Opleiding voor schoolsecretariaten

www.agodi.be

Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi)

Opleiding voor schoolsecretariaten 2013 - 2014 AgODi

www.agodi.be

Inleiding (1) Kernprocessen

Leerlingen

Leerlingenadministratie en het leerlingendossier  Afdeling scholen basisonderwijs en CLB

Lestijdenpakket … Personeelsadministratie en het personeelsdossier  Afdeling personeel basisonderwijs en CLB

Personeel 2

opleiding schoolsecretariaten 2013 – 2014

AgODi

www.agodi.be

Overzicht programma Verificatie basisonderwijs:  Inschrijvingen, inschrijvingsregister, leerlingendatabank, stamboekregister  Inschrijvingsdocumenten  Toelatingsvoorwaarden en afwijkingen  Aanwezigheidsregisters - revalidatie  Klasseren en bewaren  Teldocument wijziging schoolbevolking (bijlage 5)  Onthaalonderwijs  Herberekening in het kleuteronderwijs 3


AgODi

www.agodi.be

Verificatie basisonderwijs  Regelgeving:  Op http://www.ond.vlaanderen.be/  Wetwijs ‘Verificatie’ Omzendbrieven: BaO/2006/04 – Controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijs (09/10/2006) BaO/2006/05 – Controle van de leerlingen in het buitengewoon basisonderwijs (09/10/2006)

4


AgODi

www.agodi.be

Inschrijvingen (1)  Inschrijving leerling  Schriftelijk akkoord van de ouders met pedagogisch project en schoolreglement

 Inschrijvingsregister(s) = verplicht werkinstrument  voor elke bepaalde capaciteit een inschrijvingsregister met chronologisch alle inschrijvingen (evt. per contingent)  3 delen: capaciteitenblad, leerlingenfiche,

registerblad 5


AgODi

www.agodi.be

Inschrijvingen (2)  Info:  Wetwijs ‘Inschrijvingen leerlingen’  Regelgeving: Decreet betreffende het inschrijvingsrecht (25/11/11) Inschrijvingen vanaf 2012-2013, grootste impact voor het schooljaar 2013-2014.

Doel: sociale mix bevorderen, kansen Nederlandstaligen in Brussel beschermen, regelen van aanmeldingsprocedures, …

6


AgODi

www.agodi.be

Inschrijvingen (3)  Info:  Omzendbrieven BaO/2012/01 - ‘Inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures in het BaO’

BaO/2012/03 - ‘Inschrijvingsregister basisonderwijs’ Model en FAQ in bijlage.  Vragen?

aanspreekpunt LOP-deskundigen (scholen in LOP-gebied) [email protected]

[email protected] 7


AgODi

www.agodi.be

Inschrijvingen (4)  Problemen bij inschrijving door co-ouderschap:

 Beide ouders ouderlijk gezag?  Basisidee = beide ouders zijn het eens  Eén van de ouders gaat niet akkoord  beslissing niet uitvoeren  Geen inschrijvingen voor alternerend schoollopen vanaf 1-09-2012  Omzendbrief NO/2005/01 - ‘Ouderlijk gezag in onderwijsaangelegenheden’ (14/04/2005) 8


AgODi

www.agodi.be

Stamboekregister 

Leerlingendatabank – stamboekregister

 Elektronisch (of manueel) stamboek  Uniek stamboeknummer  Uitprint bij bezoek verificateur

 Document overzichtslijst met de leerlingenaantallen

9


AgODi

www.agodi.be

Inschrijvingsdocumenten  Welke?  Inschrijvingsregister (oa leerlingenfiche)  Identificatiedocument  Formulier keuze levensbeschouwelijke vakken

 Telling leerlingen aan coëfficiënt 1,5  Leerlingenkenmerken  Melding van schoolverandering

 Inschrijvingsverslag buitengewoon basisonderwijs

10


AgODi

www.agodi.be

Identificatiedocument  INSZ-nummer (rijksregisternummer, BIS-nummer)

 Via officieel bewijsstuk, bij voorkeur SIS-kaart of kids-ID  Correcte naam, geboortedatum, geslacht

 Aandacht voor bisnummers en aangevulde rijksregisternummers. Regelmatig ophalen bij Discimus via schooladministratiepakket

11


AgODi



Rijksregisternummer 060223 081 77 Geboortedatum: 23.02.2006 Geslacht: M (081 = oneven) Controlecijfers



Rijksregisternummer 041012 228 80 Geboortedatum: 12.10.2004 Geslacht: V (228 = even)



Bis-nummer: geboortemaand is met 20 of 40 vermeerderd. 074109 031 65 Geboortedatum: 09.01.2007 Geslacht: M (oneven)

12


AgODi

www.agodi.be

Rijksregister- of bis-nummer

 Omzendbrief GD/2002/05 Onderwijsinspectie over de erkende godsdiensten en de niet-confessionele zedenleer (15-07-2002)  Verplicht in officiële scholen  Ouders bepalen de keuze of vragen vrijstelling  Ondertekend én gedateerd

13


AgODi

www.agodi.be

Formulier levensbeschouwelijke vakken

Enkel in het gewoon onderwijs!  Verblijven in een erkend Centrum voor Kinderzorg en Gezinsondersteuning (CKG)  Verblijven in de tehuizen voor kinderen van wie de ouders geen vaste verblijfplaats hebben  het verblijf op zich is hier voldoende als bewijs

14


AgODi

www.agodi.be

Leerlingen aan coëff. 1,5 (1)

 Behoren tot de trekkende bevolking (*)  Binnenschipper  Kermis- en circusexploitanten en –artiesten  Rom (…) , Manoesj (…) , Voyageurs en andere personen met een nomadische cultuur  (*) Bevestiging met officieel document

15


AgODi

www.agodi.be


 Geplaatst zijn door jeugdrechter of Comité voor Bijzondere Jeugdzorg (*)  Thuisloos zijn = tijdelijk of permanent buiten het eigen gezinsverband opgenomen zijn door een gezin of persoon, een voorziening of een sociale dienst ikv bijzondere jeugdbijstand (*)  (*) Bevestiging met officieel document

16


AgODi

www.agodi.be


www.agodi.be

Leerlingenkenmerken (1) Voor het gewoon onderwijs:  Omzendbrief bao/2005/09 - Personeelsformatie Scholen in het Gewoon Basisonderwijs (29/06/2005)  Kenmerken via Discimus:  Thuistaal van de leerling  Opleidingsniveau van de moeder  Thuisloos  Trekkende bevolking  Modelformulier verklaring op eer: Bijlage bij omzendbrief Controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijs

17


AgODi

www.agodi.be

Leerlingenkenmerken (2) Voor het buitengewoon onderwijs type 1 en 3 externen en semi-internen:  Omzendbrief bao/2005/10 – Personeelsformatie Scholen in het Buitengewoon Basisonderwijs (29/06/2005)  Kenmerken via Discimus:  Thuistaal  Opleidingsniveau van de moeder (thuisloos en trekkende bevolking niet in BO)  Modelformulier verklaring op eer: Bijlage bij omzendbrief Controle van de leerlingen in het BO 18


AgODi

 Omzendbrief BaO/97/12 Schoolveranderen (17/06/1997)  Al dan niet een schoolverandering (SV)? Situaties: A. Inschrijving op 1/9 van 10-jarige na verhuis in zomervakantie

B. Inschrijving op 10/3 van 6-jarige na krokusvakantie C. Inschrijving op 6/1 van kleuter die 2,5 jaar werd op 25/12 D. Inschrijving op 6/1 van kleuter die 2,5 jaar werd op 28/10 19


AgODi

www.agodi.be

Melding schoolverandering (1)

 In basisonderwijs gesubsidieerd/gefinancierd door de Vlaamse Gemeenschap  Schriftelijk na 1ste schooldag van september

 Verantwoordelijkheid nieuwe school  Aangetekend of getekend en gedateerd ontvangstbewijs

 Rechtsgeldig de dag van de mededeling  ofwel poststempel van aangetekende zending  ofwel datum van ontvangstbewijs

20


AgODi

www.agodi.be


 Is SV rechtsgeldig op tel- of instapdag? A. SV miv maandag 3/02/14. Doc SV wordt ingevuld op vrijdag 31/01 en onmiddellijk aangetekend verzonden. B. SV miv maandag 3/02/14. Doc SV wordt ingevuld op 31/01 en gefaxt naar vorige school op 31/01. Deze school faxt ontvangstbevestiging SV terug op 4/02. C. SV kleuter (instap na paasvakantie) miv dinsdag 22/04/14. Doc SV wordt aangetekend verzonden naar vorige school op dinsdag 22/04.

21


AgODi

www.agodi.be


Situaties om te bespreken:

A. Op 29/8 schrijven ouders hun kind in voor begindatum 1/9. Vorig schooljaar ging het kind naar school in een andere stad. B. Mama schrijft 8-jarige zoon in op 5/9. C. Ouders, die uit het buitenland komen, willen hun kleuter (°01/01/2011) inschrijven miv 7/10 D. Ouders schrijven hun 3 kinderen in op vrijdag 31/01.

22


AgODi

www.agodi.be


www.agodi.be

Inschrijvingsverslag BO (1)  Omzendbrief BaO/2007/02 Toelatingsvoorwaarden en inschrijvingsverslag leerlingen in het buitengewoon basisonderwijs (10/05/2007)  Het inschrijvingsverslag:  attest oriënteert naar een type  protocol bundelt alle relevante documenten

23


AgODi

www.agodi.be

Inschrijvingsverslag BO (2) BO: buitengewoon onderwijs dat aangepast is aan de opvoedings- en onderwijsbehoeften van kinderen. De types:        

type type type type type type type type

1 2 3 4 5 6 7 8

-

licht mentale handicap; matige of ernstige mentale handicap; ernstige emotionele en/of gedragsproblemen; fysieke handicap; opgenomen in ziekenhuis of preventorium; visuele handicap; auditieve handicap; ernstige leerstoornissen.

De types 1 en 8 -> enkel in lager onderwijs; niet in kleuteronderwijs 24


AgODi

www.agodi.be

Toelatingsvoorwaarden (1)  Omzendbrief BaO/2001/10 Toelatingsvoorwaarden leerlingen in het gewoon basisonderwijs (10/08/2001) Omzendbrief BaO/2007/02 Toelatingsvoorwaarden en inschrijvingsverslag leerlingen in het BO (10/05/2007)  Inschrijvingsverslag (enkel buitengewoon onderwijs)  Leeftijd  Kleuteronderwijs: 2,5 jaar zijn / instap!  Lager onderwijs: 6 jaar zijn vóór 1 januari van het lopende schooljaar 25


AgODi

www.agodi.be

Toelatingsvoorwaarden (2)  Advies CLB/klassenraad bij afwijking op de leeftijdsvoorwaarde  Verlengd verblijf in het kleuteronderwijs − 1 jaar in gewoon onderwijs − 2 jaar in buitengewoon onderwijs  Vervroegde instap in het lager onderwijs − 1 jaar mogelijk  Verlengd verblijf in het lager onderwijs − géén 15 j oud zijn vóór 1 januari van het lopende schooljaar − mits positief advies KR 26


AgODi

www.agodi.be

Toelatingsvoorwaarden (3) Bijkomende toelatingsvoorwaarde LO gewoon onderwijs:  220 halve dagen aanwezigheid 6-jarigen  of Nederlandstalig onderwijs genoten hebben in school buiten België  of voldoen aan de taalproef  185 halve dagen aanwezigheid 5-jarigen  of Nederlandstalig onderwijs genoten hebben in school buiten België  of voldoen aan de taalproef  Speciale groep “zij-instromers”!

27


AgODi

www.agodi.be

Aanwezigheidsregisters (1)  Omzendbrief BaO/2002/11 Afwezigheden van leerlingen in het basisonderwijs (16/08/2002)

   

28

Elektronisch / Discimus Meerdere administratieve groepen samen Uitschrijvingen en late inschrijvingen Afwezigheidscodes:  Kleuteronderwijs  Lager onderwijs en leerplichtige leerlingen in het kleuteronderwijs opleiding schoolsecretariaten 2013 – 2014

AgODi

www.agodi.be

Aanwezigheidsregisters (2)  Codes kleuteronderwijs  Code L = laattijdig aangekomen  Code A= afwezig (ook bij ziekte, revalidatie…)  Verticaal streepje (l) = aanwezig  Code D = (enkel) tijdelijk in type 5 school  Aandacht voor leerplichtige kleuters; codes lager onderwijs gebruiken!

29


AgODi

www.agodi.be

Aanwezigheidsregisters (3)  Codes lager onderwijs  Code Z bij ziekte (> ouders)  max 4X per jaar, max 3 opeenvolgende kalenderdagen  Code D bij ziekte (> arts)  ook tijdens de week onmiddellijk vóór of onmiddellijk na de herfst-, de kerst-, de krokus, de paas- of de zomervakantie een medisch attest

30


AgODi

www.agodi.be

Aanwezigheidsregisters (4)  Codes lager onderwijs (vervolg)  Code H bij revalidatie − Ziekte of ongeval, stoornis  max 150’/week − Buitengewoon onderwijs  max 250’/week − Revalidatiedossier (evt. diagnose, CLB-advies, samenwerkingsovereenkomst tussen de school en de revalidatieverstrekker … ) − Week- of maandplanning

31


AgODi

www.agodi.be

Aanwezigheidsregisters (5)  Codes lager onderwijs (vervolg)  Code R bij religieuze feestdag, begrafenis…  mits officieel doc./verklaring ouders  Andere codes zoals code Q (rouwperiode), code S (deelname aan culturele en/of sportieve manifestaties), code O (deelname aan time-out-project  mits doc./verklaring ouders én toestemming directie  Code P om “persoonlijke redenen”  mits doc./verklaring ouders én toestemming directie 32


AgODi

www.agodi.be

Aanwezigheidsregisters (6)  Codes lager onderwijs (vervolg)  Code B bij ongewettigde afwezigheid − Schriftelijk begeleidingsdossier bij problematische afwezigheden > 10 halve dagen B-code Begeleidingsinspanningen (contact met CLB en ouders, …) − Uitwisseling via Discimus (elektronische zending 30 halve dagen B-code is afgeschaft)  (…) 33


AgODi

www.agodi.be

Klasseren en bewaren  Op stamboeknummer klasseren, uitgezonderd afwezigheidsattesten en formulieren keuze levensbeschouwelijke vakken  Bewaartermijnen Regelgeving omzendbrief: BaO/2005/03 Bewaartermijn van leerlinggebonden documenten

34


AgODi

www.agodi.be

Teldocument wijziging schoolbevolking (bijlage 5)  Aanvulling met leerlingen die in- en/of uitgeschreven worden (vanaf verificatiebezoek) tot teldag  Per vestigingsplaats  Ondertekenen en opsturen:  1 exemplaar en enkel naar uw verificateur  Kopieën van inschrijvingsdocumenten bijvoegen !  = Bijlage 5 van omzendbrief BaO/2006/04 Controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijs (09/10/2006)

35


AgODi

www.agodi.be

Onthaalonderwijs (1)  Omzendbrief BaO/2006/03 Onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers (30/06/2003)  Anderstalige nieuwkomers  5 basisvoorwaarden: − 5 jaar of ouder − Thuistaal of moedertaal niet Nederlands − Onvoldoende beheersen van onderwijstaal

− Maximaal 9 maanden ingeschreven in een Nederlandstalige school − Nieuwkomer (max. 1 jaar in België) 36


AgODi

www.agodi.be

Onthaalonderwijs (2)  Uitz. bij verblijf in open asielcentrum:  Attest asielcentrum  Leeftijdsvoorwaarde (5 jaar of ouder)  Gewezen anderstalige nieuwkomers (GAN):  vorig schooljaar AN + onthaalonderwijs genoten  AN en GAN enkel in het gewoon onderwijs, niet in BO  Hoe tellen?  AN per school  AN per scholengemeenschap  Lijst (G)AN opmaken per school/per schooljaar

37


AgODi

Voorbeeld 1: Een school of een SG telt op 1 september 20 AN. Tijdens de maand september worden 4 AN uitgeschreven en 6 nieuwe ingeschreven. De netto aangroei is hier dus 2. Er kan NIET herberekend worden. (20 – 4 + 6 = 22) Voorbeeld 2: Een SG van 4 scholen telt op 1 september 20 AN. Tijdens de maand september worden in school A, 2 AN en in school D, 4 AN uitgeschreven. In school B worden 5 AN ingeschreven en in school C, 7 AN. De netto aangroei is hier dus 6. Er kan dus herberekend worden. (20 – 2 – 4 + 5 + 7 = 26) 38


AgODi

www.agodi.be

Voorbeelden onthaalonderwijs

www.agodi.be

Herberekening in het kleuteronderwijs (1)  Instapdagen:  1ste schooldag na de zomervakantie  1ste schooldag na de herfstvakantie  1ste schooldag na de kerstvakantie

 1ste schooldag van februari  1ste schooldag na de krokusvakantie  1ste schooldag na de paasvakantie  1ste schooldag na hemelvaartsdag

39


AgODi

www.agodi.be

Herberekening in het kleuteronderwijs (2)  Omzendbrief BaO/2003/04 Invullen van de BAOformulieren (6-10-2003)  Enkel in het gewoon onderwijs  Enkel indien kleuteraantal op een instapdag > aantal kleuters op de berekeningsdatum lestijdenpakket  Opgelet: nieuw omkaderingssysteem – herberekening na krokus (+ uitz 1ste sept)  BaO herberekening: 1 ex. naar het schoolbeheerteam

40


AgODi

 uw verificateur  www.agodi.be  verificateur  dossierbeheerder schoolbeheerteam

 dossierbeheerder werkstation  vragen?

41


AgODi

www.agodi.be

Adressen en contactpersonen

Opleiding voor schoolsecretariaten

Recommend Documents