alleen is niet voldoende. Organisaties moeten er op aan kunnen dat de techniek en de achterliggende processen bij elk van hen goed ingeregeld is. Het vertrouwen hierin wordt tot stand gebracht door gebruik te maken van een gezamenlijk normenkader. Deze is door programma Rijkspas samen met alle deelnemende organisaties ontwikkeld. Hierin zijn de eisen opgenomen die gesteld worden aan de infrastructuur voor de toegangscontrolesystemen (TCS) en aan de processen voor het bestellen, uitgeven, beheren en innemen van de Rijkspas. Elke deelnemende

27

organisatie, implementeert deze zelf. Naleving van dit normenkader wordt getoetst aan de hand van, door het programma Rijkspas ontwikkelde, systematiek. Getoetst wordt op zowel authenticatie als processen (audits).

Informatiehuishouding Baseline informatiehuishouding (MR, kamerstuk 29362, nr. 156) De Baseline Digitale Informatiehuishouding is 7 juli 2009 bekrachtigd door het kabinet, als instrument om de informatiehuishouding van de rijksoverheid te verbeteren en wordt ondersteund door andere algemeen geaccepteerde kaders, zoals de NEN-ISO-normen.De baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid geeft een normenkader voor duurzaam toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie. De Baseline is het rijksbrede normenkader voor informatiebeheer, dat toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie bevordert. Het is een handzaam overzicht van bestaande kaders op dit gebied en geeft aan hoe die ingezet kunnen worden: - bij het meten en sturen van de kwaliteit van de informatiehuishouding; - bij de inrichting en verbetering van de informatiehuishouding; - bij de digitalisering van bedrijfsprocessen; - als toetsingskader voor de departementale auditdiensten. Concrete normen: Het kabinet besluit hierbij dat de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid gehanteerd wordt bij de inrichting van de (digitale) informatiehuishouding. De Baseline is een basisset van normen, eisen en maatregelen aangaande de digitale informatiehuishouding van het Rijk. Deze basisset is gebaseerd op de geldende wet- en regelgeving en internationale standaarden, waaronder 11 regelingen die eisen stellen aan de kwaliteit van de informatiehuishouding, zoals de Archiefwet 1995, de Wet openbaarheid van bestuur, de Wet bescherming persoonsgegevens, de Comptabiliteitswet en het Voorschrift informatiebeveiliging Rijk. De kwaliteit van de digitale en papieren informatiehuishouding vereist dat deze structureel onderdeel is van de reguliere bedrijfsvoering van het Rijk en daarom dient deze opgenomen te worden in de reguliere planning & controlcyclus van de ministeries. De Baseline is het instrument daarvoor.

Besluit Kwaliteit Rijksoverheidswebsites (2006) (MR, Stcrt. 2006, nr. 136) Concrete norm: Nieuwe websites van de rijksoverheid moeten vanaf 1 september 2006 bij oplevering voldoen aan de webrichtlijnen. Nieuwe websites mogen uitsluitend worden opengesteld voor gebruikers nadat door het verantwoordelijke ministerie is vastgesteld dat gebouwd is conform de Webrichtlijnen. Bestaande websites van de rijksoverheid, voor zover deze nog niet voldoen aan de webrichtlijnen, zullen vanaf 1 september zo spoedig mogelijk binnen de normale vernieuwingscyclus van de websites doch uiterlijk 31-12-2010 moeten worden aangepast aan de webrichtlijnen. www.webrichtlijnen.nl als verplichte open standaard tevens onderdeel van PTOLU-regime zoals genoemd bij standaarden Professionalisering, Internationaal & Markt Kwaliteitsframework voor de I(v) functie (ICCIO, ICCIO 18 januari 2011) De interdepartementale Commissie van CIO’s bij het Rijk wil komen tot het voeren van een optimale tactische regie op de kwaliteit van de I(v) bemensing. Om zo een hogere ICT-

28

professionaliseringsgraad, een betere beheersing van ICT-projecten en een flexibeler ICT-personeel te realiseren. Belangrijke aandachtspunten zijn de kwaliteit van de besturing op de informatievoorziening en de inrichting van de organisatie van de informatievoorziening. Voor de besturing op de kwaliteit is op het overkoepelende niveau van de Rijksdienst een Kwaliteitsframework voor de Informatievoorziening gerealiseerd. Het Kwaliteitsframework legt voor ongeveer 40 resultaatgebieden binnen de I(v) kolom uniform vast welke kennis en competenties van beroepsbeoefenaren noodzakelijk zijn. Het Kwaliteitsframework biedt een referentiekader voor de professionalisering van, selectie voorén interoperabiliteit en mobiliteit binnen de I(v) kolom én is daarmee een I(v) specifieke verbijzondering van de kwaliteitenprofielen van het Functiehuis Rijk. Op Europees niveau is in 2008 het e-Competence Framework als referentiekader voor beroepscompetenties in de informatie- en communicatietechnologie geformuleerd. Recent is een tweede versie gepresenteerd. Het voorliggende Kwaliteitsframework sluit waar mogelijk aan op dit Europese initiatief. Voor het formuleren van het Kwaliteitsframework zijn keuzes gemaakt. Keuzes over het model van het framework, het aantal en de titel en omschrijving van resultaatgebieden, belangrijke kenniscomponenten en belangrijke competenties. Over al deze keuzes kan discussie plaatsvinden. Het I(v) werkveld kenmerkt zich immers door diverse opvattingen over het vak. De beoordeling van het Kwaliteitsframework en de gemaakte keuzes moet per definitie vanuit het eigen bijzondere referentiekader geschieden. Getracht is via een zorgvuldig afgewogen proces van hoor en wederhoor de grootste gemene deler in de opvattingen te vinden. Het Kwaliteitsframework beoogt daarmee een gemeenschappelijk normatief referentiekader voor de besturing van de personele kwaliteit binnen de I(v) kolom te bieden.

Grote ICT Projecten en Kwaliteitsborging (kamerstukken 26643 nr 135 en nr 172, ICCIO 26 oktober 2010) Het kabinet constateert dat, naast de inrichting van de CIO functie, ook maatregelen nodig zijn om de kwaliteit van de opdrachtgevers voor ICT-projecten en informatievoorziening te vergroten. Deze zullen niet alleen gericht zijn op de I-kolom maar ook op de beleidsdirecties die als opdrachtgever voor grote projecten optreden. Professionalisering van het informatiemanagement, waaronder opdrachtgeverschap, vanuit de beleidsdirecties is minstens zo belangrijk als een goede inrichting van de CIO-functie. Op korte termijn zal een curriculum worden ontwikkeld. Dit richt zich op opdrachtgeverschap, verander- en innovatiemanagement, inhoudelijke kennis van I-beleid en ICT-toepassingen, en programmma- en projectmanagement. De uitvoering daarvan moet bijdragen aan de verbetering van de kwaliteit van het opdrachtgeverschap binnen de ministeries en de aansturing van externe leveranciers. Opdrachtgeverschap voor grote en risicovolle ICT-projecten zal als onderwerp worden opgenomen in het opleidingsaanbod van de Algemene Bestuurdienst. Voorts wordt een rijksbrede pool ingericht met ervaren ICT-projectleiders. Daarmee wordt bevorderd dat kennis en ervaring worden uitgewisseld. Ik merk hierbij op dat ook de Gateway-reviews bijdragen aan de verbetering van het opdrachtgeverschap en aan kennisdeling. De ICCIO concludeert dat het behouden en binnen halen van kwaliteit voorop staat. Het inzetten van interne mensen in de pool moet mogelijk gemaakt worden.

Organisatie: Kaders en normen Organisatie Rijk De Kaders op het bedrijfsvoeringsaspect Organisatie Rijk zijn onderverdeeld in een aantal categorieën: - Organisatie en Bedrijfsvoering

29

- Uitvoering - Toezicht - Adviescolleges Organisatie en Bedrijfsvoering Informatiestatuut Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk ICBR, 2011, vastgesteld in de ICBR-vergadering van 20 december 2011 In dit informatiestatuut worden afspraken rondom informatie-uitvragen vanuit DGOBR/ ICBR over organisatie en personeel, informatisering, faciliteiten, huisvesting en inkoop gebundeld. Doel hiervan is de verantwoordelijke interdepartementale commissies (ICOP, ICCIO, ICFH en/of ICIA) de beleidsvoorbereiding, -uitvoering en –verantwoording mogelijk te maken. Daarnaast wordt de informatie beschreven die DGOBR nodig heeft om haar rol als sectorwerkgever en beleidsverantwoordelijke voor het personeelsbeleid goed te kunnenvervullen. De informatie-uitvraag is afgestemd met de interdepartementale commissies. In het informatiestatuut is onder andere opgenomen wanneer bepaalde informatie wordt gevraagd en voor welk doel de informatie zal worden gebruikt. Kabinetsstandpunt Borgen Publiek Belang (Brief van de minister-president (ambtelijk voorbereid door het ministerie van BZK) aan de Voorzitter van de Tweede Kamer van 23 mei 2001 betreffende het door de MR op 18 mei vastgesteld standpunt van het kabinet op het door de WRR op 26 april 2000 aangeboden rapport ‘Het borgen van publiek belang’.) Bevat een afwegingskader voor de organisatie van publieke taken. Opgesteld naar aanleiding van een WRR-advies. Ondertekend door de minister-president. In zijn advies bepleit de WRR het vaststellen van een uniform beleidskader ten behoeve van de borging van publieke belangen. De Eerste Kamer heeft aangedrongen op een integrale visie op marktwerking, liberalisering, privatisering en verzelfstandiging. Het kabinet is van oordeel dat indien hierbij gedoeld wordt op een strak, algemeen toepasbaar en min of meer uitputtend geformuleerd stelsel van normen zulks ondoenlijk is, gelet op de omvangrijke onderlinge verschillen tussen de terreinen van zorg waar de overheid verantwoordelijk voor is. In het voorgaande is gebleken dat het kabinet het wel mogelijk acht een lijst met ten behoeve van de definiëring en waarborging van publieke belangen te formuleren. Deze aandachtspunten kunnen zeer behulpzaam zijn, zoals zij dat in het verleden ook waren, bij het vormgeven van concrete bestuurlijke arrangementen. Anders gezegd: voor blauwdrukken is in dezen geen plaats. De uitwerking in concrete gevallen is vooral maatwerk. Een systematische benadering moet veeleer worden gezocht in het langslopen van een lijst van algemene aandachtspunten, die uiteen valt in drie hoofdvragen: I Wat zijn de publieke belangen II Verkenning van de verschillende uitvoeringsmogelijkheden (publiek of privaat) en van de vormgeving toezicht I II Afweging van uitvoeringsmogelijkheden op basis van criteria van goed bestuur. Het kabinet heeft deze lijst nader uitgewerkt en komt tot de volgende tien algemene aandachtspunten: I Publieke belangen 1. Wat zijn de publieke belangen en hoe dienen deze te worden vastgelegd? II Verkenning van de verschillende uitvoeringsmogelijkheden (publiek of privaat) A. Borging publieke belangen via de overheidsorganisatie 2. Dienen de publieke belangen door de centrale overheid of door de decentrale overheid te worden geborgd? 3. Zijn er, bij borging op centraal niveau, redenen om de bevoegdheden over te dragen aan een orgaan dat niet onder de volledige ministeriële verantwoordelijkheid valt (ZBO)? 4. Zijn er, bij borging op centraal niveau, redenen om voor interne verzelfstandiging te kiezen? B. Borging publieke belangen bij concurrentie 5. Kan borging van publieke belangen bij «concurrentie op de markt» worden gerealiseerd? 6. Kan borging van publieke belangen bij «concurrentie om de markt» worden gerealiseerd? 7. Kan borging van publieke belangen bij «maatstafconcurrentie» worden gerealiseerd? 8. Bezien moet worden hoe moet worden omgegaan met het eigendom van de bedrijven, voor zover dit in overheidshanden is

30

C. Toezicht 9. Beoordeling van aspecten van verantwoording en toezicht III Afweging van uitvoeringsmogelijkheden op basis van criteria van goed bestuur (algemene rechtsbeginselen, sociale rechtvaardigheid, doeltreffendheid, doelmatigheid en houdbaarheid) 10.Welke uitvoeringsmodaliteit draagt het meeste bij aan een adequate borging van de gedefinieerde publieke belangen?

Het kabinet merkt op dat deze lijst van tien aandachtspunten mede is gebaseerd op diverse kaders die sinds het begin van de jaren negentig zijn ontworpen. De bovenstaande lijst zou derhalve kunnen worden gezien als een zo beknopt mogelijke samenvatting van deze deelkaders.

Coördinerende bewindspersonen Door de ministerraad vastgestelde richtlijnen ten aanzien van bewindspersonen met bijzondere bevoegdheden (Brief van minister van Binnenlandse Zaken aan de Voorzitter van de TK, kamerstuk uit 24 juni 1985, kst-17353-24, bevestigd in 1996.) “In dit hoofdstuk geef ik een algemeen overzicht van de instrumenten en bevoegdheden van eerstverantwoordelijke bewindspersonen. Daarbij zijn de volgende categorieën te onderscheiden, waarop ik in de volgende paragrafen inga: a. instrumenten waarover de eerstverantwoordelijke bewindspersoon reeds kan beschikken uit hoofde van zijn normale departementale taakuitoefening; b. instrumenten en bevoegdheden die een bijzonder karakter hebben en die slechts bij afzonderlijk ministerraadsbesluit aan een bewindspersoon kunnen worden toegekend. Instrumenten, verbonden aan de normale departementale taakuitoefening Elke bewindspersoon beschikt over een groot aantal instrumenten voor het bevorderen van interdepartementale afstemming. Het gaat daarbij om instrumenten die zijn verbonden aan de normale departementale taakuitoefening. Aangrijpingspunten voor het gebruik van deze instrumenten worden geboden door regels van betamelijkheid, die in het interdepartementaal verkeer tussen bewindspersonen gelden. Een en ander kan worden geïllustreerd aan de hand van de volgende voorbeelden: a. Informatie-uitwisseling Een belangrijke voorwaarde voor afstemming is, dat verschillende bij één beleidsterrein betrokken ministeries op de hoogte zijn van elkaars activiteiten en beleidsuitgangspunten. Dit vereist actieve informatieverstrekking en -inwinning. Een bewindspersoon kan daartoe beroep doen op de medewerking van andere betrokken bewindspersonen. Zij informeren de eerstverantwoordelijke bewindspersoon uit eigen beweging en op diens verzoek over relevante ontwikkelingen en activiteiten op het te coördineren beleidsterrein. b. Bilateraal of multilateraal overleg Bewindspersonen voeren voorafgaand overleg met de eerstverantwoordelijke bewindspersoon over belangrijke beleidsvoornemens die raken aan diens beleidsterrein. Verreweg de belangrijkste methode om tot interdepartementale afstemming te komen is het informeel overleg tussen ministeries op ambtelijk en politiek niveau. De snelheid van interdepartementaal overleg kan worden vergroot door, wanneer in ambtelijke contacten een slepend geschilpunt ontstaat, sneller een beroep te doen op de betrokken bewindspersonen om in informeel overleg tot overeenstemming te komen. c. Opschorting Wanneer de eerstverantwoordelijke bewindspersoon, indien geen overeenstemming wordt bereikt, verzoekt een bepaald beleidsvoornemen voor te leggen aan de ministerraad, wordt daaraan gevolg gegeven. In afwachting van een ministerraadsbeslissing worden geen stappen genomen tot uitvoering van het voornemen. d. Aansporing De eerstverantwoordelijke bewindspersoon kan bewindspersonen uitnodigen, voorstellen aan de

31

ministerraad te doen met betrekking tot onderwerpen op het te coördineren beleidsterrein. Bewindspersonen geven aan zo'n verzoek gevolg, dan wel delen gemotiveerd aan de eerstverantwoordelijke bewindspersoon mee dat niet te zullen doen. De eerstverantwoordelijke bewindspersoon kan de ministerraad voorstellen, zijn uitnodiging te onderschrijven. e. Initiatief Wanneer de eerstverantwoordelijke bewindspersoon een andere bewindspersoon herhaalde malen zonder succes heeft uitgenodigd tot het doen van bepaalde voorstellen, kan hij de ministerraad zelf voorstellen doen met betrekking tot het desbetreffende onderwerp. Hij doet hiervan mededeling aan de bewindspersoon, die het aangaat. f. Eigen budget Ministers kunnen binnen de eigen departementale begroting gelden reserveren ter bevordering van interdepartementale afstemming, bijvoorbeeld door het financieren van onderzoek ten behoeve van interdepartementale beleidsontwikkeling of door met het beschikbaar stellen van eigen fondsen datzelfde bij andere ministeries te stimuleren. g. Het opstellen van een beleidsplan In sommige gevallen kan het opstellen en doen vaststellen van een beleidsplan, waarin de samenhang tussen onderling gerelateerde beleidsterreinen is aangegeven, een effectief instrument zijn voor het bevorderen van interdepartementaal overleg en afstemming. Een dergelijk beleidsplan dient in ieder geval duidelijkheid te bieden over beleidsdoeleinden en de inzet van (onder meer financiële) middelen, met name op die punten waar sprake kan zijn van interdepartementale verschillen van inzicht. h. Departementale ondersteuning Een minister kan voor de ambtelijke ondersteuning van interdepartementaal overleg en afstemming, op beleidsterreinen waarvoor hij eerstverantwoordelijk is, een dienstonderdeel inrichten binnen het eigen ministerie. j. Het instellen van een interdepartementale werkgroep, commissie dan wel projectorganisatie Bewindspersonen kunnen in overeenstemming met de andere betrokken bewindspersonen, dan wel met instemming van de ministerraad, een inter-departementaal samengestelde ambtelijke overlegen adviesstructuur dan wel projectorganisatie inrichten. k. Externe deskundige De eerstverantwoordelijke bewindspersoon kan een externe deskundige van zwaar kaliber inschakelen. Deze ontwikkelt voorstellen en probeert daarover door bemiddeling en overtuiging overeenstemming te bereiken tussen de betrokken bewindspersonen. Door de benoeming van een externe deskundige te baseren op een ministerraadsbeslissing kan aan diens werkzaamheden een zeker extra draagvlak worden gegeven. l.Het inschakelen van de minister-president Elke bewindspersoon, die hindernissen ontmoet bij de interdepartementale afstemming, kan een beroep doen op de minister-president in diens verantwoordelijkheid van bewaker van de eenheid van het regeringsbeleid. Dit geldt zowel een verzoek om bemiddeling als - in geval van een competentiegeschil - eventuele arbitrage. m. Het inschakelen van collectieve besluitvormingsorganen Bewindspersonen kunnen bevorderen dat de ministerraad of de desbetreffende onderraad of ministeriële commissie richtlijnen geeft voor de interdepartementale beleidsontwikkeling, onder meer door het voorbereiden van een beleidsbedat of het voorleggen van een beleidsplan of door de desbetreffende raad voor te stellen dat hiertoe moet worden overgegaan. In laatste instantie kan elke bewindspersoon een specifiek interdeparte-mentaal geschilpunt, waarover op andere wijze geen overeenstemming kan worden bereikt, voorleggen aan een onderraad, ministeriële commissie of de ministerraad. Bijzondere instrumenten en bevoegdheden Voor zover de uitoefening van coördinerende taken door bewindspersonen alleen effectief kan plaatsvinden met gebruikmaking van bijzondere instrumenten of bevoegdheden kan - zoals ook nu al gebeurt - een afzonderlijke regeling worden getroffen. Deze kan het karakter hebben van een

32

politieke afspraak en kan ook worden geformaliseerd in een ministerraadsbeslissing, een koninklijk besluit of een wet. Voorbeelden van formalisering in de sfeer van externe beleidsontwikkeling kunnen worden gevonden in zeer vele wetten en regelingen, zoals in de Wet op de ruimtelijke ordening en de Landinrichtingswet. Voorbeelden in de beheersmatige sfeer zijn de Comptabiliteitswet en, voor het overheidspersoneelsbeleid, het Coördinatiebesluit 1958. De meeste bestaande coördinatie-afspraken en -bevoegdheden liggen evenwel vast in ministerraadsbesluiten. Met toekenning van coördinerende bevoegdheden in wetten dient terughoudendheid te worden betracht. Instrumenten als wetten en koninklijke besluiten moeten alleen worden gebruikt als het gaat om coördinatietaken met een lange levensduur. Bij het opstellen van dergelijke wetten en besluiten dient te worden nagegaan of het gewenst is daarin een horizonbepaling op te nemen, teneinde te bewerkstelligen dat de desbetreffende regeling na bepaalde tijd wordt geëvalueerd. De begrenzing van de toekenning van extra bevoegdheden is niet gelegen in staatsrechtelijke, maar in bestuurstechnische en politieke mogelijkheden. Als het aantal formele coördinatieregelingen te zeer toeneemt, neemt hun effectiviteit af. Het toedelen van dwingende bevoegdheden heeft verder alleen dan zin wanneer het kabinet daaraan daadwerkelijke steun wil geven; anders stuit de uitoefening van formele bevoegdheden al gauw op politieke grenzen. Daarom zal over de toekenning van extra bevoegdheden aan eerstverantwoordelijke bewindspersonen steeds een expliciete ministerraadsbeslissing nodig zijn. ”

Beleid bestuurskernen (MR, brief van minister van BZK aan de Voorzitter van de TK van 6 februari 1997, kst-25226-1) In een brief aan de Tweede Kamer der Staten-Generaal van 6 februari 1997 heeft de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties een aantal door de ministerraad vastgestelde uitgangspunten ten aanzien van de taken, aansturing van en omvang van de bestuurskernen van de ministeries neergelegd. Deze houden het volgende in: •

•

• •

•

de bestuurskern heeft bemoeienis heeft met de gehele beleidscyclus. De organisatie van deze bemoeienis kan echter per fase van het beleidsproces en per beleidsveld verschillend zijn. Onderdelen van de hoofdfuncties kunnen buiten het departement plaatsvinden. Zo is het goed denkbaar de monitoring van maatschappelijke ontwikkelingen in handen te stellen van planbureaus of onderzoeksinstellingen. Het genereren van mogelijke oplossingen kan voor een deel worden toevertrouwd aan adviesorganen. Ook bij de terugkoppeling en evaluatie is inschakeling van onderzoeksinstellingen, inspecties, toezichthouders en andere overheden mogelijk. De bestuurskern zal echter in al deze gevallen de verbindingen met de overige instellingen moeten bewaken en aansturen en daarop een bestuurlijke visie moeten hebben. De uitvoering van beleid vindt niet binnen de bestuurskern plaats. Uitvoerende taken worden – als er niet voor wordt gekozen een taak te privatiseren of te decentraliseren – in handen gesteld van een intern of extern verzelfstandigd orgaan. In het rapport van de commissie-Sint komt een aantal aanbevelingen voor. Die houden in dat in het algemeen interne verzelfstandiging de voorkeur heeft, wanneer de ministeriële verantwoordelijkheid in het geding is. Een bestuurskern dient er ook zorg voor te dragen dat de functies van inspectie en toezicht adequaat georganiseerd zijn. Ook hier is sprake van aansturing en het opzetten en onderhouden van informatorische relaties met het oog op de ministeriële verantwoordelijkheid. Daarnaast is het van belang aan de (aansturing van de) functies van toezicht en inspectie binnen de bestuurskern een eigen positie te geven. Toezicht en inspectie kunnen immers belangrijke informatie opleveren over de kwaliteit van de uitvoering en over de uitvoerbaarheid van het beleid. Feedback is input voor bijstelling/wijziging van het beleid.

De brief bevat de volgende korte typering van een bestuurskern:

33

– een bestuurskern is een zo compact mogelijke organisatie die ten dienste staat van het dragen van politieke verantwoordelijkheid en het afleggen van politieke verantwoording (politiek primaat) – die daartoe overzicht houdt over en richting geeft aan het gehele beleidsproces – die zich primair richt op beleidsontwikkeling en de daarmee samenhangende bestuurstaken – die de uitvoering van beleid zoveel mogelijk aan andere onderdelen overlaat – die deze uitvoering adequaat aanstuurt – die zorgdraagt voor een goede organisatie en aansturing van de functies van monitoring, evaluatie, toezicht en inspectie – bestaande uit breed inzetbare en hoog gekwalificeerde medewerkers – met een zo flexibel mogelijke structuur – met collegiaal overleg op het ambtelijke topniveau over de hoofdlijnen van beleid en beheer – met goede voorzieningen voor regelmatig overleg tussen ambtelijke en politieke leiding – met voorzieningen voor een regelmatige reflectie op doelstellingen en functioneren van de organisatie.

Normenkader externe inhuur (Brief minister BZK aan TK van 11 mei 2011, kst-32501-15) Er is een kader om de externe inhuur van de ministeries te normeren. Concrete norm: Voor de organisaties van het rijk zijn er recent in nauw overleg met uw Kamer spelregels afgesproken voor de inhuur van extern personeel. Dit betreft: 1) een norm voor de totale uitgaven externe inhuur en 2) een maximumuurtarief voor de inhuur van externen. Ad 1). Met uw Kamer is in 2009 door de voormalige minister van BZK een sturingsinstrumentarium externe inhuur afgesproken. Het belangrijkste onderdeel daarvan is een uitgavennorm voor externe inhuur van maximaal 13% van de totale personele uitgaven (ambtelijk personeel + externe inhuur). De norm heeft het karakter van «comply-or-explain». Bij overschrijding van de norm dienen de ministers dit in het jaarverslag toe te lichten. Ik verwijs u verder naar de brief van de minister van BZK aan uw Kamer van 24 juni 2009 (TK, 2008–2009, 31 701, nr. 21). In mei 2010 heeft de Kamer vervolgens een motie van het SP-lid Roemer aangenomen waarin de regering gevraagd werd de norm verder te verlagen tot 10%. In een brief van de voormalige staatssecretaris van BZK aan uw Kamer van 29 juni 2010 in reactie op deze motie wordt gesteld dat het kabinet de wens van de Kamer respecteert om voor 2011 een norm van 10% te hanteren (TK, 2009–2010, 31 701 en 32 360, nr. 32). Ad 2). Eind 2009 heeft uw Kamer een motie aangenomen met het verzoek aan de regering om een maximumuurtarief vast te stellen voor de inhuur van extern personeel buiten de zogeheten mantelcontracten. De voormalige staatssecretaris van BZK heeft de Kamer in een brief van 5 juli 2010 in reactie op deze motie gemeld dat vanaf 1 januari 2011 een maximumuurtarief van € 225 per uur (excl. BTW) geldt voor de bedoelde inhuur (TK, 2009–2010, 32 124, nr. 18). Wanneer inhuur tegen een hoger tarief noodzakelijk is wordt dit door de desbetreffende ministers achteraf verantwoord in de departementale jaarverslagen. Na afloop van het begrotingsjaar wordt de Tweede Kamer door elk ministerie in het departementale jaarverslag geïnformeerd over de hoogte van de uitgaven voor externe inhuur van personeel en wordt een eventuele overschrijding van de uitgavennorm toegelicht. Tevens wordt een eventuele inhuur die uitgaat boven het geldende maximumuurtarief toegelicht. Op basis van de departementale jaarverslagen informeer ik uw Kamer over het totaal van de uitgaven voor externe inhuur door de gezamenlijke ministeries. ”

Sturing bedrijfsvoering (ICBR,19 mei 2009. Vervolgens zijn de plannen van de IC's ter uitwerking hiervan in de ICBR van 17 november 2009 aan de orde geweest.) De ICBR heeft de onder de ICBR ressorterende interdepartementale commissies (IC’s) verantwoordelijk gemaakt voor de rijksbrede kaderstelling op de verschillende terreinen van de bedrijfsvoering. De besturingsfilosofie van de ICBR is weergegeven in onderstaand schema.

34

Ministerraad

Raad voor Bestuur

Minister van BZK

Directeuren bedrijfsvoering politieke advisering

DG OBR

SGO Directeuren

voorzitter

ICBR

beleidsvoorbereiding

Strategie/es calatie

Lijnmanagers

IC Senior adviseurs Sturend via kaderstelling en opdrachtgever, contracthouders Standaardisatie Commissiess

Directie OBR

SSO

Operationele opdrachtverlening

subco ntract houd ers

Service managers

dienstverleners

Managers, medewerkers, ondersteuners,adviseurs

Het doel is met rijksbreed beleid toegevoegde waarde voor het concern rijk en voor de ministeries te creëren. De departementen voeren het rijksbreed vastgestelde beleid uit. Zij hebben ook eigen behoeften en prioriteiten als het gaat om het beleid. Vanuit die positie kunnen zij onderwerpen aandragen voor de concernagenda van de IC. Ieder departement is ook zelf opdrachtgever voor en afnemer van diensten die in concernbrede shared service organisaties zijn geplaatst. De minister van BZK is vanuit het kabinet verantwoordelijk voor de rijksbrede ontwikkeling van het beleid, en voor de totstandkoming en uitvoering van zaken als de CAO Rijk. Om deze rol te ondersteunen is er binnen OPR capaciteit beschikbaar. Ook vanuit deze politieke prioriteiten kunnen onderwerpen aangedragen worden voor de concernagenda van de IC’s. De IC ontwikkelt een meerjarenvisie en strategie voor het betrokken domein, waarin de rijksbrede ambities een plaats krijgen. De IC stelt prioriteiten en neemt besluiten die een rijksbrede strekking hebben. Dit alles met in het achterhoofd de toegevoegde waarde van het beleid voor zowel het concern als voor de individuele departementen. De IC is betrokken bij de besluitvorming over welke diensten de betrokken kolom over wil laten aan de shared services organisaties (SSO’s) en welk service- en kwaliteitsniveau hierop wordt nagestreefd. Het adviseren aan de eigenaar over dit service- en kwaliteitsniveau is eveneens een taak van de IC.

Sturing van shared services organisaties In het sturingsmodel van de ICBR is het collectief opdrachtgeverschap van de SSO’s in het betrokken domein naar de IC overgegaan. Deze rol van de IC wordt door de leden van de IC zoveel mogelijk gezamenlijk ingevuld. De IC geeft op basis van een business case aan welke dienstverlening (inhoud en kwaliteit) aan een SSO wordt opgedragen en hoe de verschillende partijen aan de financiering van deze taak bijdragen. De IC fungeert als contracthoudersraad voor de betrokken SSO’s. De betrokken beleidsdirectie van DGOBR organiseert het collectief

35

opdrachtgeverschap in de richting van de SSO;s. Vaak fungeert op operationeel niveau een subcontracthoudersraad voor de afhandeling van alledaagse contractzaken. De DGOBR is eigenaar van de betrokken SSO’s en daarmee verantwoordelijk voor deze batenlastendiensten in termen van missie, werkgebied, doelrealisatie, continuïteit en financiële gezondheid. De eigenaar bepaalt de eigenstandige bevoegdheden van de leiding van de batenlastendienst, stelt jaarplannen vast, beoordeelt periodieke rapportages over de bedrijfsvoering, is de hiërarchieke baas van de directeur van de baten-lastendiensten en stelt de externe tarieven van de baten-lastendiensten vast. De opdrachtnemer is de zelfstandige organisatie - in dit geval een baten-lastendienst van OBR - die de opdracht aanneemt en uitvoert op basis van een overeenkomst met de operationele opdrachtgevers. Deze rol wordt in het besturingsmodel vervuld door de verschillende deelnemende ministeries danwel de beleidsdirectie van DGOBR. De gebruiker (ook wel afnemer of klant genoemd) is de instantie of de persoon die zelf besluit of verplicht is gebruik te maken van de gestandaardiseerde producten of diensten van een batenlastendienst, dan wel een maatwerkovereenkomst sluit met een baten-lastendienst voor de levering van klantspecifieke diensten. Bij de baten-lastendiensten van OBR gaat het om (staf)directies van departementen en om individuele ambtenaren. Gebruikers hebben geen sturende rol naar een opdrachtnemer, maar kunnen wel een plaats in de governancestructuur van een uitvoerende organisatie krijgen, bij voorbeeld in een gebruikersraad. Bij enkele ministeries wordt gebruik gemaakt van een regie-organisatie, die ervoor zorgt dat de wensen van de verschillende klanten worden besproken, op elkaar afgestemd en vertaald in een vraag namens het ministerie in de richting van de eigen uitvoerende diensten of SSO’s. Bij P-Direkt is de relatie met de klant onder meer ingevuld met de standaardisatiecommissie, met daarin lijnmanagers en managers uit de bedrijfsvoering. Deze commissie buigt zich over mogelijke wijzigingen in de uitgangspunten van de dienstverlening. De standaardisatie commissie wordt voorgezeten door de directeur OPR en legt jaarlijks verantwoording af aan de ICOP. Daaronder fungeren de interdepartementale werkgroep HR-experts en een interdepartementale werkgroep ICT experts. Deze werken eventuele wijzigingen uit op HR- en ICT-gebied en leggen oplossingen ter besluitvorming voor aan de standaardisatiecommissie. Tarieffinanciering De opdrachtgevers betalen voor de dienstverlening. De dienstverleningsactiviteiten worden direct in rekening gebracht bij de opdrachtgevers (tarieffinanciering). Het overleg over de tarieven geschiedt in de IC. De tarieven worden uiteindelijk vastgesteld door de eigenaar (de DGOBR).

Uitvoering Kabinetsstandpunt verzelfstandigde organisaties rijksniveau (vastgesteld door kabinet, kst-25268-20, brief van de minister voor BVK aan de Voorzitter vand e TK, 26 mei 2005)

36

Geeft een overzicht van het kabinetsbeleid ten aanzien van verzelfstandigde organisaties op rijksniveau. “ Het kabinet onderschrijft in hoofdlijnen de analyse van de commissie Kohnstamm waar die signaleert dat de kern van het probleem ligt in onduidelijkheid en verscheidenheid inzake de verantwoordelijkheid van ministers ten opzichte van zelfstandige bestuursorganen. Het kabinet is van mening dat de principiële lijn uit het IBO-rapport een uitvoering van publieke taken. Echter, onverlet het primaat van de ministeriële verantwoordelijkheid moet in omstandigheden ruimte bestaan voor maatwerk. Ten algemene meent het kabinet dat verdere verduidelijking van de reikwijdte van de ministeriële verantwoordelijkheid dient te worden nagestreefd, zowel ten opzichte van ZBO’s als ten opzichte van stichtingen zonder openbaar gezag. Het kabinet wil het uitgangspunt herbevestigen dat rijkstaken in beginsel dienen te worden uitgevoerd onder volledige ministeriële verantwoordelijkheid. Op dit beginsel kunnen slechts in een beperkt aantal gevallen en dan onder strikte voorwaarden uitzonderingen worden gemaakt. Het kabinet wil hiertoe heldere normen vaststellen, zowel op het vlak van de instellingsmotieven als wat betreft de governance ten aanzien van ZBO’s. Is er eenmaal besloten voor de ZBO-status, dan moet er met betrekking tot de governance ook ruimte zijn voor maatwerk: onder bijzondere omstandigheden moet goed gemotiveerd afgeweken kunnen worden van vastgestelde normen (comply or explain). Hierbij zal steeds een zorgvuldige afweging gemaakt moeten worden, want toepassing van maatwerk doet afbreuk aan de eenvormigheid en daarmee aan de overzichtelijkheid. Maar het gaat het kabinet niet alleen om het verhelderen van de reikwijdte en doelmatigheid van het functioneren van uitvoeringsorganisaties verder bevorderen met het oog op een optimale dienstverlening aan burgers en bedrijven. Resumerend besluit het kabinet dat: • het «onafhankelijkheidsmotief» valide blijft onder de restrictie dat het zo wordt begrepen dat de taken worden uitgevoerd zonder dat de politiek zich ermee kan bemoeien; • in de komende periode geen voorstellen voor verzelfstandiging worden gedaan op basis van het «motief van regelgebonden uitvoering ». Afhankelijk van de bevindingen bij de voorgenomen doorlichting van bestaande ZBO’s zal worden besloten of dit motief wel of niet definitief zal worden geschrapt; • het «participatiemotief» alleen wordt gehanteerd als is voldaan aan een aantal randvoorwaarden. Het kabinet wil de governance ten aanzien van ZBO’s aanscherpen. Wat betreft de wet- en regelgeving wil het kabinet dat in beginsel ten minste wordt voldaan aan de volgende algemene criteria voor de governance ten aanzien van ZBO’s: – ZBO’s maken onderdeel uit van de rechtspersoon staat of hebben een eigen publiekrechtelijke rechtspersoonlijkheid. Zij dienen bij of krachtens wet te worden ingesteld. Als taken worden toegevoegd of ontnomen gebeurt dat bij wet. Voor ZBO’s wordt dus in beginsel geen privaatrechtelijke constructie (zoals stichtingen) gebruikt. – De minister moet over voldoende bevoegdheden beschikken om een goede uitvoering van de taak door het ZBO te kunnen waarborgen. Zo moet de minister algemene richtlijnen kunnen geven, moet hij besluiten kunnen vernietigen, moet hij inlichtingen kunnen inwinnen en moet hij kunnen ingrijpen als dat nodig is. Het is overigens niet wenselijk dat ministers besluiten ten aanzien van individuele gevallen voorkomende gevallen geregeld in hun instellingswet. – De minister moet over voldoende middelen kunnen beschikken om de bedrijfsvoering door het ZBO te beïnvloeden. Hij moet de begroting (en eventuele tarieven) kunnen goedkeuren. Hij moet de bestuurders kunnen aanstellen3 en ontslaan. Hij moet de bezoldiging of schadeloosstelling van bestuurders vaststellen aan de hand van een eenduidige normering. – De beheersmatige relatie moet voorzien in een goede begrotingen verantwoordingcyclus. De zelfstandige bestuursorganen lopen mee in de jaarlijkse procedure van de Rijksbegroting. Voor alle ZBO’s die deel uitmaken van de rechtspersoon Staat gelden vanzelfsprekend de gewone begrotingsvoorbereidings-, vaststellings- en verantwoordingsprocedures van de rijksbegroting. Hetzelfde geldt voor de uitgaven aan ZBO’s die behoren tot een andere rechtspersoon dan de Staat die op de rijksbegroting staan. De ontwerpbegrotingen van de budgetgefinancierde ZBO’s worden via de beleidsartikelen van de begroting van het verantwoordelijke departement betrokken in de integrale budgettaire afwegingen. De procedure van totstandkoming van begrotingen van tariefgefinancierde ZBO’s zal parallel hieraan geschieden. Ook de voorziene uitgaven van de premiegefinancierde ZBO’s worden betrokken bij de integrale budgettaire afweging. – ZBO’s voeren een baten-lasten-administratie. Ook bankieren publiekrechtelijke ZBO’s binnen de schatkist.

37

Afwijkingen in de governance ten aanzien van een specifiek ZBO ten opzichte van de voor zijn type vastgestelde regelingen zijn slechts mogelijk wanneer zij goed gemotiveerd zijn en wanneer hierover expliciete besluitvorming heeft plaats gevonden. Het kabinet voelt veel voor het advies van de commissie Kohnstamm dat in beginsel de overheid niet moet optreden als oprichter, medeoprichter of medebestuurder van stichtingen. Het valt evenwel thans nog niet uit te sluiten dat er zich situaties voordoen waarbij participatie door de overheid in een stichting nuttig is. Het kabinet zal daarom een beleidskader opstellen voor het (mede)oprichten van stichtingen, de bestuursparticipatie en het al dan niet opnemen van bepaalde ministeriële bevoegdheden in de statuten. Bij het opstellen van dit kader zal ook worden gekeken naar publiekrechtelijke alternatieven. Het kabinet heeft besloten tot de volgende aanpak: a. de Eerste Kamer zal worden verzocht de behandeling van de Kaderwet ZBO’s voort te zetten b. de restrictieve interpretatie van de instellingsmotieven zal worden gehanteerd bij nieuwe verzelfstandigingsvoorstellen en bij een voortvarende doorlichting van bestaande ZBO’s. c. door informatie-uitwisseling over best practices zal worden gestreefd naar verdere professionalisering van de opdrachtgever-, opdrachtnemer- en eigenaarrol, de verdere verbetering van het (interne) toezicht en de klantgerichtheid van ZBO’s. d. er zullen maatregelen worden genomen gericht op het verhelderen van de ministeriële betrokkenheid bij stichtingen. ”

Toezicht Kaderstellende Visie op Toezicht 2005 (Brief van minister BZK aan TK van 2005, kst-27831-15-b1, datum en kamerstuk) Bevat uitspraken en normen ten aanzien van de organisatie van het toezicht. Geeft een overzicht en nadere invulling van zes principes van goed toezicht. “ De eerste kaderstellende visie op toezicht uit 2001 geeft kaders voor de positionering en inrichting van het toezicht op rijksniveau. Het kabinet benadrukt in deze visie de eigenheid van de toezichtfunctie. Goed toezicht moet voldoen aan de principes van onafhankelijkheid, transparantie en professionaliteit. Dit betekent dat de toezichthouder zonder beïnvloeding van de onder toezicht staande partij, de verantwoordelijke bestuurder of anderen objectief feitenonderzoek moet kunnen uitvoeren en op basis daarvan tot een oordeel moet kunnen komen. Dit betekent bovendien dat het objectieve oordeel van de toezichthouder zoveel mogelijk openbaar gemaakt dient te worden, zodat parlement en samenleving kennis kunnen nemen van dat oordeel. Deze actieve openbaarmaking van de rapportages van toezichthouders is een belangrijke pijler van de toezichtfunctie. Ten behoeve van onafhankelijkheid en transparantie gaat het kabinet uit van een functiescheiding van beleid en toezicht. Het kabinet meent dat de keuze tussen intern en extern positioneren niet bij voorbaat vastgelegd kan worden, maar afhankelijk is van de toetsing aan een aantal criteria. Voor de afweging of het toezicht intern of extern gepositioneerd moet worden, acht het kabinet de volgende criteria van belang. a. De toepassing van het geldende kabinetsbeleid inzake verzelfstandigingen. b. De waarborging van de belangen van derden van buiten de overheidsorganisatie ten opzichte van directe politieke bemoeienis. c. De bestuurlijke verhoudingen. d. De mate waarin de beleidskaders en wettelijke normen op basis waarvan toezicht wordt gehouden in voldoende mate uitgekristalliseerd en geëxpliciteerd zijn. e. De omvang van de toezichtorganisatie of -taak. Wanneer op basis van bovenstaande criteria gekozen wordt voor interne positionering van de toezichthouder, dient de functiescheiding binnen het ministerie duidelijk zichtbaar vormgegeven te worden. Het kabinet stelt aan deze functiescheiding de volgende eisen: • Een toezichthouder moet tot een objectieve feitelijke vaststelling kunnen komen, of een handeling of zaak voldoet aan de daaraan gestelde eisen. De minister heeft een plicht tot een actieve openbaarmaking van het feitenonderzoek van de toezichthouder, zonodig voorzien van zijn oordeel daarover. De minister treedt niet in het feitelijke onderzoek van de toezichthouder. De beoordeling

38

van de bevindingen van de toezichthouder, die van meer beleidsmatige aard is, en de consequenties daarvan zijn sterk verbonden met de ministeriële aansturing. • De functiescheiding komt het best tot uitdrukking wanneer deze op een zo hoog mogelijk niveau binnen de organisatie zichtbaar wordt, bij voorkeur onder de Secretaris-generaal. • De functiescheiding dient in elk geval duidelijk vastgelegd te worden in de ministeriële organisatieregeling, zoals een mandaatregeling, of in een managementovereenkomst. • In de toezichtorganisatie kan een functiescheiding noodzakelijk zijn, indien de toezichthouder vanuit doelmatigheidsoverwegingen vergunningverlening en toezicht in zich verenigt. Wanneer op basis van deze criteria gekozen wordt voor externe verzelfstandiging van het toezicht geven de Aanwijzingen inzake zelfstandige bestuursorganen minimuminrichtingseisen die aan het zelfstandig bestuursorgaan gesteld moeten worden. “Minder last, meer effect”. Dat is de inzet van het kabinet bij het toezicht binnen de rijksoverheid en de titel van de tweede kaderstellende visie op toezicht uit 2005. Deze ambitie is gebaseerd op een nieuwe rijksbrede visie op toezicht. De nieuwe visie stelt het perspectief dat burgers, bedrijven en organisaties op toezicht hebben centraal. De nieuwe toezichtvisie komt tegemoet aan de wens van burgers, bedrijven en organisaties om toezicht aan te sluiten op voorzieningen die zij zelf treffen. Zes principes van goed toezicht geven richting aan deze nieuwe invulling van het toezicht. 2. De functie van toezicht Toezicht bevordert de naleving van in beleid en regelgeving vastgelegde normen door regels te handhaven. Daarnaast levert toezicht informatie over de kwaliteit van de uitvoering van publieke taken door zelfstandige organisaties. Op basis van deze informatie kan de minister zonodig bijsturen. Ten derde informeert toezicht minister, parlement en samenleving over ontwikkelingen in de praktijk en de effecten van beleid. Toezicht ondersteunt de ministeriële verantwoordelijkheid en heeft daarnaast een maatschappelijke functie. 3. Sturing en toezicht In beleid en wet- en regelgeving legt het kabinet vast wat het in de maatschappij wil bereiken en wie daarvoor verantwoordelijk is. Het duidelijk definiëren en vastleggen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden is een belangrijke voorwaarde voor het realiseren van beleidsdoelen en het goed kunnen houden van toezicht. Regels vanuit de Europese Unie en internationale ontwikkelingen hebben steeds meer invloed op beleid en wetgeving in Nederland. Permanente aandacht voor en het vroegtijdig inspelen op internationale ontwikkelingen is een kerntaak voor wetgever, beleidsmaker én toezichthouder. Sturing en toezicht moeten in alle fasen van een beleidsproces goed op elkaar aansluiten. Bij beleidsontwikkeling dienen toezichthouders vanuit hun kennis over de praktijk een onafhankelijk oordeel te geven. Tussentijds informeren toezichthouders beleid, politiek en samenleving over de stand van zaken van datgene wat het kabinet in de maatschappij wil bereiken. Achteraf dienen bij beleidsevaluaties de bevindingen van toezichthouders te worden meegenomen. Bevindingen van toezichthouders spelen zo een continue rol bij het opstellen van nieuw en het aanpassen van bestaand beleid. 4. Soorten toezicht Het kabinet onderscheidt drie soorten toezicht die in de dagelijkse werkelijkheid zijn te herkennen: nalevings-, uitvoerings- en interbestuurlijk toezicht. Nalevingstoezicht is het toezicht op de naleving van wet- en regelgeving door burgers en bedrijven. Deze soort is het meest zichtbaar in de samenleving als toezicht door rijksinspecties of markttoezichthouders. Uitvoeringstoezicht is het toezicht op de uitvoering van publieke taken door zelfstandige organisaties. Interbestuurlijk toezicht betreft het toezicht op de uitvoering van publieke taken door decentrale overheden. 5. Zes principes van goed toezicht Goed toezicht voldoet aan zes principes. Toepassing van deze principes leidt tot eigentijds toezicht dat het perspectief van de samenleving centraal stelt. Het kabinet vindt maatwerk in toezicht belangrijk. De zes principes van goed toezicht krijgen per toezichtsoort hun eigen invulling. De zes principes zijn: a. Selectief toezicht Selectief toezicht is het belangrijkste nieuwe principe van goed toezicht. Het is niet vanzelfsprekend dat de overheid regels stelt en toezicht houdt. Als de overheid belangrijke zaken regelt door beleid te maken of regels te stellen, heeft zij een verantwoordelijkheid voor de naleving ervan. Het is een taak van de overheid om na te gaan in hoeverre het mogelijk is om burgers, bedrijven en instellingen zelf verantwoordelijkheid te laten in het handhaven van bepaalde regels. De overheid kiest voor de vorm en omvang van toezicht voor elke situatie de juiste maatvoering. Zij zet de beschikbare capaciteit zo effectief mogelijk in. De overheid geeft aan welke toezichttaken zij met haar middelen kan uitvoeren. Toezichthouders maken keuzes op basis van een afweging van risico’s

39

en kosten en baten. De overheid geeft aan welk niveau van handhaving zij nastreeft. Toezicht sluit zoveel mogelijk aan op andere vormen van controle en verantwoording. Gerechtvaardigd gebleken vertrouwen leidt tot minder toezicht. Geschonden vertrouwen betekent ingrijpen. b. Slagvaardig toezicht Toezicht is zacht waar het kan en hard waar het moet. Toezichthouders stimuleren burgers, bedrijven en zelfstandige organisaties om zelf het gewenste resultaat te ereiken.Toezichthouders grijpen in als de situatie dat vereist. Bij dit alerte toezicht past een zakelijke houding op basis van geconstateerde feiten. Op sommige terreinen betekent dit een verandering in de cultuur van met elkaar omgaan door sneller en steviger in te grijpen dan nu gebruikelijk is. c. Samenwerkend toezicht Burgers, bedrijven en zelfstandige organisaties klagen over het grote aantal toezichthouders dat over de vloer komt. Deze blijken dan ook nog wel eens om dezelfde of vergelijkbare informatie te vragen. De overheid gaat de toezichtlast bij burgers en bedrijven verminderen door het verbeteren van de samenwerking tussen toezichthouders. Toezichthouders gaan meerjarenafspraken maken over de vorm en inhoud van deze samenwerking. Verschillende toezichthouders zullen daarbij niet tegelijkertijd of kort na elkaar om dezelfde informatie vragen en het afleggen van bezoeken tot het noodzakelijke minimum beperken. d. Onafhankelijk toezicht Toezichthouders functioneren binnen de grenzen van de ministeriële verantwoordelijkheid. Hun materiële onafhankelijkheid komt vooral tot uiting in de wijze waarop zij hun rol en werkwijze binnen deze grenzen invullen. De samenleving moet kunnen vertrouwen op het onafhankelijke oordeel van toezichthouders. Het is een goede zaak dat toezichthouders onafhankelijk in de openbaarheid kunnen treden met informatie over misstanden. Toezichthouders kunnen dat alleen maar doen als zij onafhankelijk informatie kunnen verzamelen en daarover een eigen oordeel kunnen vormen. In veel situaties is het ook gewenst dat de toezichthouder onafhankelijk kan optreden en een eind kan maken aan ongewenste situaties. e. Transparant toezicht Een goede toezichthouder legt uit waarom hij toezicht houdt en maakt de keuzes in het toezicht inzichtelijk. Waarborgen van zijn onafhankelijkheid worden vastgelegd. De toezichthouder maakt zijn bevindingen zoveel mogelijk actief openbaar. De transparante toezichthouder verantwoordt zich achteraf over de keuzes en de behaalde resultaten. f. Professioneel toezicht Professionalisering van toezicht heeft betrekking op drie niveau’s: de individuele toezichthouder, de toezichtsorganisatie en de beroepsgroep. De individuele toezichthouder is flexibel in zijn werkwijze en integer. De professionele toezichtorganisatie vervult een onafhankelijke maar samenhangende rol in het beleidsproces en heeft een meerwaarde in de samenleving. De beroepsgroep blijft zich ontwikkelen door initiatieven als de Samenwerkende Inspectie Academies, de beroepsvereniging VIDE en de activiteiten van het beraad van Inspecteurs-Generaal. ” Adviescolleges Evaluatie Kaderwet Adviescolleges (Brief aan TK Evaluatie Kaderwet Adviescolleges, 28 september 2011) Met ingang van 1 januari 1997 is de Kaderwet adviescolleges in werking getreden. Deze wet schrijft in artikel 30 voor dat de minister van Binnenlandse Zaken elke vier jaar aan de Staten-Generaal een verslag zendt over de doeltreffendheid en de effecten van deze wet in de praktijk. Met de brief van 28 september 2011 is het verslag van de derde evaluatie van de Kaderwet adviescolleges aan de TK gezonden. Hierin staan ook een aantal beleidsvoornemens geformuleerd. Om het adviesstelsel nog beter te benutten staan de brief aan de TK voornemens om de Kaderwet op enkele punten aan te passen, de naleving van een aantal bepalingen en afspraken te verbeteren en om de positieve ontwikkelingen ten aanzien van de interactie tussen adviesvrager en adviseur en de verdere productdifferentiatie te stimuleren. Beleidsvoornemens

40

1. Het stelsel van adviescolleges stabiliseert. Na afronding van de lopende trajecten1 is een verdere clustering van adviescolleges (langs de lijnen van de vijf hoofdaandachtsgebieden) niet opportuun. Er ontstaat een stabiel en toekomstbestendig landschap van strategische adviescolleges dat zich meer kan richten op het brede kabinetsbeleid en de technisch/ specialistische adviesraden die meer worden aangestuurd door de desbetreffende vakminister. Tevens zal door het samengaan van de adviesraden in het fysieke domein meer sprake zijn van intersectorale advisering 2. Zoals eerder beschreven in de brief ‘Toekomst adviesstelsel’ (11 mei 2011, TK 32 500 III, nr. 11kamernummer opnemen) wordt het maximum aantal leden in de Kaderwet bepaald op 10 inclusief voorzitter. In de Kaderwet wordt daarnaast de mogelijkheid gecreëerd dat adviesraden maximaal 5 tijdelijk geassocieerde leden voor de duur van een adviesproject kunnen benoemen. Op deze wijze kan in de behoefte van kennis voor specifieke adviesonderwerpen worden voorzien. Deze voorgenomen wijziging van de Kaderwet breng ik zo spoedig mogelijk in procedure. 3. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties zal alle departementen wijzen op de bepalingen in de Kaderwet en eerder gemaakte afspraken waarvan de naleving momenteel onvoldoende is. De jaarlijkse rapportage van het aantal adviescolleges en de samenstelling van adviescolleges wordt geïntegreerd in de jaarrapportage bedrijfsvoering Rijk. 4. De door de Kaderwet voorgeschreven interne evaluatie van de afzonderlijke adviescolleges dient in te gaan op de noodzaak tot handhaving van het college als zodanig, de omvang van het college, de omschrijving van de adviestaak in relatie tot de adviesbehoefte van de regering en de effectiviteit, efficiëntie en bruikbaarheid van advisering. Het standpunt van de minister(s) over deze evaluatie dient in beginsel een oordeel te bevatten van een daartoe door deze minister(s) ingestelde onafhankelijke visitatiecommissie. Het ministerie van BZK zal ieder departement erop wijzen dat zij moeten toezien op de tijdigheid en de kwaliteit van de interne evaluaties. 5. De verplichting om een kabinetsreactie te geven te schrappen. Een betere koppeling van het advies aan de politieke agenda (aan de hand van wetsvoorstellen of beleidsnota’s) zal in de praktijk meer effect hebben dan het verplicht stellen van een kabinetsreactie. 6. De rijksbrede kennisagenda, die gebaseerd is op de ontwikkelingen op middellange termijn, en het regeerakkoord vormen de basis voor inhoudelijke afstemming van de werkprogramma’s. Hierdoor ontstaat een beter zicht op vraag en aanbod en politieke sturing op de middellange termijn. Adviescolleges kunnen beter inhoud geven aan meerjarige werkprogramma’s. De jaarlijkse programmering via het werkprogramma blijft bestaan, waarbij er eerder sprake is van een jaarlijkse herijking op de inhoud en op de politieke behoefte en de realisatie van een meerjarig perspectief.

7. Richting de adviesraden wordt meer gestuurd op het doorvoeren van een verdere productdifferentiatie. Hierdoor wordt het mogelijk om naast uitgebreidere, langer durende trajecten gericht op complexe vraagstukken ook binnen enkele maanden antwoord te krijgen op acute adviesvragen van strategische aard waar op korte termijn een beslissing over wordt genomen. Nu al wordt een toename van het aantal briefadviezen geconstateerd. Ook door het ontwikkelen van nieuwe en effectievere vormen om te communiceren met regering en parlement over de kernboodschappen van adviezen, kan de effectiviteit en bruikbaarheid verder worden vergroot. Een goed functionerend kennis- en adviesstelsel is van wezenlijk belang voor kwaliteit van het openbaar bestuur. Met de adviescolleges beschikken we over deskundige, onafhankelijke en waardevolle adviseurs. Ik ga er van uit dat het stelsel van adviescolleges door middel van bovenstaande beleidsvoornemens nog beter benut kan worden.

Huisvesting: Kaders en normen Huisvesting Rijk

1

Zie Tweede Kamer, vergaderjaar 2010-2011, 32500 III-nr. 11 ‘Toekomst adviesstelsel’

41

De Kaders op het bedrijfsvoeringsaspect Huisvesting Rijk zijn onderverdeeld in een aantal categorieën: - Faciliteiten - Huisvesting - Beveiliging Faciliteiten Factsheet Fysieke Werkomgeving Rijk en normering werkplek Versie 12 december 2011, aangepast door FvER 1. Algemeen Deze factsheet biedt een geannoteerd overzicht van de kaderstelling Fysieke Werkomgeving Rijk (FWR). Dit overzicht wordt actueel gehouden door het aan te passen op de meest recente besluitvorming. De factsheet is onderdeel van een serie. Voor achtergronden en toelichting wordt verwezen naar het rapport ‘Onderzoeksrapportage Kaderstelling Fysieke Werkomgeving Rijk Corporate Standard Fysieke Werkomgeving Rijk 2011’ Beleidsverantwoordelijk voor FWR is de minister van BZK (BZK/DG OBR). Besluitvorming over de kaderstelling vindt plaats via de lijn ICFH, en/of ICBR en/of Ministerraad.

2. Bronnen - Nota vernieuwing Rijksdienst Ministerraad, 2007 - Nota Compacte Rijksdienst d.d. 17 december 2010 - Nota MR masterplan Den Haag d.d. 27 mei 2011 - Nota ICBR stelselevaluatie bijlage 3, d.d. 5 juli 2011 - ‘Kabinetsstandpunt inzake tweede evaluatie rijkshuisvestingsstelsel’ Ministerraad d.d. 16 september 2011 Fysieke Werkomgeving Rijk De Fysieke Werkomgeving Rijk (FWR) is een concept voor een werkomgeving voor ambtenaren dat flexibel, tijd- en plaatsonafhankelijk (samen-) werken mogelijk maakt. Voor de kantooromgeving van alle departementen is activiteit gerelateerd werken en de bijhorende activiteit gerelateerde werkomgeving uitgangspunt voor de inrichting van de fysieke werkomgeving. Dat houdt in dat voor de belangrijkste soorten activiteiten van het kantoorwerk (bureauwerk, geconcentreerd bureauwerk, telefoneren, overleggen en vergaderen), specifieke en voldoende werkplekken beschikbaar zijn. Hierbij wordt de werkplekmix bepaald op basis van gebruikersprofielen van de te huisvesten organisaties of onderdelen daarvan. Waar mogelijk wordt uitgegaan van het basis gebruikersprofiel en de bijbehorende basis werkplekmix. Dit betekent niet dat de werkomgeving er overal hetzelfde uit gaat zien: op basis van de kaders een diversiteit van interieur ontwerpen mogelijk zijn. Naast de werkomgevingen in een kantoor zijn er ook andere omgevingen waar werk verricht kan worden, zoals werken in de trein, thuis en in vergadercentra. Nota Corporate Standard Rijkswerkplek voor de fysieke werkomgeving (ICBR, 20 april 2010 en ICBR 5 juli 2011, Nota Stelselherziening, Bijlage 3. FWR). Voor de werkomgeving van rijksambtenaren is een geheel van afspraken (kaders, normen) over de diverse aspecten van de ‘integrale gefaciliteerde Rijkswerkplek’ gemaakt. De Fysieke werkomgeving Rijk speelt in op verschillende beleidsdoelstellingen die het Rijk heeft om te kunnen reageren op maatschappelijke uitdagingen. In de nota Vernieuwing Rijksdienst (VRD) zijn voor de werkomgeving (toen nog Rijkswerkplek`geheten) expliciet de volgende doelstellingen genoemd. 1. Stimuleren van Efficiency (o.a. marktconformiteit); 2. Stimuleren van Flexibiliteit (in proces en qua samenwerking); 3. Stimuleren van Innovatiekracht (arbeidsproductiviteit); 4. Stimuleren van Duurzaamheid; 5. Stimuleren van een goed Imago (uitstraling). Daarnaast zijn er huisvestingsambities die reeds voor de rijkshuisvesting golden en in de toekomst ook nog steeds gelden:

42

6. Faciliteren van Medewerkertevredenheid; 7. Faciliteren van Veiligheid en Gezondheid. 8. Faciliteren van Cultuurverandering. Deze huisvestingsambities zijn alle uitgewerkt in Bijlage 1. van de nota Corporate Standard Rijkswerkplek 2010. (DG OBR, 2010) Een rijkskantoor is bedoeld om plaats te bieden voor werk van en samenwerking tussen rijksambtenaren en plek te bieden voor samenkomst met overlegpartners die al dan niet tot de rijksoverheid behoren. Behalve dat rijkskantoren het primair proces zo veel mogelijk ondersteunen zal efficiënt gebruik van huisvestingsfaciliteiten worden nagestreefd. Het beleid is er verder op gericht dat elk kantoor dat in gebruik is bij rijksonderdelen op termijn als rijkskantoor zal functioneren. Om dit te kunnen realiseren zijn flexibiliteit en standaardisering essentieel. In de bijlage 1 en 2 zijn de uitgangspunten voor rijkswerkplekken en kenmerken van een rijkskantoor opgenomen. Deze factsheet heeft verder uitsluitend betrekking op de kaders en normen voor rijkskantoren. Voor Rijkskantoren zijn ruimtenormen in de Ministerraad vastgesteld. De ‘gebouwgebonden’ ruimtenormen (zie bijlage 3) zijn bedoeld voor gebruik in de ontwerpfase bij renovatie of nieuwbouw van kantoorgebouwen. De normen geven aan hoeveel ruimte mag worden gespendeerd aan de betreffende functionaliteiten. De te gebruiken meeteenheid is Functioneel Nuttig oppervlakte (FNO). Uitgangspunten voor het gebruik van deze normen zijn het maken van een zo efficiënt mogelijke activiteit gerelateerde inrichting en een zo efficiënt mogelijk gebruik van de gebouwen. Dat betekent optimaliseren van het aantal werkplekken binnen de in een gebouw daarvoor beschikbare oppervlakte, alsmede het bieden van een variëteit van werkplektypen zodat de activiteiten goed ondersteund worden en het optimaal benutten (bezetten) van de beschikbare werkplekken. Een afspraak is gemaakt over de na te streven bezettingsgraad. In de ICBR is besloten om de normen voor kwaliteit (bijvoorbeeld interieur, duurzaamheid en flexibiliteit verder uit te werken o.a. in het kader van standaard output specificaties (OS) voor Rijkskantoren. 3. Normering Ter verbetering van de efficiency en het effectieve gebruik van vierkante kantoormeters, is in de Ministerraad d.d. een aantal normen op voorraadniveau vastgesteld. Alle departementen hebben zich aan deze normen verbonden. Het zijn rijksbrede standaarden die per departement per 2020 gerealiseerd zullen worden. Departementen zijn hier verantwoordelijk voor en verantwoorden zich over de realisatie van die norm in bedrijfsvoeringparagraaf. a) 0,9 werkplek per fte (gemiddeld per departement te behalen in 2020) b) 0,7 werkplek per fte bij renovatie en nieuwbouw, mits dit bouwkundig mogelijk is. c) 24, 5 m2 bvo per werkplek (gemiddeld per departement te behalen in 2020) De norm werkplek per fte (flexfactor) is uiteindelijk bepalend voor het aantal beschikbare werkplekken per organisatie. Het gaat om een te behalen doel (een gemiddelde per departement) in 2020. Deze norm is bedoeld om de bezetting van kantoren (nu 40% gemiddeld) efficiënter te maken. Ruimten in een gebouw zoals de vergaderfaciliteiten, het restaurant, de facilitaire ruimten, de bibliotheek en de entree zijn in de berekening niet meegenomen.

ad a.

09, werplek/ fte (gemiddeld per departement te behalen in 2020

“ Uitgangspunt bij het doen van de voorstellen zijn het nieuwe werken, een huisvestingsnorm van 0,9 werkplek per fte met ambitie deze te verlagen naar 0,7 (nu 1,1 werkplek per fte met ambitie 0,9 werkplek per fte).” (Nota Compacte Rijksdienst 11 december 2010 en bevestigd bij ( Ministerraad 16 september 2011, ‘Kabinetsstandpunt inzake tweede evaluatie rijkshuisvestingsstelsel’)

ad b.

0,7 werkplek per fte bij renovatie en nieuwbouw

43

Bij nieuwbouwsituaties en grote renovaties geldt de 0,7 norm als uitgangspunt, tenzij dit bouwkundig onmogelijk is.” (Besloten in de Ministerraad van 27 mei 2011 op basis van de nota masterplan Den Haag 17 mei 2011) ( Ministerraad 16 september 2011, ‘Kabinetsstandpunt inzake tweede evaluatie rijkshuisvestingsstelsel’)

ad c.

24,5 m2 bvo per werkplek (gemiddeld per departement te behalen in 2020)

“Naast bovengenoemde werkpleknorm is er een norm voor het ruimtegebruik: 24,5 m2 bvo/werkplek als een gemiddelde op voorraadniveau per departement te bereiken in 2020.” ( Ministerraad 16 september 2011, ‘Kabinetsstandpunt inzake tweede evaluatie rijkshuisvestingsstelsel’)

4. Streefwaarden en richtlijnen Naast de normering is ook een streefwaarde afgesproken. Departementen hebben zich aan hier aan verbonden middels besluitvorming in ICFH en/of ICBR en zeggen toe bij uitvoering van huisvesting deze waarden als richtlijn te hanteren. •

Bezettingsgraad 75%

‘Om het de beschikbare werkplekken goed te laten benutten, wordt de nieuwe norm bezettingsgraad geïntroduceerd: het streven is een bezettingsgraad te realiseren van 75%’ ( Ministerraad 16 september 2011, ‘Kabinetsstandpunt inzake tweede evaluatie rijkshuisvestingsstelsel’)

"De streefwaarde is dat gemiddeld 75% van de werkplekken bezet dient te zijn, gemeten over verschillende dagen van een werkweek, over een aantal weken om te komen tot een gewogen gemiddelde. (tekst Bijlage 3. Stelselverbetering, 5 juli ICBR)" "Omdat met de Masterplannen en met behulp van genoemde en onderstaand uitgewerkte normen gestuurd kan worden op een efficiënt en effectief gebruik van de beschikbare huisvesting, wordt de norm BVO per fte, die tot ongewenste effecten kan leiden, losgelaten"

Om op bezettingsgraad te kunnen sturen wordt de bezetting periodiek gemeten. Afspraken zullen worden gemaakt voor het definiëren en tellen van genoemde verschillende soorten werkplekken. Uitgangspunt hiervoor is om aan te sluiten bij de beproefde systematiek van de Belastingdienst. Een voorstel over wie deze meting gaat uitvoeren volgt nog. • Richtlijnen op gebouwniveau In het ICBR van 5 juli 2011 is ook op gebouwniveau tot een aantal normen besloten. De gebouwnormen worden, net als de bezettingsgraad gehanteerd als richtlijnen. Deze gebouwnormen zijn opgenomen in een overzicht met als eenheid Functioneel netto oppervlak (FNO) vierkante meter voor werkplekken per werkplek (zie bijlage) en worden toegepast in de ontwerpfase van een verbouw, nieuwbouw of renovatie project. Kenmerken van het gebouw kunnen ertoe leiden dat de normen niet helemaal kunnen worden toegepast. De vertaling van de normen naar een gebouw biedt een combinatie werkplekken die voldoen aan de ARBO regels en die een grote diversiteit aan ontwerpoplossingen mogelijk maken. Het doel van deze normering is om een efficiënt en doelmatig gebouw te realiseren, waar rijksambtenaren op een goede manier hun werk kunnen doen en dat er aan bijdraagt dat departementen hun gemiddelde ruimte- en werkplekgebruik op of onder de voorraadnorm krijgen. Op gebouwniveau wordt uitgegaan van een activiteitgerelateerde inrichting met verschillende werkplektypen die zo goed mogelijk aansluiten bij activiteiten (geconcentreerd werken, overleg, telefoneren etc.) van de rijksmedewerker. Op die manier wordt een optimale benutting (bezetting) van de beschikbare werkplekken mogelijk. Door de in bijlage 3 geformuleerde uitgangspunten te hanteren, evenals de methode die FWR daarbij aanreikt, wordt het mogelijk de ruimtenormering op voorraadniveau te realiseren. Zie verder onder Fysieke Werkomgeving Rijk op pagina 1.

44

Er komt een beschrijvend overzicht ‘Bouwstenen’ waarin de diversiteit aan werkplekmogelijkheden zal zijn beschreven. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen o.a. basiswerkplekken voor langdurig en kortstondig gebruik en overleg- en ontmoetingswerkplekken en vergaderplekken. • Duurzaamheid Naast de normen en streefwaarden zijn er ook overige afspraken gemaakt die relevant zijn bij de realisatie van werkplekken. Over duurzaamheid is onderstaande lijst met afspraken geaccordeerd met de kanttekening dat deze verder uitgewerkt moeten worden voor implementatie. Uiteindelijk zullen deze afspraken moeten resulteren in normen voor de uitvoering.

5. Uitvoering • Natuurlijke momenten De aanpassing van gebouwen t.b.v. het realiseren van de nieuwe normstelling zal op natuurlijke momenten (nieuwbouw, renovatie en grote verbouwingen) plaatsvinden. De aanpassingen betreffen voornamelijk de installaties, de inbouwpakketten en de kwaliteit. Toepassing van de norm (gemiddeld 0,9 werkplek/fte in 2020 en 0,7 bij nieuwbouw en renovatie) op de huidige voorraad zal leiden tot minder behoefte aan vierkante meters kantoorruimte. Om deze besparing te realiseren is het nodig om de bij het Rijk resterende vierkante meters geschikt in te richten volgens de standaard Fysieke Werkomgeving Rijk (intensiever gebruik, minder m2, activiteitgerelateerd werken, aanlanden, etc.).

• Comply or explain Voor alle vastgestelde normen en afgesproken streefwaarden geldt het uitgangspunt 'comply or explain'. Dit houdt in dat elke rijksorganisatie die onder het Rijkshuisvestingsstelsel valt, voor wat betreft zijn kantoorhuisvesting, zich aan deze afspraken en normen houdt, tenzij er een goede reden is om daarvan af te wijken. Om deze procedure te laten werken, moet er een aantal zaken georganiseerd worden. Zo moet duidelijk zijn wie het aan wie meldt als er buiten het stelsel wordt gehandeld en ook wie er uiteindelijk het oordeel geeft over de vraag of het wel of niet een toegestane afwijking van de norm is. In het kader van de stelselverbetering, wordt momenteel gewerkt aan de `governance`. In dit kader krijgt ook de comply or explain procedure gestalte.

6. Verantwoordelijkheidsverdeling De individuele opdrachtgevers voor Rijkshuisvesting geven opdracht binnen de uitgangspunten en normen voor de werkomgeving. Elk departement blijft zelf verantwoordelijk voor het realiseren van de normen en het monitoren daarvan. Monitoring zal in principe plaatsvinden middels de jaarrapportage bedrijfsvoering Rijk. Over de invulling van die monitoring zullen nadere afspraken worden gemaakt

45

Bijlage 1 uitgangspunten voor Rijkskantoren • • • • • • • •

•

•

In 2020 (is)elke rijkskantoorwerkplek een gefaciliteerde rijkswerkplek. (concernvisie Rijkshuisvesting 2008, SGO? MR?) Benadering “één–departement-één gebouw” losgelaten. (concernvisie Rijkshuisvesting 2008, SGO? MR) Ieder rijkskantoor kan in principe door meerdere diensten van het Rijk worden gebruikt De Fysieke Werkomgeving Rijk is een ‘activiteit gerelateerde werkomgeving’. De Fysieke Werkomgeving Rijk is een duurzame werkomgeving. Gezamenlijk gebruik van facilitaire voorzieningen (bijvoorbeeld: auditorium,restaurant). Het ruimtegebruik per f.t.e. in de kantorensector van de rijksdienst in lijn met (de benchmark in) de marktsector. Een rijkskantoor is bedoeld om plaats te bieden voor werk van en samenwerking tussen rijksambtenaren en plek te bieden voor samenkomst met overlegpartners die niet tot de Rijksoverheid behoren. Behalve dat rijkskantoren prettige plekken zijn om te werken, zal efficiënt gebruik van huisvestingsfaciliteiten worden nagestreefd. Groei en krimp in de organisatie moeten worden opgevangen, wat betekent dat gebouwgebruikers, als daartoe aanleiding is, snel kunnen wisselen van huisvestingslocatie. Het is daarbij goed mogelijk dat de gebouwgebruikers onbekend zijn bij aanvang van een huisvestingsproject. Het beleid is er verder op gericht om elk kantoor dat in gebruik is bij rijksonderdelen op termijn als rijkskantoor zal functioneren.

46

Bijlage 2: Kenmerken van een (nieuw) rijkskantoor zijn: ( Nota ICBR stelselevaluatie bijlage 3, d.d. 5 juli 2011)























Te vinden op strategische locaties, herkenbaar voor burgers Makkelijk bereikbaar met openbaar vervoer Geschikt voor organisatieonderdelen van meerdere departementen In principe verzamelkantoor met meer organisatieonderdelen per gebouw Eén hoofdingang voor alle gebruikers Gehuisveste organisaties hebben in beginsel een eigen herkenbare vlek en delen voorzieningen De werkomgeving en de algemene voorzieningen passen bij het z.g. basis (gemiddelde) gebruikersprofiel (als beschreven in het eindrapport van het programma FWR) Ingericht met een activiteit gerelateerde werkomgeving (= het huisvestingsconcept) Voorzieningenmix is afgestemd op omgeving, voedingsgebied en verwachtingen ten aanzien van geografisch afhankelijke vraag naar voorzieningen Flexibel qua gebruik Flexibiliteit in voorzieningenafname en huurovereenkomsten Geschikt voor het werken door elke rijksambtenaar via de Rijkspas Geschikt voor de ontwikkeling van nieuwe werk- en overlegvormen Energiezuinige gebouwen, in ontwikkeling naar energieneutraal Een gezonde werkomgeving die actief bijdraagt aan de gezondheid en tevredenheid van de medewerkers en daarmee aan de arbeidsproductiviteit Een werkomgeving waarin de gebruikte materialen bijdragen aan de ontwikkeling van de biobased economie met gesloten kringlopen (conform SER-advies Meer chemie tussen groen en groei, december 2010) Voorzien van de ICT voorzieningen noodzakelijk om flexibel werken te ondersteunen Gestandaardiseerde facilitaire diensten en facilitaire informatievoorziening

47

Bijlage 3 Gebouwgebonden ruimtenormen

Gebouwgebonden ruimtenormen Werkplekken Basiswerkplekken voor langdurig gebruik en circulatieruimte Basiswerkplekken voor kortstondig gebruik en circulatieruimte Overleg- en ontmoetingplekken (per 2 zitplaatsen) Gewogen gemiddelde m2 per werkplek vanuit FWR activiteitenprofiel Faciliteiten bij werkplekken

M2 FNO per werkplek 6 6 5 5,85 M2 FNO per totaal aantal werkplekken

Kasten/lockers Pantry's

0,25

Service-/copycorners

0,25

1

Sanitair/werkkasten/ garderobe

0,7

Totaal faciliteiten per werkplekken

2,2

Centrale faciliteiten

M2 FNO per totaal aantal werkplekken

Vergaderruimten

1,1

Restaurant/keuken

0,6

Facilitaire ruimten/ archieven/ bibliotheek

1,6

Entrée/ receptie/ wachtruimte

0,3

Totaal centrale faciliteiten per werkplek

3,6

Totaal Generaal m2 per werkplek FNO

11,7

48

Bijlage 4 Voorzet normstelling duurzaamheid

Uitgangspunten duurzaamheid Energie

Rijkskantoren zijn energiezuinige gebouwen, in ontwikkeling naar energieneutraliteit. Het energieverbruik is minimaal, de energie die nodig is, is duurzaam opgewekt.

Ontwerp

In de ontwerpfase van nieuwbouw- en renovatieprojecten wordt standaard bezien welke duurzame alternatieven en mogelijkheden er zijn. Hierdoor wordt inzicht verkregen in de maximale kansen op het gebied van duurzaamheid en energieneutraliteit van een project.

Gezondheid

Een rijkskantoor/rijkswerkplek is een gezonde werkplek. Medewerkers voelen zich fit en tevreden, de werkomgeving draagt actief bij aan de gezondheid van de medewerker. Hierdoor treedt minder ziekteverzuim op en zet de werkomgeving aan tot maximale prestaties.

Grondstoffenmanagement en afvalzorg

In nieuwbouw en renovatieprojecten van het Rijk gaat specifieke aandacht uit naar gebruik en herbruikbaarheid van (strategische) grondstoffen in gebouw, inrichting, meubilair en ICT. Met de betrokken partijen en branches in de bouwketen worden afspraken gemaakt over verduurzaming.

Uit de Grondstoffennotitie: Bij de aanbestedingspraktijk van grote bouwprojecten moeten naast het energieverbruik- ook verduurzaming en beperking van het grondstoffengebruik een rol spelen. Het Rijk schenkt in de eigen bedrijfsvoering aandacht aan het terugwinnen van strategische grondstoffen door ketenafspraken over productontwerp, het beter benutten van afvalstromen, het afnemen van diensten in plaats van producten en het terugwinnen van fosfaat uit afvalwater.

Rijkskantoren en de werkplekken daarbinnen worden op basis van functionele behoeften aanbesteed, waardoor per casus ruimte ontstaat om de meest passende duurzame oplossing te selecteren. Bij de aanschaf van kantoormeubilair zijn consultatie van de Rijksmarktplaats en de afname van geschikt gebruikt meubilair als dit wordt aangeboden verplicht.

Randvoorwaarden Financiering

Total Cost of Ownership (TCO) moet de financieringsbenadering worden bij investeringen in huisvesting. Investeringen in duurzaamheid met een langere termijn perspectief kunnen in deze benadering worden beoordeeld op een realistische bedrijfseconomische terugverdientijd.

49

Gedrag bewoner/gebruiker

Het gedrag van bewoners/gebruikers draagt maximaal bij aan het duurzaam gebruik van een pand en daarmee aan de werkelijke prestaties.

Meetinstrumenten

Ontwikkelingen en aanpassingen in meetinstrumenten worden continu gemonitord om ze telkens in hun meest actuele vorm in de kaders te kunnen implementeren.

Meten en rapporteren

De mate van duurzaamheid van een rijkskantoor/rijkswerkplek wordt gemonitord. De resultaten hiervan worden opgenomen in het Bedrijfsvoeringverslag.

Circulaire oplaadpalen elektrische dienstauto's

(ICFH, voorjaar 2010) Concrete norm: In het voorjaar van 2010 heeft de Interdepartementale Commissie Faciliteiten en Huisvesting (ICFH) afgesproken dat op een efficiënte manier op de ontwikkelingen rond elektrische auto’s zal worden ingespeeld door geleidelijk een fijnmazig netwerk van oplaadpunten te realiseren bij panden van de Rijksoverheid, met minimaal een oplaadpunt per pand. In de circulaire worden eisen aan de oplaadpunten gesteld als opmaat naar een protocol dat rijksbreed als leidraad zal gaan fungeren voor de realisatie van oplaadpunten. Zie voor meer informatie het de door de ICFH geaccordeerde circulaire oplaadpalen electrische dienstauto’s. Rijksmarktplaats (vastgesteld door de ICFH, 14 juni 2010) Bevordert benutten van de Rijksmarktplaats waarmee de ministeries een deel van de hen opgelegde taakstelling op de bedrijfsvoering van € 250 mln kunnen terugverdienen. Huisvesting Informatiestatuut Interdepartementale Commissie Faciliteiten en Huisvesting (ICFH) en Interdepartementale Commissie Inkoop en Aanbesteding (ICIA) 2012 (vastgesteld door ICFH, 20 oktober 2011 en ICIA 13 oktober 2011.) Beleid voor de bedrijfsvoering Rijk heeft behoefte aan betrouwbare cijfers die bovendien tussen de ministeries vergelijkbaar zijn. Zie voor meer informatie het Informatiestatuut Faciliteiten-, Huisvesting- en Inkoopbeleid Rijk. Masterplan kantoorhuisvesting Den Haag (MR, 17 mei 2011) Het masterplan zorgt ervoor dat besparingen kunnen worden gerealiseerd op de huisvesting van het Rijk en leegstand wordt voorkomen. Het masterplan geeft aan welke onderdelen van de Haagse rijksdienst waar worden gehuisvest en welke gebouwen worden afgestoten.

Zie voor meer informatie het Masterplan kantoorhuisvesting Den Haag Kaders Rijkshuisvestingsstelsel (een groot deel van deze kaders, zoals de hieronder genoemde thematische factsheets worden momenteel geactualiseerd. De (laatste stand bij de) kaders zijn op te vragen bij de Rgd)

50

Basis van het stelsel Ministeriele verantwoordelijkheid Leveringsvoorwaarden Afstoot aan Domeinen Specifieke klanten

Zonder klantvraag geen huisvesting Geschillen Financiële kaders Contracten Gebruiksvergoeding Tarieven Leenfaciliteit Thematische kaders Antennebeleid Architectuur Asbest Bodemverontreiniging Brandveiligheid Duurzaamheid Duurzaam inkopen Houtgebruik Kunst Legionella Locatiebeleid Monumenten Toegankelijkheid PPS Veiligheid

Is er al een kader voor? Besluit Rijksgebouwendienst 1999

Behoeft dit kader actualisatie? Niet bekend

Algemene (Externe) Voorwaarden Rijksgebouwendienst Afstootconvenant Regeling Handboek Werken voor nietRijksdiensten Regeling Procedure Huisvesting Internationale Organisaties Regeling anticiperend handelen van het ministerie van Financiën Regeling geschillencommissie rijkshuisv Is er al een kader voor? Ja, Regeling Standaard Interne Verhuurovereenkomst Rgd Ja, Regeling methode gebruiksvergoeding Rgd En Regeling Rekenmethodiek Rgd Ja, Regeling tarieven Rgd Ja, Leenconvenant Is er al een kader voor? Ja, factsheet antennebeleid Ja, factsheet architectuurbeleid Ja, factsheet asbest Ja, factsheet bodemverontreiniging Ja, factsheet brandveiligheid Nee Ja, factsheet duurzaam inkopen Ja, factsheet houtgebruik Ja, factsheet beeldende kunst Ja, factsheet legionellapreventie Ja, factsheet locatiebeleid Ja, factsheet monumentenzorg Ja, factsheet integrale toegankelijkheid Ja, factsheet Publiek-Private Samenw. Ja, factsheet veiligheid

Niet bekend Niet bekend Niet bekend Niet bekend Niet bekend Ja, n.a.v. wenselijke benoeming leden Behoeft dit kader actualisatie?

Ja, n.a.v. besluit SGO inzake portefeuillestrategie Den Haag Niet bekend Niet bekend Behoeft dit kader actualisatie? Niet bekend Niet bekend Niet bekend Niet bekend Niet bekend Ja, n.a.v. de KADO-brief Niet bekend Niet bekend Niet bekend Niet bekend Niet bekend Niet bekend Niet bekend Niet bekend Niet bekend

Afspraken DBFMO in de bedrijfsvoering De afspraken gemaakt naar aanleiding van de eindrapportage werkgroep Inpassing DBFMO (Design, Build, Finance, Maintain en Operate)in de bedrijfsvoering zijn via de Rijksgebouwendienst opvraagbaar Beveiliging Kader Rijkstoegangsbeleid (Vastgesteld ICBR , 20 april 2010) • afsluiten van de buitenzijde van het gebouw: het gebouw kan alleen met een specifiek toegangsmiddel (sleutel, toegangspas) worden betreden. De buitenkant/gevel biedt dus voldoende weerstand om ongeautoriseerde toegang te weren. • compartimentering van het gebouw: er dient te worden vastgesteld voor welke belangen en dus daarvan afgeleid, welke processen, ruimten, informatie en/of personen binnen een gebouw extra zones noodzakelijk zijn. Deze zones worden gecreëerd door het instellen van extra toegangsmaatregelen. Dit onderscheid tussen het algemeen toegankelijk deel en specifieke delen wordt compartimentering of zonering genoemd. Voor toegang tot specifieke delen zijn er extra beveiligingsmaatregelen, gelden extra voorwaarden en is aparte autorisatie vereist. Dit kan standaard in werking zijn of voor bepaalde delen in werking worden gesteld bij een specifieke dreiging. Een uitwerking van compartimentering zal worden weergegeven in een apart beleidskader (Kader Compartimentering, voorzien eerste helft 2010). Voorbeelden van aparte compartimenten zijn de ministersvleugel, ICT-ruimten, ruimten waar structureel en in betekenisvolle mate gewerkt wordt met gerubriceerde informatie (werkplekken vertrouwensfuncties) of waar deze informatie is opgeslagen; • het toekennen van toegangsrechten: voor elke categorie personen die toegang wensen, is vastgelegd onder welke voorwaarden en op welke wijze en bij wie een toegangsmiddel kan worden verkregen. Hierbij wordt tenminste onderscheid gemaakt in vaste medewerkers van het eigen

51

ministerie, externen (schoonmaakpersoneel, leveranciers, stagiaires, inhuurkrachten, onderhoudspersoneel), bezoekers (‘gewone’, VIP, vergaderingen/evenementen), bijzondere functionarissen. Onder ‘vaste medewerkers’ worden verstaan medewerkers met een ambtelijke aanstelling; • de uitgifte en inname van toegangsmiddelen: het toegangsmiddel verschaft aan de houder de toegangsrechten die aan hem/haar zijn toegekend. Bij eenvoudige toegangsmiddelen (bv. een sleutel) is de uitgifte en inname gekoppeld aan de houder, complexe toegangsmiddelen (toegangspas) geven daarnaast de mogelijkheid om de identiteit van de drager van het toegangsmiddel en de legitimiteit van de uitgifte van het middel te toetsen; • controle op het gebruik van toegangsmiddelen: een stelsel van samenhangende maatregelen heeft als doel om misbruik dan wel onjuist Zoneringsmodel (Vastgesteld ICBR, 5 juli 2011) Het CBIB constateerde in 2010 dat een zoneringsmodel een belangrijke bijdrage zou kunnen leveren aan verdere uniformering van het beveiligingbeleid. Zonering betreft het modelmatig opdelen van gebouwen in zones waarvoor verschillende (gestandaardiseerde) toegang- en beveiligingsregimes gelden. Zonering maakt het mogelijk te differiënteren in de pakketten van beveiligingsmaatregelen die worden toegepast. Niet ieder document is namelijk staatsgeheim en niet iedere persoon is staatsgevaarlijk. Differentiatie draagt ook bij aan een doelmatiger inzet van schaarse middelen voor beveiligingsmaatregelen en daarmee aan besparingen op de beveiligingskosten. Een zoneringsmodel kan pas worden gebruikt wanneer is afgesproken welke belangen binnen een rijkskantoor beschermd moeten worden; de Te Beschermen Belangen (TBB). TBB zijn informatie, informatiesystemen, materieel, goederen, personen of objecten die beveiligd moeten worden om de bedrijfsvoering en andere gewichtige belangen van de Rijksoverheid ongestoord doorgang te laten vinden. Aangezien er (nog) geen rijksbreed beleid(skader) bestaat waarin het begrip en de betekenis van Te Beschermen Belangen omschreven wordt, is er voor gekozen om dit mee te nemen in dit zoneringsmodel. Deze nota zonering is op 5 juli 2011 door de ICBR vastgesteld. In het kader van een zo open mogelijk toegangsbeleid heeft de ICBR besloten dat deze hoofdindeling geldt en het niet gewenst is dat in de uitwerking extra subzones worden toegevoegd.

52

Inkoop: Kaders en normen Inkoop Rijk De kaders op het terrein van Inkoop Rijk zijn hieronder weergegeven. Rijksmarktplaats Bevordert benutten van de Rijksmarktplaats waarmee de ministeries een deel van de hen opgelegde taakstelling op de bedrijfsvoering van € 250 mln kunnen terugverdienen. Uitgangspunt is dat behoeftigen eerst rijksmarktplaats raadplegen, voordat ze overgaan tot de aanschaf van (nieuwe) producten. Het kan hier gaan om hergebruik van bestaand materiaal (bijvoorbeeld meubilair), of om keuze uit centraal georganiseerd aanbod van voorzieningen. Gebruik DigiInkoop(systeem) voor elektronisch bestellen en factureren (ICIA, 2009) In de ICIA is in 2009 afgesproken dat de ministeries van één systeem gebruik maken voor electronisch bestellen en factureren. Ook voor de markt is dit kostentechnisch van belang. Werkinstructie DigiInkoop (Vastgesteld door de ICIA, 2 december 2010) Op 2 december 2010 heeft de ICIA de werkinstructie DigiInkoop vastgesteld. Het betreft hier een werkinstructie voor het opnemen van bestekteksten die ter beoordeling van de rijksoverheden waar mogelijk en relevant opgenomen dienen te worden in inkoop- en aanbestedingstukken wanneer DigiInkoop (in de nabije toekomst) als inkoopsysteem ingezet wordt. Door het toepassen van deze bestekteksten wordt geborgd dat potentiële leveranciers op een eenduidige wijze over DigiInkoop geïnformeerd worden en verplicht worden om DigiInkoop voor inkooptransacties te gebruiken. Tevens wordt middels het toepassen van deze werkinstructie geborgd dat deelnemers aan DigiInkoop invulling geven aan het besluit van de minister van EL&I van 5 november 2010, waarin vermeld staat dat alle departementen verplicht zijn zich aan te sluiten op de Digipoort voor het kunnen ontvangen en verzenden van Elektronische Facturen. Kader categoriemanagement (ICBR (en vervolgens MR), 18 september 2008) De Rijksoverheid heeft de afgelopen jaren ervaring opgedaan met inkoopsamenwerking in het kader van projecten waarin door departementen gezamenlijk Europese aanbestedingen zijn uitgevoerd voor een aantal inkooppakketten. Categoriemanagement is als een logische vervolgstap ogenomen in de strategische agenda van het CDI-overleg. Deze strategische agenda is opgenomen in de Beleidsbrief Professioneel inkopen en aanbesteden Rijksoverheid 2006-2010 van de Staatssecretaris van Economische Zaken uit 2005. De ICBR heeft in 2008 een nadere invulling gegeven aan de behoefte om tot kaders te komen voor de inrichting en uitvoering van rijksbreed categoriemanagement. Categoriemanagement is gedefinieerd als: - Categoriemanagement begint met het tijdens de voorstudiefase - in samenhang met rijksbreed beleid - nadenken over de vraag: of en zo ja, op welke wijze een rijksbrede aanpak kan worden uitgewerkt gericht op het benutten van kansen (o.m. op het terrein van het beïnvloeden van de vraag naar diensten of producten) met als doel op systematische wijze te voorzien in de behoefte van de klant. - De kansen worden aangeboden vanuit de inkoopdiscipline maar deze kan er niet over besluiten. Het is aan het primaire proces of en hoe de kansen worden benut. - Vervolgens het geheel van het continue en gestructureerd op basis van de behoeftestellingen van de individuele departementen door één departement uitvoeren van rijksbrede behoeftebepaling en behoeftevervulling (ook wel verwerving genoemd) d.m.v. het sluiten van contracten en rijksbrede overeenkomsten. - het contracteren van dienstverlener(s) en/of leverancier(s). - het uitvoeren van contractmanagement (het monitoren, bespreken en zo nodig wijzigen van performance van leveranciers). - het uitvoeren van leveranciersmanagement.

53

- het uitvoeren van contractmarketing (het bekend stellen van de overeengekomen prijzen en (contract)condities) voor de betreffende categorie aan alle departementen. - het bestellen van goederen en diensten door individuele departementen op basis van desbetreffende contracten en het bewaken van de nakoming. Een categorie wordt gedefinieerd als: het geheel van onderling logisch samenhangende goederen en/of diensten, dat zich leent om als geheel te worden gemanaged en als zodanig (formeel) is benoemd. Zo bestaat de categorie Drukwerk en Papier uit: Blanco papier, Drukwerk, Office Repro en Papiervernietiging, welke nauw verweven zijn. Een subcategorie wordt gedefinieerd als: een deelverzameling goederen of diensten met gemeenschappelijke kenmerken binnen een categorie. De ICBR heeft de volgende uitgangspunten vastgesteld: Er wordt door alle departementen aan categoriemanagement deelgenomen. Dit sluit andere samenwerkingsvormen niet uit, waaronder samenwerking tussen enkele departementen. De basis van de samenwerking is dat categoriemanagement zo veel als mogelijk plaatsvindt in goed overleg bij de Departementen (d.w.z. per categorie één categoriemanager die namens allen optreedt en is gepositioneerd bij een Departement). Categoriemanagement wordt toegepast voor die categorieën goederen en diensten waar in beginsel alle departementen regelmatig behoefte aan hebben. Categoriemanagement wordt toegepast om de klant/behoeftesteller goederen en diensten in de juiste kwaliteit, tegen een redelijke prijs tijdig ter beschikking te stellen. Het overleg met de klant speelt reeds vanaf de voorstudiefase een belangrijke rol. De ontwikkeling en invoering van het categoriemanagement betreft de rijksbrede behoefte aan de hiervoor bedoelde goederen en diensten. Categoriemanagement staat meerdere Europese aanbestedingen/contracten niet in de weg. -

-

Er wordt in beginsel één proces voor rijksbreed categoriemanagement gehanteerd (voorstudie/profielstudie, verwervingsvoorbereiding, contracteren, bestellen en nazorg). Doel hiervan is dit proces op eenduidige wijze interdepartementaal te laten plaatsvinden. Dit houdt in dat de te volgen werkwijze, organisatie en het begrippenkader bij een ieder bekend zijn en worden toegepast. Hierdoor zal de samenwerking tussen de departementen op een zo effectief en efficiënt mogelijke wijze verlopen. Mede afhankelijk van de aard en omvang van de betreffende categorie kunnen binnen de grenzen van dit proces varianten worden gehanteerd. Er wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van elektronisch bestellen en factureren.

In september 2008 heeft de ICBR besloten om conform dit kader te werken. In 2011 is dit geïmplementeerd voor 18 facilitaire categorieën op het gebied van Facilitair, ICT & Communicatie en O&P. Voor 3 categorieën op het gebied van Facilitair en O&P is de voorbereiding gestart. In het kader voor categoriemanagement uit 2008 is ook een rolverdeling vastgelegd tussen de ICBR, de CPO (Chief Procurement Officer of topinkoper) bij DGOBR, de CDI’s (centrale directeuren inkoop), het CDI-overleg, de categoriemanagers en het klantenoverleg. De CPO is verantwoordelijk voor de regie inzake de invoering van rijksbreed categoriemanagement met de daaraan verbonden richtende, inrichtende en verrichtende taken.

Volmachtmodellen voor toepassing bij aanbestedingen in het kader van Categorie Management (ICIA, juni 2010) In juni 2010 heeft de ICIA heeft twee volmachtmodellen vastgesteld voor de toepassing bij aanbestedingen in het kader van Categorie Management. En deze volmachtmodellen gelden overigens voor alle overige interdepartemente aanbestedingen. Een volmachtmodel betreft de deelname van onderdelen van de Staat , het andere betreft de deelname van derden zoals ZBO en RWT. De volmachten zijn bedoeld om bij aanbestedingen de verklaring tot deelname, de reikwijdte van de deelname en de daaraan verbonden verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk in het aanbestedingsdossier vast te leggen. Met een volmacht wordt voorkomen dat na publicatie van de aankondiging van een opdracht, of tijdens de uitvoering van de overeenkomst die op basis van de aanbesteding wordt gesloten, alsnog onduidelijkheid ontstaat over de deelname, de reikwijdte dan wel verantwoordelijkheden en bevoegdheden van respectievelijk de aanbestedende dienst en de deelnemers. Eigen volmachtmodellen bij aanbestedingen in het kader van Categorie Management zijn niet toegestaan. Het gebruik van de uniforme eigen verklaring aanbestedingen geldt sinds 1 oktober 2011.

54

Dossier Afspraken en Procedures (DAP) Rijkscontracten.nl (ICIA, april 2011) Departementen hebben zich in de ICIA in 2011 gecommitteerd aan het juist en actueel houden van de informatie in het register over interdepartementale contracten. Zij hebben afgesproken het register te gebruiken als informatiebron voor formele rapportages en overzichten, en als overzicht van voorgenomen (interdepartementale) aanbestedingen. De wijze waarop dit dient te gebeuren is vastgelegd in het DAP (Dossier Afspraken en Procedures). Inmiddels zijn op Rijkscontracten.nl alle interdepartementale contracten gepubliceerd. Dit betreft zowel ‘gewone’ interdepartementale contracten als de contracten die zijn voortgevloeid uit de activiteiten van het categoriemanagement. De volledigheid en juistheid van de informatie over categoriemanagement-contracten wordt geborgd door BZK.

In de lijn met het kader categoriemanagement zullen alle onderdelen van de Rijksoverheid gebruik dienen te maken van beschikbare interdepartementale categorie-contracten. Het overeengekomen gebruik van interdepartementale contracten die zijn gebaseerd op categoriemanagement wordt gehandhaafd door de betrokken categoriemanager. BZK is verantwoordelijk voor het beleid op dit gebied.

Rijksnormering dienstauto's (28 maart 2011, 2011-2000108837) De Rijksnormering is bedoeld om de transparantie en onderlinge vergelijkbaarheid van aan te schaffen personenauto's binnen de rijksoverheid mogelijk te maken. Van belang is dat departementen alleen voertuigen aanschaffen die binnen de Rijksnormering passen. De normering is vastgelegd in een circulaire uit 2010. Deze is te vinden op de website rijksnormering.nl.

Uitgavenrubricering 3.0 (CDI, 22 mei 2008) Zowel voor informatiemanagement als voor categoriemanagement is in het CDI-overleg in 2008 een standaard classificatieschema opgesteld dat herkenbaar en toepasbaar is voor de Nederlandse Rijksoverheid. Afspraak is dat departementen deze uitgavenrubricering 3.0 als gemeenschappelijk kader voor informatievoorziening gaan gebruiken.

Duurzaam inkopen Met duurzaam inkopen zet het Rijk haar eigen marktpositie en bedrijfsvoering in voor het realiseren van beleidsambities en doelstellingen. Daarbij geven we als Rijk concreet invulling aan kabinetsdoelstellingen op de terreinen van sociaal, milieu en innovatie. Rijksbrede (uitvoerings)kaders zijn ontwikkeld voor de toepassing van milieucriteria, sociale voorwaarden en social return. Deze interdepartementaal afgestemde kaders voor de toepassing van duurzaam inkopen kunt u vinden op PIANOo.nl. Toepassen milieucriteria In juni 2005 heeft de TK de motie Koopmans/De Krom (II, 2004-2005, 29800 XI, nr. 130) aangenomen waarin aan het kabinet werd opgedragen om vanaf 2010 de eigen inkoop voor 100% te hebben verduurzaamd. Hiermee heeft de Kamer ingezet op de realisatie van milieudoelstellingen. Dit is vertaald naar milieucriteria die toegepast dienen te worden bij alle aanbestedingen van productgroepen waarvoor criteria zijn opgesteld. Doelstelling is om daarmee een betere markt voor duurzame producten en diensten te creëren. Toepassen sociale voorwaarden (TK, 2009-2010, 30196, nr. 82) In oktober 2009 is in de Tweede Kamer besloten tot het toepassen van sociale voorwaarden in

55

de inkooppraktijk van het Rijk. In 2010 is gekozen tot het toepassen van sociale voorwaarde bij aanbestedingen vallend onder categoriemanagement. Vóór de zomer van 2012 zal de evaluatie worden uitgevoerd, teneinde vast te stellen of de sociale voorwaarden bij alle rijksaanbestedingen toegepast dienen te worden. Toepassen social return (Kabinetstandpunt social return: Kamerstukken II, 2010/11, 32 501, nr. 12.) Begin 2011 is de Kamer medegedeeld dat social return, door het creëren van extra werk(ervarings)plaatsen, de uitstroom van mensen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt naar werk kan ondersteunen. Daaruit heeft de Kamer besloten om social return vanaf 1 juli 2011 rijksbreed toe te passen bij alle aanbestedingen van 'werken' en 'diensten' boven het bedrag van 250.000 euro. In de implementatiefase van twee jaar wordt het uitvoeringskader dat hiervoor nodig is samen met de grote aanbestedende partijen binnen de rijksoverheid verder ontwikkeld. Onder het dossier social return op rijksportaal vind u naast de rijksbrede uitvoeringskaders (handleiding social return bij het Rijk) ook voorbeeld bestekteksten en de uniforme contractmanagementmethode. Verantwoording en evaluatie duurzaam inkopen Jaarlijks verantwoorden departementen zich, in het kader van de jaarrapportage bedrijfsvoering Rijk, over de toepassing van duurzaam inkopen.

Elektronisch factureren (MR, juli 2010. Nota: elektronisch factureren aan het rijk) In juni 2010 is in de MR besloten dat ministeries in 2011 aangesloten moeten zijn op de Digipoort om langs die weg ontvangen elektronische facturen te ontvangen en die te betalen zonder dat te wederpartij nog om een papieren kopie van de factuur wordt gevraagd. Doelstelling van het project is om op basis van een reeks die oploopt van 10% per ultimo 2010 in 2014 toe groeien naar een niveau van 80% elektronisch ontvangen en verwerkte facturen. De reikwijdte van dit door oud EZ geïnitieerde project betreft de gehele overheid, inclusief de daaronder ressorterende ZBO’s.

Gebruik Tenderned (ICCIA, september 2011, memo Tenderned, 25 oktober 2010 afkomstig van OBR/FHIR/I&A) In de ICIA van september 2011 is bepaald dat vanaf 1 januari 2012 alle aankondigingen van de Rijksoverheid die formeel gepubliceerd worden en waar de openbare aanbestedingsprocedure op van toepassing is op TenderNed zullen worden gepubliceerd. Onder alle aanbestedingen wordt in dit verband verstaan: -

Europese aanbestedingen, nationale aanbestedingen onder de drempelwaarde met een grensoverschrijdend belang en vrijwillige nationale aanbestedingen onder de drempelwaarde.

PPS bij het rijk Conform de tussen de Thesaurier Generaal van het ministerie van Financiën en de Directeur Generaal Organisatie en Bedrijfsvoering van het Rijk gemaakte afspraken, participeert de directeur Facilitair, Inkoop en Huisvesting Rijk in het directeurenoverleg Pps bij het Rijk. Uitgangspunt daarbij is dat partijen de samenwerking zoeken en elkaar versterken. Elkaars beleidsterreinen en verantwoordelijkheid daarvoor worden niet ter discussie gesteld. Besluitvorming over DBFM(O) of daaraan rakende onderwerpen kan enkel met instemming van het directeurenoverleg Pps bij het Rijk geschieden. De minister van Financiën is verantwoordelijk voor het rijksbrede DBFMO-beleid. DGOBR, RGD en het ministerie van Financiën zullen de nieuwe beleidslijnen op facilitair gebied op elkaar laten aansluiten. Het gaat om ontwikkeling van het facilitair management Rijk op de beleidslijnen DBFMO, SSO en categorie management.

56

De rollen en verantwoordelijkheden van het gebruik van DBFMO bij de ontwikkeling van Rijkskantoren zijn verdeeld over het Ministerie van Financiën, als eigenaar van het Rijksbrede DBFMO-beleid, en het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, verantwoordelijk voor de ontwikkeling van Rijkskantoren. Binnen het Ministerie van BZK zijn er verschillende rollen te onderscheiden, te weten: • • • •

Opdrachtgever en kadersteller (DGOBR) Gedelegeerd opdrachtgever (POR) Eigenaar, opdrachtnemer van het Rijk, opdrachtgever naar de markt namens het Rijk en regievoerder over het gebouwgebonden deel (RGD) Facilitaire SSO’s als regievoerder over het facilitaire deel (FMH, B/CFD, DJI, RWS)

De bovenstaande partijen werken samen om hun beleids- en uitvoeringsverantwoordelijkheden goed op elkaar te laten aansluiten. Daarbij geldt de volgende governancestructuur (zie figuur).

Aangezien het Ministerie van Financiën en DGOBR ieder hun eigen verantwoordelijkheid en lijn hebben voor DBFMO en Rijkskantoren, zijn onderstaande criteria voor overleg en afstemming opgesteld. Aan de hand van deze criteria zal overleg en afstemming plaatsvinden over de toepassing van DBFMO bij Rijkskantoren. Overleg en besluitvorming beleidsontwikkeling DBFMO Onderstaand de verantwoordelijkheden van het Ministerie van Financiën waar binnen de gremia van PPS bij het Rijk vorm aan wordt gegeven. • • •

•

De minister van Financiën is verantwoordelijk voor het Rijksbrede DBFMO-beleid; De vakministers zijn binnen dit DBFM(O)-beleid verantwoordelijk voor de uitvoering en het beheer van DBFM(O)-projecten; PPS bij het Rijk is verantwoordelijk voor het verlagen van de transactiekosten en –tijd van DBFMO projecten voor publieke opdrachtgevers en private opdrachtnemers. Ook de consistentie en kwaliteit van het DBFMO-beleid binnen het Rijk wordt hier geborgd door het vaststellen van standaarden over de sectoren heen en het opstellen van kwaliteitscriteria; PPS bij het Rijk is verantwoordelijk voor de rijksbrede uitwisseling en opbouw van kennis, producten en ervaringen. De interdepartementale afstemming zorgt voor een consistent en kwalitatief hoogwaardig rijksbreed DBFMO-beleid. PPS bij het Rijk doet dit o.a. door het opzetten en in stand houden van een PPS kennisnetwerk. Zo werken Rijkswaterstaat (RWS), de RGD, DGOBR, de directie Inkoop, Huisvesting en Milieu van het ministerie van Justitie en de directie Financieringen van het ministerie van Financiën binnen Pps bij het Rijk samen aan de doorvertaling van het DBFMO-beleid naar de uitvoering.

Overleg en besluitvorming beleidsontwikkeling Rijkskantoren Onderstaand de verantwoordelijkheden van het Ministerie van BZK waaraan binnen de normale structuren en/of via de Compacte Rijksdienst vorm wordt gegeven.

57

•

•

•

De ICFH is verantwoordelijk voor het vaststellen van kaders voor Rijkskantoren en samen met DGOBR en de RGD verantwoordelijk voor de invulling van de kwaliteitscriteria voor alle sectoren, gesteld door PPS bij het Rijk; MinBZK is verantwoordelijk voor het vertalen van kaders naar standaarden voor Rijkskantoren, waarbij DBFMO een instrument is waarmee deze Rijkskantoren worden ontwikkeld. MinBZK is verantwoordelijk voor de uitwisseling en opbouw van kennis, producten en ervaringen betreffende de ontwikkeling en aanbesteding van Rijkskantoren.

Rijksbrede inkoopcontracten Vastgesteld is dat het Rijksbrede DBFMO-beleid, Categorie Management en Shared Services Organisaties op één lijn staan. Alle hebben een efficiëntere bedrijfsvoering ten doel. Deze instrumenten kunnen gelijktijdig worden ingezet. Het rijksbrede inkoopcontract voor energie wordt al toegepast binnen bestaande DBFMOcontracten voor Rijksgebouwen. Zo ontstaat een optimale mix van “economies of scale” (groot inkopen leidt tot een aantrekkelijke prijs) en “economies of scope” (efficiënt gebouwontwerp leidt tot lagere benodigde hoeveelheid energie). Aan nog te starten DBFMO-aanbestedingsprojecten voor rijksgebouwen is / wordt de opdracht meegegeven te onderzoeken welke overige rijksbrede inkoopcontracten (bijvoorbeeld kantoormeubilair) nog meer kunnen worden aangeboden aan private partijen binnen het DBFMOconsortium. Daarbij is het belangrijk dat het private consortium voldoende keuzevrijheid moet behouden bij de inkoop van producten en diensten nodig voor de door hen te leveren output. Voor DBFMO-contracten geldt een basisscope inclusief facilitaire dienstverlening met een sterk gebouwgebonden karakter. Schoonmaak, catering en beveiliging maken hier deel van uit. Met projectspecifieke onderbouwing kan van de basisscope worden afgeweken (“comply or explain”). Het verdient aanbeveling op ieder project de optimale combinatie van DBFMO en rijksbrede inkoop in te zetten. Spelregels besluitvorming DBFMO In de “Beleidslijn voor PPC’s bij Rijkshuisvesting” is een heldere procedure voor PPC’s vastgesteld. Hierin zijn tevens spelregels rond de besluitvorming over DBFMO-aanbesteding opgenomen. Omdat deze beleidslijn stamt uit 2005 en destijds nog geen rijksbrede beleidsverantwoordelijke voor de bedrijfsvoering bestond, was daar in die procedure nog geen rol voor weggelegd. Op 23 februari 2010 is in een overleg van de directeur generaal Organisatie Bedrijfsvoering Rijk (DGOBR) en de thesaurier generaal van het Ministerie van Financiën het volgende afgesproken: •

• • •

‘Een procedure toe te voegen waarlangs DGOBR geïnformeerd wordt over PPC’s die binnen het werkingsgebied van 4FM[1] zullen plaatsvinden en in de gelegenheid worden gesteld daarin te participeren. De keuze om, op basis van een PPC, een DBFMO- aanbesteding te beginnen wordt in overleg van klant, RGD en Ministerie van Financiën gedaan (in de PPCstuurgroep). Deze afweging wordt gemaakt binnen de kaders zoals zijn afgesproken, namelijk een eerlijke en transparante afweging tussen DBFMO en traditionele aanbesteding. Beide aanbestedingsvormen kunnen gecombineerd worden met SSO’s en (DBFMO tot op zekere hoogte) met categoriemanagement. DGOBR zal geïnformeerd worden over het resultaat van de PPC. Indien DGOBR, vanuit haar verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering van het rijk, van mening is dat er twijfels zijn over de afweging, zullen alle betrokken SG’s en DGOBR als escalatieniveau fungeren.’

Door het ICBR is op 30 maart 2010 ingestemd met het actieplan ‘Inpassing DBFMO in de bedrijfsvoering van het Rijk’ waarin ondermeer de bovengenoemde afspraken en de beleidslijn PPC’s bij rijkshuisvesting als afspraken rond de besluitvorming over een DBFMO-aanbesteding en het toepassen van de basisscope zijn verwoord. De procedure ten aanzien van het infomeren en de betrokkenheid van DGOBR bij PPC’s voor rijkskantoren is als volgt door de werkgroep “Inpassing DBFMO in bedrijfsvoering Rijk” uitgewerkt:

58

1. Nadat voldaan is aan de voorwaarden voor de start van de PPC (zie paragraaf 1.3) wordt DGOBR gevraagd hoe ze betrokken willen worden bij de PPC en wordt een vertegenwoordiger van de in het betreffende gebied werkzame facilitaire shared services organisatie (bijvoorbeeld FM Holding) uitgenodigd voor de projectgroep PPC voor een rijkskantoor. 2. De directeur Faciliteiten-, Huisvesting- en Inkoopbeleid Rijk (FHIR) van DGOBR wordt uitgenodigd te participeren in de stuurgroep van de PPC voor een rijkskantoor. 3. Indien de stuurgroep PPC geen unaniem besluit neemt, sluit de directeur generaal OBR aan bij het in de beleidslijn PPC’s genoemde escalatieniveau. Op deze wijze kan DGOBR op het juiste moment in het proces invulling geven aan haar verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering van het rijk en wordt aangesloten bij de beleidslijn PPC’s bij rijkshuisvesting.

59