ORGANISASI PERKANTORAN DAN PERUBAHAN TEKNOLOGI PADA BALAI DIKLAT KEAGAMAAN MANADO

ORGANISASI PERKANTORAN DAN PERUBAHAN TEKNOLOGI PADA BALAI DIKLAT KEAGAMAAN MANADO Oleh: Rahmat Domu, S.Pd. M.Si Widyaiswara Muda Balai Diklat Keagamaan Manado

ABSTRAK

Reformasi disegala bidang serta pesatnya kemajuan teknologi dibidang teknologi informasi telah melahirkan perubahan tatanan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dalam kaitan ini, peran aparatur negara sebagai salah satu unsur penyelenggaraan negara tidak luput dari tuntutan untuk melakukan berbagai perubahan. Perubahan ini juga tidak luput dalam organisasi di Balai Diklat Keagamaan Manado. Pemanfaatan

teknologi informasi di instansi dapat melaksanakan

kegiatan administrasinya dengan lebih mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien, khususnya bagi kegiatan pemerintah sebagai fasilitator utama untuk melancarkan dan mendukung semua kegiatan antara instansi pemerintah dan masyarakat. Hal ini sejalan dengan pergeseran paradigma dari regulasi menghambat (wall regulation) menuju regulasi mendorong (enabling regulation). Untuk mewujudkan penyelenggaraan kepemerintahan yang baik (good governance), pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi di dalam kegiatan pemerintahan tidak dapat dihindarkan. Perkantoran elektronis lingkup intranet di lingkungan instansi pemerintah merupakan salah satu jawaban untuk meningkatkan kinerja aparatur. Kata Kunci : Organisasi Perkantoran, Perubahan Teknologi

Jurnal Ilmiah “Organisasi Perkantoran dan Perubahan Teknologi Pada Balai Diklat Keagamaan Manado” www.bdkmanado.kemenag.go.id Page 1

PENDAHULUAN

Balai Diklat Keagamaan Manado adalah satuan organisasi yang tidak lepas dengan adanya perubahan teknologi yang dalam konsep kediklatan merupakan keharusan dalam mengikuti perkembangan dan tahapantahapan kediklatan yang diharuskan dalam penggunaan teknologi informasi dan teknologi. Di Balai Diklat Keagamaan Manado dalam menghubungkan organisasi

instansi pemerintah baik di pusat maupun

daerah telah membangun aplikasi, Local Area Network (LAN) atau Wide Area

Network

(WAN),

dimana

administrasi

merupakan

kegiatan

operasional rutin yang dilakukan oleh setiap personal suatu organisasi atau perkantoran. Proses administrasi formal terkait dengan aspek legal dan umumnya tertuang dalam dokumen dinas tertulis. Lalulintas dokumen,surat,nota,atau memo dinas antar personal atau unit dapat berkembang menjadi sangat besar sehingga memerlukan effort yang juga semakin besar. Balai Diklat Keagamaan Manado sebagai unsur pelaksana Badan Penelitian dan Pengembangan agama dan Diklat Keagamaan yang berada diabawah kementerian agama tetap eksis dalam menjalankan tugasnya didaerah yang wilayahnya mencakup Propinsi Sulawesi Utara, Propinsi Gorontalo dan Propinsin Maluku Utara. Balai Diklat Keagamaan Manado sebagai salah satu Balai Diklat Keagamaan yang seluruhnya berjumlah 13 (tiga belas) diseluruh Indonesia melakukan pendidikan dan pelatihan dijajaran aparatur keagamaan untuk menciptakan sumberdaya aparatur yang mampu mengupdate keilmuan yang dituntut satuan organisasi yang solit ditopang dengan pendaya gunaan perubahan teknologi karena kediklatan tidak dengan metode klasik lagi tapi kediklatan dengan menggunakan teknologi informasi yang baik seperti Diklat Jarak Jauh (DJJ), Diklat Ditempat Kerja (DDTK).


Rumusan Masalah Berdasarkan Permasalahan Diatas sehingga rumusan masalanya sebagai berikut: Apakah

Organisasai

kediklatan

berdampak

terhadap

peruabahan

teknologi di Balai Diklat Keagamaan Manado.

Tujuan Penelitian/Kajian Berdasarkan rumusan masalah diatas sehingga tujuan kajian ini adalah sebagai berikut: Untuk mengetahui pakah organisasi kediklatan berdampak terhadap perubahan teknologi di Balai Diklat Keagamaan Manado

Manfaat Kajian ini adalah sebagai berikut: 1. Sebagai bahan informasi bagi peneliti/pengkaji lainnya yang berminat tentang organisasi terhadap perubahan teknologi diBalai Diklat Keagamaan Manado 2. Sebagai Sumbang Pikiran untuk mengembangkan disiplin ilmu mengenai organisasi dan pemanfaatan teknologi, khususnya tenaga yang berminat

PEMBAHASAN

A. Pengorganisasian Kantor Pendiri mazhab klasik dan bapak ekonomi negara dari inggris, Adam Sminth, menyatakan bahwa “bentuk-bentuk organisasi usaha tumbuh dari kebutuhan manusia dan kondisi lingkungan, sekalipun bukan segalagalanya, mungkin dapat dibenarkan pernyataan”. Manusia dalam usaha mengatur dan mengoorganisasikan dirinya banyak dipengaruhi oleh kondisi produksi dan perkembangan teknologi”. Jurnal Ilmiah “Organisasi Perkantoran dan Perubahan Teknologi Pada Balai Diklat Keagamaan Manado” www.bdkmanado.kemenag.go.id Page 3

Sikap para ahli manajemen terhadap pengaruh teknologi : 1. Tidak banyak menaruh minat terhadap factor teknologi (Fayol, Brech, Urwick, dan Drukcker). 2. Pakar perilaku manusia menganggap penting arti teknologi. a. Farrow, mengatakan bahwa suatu pandangan organisasi sebagai system teknologi memberikan kepada organisasi itu dasar yang lebih baik untuk pemahaman dan perbandingan. b. Dubin, menaruh perhatian besar. c.Walker, menunjukan sinyalemennya bahwa perubahan organisasi garis kepada organisasi garis

dan staf disebabkan oleh dampak

teknologi. Memaslahatkan seperangkat teknologi baru, seperti komputer elektronik, seringkali terlalu ditekankan pada pentingnya peningkatan produktivitas organisasi dan efesiensi biaya. Dilihat dari unsur “inti” dalam organisasi, Masalah penerapan teknologi dalam manajemen tidak terutama terletak pada latar ekonomi. Peringatan dari Frank J. Jasinki mengemukakan bahwa “suatu perubahan dalam produksi atau teknologi mempengaruhi hubungan-hubungan organisatoris”. Perubahan-perubahan yang terjadi yang disebabkan oleh penerapan teknologi perkantoran akan mempengaruhi hubungan sosial diantara menejer dan bawahan, antara personalia dengan personalia lainya dalam menejemen perkantoran tersebut. Jika menejemen perkantoran mengabaikan perubahan hubungan sosial seperti itu (yang disebut sebagai perubahan “unsur inti”), maka menejemen perkantoran akan mengalami kegagalan dalam memahami potensi penuh dari perubahan yang terjadi dalam teknologi. Manajemen perkantoran yang diorganisasikan berdasarkan pendekatan tradisional umu umumnya berjalan secara vertical. Artinya pendekatan ini hanya mengandalkan diri pada hubungan antara pemimpin dan bawahan, akan Jurnal Ilmiah “Organisasi Perkantoran dan Perubahan Teknologi Pada Balai Diklat Keagamaan Manado” www.bdkmanado.kemenag.go.id Page 4

tetapi teknologi informasi, termasuk pemrosesan data dalam System Informasi Manajemen yang terintegrasi, telah berkembang sedemikian rupa sehingga menjadi apa yang disebut “Manajemen tingkat horizontal”. Teknologi informasi membutuhkan hubungan organisasi yang memiliki jaringan kerja yang progresif dan garis-garis yang berbeda. Organisasi yang berbeda dibutuhkan untuk membuat keputusan dan tindakan yang tepat. Untuk memecahkan masalah yang simultan, menejer harus mengadakan komunikasi dengan orang-orang dari bagian-bagian yang sederajat dalam garis horizontal,dan meminta bantuan menurut garis diagonal kepada orang-orang dari berbagai hierarki, baik yang bukan pemimpin maupun bawahan. Informasi melalui garis vertikal yang tradisional mungkin sangat bairokratis, lamban dan mengandung biaya yang tinggi, karena itu garisgaris alternatif perlu dibangun agar system informasi dapat bekerja dengan cepat. Hubungan horizontal dan diagonal acapkali tidak tampak dan juga tidak ditetapkan dalam organisasi formal, namun manakala teknologi informasi digunakan, maka hubungan-hubungan horizontal dan diagonal akan muncul, sekalipun berdasarkan garis-garis yang tidak formal. Akibatnya: Sejumlah personalia kantor akan mengembangkan diri dalam bidang teknik untuk bekerja di luar rangka organisasi formal tersebut. Para menejer yang cukup peka terhadap masalah yang akan terjadi sebagai akibat yang timbul dari pemanfaatan teknologi informasi akan berupaya untuk memadukan dua karakter yang berbeda agar dapat terhindar dari konfik antara kebutuhan teknologi dan

kebutuhan

organisasi. Setidak-tidaknya ada lima buah fakta yang jamak terdapat dan berlangsung dalam organisasi perkantoran yaitu (1) Setiap organisasi perkantoran pasti mencakup SDM yang terlibat dalam interaksi sosial, Jurnal Ilmiah “Organisasi Perkantoran dan Perubahan Teknologi Pada Balai Diklat Keagamaan Manado” www.bdkmanado.kemenag.go.id Page 5

baik disebabkan oleh struktur formal atau informal; (2) Interaksi dalam system sosial itu tersusun dalam sebuah struktur yang menjamin perintah dan laporan, baik berhubungan dengan arus pekerjaan maupun arus informasi;

(3)

Sebagai

suatu

system

terbuka,

setiap

organisasi

perkantoran mempunyai hubungan timbal balik baik dalam organisasi intern ataupun ekstern; (4) Setiap orang dalam organisasi perkantoran memiliki

tujuan individu, sebagian daripadanya merupakan alasan

tindakannya; mereka masing-masing mengharapkan organisasi dapat membantu mencapai tujuannya; (5) Interaksi sosial yang terjadi dalam menejemen perkantoran tsb juga dapat membantu pencapaian tujuan bersama, walaupun mungkin berbeda, namun berkaitan dengan tujuantujuan individi tsb. 1. Pengertian Organisasi Kantor Berdasarkan ke lima fakta tsb, dapat dikemukakan bahwa: a.

Organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan kantor.

b.

Organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat

orang-orang

melangsungkan

kegiatannya

untuk

menerima, menyimpan, mengolah, dan menyajikan informasi dan merawat aktiva. c.

Organisasi perkantoran mencalup susunan staf dan alokasi tugas dan tanggung jawab dalam mengolah data, memasok informasi untuk pembuatan keputusan dan merawat aktiva.

Bentuk komunikasi atau interaksi bagaimanapun yang terjadi, akan di dapat dua jenis unsur yang umum terjadi dalam setiap organisasi perkantoran yaitu: 1. Unsur inti adalah manusia yaitu

orang-orang

tertentu

yang

komunikasi

dan

interaksinya

membentuk organisasi perkantoran. Lousiana state university, Baton Rauge, mengatakan bahwa kondisi yang dibutuhkan organisasi adalah Jurnal Ilmiah “Organisasi Perkantoran dan Perubahan Teknologi Pada Balai Diklat Keagamaan Manado” www.bdkmanado.kemenag.go.id Page 6

interaksi antara dua orang atau lebih yang merasa bahwa kebutuhankebutuhan individual mereka dapat lebih baik terpenuhi melalui perpaduan kemampuan atau sumber daya yang dimiliki secara pribadi. 2. Setelah organisasi kantor terwujud, unsure inti mulai terpengaruh oleh unsur kerja. Unsur kerja menentukan mutu interaksi. Para anggota yang berinteraksi membentuk sebuah organisasi perkantoran, sedangkan unsur kerja membuatnya efektif atau inefektif. Unsur kerja (Working elements) yang muncul dalam organisasi perkantoran meliputi: 1. Sumber daya insani, yaitu kemampuan para karyawan kantor dan pengaruh pribadi mereka. 2. Sumber daya nirinsani, yaitu barang ekonomi, seperti mesinmesin, perlengkapan kantor dan komputer. 3. Sumber daya konseptual dari kelompok khusus yaitu para menejer. Derajat pemanfaatan kemampuan dan pengaruh segenap karyawan kantor dalam efektifitas penggunaan sumber-daya banyak tergantung pada bagaimana menejer organisasi perkantoran itu memahami dan melaksanakan tugas-tugas mereka. Membangun hubungan antara tujuan-tujuan pribadi dan tujuan-tujuan organisasi perkantoran merupakan tugas menejer. B. Perubahan teknologi Pengaruh teknologi micro electronic dalam praktek dan prosedur kerja sedemikian hebatnya. Secara bertahap sistem kerja dengan kertas, yang terutama mengandalkan pada sistem manual (pembuatan laporan dengan mesin

ketik),

diganti

dengan

sisteem

Micro

electronic

yang

menggantungkan pada telekomunikasi. Aplikasi teknologi informasi dengan mengacu pada pada prinsip administrasi pengolahan dokumen yang umum,menghasilkan produk sistem informasi untuk solusi dalam administrasi ketatausahaan. Sistem Jurnal Ilmiah “Organisasi Perkantoran dan Perubahan Teknologi Pada Balai Diklat Keagamaan Manado” www.bdkmanado.kemenag.go.id Page 7

dapat diakses dan asitektur threetiered yang dielngkapi berbagai teknologi pendukung lain. Sistem dapat diakses oleh setiap personal yang berkempentingan melalui jaringan komputer internal (internet), jaringan global internet, dan juga jaringan komunikasi telepon fix maupun mobile. 1. Kebutuhan sistem Administrasi dalam kegiatan operasional suatu organisasi selalau terkait dengan 2 hal, yaitu : legalitas dan effisiensi. Setiap kegiatan baik secara operasional maupun organisasi perlu dituangkan dalam satu dokumen dari mulai tahap rencana sampai dengan akhir kegiatan atau laporan. Dokumen-dokumen tersebut selain berfungsi sebagai sarana komunikasi antar personal, unit atau organisasi juga berfungsi sebagai bukti formal kegiatan yang dapat dipertanggung jawabkan (aspek legalitas). Disisi lain, pengolahan dokumen seperti :surat,from,nota atau memo dinas sering menjadi permasalahan yang cukup menyita waktu dan tenaga. Lalulintas dokumen dapat berkembang menjadi sangat besar sehingga memerlukan suatu sistem penagendaan,pendistribusian, dan pengarsipan yang juga semakin besar (aspek Efisiensi). Makin besar organisasi akan menyebabkan “bottleneck” serta alur birokrasi yang makin panjang sehingga proses dokumen akan men jadi makin lama. Untuk mengatasinnya sering kali proses administrasi dokumen disederhanakan atau bahkan diabaikan. Akibatnya minimbulkan masalah dalam monitoring dan

pencarian

dokumen

selain

tentu

saja

mengurangi

legalitas

kegiatannya.Melihat permasalahan dalam pengolahan dokumen diatas serta adanya perkembangan teknologiinformasi,perlu dibangun suatu sistem komputerisasi terpadu untuk pengolahan dokumen yang mencakup seluruh bagian dalam organisasi. Jenis dokumen yang paling umum dan memerlukan effort yang besar adalah surat. Biasanya dalam suatu organisasi terdapat bagian khusus sebagai pusat pengolahan dokumen atau surat yang berfungsi Jurnal Ilmiah “Organisasi Perkantoran dan Perubahan Teknologi Pada Balai Diklat Keagamaan Manado” www.bdkmanado.kemenag.go.id Page 8

:menerima dokumen,mencatat dalam agenda, dan mendistribusikan keseluruh

bagian.

Bagian

khusus

ini

dapat

disebut

tata

usaha,sekretaris,unit administrasi umum, atau dalam modul ini disebut pusat distribusi. Tiap bagian atau unit didalam organisasi perlu personal untuk mengagendakan dan meneruskan dokumen sesuai kewenangan masing-masing yang selanjutnya disebut sekrertaris.

2. Rancangan sistem Seluruh personil yang terlibat dalam proses diklasifikasikan menjadi 3 kelompok yaitu: 1. Pusat distribusi : adalah staf yang bertugas menerima surat dari luar dan mendistribusikan keunit atau bagian lainnya. 2. Sekretaris; adalah para staf yang bertugas mengagendakan dan meneruskannya

keunit

atau

personal

yang

dituju

oleh

surat

tersebut.termasuk didalamnya adalah sekretaris pimpinan 3. Personal ; adalah para pejabat atau staf yang dapat menerima atau mengeluarkan surat, secara umum aliran proses administrasi surat dalam suatu organisasi baik besar maupun kecil. a. Kriteria Sistem yang dibangun tentu saja didasarkan atas pengplahan dokumen secara elektrik. Secara umum sistem harus mampu menanggani semua permasalahan surat masuk dan keluar, baik yang bersifat internal maupun eksternal. Memudahkan seluruh sataf administrasi dalam pengolahan surat diseluruh bagian institusi sehingga menjamin tertib administrasi.Menyediakan akses secepatnya darimana saja bagi semua pejabat dan staf yang akan mengirim atau merespon surat yang ditujukan kepadannya.

Menyediakan sistem pengarsipan terpadu sehingga

memudahkan penelusuran surat (tracking dan monitoring). Memberi fasilitas dalam pembuatan laporan pengolahan surat. Untuk itu maka dirancang sistem informasi untuk pengolahan surat yang berbasis Jurnal Ilmiah “Organisasi Perkantoran dan Perubahan Teknologi Pada Balai Diklat Keagamaan Manado” www.bdkmanado.kemenag.go.id Page 9

web dan mudah diakses, dengan mengunakan pengolahan database terpusat,penerapan keamanan hak akses dan arsitektur three-tiered. b. Web-based Setiap informasi dapat diakses dengan mudah baik melalui internet untuk kalangan terbatas maupun internet umum. Dengan basis seperti ini,pengguna

tidak

terbebani

dengan

keharusan

untuk

memiliki,memasang,mempelajari, dan menggunakan berbagai software untuk berbagai

aplikasi tetapi hanya cukup membutuhkan 1 (satu)

program Web browser yang amat mudah penggunaannya dan biasaanya telah tersedia. c. Fleksibility Berbagai jenis komputer pengguna dengan berbagai sistem operasi akan tetap

dapat menggunakan sistem tersebut.

d. Centrelized Penggunaan Database terpusat menjamin agar setiap pengguna memperoleh informasi yang sama akurat dan paling aktual sehingga akan menggurangi duplikasi data serta dapat langsung diproses lebih lanjut (waktu yang lebih singkat). e. Autohorized Keamanan hak akses terhadap data yang vital dan non-publik,namun tetap

memberikan

kewenanggan

untuk

kemudahan

bagi

mendapatkan

pengguna

atau

mengolah

yang data

punya yang

diperlukan. f. Three-Tiered Konsep arsitektur Three-tiered memfasilitasi kemungkinan terjadinnya perubahan aturan administrasi diorganisasi tersebut. Sistem juga menerapkan prinsip client server sehingga memungkinkan untuk perluasan sistem secara teoritis tidak terbatas,baik dalam ruang lingkup maupun jumlah data yang diolah. Selain hal-hal di atas, rancangan


sistim harus mampu menerapkan prinsip dan aturan administrasi umum agar dapat digunakan secara optimal. Sistim harus pula mampu mengakomodir kemungkinan terjadinya masa transisi karena adanya perubahan budaya kerja dalam organisasi. Sistim administrasi berbasis elektronik akan diterapkan tetap dapat bersinergi dengan konfensional yang berbasis dokumen tertulis. Berbagai dukungan infrastruktur dan sumberdaya manusia yang berbeda-beda untuk tiap organisai baik untuk kondisi saat ini maupun perkembangan organisasi dimasa datang juga menjadi faktor yang harus dipertimbangkan dalam rancangan sistim. Dengan kata lain implementasi sistim nantinya harus dapat memberikan manfaat yang optimal bagi organisasi walaupun dioprasikan pada infrastuktur dan kemampuan SDM yang minim ataupun maksimum.

3. Fungsi Sistim dirancang untuk memiliki funggsi utama sebagai sarana penditribusian data surat yang telah dicatat dan penelusuruan jejak tiap surat sehingga pihak-pihak yang memiliki kepentingan dengan surat tersebut dapat mengetahui secara cepat data tiap surat. Secara tehnis fungsi sistim adalah sebagai berikut: a. Integrated Keseluruhan fungsi dikelolah menggunakan konsep jaringan informasi terpadu dan terhubung keseluruh unit institusi. b. Paperlles Pendistribusian surat secara elektronik sehingga menjadi cepat dan hemat kertas c. User Managemen Pengaturan hak akses baik bagi pengguna perorangan maupun grup dapat

dilakukan di tiap unit masing-masing.


d. Access Long Pencatatan memudahkan

tiap

akses

yang

dilakukan

pengguna

sehingga

sistem.

e. Querly and Report Permintaan data (Querly) spesifik dan pembuatan laporan ataupun statistik. f.

Online office to office Interaksi antar sesama kantor atau institusi yang menggunakan sistm serupa

dapat dilakukan online memalui jaringan internet.

Targer pengguna sistim dapat dikelompokkan kedalam: 1. Staf Administratif dipusat distribusi 2. Eksekutif pengelolah administrasi surat 3. Staf Sekteratiatan di tiap unit 4. Pengguna ( Setiap personal pejabat atau staf yang dapat mengirim atau

menerima surat) selain pengguna rutin diatas diperlukan

kelompok personal lainnya untuk mendukung personal sistim, yaitu : 1. Administrator sistim aplikasi 2. Office Manager 3. Pengelolah sistim server 4. Network adminstrator Jika diperlukan olah organisasi yang bersangkutan maka dapat dimungkinkan utuk memberikan akses kepada pihak lain diluar organisai baik secara terbatas maupun untuk masyarakat umum Pemanfaatan

teknologi

informasi

dan

komunikasi

dilingkungan

organisasi sudah menjadi kebutuhan bagi tiap orgnisasi untuk mencapai efisiensi dan efektivitas organisasi. Berdasarkan tujuan dari penerapan teknologi maka berbagai bentuk aplikasi teknologi dan informasi yang tersedia dimanfaatkan antara lain aplikasi perkantoran (pengolahan data,perhitungan,

pengolahan

grafis),fasilitas

komunikasi


(email,chatting,teleconference),sistem pendukung keputusan dan sistem informasi manajemen. Dampak yang perlu dikaji dari kehadiran teknologi dalam organisasi adalah terjadinya perubahan dibeberapa hal antara lain cara bekerja maupun proses bisnis. Perubahan ini antara lain dapat dipresentasikan misalnya cara berkomunikasi pada saat belum menggunakan teknologi informasi dan komunikasi dapat digantikan dengan email. Rapat biasannya dilakukan harus dalam satu lokasi dapat dilakukan peserta yang berbeda lokasi dengan memanfaatkan teleconference.Pengolahan data yang biasa memerlukan waktu lama karena dilakukan secara manual maka dapat dipercepat secara signifikan bahkan dengan tingkat keakuratan yang lebih baik Faktor utama yang menentukan keberhasilan dari penerapan teknologi informasi dan komunikasi dalam organisasi

adalah sumber daya

manusia. Sumberdaya manusia khususnya adalah Pengguna dari teknologi informasi dan komunikasi tersebut. Kunci awal dari penerapan teknologi adalah kemauan pengguna untuk menerima teknologi tersebut. Beberapa Penelitian dilakukan untuk mempelajari proses integrasi teknologi semenjak tahun 1980-an. Salah satu teori integrasi yang cukup populer

adalah

technology

Acceptance

Model

(TAM).

TAM

mendeskripsikan terdapat dua faktor yang secara dominan mempengaruhi integritas teknologi. Faktor pertama adalah persepsi pengguna terhadap manfaat teknologi.Sedangkan faktor kedua adalah pesepsi pengguna terhadap kemudahan penggunaan teknologi. Kedua faktor tersebut mempengaruhi kemauan untuk memanfaatkan . Selanjutnya kemauan untuk

memanfaatkan

teknologi

akan

mempengaruhi

penggunaan

teknologi yang sesungguhnya. Ada beberapa alternatif pendekatan untuk menghadapi masalah yang menimbulkan

konflik

antara

kebutuhan

teknologi

dan

kebutuhan

organisasi seperti: Jurnal Ilmiah “Organisasi Perkantoran dan Perubahan Teknologi Pada Balai Diklat Keagamaan Manado” www.bdkmanado.kemenag.go.id Page 13

1

Manajemen

memodifikasikan

teknologi

informasi

agar

dapat

menyesuaikan diri dengan organisasi perkantoran yang telah ada dan telah berjalan. 2. Manajemen memodifikasikan organisasi perkantoran agar dapat menetapkan dan memformalkan hubungan-hubungan yang diminta oleh teknologi informasi. 3. Manajemen mempertahankan baik organisasi perkantoran yang ada maupun teknologi informasi yang tersedia namun pendekatan itu dibarengi oleh kegiatan untuk memperkenalkan mekanisme agar dapat mengurangi ketaksesuaian dan konflik diantara organisasi dan teknologi informasi tersebut. Dalam suatu manajemen kantor, informasi yang dihasilkan baik berupa dokumen-dokumen maupun bentuk informasi lain, dilakukan pemrosesan dan pengolahannya dengan pemanfaatan peralatan dan mesin-mesin kantor, yang dalam perkembangannya merupakan teknologi yang sangat diperluka, karena organisasi turut berkembang dan tuntutan masyarakat semakin pesat dan kompleks, maka teknologi (khususnya teknologi perkantoran) ikut berkembang seiring dengan meningkatnya kecerdasan manusia dalam menciptakan teknologi modern, serta di sisi lain tuntutan kemajuan organisasi dan kebutuhan masyarakat sendiri akan informasi. Maka

secara

berkembang

bertahap

semakin

alat-alat

pesat,

dengan

konvensionalpun lahirnya

kemudian

peralatan

yang

menggunakan mesin-mesin modern. Keuntungan dari penggunaan alatalat teknologi kantoran antara lain: 1. Untuk memperlancar efektifitas pengolahan data. 2. Untuk meniningkatkan ketelitian dan memperbaiki suatu pekerjaan. 3.

Untuk menghemat waktu, karena pekerjaan dapat dikerjakan lebih cepat dan tepat.

4. Hasil pekerjaan akan lebih kuat, rapi dan tersistem.


5. Dapat menampung, mengorganisasi dan mengolah data secara lebih komprehensif dan terpadu. 6.

Untuk mengurangi kelelahan pegawai sehingga tidak mengurangi semangat dan etos kerja

Metode dan prosedur kerja Proses manajemen di dalam manajemen kantor adalah suatu sistem rangkaian aktifitas manajemen kantor, terdiri dari kegiatan-kegiatan subsistem-subsistem yang saling berkaitan serta tidak dapat di pisahkan satu sama lain. Pola sistem yang bekerja di dalam suatu manajemen kantor merupakan gambaran sempurna dari seluruh kantor untuk di ketahui, bahwa setiap pola sistem yang berlaku akan terdiri dari sejumlah prosedur. Prosedur merupakan urutan pekerjaan atau kegiatan yang terencana dengan tujuan untuk menangani aktifitas yang berulang. Contoh sederhana adalah penanganan surat masuk atau keluar,sejak dari penerimaan atau pembuatan sampai pada tahap akhir penyimpanan adalah merupakan rangkaian kerja/mekanisme sistem yang terdiri dari prosedur-prosedur kerja, demikian berulang-ulang pada setiap jenis kegiatan yang sama. Contoh lain adalah: Sistem penjualan : Personalia, mesin, formulir, perlengkapan dan warkat. Prosedur

:

Pemrosesan pesanan, pengiriman barang, akunting untuk pengiriman, penerimaan pembayaran untuk penjualan, penanganan klaim dan penyesuaian, dan analisa penjualan.

Metode

Metode adalah alat atau sarana mekanis untuk melaksanakan setiap pekerjaan, terdiri dari: -

Pemberitahuan penerimaan pesanan


-

Pemeriksaan status kredit langganan

-

Persiapan faktur penjualan

-

Distribusi

kope

faktur

kepada

departement

pengiriman -

Pemeriksaan kope pengiriman yang dikembangkan dari departement pengiriman

-

Lengkapan faktur penjualan (biaya transport dsb)

-

Distribusi kope kepada langganan departement akunting dan berkas langganan

Suatu manajemen kantor yang memanfaatkan teknologi perkantoran dalam aktifitasnya merupakan proses mekanisme kerja sebagai suatu sistem, di mana pelaksanaannya diatur melalui prosedur-prosedur kerja yang telah ditetapkan, dengan berbagai metode tertentu pula yang dilaksanakan. Penggunaan teknologi dalam manajemen perkantoran tanpa prosedur dan metode kerja yang telah berlaku, akan berakibat tidak beruntungnya suatu hasil kerja teknologi tersebut, terutama di dalam menghasilkan informasi. Teknologi Perkantoran dalam dimensi Metode dan Prosedur Kerja Suatu aktifitas kantor yang merupakan suatu mekanisme sistem, adalah rangkaian kegiatan dari komponen-kompenen sistem yang saling terintegrasi untuk suatu sistem mekanisme kerja yang baik, harus di tunjang dengan prosedur dan metode kerja yang baik pula. Metode dana prosedur kerja yang baik, satu diantaranya adalah penggunaan teknologi yang tepat dan memadai serta sesuai dengan perkembangan teknologi itu sendiri. Teknologi perkantoran ditinjau dari metode dan prosedur kerja dalam suatu organisasi kantor adalah menyesuaikan teknologi dengan metode dan prosedur kerja yang ditetapkan serta di sesuaikan dengan karakteristik kantor tersebut.


Peranan teknologi perkantoran secara metodis dan prosedural kegiatan kantor antara lain: 1. Dilihat dari metode kerja : a. Menciptakan metode kerja yang mengarah pada pencapaian tujuan yang efektif dan efisien. b. Menambah efisiensi kerja kantor. c. Membantu manajemen dalam menilai pekerjaan kantor dan subsistem-subsistem pekerjaan. d. Mengadakan penghematan waktu dan biaya. e. Memeriksa pengeluaran yang sifatnya memboroskan penggunaan pegawai dan catatan-catatan yang tidak perl 2. Dilihat dari prosedur kerja : a. Semakin mempermudah pelaksanaan kegiatan sehingga berjalan secara efisien dalam hal waktu dan tenaga. b. Semakin lancarnya kegiatan kerja sehingga menghasilkan pekerjaan tang efektif. c. Semakin sederhana (singkat). d. Semakin efisien kerja (cepat)

PENUTUP

A.

Kesimpulan Pengorganisasian kantor Dibalai Diklat Keagamaan Manado adalah

salah satu aspek dan fungsi dari proses menejemen kantor, maka berbicara teknologi perkantoran tidak lepas dari manajemen kantor dalam suatu organisasi. Suatu organisasi dalam aktifitasnya hampir dapat dipastikan tidak lepas dari aktifitas menejerial, sejak dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Suatu proses manajemen kantor selalu melahirkan dokumen-dokumen yang merupakan bagian dari bentuk hasil dari pengolahan data menjadi sebuah informasi yang berguna bagi pimpinan

maupun

unit-unit

organisasi,

maupun

pihak

lain

yang

membutuhkan. Didalam instansi pemerintah terutama dibalai diklat keagamaan manado yang menggunakan perkantoran elektronis diperlukan adanya unit kerja Jurnal Ilmiah “Organisasi Perkantoran dan Perubahan Teknologi Pada Balai Diklat Keagamaan Manado” www.bdkmanado.kemenag.go.id Page 17

yang

bertanggung

jawab

melakukan

koordinasi

pengoperasian,

pemeliharaan sistem, dan evaluasi seluruh perangkat perkantoran berbasis informasi teknologi, analisa kebutuhan pelatihan perkantoran elektronis bagi semua pemakainya, pemeliharaan tingkat pengamanan dari

perangkat

perkantoran

elektronis,

pengembangan

prosedur

operasional, standar perkantoran berbasis tekonologi informasi, dan penyediaan pendukung bagi seluruh pemakai perkantoran elektronis. Inti dari rancangan sistim informasi yang dibahas diatas adalah sebuah sistim perangkat lunak aplikasi (Application Software) namun demikian untuk mendapatkan hasil yang optimal bagi organisasi pengguna, maka pertimbangan aspek layanan atau servis pendukung lebih dikaji mendalam. Layanan akses melalui e-mile maupun sms bagi pengguna perlu mendapat perhatian lebih karena layanan jenis tersebut sudah sangat familiyar dan luas penggunaannya dimasyarakat. Hal ini akan memberikan implikasi terhadap infrastruktur yang diperlukan untuk mendukung layanan tersebut.

Layanan

tekait

lainya

akan

diperlukan

untuk

memberikan

kemampuan “ Online” antar organisasi yang telah menggunakan sistim informasi ini. Pertimbangan aspek tehnis dan non tehnis dalam hubungan antar organisasi harus menjadi kriteria yang menentukan. Aspek tehnologi terkait lainnya yang juga perlu di pertimbangkan adalah keamanan sistim informasi dan dokumen elektronik itu sendiri.

B. Rekomendasi Upaya –upaya yang dilakukan di Balai Diklat Keagamaan Manado untuk mengintegrasikan teknologi kedalam organisasi Perkantoran untuk


membangun persepsi positif terhadap manfaat teknologi adalah sebagai berikut : a.. Jika teknologi baru merupakan upgrade dari teknologi lama maka dilakukan upaya penjelasan dari pimpinan organisasi bahwa teknologi lama sudah tidak memenuhi tujuan dari instansi atau perusahaan. Selanjutnya dilakukan penjelasan tentang posisi dan manfaat teknologi baru yang sebaiknya dilengkapi dengan demonstrasi teknologi b. Jika teknologi baru di Balai Diklat Keagamaan Manado merupakan teknologi pertama kali akan diadopsi maka perlu upaya penjelasan akan manfaat teknologi baru kepengguna. Perlu dilengkapi dengan demonstrasi. Hal penting yang perlu diperhatikan adalah teknologi baru yang akan diadopsi baik upgrade maupun bukan upgrade dapat memenuhi kebutuhan data dan informasi yang relevan dengan kebutuhan pekerjaan

pengguna.Upaya

ini

dapat

diperkuat

jika

dilakukan

demonstrasi teknologi tersebut. Hal lain yang perlu diperhatikan bahwa upaya ini juaga diharapkan dapat meyakinkan pengguna bahwa teknologi baru yang akan diadopsi merupakan teknologi yang penting bagi kelangsungan masa depan organisasi perkantoran atau perusahaan. Upaya kedua adalah untuk membangun persepsi positive pengguna terhadap kemudahan penggunaan teknologi. Upaya ini merupakan upaya yang penting yang akan

mempengaruhi integrasi teknologi kedalam

organisasi perkantoran.

Sebagai catatan upaya solusi dengan menghadirkan teknologi untuk membiasakan pengguna dengan teknologi tersebut perlu didukung akan data dan pengalaman penggunaan terhadap teknologi tersebut

atau

teknologi

sejenis.

Data

ini

bermanfaat

untuk

menyediakan fasilitas aplikasi yang diperlukan untuk membiasakan Jurnal Ilmiah “Organisasi Perkantoran dan Perubahan Teknologi Pada Balai Diklat Keagamaan Manado” www.bdkmanado.kemenag.go.id Page 19

pengguna dengan teknologi tersebut. Contohnya dalam organisasi ditemukan kondisi bahwa sebagian besar calon pengguna belum perna memakai komputer untuk keperluan pengolahan data dan komunikasi tetapi hanya berpengalaman memakai komputer untuk bermain game atau mengetik. Maka upaya untuk menghadirkan komputer dengan menyediakan fasilitas yang ada. Fasilitas ini sebagai upaya awal untuk memperkenalkan komputer kepada pengguna.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad Zaenudin, 2007. Manajemen Perkantoran. Mitra.Wacana Media, Jakarta Bryson, JO. Effective Library and Information Centre Management, England: Gower, 1990. Cheng, Yin Cheong. 1996. School Effectiveness & School-based Management: A Mechanism for Development. London: The Falmer Press. Hanif Al Fatta.(2007) Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta Jogiyanto. (2007) Komponen sistem informasi, Andi, Yogyakarta Kristanto. Andri (2008) Perancangan Sistem Informasi, Andi,Yogyakarta Moekjizat, 2002. Tata Laksana Kantor. Cetakan Kedelapan, Mandar Maju, Bandung Nadler, D.A. and Thusman, M.L. 1983. A General Diagnostic Model for Organizational Behavior. New York: MacGraw Hill.


ORGANISASI PERKANTORAN DAN PERUBAHAN TEKNOLOGI PADA BALAI DIKLAT KEAGAMAAN MANADO

Recommend Documents