Ministerie van Verk( Directoraat-Generaal Rijkswaterstaa Bouwdienst Rijksv\
Afdelings
Yen en Control
199
datum:
nr.: F C - 9 7 . 0 1 4 3 0 januari 1 9 9 7
BIBLIOTHEEK BOUWDIENST RIJKSWATERSTAAT
BIBLIOTHEEK Bouwdienst Rijkswaterstaat Postbus 20.000 3502 L A Utrecht
NR. . . C . 1 Q 3 2 3 . . ' B D W
Afdelingsplan
Financien en Control
1997
Vastgesteld door ondergetekende:
Geautoriseerd door ondergetekende:
Ir. A . L . Langereis, Hoofd van de afdeling Financien en Control
Ir. M . J . Olierook, Hoofdingenieur-Directeur van de Bouwdienst Rijkswaterstaat
7 datum:
Documentcode: Versie: Datum: Redactie: Conform:
datum:
FC-97.014 Definitief 3 0 januari 1 9 9 7 ing. C . Verkaik S D B 0 1 1 , Elementair 2.1
Afdelingsplan Financien en Control 1997 biz. 1 van 9
9 *
INHOUD
1.
Inleiding 1.1 1.2 1.3
2.
Beleid en voornemens 2.1 2.2 2.3
3.
Taakstelling Bijdrage van Financien en Control aan de doelstellingen van de Bouwdienst Schema met activiteiten voor 1 9 9 7 van de afdeling Financien en Control
Personeel 3.1 3.2
4.
Doel van afdelingsplan Plaats afdeling Financien en Control in Bouwdienst organisatie Organogram
Algemeen Ontwikkelingen
Benodigde middelen 4.1
Budgetoverzicht 1997
Afdelingsplan Financien en Control 1997 biz. 2 van 9
1.
INLEIDING
1.1
Doel van het afdelingsplan. Het voorliggend afdelingsplan van de afdeling Financien en Control (FC) is opgesteld door het Hoofd van de afdeling Financien en Control in samenspraak met de staf F C en legt de visie vast van het FC-management over de in 1 9 9 7 te verrichten taken en de daarbij benodigde middelen Bij het opstellen van dit plan zijn de volgende documenten als referentie gehanteerd: Concept Strategisch Plan Bouwdienst R W S 1 9 9 7 - 2 0 0 1 , 2 6 - 0 9 - 1 9 9 6 ; Elementair 2 . 1 , juni 1 9 9 6 .
1.2
Plaats afdeling Financien en Control in Bouwdienst organisatie. De afdeling Financien en Control is een afdeling van de Bouwdienst Rijkswaterstaat (BD). Het hoofd van de afdeling maakt deel uit van het Bouwdienst-directieteam. De afdeling Financien en Control wordt gevormd door een vijftal onderafdelingen: Onderafdeling Documentaire Informatievoorziening (FCD) Onderafdeling Financien (FCF) Onderafdeling A O / A u d i t (FCI) Onderafdeling Planning en Control (FCP) Onderafdeling Facilitaire Zaken (FCZ)
1.3
Organogram Hoofdingenieur-Directeur
Stafafdeling
Stafafdeling Organisatie, Personeel en, Conununicatie
Bouwspeurwerlc
Stafafdeling
Afdeling Financien en Control
Kwaliteitszorg
Managemanent Bijzondere Activiteiten
Hoofdafdeling Droge Infrastructuur
Hoofdafdeling Natte Infrastructuur
Hoofdafdeling Waterbouw
Afdeling Financien en Control
Onderafdeling Financien (FCF)
Onderafdeling P l a n n i n g en Control (FCP)
Hoofdafdeling Projectuitvoering en D i e n s t e n
Onderafdeling AO/Audit
(FC)
Onderafdeling F a c i l i t a i r e Zaken
(FCI)
Afdelingsplan Financien en Control 1997 biz. 3 van 9
(FCZ)
Onderafdeling Documentaire I n f o r matievoorziening (FCD)
2.
BELEID EN VOORNEMENS
2.1
Taakstelling. De afdeling Financien en Control zal op basis van zijn specifieke deskundigheid het directieteam en in het bijzonder de HID van informatie voorzien. Deze informatie zal zodanig zijn dat de Bouwdienst zijn, in het Strategisch Plan, geformuleerde doelen kan realiseren. Tevens worden de Hoofdafdelingen bijgestaan in het realiseren van hun doelen. De doelstelling van de afdeling Financien en Control luidt als volgt: het bevorderen van een doelmatige en efficiente bedrijfsvoering van de Bouwdienst, door het zorgen voor bedrijfsadministratie, begrotingsadministratie, financieel-economische bedrijfsvoering, planning, control, bestuurlijke en documentaire informatievoorziening en facilitaire zaken. Bovenstaande ondersteuning zal geheel plaats vinden binnen de randvoorwaarden van een integere werkwijze en het verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring.
2.2
Bijdrage van aan de doelstellingen van de Bouwdienst. Om de doelstellingen van de Bouwdienst op een efficiente en effectieve manier te realiseren draagt Financien en Control zorg voor: het verder adviseren over de uitwerking van de accountlijn; het bevorderen van een doelmatige, effectieve en rechtmatige bedrijfsvoering; het beheren van Bouwdienstbrede bedrijfsvoeringssystemen; het binnen de projectgroep audits ontwikkelen, voorbereiden en uitvoeren van audits, gericht op de rechtmatigheid en doelmatigheid van Bouwdienstprocessen en -projecten; een adequate bestuurlijke informatieverzorging/administratieve organisatie; het tijdig geven van betrouwbare en heldere informatie aan doelgroepen; een betrouwbare administratie (o.a. actueel zijn); een eenduidige, transparante en controleerbare administratie; een zodanige kwaliteit van de administratie en de informatie dat een goedkeurende accountantsverklaring wordt verkregen; het ontwikkelen en onderhouden van kaders, richtlijnen, procedures en werkinstructies in het kader van Elementair; facilitaire diensten binnen de Bouwdienst door het adviseren, coordineren en ondersteunen van het Bouwdienst-management op het terrein van huisvesting, materiele zaken en mobiliteit; het professionaliseren van de documentaire informatievoorziening.
Afdelingsplan Financien en Control 1997 biz. 4 van 9
'01 01
CO
>
2
01
B E
g5~
g,
TD •
E
c
S
O >
ro
< S
•
i-
•-
0
2 ^ i .c = 1
u
u
<
»
C
">
>
Ol
Ol >
Ol
£
E
b e 3
j
o .= •-
3
8 2
2
S c •- 2 •S £ "> » 3 ai "O c ;•?<;< c
„
-C "
ID
3O
O O
*.
S?
01
.=
ra O N CL
O
CD
5 c
E ai
E
>-
"
a
c
5
E
3 .»
E
TD
8
01
o •- C D N CD a. S = .2 To C
CO ai
-K o c £ ? o
*
ai
JD
2
"TJ
c
u
C fli
TJ
w
co »
O —
a
CD TJ
^
CD
_Q
Z
c lci o' -c" o i ri s c 5 2 .9 c "2 c w .Si Ol TD CO O Z gI8 o E > a> -o c o 2 o .2 t; 3 g
c
01
5
01
01
01
c > (0
C C Q> 0>
. ±
:0
01
>
o
oi «?
'5
£
(0
S?
8
£ E 'c I I g I
6
03
"D
(0
O
O
a o. o § CD E E ~ c
O
D
>
01
>
01
•O JD c .t; O =1
t "O O 01 JD
I
E
•
*
C
ai co cfl oi
u <
"O
T>
o c c £ o £» 2 3 t> f
o
rb 5
^
c c
oi c ca S 1 c
££ in
I iS
1
01
01
.2
£
01
"i co .o Ol cfl c o
TD
D O S
T1
:=•
>
5 | 2
il
ro Sr
Tl Tl co 'O O
C (0
c
= Q. 9 » S3. >
o
wc — • hi
w
o> E : o> - .£
QJ O
E
? ii c i £} £ S o
a ca
° io
°
if
J
ID r-
01
° • O
O
S
m
Ul ~ m •=*
a £
1
S ai Q
S
2 S a~ 2 c S o a • _
oi
0)
^ o c 5.
°
=
CO
•s °> £°> S "O
sS | Ol
2
C£3
CO
I? S i c
tl) 6 a>
9
O
|
•lot-
u
<
CD
U
Ol t o
1*1
Sc
CD
o
»
V,
*J
-C
£ _ E
c in S
£ I
> C ai CC
co
0 1
5,
c
o
T)
*
£ » c
s
• •o 01
£
c
_« cr ra Q
11
E £
ll
a. £> "o 2 c c »
. c "a
c
CD
2
(D
E
OITJ
E i S c
~
U
»s i
c ™ a>
a g 3 O m
.? n
JC
5
5 c a> O)
> w P >
^
55c < < 5
01
JZ
g O m
01
01
TD
i | •
sz a>
o oi
g
S >
2
-C
Q.
0)
m
S
3
Tl
°
CD
• c 2 ro »a >S o c >
J: J:
I a C
CD
.9
ra
£
ID
O)
2 c ^ 0
01
(j,
E
TI
I 5
O
01
t f,
C
* 2
5 E • o a) n £ "D "a *- c c
^
C
CD
2
£ o -S ™ I » £ c
CD
o
£
—
01
0)
01
si f l
r- Ti
C
£
C
01
E
£i i
T
--
£ >
0)
CD
01
Tl £
0
C
E
a
CD
C
CD
o o
ai
01
CD
S ° 5 S S £ ~ o * ^ ** _ *£ _ •
J= C3 .2 Q
ai
Ol oi
S a"2 -
2 co
~
£
73
O r a m
£: 'ro
2
B£
£ 8 -P > u 01
C Tl
5 oi c -i
— a
a> c c c
oi E E § E .E £ T3
O
? i
o c n ^ o
c 5
fee
i5
o ro
*«£c S — +-
Q
Q
18
C
Z>
o
O
•o 5 T I JE a c oS
C3 <
o
£9
81 I
TJ
• iZ
» 1|
^
D o Z
"T
£5£
^ -co *c o O r a m u
CD ^
£ <--'
i •
c .2 a 9oi
CD
Tl
S DI
•ro>
5 c
9
F
IS i»s > 1
C
£ E Ol 73
5
c P
>
O ID
f
-C
S
o
01
>
» cn
2 c
i i s! i C
CO
01
r-
01
C fe Tl
01 01
" I •& 11
CA
•S O
D m
£3
o
.2 TO
o S .? 3
r- CO
E 3
1 5
i
l
0) •O
l
c
z
o
CO J D O) oj
If
o> CO
o VI
S
5 x. £
<
CD
u
z < z
Ol
.C
D
c
E
c
«
A3
oj
—
Z
I S O
W
?
£
£ s E E
£ *
X
-
CO T J
o i . ! E £> 5?
o> "O i_ o 2 o ye
5 5 2 o> £ P .E g 5
£ c
a) >
3
c E
E
>
2
1 3
1 O£f
u_ <
CO CO CO
£ '5 £
O)
CO
J2 c S "5 E
1 5 c £
Q
o
CD XI
Jjj
1 • I 2o o E o £
c
0
E
cn ? x: S Ob p > co «*
? '
£
*
Q
15 s
o o
O
'
5
oj
*- > .c • • •
u <
™ !I g> s •—
8
en -a c •*- o) o O) J2 5 = co 3 E £ J f CO JC" CD "O £ CD CO C JD £ J £ x: ~ o a C * - "O c co CD CD F C10O o XI JZ ° c T3 .E CO
CD O
7Z
"E
O
o> > • •¥ £
3
CO ~
C
CD
Ist
•
3
E
x;
CO
XI 5
8
o> H c C
CD CD
c •6 > E
E
"5 » £ « £. ? «? Co CD 8 -£ o. r CN
— °23 D. O £
E
_Q
.2 F • F
Ol
^
o x: it: c c 5
o CO c
OJ (M
CD CD
CO
X)
$
CD
C
O) (O T3 >
CD
C
— £ aj •-
CD
TJ
CD
5E
C
>
E
o 5 co
. £ . =
* 1? 4. 2 C
CD
—
CD
£
C
>
CD
"5 2 .= a 1
>
V
CD
C
• " o > -
aj c
a) c
CO :
a
OJ
f S
C O CO CCO
•3*
E to
(D c
«OJ
CD "O
*B
§
*-. cn
s
CD C
„oi > a
p
5
O
£
E
S
CD "O
3
E
2
t-
^
>
c o o
3
c
" XI £i
v C
£
I
O)
O)
a> =c
»
Ol
>
CD
E
»
(O
BJ
c .£
F
2
It
C
c •-
cD C CD £
II
O
I5 3
£
O
5
Q
£
O
CD
«
B
OJ -O
I f
-D
'
i
C TO
CD
•° TI
ra
C C3
0) • c
O) C v
B
«
VJ
co JZ
—
c
c
>
cD
5
F
-C
? :
co
i2 f
0 T
(0
3
g > c 2
(fl H UJ 0J
D)
©
£ £ -° &
1 S
c « T) CD £
© 3 o L. a.
^.
E
m
E -
7- £
c J2
5 F
CD
I *£ I .2 CD
£ "5 ™ C E jc w | CD J£ .E Q . O l "S • >•
• Set
E
=
E
J
JD
5 c
z
o < a
> ?5 2
ti CO F TJ J» E CD CO CD CO C
.2 C 3
E £
F
Q
>
a. to
o ro
co
i
c c c « ® «
Cfl £
O
E
=1
"5 F S £
S
£ CD Cfl £
i_ o o CD
o
o
-c
CD
" £ CD t o .£ o > E
a o
"
ff* 3 c E fi 3
r
s
C
5
5
£ £ ico •cI ,EIa £ E
cn
1
If
£ -2 I 8 I 8> 3(DH) ifl £
;CD
CD . P.«er coQ £ x: o •E CD cj a
^s £ "O
C CD Jj£
>
11 a
* jz
.2 x 3 •o o =CD £O 2i ££ <m
_ l) O
O) OJ
OJ OJ £3
2
CD
2 a •
£ ._:
•D 12 T3
OJ
i §
E g '
^
v c v c "° « • t;
*=
C
f s -s JD
Q
O
(O
TD
03 CO
0J CD
8
: o
^
-Q
ra
£ 2s
-£ ° s s ii § E = U
OJ
CD ?
£
!fl l
OJ
C
CD
"D
c c Si 1fs o
o 2 c ra a c CD > c 5 2 £ co ™ CD 2-
m
5 c -
Si
M
I s C
2
&| g
oi C 5 S
ii
o o
O
1
1£
C
2
tr p «
CO CD
C '5
JJ CO
r< <
O)
(O
o> •§ £
cc
UJ
c g a o 2 -S £ ©
E
T3
tr
ti
?
c
^2
I 2
c
c
•5 • 5^ . •e o. o
g
O
.
©
> E e
1 i l
S © o
eg . * ra o > c
1I
Z O U
2 «
g> g > ra
•
E
O
z < £ ra I S
Q LL <
TC _ _S> E • c -z: ra Ol £
ra
£
oi » E > as ra S c d C S , 3
•
nS =
5S = ©
w c w re co ra Ci > x: > o
C
cj <
o Ol
o jS
01
oi
"o <1 c = 9-
||
CD > CD OJ CD
o © 2 co co -c:
* =• ra C
J
•° ©
£ ©
N
ra
o 2
c
E
oi
gi 2
! s £ ; !
z
CD •
Q
O
g O
3 oi oi > £ 5
•IS
E 3 U £ 2 5 oi oi S oi > c c
CD
c C
B 01
3 O XI D TJ >
< <
O X}
CD
-C D5 i_ C
§ "5 •a M"a — CD
5 c
z
c © 4? c°> c
>
<
cn
z
g rr O O
> o z <
CL CD
.c tn II II
Ol -£ xi S
< <
c
CD
.2 |
N
s?
o
Q
:CD •—
£ g
O
o
C
CD
"2 c
cn
CD
O
CD
5
3 O
o
.3? c
LU
©
TJ
©
0 01
c
3 O
o
cn
O_ c rv ra ^
TJ
o o xi
oi
c o CJ c
C
a Ol
c
3.
PERSONEEL
3.1
Algemeen. De afdeling Financien en Control zal onder het motto "afspraak = afspraak", zoals is v e r w o o r d in Elementair, omgaan met haar medewerkers en met het management. Dit betekent dat de gemaakte afspraken gerealiseerd zullen worden binnen de afgesproken planning. Financien en Control streeft er continu naar de juiste persoon op het juiste moment op de juiste plaats te hebben waarbij het Strategisch Personeels Management (SPM) het uitgangspunt is. Daartoe zal Financien en Control zich richten op: tevredenheid en motivatie van medewerkers; communicatie tussen management en medewerkers; het houden van functioneringsgesprekken; gedifferentieerd belonen; een opleidingsplan; scholing om aan de hoge kwaliteitseisen te kunnen blijven voldoen; ontwikkelingen op automatiseringsgebied; uitbesteding van werkzaamheden waar dat verantwoord is. In de eerste helft van 1 9 9 6 is het formatierapport van de afdeling Financien en Control vastgesteld. Hierin is de formatieve bezetting bepaald op 4 8 f t e ' s . Ter ondersteuning van de activiteiten op het gebied van de bedrijfsvoeringsinformatie is vanaf 0 1 - 0 3 - 1 9 9 6 , naast de formatieve bezetting, een IF-plaats ingevuld.
3.2
Ontwikkelingen post- en archiefzaken: er wordt vanuit gegaan dat de 2 (boven-formatieve) fte's voor registratie en archivering worden ingeplaatst bij de hoofdafdelingen; de implementatie en de uitvoering van de fiscale regelgeving woon/werk-verkeer wordt via uitbesteding opgelost; de consequenties van de invoering van de 36-urige werkweek (1,5 fte) zijn in het budgetoverzicht 1 9 9 7 meegenomen; onderafdeling Documentaire Informatievoorziening: vanwege gewijzigde taak en werkwijze wordt 1 extra formatieplaats (niveau schaal 8) ingevuld om leiding te geven aan de opschoonaktiviteiten van het archief; onderafdeling Facilitaire Zaken: 1 fte (niveau schaal 7) extra benodigd t.b.v. opvang 3 6 urige werkweek. Hierdoor worden tegelijkertijd de HBO-medewerkers ontlast van administratieve werkzaamheden en kan de vervoerscoordinator extra aandacht geven aan vervoersplan en fiscaliteit; als de daadwerkelijke renovatie Westraven gaat spelen dient de benodigde capaciteit bij de onderafdeling Facilitaire Zaken opnieuw worden bekeken.
Afdelingsplan 1997, afdeling Financien en Control biz. 8 van 9
4.
Benodigde middelen
4.1
Budgetoverzicht 1997
KOSTEN
ARBEID
Person*)* aantallen Schaal 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Totaal Personele ondersteuninq Administratief Automatisering Overig Totaal Opleiding Totaal kosten arbeid KOSTEN VERVOER RVBK Binnenland Vervoersdiensten (afd.—breed) Bedrijfsauto's Totaal kosten vervoer KOSTEN HUISVESTING Utrecht ml Zoetermeer m2 Totaal kosten huisvesting KOSTEN AUTOMATISERING Werkplekken Bedrijfsv.syst. Totaal kosten automatisering ALGEMENE KOSTEN Represents tie Voorlichting intern Voorlichting derden Organisatie adv. Overige alg. kosten Totaal algemene kosten FUNCTiONELE BUDGETTEN Frankeerkosten BD-breed Vervoersdiensten BD-breed Datacommunicatie (VW-lis) Bidoc BD-breed Totaal functionele budgetten
Hoofd FC
1,0
1.0
FCD
a
3,5
a
3,0 3,0 1,0
FCF
-
FCP
2,0
a a
1,0 1,0 3,0
FCI
2,0 5,0 3,0 1,0 2,0
1,0 2,0 2,0
a
2,0 2,0 2,0
1,0
1.0
FCZ
Totaal
Tarief
Totaal p.i.
1,0 1,0 1,0 1,0 2,0 2,0 1,0
1,0 1,0 4,0 4,5 4,0 10,0 8,0 5,0 5,0 7,0 0,0 2,0 1,0 52,5
4500 4560 4790 5180 5650 6330 7155 7525 8600 9810 10450 11700 13365
54000 54720 229920 279720 271200 759600 686880 451500 516000 824040 0 280800 160380 4568760
1,0
11,5
15,0
6,0
7,0
10,0
85000
10000 200000
-
-
90000
-
-a -
0
80000 165000
210000
-
0
0
90000
3,0
11,5
15,0
6,0
7,0
10.0
5000
3000
7000
15000
6000
3000 3000
—
-
-
-
66,7 51,0
294,8 520,0
a a
2 1
14
a
1000
-
-
30000 5000
-
-
-
-
375000
-
8000 462000
-
-
—
—
1
-
215,6 66,0
65,9 —
22 24
a
185000 200000 80000 465000 52,5
1750
91875 5125635
39000 3000 15400 57400
-
1
15400
110,5
283,4
—
—
1036,9 637,0
470 470
487343 299390 786733
6 3
7 5
8 5
59 38
8300 6240
489700 237120 726820
-
-
--
-
-
-
—
_
-
-
-
-
-
_
TOTALE KOSTEN FC
-
2500 3000
-
-
_ 250000
_
1000 2500 3000 30000 5000 41500
375000 250000 8000 462000 1095000 7833088
Opmerkingen:
Aantallen: formatie FC = 48 fte's, 1,5 fte's t.b.v. opvang 36-urige werkweek, 1 fte IF, 2fte's bovenform atief (Kralt en v. Iterson): totaal 52,5 fte's 1) : = J. van Iterson (hoofd FC zoekt, i.o.m. het hoofd van de hoofdafdeling waarbij de feitelijke werkzaamheden worden uitgevoerd, naar oplossing in 1997) 2) : = N. Kralt (FC heeft met DI schriftelijk de intentie afgesproken om Kralt vanaf 1998 geheel bij WST te laten werken) 3) : = 0,5 fte extra t.b.v. consequenties invoering 36-urige werkweek 4) : = inclusief 1 fte t.b.v. leidinggeven opschonen archief 5) : = inclusief 1 fte IF (= C. Schenkels) 6) : = 1 fte extra t.b.v. consequenties invoering 36-urige werkweek 7) : = inclusief / 65.000 t.b.v.flexibeleopvang FC-breed invoering 36-urige werkweek 8) : = inclusief de m2's t.b.v. de Bouwdienstbrede archieven 9) : = inclusief 1 werkplek t.b.v. opvang 36-urige werkweek
Afdelingsplan 1997, afdeling Financien en Control biz. 9 van 9
