Notulen vergadering verenigingsbestuur Scouting Zona 28-11-2014 Aan: Locatie:
[email protected] Fort Boudesteijn
Aanwezig: Chris (zit voor), André, Cees (notuleert), Jesper, Kayla, Amanda, Joris, Dennis Jansen (oudervertegenwoordiger) en Remco en Frank (beiden vanaf punt 5) Afwezig: Melvin, Josha, Sebastiaan, Floris en Derk-Jan Winkel 1. Opening -Chris opent de vergadering en heet Dennis Jansen van harte welkom als nieuwe oudervertegenwoordiger. Dennis stelt zichzelf voor en hij blijkt al heel lang een actief lid van SN te zijn. Hij is o.a. landelijk vrijwilliger en betrokken bij het beheer van scoutingterrein Loenen. -Amanda en André trakteren op cake, want ………….ze gaan trouwen! Alvast van harte gefeliciteerd uiteraard door ons allen. 2. Binnengekomen post -De gemeente Zutphen heeft een brief gestuurd met toezegging dat Zona in 2015 een subsidie ontvangt van € 1500,-. -Miriam Roordink heeft Chris per email benaderd voor praktische ondersteuning door Zona bij de organisatie van het Techniek festival op 20-09-2015. Zie ook www.ambachtinzutphen.nl Dit festival wil kinderen/jongeren bereiken tussen 8 en 18 jaar om te laten zien dat techniek erg belangrijk is. De nadruk ligt op hedendaagse en toekomstige ambachten. Zona is gevraagd samen met de collega’s van de Nautilus groep op de uitgraving Noorderhaven een toren te bouwen op het water. Besloten wordt dat Zona hier onder voorwaarden wil meewerken. Denk hierbij o.a. aan het afdekken van het veiligheidsaspect. Chris neemt voor de verdere uitwerking contact op met deze Miriam. 3. Mededelingen Chris licht kort toe op welke wijze hij voor ogen heeft om gezamenlijk tot een beleidsplan te komen. Binnenkort volgt nog een uitnodiging voor een brainstormsessie. Cees adviseert voor het leiden van deze sessie iemand van buiten de groep te vragen. Cees is gebeld door Willem van Stockum van de stichting Gondelvaart met de vraag of Zona belangstelling heeft voor deelname aan een vlottenbouw race over de Berkel als voorprogramma van de Gondelvaart. Reacties graag via Cees. Cees deelt mee dat hij naar aanleiding van peperdure storing aan alarminstallatie tijdens afgelopen Jota weekend aan Stanley heeft gevraagd een offerte uit te brengen voor een nieuwe centrale kast op basis van adsl. Verder wordt besloten dat voortaan in geval van een dergelijke storing direct met Cees contact wordt opgenomen en niet meer gekozen wordt voor een monteur in het weekend te laten komen. Kayla kondigt aan vanaf volgend jaar helaas minder vaak inzetbaar te zullen zijn voor Zona. Nadere details volgen nog.
4. Goedkeuring notulen d.d. 10-10-2014 De notulen worden ongewijzigd vastgesteld met dank aan André. 5.
Naar aanleiding van de actiepuntenlijst: Chris heeft Victor Boldewijn ingelicht over ons besluit. Actie gesloten. Kandidaten voor Praktijkbegeleider. Nieuw actiepunt Zomerkamp 2015: André heeft Baarn gereserveerd. Actie gesloten.. Goedkope oplossing ISDN verbinding: Het wachten is op de offerte van Stanley, zodat we kunnen overschakelen op ADSL. Vacature foeragemeester: Kayla is benoemd. Actie is gesloten. Melvin heeft een eindbalans gemaakt voor de scoutsrekening. Actie gesloten Zeilen voor tenten zijn gekocht. Actie gesloten. 6. Speltakken a) Speltaknieuws Welpen: Programma loopt goed. Er is nu inderdaad een wachtlijst voor nieuwe leden. Josha is gestart met training voor Welpen leiding en hij is hierover heel enthousiast. Het team heeft versterking nodig. Gelukkig helpen enkele Explorers een handje mee. Scouts: Programma loopt ook goed. Dit weekend is de Sint Hike. Er is een nieuwe kijker; Luca. Verder is ook hier meer leiding nodig. Misschien is Roos hiervoor te interesseren? Floris springt als Explorer ook bij. Explorers: De kwaliteit van het programma vertoont gelukkig een stijgende lijn. Jesse is gestopt, zodat nog 10 Explorers over zijn. In januari komen er 4 Explorers bij die overvliegen van de Scouts. Verder zal Jesper zeker nog met Jesse in contact proberen te komen om hem wellicht over te kunnen halen terug te komen. Stam: het gemaakte programma ziet er leuk uit. Algemeen: Cees wijst op de mogelijkheid om een beroep te doen op ouders om van tijd tot tijd als leiding bij te springen. Het Huishoudelijk Reglement ondersteunt dit. Dennis adviseert mogelijke kandidaten rechtstreeks en persoonlijk te benaderen. b) Ledenmutaties Opzegging: Jesse Hendriksen (Explorer) Nieuwe leden: Daan Gerritsen, Ian de Boer, Sanne Ribbink, Ruben Jacobs, Joost Overweg, Olivier Snel, Ralf Kabout en Tjalle Talma 7. Financieel en investeringen a) Beheersing uitgaven Het door Cees opgestelde stuk wordt goedgekeurd met de correctie dat Remco gemachtigde wordt voor de Raborekening voor de scouts. Verder is besloten uit te gaan van een mandaat tot maximaal € 100, zodat voor elke hogere uitgave eerst de goedkeuring is vereist van het dagelijks bestuur. Cees zal deze wijzigingen in het document verwerken en nogmaals verspreiden. b) Contributie 2015 Besloten is de contributie voor 2015 ongewijzigd te laten.
c) Investeringen Ondanks de gedane oproep zijn geen investeringsvoorstellen ingekomen. Cees heeft mede daarom een voorzet gemaakt om iedereen een beter idee te geven wat van elke speltak als opgave wordt verwacht. . Vervolgens wordt besloten dat dit onderwerp wordt opgeschoven naar de volgende vergadering 8. Beleid & Bestuur a) Beleid verklaring omtrent gedrag Besloten wordt dat elk GR lid en plusscoutlid van Zona elke 2 jaar een nieuwe VOG nodig heeft. b) Overeenkomst opleidingskosten Het door Cees opgestelde vergoedingscontract wordt goedgekeurd c) Schoonmaak clubgebouw Chris heeft met Jesper de afspraak gemaakt dat hij in principe op zondag het clubgebouw schoonmaakt. d) Vacature penningmeester Het functieprofiel is gereed. Chris zal op voorstel van André de vader van Claudia Tijssen voor deze functie gaan benaderen. 9. Terrein en materiaal a) Verhuur clubhuis aan praatgroep Er wordt ingestemd met het voorstel om € 230 aan de Beheerstichting te betalen als huur voor de 8 bijeenkomsten van praatgroep, waarvoor die laatste minstens 8 kuub brandhout levert. b) Terreinindeling De BSO heeft uitgebreid gereageerd. André en Cees zullen met de BSO aan tafel gaan of en hoe een en ander kan worden ingepast. Een fietscross baan is voor ons echter niet acceptabel c) Evaluatie klusdag Cees uit zijn grote teleurstelling over de zeer lage opkomst van zowel leiding als ouders. Met name de ouders zullen een volgende keer veel eerder gevraagd moeten worden. Dennis oppert dit zo veel mogelijk rechtstreeks mondeling te doen. En misschien behalve digitaal ook schriftelijk. d) Stenenhoop: Cees heeft op verzoek van Remco gewacht met de afvoer van de steenhoop. Nu het nieuwe brandhouthok vrijwel gereed is, kan hij een puincontainer bestellen en boer Woestenenk met zijn graafmachine laten komen. 10. Marketing & Communicatie Reclamebord: Frank laat ter vergadering zijn ontwerp zien, dat vervolgens unaniem wordt goedgekeurd. Frank gaat dit ontwerp voor nog geen € 100 op een canvasdoek laten printen en regelt op verzoek van de GR ook een bijpassende buisconstructie. De daaraan verbonden meerkosten zijn akkoord. 11. Verhuur clubhuis Over de verhuur op 6 december is door Frans reeds per email gecommuniceerd. 12. Rondvraag Dennis doet de suggestie een reünie te organiseren. Dit kan in de vorm van een simpele barbecue en bij zo’n bijeenkomst kun je het leidingprobleem onder de aandacht brengen en wie weet levert dat resultaat op.
Chris vindt dit een goed idee. 13. Sluiting Chris sluit de vergadering.
Actiepuntenlijst Wat Victor Boldewijn informeren over stoppen Victor Boldewijn uitschrijven uit SOL Overleg met BSO over inpassen van hun plannen in terreinindeling Ogen open houden voor kandidaten explo begeleiding Ogen open houden voor kandidaten praktijkbegeleider Ogen open houden voor kandidaten speltakleiding Welpen en Scouts Contact opnemen met Miriam Roordink mbt Techniek Festival 2015 Vader van Claudia Tijssen polsen voor functie penningmeester Deelname aan vlottenbouwrace als voorprogramma Gondelvaart? Gezamenlijk Zomerkamp 2015 –reservering en aanbetaling Organiseren van eenvoudige reünie in 2015 Voorbereiden rabo rekening voor scouts / standaardisatie declaraties ISDN verbinding (alarm, telefoon) wijzigen in ADSL Vacature fouragemeester Vacaturetekst opstellen penningmeester Beleidsplan maken Herkenbaarheid terrein vanaf weg/omgeving Rene Hissink (Klein Graffel) bedanken voor mogelijkheid om het parkeren Koningsdag te regelen en daarbij geld te kunnen verdienen. Opstellen eindbalans scoutsrekening Overstap/overdracht ing naar rabo (na opstellen eindbalans scoutsrek.) Zeilen inkopen voor bij de tenten Zomerkamp evalueren Voor volgend jaar eventueel iets extra doen tijdens Koningsdag in Warnsveld; naast begeleiden van parkeren auto’s door Explorers Opstellen VOG beleid opstellen klussenlijst voor klusdag 25-10-2014 Financieel overzicht 1-1-2014 t/m zomerkamp Scouts Wensenlijst duurzame investeringen Afspraken maken met organisatie gondelvaart (t.a.v. bewaking)
Wie Chris Melvin Cees/André allen allen allen Chris Chris allen Andre Allen DB Chris/Cees Chris Chris/Cees Chris+Melvin Frank Melvin
Einddatum (mag eerder) Gesloten Open Open Doorlopend Doorlopend Doorlopend Open Open Open Gesloten Open Open Open Gesloten Gesloten Open Open Open
Melvin Cees
Gesloten Open
scouts Scouts Allen
Gesloten Open Open
Chris Cees Melvin Allen Melvin/Jesper
Gesloten Gesloten Gesloten Open Open
Informatieboekje Migreren website en betrekken ouders welpen Zonnestrijd (actie voor stemmenwerving) Benaderen eigenaren/erven weiland achterzijde t.b.v. aankoop
Melvin Melvin Allen Cees
Besluitenlijst Omschrijving Schoonmaak clubgebouw in principe op zondag door Jesper Bankkosten subbankrekeningen voortaan ten laste van Groepsresultaat Elke declaratie moet voortaan ook gefiatteerd zijn door medestaf –of bestuurslid Voor elke uitgaaf > € 100 geldt tevens dat eerst fiat nodig is van 2 leden DB Scouts en Welpen zorgen jaarlijks voor financieel overzicht ter behandeling in GR DB zorgt voor jaarlijkse kascontrole van subrekening Scouts en Welpen Speltakleiding Explorers mag bij een kamp bankpas Zona rekening lenen Elk lid van GR en elke plusscout van Zona heeft na 2 jaar een nieuwe VOG nodig Elke declaratie moet voortaan ook gefiatteerd zijn door medestaf –of bestuurslid Zona stemt in met betaling van € 230 voor levering van minstens 8 kuub brandhout Een storing aan alarm voortaan direct melden aan Cees
Open Open Gesloten Gesloten
In GR van 28-11-14 28-11-14 28-11-14 28-11-14 28-11-14 28-11-14 28-11-14 28-11-14 28-11-14 28-11-14 28-11-14 28-11-14
