Collegevoorstel
Openbaar
Onderwerp
Brief aan de raad over toezegging onderzoek naar benchmark Representatie Programma / Programmanummer
Openbare besluitenlijst 18 december 2007 Collegevergadering no 47
BW-nummer
Bestuur & Middelen / 1042 Portefeuillehouder
H. Kunst Samenvatting Aanwezig:
Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr.
Bij de behandeling van de Perspectiefnota 2013 op 20 juni 2012 heeft CO10, Marij Delissen, 2382 Th. de Graaf Voorzitter het Wethouders college van burgemeester en wethouders toegezegd de L. Scholten, H. Kunst, P. Depla, H. van Hooft sr., Datum ambtelijk voorstel mogelijkheid te onderzoeken tot een benchmark naar de functie P. Lucassen, J. van der Meer van 19 november 2012 Representatie.
Gemeentesecretaris Communicatie Verslag
P. Eringa A. Kuil M. Sofovic
Ter besluitvorming door het collegeAldus
Registratienummer
12.0021053
vastgesteld in de vergadering van:
Paraaf
De brief aan de raad over de toezegging aan de raad bij behandeling Perspectiefnota over een onderzoek naar een benchmark over bezetting Representatie, vast te stellen.
De voorzitter,
Datum
akkoord
Leidinggevende
De secretaris, Programmamanager H. Danner
Programmadirecteur B. van der Ploeg
Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de Raad Besluit B&W d.d. 19 februari 2013 Conform advies
Aanhouden Anders, nl.
Paraaf
nummer: 3.13
Datum
akkoord Bestuursagenda
Gemeentesecretaris
Portefeuillehouder
Collegevoorstel benchmark representatie.doc
1
Communicatie en Representatie
Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen
Openbare besluitenlijst 18 december 2007 Collegevergadering no 47
Telefoon
14024
Telefax
(024) 323 59 92
Aan de gemeenteraad van Nijmegen
E-mail
[email protected]
Aanwezig: Voorzitter Wethouders
Postadres
Gemeentesecretaris Communicatie Datum Verslag 19 februari 2013
Postbus 9105
Th. de Graaf 6500 HG Nijmegen P. Depla, H. van Hooft sr., L. Scholten, H. Kunst, P. Lucassen, J. van der Meer P. Eringa A. Kuil Ons kenmerk Contactpersoon M. Sofovic CO10/13.0000381
Marij Delissen
Onderwerp
Datum uw brief
Doorkiesnummer
Toezegging aan de raad bij behandeling Perspectiefnota. Benchmark bezetting Representatie
nvt
(024) 3292382
Aldus vastgesteld in de vergadering van: Geachte leden van de raad, Bij de behandeling van de Perspectiefnota heeft het college van burgemeester en wethouders toegezegd de mogelijkheid te onderzoeken tot een benchmark naar de functie van Representatie. Uit een quickscan (zie bijlage) blijkt dat in Nijmegen relatief veel FTE voor Representatie ook als zodanig zijn gelabeld. In deDe andere gemeenten zijn representatiewerkzaamheden voorzitter, De secretaris,bij diverse functies ondergebracht, waardoor een echt vergelijk lastig is. De situatie in Almere komt het meest dicht in de buurt van Nijmegen. Verder zien we dat het serviceniveau van Representatie in Nijmegen hoog is. Er wordt veel gedaan aan begeleiding van burgemeester en wethouders, advisering en organisatie van eigen terugkerende evenementen zoals de nieuwjaarsreceptie, de ontvangsten tijdens de Vierdaagse, de herdenking van het bombardement op Nijmegen van 22 februari, 4 en 5 mei, de herdenking van Market Garden, naturalisatieceremonies, de cultuurprijzen en de Vrede van Nijmegen Penning. Maar ook bij grote(re) incidentele evenementen zoals Nijmegen2000, het ambtsjubileum van koningin Beatrix, de onthulling van de Godenpijler en 75 jaar Stadsbrug speelt Representatie een belangrijke rol. Ook assisteren de representatiemedewerkers de Raad, bijvoorbeeld bij het afscheid en de installatie van de burgemeester. Veel gemeenten besteden dit soort evenementen uit aan organisatiebureaus. Een uitgebreide benchmark zou veel meer tijd vergen dan deze quickscan. Bij andere gemeentes is de representatie-inzet niet direct gelabeld, maar verborgen in veel andere functies. Representatiewerkzaamheden worden verricht door kabinetmedewerkers, medewerkers in- en externe betrekkingen, economische zaken, beleidsmedewerkers en bestuurssecretariaten. Daarnaast worden veel representatiewerkzaamheden uitgevoerd door ingehuurde evenementenen congresbureaus.
www.nijmegen.nl
Raadsbrief benchmark representatie .doc
1
Gemeente Nijmegen Communicatie en Representatie
Vervolgvel
1
Een uitgebreide benchmark behoort uiteraard tot de mogelijkheid. Dit wordt een complex onderzoek omdat de representatie-uren lang niet in alle gemeenten zo expliciet gemaakt zijn als in Nijmegen. Dit onderzoek zou een plaats kunnen krijgen in het toekomstige programma “Vensters voor Bedrijfsvoering” (Benchmark). Daar komt bij dat wij tevreden zijn over de begeleiding van Representatie. De optredens van de collegeleden worden goed voorbereid en vallen vaak in positieve zin op. Dat geldt ook voor de vormgeving van de "eigen" gemeentelijke evenementen. Het college hoopt u hiermee voldoende te hebben geadviseerd en ontraadt u verder onderzoek naar de bezetting van onderdeel representatie van de afdeling Communicatie. Hoogachtend, College van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester,
De Gemeentesecretaris,
drs. H.M.F. Bruls
drs. B. van der Ploeg
www.nijmegen.nl
Raadsbrief benchmark representatie .doc
Quickscan bezetting afdelingen representatie n.a.v. toezegging aan de raad bij de behandeling van de perspectiefnota op 6 juni 2012.
Nijmegen 3,6 fte
Almere 2,67 fte
Heerlen 0,8 fte Kabinetsadviseur, (communicatieadviseur als achtervang)
Arnhem 1 fte (88,89%) medewerker kabinetszaken en 1 fte pa burgemeester+ management assistente Nee, ligt bij woordvoerders (afd.communicatie)
Tilburg 1 fte, Bestuursadviseur Kabinetszaken (onderdeel van afd. communicatie)
Representatie verzorgt de advisering bij representatieverzoeken (ruim 1000 in 2011) speeches, voorwoorden en andere teksten
Nee, ligt bij communicatieafdeling
Ja, bij haar afwezigheid comm.adviseur
Representatie verzorgt ontvangsten en bijeenkomsten geïnitieerd door College zoals bijv: Herdenkingen. Lintjesregen, overige ontvangsten
Ja, ca. 50 per jaar variërend van groot en bewerkelijk naar klein en eenvoudig.
Ja, alleen 4 mei herdenking en lintjesregen. Geen overige ontvangsten.
Ja, maar lang niet alle bijeenkomsten (naturalisatiebijeenko msten bijv. doet afdeling inwonerszaken). Lintjesregen wel, samen met assistente burgemeester. Nieuwjaarsbijeenkom st wel
Ja, alleen herdenking en Lintjesregen
Representatie verzorgt de advisering over en de uitreiking van stedelijke onderscheidingen (12 in 2011), prijzen en andere
Ja, ca. 25 per jaar
Ja, geen stedelijke onderscheidingen, Koninklijke zijn er minder dan in Nijmegen
Ja, Koninklijke onderscheidingen ligt grotendeels bij secr. burgemeester
Ja
Nee, ligt bij woordvoerders (afd.communicatie)
blijken van waardering en de Koninklijke onderscheidingen (25 in 2011) Representatie adviseert over protocol en voert representatieve correspondentie (onder andere condoleances en felicitaties) uit Representatie adviseert over verzoeken en uitnodigingen aan het College en bereidt de representatieve activiteit voor Representatie verzorgt relatiegeschenken (aanschaf, beheer en advisering)
Ja
Ja, alleen representatieve correspondentie
Ja
Ja, alleen representatieve correspondentie
Nee, wel voorbereiding (uitnodigingen worden in B&W vergadering besproken met hfd. communicatie) Ja
Nee, wel voorbereiding (College bespreekt de uitnodigingen in B&W vergadering met hfd. communicatie) Nee, geen relatiegeschenken. Afdelingen of bestuurders kopen zelf iets
Geen advisering, af en toe voorbereiding, samen met secr. Burgemeester en secr. wethouders Ja, alleen geschenken burgemeester
Ja, alleen advies, voorbereiding ligt bij secr. burgemeester
Representatie begeleidt het college bij representatieve activiteiten
Nee, soms begeleiding door Externe Betrekkingen en/of EZ
Nee, geen begeleiding
Alleen bij onderscheidingen, (andere bijeenkomsten soms door woordvoerders)
Representatie initieert, coördineert en organiseert grootstedelijke evenementen
Nee, wordt door extern evenementenbureau georganiseerd
Nee, er worden geen grote evenementen door de gemeente georganiseerd
Incidenteel, bijvoorbeeld bij werkbezoeken en bezoek burgemeester aan partnersteden. Inhoudelijke werkbezoeken doen de verantwoordelijke diensten. Nee, wordt door externe organisaties gedaan
Nijmegen, 19 november 2012
Nee, geen relatiegeschenken
Nee, interne afdeling evenementen
