Notulen ALV 2014 Sterrenwacht Sonnenborgh Utrecht 12 April 2014
Aanwezig: Peter Perdijk (voorzitter), Rianne Plantenga (penningmeester), Leon Oostrum (HB-lid), Rafael Mostert (notulist), Lucas van Duin (HB-lid), Alke van der Kloet (HB-lid), Jasper Pothoven (HB-lid), Swaen Lievestro, Marcel Vonk, Fons van Huissteden, Cyrano Chatziantoniou, Job Eijdems, Richard Westerbeek, Lodewijk André de la Porte, Paul Perdijk, Han Crijsen, Paul Dekkers, Jelle Verstraten, Hilde-Lotte Bouius, Nora Migdad.
Later: Juliëtte Verberk (vanaf Financien), Zeb Németh.
Opening: 12:45 Vaststelling agenda Geen wijzigingen van de agenda
Mededelingen 1. Mededelingen vanuit het HB a. Rianne, Leon en Zeb houden toezicht op Sonnenborgh. Zij zullen af en toe afwezig zijn van de vergadering.
2. Mededelingen vanuit de ALV a. Het is een mooie dag.
Ingekomen stukken 1. Kascommissie, Verslag en Gedicht kascommissie Zie ‘Verslag Kasco boekjaar 2013’. 2. Verslag RvC
Notulen ALV der JWG 2013 1. Het HB vraagt of de notulen zijn doorgelezen en of er nog commentaar is op de notulen. a. Zie appendix A voor de notulen van ALV 2013 b. Er zijn geen op- of aanmerkingen op de notulen ALV 2013
2. Goed of afkeuring van de notulen met inwerken van de bovengenoemde punten. De notulen van ALV 2013 zijn met de opmerkingen van de ALV unaniem goedgekeurd.
1
Jaarverslag 2013 1. Visie en reflectie van het HB a. De koepel wordt opgeheven. Wij huren momenteel een kamer bij de koepel. Het landelijk bureau moet om deze reden verhuizen. b. Sonnenborgh denkt met ons mee. We hebben het kantoor mogen verplaatsen naar een andere ruimte van Sonnenborgh. c. Het gaat slecht met Bert van Sprang, de oprichter van de JWG. d. We hebben een C8 van kring Minnaert gekregen. e. Minidocumentaire over de JWG i. Paul Dekkers: Dit moeten we meer aandacht geven. Het bestaan hiervan is niet heel bekend. f. Samenwerking UNAWE, o.a. met de UV, ook film gemaakt. g. Anna Latour wint Hugo van Woerdenprijs. Prijs van de KNVWS 2. Op- en aanmerkingen jaarverslag a. Nummeren! Dit zorgt voor veel overzicht. b. OK spel je zonder een “a”.
3. Goed of afkeuring van het jaarverslag 2013 met inwerken van de bovengenoemde punten. Het jaarverslag 2013 is met de opmerkingen door de ALV unaniem goedgekeurd.
Financiën boekjaar 2013 1. Financieel Verslag 2013 Het verslag is in de bijlage te vinden. Onderstaand zijn opmerkingen van de ALV op het jaarverslag te vinden. o De titel moet gewijzigd worden van Financieel jaarverslag 2014 o o
o
o
o o
naar: Financieel jaarverslag 2013. Hilde-Lotte: Waarom zijn er geen KvK kosten? Leon: Lidmaatschap van de KvK is tegenwoordig gratis. Richard Westerbeek: Wat houdt de post Administratie-in in? Meestal gaat administratie uit. Penningmeester: Dit zijn de boetes voor het te laat betalen van de contributie. Job Eijdems: Waarom is er verlies begroot. Penningmeester: Contributies bleven op hetzelfde niveau en we verwachtten dat de uitgaven zouden stijgen. In deze begroting staat UV5 ook inbegroot, terwijl er bij de ALV afgesproken was deze alleen te drukken wanneer er genoeg geld voor was. Marcel Vonk: De Ouderenkamp 2012 uitgaven zijn niet opgeteld bij de totaal uitgaven. Penningmeester: We passen direct het Excel bestand aan. Marcel Vonk: Paragraaf “Passiva”, tweede zin: De reserveringen zijn “verhoogd” niet “verhoogt”. Waarom is de hoogte van de penningmeesterrekening veel minder in 2013 dan 2012? De rekening van de penningmeester is op 1 januari 2013 met een ander startkapitaal begonnen. Dit is de betaalrekening dus de hoogte op de rekening schommelt nogal.
2
o
Debiteuren, kampen-oud is geld van PaKa 2013 en WiKa 2013 dat nog moet komen.
o o o
De StUV debiteuren zijn niet verrekend. Dit willen we nog wel gaan doen. 1 januari 2014 is er nog een incasso. Hilde-Lotte: Wat houdt kruisposten en tussenrekening JoKa in en waarom staan ze op 0?. Leon: Dat zijn hulpposten voor de boekhouding, die uiteindelijk op 0 uit moeten komen. Als er geld binnenkomt voor een kamp dan reserveren we dat voor het kamp en zetten we dat op de tussenrekening. Jelle: Wat zijn die StUV debiteuren precies. Penningmeester: 1000 euro van de UV special, de helft van de nieuwe pc en de helft van het boekhoudprogramma. Deze debiteuren heeft StUV al, maar we hebben ze nogmaals overhandigt aan de nieuwe penningmeester van StUV. Crediteuren: 2 UV facturen van ongeveer 2800 euro. Leon: De post “Declaraties” bestaat niet alleen uit mensen die hun declaraties nog niet uitbetaald hebben gekregen, maar ook uit kampen die nog geld krijgen van de JWG. Er staan naar twee kanten nog posten open naar OK. Hilde-Lotte: weet penningmeester van OK dat? Penningmeester: Ja. Voor de rest bestaat het uit ongeveer 300-400 voor de afdelingen, 400 voor kaderweekend. Met OK en wat andere, losse declaraties, komt de post uit op zo’n € 2000. Han Crijns: Wat is de gemiddelde tijd totdat declaraties uitbetaald worden? De meeste declaraties die bij HB binnenkomen zijn van het HB, die worden ongeveer eens per maand uitbetaald. Afdelingen kunnen aan het begin van het jaar een voorschot aanvragen. Aan de hand van het resultaat kan het dan zijn dat zij geld krijgen van de Landelijke JWG Het kost soms veel tijd om de verantwoording van afdelingen te ontvangen. Voor de kampen kan het langer duren. Hilde-Lotte: maar kampen declareren toch niks. Penningmeester: Als het goed is, hebben de kampen bij aanvang van kamp al het deelnemersgeld. De kampleiding declareert wel vaak bij het kamp. Dit kan vaak pas uitgekeerd worden als het kampverslag helemaal nagekeken en goedgekeurd is, wat voor een zomerkamp bijvoorbeeld vaak pas in november gebeurt. Hilde-Lotte: Maar je kunt als kamppenningmeester geld uitdelen voordat het financiële verslag van je kamp wordt goedgekeurd. Maar dan moet je vaak correcties doen van een paar euro, dus het is vaak wenselijker om te wachten. Bij een hoge declaratie kan vaak wel een voorschot onder voorbehoud gegeven worden.
o
o o
o
3
2. Verslag kascommissie. 3. Gedichtje Kascommissie a. Peter Perdijk leest het verslag en het gedicht voor. b. De penningmeester wordt door de ALV gedechargeerd. 4. Goedkeuring financieel verslag 2013 a. De ALV keurt het Financieel verslag 2013 unaniem goed.
5. Dechargeren van de Kascommissie 2013 a. De ALV bedankt de kascommissie voor zijn beschikbaarheid en dechargeert de kascommissie.
De vergadering wordt om 13:55 kwartier geschorst voor een korte pauze.
4
STUV
Stichting de Koepel stopt. StUV neemt de productie en verkoop van Sterren & Planeten over. StUV moet nu ook de btw bijhouden. De nieuwe penningmeester is Fons van Huissteden, Annika Secretaris, Klaas Huijbrechts voorzitter. Jasper Pothoven werd vroeger door de Koepel betaald. Ook dit wordt nu door StUV gedaan. Er is veel werk om alles bij te houden. Het wordt door een kleine groep hardwerkende mensen gedaan.
De RvC adviseert aan StUV. Dit advies kan in het verslag van de RvC gevonden worden. Peter heeft een toevoeging op dit advies: De verkoop van papieren producten daalt de afgelopen jaren. Dit is ook de algemene trend, dus het valt te verwachten.
Juliëtte Verberk: We kunnen nog niet veel zinnigs zeggen over de verkoop zolang de boeken nog niet gesloten zijn. Laat het gissen naar redenen dus achterwege. Het HB neemt de adviezen over en draagt deze uit naar StUV bestuur. De RvC wordt bedankt namens de ALV en het HB.
Bestuursmutaties 1. Aftreden: a) Peter Perdijk, als voorzitter b) Alke van der Kloet, als algemeen bestuurslid 2. Voorgesteld wordt: a. Cyrano Chatziantoniou, als Secretaris Unaniem aangenomen door de ALV b. Zeb Németh, Afdelingscoördinator (Algemeen Lid) Unaniem aangenomen door de ALV 3. Wijzigingen a. Rafael Mostert, als voorzitter. Rafael vertelt dat hij zich meer met de JWG bezig wil houden. Hij vindt dat hij door zijn ervaringen als secretaris goed in staat is om nu de voorzitter te zijn. Unaniem aangenomen door de ALV b. Rianne Plantenga, Vrijwilligerscoördinator / Contactpersoon Dit is een nieuwe functie.
Lodewijk: Wordt Rianne dan ook vertrouwenspersoon. Rianne: Nee, dat zit niet inbegrepen in deze functie. Unaniem aangenomen door de ALV
5
c. Lucas van Duin, Penningmeester Lucas vertelt over zijn ervaringen als penningmeester bij kampen. Er wordt opgemerkt dat de penningmeester van het HB niet ook een penningmeester bij kampen mag zijn. De kampgroep zal hier naar kijken. Unaniem aangenomen door de ALV.
Beleid en bestuur Dit wil het hoofdbestuur: Stabiel aantal leden (meer dan 500), Laagdrempelig maken voor organiseren van activiteiten Meer activiteiten voor leden van 13-18 jaar JWG versterken als merk, de vereniging meer uitdragen Meer kader Hoe wil het bestuur dit gaan doen Stabiel aantal leden:
o De verschillende kampen zorgen voor nieuwe leden, ze houden momenteel de leden ook goed vast. o De afdelingen die activiteiten organiseren zorgen vaak voor veel leden. Het hoofdbestuur hoopt dat de afdeling Eindhoven opgericht kan worden in 2014. o Er is een Promcom nodig die met de geschreven pers aan de slag gaat. Deze ‘PubliCom’ zal door Guinevere geleid worden. o Er is een “proefuniversum” die besteld kan worden. o Ook is er een nieuwe uitgever voor de UV. Laagdrempelig maken activiteiten: o Er is een standaardtarief en een basispakket voor beginnerscursussen opgesteld van 23 € per deelnemer. o De UV gaat 4 maal per jaar uitgeven met dikkere nummers, in plaats van de huidige 5 maal per jaar. o De Promcom is er om hulp te leveren bij promoties van activiteiten. o Rianne is contactpersoon voor nieuwe kaderleden die hulp nodig hebben bij de door hen opgezette activiteiten. Meer activiteiten voor 13-18: o Er worden UV invouwdagen georganiseerd. Dit moeten gezellige gelegenheden worden. o Versterken doorlinkcultuur van de Facebook groep. Hiermee wordt bedoeld dat activiteiten op de publieke Facebook pagina gepubliceerd worden. o Er moet een helder, toegankelijk materiaalbeheer komen. Dit is nuttig voor leden die bijvoorbeeld eens een telescoop willen lenen voor een activiteit. o Ook wil het hb activiteiten gaan organiseren voor actieve kaderleden. Er wordt gevraagd hoe dit financieel geregeld moet worden. Rianne antwoordt dat de JWG bijdragen zal leveren of eventueel de activiteit volledig zal sponsoren, afhankelijk van de kosten. JWG versterken als merk: o De nieuwsbrief wordt maandelijks door Jasper opgesteld en verstuurd.
6
o De webshop is bijna klaar. o De Promcom wil meer beeldmateriaal van de activiteiten.
Juliëtte merkt op dat op de huidige webshop de JWG en StUV door elkaar heen staan en vraagt of dit bij de nieuwe webshop beter geregeld is. Lucas zegt dat hier aan gewerkt wordt. Meer kader: o Bij activiteiten voor de jongere leden willen we kader gaan werven bij extra-astronomische activiteiten. Bijvoorbeeld ouders die helpen met knutsels. o Het organiseren van activiteiten die alleen bedoeld zijn voor kaderleden. Hilde-Lotte vraagt of het niet afschrikt om alleen het kader uit te nodigen. Rafael: Er blijft Kaderweekend om nieuw kader te introduceren en vervolgens kunnen leden aangesproken worden op dit soort activiteiten.
Het HB wil dit als volgt gaan realiseren: De beleidsvoornemens worden een vast agendapunt bij hb vergaderingen Een tweede beleidsweekend wordt na de ALV georganiseerd. Er worden gast HB’ers uitgenodigd bij de vergaderingen om hiermee te helpen. Er komen twee nieuwe posten in het HB. Dit zijn de vrijwilligerscoördinator en de voorzitter van de Promcom.
Peter: Komt er op papier wat er bij dit beleidsweekend gedaan wordt? Rafael: Ja. Dit zal genotuleerd worden. Paul: In welke richting zal de vereniging veranderen? Wellicht is het goed om meer naar visie te kijken bij dit beleidsweekend. Rafael: Visie gaat ook onderdeel uitmaken van het beleidsweekend, ja.
Financiën boekjaar 2013 1. Begroting 2014 a. Zie Appendix F voor de begroting van 2013 b. Zie Appendix D voor een toelichting van de begroting door de penningmeester.
2. Vragen betreffende de begroting:
Juliëtte vraagt of de advertenties UV inkomsten post van 50 € niet erg laag is. Rafael: Het is niet gelukt om meer advertenties binnen te krijgen. Er wordt gevraagd waarom er in 2013 minder geld voor de werkplek was uitgegeven. Leon: Er werd geen btw op geheven door de Koepel. Marcel: Wanneer er wel btw op werkplek wordt geheven, dan kan deze wellicht via StUV geregeld worden, daar die een btw administratie hebben. Rianne: Een wijziging aan het verslag is dat Arnhem heeft gezegd een activiteit te willen gaan organiseren. Ik wil van afdeling algemeen 150 verwijderen en dit naar afdeling Arnhem verplaatsen. Deze wijziging is doorgevoerd.
7
Juliëtte: Er was altijd een reservering voor enveloppen. Toen de UV’s niet meer ingevouwd werden, werd deze weggehaald. Moet deze er niet opnieuw komen? Lucas: Deze is er nog wel. De enveloppen voor 2014 zijn al gekocht, dus staat de reservering er niet. Er word gevraagd naar eventuele verliezen van Buitenlandkamp. Lucas: Deze zijn waarschijnlijk erg laag, daar de hoofdkostenpost het vervoer is, waar goed op in te korten is. Peter: Wil het HB telescopen gaan kopen? Lucas: Inderdaad. Er is hier nog geen plan voor, daarom staat het bij reserveringen. Alke: Is er een plan om een waarneembrochure in te stellen? Leon: Deze is nog in ontwikkeling. Hij zal in Oktober af zijn. De verdeling van inkomsten voor StUV en JWG is nog niet bekend, daarom staat dit nog niet in de begroting. Er wordt gevraagd of er een bedrag vrijgesteld kan worden wat enig verlies van buitenlandkamp kan dekken. Dit wordt niet in de begroting vastgelegd, maar de intentie wordt meegegeven aan de kampgroep om een bedrag van ongeveer 500€ hiervoor vrij te stellen. Han: Kan er een bedrag ingesteld worden voor het geval de nieuwe drukker niet goed is, om naar een andere drukker te vervallen. Hier wordt tegengestemd.
3. Goedkeuring begroting 2014 Met de aanpassing van de begroting met de bovengenoemde correctie is de begroting voor 2014 unaniem aangenomen door de ALV.
4. Instellen van de kascommissie 2014
Voorgestelde leden van de kascommissie 2014: Petra van der Meijs, Frank Wijgerse en Jordan Voogd. Als reserveleden: Han Crijns en Patrick Keller. Unaniem aangenomen door de ALV.
Vaststelling contributie 2015 1. Het HB adviseert de contributie over 2015 ongewijzigd te laten. Dit geeft de volgende prijzen: a. Lidmaatschap 29 euro b. Familielid 14 euro c. Halfjaar lidmaatschap 19 euro Hierbij komt een nieuwe post. Lidmaatschap voor beginnerscursussen van 19€, na cursus. 2. Waarom? We gaan hem niet verhogen, want we maken nu winst en hebben veel minder kosten, daar de kosten van de UV verminderd zijn. In overleg met de Kascommissie wordt de optie van lichtelijk jaarlijks verhogen niet aangeraden tegenover een constant houding met na een tijd een ruime verhoging van de contributie.
3. Vragen/opmerkingen betreffende de vaststelling van de contributie:
Er is onduidelijkheid over de nieuwe plannen om leden korting te geven op kampen. Er zal begrotingsgewijs niets veranderen. Alleen wordt het anders genoemd.
8
De nieuwe beginnerscursus prijs is eenmalig. Alle opeenvolgende jaren houden dezelfde kosten.
4. Stemming vaststelling contributie 2015 zoals voorgesteld door het HB. Voorstel aangenomen door de ALV met aanpassingen
Raad van Commissarissen De Raad van Commissarissen (RvC) is een orgaan welke een controlerende functie heeft op de financiën en het beleid van Stichting Universum (StUV). StUV heeft zijn eigen statuten en staat financieel los van de JWG. De RvC is ingesteld om vanuit de JWG controle uit te oefenen op de activiteiten van Stichting Universum. De RvC bestaat uit drie leden die gerouleerd om het jaar aftreden. Op dit moment bestaat de RvC uit Frank Wijgerse, Juliëtte Verberk en Ivo Graat.
Commissie van Beroep De Commissie van Beroep heeft als taak het bemiddelen in voorkomende conflicten tussen leden, afdelingen en het hoofdbestuur. De Commissie bestaat uit 3 leden en 3 reserve leden die gerouleerd om het jaar aftreden. De reserve leden zijn ter vervanging wanneer een van de leden direct of indirect betrokken is bij het conflict en dus geen objectief besluit kan maken. De CvB bestaat op dit moment uit Petra van der Meijs, Rogier van het Schip en Emma Versteegh, de reserve leden zijn Marcel Vonk, Joost Hartman en Hilde Lotte Bouius. 1. Commissie van Beroep a. De termijnen van Emma Versteeg en Hilde Lotte Bouius lopen af. 2. Voorgesteld wordt Hilde Lotte Bouius als Lid voor de periode 2014-2016. 3. Voorgesteld wordt Emma Versteeg als plaatsvervangend lid voor de periode 20142016 De ALV heeft de bovengenoemde voorstellen van aanstelling unaniem aangenomen.
W.v.t.t.k. Buitenlandkamp:
Cyrano zegt dat de organisatie redelijk loopt. Er is al veel geregeld. De begroting is alleen nog niet goedgekeurd door de kampgroep. Ook is er momenteel nog een vrij laag aantal deelnemers. De verwachting is echter dat het kamp nog wel door kan gaan. Er wordt gevraagd of het bedrag in termijnen betaald kan worden. Dit zou mogelijk moeten zijn, maar dit is meer een kwestie voor de penningmeester. Han stelt voor om in de begroting iets op te nemen zodat het kamp ook met verlies door kan gaan. Hier wordt unaniem voor ingestemd.
Vertrouwenspersoon: Er zijn ooit mensen geopperd voor deze positie. Er is echter nog niemand ingesteld. Dit wordt bij de volgende HB vergadering behandeld.
Rondvraag
9
Job: Waarom is het voor sommige kampen mogelijk om zonder handtekening aan te melden. Dit ligt aan de doelgroep. Hilde-Lotte gaat zich hier mee bezig houden. Lodewijk refereert naar een punt van vorig jaar. Er is inmiddels een handleiding voor subsidie van StUV op de StUV website. Dit is er nog niet voor activiteiten. Juliëtte vraagt naar een beleid voor hoe de jwg reageert op (oud) kaderleden die kinderen krijgen. Hier is nog niets voor, maar het kan geregeld worden. Een opzet hiervoor kan naar de secretaris gestuurd worden. Afsluiting: 16:17.
10
