Opleiding voor schoolsecretariaten

www.agodi.be

Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi)

Opleiding voor schoolsecretariaten 2013 - 2014 AgODi

www.agodi.be

webEDISON

2

Opleiding schoolsecretariaten 2013- 2014

AgODi

www.agodi.be

Agenda WebEDISON

1. situering 2. toegang 3. gebruik 4. help !

3


AgODi

 diensten van AgODi :  scholen : berekenen van omkadering en toelagen, leerplichtcontrole, verificatie, …  personeel : uitbetaling wedde en vergoedingen, anciënniteitsberekening, pensioendossier, …

 informatie nodig :  leerlingengegevens, inschrijvingen, …  personeel : opdrachten, dienstonderbrekingen, rekeningnr, …  tijdig en correct

4


AgODi

www.agodi.be

1. situering webEDISON

 historiek doorgeven van informatie : 

vóór 1995 : op papier



vanaf 1995 : elektronisch EDISON : Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Scholen en ministerie van ONderwijs

5



vanaf 2008 : web toepassing webEDISON



vanaf 2012 : Discimus Opleiding schoolsecretariaten 2013- 2014

AgODi

www.agodi.be


 informatiestroom  school  ministerie  ministerie  school webEDISON

 webEDISON = elektronische postbode  beveiligd communicatiekanaal  bevat zelf geen gegevens over leerlingen of personeel 6


AgODi

www.agodi.be


www.agodi.be

1. situering webEDISON Informatie doorgeven en ontvangen : stap per stap.  1ste stap : uw softwarepakket 1. inbrengen informatie, rekening houden met reglementering o hoe ? zie uw softwareleverancier o wat, wanneer ? zie de cursus over personeels- en leerlingenadministratie 2. aanmaken "zending" vanuit softwarepakket

ZENDING

7


AgODi

www.agodi.be

1. situering webEDISON ter informatie : voorbeeld van zendingsbestand

 wordt direct op uw computer of netwerk aangemaakt, of moet afgehaald worden  moet in de juiste map staan zodat webEDISON het kan terugvinden (zie verder bij "mappenset")

8


AgODi

www.agodi.be

1. situering webEDISON 2de stap : zending versturen  aanmelden bij webEDISON (zie verder)  versturen van klaarstaande zending(en) - meerdere zendingen kunnen samen verstuurd worden - zendingen kunnen meerdere keren per dag verstuurd worden  resultaat : de zending staat klaar om verwerkt te worden  vóór 20u30 verstuurd : verwerkt tegen volgende werkdag webEDISON

ZENDING

9

ZENDING


AgODi

www.agodi.be

1. situering webEDISON 3de stap : nachtelijke verwerking  verwerken zendingen  opname informatie in de elektronische dossiers  klaarzetten terugzendingen  gebeurt automatisch

ZENDING

TERUGZENDING

10


AgODi

www.agodi.be

1. situering webEDISON 4de stap : afhalen terugzendingen  aanmelden bij webEDISON  afhalen van klaarstaande terugzending - meerdere terugzendingen kunnen afgehaald worden - terugzendingen kunnen meerdere keren afgehaald worden  resultaat : de terugzendingen staan op uw PC of netwerk

webEDISON

TERUGZENDING

11

TERUGZENDING


AgODi

www.agodi.be

1. situering webEDISON 5de stap : verwerken terugzendingen  er zijn 2 soorten terugzendingen - gestructureerde : bestemd voor softwarepakket - leesbare : afdrukbaar

 terugzendingen bevatten belangrijke informatie

12


AgODi

www.agodi.be

1. situering webEDISON WebEDISON

3

2

4

Mainframe

inter internet net

Instellingen (Directeur, medewerker, …)

1 5

School Onderwijs (AgODi)

13


AgODi

www.agodi.be

1. situering webEDISON Discimus

Discimus

1

internet

Instellingen (Directeur, medewerker, …)

School Onderwijs (AgODi)

(nog) niet voor : GON-leerlingen, aanwending middelen, onderwijs aan huis, stages, studiebewijzen, … (zie omzendbrief) 14


AgODi

www.agodi.be


15


AgODi

1. op internet, via webbrowser 2. alleen met elektronische identiteitskaart en/of federaal token 3. toegangsrechten vereist

16


AgODi

www.agodi.be

2. toegang tot webEDISON

www.agodi.be

2.1 webbrowser  toegang op internet via uw webbrowser  internet explorer of firefox

 adres : http://webedison.vlaanderen.be

17


AgODi

18


AgODi

www.agodi.be

3. toegang tot webEDISON

www.agodi.be

2.2 eID - fed.token  toegang webEDISON: enkel met token of eID

19


AgODi

www.agodi.be

2.2 eID - token  toegang webEDISON: enkel met token of eID

 beide zijn bruikbaar  reserve  geven ook toegang tot persoonlijke gegevens op andere websites (taxonweb, mutualiteit, …)  wees voorzichtig met doorgeven van wachtwoord, pincode, … 20


AgODi

www.agodi.be

2.2 eID - fed.token  na aanmelden : gebruikersvoorwaarden

21


AgODi

www.agodi.be

2.3 toegangsrechten  toegangsrechten vereist  webEDISON is een beveiligde website  enkel toegankelijk met de juiste toegangsrechten  de directeur bepaalt zelf wie zendingen mag doen voor de school (is "Edisonbeheerder")  de directeur kan rechten verlengen en stopzetten  aanmelden bij "webIDM/gebruikersbeheer"  de toegangsrechten kunnen voor ten minste één dag tot maximaal 15 maand toegekend worden 22


AgODi

www.agodi.be

2.3 toegangsrechten  mogelijke toegangsrechten  er zijn twee rechten voorzien : - personeelsadministratie - leerlingenadministratie  combinaties zijn mogelijk : - meerdere rechten binnen één school - rechten voor meerdere scholen

23


AgODi

 EDISON-beheerders op basis van opdracht − − − −

24

directeurs en adj.-directeurs in elektronische dossiers (EPD) wekelijkse update automatische verlenging zolang opdracht loopt alle andere rechten worden niet automatisch verlengd


AgODi

www.agodi.be

2.3. toegangsrechten

www.agodi.be

2.3 toegangsrechten  belang van toegangsrecht  toegang tot webEDISON  binnen webEDISON versturen zendingen / afhalen terugzendingen : − enkel voor de school waarvoor u rechten heeft − enkel het soort waarvoor u het recht heeft (personeel/leerlingen)

 daarom : − − − − 25

waarschuwing bij het aanmelden als recht gaat vervallen mogelijkheid om zelf rechten na te kijken mogelijkheid om te zien wie rechten kan verlengen verwittiging directeurs via Schooldirect Opleiding schoolsecretariaten 2013- 2014

AgODi

www.agodi.be

2.3 toegangsrechten  verwittiging bij aanmelden in webEDISON

 contacteer de directeur om het recht tijdig te verlengen  merk op : een recht kan verlengd worden vóór het vervalt 26


AgODi

www.agodi.be

2.3 toegangsrechten  zelf nakijken van rechten  mijn profiel > mijn rechten − welk recht, voor welke school, begin- en einddatum − aanduiding (in het rood) van rechten die gaan vervallen − contacteer uw EDISON-beheerder indien rechten ontbreken of verlengd moeten worden

27


AgODi

www.agodi.be

2.3 toegangsrechten  zelf opzoeken van Edisonbeheerder  mijn profiel > mijn Edisonbeheerders − personen die uw rechten kunnen verlengen − voor welke school, begin- en einddatum

28


AgODi

29


www.agodi.be

2.3 toegangsrechten

AgODi

4 schermen : 1. overzicht zendingen 2. verzenden 3. fouten afmelden 4. terugzendingen afhalen 30


AgODi

www.agodi.be

3. gebruik van webEDISON

 Informatie over verstuurde zendingen :     

status verzonden op instellingsnummer referentienummer verstuurd door

 sorteren : klik op titel van kolom 31


AgODi

www.agodi.be

3.1 overzicht zendingen

 referentienummer : aanklikken geeft meer info over de verwerking van de zending  verstuurd op …  verstuurd door …  terugzending beschikbaar op …  terugzending afgehaald op … door …  terugzending geplaatst in bestand … in map …

32


AgODi

www.agodi.be


voorbeeld historiek (klik op referentienummer) :

33


AgODi

www.agodi.be


verzonden door / afgehaald door :  persoon die de zending verstuurd afgehaald heeft  u ziet ook de zendingen van uw collega's met dezelfde rechten

34


AgODi

www.agodi.be


Status (ok) :  Geldig: de zending is verstuurd en geldig bevonden door centraal systeem maar nog niet verwerkt.  In verwerking: inhoudelijke verwerking moet nog gebeuren en terugzendingen moeten nog worden aangemaakt.  Terugzendingen af te halen: voor deze zending zijn er terugzendingen die u nog niet heeft afgehaald.  Terugzendingen afgehaald: voor deze zending heeft u de terugzendingen al afgehaald.

35


AgODi

www.agodi.be


Status (niet ok):  Fout in zending: de zending is structureel ongeldig.  Afgemeld: er was een fout in de zending en u heeft deze fout afgemeld. De zending wordt NIET VERSTUURD. Er moet een nieuwe, correcte zending aangemaakt en verstuurd worden.

36


AgODi

www.agodi.be


www.agodi.be

zoekcriteria  wat ?  "filter" op verstuurde zendingen  webEDISON bewaart de zendingen en terugzendingen gedurende 14 maanden  slechts een selectie van de zendingen en terugzendingen wordt getoond  dit gebeurt op basis van de zoekcriteria : − − − − 37

instellingsnummer soort (terug)zending : personeel / leerlingen status van de zending periode Opleiding schoolsecretariaten 2013- 2014

AgODi

www.agodi.be

zoekcriteria  gebruik van de zoekcriteria  de zoekcriteria zijn altijd actief bij − overzicht zendingen − fouten afmelden − terugzendingen afhalen

 u kan de standaardinstelling van de zoekcriteria gebruiken of zelf de criteria instellen (bv. om iets op te zoeken)  zoekcriteria worden ingesteld voor een gebruiker 38


AgODi

www.agodi.be

zoekcriteria  oproepen : klik op "zoekcriteria"

39


AgODi

www.agodi.be

zoekcriteria  de zoekcriteria verschijnen :

40


AgODi

www.agodi.be

zoekcriteria

 automatisch ingevuld : − instellingsnummer(s) waarvoor u rechten heeft − standaardperiode of meest recente

41


AgODi

www.agodi.be

zoekcriteria  pas de criteria aan en druk op "zoek"

42


AgODi

veel voorkomende vragen : − waarom is er niets te zien in het overzicht ? − wat is de huidige toestand van mijn zending ? − wat is er gebeurd met mijn zending ?

43


AgODi

www.agodi.be


probleem : niets te zien in overzicht  het overzicht is leeg  toch hebt u zendingen verstuurd (bvb na vakantieperiode)

oplossing :  controleer uw rechten  pas de "zoekcriteria" aan 44


AgODi

www.agodi.be


controleer uw rechten :  via "mijn profiel" > "mijn rechten"  misschien zijn deze ondertussen vervallen  vervallen rechten opnieuw toekennen : door directeur

45


AgODi

www.agodi.be


zoekcriteria :    

46

webEDISON bewaart alle zendingen 14 maand u krijgt die niet allemaal te zien de selectie gebeurt op basis van de "zoekcriteria" bekijken en wijzigen : klik op "zoekcriteria"


AgODi

www.agodi.be


wat is de toestand van mijn zending ?

 de actuele toestand van de zending staat in de kolom "status"  zie ook dia 30 :

47


AgODi

www.agodi.be


wat is er gebeurd met mijn zending ?

klik op het referentienummer van de zending om de historiek te zien : − − − − − 48

verstuurd op … verstuurd … terugzending beschikbaar op … terugzending afgehaald op … door … terugzending geplaatst in bestand … in map … … Opleiding schoolsecretariaten 2013- 2014

AgODi

www.agodi.be


voorbeeld van de historiek van een zending :

49


AgODi

www.agodi.be

3.1 overzicht Zendingen

50


AgODi

www.agodi.be

3.1 overzicht Zendingen

www.agodi.be

3.2 verzenden  versturen van zendingen  lijst van klaarstaande zendingen, aangemaakt in uw softwarepakket  volgens uw rechten  "alles verzenden" of "selectie verzenden"

51


AgODi

www.agodi.be

3.2 verzenden  selecteren van zendingen  sorteren : klik op kolomtitel  "toon uitgebreide tabel" − instellingsnummer − soort zending

52


AgODi

www.agodi.be

3.2 verzenden  na het verzenden  u komt in scherm "overzicht zendingen"  controleer de status : "in verwerking" = OK

53


AgODi

www.agodi.be

mappensets  wat ?  instellen van mappenset  gebruik van mappensets

54 54


AgODi

www.agodi.be

mappensets  wat ?

55 55

  

"wegwijzers" voor webEDISON koppeling van webEDISON met uw softwarepakket u beheert zelf de mappensets



elke mappenset bevat twee mappen : 1. map voor zendingen 2. map voor terugzendingen


AgODi



www.agodi.be

mappensets map voor zendingen − in deze map zoekt webEDISON naar de zendingen die klaar staan om te versturen − in deze map plaatst uw softwarepakket de zendingen



map voor terugzendingen − in deze map zal webEDISON de terugzendingen plaatsen die u afhaalt − in de submap "instnr/leesbare" vindt u de leesbare/afdrukbare terugzendingen terug − in de submap "instnr/gestruct" kan uw softwarepakket de gestructureerde terugzendingen ophalen

56


AgODi

www.agodi.be

mappensets  instellen van mappenset 

57

klik op "mappen instellen"


AgODi



www.agodi.be

mappensets mappenset instellen : toevoegen, wijzigen, verwijderen

58


AgODi



voor elke mappenset : − − − − −



Naam mappenset vrij te kiezen Default mappenset ja / neen Map voor zendingen lokale map op uw PC of netwerk Bestanden verwijderen na verzenden ja / neen Map voor terugzendingen lokale map op uw PC of netwerk

elke gebruiker krijgt één mappenset : − − − − −

59

www.agodi.be

mappensets

Naam mappenset edison Default mappenset ja Map voor zendingen c:/edison.win/tosend Bestanden verwijderen na verzenden ja Map voor terugzendingen c:/edison.win/receive


AgODi

 veel softwarepakketten gebruiken de standaard mappenset : u hoeft niets te wijzigen of toe te voegen  indien uw softwarepakket andere mappen gebruikt : volg de aanwijzingen van uw leverancier − wijzig de bestaande mappenset − voeg een nieuwe toe

 mappensets kunnen interessant zijn indien u in meerdere scholen werkt : bvb − mappenset "school1" : c:/edison.win/tosend … − mappenset "school2" : n:/zendingen/ …

 mappensets worden ingesteld voor een gebruiker, niet voor een school 60


AgODi

www.agodi.be

mappensets



www.agodi.be

mappensets vermijden van tikfouten : − klik op de map in verkenner − kopieer het adres (bewerken > kopiëren )

− plak het adres (bewerken > plakken in webEDISON) bij map voor zendingen of map voor terugzendingen

61


AgODi

www.agodi.be

mappensets  gebruik van mappensets  

bij "verzenden" bij "terugzendingen afhalen"

maak vooraf de goede keuze

62


AgODi

www.agodi.be

3.2 verzenden veel voorkomende vragen : − waarom zie ik geen zendingen ? − hoe selecteer ik een zending ? − wat met vreemde bestanden ?

63


AgODi

probleem : geen zendingen gevonden  in webEDISON ziet u geen zendingen  toch hebt u zo pas zendingen aangemaakt

oplossing :  controleer uw rechten − "mijn profiel" > "mijn rechten" − als u bv. enkel het recht "personeel" heeft, zal u geen zendingen voor leerlingen zien

 bekijk de inhoud van de map voor zendingen − via "verkenner", staan daar zendingsbestanden ?

 controleer de instelling van uw mappenset − juiste mappenset ingesteld ? − juiste "map voor zendingen" ? 64


AgODi

www.agodi.be

3.2 verzenden

www.agodi.be

3.2 verzenden probleem : vreemd bestand  er staat een vreemd bestand tussen de zendingen (foto, filmpje, pdf-document, …)  wordt in het rood aangeduid  is waarschijnlijk per vergissing in map voor zendingen geplaatst (bv. via download)

oplossing :  ga via verkenner naar de map met zendingen  verwijder of verplaats het bestand 65


AgODi

66


www.agodi.be

3.2 verzenden

AgODi

www.agodi.be

3.3 fouten afmelden 

u ziet de zendingen die structureel ongeldig zijn − volgens uw rechten − en uw zoekcriteria



dit scherm moet normaal leeg zijn

67


AgODi

www.agodi.be

3.3 fouten afmelden wat betekent "fout in zending" ?  er is iets verkeerd met de zending, waardoor deze niet verstuurd kan worden − Bv. : zending is reeds verstuurd, verkeerd teken in de zending, verkeerde recordlengte … − vgl. met postbode : verkeerd formaat, verkeerd geadresseerd …

 is niet hetzelfde als een terugzending met een foutboodschap : de zending vertrekt niet

68


AgODi

www.agodi.be

3.3 fouten afmelden veel voorkomende vragen : − wat is er fout ? − hoe fouten oplossen en afmelden ?

69


AgODi

www.agodi.be

3.3 fouten afmelden wat is er fout ? klik op het referentienummer

Record (2), ongeldige recordlengte - Fout in uw schoolpakket. Record (2) gelezen met codepage (850) heeft een ongeldige lengte: (209) i.p.v. (210). 70


AgODi

www.agodi.be

3.3 fouten afmelden hoe fouten oplossen en afmelden ?  oplossen − "referentienummer is niet uniek" • u hebt deze zending al verstuurd • controleer waarom de zending nog klaarstaat − andere fout • contacteer uw softwareleverancier • maak een correcte zending aan • verstuur de correcte zending

 afmelden − afmelden = verwijderen "herinnering" − fout wordt niet vanzelf opgelost 71


AgODi

www.agodi.be

3.3 fouten afmelden

72


AgODi

 lijst van de beschikbare terugzendingen  volgens uw rechten & de zoekcriteria  status "af te halen" en "afgehaald"  "alles afhalen" of "selectie afhalen" (alles = alles op het scherm)

73


AgODi

www.agodi.be

3.4 terugzendingen afhalen

 selectie van terugzendingen  sorteren : klik op kolomtitel  zoekcriteria − status (bvb "af te halen") − periode (bvb oktober vorig schooljaar) − instellingsnummer

74


AgODi

www.agodi.be


vb. 1 : alle nog niet afgehaalde terugzendingen sedert 1 januari in de zoekcriteria : • status : "Terugzendingen af te halen" • periode van : 01/01/2012

• •

75

druk op "zoek" druk op "alles afhalen"


AgODi

www.agodi.be


vb. 2 : alle terugzendingen voor leerlingen van oktober 2011 in • • • •

76

de zoekcriteria : status : "Alle statussen" soort : "I&L. ADM" periode van : 01/10/2011 tot en met : 31/10/2011


AgODi

www.agodi.be


waar zullen de terugzendingen terecht komen ? bij afhalen komen de terugzendingen terecht in

77

−

"map voor terugzendingen" van de ingestelde mappenset  wijzig indien nodig vóór het afhalen

−

submappen • "instnr/gestruct" : bedoeld voor softwarepakketten • "instnr/leesbaar" : leesbare en afdrukbare tekst  worden indien nodig automatisch aangemaakt

–

bestandnaam : • 1e letter : P (personeel) of L (leerlingen) • 2e letter : L (leesbaar) of S (gestructureerd) vb: PL001234567.txt is leesbare terugz. personeel Opleiding schoolsecretariaten 2013- 2014

AgODi

www.agodi.be


voorbeeld : − −

78

terugzending voor instellingsnummer 000002 map voor terugzendingen : "c:/edison.win/receive"


AgODi

www.agodi.be


na afhalen : − −

79

gestructureerde terugzendingen komen in map "c:/edison.win/receive/000002/gestruct" leesbare terugzendingen komen in map "c:/edison.win/receive/000002/leesbaar"


AgODi

www.agodi.be


waar staan de afgehaalde terugzendingen ? klik op het referentienummer van de afgehaalde tz

Terugzending (refnr=…, instelling=…, (bestandsnaam=001811008.txt) afgehaald door gebruiker "…" op locatie "c:/edison.win/receive/000018/leesbaar/". 80


AgODi

www.agodi.be




merk op : − −



belangrijk −

81

het is mogelijk om terugzendingen voor verschillende scholen af te halen, die komen automatisch in de bijhorende submap terecht terugzendingen kunnen meerdere malen afgehaald worden

terugzendingen bevatten belangrijke informatie, zowel voor personeel als voor leerlingen


AgODi

www.agodi.be


82


AgODi

www.agodi.be


rechten - mappenset - zoekcriteria • verzenden softw. pakket

webEDISON mappenset

rechten

• overzicht, TZ afhalen, fouten afmelden databank 14 maand rechten

83

webEDISON zoekcriteria

mappenset


softw. pakket

AgODi

www.agodi.be

samenvatting

www.agodi.be

4. help ! 1. online handleiding & veel voorkomende vragen 2. boodschappenvenster & handige links 3. EDISON-helpdesk

84


AgODi

www.agodi.be

4. help ! 1. online handleiding & veel voorkomende vragen  pagina's in webEDISON met : − Stap voor stap uitleg − schermafdrukken − links  worden regelmatig aangevuld en actueel gehouden  opzoeken via google 85


AgODi

 online handleiding :

86


AgODi

www.agodi.be

4.1 online handleiding

 rechtstreekse link naar handleiding in webEDISON

87


AgODi

www.agodi.be

4.1 online handleiding

 veel voorkomende vragen − technische onderwerpen (bv. Java) − vragen over eID en token

88


AgODi

www.agodi.be

4.1 veel voorkomende vragen

 veel voorkomende vragen − gebruik van webEDISON : versturen zendingen, afhalen terugzendingen, … − foutmeldingen

89


AgODi

www.agodi.be


 veel voorkomende vragen Stap voor stap uitleg, schermafdrukken, links, …

90


AgODi

www.agodi.be


 opzoeken via google bvb : webEDISON gebruiken op een nieuwe computer

91


AgODi

www.agodi.be


www.agodi.be

4. help ! 2. boodschappenvenster  tips, aankondiging werkzaamheden, …  handige links

92


AgODi

www.agodi.be

4. help ! 3. EDISON-helpdesk

93


AgODi

 bereikbaar tijdens kantooruren (8u - 17u) − 02 / 553 90 90 − [email protected]  niet voor : − − − −

inhoudelijke vragen over dossiers personeel en leerlingen betekenis van foutmeldingen in terugzendingen gebruik van uw softwarepakket …

 voor alles wat met de communicatie zelf te maken heeft

94

− het gebruik van webEDISON : versturen zendingen, afhalen terugzendingen, fouten afmelden, instellen van mappensets en zoekcriteria, … − assistentie bij beheer van toegangsrechten, ook voor MijnOnderwijs − technische problemen met webEDISON Opleiding schoolsecretariaten 2013- 2014 − … AgODi

www.agodi.be

4.3 EDISON-helpdesk

95


www.agodi.be

4. help !

AgODi

www.agodi.be

bedankt voor uw aandacht

96


AgODi

Opleiding voor schoolsecretariaten

Recommend Documents