Collegevoorstel
Openbaar Onderwerp
Jaarverslag gemeentearchivaris over 2014 Programma
BW-nummer
Cultuur & Cultuurhistorie & Citymarketing Portefeuillehouder
B. van Hees Samenvatting
Op grond van de Archiefverordening 2013 brengt de gemeentearchivaris jaarlijks verslag uit aan ons College over het beheer van de archiefbewaarplaats en het uitgeoefende archieftoezicht. Ons College kan zich op zijn beurt met het verslag van de gemeentearchivaris verantwoorden naar de Raad over de wijze waarop aan de zorgplicht voor het archief- en informatiebeheer wordt voldaan. Behalve voor de horizontale verantwoording tussen ons College en Raad dient het jaarlijkse verslag ook te worden toegezonden aan het College van Gedeputeerde Staten.
Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr.
AR00, Jan Beens, 2824 Datum ambtelijk voorstel
17 juni 2015 Registratienummer
15.0006472
Ter besluitvorming door het college
1. Het jaarverslag van de gemeentearchivaris van Nijmegen over het jaar 2014 vast te stellen. 2. De brief over het jaarverslag aan de Raad vast te stellen. 3. De brief over het jaarverslag aan Gedeputeerde Staten van Gelderland vast te stellen.
Paraaf akkoord
Datum
Paraaf akkoord
Datum
Steller Jan Beens
Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de Raad Besluit B&W d.d. 7 juli 2015
X Conform advies Aanhouden Anders, nl.
nummer: 4.10
Bestuursagenda
Portefeuillehouder
Collegevoorstel
Collegevoorstel
1
Probleemstelling
In het jaarverslag legt de gemeentearchivaris verantwoording af over het toezicht op de niet overgebrachte archieven en over het beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Hij doet dit gerelateerd aan de 10 kritische prestatie-indicatoren voor de archiefketen, zoals die zijn vastgesteld door de VNG, het IPO en het Ministerie van Binnenlandse Zaken. 2
Juridische aspecten
Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de gemeente de plicht de onder haar berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Op basis van de gemeentelijke Archiefverordening 2013 brengt de gemeentearchivaris jaarlijks verslag uit aan ons College over het beheer van de archiefbewaarplaats en het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archief- en informatiebeheer in de gemeente Nijmegen. Ons College dient, volgens dezelfde verordening met dit verslag verantwoording af te leggen aan de Raad. In het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht wordt dit jaarverslag toegezonden aan Gedeputeerde Staten van Gelderland. 3
Doelstelling
De gemeentearchivaris legt verantwoording af aan ons College. Ons College verantwoordt zich met dit jaarverslag tegenover de Raad en informeert Gedeputeerde Staten over de wijze waarop aan de zorgplicht voor het archief- en informatiebeheer wordt voldaan.. 4
Argumenten
Informatie is van essentieel belang. Voor een gemeente die transparant, efficiënt en gericht op burgers en bedrijven wil zijn, is intensieve informatie-uitwisseling noodzakelijk. Dit betekent dat de informatie toegankelijk moet zijn maar ook dat het beheer zodanig moet zijn geregeld dat de betrouwbaarheid, authenticiteit en volledigheid van dossiers wordt gewaarborgd. Een goede, geordende en toegankelijke staat van de archieven (informatie) is niet alleen een voorwaarde voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering maar ook voor het afleggen van verantwoording over ons handelen tegenover politiek en samenleving. Archieven vormen het ‘geheugen’ van onze organisatie. 5
Financiën
Er zijn geen financiële consequenties verbonden aan dit voorstel. 6
Participatie en Communicatie
Het jaarverslag gemeentearchivaris 2014 wordt ter kennisname aan de Raad aangeboden. Tevens wordt het jaarverslag ter kennisname aan Gedeputeerde Staten aangeboden. 7
Uitvoering en evaluatie
Dit onderdeel is verder niet van toepassing. 8
Risico
Er zijn geen risico’s verbonden aan dit voorstel.
Bijlage(n):
3
- Aanbiedingsbrief jaarverslag 2014 aan de gemeenteraad - Aanbiedingsbrief jaarverslag 2014 aan Gedeputeerde Staten - Jaarverslag gemeentearchivaris 2014
Regionaal Archief Nijmegen Openingstijden
di t/m vr 09.00 - 17.00 uur donderdag van 09.00 - 20.00 uur
Mariënburg 27 6511 PS Nijmegen Telefoon 14024 Telefax (024) 329 22 84 E-mail
[email protected]
Aan de Gemeenteraad van Nijmegen
Postbus 9105 6500 HG Nijmegen
Datum
7 juli 2015
Onderwerp
Ons kenmerk
Contactpersoon
AR00/15.0006391
Jan Beens
Datum uw brief
Doorkiesnummer
Aanbieding jaarverslag van de gemeentearchivaris over 2014
(024) 3292824
Geachte leden van de Raad, Hierbij doen wij u toekomen het jaarverslag van de gemeentearchivaris over 2014. Met dit verslag verantwoorden wij ons, ingevolge de Archiefverordening 2013, tegenover uw Raad over: - het beheer van de archiefbewaarplaats en - het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archief- en informatiebeheer in de gemeente Nijmegen. De gemeentearchivaris heeft zijn verslaglegging gebaseerd op de tien kritische prestatieindicatoren voor de archiefketen, zoals die zijn opgesteld door de VNG samen met de IPO en het ministerie van Binnenlandse Zaken. Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester,
De Gemeentesecretaris,
drs. H.M.F. Bruls
drs. B. van der Ploeg
Aantal Bijlagen: Jaarverslag gemeentearchivaris 2014
www.nijmegen.nl
20150629 Aanbiedingsbrief gemeenteraad
Verslag van de gemeentearchivaris van Nijmegen over het jaar 2014
mei 2015
Samenvatting Algemeen In dit jaarverslag legt de gemeentearchivaris verantwoording af over het toezicht op de nietovergebrachte archieven en over het beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Hij doet dit gerelateerd aan de tien kritische prestatie-indicatoren voor de archiefketen. De gemeentearchivaris constateert in zijn archieftoezicht, evenals in 2013, dat er binnen de gemeente Nijmegen voldoende aandacht is voor de verantwoording van de bedrijfsvoering, maar beduidend minder voor de reconstructie van werkprocessen (met het oog op rechtmatigheidstoetsen) en ketenarchivering. Vorming en beheer van niet naar het RAN overgebrachte archieven De uitvoering van het toezicht gebeurt namens de gemeentearchivaris door de archiefinspecteur. Evenals in het vorige jaarverslag constateert de Archiefinspectie dat de archivering op orde is bij processen die zich binnen één kolom of bureau voltrekken of die als bulkproces zijn ingericht. Bij werkprocessen die minder gestructureerd verlopen (o.a. bij beleidsprocessen) blijven de volgende aandachtspunten bestaan: - De kwaliteit van het proces dossiervorming als gevolg van onvoldoende archiefbewustzijn van medewerkers en proceseigenaren. Er wordt niet op gestuurd vanuit het lijnmanagement en de facilitering en ondersteuning door Bureau Documentaire Informatie (BDI) is ontoereikend. - De capaciteit bij BDI. De Archiefinspectie ziet dat de implementatie van digitaal archiveren behoorlijke capaciteit vraagt. Deze capaciteit wordt gehaald bij de analoge archieven, waardoor hier achterstanden ontstaan. Het gebrek aan capaciteit gaat bovendien ten koste van de faciliterende en ondersteunende taken van BDI. - Het borgen van het archief- en informatiebeheer (en het toezicht hierop) bij het aangaan van samenwerkingen en bij het uitbesteden of overnemen van taken, zowel in het publieke als in het private domein. Dit is formeel goed geregeld, maar de Archiefinspectie constateert dat in de praktijk van de regels wordt afgeweken. - Het tempo van de inrichting van de digitale werkprocessen. In vorige verslagen is geconstateerd dat hybride werken nogal wat risico’s met zich meebrengt, terwijl een gedigitaliseerd proces archivering afdwingt en de kwaliteit en volledigheid van dossiers controleerbaar maakt. Het versnellen van de digitalisering van de werkprocessen zal de kwaliteit van het archiefbeheer in totaliteit verbeteren en de risico’s verminderen. De activiteiten van het Regionaal Archief Nijmegen (RAN) en BDI om te komen tot de inrichting van een systematisch kwaliteitszorgsysteem voor het informatiebeheer in de gemeente ervaart de gemeentearchivaris als een positieve ontwikkeling. Beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven Het beheer van de overgebrachte archieven door het RAN is over het algemeen op orde. De archiefdienst is bezig met het ontwikkelen van meer systematische kwaliteitszorg. Daarnaast werkt het RAN, samen met de bureaus Ontwikkeling en BDI aan een oplossing voor het duurzaam archiveren, beheren en beschikbaarstellen van digitale archiefdocumenten (eDepot).
2
1. Inleiding / aanleiding De gemeentearchivaris brengt op grond van de Archiefverordening jaarlijks verslag uit aan het College van burgemeester en wethouders over het uitgeoefende archieftoezicht en over het beheer van de archiefbewaarplaats. Het College kan zich op zijn beurt met het verslag van de gemeentearchivaris verantwoorden naar de Raad over de wijze waarop aan de zorgplicht voor het archief- en informatiebeheer wordt voldaan. In het Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht 2014-2015 van de provincie Gelderland staat vermeld dat het verslag van de gemeentearchivaris kan worden gebruikt als informatie ten behoeve van de provinciaal toezichthouder. Behalve voor de horizontale verantwoording tussen College en Raad dient het verslag in het kader van het verticale toezicht te worden toegezonden aan het College van Gedeputeerde Staten. De uitvoering van het toezicht gebeurt namens de gemeentearchivaris door de archiefinspecteur. Als toetsingskader maakt de Archiefinspectie gebruik van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) dat op landelijk niveau is ontwikkeld. De prestatie-indicatoren zijn te beschouwen als een archiefkader waarmee toetsing op alle aspecten van het archief- en informatiebeheer in de hele archiefketen kan worden gedaan en laten zien in welke mate de gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet. De volgorde van de Archief KPI's bepaalt voor het overgrote deel de inhoud en indeling van dit verslag. Door de uniforme indeling geven de jaarlijkse verslagen inzicht in de toestand én in de ontwikkeling van de kwaliteit van de informatiehuishouding. Gedurende het jaar heeft de Archiefinspectie op een constructieve en positieve wijze samengewerkt met betrokkenen binnen de gemeente. De archiefinspecteurs hebben in 2014 meerdere inspectiebezoeken afgelegd (monitoroverleggen gevoerd) bij de verschillende disciplines binnen de organisatie die zich met informatie en ICT bezighouden. Tijdens deze bezoeken is gesproken over actuele ontwikkelingen en vraagstukken en over voorgenomen wijzigingen die van invloed (kunnen) zijn op het informatiebeheer. Naast dit verslag van de gemeentearchivaris publiceert het RAN een publieksjaarverslag. Dit publieksverslag is te vinden op de website van het RAN (www.nijmegen.nl/archief).
3
2. Toezicht op de nog niet overgebrachte archieven Lokale regelingen Nijmegen heeft een Archiefverordening en een Besluit Informatiebeheer uit 2013. In het Besluit Informatiebeheer is opgenomen dat de gemeentesecretaris verantwoordelijk is voor het geheel van de informatievoorziening. Het archief- en informatiebeheer heeft geen zelfstandige functie, maar wordt ingezet om de bestuurlijke, beleids- en primaire processen beter te laten verlopen en bewijs en verantwoording te borgen. Proceseigenaren en medewerkers zijn verantwoordelijk voor het informatiebeheer van de zaken waarvoor ze taakverantwoordelijk zijn. De bureaus BDI en Ontwikkeling zijn daarin adviserend, faciliterend en ondersteunend. De verantwoordelijkheden voor het informatiebeheer zijn daarmee belegd en worden als zodanig ook uitgedragen in de interne handboeken en richtlijnen. De gemeentearchivaris constateert echter dat de gemiddelde ambtenaar niet op de hoogte is van het bestaan en de inhoud van archiefregels. Procesgebonden informatie zou gelijk aan financiën en personeel als kritisch bedrijfsmiddel vanuit centrale kaders moeten worden geleid. De archiefverantwoordelijkheid van de proceseigenaar wordt echter vooral opgevat als een keuzemogelijkheid om het informatiebeheer op eigen wijze te organiseren, volgens eigen regels en al dan niet buiten het centrale document management systeem (DMS) om. Het management zou de proceseigenaren daarop moeten sturen en medewerkers moeten aanspreken op de naleving van de algemeen geldende archiefregels. De gemeentelijke regelgeving is up-to-date, maar nog niet geland op de werkvloer. Dat was in 2012 ook de conclusie van de gemeentelijke Rekenkamer. De opmerkingen van de Rekenkamer en de aanbevelingen die de gemeentearchivaris hieromtrent heeft gedaan in zijn rapportage zijn als doelen opgenomen in het Verbeterplan1 dat de organisatie op grond van het Rekenkamerrapport heeft opgesteld. De gemeentearchivaris is niet geheel tevreden over de verbeteracties en over het resultaat. Zo is de uitvoering van het verbeterplan ten opzichte van het oorspronkelijke plan nogal vereenvoudigd en komt het verbeteren van de archief-awareness (vooral bij beleidsambtenaren en bij de uitvoering van projecten) onvoldoende uit te verf. Het ombuigen hiervan is, ten onrechte, bij BDI neergelegd. BDI heeft weliswaar acties opgestart, maar het voornaamste: aandacht van het management hiervoor, is naar de mening van de Archiefinspectie achterwege gebleven. Omdat wijzigingen in de organisatie, in informatiesystemen en ordeningssystemen gevolgen kúnnen hebben voor het informatiebeheer, is in artikel 14 van de Archiefverordening bepaald dat de gemeentearchivaris in het kader van het toezicht hierover geïnformeerd wordt. Meldingen vanuit de gemeentelijke organisatie geschieden meestal in het periodieke overleg dat de Archiefinspectie heeft met het bureauhoofd BDI. De Archiefinspectie is tevens alert op incidenten. In de regio Nijmegen wordt steeds meer samengewerkt en dat heeft gevolgen voor het informatiebeheer. Er is vaker sprake van samenwerking waarin informatie in de keten wordt gebruikt en gedeeld. Omdat er meerdere overheidsorganisaties en private partijen betrokken zijn bij de samenwerking is het van belang dat Nijmegen en de partners het archiefbeheer bij het aangaan integraal regelen en onderlinge afspraken maken over de verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer en de gegevensuitwisseling. Als dit vanaf het begin niet goed is geregeld bestaat het risico dat partners van elkaar niet weten waar de verantwoordelijkheid van de ene organisatie ophoudt en waar die van de volgende begint. Volledigheid en betrouwbaarheid van de vastgelegde en gedeelde gegevens kunnen dan niet worden gegarandeerd en verantwoord. Daar waar Nijmegen als gastheergemeente fungeert, moeten maatregelen worden genomen om de informatiedomeinen van elkaar gescheiden te houden.
1
Verbeterplan dossiervorming en –beheer. Plan van aanpak, 29 mei 2013.
4
In 2013 heeft de gemeentearchivaris aandacht gevraagd voor de uitvoering van artikel 8 van de Archiefverordening 2013. In dit artikel draagt de Raad het College op om bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archieven zo veel mogelijk in overeenstemming met de bepalingen van de (Archief)wet te laten verlopen. Dit gebeurt door het regelen van de archiefverantwoordelijkheid in de vorm van een archiefparagraaf in de samenwerkingsovereenkomst en door middel van mandatering van bevoegdheden. De Archiefinspectie heeft hierover met Juridische Zaken afspraken gemaakt. Opname van een richtlijn hiervoor in de Kadernota Verbonden Partijen is helaas achterwege gebleven. Nijmegen heeft als beleid dat in alle contracten met de softwareleveranciers waarbij in de cloud wordt gewerkt, voor zover dat mogelijk is, het archiefbeheer, eigendom van data, duurzame opslag en duurzame toegankelijkheid worden geregeld. Interne kwaliteitszorg en toezicht Een interne werkgroep houdt zich bezig met het ontwikkelen van een kwaliteitszorgsysteem voor het archief- en informatiebeheer, aan de hand van de Baseline Informatiehuishouding opgesteld door het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING). Er zijn in 2014 adviezen uitgebracht aan de organisatie, die nu door de werkgroep verder worden uitgewerkt. Ook het eerder genoemde Verbeterplan noemt de opzet van een kwaliteitszorgsysteem als essentieel onderdeel. Dat de integrale monitorinspecties en audits van de gemeentelijke archiefinspectie onderdeel worden van de gehele kwaliteitscyclus voor informatiebeheer is zonder meer positief te noemen. Er zijn in 2014 een aantal “frameworks” opgesteld en opgeleverd zoals het “Handboek beheer digitaal werken”. Naast deze gemeentebrede richtlijnen zijn er de afspraken over het registreren van documenten, beheren van dossiers, vernietiging, het digitaliseren van informatie en het inrichten van de documentstromen in de digitale werkprocessen. BDI heeft accountmanagers aangesteld om de afdelingen daarin te ondersteunen en voorlichting te geven. De mate waarin de afdelingen en bureaus worden ondersteund in hun archief- en informatiebeheer is in het verleden bepaald. Het digitaal inrichten van werkprocessen en het in archiefbeheer nemen gebeurt op dit moment op basis van nieuwe afspraken, waarin meegenomen wordt dat BDI en Ontwikkeling daarvoor dan ook capaciteit moeten hebben. De kennis van de Archiefwet- en regelgeving is nauwelijks aanwezig bij de primaire proceseigenaren. Die leunen vooral op BDI en Ontwikkeling van wie een actieve houding in het borgen hiervan wordt verwacht. Uit de interviews blijkt dat de lijnmanagers en medewerkers zich er wel van bewust zijn dat er volgens bepaalde normen gewerkt moet worden. Waar analoog wordt gewerkt is archivering niet geïntegreerd in de werkprocessen zelf. Archivering wordt gezien als iets dat je (naar eigen inzicht) erbij doet of laat doen. Het archieftoezicht wordt uitgeoefend door de archiefinspecteur in de vorm van kaderstelling, monitoroverleggen en audits. De kaderstellingen waren vooral gericht op digitaal werken en archiveren en op de gevolgen van organisatieveranderingen voor vet informatiebeheer. De verkregen informatie vormt de input voor het verslag van de gemeentearchivaris aan het College van burgemeester en wethouders. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid In het inspectierapport van 2013 constateerde de archiefinspecteur dat de inkomende en uitgaande documenten die via BDI geregistreerd en gearchiveerd worden aan de norm voldoen. Op de afdelingen en bureaus waar in bulk met documenten en dossiers wordt gewerkt is de archivering in overleg met BDI en Ontwikkeling (veelal digitaal) ingericht en daarmee op orde. Anders is het nog steeds gesteld met de archiefdocumenten die in minder gestructureerde werkprocessen worden vervaardigd en verzameld. Dit zijn tevens de processen die nog niet digitaal zijn ingericht. In de praktijk blijkt dat de discipline om daadwerkelijk alle relevante stukken aan te leveren voor het 5
papieren dossier niet overal even groot is. De zorg voor het (laten) registreren en aanleveren van archiefstukken ligt terecht bij de behandelend ambtenaar, maar hij moet daarin wel geinstrueerd en aangestuurd worden. De bevindingen uit de inspectierapporten van 2013 en 2014 gelden nog steeds. Er wordt steeds meer digitaal gewerkt. BDI heeft geen zicht op wat er aan documenten bij de medewerkers is opgeslagen op de gedeelde schijven en in de mailboxen. De hybride werkwijze van papier naast digitaal zorgt er voor dat bepaalde analoge dossiers slechts het minimale bevatten of niet compleet zijn. Er ontbreken de documenten die niet het formele besluitvormingsproces doorlopen, interne documenten en berichten die via de mail zijn verspreid. Incomplete archieven vormen een risico met het oog op verantwoording en reconstructie van het handelen achteraf. De aanbevelingen uit het inspectierapport 2013 worden bij het omzetten van analoge naar digitale werkprocessen meegenomen.Voor het borgen van de analoge dossiers zijn procedures en controls vastgesteld en gecommuniceerd. In het kader van het Verbeterplan heeft BDI de nodige actie ondernomen om het “archiefbewustzijn” bij medewerkers te verbeteren. Dit is slechts ten dele gelukt omdat, bij de acties van BDI, de aandacht van het management hiervoor en de sturing hierop deels achterwege zijn gebleven. In het kader van het verbeterplan zijn ook een aantal beleidsdossiers (voornamelijk over verbonden partijen) gemonitord. Over het resultaat van deze acties is de Rekenkamer niet tevreden. De gemeentearchivaris kan zich vinden in deze kritiek, maar is zich er ook van bewust dat de Rekenkamer zich focust op een uiterst klein (hoewel belangrijk) onderdeel van de gemeentelijke informatiehuishouding. Het jaar 2014 kenmerkte zich door een groot aantal binnenverhuizingen en de overgang naar flexwerkplekken. De opruimacties leidden er toe dat decentrale papieren archieven onder beheer van BDI werden gebracht, omdat er op de werkruimten minder plaats voor is. Hoewel het er minder worden, blijven er bureaus die in de analoge archivering niet worden gefaciliteerd en BDI heeft onvoldoende capaciteit om hier ondersteuning op in te zetten. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden In Nijmegen wordt hard gewerkt aan de digitalisering van de werkprocessen. De invoering van het digitaal werken en digitaal archiveren verloopt gefaseerd per cluster aan werkprocessen. Daar waar in Nijmegen het document-en archiefbeheer is geïntegreerd in de werkprocessen en de procesapplicatie is gekoppeld aan Corsa DMS is de kwaliteit van het archiefbeheer in orde, omdat de applicaties en het werkproces dit afdwingen en controleerbaar maken. Het versnellen van de digitalisering van de werkprocessen zal de kwaliteit van het archiefbeheer in totaliteit verbeteren en de risico’s verminderen. In 2014 zijn de bijbehorende “frameworks” zoals een “Handboek inrichting digitaal werken” en een “Handboek beheer digitaal werken” ontwikkeld en in gebruik genomen. Hierin zijn procedures en controls voor de borging van de autenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid en beschikbaarheid van de digitale archiefdocumenten opgenomen. De procedures en controls worden als onderdeel van de kwaliteitszorg regelmatig geëvalueerd en indien nodig aangevuld of uitgebreid. Er worden in de gemeente Nijmegen nogal wat applicaties gebruikt die niet geschikt zijn voor het beheer van archiefdocumenten. In de procesapplicaties staat de bedrijfsvoering en de uitwisseling van gegevens voorop, en niet zozeer authenticiteit en integriteit van het documentbeheer. In Nijmegen is ervoor gekozen om deze applicaties te koppelen aan het centrale document management systeem (CorsaDMS) dat wel aan de wettelijke eisen voldoet. Helaas zijn niet voor alle applicaties koppelingen voorhanden. Hierdoor loopt de organisatie risico’s, die voor de proceseigenaren inzichtelijk gemaakt moeten worden. 6
Met behulp van het RODIN referentiemodel wordt de digitale beheeromgeving jaarlijks getoetst waaruit dan blijkt of er aanvullende beheersmaatregelen genomen moeten worden. Het Corsa DMS wordt getoetst aan de NEN 2082. De onderzoeken uit 2014 tonen aan dat de digitale beheeromgeving zoals deze in Nijmegen is ingericht, voldoet aan de norm. Het Nijmeegse Corsa DMS/RMA is wel ingericht voor digitaal archiveren, maar het is niet toereikend voor de opslag van digitale documenten op de lange termijn. Een eDepot is een digitale beheeromgeving met extra functionaliteiten en bestemd voor de duurzame bewaring van alle soorten (digitaal) archief in combinatie met een bewaarstrategie. De interne werkgroep, die in 2013 advies uitbracht over de aansluiting bij de landelijke ontwikkelingen eDepot, heeft in 2014 een opvolger gekregen: de werkgroep Duurzaamheid en Kwaliteit Digitaal Informatiebeheer. Het afdelingshoofd Publiekszaken/RAN en het bureauhoofd Ontwikkeling hebben deze werkgroep opdracht gegeven om een strategie op te stellen voor duurzame digitale opslag, beheer en beschikbaarstelling van informatie. In dit proces worden de gemeentesecretaris en de wethouder eveneens geïnformeerd, zodat er ook vanuit de directie en de bestuurlijke kant aandacht is voor deze problematiek. Zowel door de eigen organisatie als vanuit de regio wordt al wel (zij het beperkt) een beroep gedaan op de archiefdienst om digitale archieven op te nemen. In 2014 is het eerste digitaal geboren archief overgeplaatst naar het RAN. Het gaat om het digitale opleverdossier van De Stadsbrug. Ondersteund door ICT-beheer heeft het RAN een tijdelijke oplossing bedacht, om zodoende de digitale bestanden veilig te kunnen stellen. Deze oplossing is ongeschikt voor de lange termijn. Het is dus zaak de landelijke ontwikkelingen op dit gebied op de voet te volgen en op afzienbare termijn te komen tot een eDepotvoorziening. Over een procedure voor het veiligstellen van archiefstukken bij het uitfaseren is een goede samenwerking ontstaan tussen Functioneel Beheer, Changemanagement en de Archiefinspectie. Er zijn triggers benoemd waardoor de Archiefinspectie signalen krijgt als er applicaties worden uitgefaseerd. De archiefinspecteur beoordeelt dan samen met de functioneel beheerder of verder onderzoek nodig is. Evenals in 2013 is dit afgelopen jaar een aantal malen voorgekomen en is de uitfasering van de desbetreffende applicatie aangepast. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden Nijmegen maakt voor de selectie gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende archiefselectielijst. De procedure voor vernietiging van analoge archiefstukken is in orde. Afgelopen jaar heeft de gemeentearchivaris 9 machtigingen tot vernietiging afgegeven voor archieven die in 2014 vernietigd mochten worden. Er is een achterstand in de vernietiging van cliëntdossiers uit het sociale domein. Omdat de gemeentelijke administratie nog steeds niet in staat is de ESF-crediteur-facturen af te scheiden van de overige crediteur-facturen, wordt de vernietiging van alle facturen opgeschort, wat in strijd is met wet- en regelgeving. Hierin is in 2014 geen verandering opgetreden, zij het dat er één financieel boekjaar is bijgekomen. Vernietiging van digitale archiefstukken wordt niet volgens de geldende wet- en regelgeving uitgevoerd. Evenals in voorgaande jaren blijft de Archiefinspectie hierover in overleg met BDI en de proceseigenaren. Het vervangen van papieren originelen door digitale equivalenten dient volgens een wettelijke procedure te gebeuren. Hiervoor gelden een aantal zorgvuldigheidseisen. Voor 2015 wordt een vervangingsbesluit voorbereid voor alle analoge documenten die horen bij processen die gedigitaliseerd zijn conform het bij de gemeente in gebruik zijnde “Handboek invoering digitaal werken”. Hiervan zijn de documenten digitaal gemaakt middels scanning volgens het 7
scanprotocol en opgenomen in het Corsa DMS/RMA. Het gaat om een besluit tot routinematige vervanging. In 2013 heeft de gemeente Nijmegen twee besluiten tot backlog-vervanging uitgevoerd. Overbrenging archiefstukken naar de archiefbewaarplaats Over dit aspect informeer ik u in hoofdstuk 3 van dit verslag. Archiefruimten De archiefruimten en de ruimten voor archiefopslag (waarin de op termijn vernietigbare stukken worden beheerd) zijn in orde. De ruimten worden jaarlijks door de Archiefinspectie gecontroleerd op temperatuur en luchtvochtigheid, of ze er ordentelijk uitzien en voldoende schoon zijn. Over de archiefbewaarplaats wordt u uitgebreid geïnformeerd in hoofdstuk 3 van dit verslag. De inrichting van een eDepot voor de gemeente Nijmegen kwam al onder het kopje “Specifieke eisen aan digitale archiefstukken” aan de orde. Ter beschikkingstelling naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven Over dit aspect wordt u in hoofdstuk 3 van dit verslag geïnformeerd. Rampen, calamiteiten en veiligheid Voor alle ruimten waarin archieven worden beheerd is een (Archief)calamiteitenplan vastgesteld. Deze plannen zijn onderdeel van het gemeentelijke calamiteitenplan. Archiefcalamiteitenplannen behandelen de preventie en repressie bij brand, wateroverlast, plaagdieren- en schimmelexplosies in of nabij deze ruimten. Bij een incident of calamiteit kan dan aan de hand van protocollen snel actie worden ondernomen. In 2014 is niet geoefend met deze plannen. Nijmegen is aangesloten bij de Documentenwacht en daarmee verzekerd van acute hulp bij een ernstige calamiteit. Nijmegen kent geen integraal plan voor informatiebeveiliging, maar voldoet voor de verplichte deelaspecten (GBA, BAG, DigiD etc.) aan de gestelde eisen. Een werkgroep van de gemeente houdt zich bezig met integrale informatiebeveiliging met behulp van de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG) van het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING). Middelen en mensen De transitie van werkprocessen van analoog naar digitaal wordt ook in 2014 voortgezet. Dit vergt veel inspanning van BDI. Ook het wegwerken van analoge achterstanden vraagt voor de komende jaren nog de nodige capaciteit. Deze achterstanden zijn ontstaan door afstoting van door afdelingen beheerde archieven en het gereedmaken van archieven voor overplaatsing en overdracht naar het RAN. Omdat BDI capaciteit moet inzetten voor ondersteuning en advisering aan de digitaal werkende organisatie, zijn er minder uren beschikbaar voor de werkzaamheden aan analoge archieven. Vorig jaar heeft de Archiefinspectie aangegeven dit zorgelijk te vinden. Deze zorgen blijven bij de gemeentearchivaris ook dit jaar bestaan.
8
3. Beheer van de archiefbewaarplaats Beheer door Nijmegen In de Archiefverordening 2013 en het Besluit Informatiebeheer 2013 van Nijmegen zijn regels opgenomen voor de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats. Daarin staat onder meer dat de gemeentearchivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven en collecties van de gemeente Nijmegen. In het Mandaat-, Volmacht- en Machtigingsbesluit gemeente Nijmegen heeft het College van burgemeester en wethouders een aantal van zijn bevoegdheden op archiefgebied aan de gemeentearchivaris gemandateerd, waaronder het stellen van openbaarheidsbeperkingen en het nemen van vervangingsbesluiten. Interne kwaliteitszorg en toezicht Een van de kerntaken van het RAN is het beheren, toegankelijk maken en beschikbaar stellen van kennis en informatie. Een andere kerntaak is het borgen van de mogelijkheid om de overheid te controleren en om juridisch bewijs te vinden. Het RAN is de content beheerder en -leverancier ten behoeve van andere partijen. De bronnen moeten door een zo breed mogelijk publiek gebruikt kunnen worden. Door de verbeterde toegankelijkheid van informatiebronnen is het aantal digitale bezoeken gegroeid en is er meer interactie met de klant via internet. Het RAN heeft ten behoeve van het beheer van het statisch archief in de archiefbewaarplaats kwaliteitszorg geïmplementeerd. Dit heeft geresulteerd in risico- en controlplannen. De archiefdienst doet wel aan kwaliteitsbewaking, maar het planmatige en de verantwoording ontbreekt nog. De controlplannen zijn in 2014 opnieuw opgepakt. Het streven is om in 2015 een kwaliteitszorgsysteem gereed en in werking te hebben. Beheer analoge archieven De analoge (meestal papieren) archieven worden beheerd in de archiefbewaarplaats aan de Mariënburg. Deze archiefbewaarplaats heeft een capaciteit van 16,2 strekkende kilometers archief. De bewaarplaats voldoet aan de Archiefregeling en is in 2009 goedgekeurd door de Provinciale Archiefinspectie. Het klimaat in de archiefbewaarplaats wordt 24/7 gemonitord. Dit geldt eveneens voor de afzonderlijke quarantaineruimte. Voor de archiefbewaarplaats is er een schoonmaakprotocol en vindt er periodieke controle plaats op de aanwezigheid van schimmels en plaagdieren. De gemeentelijke archiefinspecteur schouwt de archiefbewaarplaats periodiek. In 2014 waren er enkele incidenten met de klimaatinstallatie in de fotokluis. De uitval is zo snel mogelijk verholpen en er zijn aanvullende afspraken gemaakt met de installateur om verdere incidenten te voorkomen. Beheer digitale archiefbescheiden Het digitaal werken en archiveren binnen de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen neemt in snel tempo toe. Meer en meer zullen archieven uitsluitend in digitale vorm worden gevormd. Dit heeft nu al gevolgen voor het duurzaam beheer en de duurzame beschikbaarstelling van archieven. Om grip te houden op digitale archivering en de bijbehorende duurzame toegankelijkheid moeten de archiveringssystemen een logisch onderdeel gaan vormen van de werkprocessen. Een voorwaarde hiervoor is dat bij de inrichting van de werkprocessen en de aanschaf van informatiesystemen vanaf het begin rekening wordt gehouden met de wijze waarop archiefinformatie wordt vastgelegd. Het RAN beheert op dit moment veelal digitale documenten waarvan de originelen ook worden bewaard. De digitale kopie heeft dan vooral de functie om het publieksbereik van de archieven en collecties van het RAN te vergroten en om de kwetsbare originelen te beschermen. Van recent
9
fotomateriaal komt het wel voor dat daarvan alleen de digitale versies worden beheerd en beschikbaar gesteld via de digitale studiezaal. Digitaal archiveren, beheren en beschikbaar stellen kan niet zonder een oplossing voor archivering gedurende de héle levenscyclus van archiefstukken, dus inclusief bewaring voor statische archieven. Het RAN werkt momenteel samen met de bureaus Ontwikkeling en BDI aan een oplossing voor duurzame bewaring en toegankelijkheid. (eDepot). Totdat deze oplossing operationeel is, heeft het RAN in samenwerking met bureau ICT-beheer een tijdelijke voorziening ingericht. Beschikbaarstelling Het RAN beheert 14,5 kilometer aan overheids- en particuliere archieven uit Nijmegen zelf en de regio; hiervan is ca. 11,7 strekkende kilometer afkomstig uit Nijmegen (peildatum 31-12-2014). Naast de archieven beheert de archiefdienst een grote collectie foto's, films, affiches, historische kaarten en plattegronden en een uitgebreide historische bibliotheek. Het RAN doet veel om de digitale bereikbaarheid en toegankelijkheid van de bronnen verder te verbeteren via de digitale studiezaal. De archieven en collecties worden gedurende de openstelling van de studiezaal aan bezoekers ter beschikking gesteld en de toegangen zijn raadpleegbaar via de digitale studiezaal van het RAN. Op http://studiezaal.nijmegen.nl zijn alle bronnen van het regionaal archief doorzoekbaar en voor een deel online in te zien. In 2014 zijn er een aantal technische verbeteringen doorgevoerd, waardoor de site voor bezoekers meer gebruikersvriendelijk en overzichtelijker werd. Ook inhoudelijk werd de dienstverlening via de digitale studiezaal uitgebreid door de plaatsing van nieuwe bronnen, zoals de Nijmeegse woningkaarten uit de periode 1920-1946 en informatie over de geschiedenis van Nijmegen in de periode 1940-1945 (Atlas WO2). Inzage van informatie die bij het RAN berust is gratis, zoals in de Archiefwet is bepaald. De regels over de raadpleging en gebruik van de archieven staan in het bezoekersreglement en de daarop gebaseerde huisregels. De archieven in de archiefbewaarplaats die zijn overgebracht, zijn daarmee ook openbaar, behoudens de dossiers waarvan de openbaarheid is beperkt op grond van de Archiefwet, de Wet Bescherming Persoonsgegevens of andere wet- en regelgeving. In 2014 werd de studiezaal van het RAN 6.260 keer bezocht. De digitale studiezaal, waarbij de klant in één keer de foto’s, films, boeken, krantenartikelen en indexen met gegevens over met name personen kan doorzoeken, had 117.550 geregistreerde bezoeken. Rampen, calamiteiten en veiligheid De beveiliging en de brandveiligheid van de archiefbewaarplaats was in 2014 op orde. Ook de beveiliging tegen inbraak of diefstal door bezoekers of medewerkers van het RAN is op een goed niveau. Voor de archiefbewaarplaats is er een calamiteitenplan (onderdeel van het gemeentelijke plan), waarin staat hoe te handelen in geval van brand, wateroverlast of bij andere incidenten. Het RAN is lid van de Documentenwacht, zodat men bij een calamiteit verzekerd is van acute eerste hulp. Met het calamiteitenplan is in 2014 niet geoefend. Mensen en middelen Doordat de archiefbewaarplaats aan hoge eisen moet voldoen wordt een onevenredig deel van het totale budget besteed aan de exploitatie hiervan. Voor de dienstverlening aan de regiogemeenten, de gemeenschappelijke regelingen en het waterschap ontvangt het RAN financiële bijdragen. In totaal werkten er in 2014 bij het RAN 35 medewerkers (28 fte). Daarnaast zijn er bijna zestig vrijwilligers actief die werkzaamheden van uiteenlopende aard verrichten.
10
Regionaal Archief Nijmegen Openingstijden
di t/m vr 09.00 - 17.00 uur donderdag van 09.00 - 20.00 uur
Mariënburg 27 6511 PS Nijmegen Telefoon 14024 Telefax (024) 329 22 84 E-mail
[email protected]
Aan het College van Gedeputeerde Staten van de provincie Gelderland Postbus 9090 6800 GX Arnhem
Datum
Onderwerp
Postbus 9105 6500 HG Nijmegen
Ons kenmerk
Contactpersoon
AR00/15.0006389
Jan Beens
Datum uw brief
Doorkiesnummer
Jaarverslag 2014 van de gemeentearchivaris
(024) 3292824
Geacht college, Hierbij doen wij u toekomen het jaarverslag van de gemeentearchivaris over 2014 met een verantwoording over: - het beheer van de archiefbewaarplaats en - het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archief- en informatiebeheer in de gemeente Nijmegen. De gemeentearchivaris heeft zijn verslaglegging gebaseerd op de tien kritische prestatieindicatoren voor de archiefketen, zoals die zijn opgesteld door de VNG samen met de IPO en het ministerie van Binnenlandse Zaken. Dit jaarverslag wordt u toegezonden in het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht.
Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester,
De Gemeentesecretaris,
drs. H.M.F. Bruls
drs. B. van der Ploeg
Aantal Bijlagen: Jaarverslag gemeentearchivaris 2014
www.nijmegen.nl
20150629 Aanbiedingsbrief GS
