Omgaan met tijd
Matrix Tijdmanagement (groepsactiviteit) Omgaan met tijd is een aansprekend thema voor veel vrouwelijke ondernemers. Het runnen van een eigen onderneming, zonder dat dit ten koste gaat van bijvoorbeeld je eigen ontwikkeling of van je privéleven, is niet eenvoudig. Met anderen ervaringen en oplossingen uitwisselen geeft nieuwe kracht om sturing te geven aan je agenda. Onderstaande beschrijving schetst een mogelijke aanpak voor een bijeenkomst over dit onderwerp, bijvoorbeeld op een avond met je eigen netwerk. Deze beschrijving is tot in detail uitgewerkt zodat ook minder ervaren begeleiders hiermee zonder problemen een inspirerende avond kunnen organiseren. Voorbereiding voor de begeleider • Lees hoofdstuk 3 van het boek “De zeven eigenschappen van effectief Leiderschap” van Stephen R.Covey. • Lees op de website www.ondernemendnetwerken.nl de algemene informatie door over het filmonderdeel “Omgaan met tijd” en maak eventueel de individuele opdrachten. • Voorbereiding voor de groepsbijeenkomst o Schrijf de twee vragen voor de opening van de bijeenkomst op flip-over. o Zorg voor kopieën van de vragen op A4 zodat deze meegenomen kunnen worden in de groepjes. o Test de apparatuur en zet de film klaar zodat je het fragment direct kunt starten. o Teken de tijdmanagementmatrix op een flip-over. Zorg dat het ook van afstand leesbaar is. o Maak een kopie van de tijdmanagementmatrix voor de iedere deelnemer. • Benodigd materiaal: o DVD “Haar Zaak”; o Apparatuur om de film te vertonen ( scherm of witte muur, laptop en beamer); o Flip-over; o Dikke stift; o Pennen en papier voor de deelnemers om antwoorden op te schrijven; o Eventueel balletje voor de afsluiting. De bijeenkomst Duur: circa 2 uur Opening (20 minuten) Wanneer de deelnemers elkaar niet (zo goed) kennen, start dan de bijeenkomst met een korte voorstelronde. De deelnemers vertellen hierbij wie ze zijn en wat voor een soort bedrijf ze hebben of willen starten. Geef een korte inleiding op het onderwerp en vraag de deelnemers vervolgens om over onderstaande vragen na te denken (zet deze ook op de flip-over). Laat de deelnemer met degene die naast haar zit
over deze vragen praten. Laat de tweetallen hun antwoorden opschrijven. Sluit dit onderdeel plenair af: wie wil hier iets over zeggen? De twee vragen: o Noem één ding dat een enorm positief effect op je leven heeft wanneer je dat regelmatig zou gaan doen. Kies iets dat wel mogelijk is, maar dat je nu niet doet. o Noem één ding dat een enorm positief effect op je werk heeft wanneer je dat regelmatig zou doen. Kies iets dat wel mogelijk is, maar dat je nu niet doet. Bekijk en bespreek samen het filmonderdeel Omgaan met tijd (30 minuten) Bespreek deze film in viertallen aan de hand van vragen (deel deze vragen ook uit op papier aan de groepen). Mogelijke vragen zijn: o Met welke onderneemster uit de film voel ik me het meest verwant? o Waar komt dat door? o In hoeverre lijkt het “omgaan met tijd” van de onderneemsters op hoe ik het doe? Waarin verschilt het? o Wat kan ik ervan leren? o Wat kunnen ze van mij leren? Werken met de tijdmanagementmatrix ( 50 minuten) Deel de matrix uit aan de deelnemers en geef een korte uitleg over de matrix. Je kunt hiervoor de matrixafbeelding op een flip-over of geprojecteerd via de beamer laten zien. Onderstaand is een voorbeelduitleg beschreven. Vraag de deelnemers om in tweetallen de volgende drie vragen te beantwoorden (eventueel de antwoorden op te schrijven) en te bespreken. o Kijk naar de antwoorden die je gaf bij de vragen aan het begin van deze workshop. In welk kwadrant zou je ze plaatsen? o Ga voor jezelf na in welk kwadrant je de meeste tijd doorbrengt. Ben je daar tevreden over? o Benoem de dingen waar je het meeste tijd aan verspilt. Kun je hier anders mee omgaan? Wat moet je daarvoor overwinnen? o Zeg je te gemakkelijk ja? Als je een ja-zegger bent, heb dan de moed om ‘nee’ te zeggen als dat de juiste beslissing is. Waar wil je nee tegen zeggen de komende week? Sluit dit onderdeel door plenair een aantal deelnemers hun antwoorden toe te laten lichten. Afsluiting (10 minuten) Laat alle deelnemers één voor één aan het woord, waarbij ieder begint met de zin: Ik ga naar huis en neem me voor… Elke deelnemer vult aan met haar eigen voornemen. Een suggestie om extra dynamiek te creëren bij de afsluiting: De eerste deelnemer begint. Zodra ze haar voornemen kenbaar heeft gemaakt, gooit ze een balletje naar een willekeurige andere deelnemer. Deze deelnemer is dan aan de beurt.
Uitleg tijdmanagementmatrix voor de groepsleider Een handig hulpmiddel bij het stellen van prioriteiten in de activiteiten die je te doen hebt is de tijdmanagementmatrix (ook bekend als de Eisenhower kwadranten). Deze matrix komt uit het boek “De zeven
eigenschappen van effectief leiderschap” van Stephen R.Covey. De onderstaande tekst kan gebruikt worden om de matrix uit te leggen aan de deelnemers: •
•
De tijdmanagementmatrix bestaat uit twee hoofdingrediënten te weten, dringend en belangrijk: o Dringend: dit houdt in dat onmiddelijke aandacht is vereist. Het betekent: Nu! Dringende zaken kunnen ons gedrag beheersen. Een rinkelende telefoon, of het signaaltje voor nieuwe mail vinden veel mensen moeilijk te weerstaan. Dringende kwesties zetten je onder druk, ze dwingen je tot actie over te gaan. Vaak zijn het leuke dingen, maar soms ook zo onbelangrijk. o Belangrijk: Bij belangrijk gaat het om antwoord op de volgende vragen: Waar geef je om, wat maakt je leven zinvol? Wie wil je zijn? Wat wil je in het leven doen en bereiken? Wat zijn de belangrijkste rollen in mijn leven? En wat wil ik in die rollen bereiken? Belangrijke activiteiten dragen hieraan bij. Een paar voorbeelden: je ergens op voorbereiden, een langetermijnplanning maken, aandacht geven aan relaties die belangrijk voor je zijn, tijd nemen voor ontspanning. Vaak laten we ons leiden door alles wat dringend is, terwijl dat helemaal niet belangrijk voor ons hoeft te zijn. Gevolg is dat we aan de zaken die wel belangrijk voor ons zijn niet toekomen. Elk kwadrant heeft een eigen type; de treuzelaar, de planner, de ja-zegger en de verspiller. Het is hierbij belangrijk om te noemen dat we allemaal tijd doorbrengen in alle vier de kwadranten. Om goed met je tijd om te gaan kun je het beste zoveel mogelijk tijd naar kwadrant 2 verschuiven. o Kwadrant 1 (De treuzelaar) Deze mensen hebben vaak veel activiteiten in kwadrant 1 omdat ze dingen te lang uitstellen. Er blijven altijd zaken die in kwadrant 1 vallen, maar als je teveel tijd in dit kwadrant doorbrengt zul je altijd onder druk moeten presteren. Treuzelaars krijgen er vaak een kick van om met alles tot het laatste moment te wachten. Het zijn de crisismanagers, mensen die zich graag op problemen storten, mensen die met een deadline werken. Als je veel tijd besteedt aan activiteiten in dit kwadrant, wordt de tijdsdruk alsmaar groter, omdat je structureel niets oplost. Je bent eigenlijk alleen bezig met brandjes blussen, maar kijkt niet hoe je de brand kunt voorkomen. De gevolgen van te veel tijd in kwadrant 1 zijn: stress en zorgen, burn-out, middelmatige prestaties. o Kwadrant 2 (De planner) Hier geef je de tijd aan de dingen die voor jou echt belangrijk zijn. Dit is het kwadrant van de kwaliteit. De zaken op een rijtje hebben, prioriteiten stellen, de belangrijkste dingen het eerst doen, op tijd met iets beginnen, evenwicht in het leven. De gevolgen van tijd in kwadrant 2: controle over je leven, evenwicht, goede prestaties. o Kwadrant 3 ( De ja-zegger) Dit kwadrant wordt gekenmerkt door activiteiten waarmee je probeert andere mensen tevreden te stellen en aan al hun wensen tegemoet te komen. Dit kwadrant is bedrieglijk, want dringende zaken lijken vaak belangrijk, maar zijn dat in werkelijkheid niet altijd. Een voorbeeld is de telefoon, vaak is het gesprek of de vraag die gesteld wordt onbelangrijk.
Kwadrant 3 staat vol activiteiten die belangrijk zijn voor andere mensen, maar niet voor jou. Dit zijn dingen waarop je graag nee zou willen zeggen, maar dat niet kunt omdat je bang bent iemand voor het hoofd te stoten. De sleutel tot mislukking is om te proberen het iedereen naar de zin te maken. Gevolgen van het doorbrengen van te veel tijd in kwadrant 3 zijn: Reputatie van een ja-zegger, gebrek aan discipline, geen ruggengraat, gevoel dat je een voetveeg bent voor anderen. o Kwadrant 4 (De verspiller) Dit is de categorie van verspilling en overdaad. Verspillers vinden het leuk van alles teveel te doen, teveel tv, teveel slaap, teveel spelletjes, teveel surfen op internet, teveel kletsen, teveel overal rondkijken. De gevolgen van teveel tijd in kwadrant 4: gebrek aan verantwoordelijkheid, schuldgevoel, instabiliteit. Tijdmanagement matrix dringend
belangrijk
niet belangrijk
niet dringend
I De treuzelaar
II De planner
Crisis Dringende problemen Zaken waarvoor een dead line geldt
Voorbereiding Vooruitdenken en plannen Werken aan relaties die we belangrijk vinden Ontspanning Verduidelijken van waarden en daarnaar handelen Persoonlijke ontwikkeling
III De ja-zegger
IV de verspiller
Onnodige onderbrekingen Onbelangrijke besprekingen, telefoontjes, post en e-mail, reclame Klein leed van anderen
Overbodige telefoontjes Tijdverspillers ‘Vlucht’ activiteiten Overdadig TV kijken, surfen op Internet of niets doen Tijd verkletsen of verklungelen
