Planning, budget en forecast 1/ Planning – budgetting – yearplan Situatieschets: Een onderneming heeft haar langetermijndoelstellingen en strategie bepaald. Ze heeft die ook vertaald naar belangrijke KPI’s, waaronder concurrentie, producten, prijzen, distributiekanalen, klanten, leveranciers, productiecapaciteit en beschikbare financiële middelen. VIA FERRATA zorgt voor de vertaling naar een jaarplan. Oplossing: • Vertalen van strategisch plan naar concrete en meetbare afdelings- en persoonlijke doelstellingen. •
SWOT, dependencies, risico’s goed in kaart brengen
•
Taken en verantwoordelijkheden duidelijk bepalen
•
Performancebonus op één lijn brengen met performancedoelstellingen
•
Regelmatig ondernemings-, afdelingen- en persoonlijke performance meten, evalueren, bespreken en corrigeren
•
Afdelingsplannen synchroniseren
2/ Planning – forecasting – Cashflow Situatieschets onderneming: • Ondernemingsactiviteiten gefinancierd met eigen en vreemd vermogen (bankleningen) •
Verschillende business units in verschillende landen
•
Business met lage marges
•
Liquide middelen beperkt
•
Seizoenspatroon
De onderneming vraagt VIA FERRATA om een beter inzicht te verschaffen in de toekomstige cashflows. Analyse: • Beheer van de financiële transacties gedecentraliseerd, beheer financiële middelen gecentraliseerd •
Iedere operatie kan zelf bestelling plaatsen
•
Meer en meer leveranciers vragen om contante betaling
•
Omzet in hoogseizoen is dubbel zo groot als die in laagseizoen
•
Maandelijkse facturatie door operatie
•
Klanten hebben verschillende betalingstermijnen
•
Klanten houden zich niet aan afgesproken betalingstermijn
•
Goede inschatting van tijdstip en bedrag betalingen aan personeel, overheid, financiële instellingen
•
Geconsolideerde informatie maandelijks beschikbaar
Oplossing: • Starten met eenvoudig systeem, om nadien te synchroniseren met andere systemen •
Verantwoordelijkheden vastleggen voor ontvangsten
•
Belang (onderneming-afdeling) van goed werkend cashflowsysteem vertalen naar de verantwoordelijkheden
•
Dagelijkse registratie, rapportering en consolidatie van in- en outflow
•
Forecasting opstellen voor week, maand (vier weken) en kwartaal (13 weken)
•
Ontvangsten inschatten op basis van verleden en niet-overeengekomen betalingstermijn
•
Openstaande vorderingen strikter opvolgen
•
Tijdstip van facturatie verplaatsen van maand naar week of dag
•
Centraliseren van aankoopaanvraag en uitvoering/opvolging/betaling
•
Betalingstermijnen van leveranciers standaardiseren
•
Onvoorziene risico’s in ontvangsten en betalingen opnemen
•
Opdelen van de uitgaven in categorieën
•
Dagelijks/wekelijks/maandelijks feedback geven
3/ Performance – Plan – review Situatieschets: Een onderneming heeft een businessplan opgesteld, maar ze slaagt er niet in om haar strategische doelstellingen (omzetgroei, operationele marge en cashflow) te behalen. De onderneming vraagt om bijkomende middelen voor een nieuwe investering. VIA FERRATA wordt ingeschakeld om de situatie te onderzoeken. Analyse: • Het productaanbod is verdubbeld en er worden vaker nieuwe producten geïntroduceerd. •
De marketingcommunicatie licht de technische kenmerken van het product toe, zonder nadruk op de relevantie ervan voor de eindconsument.
•
De communicatie verloopt nationaal, maar de distributiekanalen zijn niet gelijkmatig verspreid.
•
De concurrentie biedt met promoties gelijkaardige producten aan.
•
De concurrentie heeft een groter communicatiebudget ter beschikking, net als een beter distributienetwerk en een loyaltysysteem voor distributeurs.
•
Bij de berekening van de kostprijs worden niet alle elementen in rekening gebracht.
Oplossing: • Distributienetwerk verbeteren •
Commissiesysteem voor distributeurs aanpassen
•
Oude, niet-rendabele producten verwijderen uit aanbod en klanten overtuigen om op nieuw product over te stappen
•
Relevantie van product voor klant toelichten
•
Frequentie productintroducties verlagen
•
Trouwe klanten direct belonen
•
Nieuwe communicatie- en distributiekanalen gebruiken
•
Kostprijs van product correcter berekenen over de levensduur ervan
4/ Performance – Volumeforecast – investor relations Situatieschets: Een onderneming – actief op internationaal niveau – ontwikkelt producten, verkoopt en verdeelt ze. De productie is geoutsourcet. Elk kwartaal worden de verkoopsprognoses gecommuniceerd naar de financiële markt. De onderneming kan die verwachtingen echter niet inlossen. De onderneming vraagt zich af hoe ze haar beloftes kan waarmaken. Analyse: • Verkoopsprognose is een niet-onderbouwde raming van het verkoopsteam, zonder concreet overleg met de klant. •
Tijdens de eerste vier weken van het kwartaal worden de verkoopsorders geplaatst (timing en hoeveelheid).
•
De helft van de producten wordt afgeleverd tijdens de laatste vier weken van het kwartaal.
•
Hoewel de onderneming een standaardproduct aanbiedt, doet ze veel commerciële toegevingen. Daardoor is het merendeel van de producten op maat van de klant gemaakt. Daarom moet het bedrijf specifieke materialen bestellen, die niet altijd voorradig zijn.
•
Het bedrijf verkoopt nieuwe producten die technisch onvolmaakt zijn. Dit heeft een invloed op de productie (verhoogde uitval en onzekere productietiming).
•
Technische fouten, materiaaltekort en verkoopspieken zorgen voor productiecapaciteitsproblemen.
•
Wegens laattijdige leveringen en technisch onvolmaakte producten, schrappen de klanten hun orders.
Advies: • Alleen producten verkopen/produceren die technisch in orde zijn. •
Nagaan hoe certificatie kan worden versneld.
•
Kans op technische certificatie vergroten.
•
Tailor-made request van de klant proberen te standaardiseren.
•
Pieken in de verkoop/productie vermijden door commerciële offers aan te passen.
•
Bestaande producten blijven promoten tot nieuwe producten technisch in orde zijn.
•
Verkoopsprognose beter inschatten door samen met klant een goede inschatting te maken, de concurrentie goed in te schatten, en de klantenprognoses onderling te vergelijken.
•
Verkoopsplanning afstemmen met productiecapaciteit en technische certificatie.
•
Bandwith geven m.b.t. tot verkoopsprognose of géén verkoopsprognoses geven.
5/ Reporting – Performance/outlook – HQ Situatieschets: Het management van deze onderneming – een filiaal van een internationale groep – rapporteert maandelijks de financiële en operationele cijfers volgens een bepaald format, en geeft een schriftelijke toelichting over de belangrijkste indicatoren. Daarbij heeft het één uur om in discussie te gaan met de CXO van het hoofdkwartier. Het management wil in overleg met VIA FERRATA een format opstellen om deze maandelijkse toelichting gestructureerd te laten verlopen. Oplossing: Samen met het management en HQ bespreken we welke informatie beide partijen standaard willen toelichten/bespreken, en hoeveel tijd daarvoor beschikbaar is. We gaan na hoe de maandrapportering het best kan worden gecombineerd met de kwartaalrapportering en de semesteriële rapportering. We gaan na welke informatie in het verleden werd besproken, en of bepaalde informatie vooraf kan worden bezorgd. Na deze analyse ontwikkelen we een format dat goed wordt bevonden door beide partijen.
6/ Treasury – Financiering – Convenanten – Planningmodel Situatieschets: De marges in de business van een onderneming zijn laag, de sector is conjunctuurgevoelig en kent seizoenspatronen. Om haar overname te financieren, heeft deze onderneming een beroep gedaan op een consortium van banken. Beide partijen sloten een aantal convenanten af (met bijhorende penalties en heronderhandelingen). De onderneming vraagt aan VIA FERRATA om na te gaan hoe ze haar afspraken met de banken het best kan beheren. Oplossing: Op basis van het model voor maandrapportering, stellen we een eenvoudig model op voor dagelijkse en wekelijkse rapportering, begrijpelijk voor alle verantwoordelijken in het bedrijf. Hierdoor kan het bedrijf eenvoudig planningen op dag-/week-/maandbasis maken, waardoor men kan nagaan hoe groot de eventuele afwijking ten opzichte van het convenant is. Dit model wordt voorgesteld aan het bankenconsortium, dat zo inzicht krijgt in de aansturing van het management.
