ONTHAAL: Hoe pakken we dit aan?

ONTHAAL: Hoe pakken we dit aan? Bijlage bij de inwerkfiche ‘onthaalverantwoordelijke’

Inhoudstafel WAAROM IS 'ONTHAAL' BELANGRIJK? WAT GEBEURT DOOR HET CENTRUM? WIE GAAN WE ‘ONTHALEN’? Geboorten en verhuizers! NUTTIGE TIPS VOOR ADRESVERWERVING EXTRA AANDACHT VOOR GEZINNEN MET EEN GEBOORTE ONTHAALPAKKET VOOR ELKE GEBOORTE EEN GRATIS GESCHENK! GEBRUIK DE WELKOMBROCHURE ‘jouw gezin hoort erbij’ BRUIKBARE BIJLAGEN

Voorpagina: Uit: de wandkalender 2009 van de Gezinsbond Foto: fotostudio Kwinten Gedicht: Ida Gerhardt Publicatiedatum: maart 2009

2 Onthaal: hoe pakken we dit aan?

WAAROM IS 'ONTHAAL' BELANGRIJK? Onbekend is onbemind Vaak merken we dat mensen verwonderd zijn wanneer ze beseffen wat de Gezinsbond hen allemaal te bieden heeft. Het is dus erg belangrijk dat we regelmatig uitleg geven over ons gevarieerd aanbod voor ALLE gezinnen. Gezinnen informeren over het aanbod van de Gezinsbond, doen we best op het ogenblik dat zij toetreden tot onze organisatie. Zorg voor een gepast kennismakingsmoment en probeer een gevoelige snaar te raken. Speel in op de leefwereld van het gezin en op hun specifieke situatie: hoe is het gezin samengesteld, wat zijn hun wensen en verwachtingen, waar gaan de interesses van het gezin naar uit, … Door persoonlijk contact, in de vorm van een huisbezoek, geven we aan onze organisatie een 'gezicht'. Een uitgesproken 'welkom' heeft veel meer inhoud en waarde dan geschreven teksten. Dat persoonlijk kennismaken werkt vaak drempelverlagend voor deelname aan de activiteiten en gezinnen zullen ook makkelijker beroep doen op de diensten. We zorgen er graag voor dat jonge gezinnen ook lid blijven na het gratis lidmaatschap. We merken dat een afdeling met een goed draaiend onthaal meer betalende leden haalt uit de ex-gratis leden dan afdelingen zonder onthaalwerking. Elk lid is een volwaardig lid! Alle leden van de Gezinsbond zijn gelijk. Ook gratis leden zijn volwaardig lid en worden dan ook voor alle activiteiten uitgenodigd. Zij kunnen van alle diensten gebruikmaken, ook als ze daarvoor even de afdelingsgrens over wippen. Goede opvolging van nieuwe leden is erg belangrijk. Je onthaal blijft beter niet beperkt tot één beleefdheidsbezoekje. De Gezinsbond heeft nood aan vele leden-gezinnen, om de belangen van alle gezinnen te verdedigen en meer druk uit te oefenen op het beleid. 3 Onthaal: hoe pakken we dit aan?

Een gratis lidmaatschap bij de Gezinsbond laat gezinnen gedurende een ruime periode kennis maken met de werking van onze vereniging. Gezinnen overtuigen om zich voor langere termijn te engageren als lid, kan je zien als een doelstelling van een goed onthaal in de afdeling. Gratis leden proeven van het lidmaatschap en wanneer het smaakt naar meer… heb je als vrijwilliger de kans om hen te betrekken. WAT GEBEURT DOOR HET CENTRUM? Ledenbestand De verantwoordelijke ledenadministratie van jouw afdeling krijgt van de Leden- en Abonnementendienst regelmatig een lijst met de nieuwe leden en de bijhorende lidkaarten. Sommige afdelingen kiezen er voor om de lidkaarten rechtstreeks te laten bezorgen aan nieuwe leden. In dat geval ontvang je enkel een lijst met nieuwe leden. De brief die bij de lidkaart zit, vind je in bijlage (pag. 19). De lijsten met nieuwe geboorten worden in het beste geval rechtstreeks door je gemeentebestuur aan de centrale zetel van de Gezinsbond bezorgd. In sommige gevallen worden deze lijsten niet (of onregelmatig) doorgestuurd. Het kan dus gebeuren dat je zelf alternatieve kanalen zal moeten zoeken voor het (laten) doorsturen van die belangrijke informatie. Verder in deze brochure (pag. 6) geven we je hierover enkele nuttige tips. Info en vragen: [email protected] of 02-507 88 88 Gezinsspaarkaart Nieuwe leden (al dan niet gratis) hebben recht op een gezinsspaarkaart zodat zij ook deze dienstverlening kunnen leren kennen. De spaarkaart wordt rechtstreeks naar het gezin opgestuurd per post. Ook bij die zending zit een brief waarvan je een voorbeeld in bijlage vindt (pag. 20). Info en vragen: [email protected] of 02-507 88 44 Abonnementen Het abonnement op het magazine ‘Brieven aan Jonge Ouders’ start automatisch voor alle gezinnen met een geboorte (voor leden én niet – leden). Dit gratis abonnement omvat het meest volledige magazine dat ouders begeleidt, vanaf de geboorte, drie jaar lang, bij de opvoeding en de 4 Onthaal: hoe pakken we dit aan?

verzorging van hun kind. Het unieke is dat ouders de informatie ontvangen net op dat ogenblik dat zij deze het best kunnen gebruiken. Gratis leden krijgen net als betalende leden de gezinskrant ‘De Bond’ toegestuurd gedurende hun lidmaatschap. Bij persoonlijk contact, kan je ook naar de gezinssamenstelling vragen. Dit functie van een betere communicatie naar de doelgroep waartoe zij behoren. O.a. voor de (latere) opstart van een abonnement ‘BOTsing’, Brieven aan Ouders met Tieners tussen 12 en 16 jaar, noteer je best het geboortejaar van alle kinderen en bezorg je dat aan de ledendienst. Info en vragen: abonnementendienst via 02-507 88 88 of [email protected]

WIE GAAN WE ONTHALEN? Alle gezinnen met een geboorte De grootste groep nieuwe leden zijn de gratis leden, gezinnen met een eerste geboorte (of tweede geboorte, indien met nog nooit eerder lid was). Jonge gezinnen met een geboorte hebben recht op goede en uitgebreide informatie over de Gezinsbond. Het kennismakingsjaar is immers snel om, de zorgen voor de baby vragen veel tijd en aandacht. Het is dan ook heel belangrijk van het onthaal- en kennismakingsmoment gebruik te maken om gezinnen te overtuigen van de meerwaarde van een lidmaatschap. Gezinnen, lid van de Gezinsbond, met een tweede, derde, … geboorte verdienen ook een bezoekje naar aanleiding van deze blijde gebeurtenis in hun gezin. Verder in deze map (pag. 10) vind je welk materiaal je daarvoor kan gebruiken. Gezinnen die geen lid (meer) zijn van de Gezinsbond en waarvan je weet dat recent een baby werd geboren in het gezin, kan je ook benaderen. Het is een ideale gelegenheid om hen opnieuw kennis te laten maken met het aanbod van de Gezinsbond. Verhuizers naar jouw afdeling Mensen die spontaan hun adreswijziging doorgeven, worden in de afdeling van hun nieuwe woonplaats lid. Als zo ’n ‘nieuw’ gezin zich komt vestigen in jouw gemeente, neem je best persoonlijk contact op. 5 Onthaal: hoe pakken we dit aan?

Bezorg hen een aangepast onthaalpakket (zie pag. 10) en laat hen vooral kennismaken met de werking van jouw afdeling. Nodig deze gezinnen bv. expliciet uit voor een volgende activiteit. Je kan hen ook aanmoedigen door bv. een kortingsbon aan te bieden (evt. via de gezinsspaarkaart) voor een activiteit gedurende het volgende werkjaar. Wat met leden die naar een andere gemeente verhuizen? De Gezinsbond verliest jaarlijks heel wat leden doordat hun gegevens omwille van verhuis niet gekend zijn. Moedig verhuizers daarom aan hun nieuw adres door te spelen aan de Gezinsbond. Zo kunnen ze ook, nadat de post gestopt is met nazenden van alle informatie, verder genieten van onze diensten. Dit kan heel eenvoudig via www.gezinsbond.be/verhuis. Gezinnen die verhuizen kunnen ook opteren om lid te blijven van de afdeling waar ze vroeger woonden. Het volstaat om dit mee te delen aan de verantwoordelijke ledenadministratie van de afdeling waar ze lid willen zijn. NUTTIGE TIPS VOOR ADRESVERWERVING Bij voorkeur ontvangen we de gegevens van geboorten via het gemeentebestuur. Is dit in jouw gemeente niet het geval, dan neem je dit best op met je educatief medewerker. Hij of zij beschikt over een brochure met argumenten om hen te overtuigen dit toch te doen. Misschien moet je toch op zoek naar alternatieve kanalen om adressen te verzamelen. Enkele suggesties: -

Het verwachtingsnummer van Brieven aan Jonge Ouders doelgericht verspreiden op plaatsen waar zwangere of net bevallen koppels komen: huisdokter, mutualiteit, kinesitherapeut, winkels met babyspullen, kraamafdelingen, etc.

-

Bestuursleden en sympathisanten in het verhaal betrekken en het verwachtingsnummer persoonlijk bezorgen aan zwangere koppels

-

In lokale publicaties (gemeentekrantje, parochieblad, website van de gemeente, aanmeldingspunt website afdeling, …) promotie maken naar gezinnen met een geboorte

-

Brief of kaartje aanbieden aan het loket van de gemeente voor aangifte van geboortes (bespreek dit met je educatief medewerker)

-

Mensen aanzetten om hun informatie online door te geven via www.gezinsbond.be/brievenaanjongeouders 6

Onthaal: hoe pakken we dit aan?

EXTRA AANDACHT VOOR GEZINNEN MET EEN GEBOORTE: De geboorte van een baby is een blijde gebeurtenis in het gezin. De Gezinsbond ontwikkelde heel wat producten en diensten voor het jonge gezin. ‘Brieven aan Jonge Ouders’

Voor elk gezin met een geboorte bieden wij een gratis abonnement ‘Brieven aan Jonge Ouders’ aan. Het eerste levensjaar valt dit tijdschrift maandelijks in de bus, het tweede jaar tweemaandelijks, om te eindigen met een kleuternummer als het kind 2,5 jaar oud is. Ter voorbereiding van de geboorte bestaat een verwachtingsnummer van de ‘Brieven aan Jonge Ouders’. Dit verwachtingsnummer kan je in grotere aantallen verkrijgen via je gewestelijk secretariaat of het centrum. Het is zeer interessant om dit nummer te verspreiden aan alle jonge ouders ‘in verwachting’ via dokters, apothekers, mutualiteiten, kraamafdelingen, tweedehandsbeurzen, kinderdagverblijven, … Een abonnement ‘Brieven aan Jonge Ouders’: hoe opstarten? Kersverse ouders kunnen zelf de ingesloten bon uit het verwachtingsnummer terugsturen naar de Gezinsbond van zodra het kindje geboren is. Ouders kunnen ook zelf een geboorte melden via de website. Dit door te klikken naar www.gezinsbond.be/brievenaanjongeouders en het aanvraagformulier in te vullen en digitaal te verzenden. Wil je als bestuurslid een geboorte doorgeven i.f.v. de opstart van een abonnement, contacteer dan [email protected] of 02–507 88 88 en vermeld minstens naam en adres van de ouders en geboortedatum van de baby.


Felicitaties met Gezinsbond-geboortekaartjes Sommige afdelingen hebben de traditie om gezinnen met een geboorte te feliciteren. De Gezinsbond ontwikkelde hiervoor enkele geboortekaartjes in de huisstijl. Onderstaande kaartjes zijn te koop via het algemeen secretariaat ([email protected]; 02-507 88 80) aan 0,15 euro per stuk of via het gewest.

Tip: je kunt deze geboortekaartjes ook gebruiken om je onthaalbezoek aan te kondigen. Ooievaar aan de deur! Sommige gewesten of afdelingen hebben een ‘ooievaar’ die gezinnen kunnen uitlenen om in de voortuin te plaatsen bij een geboorte. Op die manier maken zij reclame voor de Gezinsbond. Vanuit het oogpunt van de afdeling is dit een leuke dienstverlening aan gezinnen én het is ook een manier om bijkomende adressen van gezinnen met een geboorte te verkrijgen. Meer informatie over dit initiatief kan je bekomen bij de educatieve medewerker van je regio. (zie ‘wegwijzer voor vrijwilligers’ of www.gezinsbond.be/bestuurslid )


ONTHAALPAKKET Waarom? Met een kennismakingsbezoek aan een nieuw gezin of lid in de afdeling heet je het gezin welkom. Je wilt veel informatie geven, maar de tijd is vaak beperkt. In een gesprek vergeet je soms ook enkele details te vermelden en dan kan het handig zijn de juiste informatie achter te laten (zie verder). Hoe? Er zijn vele mogelijkheden om de info die je aan gezinnen wenst te overhandigen, te bundelen. Om de afdeling hierbij te ondersteunen werd een onthaalenvelop ontworpen. In deze mooie, stevige uitnodigende A4omslag kan je alle informatie stoppen die bij het onthaal hoort.

Deze onthaalenveloppen zijn verkrijgbaar bij de dienst Promotie aan 0,12 euro per stuk. Sommige gewesten bieden deze gratis aan.

Er bestaan ook enveloppen op A5-formaat met eenvoudiger lay-out die je kan gebruiken om het onthaalpakket in te stoppen, eveneens te koop bij de dienst Promotie aan 5 euro voor 100 stuks en eventueel via jouw gewestsecretariaat. Wat? De inhoud van het onthaalpakket is afhankelijk van de doelgroep. Belangrijk is dat het materiaal verzorgd is en dat de informatie vlot leest. Stel je pakket dus zorgvuldig samen en maak een selectie in het materiaal dat je wenst te bezorgen. Een voorstel per groep die je kan onthalen vind je op volgende pagina.


Gratis

Bestaande

Niet-leden

Verhuizers

Verhuizers

leden met

leden met

met

niet-lid

lid

geboorte

geboorte

geboorte

1. Algemene folder

X

X

X

X

X

2. Welkombrochure

X

X

X

3. Geboortegeschenk

X

X

X

4. Jaarprogramma van de

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

‘jouw gezin hoort erbij’

afdeling

5. Ledentijdschrift

X

(recent nummer)

6. Folders diverse diensten

X

X

(aanbod van de afdeling)

7. Bonnenboekje

X

8. Kaartje met felicitaties bij X

X

X

X

de geboorte

9. Gratis lidkaart (indien

X

niet rechtstreeks bezorgd)

10. Brief of folder met

X

X

overschrijvingsformulier


Toelichting: 1. Algemene folder Een algemene folder van de Gezinsbond met korte tekst over de belangrijkste onderdelen van ons aanbod kan je steeds bekomen via je gewestelijk secretariaat. In bepaalde periodes van het jaar is er ook een tijdsgebonden folder ‘Je lidkaart meer waard’ beschikbaar via je gewestsecretariaat. Aarzel niet deze aan te vragen. 2. Welkombrochure ‘jouw gezin hoort erbij’ Deze welkombrochure somt alle diensten op die de Gezinsbond aan gezinnen met kinderen tussen 0 en 6 jaar te bieden heeft. Het is eigenlijk de neerslag van het antwoord op de vraag: ‘Wat heeft de Gezinsbond ons gezin, met kinderen tussen 0 en 6 jaar, te bieden? ‘. Deze brochure wordt liefst samen met het geboortegeschenk afgegeven, maar kan bijbesteld worden om informatie te verstrekken aan andere gezinnen met jonge kinderen. Over het gebruik van deze brochure vind je meer info op pagina 15 . 3. Geboortegeschenk Voor elke geboorte kan je het gezin in kwestie een gratis geschenk aanbieden, meer info verderop (pag. 13). 4. Jaarprogramma van de afdeling Het jaarprogramma dat je ter informatie bezorgt aan de leden, geef je natuurlijk ook mee in het onthaalpakket. Het is handig ook de gegevens van alle bestuursleden op deze folder te vermelden. Indien mensen vragen hebben, werkt dit drempelverlagend. Wie weet kennen zij wel iemand uit je bestuur waardoor de afstand nog kleiner wordt tussen gezin en afdeling. 5. Ledentijdschrift Beschikt jouw afdeling over een eigen ledentijdschrift? Zorg dan voor het meest recente nummer in dit onthaalpakket. Ook nieuwsbrieven, uitnodigingen of andere plaatselijke informatie zijn hier welkom.


6. Folders diensten Sommige diensten van de Gezinsbond hebben een eigen, specifieke folder. In het onthaalpakket horen de folders thuis van de diensten die je afdeling aanbiedt, aangevuld met de lokale contactgegevens: kinderoppasdienst, kortingskaarten, verkooppunt NMBS-GSM-BIOS-passen, … Deze folders kan je bekomen via je gewestelijk secretariaat of via het centrum. Info: ‘wegwijzer voor vrijwilligers’ of www.gezinsbond.be/bestuurslid. 7. Bonnenboekje Een bonnenboekje van jouw gewest hoort zeker thuis in het onthaalpakket bij gezinnen die net lid geworden zijn. Een persoonlijke toelichting hierbij tijdens het huisbezoek is welkom! Grijp deze kans aan om de werking rond de gezinsspaarkaart voor te stellen. De voorraad bonnenboekjes bevindt zich meestal bij de afdelingssecretaris of bij de plaatselijk verantwoordelijke gezinsspaarkaart. Als je hier ook een lijst toevoegt met handelaars uit de directe omgeving, krijgt het gezin onmiddellijk meer zicht op de lokale mogelijkheden van de gezinsspaarkaart. Dit stimuleert het gebruik van de gezinsspaarkaart. Vermeld hierbij ook dat de nationale kortingsacties op de voet kunnen gevolgd worden via www.gezinsspaarkaart.be. 8. Kaartje met felicitaties van je afdeling Ouders gelukwensen met de geboorte van een baby doe je best zo snel mogelijk na de geboorte. Als het onthaalbezoek vrij snel na de geboorte kan plaatsvinden, dan kan je het felicitatiekaartje bij het onthaalpakket stoppen. Afbeeldingen hiervan vind je op pagina 8. 9. Gratis lidkaart De gratis lidkaart wordt door de Leden- en Abonnementendienst aan jouw verantwoordelijke ledenadministratie toegezonden. Sommige afdelingen schrijven zelf gratis lidkaarten uit wanneer ze weet hebben van een geboorte. Informeer hiervoor bij de ledendienst, tel. 02 - 507 88 83 of [email protected] Afdelingen die kiezen voor het rechtstreeks verzenden van de lidkaart, nemen deze niet op in hun onthaalpakket. 12 Onthaal: hoe pakken we dit aan?

10. Brief of folder met overschrijvingsformulier Bij contact met niet-leden (n.a.v. een geboorte, verhuis, …) kan je een onthaalpakket aanbieden mét uitnodiging tot lidmaatschap. Tijdens je persoonlijk contact kaart je de voordelen van het lidmaatschap aan. Gezinnen uitnodigen tot betaling wordt best schriftelijk herhaald, door middel van een uitnodiging tot betaling, bij voorkeur met overschrijvingsformulier. In bijlage stoppen we alvast een voorbeeld voor verschillende situaties (pag. 20 - 25 ). Extra Het onthaalpakket kan nog worden aangevuld met iets eigens van je afdeling. We denken hierbij aan een apart geboortegeschenkje, een gratis verzekeringsbriefje van de kinderoppasdienst, …

VOOR ELKE GEBOORTE EEN GRATIS GESCHENK! Geschenk met een boodschap Binnen de Gezinsbond is er een traditie om een geschenk aan te bieden aan gezinnen met een geboorte. Dit geschenk is er werkelijk voor alle gezinnen met een geboorte: alle leden en niet-leden met een eerste, tweede, derde,… geboorte hebben hier uiteraard recht op. Ongeveer om de twee jaar wordt een nieuw geschenk gekozen. Het gaat telkens over een praktisch, waardevol geschenk. In het verleden werd hier dikwijls een veiligheidsboodschap aan gekoppeld, wat aan het geschenk een inhoudelijke meerwaarde geeft. Het geboortegeschenk geeft afdelingen de kans om werk te maken van het bezoeken van gezinnen met een geboorte en niet met lege handen bij (nieuwe) leden te moeten aankloppen.


Verspreiding Jaarlijks worden er door plaatselijke bestuursleden ruim 30.000 geboortegeschenken bezorgd aan gezinnen met een geboorte. Elk gratis lid ontvangt dit geschenk, samen met een onthaalpakket waarin de afdeling zich voorstelt. Sommige afdelingen kiezen er voor om alleen gezinnen met een eerste geboorte, zij die een gratis lidmaatschap krijgen, te onthalen. Maar, alle leden met een geboorte hebben recht op een geschenk. Je doet deze gezinnen echt een plezier met je aandacht voor een nieuwe geboorte in hun gezin. Ook niet-leden met een geboorte die geen gratis lid meer kunnen worden, kan je bezoeken en dit geschenk aanbieden. Je kunt het aanvullen met een overzicht van je afdelingsaanbod en met de vraag om terug lid te worden. Voorraad geboortegeschenken: hoe en wat? Ieder gewest en elke afdeling van de Gezinsbond heeft een ‘provisie’ van deze geboortegeschenken. Is dat nog niet het geval? Contacteer dan jouw educatief medewerker over de opstart ervan, want ieder gewest coördineert dit op zijn eigen manier. Deze provisie is afhankelijk van de grootte van je afdeling, maar je kunt steeds voorstellen deze aan te passen. De gegevens van de gezinnen waaraan je een geschenk hebt bezorgd, noteer je op een lijst (zie bijlage) en bezorg je aan je gewest. In ruil voor deze lijst krijg je een nieuwe voorraad. De geboortegeschenken worden samen met de welkombrochure ‘Jouw gezin hoort erbij’ verspreid. Je kunt ze zo ook makkelijk aan de gezinnen doorgeven en je hebt steeds een voldoende voorraad. Info: dienst Promotie telefoon: 02-507 89 11 of [email protected]


GEBRUIK DE WELKOMBROCHURE ‘Jouw gezin hoort erbij’ Wat? Deze welkombrochure somt alle diensten op die de Gezinsbond te bieden heeft voor gezinnen met kinderen tussen 0 en 6 jaar.

Voor wie? Gezinnen met piepjonge kinderen zijn de expliciete doelgroep. Dit zijn gezinnen die voor het eerst met de Gezinsbond in aanraking komen, in vele gevallen n.a.v. een geboorte.

Het kan ook gaan over gezinnen die vroeger lid waren en nu n.a.v. een activiteit of dienst opnieuw aansluiten. Gezinnen met jonge kinderen die recent in de gemeente kwamen wonen en jullie afdeling nog niet zo goed kennen, kan je opzoeken en deze welkombrochure bezorgen, aangevuld met een overzicht van jullie eigen aanbod. Wij raden je aan de welkombrochure niet als promotiemateriaal te gebruiken voor ouders met kinderen ouder dan 6 jaar. Deze uitgave verspreiden onder alle leden van de afdeling is niet zinvol! Hoe? De welkombrochure ‘Jouw gezin hoort erbij’ is de neerslag van het antwoord op de vraag: ‘Wat heeft de Gezinsbond ons gezin, met kinderen tussen 0 en 6 jaar, te bieden?’. Ze kan dus afgegeven worden na een gesprek met geïnteresseerde gezinnen bij een huisbezoek of op een infostand. De persoonlijke babbel over onze activiteiten en diensten blijft een prioriteit in de contacten met (jonge) gezinnen. De ‘welkombrochure’ dient als geheugensteuntje voor het gezin achteraf.


Waar? Probeer zoveel mogelijk gelegenheden te baat te nemen om jonge gezinnen uitgebreid te informeren over de werking van de Gezinsbond. Het is logisch dat je de welkombrochure gebruikt bij het onthaal van gezinnen met een geboorte, de gratis leden. Daarnaast zijn er heel wat plaatsen en gelegenheden waar je als Gezinsbond jonge gezinnen (niet-leden) kan ontmoeten en benaderen via een promotiestand. Bijvoorbeeld op jullie tweedehandsbeurs, het gezond ontbijt dat ook openstaat voor niet-leden, een voorstelling met korting in het cultureel centrum van jouw gemeente, het straatfeest georganiseerd in de nieuwe woonwijk, … Hoe geraak ik er aan? De welkombrochure ‘Jouw gezin hoort erbij’ kan je bestellen bij jouw gewestsecretariaat of op de dienst Promotie; [email protected] of 02-507 89 11. Wij vernemen graag welke acties jullie met de gevraagde exemplaren opzetten.

TOT SLOT Adres en openingsuren van je gewestelijk secretariaat vind je in de ‘wegwijzer voor vrijwilligers’ of op www.gezinsbond.be/bestuurslid. Wens je inhoudelijke begeleiding? Contacteer je educatief medewerker. Deze kan je op weg helpen bij het opstarten van een degelijke onthaalwerking en zoeken naar mogelijkheden om deze belangrijke functie nieuw leven in te blazen. De educatief medewerker biedt ook steun aan mensen die deze taak op zich willen nemen. www.gezinsbond.be/bestuurslid is de website voor bestuursleden. Namen en adressen van educatieve medewerkers vind je daar. De info uit de bijlagen kan je daar ook bekijken en downloaden. Je hebt hiervoor geen paswoord nodig! Ideeën voor activiteiten gericht op gezinnen met piepjonge kinderen vind je in onze brochure met overzichtelijke fiches en heel wat leuke tips. Deze brochure kan je aanvragen bij de dienst Sociaal-cultureel Werk, [email protected] of telefoon: 02-507 89 40. 16 Onthaal: hoe pakken we dit aan?

BRUIKBARE BIJLAGEN B1. Alternatief ‘onthaal’ van jonge gezinnen – een andere actie B2: Brief vanuit het centrum naar gratis leden B3: Brief vanuit het centrum bij de gezinsspaarkaart B4: Voorbeeldbrieven - gratis leden met een geboorte - gezinnen met een geboorte, lid van de Gezinsbond - gezinnen met een geboorte en geen lid van de Gezinsbond - leden van de Gezinsbond, net verhuisd naar jouw afdeling - nieuwe inwoners (verhuizers) die geen lid zijn van de Gezinsbond B5: Lijst om geboortegeschenken aan te vragen B6: Info over handig promotiemateriaal


B1. Alternatief ‘onthaal’ van jonge gezinnen – een andere actie

AAN ONTHAAL GELINKTE ACTIVITEITEN WELKOMDAG VOOR KERSVERSE MAMA'S EN PAPA'S OMSCHRIJVING In de loop van één dag bezoek je met een groep gemotiveerde bestuursleden alle mama's en papa's met een baby om ze expliciet proficiat te wensen en te laten (her)kennismaken met de Gezinsbond. Deze dag wordt vooraf aangekondigd met een mededeling: "we lopen langs tussen … u en …u. Bent u dan niet thuis, maar wilt u ons toch graag ontvangen, dan krijgen wij graag een seintje." Aandacht: waar een goed en uitgebreid onthaal is, moet dat goed doorgesproken worden met de respectievelijke coördinatoren! In dat geval moet je ook met extra info komen (bv. een uitnodiging voor een activiteit specifiek voor deze doelgroep); anders gaan gezinnen dat vermoedelijk te tijdrovend vinden. In afdelingen waar een bezoekje bij een geboorte moeilijker te organiseren valt, kan deze actie aanbevolen worden of een alternatief zijn. DOELGROEP Deze activiteit richt zich tot ouders, voornamelijk in grote gemeenten of (provincie)steden, of een deel stad (wijkaanpak!). Maar het mag natuurlijk als extraatje overal. ONDERSTEUNING

Inhoudelijk Tip: je kan de gezinnen een kleine Gezinsbondattentie aanbieden in de vorm van een gratis verzekeringsblaadje van de Kinderoppasdienst, een klein bedrag op de spaarkaart, enz.

Materiaal •

Via het Algemeen Secretariaat kan je geboortekaartjes van de Gezinsbond aankopen.


B2: Brief vanuit het centrum naar gratis leden


B3: Brief vanuit het centrum bij de gezinsspaarkaart


B4: Voorbeeldbrief 1: gratis lid, met een geboorte

Proficiat met de geboorte van jullie baby!

Vanuit de Gezinsbond willen wij jullie gelukwensen en we bieden daarom graag een energiezuinig lampje voor de kinderkamer aan. De geboorte van een (eerste) kindje is voor ons ook een uitgelezen moment om jullie te laten kennismaken met onze organisatie. Via de post ontvang je een persoonlijke lidkaart. Als kersverse ouders bieden we jullie immers een jaar gratis lidmaatschap aan. Dit geeft jullie de kans om onze werking beter te leren kennen. In de welkombrochure ‘Jouw gezin hoort erbij’ vind je een overzicht van alle diensten van de Gezinsbond waarvan jouw jonge gezin kan gebruikmaken. Een lidmaatschap bij de Gezinsbond betekent ook dat je de kans krijgt om de talrijke voordelen te ontdekken van de gezinsspaarkaart, de kortingskaart van onze organisatie. Hiermee kan je bij heel wat handelaars korting krijgen. Deze kaart met chip wordt jullie via een aparte zending met de post bezorgd. Ook in jouw buurt staat de deur van de Gezinsbond altijd voor jou open. In bijlage vind je een overzicht van de activiteiten en diensten in de eigen gemeente, alsook een lijst van de plaatselijke bestuursleden. Zo vind je gemakkelijker de weg naar onze vrijwillige medewerkers en ons aanbod. We hopen jou weldra op één van onze activiteiten te ontmoeten en wensen je alvast een fijn Gezinsbond-jaar toe!

Met vriendelijke groeten,

Namens de bestuursploeg van afdeling XXX XXX, voorzitter


B4: Voorbeeldbrief 2: gezin met een geboorte, lid van de Gezinsbond

Proficiat met de geboorte van jullie baby!

Vanuit de Gezinsbond willen wij jullie gelukwensen en we bieden daarom graag een energiezuinig lampje voor de kinderkamer aan. De geboorte van een kindje is voor ons ook een uitgelezen moment om onze ruime dienstverlening samen met jullie nog even te overlopen. In de welkombrochure ‘Jouw gezin hoort erbij’ vind je een overzicht van alle diensten van de Gezinsbond waarvan jouw jonge gezin kan gebruikmaken. Misschien is er een dienst waar je tot op heden nog geen beroep op had gedaan maar die nu wel van pas kan komen. Zoals je al hebt ondervonden, staat ook in je buurt de deur van de Gezinsbond altijd voor jou open. Onze vrijwillige medewerkers helpen je graag verder. We hopen jou weldra op één van onze plaatselijke activiteiten te mogen ontmoeten.




B4: Voorbeeldbrief 3: gezin met een geboorte, geen lid van de Gezinsbond

Proficiat met de geboorte van jullie baby! Vanuit de Gezinsbond willen wij jullie gelukwensen en we bieden daarom graag een energiezuinig lampje voor de kinderkamer aan. De geboorte van een kindje is voor ons ook een uitgelezen moment om jullie te laten kennismaken met onze organisatie. In de welkombrochure ‘Jouw gezin hoort erbij’ vind je de informatie toegespitst op jonge gezinnen. Ook in jouw buurt staat de deur van de Gezinsbond voor jou open. In bijlage vind je een overzicht van de activiteiten en diensten in jouw gemeente, alsook een lijst van de plaatselijke bestuursleden. De Gezinsbond beschikt ook over een uitgebreid net van plaatselijke kinderoppasdiensten. Dankzij deze dienst, ook beschikbaar in onze gemeente, kan je als jonge ouders familiale verplichtingen nakomen, boodschappen doen of er eens een gezellig avondje samen op uit. Een lidmaatschap bij de Gezinsbond betekent ook dat je de kans krijgt om de talrijke voordelen te ontdekken van de gezinsspaarkaart, de kortingskaart van onze organisatie. Hiermee kan je bij heel wat handelaars korting krijgen. Maar ook bij tal van optredens, musicals en in attractieparken heb je als lid van de Gezinsbond een financieel voordeel. Dat maakt het prettig om een programma samen te stellen op maat van jouw gezin! We hopen jullie weldra als nieuw lid op één van onze activiteiten te mogen ontmoeten en wensen je een fijne gezinstijd toe! Met vriendelijke groeten, Namens de bestuursploeg van afdeling XXX XXX, voorzitter 23 Onthaal: hoe pakken we dit aan?

B4: Voorbeeldbrief 4: lid van de Gezinsbond, verhuisd naar jouw afdeling

Beste, Vanuit de Gezinsbond willen wij jouw gezin van harte welkom heten in onze gemeente. In de welkombrochure ‘Jouw gezin hoort erbij’ vind je de informatie toegespitst op jonge gezinnen. Misschien ontdek je wel iets in het aanbod waar je totnogtoe niet mee in contact kwam. We willen jullie verhuis naar onze gemeente aangrijpen om jullie te laten kennismaken met de werking van onze plaatselijke afdeling. Ook in jouw buurt staat de deur van de Gezinsbond altijd voor jou open. In bijlage vind je een overzicht van de activiteiten en diensten in deze gemeente, alsook een lijst van de plaatselijke bestuursleden. Zo vind je gemakkelijker de weg naar onze vrijwillige medewerkers en ons aanbod. We hopen jou weldra op één van onze activiteiten te ontmoeten en wensen je alvast een fijn Gezinsbond-jaar toe in jullie nieuwe thuishaven!




B4: Voorbeeldbrief 5: nieuwe inwoners, geen lid zijn van de Gezinsbond

Beste, Vanuit de Gezinsbond willen wij jouw gezin van harte welkom heten in onze gemeente. We willen deze verhuis aangrijpen om jullie te laten kennismaken met de werking van onze plaatselijke afdeling. Ook in jouw buurt staat de deur van de Gezinsbond voor jou open. In bijlage vind je een overzicht van de activiteiten en diensten in deze gemeente, alsook een lijst van onze plaatselijke bestuursleden. In de welkombrochure ‘Jouw gezin hoort erbij’ vind je een overzicht van alle diensten van de Gezinsbond waarvan jouw jonge gezin kan gebruikmaken. Een lidmaatschap bij de Gezinsbond betekent ook dat je de kans krijgt om de talrijke voordelen te ontdekken van de gezinsspaarkaart, de kortingskaart van onze organisatie. Hiermee kan je bij heel wat handelaars korting krijgen. Maar ook bij tal van optredens, musicals en in attractieparken heb je als lid van de Gezinsbond een financieel voordeel. Dat maakt het prettig om een programma samen te stellen op maat van jouw gezin! We hopen jullie weldra als nieuw lid te mogen verwelkomen op één van onze activiteiten en wensen je een fijne gezinstijd toe in jullie nieuwe thuishaven!




B5: Lijst om geboortegeschenken aan te vragen

GEZINSBOND vzw Promotie en bestuursvorming Bevoorradingsformulier Afgeven aan de gewestverantwoordelijke Verantwoordelijke voor het geboortegeschenk: Dhr./Mevr.: Adres: Afdeling: Functie in het bestuur:

heeft een nachtlampje aan onderstaande gezinnen overhandigd en vraagt nieuwe geschenken aan. Volgende gezinnen hebben een nachtlampje ontvangen: (naam en adres in drukletters of getypt) 1.

Geboorte op …

geschenk bezorgd

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 26 Onthaal: hoe pakken we dit aan?

B6. Info over handig promotiemateriaal Inlegfolder en affichette: gratis ter beschikking op het gewestelijk secretariaat.

Een inlegfolder is een A4-blad dat in ‘landscape’ bedrukt werd, waardoor er een mooie uitnodiging door jou op gelayout kan worden. Op de voorkant kan in vet de aankondiging komen, binnenzijden en achterkant zijn dan beschikbaar voor inhoudelijke informatie. Deze kan ook dienen als kaft voor je verzameling aan afdelingsinformatie die je in de onthaalenveloppe stopt. Zo lijkt het een tijdschrift dat in A5-formaat uitgegeven wordt die perfect in de A5-enveloppe past

We hebben ook een affichette ter beschikking. Dit is een A4 bladzijde die verder bedrukbaar is als brief, uitnodiging of als voorkaft van een bundeling


afdelingsinformatie die in A4-formaat verspreid wordt.

Maak gebruik van het promotiemateriaal in de huisstijl van de Gezinsbond. Dit verhoogt de herkenbaarheid bij een volgend contact. Begin alvast met de informatie in het kader van het ‘onthaal’ van gezinnen in jouw afdeling.


ONTHAAL: Hoe pakken we dit aan?

Recommend Documents