Notulen Algemene Ledenvergadering E.H.V. Never Less

Notulen Algemene Ledenvergadering E.H.V. Never Less 28 oktober 2009 Aanwezig: Eveline de Beun, Madou de Gijt, Wouter de Ruiter, Sjeel Schnitker, Michiel Bijloo (huidig bestuur), Eveline-Daniëlle van den Berg, Merel Peters, Karl Kluun, Marjolein Korstanje, Thomas Ovaa 5

(beoogd bestuur), Menno Paauwe (Raad van Commissarissen), Jan Pieter Uittenbroek (Raad van Commissarissen en Kascontrole Commissie), Laurens den Boer, Charlotte Peeters (Kascontrole Commissie), Carline Nauta, Jan Warmink, Bram Berkhout (Lustrum Commissie), Niels Blok, Susanne den Blaauwen, Rob Hasselo, Ellen Verdaasdonk, Jan-Jaap Loos, Maryse Hofstee, Sophie Peerenboom, Laurien Retera, Timothy Franken, Stéphanie Menger, Eline Eekman, Lionel Parry, Frank

10

van Well, Jesper Drenthen, Martijn van der Linden, Henk Schraven MSc, Mark Vissinga, Marjolijn Vrolijk Afwezig: Matthijs Burki (Raad van Commissarissen), Michelle de Vrijer, Stefan van den Boogaard (Lustrum Commissie) 1. Opening

15

De vergadering wordt om 20.05 uur geopend door mej. De Beun, voorzitter van E.H.V. Never Less. 2. Mededelingen

20

Mej. De Beun meldt dat eten en drinken tijdens deze ALV door de leden zelf gehaald kan worden bij de bar, maar dat er even gewacht dient te worden tot een schorsing. Het toilet is op de eerste verdieping van het gebouw, en op aanvraag van enkele leden legt mej. De Beun in meer detail uit hoe je er komt. Dhr. Blok meldt dat hij door dhr. Schraven gevolmachtigd is om te stemmen tijdens diens fysieke afwezigheid. 3. Vaststellen agenda Dhr. Blok wil graag het agendapunt ‘Presentje Dhr. Blok, dhr. Schraven en dhr. Van der Linden’. toevoegen na punt zeventien: ‘Installatie overig bestuur 2009 – 2010’. Dhr. Paauwe geeft aan dat hij

25

een drukbezet man is, en dat punt 13: ‘Voordracht bestuur 2007-2008’ van de oorspronkelijke agenda misschien wat moeilijk te verwezenlijken zal zijn. Dhr. Schraven, gerepresenteerd door dhr. Blok, zou graag zien dat punt zes: ‘Verslag Lustrum Commissie’ en punt zeven: ‘Goedkeuring begroting Lustrum Commissie’ worden geplaatst achter punt dertien: ‘Eindverslag bestuur 2008 – 2009’. Mej. De Beun is het hier niet mee eens, en pleit ervoor de huidige volgorde aan te houden.

30

De vergadering wordt om 20.12 uur voor vijf minuten geschorst, en dhr. Blok zal dhr. Schraven bellen om diens goedkeuring te vragen. -

35

Schorsing van vijf minuten -

Om 20.16 uur wordt de vergadering heropend. Dhr. Blok heeft dhr. Schraven telefonisch niet kunnen bereiken. Mej. De Beun draagt het argument aan dat de Lustrum Commissie onder het bestuur valt, en dat het verslag van deze commissie dus voor het eindverslag van het bestuur dient te komen. Pagina | 1

Omdat het vorige lustrum inmiddels vijf jaar geleden heeft plaatsgevonden, is er helaas niemand aanwezig die kan vertellen hoe dit probleem toentertijd is opgelost. Mej. De Beun besluit te

40

stemmen over de volgorde van de agendapunten. Er wordt overgegaan tot een stemming over het plaatsen van agendapunten zes en zeven na agendapunt dertien, dan wel het onveranderd blijven van de agenda. Vijftien leden stemmen voor, zeven tegen en negen leden stemmen blanco. Enkele leden mopperen over de onduidelijkheid van de stemming. Mej. De Beun besluit dat de huidige volgorde van de agenda wordt aangehouden. Dhr. Paauwe is van mening dat er te weinig tijd is gegeven om de agenda voor te bereiden. Mej. De Beun zal dit meenemen voor de volgende keer. 4. Goedkeuren notulen halfjaarlijkse ALV (30-03-2009)

45

50

55

60

65

70

Wanneer mej. De Beun het volgende agendapunt inleidt, wordt het rumoerig onder de leden. Dhr. Blok plaatst een opmerking over de ontbrekende – dan wel handgeschreven – paginanummers en over het feit dat er bij hem onduidelijkheid is ontstaan welke dhr. Schraven wordt bedoeld in de notulen, aangezien ten tijde van de halfjaarlijkse ALV twee leden de achternaam Schraven droegen. Mej. De Gijt belooft een initiaal toe te voegen, zodat het duidelijk is welke dhr. Schraven wordt bedoeld. Dhr. Blok vraagt zich tevens af wie ‘Michiel’ is. Mej. De Gijt antwoordt dat het hier over dhr. Bijloo gaat, en zal zorgen dat de notulen aangepast worden zodat enkel nog de achternamen van de aanwezigen worden vermeld. Als laatste spreekt dhr. Blok zijn bezorgdheid uit over de ‘slikkende hockeyballen’ die in de notulen worden vermeld. Als teamcaptain vraagt hij zich af of deze ballen een gevaar zouden kunnen opleveren voor zijn teamleden. Mej. De Gijt antwoordt dat hier ‘slinkende hockeyballen’ hoort te staan. Mej. De Beun verzekert dat de ballen van E.H.V. Never Less geen enkel gevaar opleveren voor de leden. Dhr. Uittenbroek zou graag zien dat zijn voornaam in de toekomst zonder verbindingstreep wordt geschreven. Dhr. Uittenbroek is van mening dat de notulen de vergadering zo getrouw mogelijk weer zouden moeten geven, en pleit dan ook om alle ingekomen stukken letterlijk te vermelden. Mej. De Beun vraagt zich af of het noodzakelijk is dat alle ingekomen brieven letterlijk in de notulen vermeld worden. Volgens dhr. De Ruiter is dit niet nodig, hetzij dat een lid hier expliciet om vraagt. Dhr. Blok zou graag willen dat zijn ingekomen stuk, betreffende het foutieve telefoonnummer op de website van de Sportraad, letterlijk wordt weergegeven. Hij voegt hieraan toe dat zijn telefoonnummer nog een hele tijd op de website heeft gestaan – ook na zijn ingekomen stuk. Hij heeft vervolgens zelf de secretaris van de Sportraad gebeld, en heeft zo kunnen regelen dat zijn nummer van de site werd gehaald. Hij vindt dit erg vervelend, en in zijn ogen mag zoiets geen tweede keer gebeuren. Tevens vraagt dhr. Blok zich af wie of wat ‘Never Less’ is. Mej. De Gijt belooft in het vervolg duidelijk aan te geven of het gaat om de hockeyvereniging E.H.V. Never Less, of om leden die deze vereniging vertegenwoordigen. Dhr. Paauwe vraagt zich af of het mogelijk is de namen van de aanwezige leden voortaan correct te spellen. Dhr. Blok stelt voor in de toekomst om de vijf regels een regelnummer te plaatsen. Mej. De Beun is het hier helemaal mee eens, en is van mening dat dit het gemak van het lezen sterk zal bevorderen. Dhr. Uittenbroek vindt dat er wat meer aandacht mag worden besteed aan de correcte spelling van afkortingen. Mej. Vrolijk speelt

Pagina | 2

75

80

85

90

95

100

105

110

hierop in door te wijzen op het feit dat ‘mejuffrouw’ wordt afgekort tot ‘mej.’, en wordt gevolgd door een hoofdletter. Dhr. Paauwe vraagt zich af waarvoor de afkorting ‘PK’ in het verslag van de secretaris eigenlijk voor staat. Mej. Schnitker helpt hem uit de brand door te melden dat deze afkorting voor ‘paardenkut’ staat. Het rumoer onder de aanwezigen neemt toe. Naar aanleiding van het verslag van de Commissaris Hockey Technische Zaken, vraagt dhr. Blok zich af vanuit waar in Groningen dhr. Bijloo heeft geopereerd. Groningen is immers groot. Dhr. Bijloo antwoordt dat hij tijdens zijn verblijf in het noorden des landes in de Bloemstraat was gevestigd. Dhr. Berkhout is van mening dat er wel erg veel fouten staan in de notulen. Hij vraagt zich af of er wel voldoende aandacht aan is besteed. Mej. De Beun biedt haar excuses aan, maar verzekert dat er desondanks veel aandacht is besteed aan het voorbereiden van de notulen. Mej. Den Blaauwen zou graag zien dat geldbedragen in het vervolg overal in de notulen hetzelfde zouden worden genoteerd, en ze zou dan ook graag een richtlijn hiervoor willen opstellen. Mej. De Beun besluit dat voortaan alle bedragen dienen te worden genoteerd als ‘€ (bedrag voor de komma) , (bedrag achter de komma of 00) ’. Dhr. Berkhout meldt dat er volgens hem meer is geschonken door dhr. Franken dan enkel de hockeyballen die worden vermeld in de notulen. Dhr. Franken geeft toe dat hij behalve hockeyballen ook hesjes en pylonnetjes heeft gedoneerd aan E.H.V. Never Less. Mej. De Beun biedt haar excuses aan voor het ontbreken van deze goede daad in de notulen, bedankt dhr. Franken hartelijk en meldt dat de vereniging veel plezier heeft gehad van de ballen. Dhr. Blok reageert hierop door te vragen waarom mej. De Beun spreekt in de verleden tijd van ‘plezier hebben’. Mej. De Beun verzekert hem dat de leden van E.H.V. Never Less nog steeds veel plezier heeft van de ballen. Dhr. Paauwe verzucht dat de hesjes niet altijd met blijdschap worden gedragen, refererend aan de staat van schoonheid waarin deze soms verkeren. Dhr. Paauwe is van mening dat hij soms verkeerd wordt geciteerd in de notulen. Tevens vraagt hij zich af waarom het bestuur zich heeft onthouden van de stemming over het verhogen van de contributie voor het seizoen 2009 – 2010. Mej. De Beun antwoordt dat het bestuur de voordracht voor de verhoging heeft gedaan, en zich daarom onthoudt van de stemming. Dhr. Paauwe is het hiermee niet eens, en vindt dat met name de stemmen van de bestuursleden van betekenis zijn. Dhr. Uittenbroek vind dat de anonimiteit van de stemmers altijd gewaarborgd moet blijven. Tevens vraagt hij zich af waar de afkorting ‘SSVR’ voor staat. Dhr. De Ruiter licht toe dat het hierbij gaat om de Stichting Studentenvoorzieningen Rotterdam. Dhr. Blok vraagt zich af wat een lustrumtint is. Mej. De Beun verduidelijkt dat dit een kleur van het lustrum is. Ook vraagt hij zich af hoe het staat met de Vrienden van Never Less. Mej. De Beun belooft hier bij punt 13 van deze ALV uitgebreid op terug te komen. Mej. Nauta vraagt hoe het is afgelopen met het idee van blaadjes op tafel leggen tijdens de hockeyavonden, zodat de leden mee konden denken over een nieuwe slogan voor E.H.V. Never Less. Mej. De Beun antwoordt dat hier niet erg veel animo voor was, maar dat het beoogd bestuur een nieuwe slogan heeft verzonnen: Daar loop ik wél warm voor!’ . Mej. Eekman vraagt wat ‘Never Less’ers’ zijn. Mej. De Beun meldt dat hiermee de leden van E.H.V. Never Less worden bedoeld. Dhr. Blok informeert waar hij de notulen van de bijzondere- en wisselings ALV van oktober en december 2008 kan terugvinden. Mej. De Beun belooft dat ze ervoor zal zorgen dat deze op de website van E.H.V. Never Less worden geplaatst. Dhr. Paauwe weet te melden dat ook de statuten op de website te vinden zijn. Mej. Peeters zou graag zien dat er een uiterlijke termijn komt Pagina | 3

115

120

voor de publicatie van de ontbrekende en aangepaste notulen. Mej. De Beun belooft dat deze voor het ledenweekend op de website zullen worden geplaatst. Dhr. Uittenbroek wil nog eens benadrukken dat hij vindt dat er wel erg veel fouten zijn gemaakt in de notulen van de halfjaarlijkse ALV van maart 2009. Dhr. Schraven komt binnen, waarmee de volmacht van Dhr. Blok te stemmen tijdens diens fysieke afwezigheid komt te vervallen. Dhr. Uittenbroek klaagt dat er tijdens deze ALV te weinig zitplekken zijn voor alle aanwezigen, en hij vraagt zich af wat het bestuur hieraan denkt te doen. Mej. De Beun biedt haar excuses aan, en belooft dat er voor de volgende ALV naar een locatie met meer zitplekken zal worden gezocht. Mej. Nauta stelt voor dat de aanwezigen zonder zitplek ook op een bierkrat kunnen gaan zitten. Mej. Vrolijk meldt aan dat er stoelen kunnen worden gehaald bij huisnummer 37. -

Schorsing van tien minuten -

125 5. Ingekomen stukken De vergadering wordt om 21.24 uur heropend door Mej. De Beun. Dhr. Paauwe pleit ervoor om voortaan alle ingekomen stukken helemaal voor te lezen. Er is één ingekomen brief van dhr. Van den

130

Boogaard, die door mej. De Beun wordt voorgelezen, waarbij ze echter het rekeningnummer van dhr. Van den Boogaard om privacyredenen verzwijgt: ‘Lieve lustrumgenoten, bestuur en leden van Never Less,

135

Tot voor kort was ik, Stefan van den Boogaard onderdeel van de lustrumcommissie. Op basis van mijn betrokkenheid bij de club die eerder al leidde tot een plaats in het beoogd bestuur heb ik mezelf trachten in te zetten voor een goed verloop van het lustrumjaar van de mooie vereniging die Never Less is. Helaas ben ik zoals eerder in het korte, beoogd bestuurschap er wederom achter gekomen dat mijn prioriteiten bij activiteiten buiten de vereniging liggen. Helaas want ik begon wederom met

140

goede moed aan de verantwoordelijkheid die een dergelijke functie met zich meebrengt. Echter heeft een lange werkvakantie en een onverwachte stage in het buitenland roet in het eten gegooid. Toch wil ik daar de schuld niet alleen op afschuiven, omdat zoals gezegd er een eerdere poging is geweest mezelf in te zetten voor de vereniging. Ook hierbij vond ik het plezier van de samenstelling en het

145

bedenken van leuke en goede activiteiten niet terug in de uitvoering ervan. Ik stel daarom bij deze mijn functie binnen de lustrumcommissie beschikbaar aan iemand die er helemaal voor kan en bovenal wil gaan. Mijn welgemeende excuses aan het bestuur, het beoogd bestuur en uiteraard de leden van de lustrumcommissie. Ik hoop op een mooie lustrum- en goed verenigingsjaar. Maar dat zal gezien het huidige beoogd bestuur en de huidige lustrumcommissie absoluut het geval zijn. Tot snel weer op de mooiste hockeyvereniging van Rotterdam! Groet, Stefan van den Boogaard P.s. mijn vervanger kan het beste een Stefan zijn, dan heb ik nog een gilletje in de aanbieding.

Pagina | 4

150

P.s. 2 Lieve LuCo-ers kunnen jullie nog het geld betalen voor het borduren van de gilletjes deze zijn uitgekomen op 18 euro per gilletje.’ Dhr. Paauwe vraagt zich af wat een werkvakantie inhoudt. Mej. De Beun antwoordt dat ze ook niet inziet waarom je zou gaan werken op vakantie. Dhr. Uittenbroek stelt voor om dhr. Van den

155

160

165

170

Boogaard oneervol uit de commissie te ontslaan, aangezien dit nu al de tweede keer is dat dhr. Van den Boogaard zich aan zijn verantwoordelijkheden onttrekt. Mej. De Beun meldt dat een decharge van dhr. Van den Boogaard niet op de agenda staat. Mej. Nauta voegt hieraan toe dat dhr. Van den Boogaard de eer aan zichzelf gehouden heeft door zelf op te stappen. Mej. De Beun besluit tegen een decharge, maar benadrukt wel dat dhr. Van den Boogaard helaas zijn verantwoordelijkheden niet erg goed gedragen heeft. Dhr. Uittenbroek wil graag weten wat het bestuur vindt van zo een houding. Mej. De Beun antwoordt dat het gedrag van dhr. Van den Boogaard geen goede inzet toont, en helaas niet het gewenste resultaat heeft gebracht. Dhr. Schraven informeert welke reactie het bestuur heeft gestuurd op deze ingekomen brief. Mej. De Beun antwoordt dat er geen reactie op gestuurd is, en voegt hieraan toe dat dit misschien ook niet de beste manier van handelen is geweest. Ze belooft om samen met mej. De Gijt alsnog een reactie te sturen. Mej. Nauta verzoekt om aan deze reactie minstens twee P.S.’en toe te voegen. Dhr. Uittenbroek zou graag willen dat de voorzitter de reactie tijdens de halfjaarlijkse ALV voorleest, maar mej. De Beun acht het niet nodig om alle correspondentie van de vereniging te bespreken tijdens een ALV. 6. Verslag Lustrum Commissie

175

Mej. Nauta, voorzitter van de Lustrum Commissie, heet alle aanwezigen welkom. Ze meldt dat mej. De Vrijer helaas niet aanwezig kan zijn in verband met haar werkzaamheden bij studievereniging STAR. Vervolgens draagt ze het verslag van de Lustrum Commissie voor: ‘Lieve leden,

180

Komend jaar staat E.H.V. Never Less niet alleen in het teken van hockey, maar is het ook nog een beetje feest! Om ons 20-jarige bestaan te vieren, doen Jan, Bram, Michelle en ik er alles aan om er een knallend jaar van te maken. Vorig jaar maart zijn wij vol enthousiasme begonnen aan de

185

voorbereidingen voor dit lustrumjaar. We hebben rustig de tijd genomen om ons jaar op te starten en voor te bereiden. Al snel kwamen we er achter dat het vieren van feest erg belangrijk was, samen met de leden natuurlijk. Niet al te veel activiteiten, maar goed geregelde extraatjes, met een hoge opkomst aan leden. Na onze openingsborrel met de foto’s van het toernooi en de eerste bestelling van onze truien, begon het jaar voor ons al goed. Op dit moment hebben we tweeënzestig truien

190

verkocht, waar we erg blij mee zijn. We overwegen om een laatste verkoop na de zaal, maar hebben op dit moment al boven onze verwachtingen truien verkocht. Na de zomer zijn we fris van start gegaan met onze ijsjes! Ook de click je-stick actie, waarbij we mooie prijzen mochten weggeven, vonden wij een feestelijke toevoeging. En natuurlijk het afgelopen Lustrumfeest, georganiseerd door het Oud-bestuur, vonden wij een groot succes. Onze complimenten voor de organisatie! Als het in

Pagina | 5

195

onze mogelijkheden ligt, zouden we het feest volgende zomer nog eens willen herhalen. Naast deze successen heeft de commissie helaasch ook te kampen met kleine tegenslagen. We kwamen er al snel achter dat de samenwerking niet altijd goed verliep. Het maken van afspraken met Stefan bleek moeilijker dan gedacht, voor ons allemaal. Stefan is uiteindelijk zelf uit de commissie gestapt, maar gelukkig heeft dit onze onderlinge band alleen maar versterkt. We zullen met zijn vieren verder gaan,

200

omdat wij op dit moment goed op elkaar ingespeeld zijn. Voor het komende lustrumjaar ontvangen wij een bijdrage van E.H.V. Never Less, maar het vinden van sponsoren blijft nog erg moeilijk. Met de RvC hebben we gesproken over een inzamelingsactie onder de ouders van leden. Toch zijn we bang dat de investeringen die we hierin zullen doen niet rendabel zijn. We moeten het dan ook vooral van extraatjes hebben. Momenteel zijn wij bezig met de voorbereidingen voor een Ski-weekend en een

205

gezelligheidsavond vol met prijzen. Komend jaar kunnen jullie dus nog veel meer van ons verwachten: zo willen wij graag met jullie thee-dansen, met jullie papa’s en mama’s, broertjes, zusjes, buurmeisjes en noem het maar op hockeyen, en nog een hele hoop biertjes drinken! Ik kijk uit naar wat komen gaat. We zijn als commissie goed op elkaar ingespeeld en hebben daarnaast erg veel plezier in wat we doen. Samen met jullie willen we er dan ook een knallend feest van maken!’

210

Dhr. Schraven vraagt hoe vaak mej. Nauta met de Kascontrole Commissie heeft overlegd. Mej. Nauta geeft toe dat zij zelf geen enkele keer met de Kascontrole Commissie heeft overlegd, maar dat mej. De Vrijer twee of drie keer met hen in gesprek is gegaan. Wel, zegt mej. Nauta, heeft ze drie keer met dhr. Paauwe van de Raad van Commissarissen overlegd. Mej. Vrolijk merkt op dat ze nog niets heeft gehoord over de verkeerde maat van de door haar bestelde lustrumtrui. Mej. Nauta verzekert

215

dat alles is geregeld. Dhr. Uittenbroek vraagt zich af hoeveel inzendingen de Lustrum Commissie heeft ontvangen voor de ‘Click-Je-Stick’-actie. Mej. Nauta antwoordt dat dit vier foto’s waren, waarop dhr. Uittenbroek opmerkt dat er met vier te vergeven prijzen een winkans was van honderd procent. Mej. Peeters informeert naar de ideeën van de Lustrum Commissie met betrekking tot het betrekken van oud-leden en besturen. Wanneer mej. Nauta vertelt dat er een toernooi gepland

220

staat dat zowel voor leden als oud-leden toegankelijk zal zijn, vraagt mej. Peeters hoe mej. Nauta denkt de oud-leden te bereiken. Mej. Nauta antwoordt dat de Lustrum Commissie hiervoor media zoals Hyves en LinkedIn zal gebruiken. Dhr. Schraven informeert naar het openingslustrumfeest, welk door de mislukte poging in juni 2009 heeft plaatsgevonden in het boekjaar 2009 – 2010 in plaats van in het boekjaar 2008 – 2009. Dhr. De Ruiter antwoordt dat hij hier in zijn financieel verslag

225

verdere uitleg over zal geven. Dhr. Schraven merkt tevens op dat ook oud-leden op de hoogte gehouden moeten worden van feesten van E.H.V. Never Less, aangezien er volgens hem geen oudleden aanwezig waren tijdens het openingslustrumfeest. Dhr. Paauwe voegt hieraan toe dat het oorspronkelijke pre-lustrumfeest is afgeblazen in verband met een gebrek aan animo. Mej. Nauta geeft toe dat ook oud-leden over lustrumactiviteiten zoals feesten geïnformeerd zouden moeten

230

worden, maar verdedigd zichzelf door te melden dat er weldegelijk oud-bestuursleden aanwezig waren tijdens het openingslustrumfeest. Dhr. Schraven vraagt om een toelichting op de juridische positie van de Lustrum Commissie en haar aansprakelijkheid. Mej. De Beun antwoordt dat de Lustrum Commissie geen aansprakelijkheid heeft, aangezien zij valt onder de ALV. Ze vervolgt dat dit tijdens de halfjaarlijkse ALV in maart 2008 zo is afgesproken, omdat de Lustrum Commissie is Pagina | 6

235

ingesteld voor een periode die meer dan één bestuursjaar beslaat. Dhr. Blok vraagt zich af of er dan een nieuwe ALV zal plaatsvinden wanneer blijkt dat er iets niet goed gaat met de Lustrum Commissie. Mej. De Beun antwoordt dat het bestuur weet wat er speelt binnen de commissie, en dus op tijd in kan grijpen wanneer dit nodig mocht zijn. Dhr. Schraven is verbaasd over de rol van mej. Peeters in de Lustrum Commissie, aangezien hij een Hyves-bericht van haar ontvangen heeft betreffende een lustrumactiviteit. Mej. Peeters antwoordt dat zij niet verbonden is aan deze commissie, maar dat zij de Lustrum Commissie wilde helpen en zelf het initiatief nam om het bericht door te sturen op Hyves. 7. Goedkeuring begroting Lustrum Commissie

240

Gezien het feit dat mej. De Vrijer, penningmeester van de Lustrum Commissie, verhinderd is, zal mej. Nauta in haar plaats de begroting van de Lustrum Commissie toelichten. Om 21.50 uur wordt de vergadering voor drie minuten geschorst zodat alle aanwezigen tijd hebben de begroting door te nemen. -

Schorsing van drie minuten -

245

Om 21.53 uur wordt de vergadering heropend. Dhr. Schraven klaagt dat hij niet wijs kan worden uit de begroting. Hij is van mening dat de Kascontrole Commissie er met elkaar eens kritisch naar moet kijken. Mej. De Beun vermaant hem, en vindt dat hij mej. Nauta eerst de kans moet geven de begroting toe te lichten. Mej. Den Blaauwen merkt op dat er naar haar smaak te weinig exemplaren van de begroting zijn uitgedeeld. Mej. De Beun herinnert dhr. Schraven er nogmaals aan dat de

250

begroting eerst door mej. Nauta besproken dient te worden voordat er vragen gesteld kunnen worden. Vervolgens spreekt mej. Nauta stapsgewijs de begroting door. Dhr. Den Boer meldt dat de begroting door de Kascontrole Commissie is bekeken, en dat de kritische noten zijn gemaild naar mej. De Vrijer. Deze heeft in verband met haar werkzaamheden bij STAR echter nog niet de kans gezien hier wat mee te doen. Namens de Kascontrole Commissie brengt dhr. Den Boer enkele

255

punten van kritiek op de begroting naar voren. Zo vraagt hij zich af hoe het Lustrumgala begroot is. Mej. Nauta antwoordt dat de kosten van deze activiteit moeilijk in te schatten waren voor mej. De Vrijer, en dat hierover snel overleg gepleegd dient te worden tussen de Kascontrole Commissie en mej. De Vrijer. Tevens vraagt dhr. Den Boer zich af wat de Warme Choco-avond precies gaat inhouden en hoe de begroting hiervoor de tot stand is gekomen. Hij is van mening dat de kosten

260

voor het gebruik van koffiekannen voor deze avond niet begroot hoeft te worden. Mej. Nauta legt uit dat het idee is om op deze avond warme chocolademelk met rum te serveren aan de leden, en licht toe dat de begroting uit gaat van horecathermoskannen, omdat deze langer warm blijven. Dhr. Den Boer heeft de combinatie van chocolademelk en rum nog nooit geproefd, maar is benieuwd naar het resultaat. Ook is dhr. Den Boer van mening dat een t-dansant meer een bestuursactiviteit

265

is, en stelt voor de begrote €45,00 in de rumrally te steken, aangezien hij denkt dat dit bedrag de kosten van zo een rally niet zal kunnen dekken. Er ontstaat een discussie onder enkele aanwezigen over de vraag hoe dronken de leden gemaakt zouden moeten worden, gezien de prijs van een fles rum in de slijterij. De conclusie van dhr. Den Boer is dat de Lustrum Commissie dit bedrag misschien beter kan laten zitten. Betreffende het oud-ledentoernooi adviseert dhr. Den Boer zo spoedig Pagina | 7

270

mogelijk de velden en catering te boeken om de kosten te beperken. Volgens hem zou het toernooi eventueel gepaard kunnen gaan met een chique diner voor de oud-besturen. Mej. Nauta meldt dat er op dit moment een aansluitende BBQ is gepland bij R.H.V. Leonidas. De kosten hiervoor zullen €14,25 per persoon bedragen, voor vlees en drank. Dhr. Den Boer is van mening dat deze kosten lager kunnen, in zijn bestuursjaar heeft hij namelijk een BBQ georganiseerd voor €7,50 per persoon.

275

De uiteindelijke kosten zullen volgens hem dus uitkomen op zo’n €10,00 per persoon. Als laatste adviseert dhr. Den Boer om de kosten voor de skireis rechtstreeks te laten betalen aan de reisorganisatie, zodat de Lustrum Commissie geen risico loopt. Mej. Nauta antwoordt dat mej. De Vrijer hier druk mee bezig is, en dat de betaling waarschijnlijk via Husk zal lopen. Dhr. Schraven vraagt zich af waarom in de begroting van de lustrumtruien een post ‘Terug te vorderen BTW’ staat.

280

Mej. Nauta legt uit dat dit is in verband met de drukker van de truien, die dit bedrag nog wil ontvangen. Dhr. Schraven is verbaasd dat er twee dezelfde begrotingen voor de lustrumtruien worden gepresenteerd. Mej. Nauta antwoordt dat de ene begroting is voor de lustrumtruien die tijdens de eerste verkoopronde werden verkocht, en de andere begroting voor de tweede verkoopronde. Toevallig waren beide keren waren het aantal truien hetzelfde en zijn daarom ook de

285

begrotingen identiek. Dhr. Schraven vindt dit onzin en is van mening dat er gewoon één begroting hoort te zijn voor de lustrumtruien. Tevens is hij benieuwd naar hoeveel giletjes er besteld zijn voor welke prijs. Zijn volgende vraag betreft de verwachte opkomst bij de Raad Je Plaatje-avond. Mej. Nauta antwoordt dat ze verwacht dat er plus minus zeventig leden aanwezig zullen zijn. Dhr. Schraven vindt de begroting voor deze avond wat aan de krappe kant, hij kent immers de

290

clubhuisprijzen. Na een korte discussie blijkt dat hij met deze opmerking doelde op de clubhuisprijzen bij ‘de mooiste hockeyclub van Rotterdam’, Hockey Club Rotterdam. Hierop reageert dhr. Blok dat we toch allemaal weten dat E.H.V. Never Less de mooiste hockeyclub van Rotterdam is. Mej. Nauta verklaart dat het gala los is inbegroot omdat het vermelde bedrag niet het enige budget is. Dhr. Uittenbroek zegt dat het moeilijk is om een bedrag voor deze activiteit te begroten omdat

295

het nog niet duidelijk is wat voor feest er gehouden zal worden. Dhr. Schraven is echter van mening dat €200,00 iets heel anders is dan €2000,00, waarop dhr. Uittenbroek reageert dat dhr. Schraven aan het herkauwen is. Vervolgens informeert dhr. Schraven waar de inkomsten vandaan komen. Mej. De Beun legt uit dat haar bestuur de Lustrum Commissie benaderd heeft om het gala samen te organiseren, en dat ze nu bezig zijn met het zoeken van een sponsor. Ook het bestuur weet nog niet

300

hoe groot het budget zal zijn dat vrij zal komen. Dhr. De Ruiter merkt op dat indien er rum geschonken zal worden, dit begroot dient te worden. Dhr. Kluun geeft de Lustrum Commissie als tip mee dat, gezien het feit dat R.H.V. Leonidas geen vergunning heeft om sterke drank te schenken, er eventueel glühwein geserveerd zou kunnen worden aan de leden tijdens de Warme Choco-avond. Dhr. Kluun heeft op een eigen feest gemerkt dat dit een groot succes is. Mej. De Beun geeft aan dat

305

dit het laatste officiële contact zal zijn wat zij met de Lustrum Commissie zal hebben, en geeft toe dat ze namens het bestuur erg trots is op het succes van de commissie. De bedankt dhr. Berkhout voor de goede en snelle notulen, mej. Nauta voor de leiding, dhr. Warmink voor de goede ijssalonactie en mej. De Vrijer voor het goede werk ondanks haar werkzaamheden bij STAR. Namens het bestuur biedt mej. De Beun de leden van de Lustrum Commissie en presentje aan. Aangezien de Pagina | 8

310

begroting van de Lustrum Commissie nog goedgekeurd dient te worden, ook al is dit volgens dhr. Schraven niet nodig, volgt er een stemming over de goedkeuring van de begroting. Veertien leden stemmen voor, één tegen, negen blanco en acht leden onthouden zich van de stemming. Om 22.27 uur wordt de vergadering voor tien minuten geschorst. -

Schorsing van tien minuten -

315 8. Eindverslag penningmeester Om 22.39 uur wordt de vergadering heropend door mej. De Beun. Dhr. De Ruiter begint aan zijn

320

eindverslag van zijn bestuursjaar als penningmeester. Hij benadrukt dat hij eerst uitleg zal geven alvorens er vragen gesteld kunnen worden. Dhr. De Ruiter begint zijn relaas met de mededeling dat de nog te ontvangen subsidies deze of volgende week overgemaakt zullen worden. Tevens bericht hij dat hij dhr. Van Mil, een oud-lid dat nog een rekening had openstaan voor een ledenweekend en contributie, tegen is gekomen in de Irish Pub, en hem daar heeft kunnen aanspreken op deze

325

kwestie. De beste mogelijke oplossing die dhr. De Ruiter heeft kunnen bereiken is dat dhr. Van Mil de helft van de nog openstaande schulden zal betalen, maar dhr. De Ruiter is tevreden dat deze zaak eindelijk afgehandeld is. In de specificatie van de balansposten staan twee veldhuren vermeld. Dhr. De Ruiter legt uit dat de ene veldhuur betaald is, en dat de andere te lang geleden is en dus is afgeboekt. Dhr. Schraven informeert naar de factuur van het openingslustrumfeest in Café Fout in

330

de specificatie van de balansposten. Dhr. De Ruiter legt uit dat er geen factuur hiervoor was op de balansdatum, maar dat hij hier later in zijn uitleg nog op terug zal komen. Dhr. Schraven is van mening dat dit onjuist is, en dat deze post geschrapt dient te worden. Dhr. De Ruiter antwoordt dat deze post weliswaar te laat is voor het boekjaar 2008 – 2009, maar wel nog onder de verantwoordelijkheid van het 19e bestuur valt. Dhr. Schraven is verbaasd dat er veel kosten zomaar

335

worden toegevoegd aan de balans. Dhr. De Ruiter reageert dat er soms nog geen facturen zijn, maar dat dit helemaal goed gaat komen. Dhr. Schraven blijft van mening dat dit een vertroebeld beeld geeft, waarop dhr. De Ruiter verwijst naar de resultatenrekening. Mej. Nauta informeert naar het verschil tussen de ‘Entree Café Fout’ en ‘Overige Kosten Lustrumfeest’. Dhr. De Ruiter belooft hier in zijn uitleg op de resultatenrekening op terug te komen, maar specificeert de ‘Overige Kosten

340

Lustrumfeest’ als twee CD-bonnen voor de aanwezige DJs en de stand in de C-hal van de Erasmus Universiteit. Dhr. Blok vraagt zich af waarom de derde DJ geen CD-bon heeft ontvangen. Dhr. De Ruiter legt uit dat dit de huis-DJ van Café Fout was, en dus ook door dit café wordt betaald. Tevens wil hij dhr. Kluun en dhr. Franken nogmaals bedanken voor het draaien tijdens het lustrumfeest. Dhr. Schraven informeert, naar aanleiding van zijn bezorgdheid over het overlappen van twee boekjaren,

345

wanneer de eerste opbrengst is gerealiseerd van het lustrumfeest. Mej. Peeters reageert dat het een te moeilijke constructie zou worden om de kosten van het lustrumfeest bij het boekjaar van het 20 e bestuur te leggen. Dhr. De Ruiter voegt hieraan toe dat het incorrect zou zijn op financieel vlak om de kosten van het lustrumfeest neer te leggen bij een ander bestuur dan zijn eigen. Dhr. Schraven is het hier zichtbaar mee oneens. Hij is van mening dat de balans juist hoort te zijn, en dat de ALV in

Pagina | 9

350

september plaats dient te vinden omdat het boekjaar in augustus sluit. De eindbalans gaat over één jaar, maar hoeft niet per se binnen één bestuursjaar te vallen, zo vindt hij. Tevens is hij van mening dat de Kascontole Commissie hier nooit mee akkoord had mogen gaan. Dhr. Blok heeft intussen wat problemen met de ontbrekende paginanummering. Dhr. De Ruiter lost dit probleem op door de titels van de pagina’s te noemen in zijn uitleg en gaat door met het bespreken van de

355

resultatenrekening. Dhr. Berkhout informeert naar de prijs voor de bestuurstruien, en dhr. De Ruiter belooft hier later op terug te komen. Hij legt intussen uit dat E.H.V. Never Less helaas geen subsidie voor niveauverbetering ontvangen heeft, maar dat de subsidie voor het toernooi uiteindelijk geïnd kon worden. Er waren geen secretariskosten bij activiteiten en door het digitaal versturen van de uitnodigingen voor de ALV via de MOL, wat door mej. Nauta schandalig wordt beschouwd. Dhr. De

360

Ruiter legt uit dat er door de verhuizing naar R.H.V. Leonidas een aansprakelijkheidsverzekering voor de bestuursleden is afgesloten, aangezien dit een eis van deze club is. De kosten van het smoelenboek zijn voor het grootste gedeelte gedekt door opbrengsten uit advertenties, en een klein bedrag is ingelegd door E.H.V. Never Less. Dhr. Schraven is van mening dat de Eurekaweek niet dubbel geboekt hoeft te worden. Dhr. De Ruiter legt uit dat elk bestuur twee keer betrokken is bij

365

deze activiteit, aangezien het beoogd bestuur deze week organiseert en de nieuwe leden in elk nieuwe boekjaar naar voren komen, waarop dhr. Schraven nogmaals vraagt wat het lustrumfeest dan in de begroting te zoeken heeft. Dhr. Paauwe meldt dat hij van mening is dat een uitnodiging voor de ALV per email nogal karig is. Dhr. De Ruiter antwoordt dat we leven in het tijdperk van de digitalisering en dat digitale uitnodigingen niet leiden tot een vermindering van het aantal

370

aanwezigen tijdens de ALV. Dhr. Paauwe vindt dit een verkeerd argument. Mej. Peeters valt hem bij door te melden dat er in een eerdere ALV is besloten dat de uitnodigingen per brief moeten worden verstuurd. Dhr. De Ruiter reageert dat deze manier van uitnodigen tijdens een eerdere ALV is besproken en is goedgekeurd. Mej. Nauta wil nogmaals benadrukken dat de tradities van E.H.V. Never Less behouden moeten worden. Mej. Den Blaauwen reageert dat ze vaker haar mail leest dan

375

haar post, dus dat ze dit beschouwt als een goede besparing. Dhr. Berkhout informeert nogmaals naar de kosten per persoon van de bestuurstruien. Dhr. De Ruiter meldt dat deze kosten €52,00 per persoon bedroegen, waarop dhr. Berkhout reageert dat hij dit nogal veel vindt. Dhr. De Ruiter antwoordt dat hij deze kwestie heeft besproken met dhr. Den Boer, penningmeester 2007 – 2008, en dat er destijds werd gedacht dat dit een realistisch bedrag was. Dhr. Berkhout wil graag weten

380

waarom de bestuurstruien zo absurd duur zijn. Dhr. De Ruiter reageert dat de truien een goede kwaliteit hebben, en dat zijn bestuur voor deze leverancier heeft gekozen. Dhr. Berkhout vraagt zich hardop af of het bestuur niet te laat is begonnen met het zoeken naar een leverancier. Mej. Peeters voegt hieraan toe dat in tientallen ALV’s is gesproken over het bezuinigen op bestuurstruien en hockeyballen. Mej. De Beun reageert dat er van tevoren geen maximum bedrag is gesteld, en dat

385

haar bestuur toen de beslissing heeft genomen om deze truien te bestellen. Dhr. De Ruiter voegt hieraan toe dat dit bedrag is bekendgemaakt in de begroting tijdens de wisselings ALV in oktober 2008. Mej. Peeters is van mening dat dit een verwachtingspatroon schept voor toekomstige besturen. Dhr. De Ruiter wimpelt dit af met de mededeling dat je als bestuur doet wat je goed acht. Dhr. Berkhout informeert tevens naar de overhemden van de bestuursleden. Dhr. De Ruiter Pagina | 10

390

antwoordt dat deze zijn gekocht in het kader van de representatie van het bestuur, en dat de kosten bij de bestuursleden zelf lagen. Dhr. Blok vraagt of de dassen van de bestuursleden nog heel zijn, maar dit wil dhr. De Ruiter nu niet behandelen. Dhr. Loos vraagt, met betrekking tot de toernooi subsidie, wat een wenselijke subsidieaanvraag is. Dhr. De Ruiter antwoordt dat de subsidieaanvragen die via de RSSR en de SSVR lopen zijn veranderd, en dat dit niet in

395

overeenstemming was met het oude subsidiereglement. Elke vereniging kon dit jaar maximaal aanspraak maken op een tegemoetkoming voor de onkosten voor het vervoer en €17,50 per persoon voor de inschrijving. Dhr. Schraven is erg ontevreden over enkele posten op de resultatenrekening, zoals het ledenweekend. Dhr. De Ruiter verwijst hem daarop naar de specificatie van de resultatenrekening. Dhr. Schraven vindt dit niet vergelijkbaar en eist dat dhr. De Ruiter een gecorrigeerde versie van zijn resultatenrekening opstelt. Om 23.40 uur wordt de vergadering voor tien minuten geschorst voor een overleg tussen dhr. De Ruiter, dhr. Schraven en dhr. Uittenbroek.

400

405

-

Schorsing van tien minuten -

Om 23.48 uur wordt de vergadering heropend. Dhr. Schraven, dhr. Uittenbroek en dhr. De Ruiter hebben overleg gepleegd met als idee het behouden van de resultatenrekening. Echter, om een juist beeld te krijgen moet er bij de resultatenrekening worden vermeld dat deze niet evenredig is met de regels. Dhr. Blok is van mening dat de snacks wat meer moeten worden doorgegeven. Mej. Nauta vraagt zich af waar de frisdrank gebleven is. Mej. De Beun stelt haar gerust door te melden dat er voorlopig nog voldoende frisdrank is. 9. Eindverslag Kascontrole Commissie 2008 – 2009 Namens de Kascontrole Commissie draagt dhr. Uittenbroek het eindverslag 2008 – 2009 voor: ‘Waarde leden en geacht bestuur,

410

Op 20 oktober jongstleden vond de Kasco vergadering plaats bij de penningmeester, dhr. De Ruiter, thuis. De gehele Kasco kon gelukkig bij dit belangrijke moment in het jaar zijn, zodat we met vol vertrouwen aan deze klus konden beginnen. Dhr. De Ruiter was zo gastvrij geweest de Kasco uit te

415

nodigen voor een maaltijd, alvorens aan de controle onderworpen te worden. Helaas was de planning van dhr. De Ruiter van zodanig niveau dat de halve vergadering er reeds op zat voordat we van zijn culinaire kunsten konden gaan genieten. Gelukkig heeft dhr. De Ruiter dit vakkundig opgelost door de hongerige Kasco een brood te geven met zalmsalade met witte puntjes en kruidenboter. De kruidenboter lieten wij ons goed smaken. Nadat alle aanwezigen hun buikje zo vol hadden gegeten

420

dat er zelfs even geen toetje bij kon, kon de vergadering dan eindelijk beginnen. Het doel van een Kasco vergadering betreft een toelichting van de penningmeester op het gevoerde financiële beleid en het controleren van het bankboek, winst en verlies rekening en balans. Verder worden er voorstellen gedaan en tips aangedragen voor een voorspoedig verloop van de financiële situatie van Never Less. Dhr. De Ruiter heeft een geordende administratie gevoerd die in twee ordners te vatten is. Daarnaast gebruikt dhr. De Ruiter het boekhoudprogramma Davilex, dat nog steeds naar ieders tevredenheid werkt. Hoewel de eerste versies van dhr. De Ruiters financiële stukken nog enkele Pagina | 11

425

onvolkomenheden toonden, heeft hij deze vakkundig weggewerkt in de latere en finale versie. De aansluitingen met de financiële administratie waren zonder grote problemen te maken en het banksaldo was ook op de cent nauwkeurig goed in het verslag verwerkt. Daarnaast heeft de Kasco

430

nog een kleine controle op de kasgelden uitgevoerd, waarbij het de Kasco, en daarin vooral de oud penningmeesters, deugd deed dat de kastrommel met het leuke konijntje erop nog steeds zijn diensten aan de vereniging meer dan waar maakt. Verder heeft dhr. De Ruiter een prachtig verloopoverzicht gemaakt van de transitorische posten op de balans, en hebben wij kunnen constateren dat het grootste gedeelte hiervan keurig afloopt. In goed overleg met de Kasco heeft

435

dhr. De Ruiter besloten om een nog te betalen bedrag betreffende veldhuur van enkele jaren terug vrij te laten vallen ten bate van het resultaat. Dit is ook de reden dat het resultaat dit jaar opeens hoger is en er dus een winst is gemaakt, wat niet tot onze doelstellingen behoort. Dit is echter incidenteel, dus hier ligt de Kasco in ieder geval niet wakker van. Verder heeft de Kasco nog geadviseerd om niet bij elk wel bekend wissewasje een incasso er uit te gooien, want dit is niet nodig.

440

Dhr. Kluun heeft hierop geantwoord dat er alleen geïncasseerd wordt bij grotere bedragen, dus de grotere activiteiten in het jaar. Verder hebben wij als Kasco nog naar de lustrumbegroting gekeken, maar gezien het feit dat deze al goedgekeurd is op het moment van dit verslag, hebben wij hier verder geen opmerkingen over. Tot slot is de begroting van de beoogd penningmeester dhr. Kluun nog besproken. Na enkele opmerkingen van onze kant denken wij dat hier een goede basis ligt voor

445

een succesvol aankomend jaar. Over de verdere inhoud komen we uiteraard zo nog te spreken. Ook intern heeft de Kasco zich beraden over de voortgang en het aantal leden. Dhr. Den Boer stapt na enkele jaren uit de Kasco en ook ikzelf maak graag plaats voor nieuwe ideeën. Dit heeft echter tot gevolg dat alleen mej. Peeters overblijft, wat uiteraard niet de bedoeling is. Daarom adviseren wij de ALV om dhr. De Ruiter te benoemen als nieuw Kasco lid. Over niet al te lange tijd zal hij ontslagen zijn

450

van zijn taken als penningmeester van onze mooie vereniging en is hij door deze kennis de aangewezen persoon voor deze positie. Over een derde Kasco-lid is op dit moment nog geen duidelijkheid, daarom zal deze tijdens de halfjaarlijkse ALV worden geïnstalleerd. Vanuit deze plek wil ik dus graag dhr. Den Boer bedanken voor zijn inzet de afgelopen tijd, daarnaast wil ik het bestuur 2008 – 2009 bedanken voor de inzet en het beoogd bestuur 2009 – 2010 alvast heel veel succes

455

wensen. Tot slot willen wij als Kasco graag dhr. De Ruiter in het bijzonder bedanken voor zijn goede zorgen voor het geld van E.H.V. Never Less en daarnaast natuurlijk voor het heerlijke diner. Helaas wachten wij tot op dit moment nog steeds op het toetje.’ Dhr. Blok heeft een vraag over de mededeling dat enkel grotere bedragen geïnd zullen worden. Dhr.

460

Uittenbroek verklaart dat gedurende het jaar enkel de grote bedrage via een machtiging geïncasseerd zullen worden van de bankrekeningen van de leden, de kleinere bedragen zullen in cash betaald moeten worden. Dhr. Den Boer wil graag dhr. Uittenbroek en dhr. De Ruiter bedanken voor de geslaagde subsidieaanvragen. Bij mej. Den Blaauwen heerst onduidelijkheid over het feit dat twee leden de Kascontrole Commissie zullen verlaten, en er enkel één nieuw lid toetreedt. Dhr.

Pagina | 12

Uittenbroek antwoordt dat er tijdens de halfjaarlijkse ALV een derde lid zal worden toegevoegd aan de commissie, en dat de Kascontole Commissie druk aan het brainstormen is over potentiële kandidaten. Dhr. Schraven wil dhr. Uittenbroek en dhr. Den Boer graag bedanken voor hun inzet. 465

10. Decharge Kascontrole Commissie 2008 – 2009 Er worden geen bezwaren geheven tegen de decharge van de leden van de Kascontrole Commissie. Mej. De Beun bedankt de leden van de Kascontrole Commissie voor hun inzet, biedt hen een presentje aan, en dechargeert met een hamerslag Dhr. Uittenbroek, Mej. Peeters en Dhr. Den Boer uit hun functies.

470

11. Eindverslag Raad van Commissarissen 2008 – 2009 Dhr. Paauwe en dhr. Uittenbroek melden dat dhr. Burki helaas niet bij deze ALV aanwezig kon zijn. Dhr. Burki heeft echter wel een brief opgesteld, die door dhr. Uittenbroek wordt voorgedragen: ‘Geacht Bestuur,

475

Het doet mij zeer mede te delen dat mijn activiteiten bij Never Less zullen stoppen. Geen fabuleuze hockeyavonden meer, geen lastige, maar toch altijd gezellige Algemene Leden Vergaderingen meer. De borrels die ik aan mij voorbij moet laten gaan, de gezelligheid van de leden, inspirerende weekenden weg, de ongeorganiseerde stapavonden, tevens het altijd zo verslavende Bingo avontuur, die in de nachtelijke uurtjes worden voortgezet. In mijn 5 jaren als actief Never Less lid, heb ik dan ook weel moois om terug te kijken.

480

485

Huidig Bestuur Graag wil ik het huidig bestuur bedanken voor het mooie, emotionele, spetterende en prachtige jaar dat zij hebben gedraaid. Uitmuntend voortbordurend op alle plannen die door het schitterende 17e bestuur der Never Less zijn opgesteld. Wat een heerlijk fout lustrum feest! Ook zijn wij de Alumni diners niet vergeten. Hier hebben jullie ook een mooi aandeel in gehad. Bedankt daarvoor. Toch wil ik snel even nog iets meegeven aan het aankomende bestuur. Denk aan de nieuwe hockeysticks, hesjes wassen, draaiboeken Never Less diner, ledenweekenden, toernooi regelen, activiteiten, het enthousiastmeren van de teamcaptains, sponsoren zoeken, de rondjes bitterballen bij de borrels, het oppoetsen van de wisseltrofee en vooral het contact met de leden behouden.

490

RvC

495

Na één jaar lang de controlerende en adviserende rol van de Raad van Commissarissen te hebben vevult, en één jaar RvC op afstand, doet het deugd om uiteindelijk deze zware taak over te dragen. Ik wens degene die aankomend jaar RvC wordt veel succes. Het is en blijft de ruggengraat van de vereniging. Oud Bestuur Graag wil ik mijn grote dank uitbrengen aan het 17e bestuur der Never Less. Zonder dit bestuur zou er geen structuur en basis zijn geweest voor het huidige Never Less. Het invoeren van weekenden weg,

Pagina | 13

500

commissies, opzetten van uitbreidingsmogelijkheden, advertentiemogelijkheden, belacties, borrels, etc.. etc.. Tevens was het een waar genoegen om naast mevrouw Peeters, de heer Uitdiebroek en de heer Paauwe te mogen functioneren. Tabee, Matthijs Burki’

505

510

Dhr. Blok ergert zich eraan dat het 17e bestuur wordt bedankt, maar het 18e niet. Mej. Nauta vraagt hoe het zit met het oud-besturen diner. Ze is van mening dat deze traditie voortgezet dient te worden. Mej. De Beun antwoordt dat haar bestuur – in overleg – ervoor heeft gekozen om de organisatie van dit etentje over te laten aan het beoogd bestuur, passend bij het lustrumjaar. Mej. Peeters wil dhr. Burki graag bedanken. Dhr. Paauwe begint aan het eindverslag van de Raad van

515

Commissarissen door zijn tevredenheid uit te drukken over de groei van het aantal leden sinds augustus 2008, maar adviseert ook om kritisch te kijken naar de mogelijkheden om leden te behouden. Tevens raadt hij het beoogd bestuur aan zich gelijkwaardig te verdelen over de aanwezige teams en het contact met de teamcaptains goed te onderhouden. Hij complimenteert het beoogd bestuur met hun prima ideeën voor activiteiten, en bedankt dhr. Berkhout voor de notulen

520

van de Lustrum Commissie. Dhr. Paauwe merkt bovendien op dat de verhuizing van Hockey Club Rotterdam naar R.H.V. Leonidas moeilijk was voor E.H.V. Never Less, en bedankt het 19 e bestuur voor hun daadkracht die de verhuizing tot een succes heeft gemaakt. Het verbaast dhr. Schraven ten zeerste dat dhr. Paauwe om een krat bier vraagt. Dhr. Blok vindt het schandelijk dat zijn bestuur niet wordt bedankt voor de contactlegging met R.H.V. Leonidas. Dhr. Uittenbroek wimpelt dit af met de opmerking dat dhr. Blok op zoek is naar schouderklopjes. 12. Decharge Raad van Commissarissen 2008 – 2009

525

Mej. De Beun bedankt de Raad van Commissarissen 2008 – 2009 voor hun wijze raad, vooral betreffende kwestie rond het pre-lustrumfeest. Dhr. Schraven wil alle leden van de Raad van Commissarissen graag bedanken. Mej. Nauta informeert naar de visie van de Raad van

530

Commissarissen. Dhr. Paauwe antwoordt dat dit reeds op papier staat, waarop mej. Nauta aangeeft dit document graag in te willen zien omdat ze twijfelt aan dit document. Dhr. Paauwe vindt inzage in het document onnodig, en noemt het meer een beleidsdocument voor het bestuur. Dhr. Uittenbroek voegt hieraan toe dat de visie meer door het document is verweven. Dhr. Van der Linden is van mening dat het formuleren van een missie en visie voor de vereniging meer iets is voor

535

het bestuur. Dhr. Uittenbroek reageert dat er is aangestuurd op een visie, maar dat de Raad van Commissarissen enkel een lange termijn visie voor ogen heeft. Er wordt besloten deze visie tijdens de komende halfjaarlijkse ALV te bespreken. Er worden geen bezwaren geheven tegen de decharge van de leden van de Raad van Commissarissen. Mej. De Beun bedankt de leden van de Raad van Commissarissen voor hun inzet, biedt de aanwezige leden een presentje aan, en dechargeert met

Pagina | 14

een hamerslag dhr. Burki in afwezigheid uit zijn functie, waarna met een hamerslag Dhr. Uittenbroek en dhr. Paauwe uit hun functies worden gedechargeerd. Om 00.42 uur wordt de vergadering voor tien minuten geschorst. -

Schorsing van tien minuten -

540 13. Eindverslag bestuur 2008 – 2009 Om 00.51 uur wordt de vergadering heropend en vervolgd met het eindverslag van het bestuur 2008 – 2009. a. Secretaris 545

Mej. De Gijt draagt haar eindverslag als secretaris voor: ‘Dit jaar heb ik de secretariële kant van de vereniging voor mijn rekening gehad. Dit heb ik met plezier gedaan. Ik ben dan ook blij te melden dat we na de halfjaarlijkse ALV nog nieuwe leden bij de vereniging hebben gekregen. Daarmee komen we aan het eind van het jaar met een aantal van

550

555

560

zesennegentig leden, waarvan vier halfjaarlijkse leden. Vorig jaar heeft de vereniging een groei gemaakt, alleen hoop ik dat de groei van de vereniging bij de volgende ALV vele malen groter is dan nu. De vorige keer eindigde ik mijn stukje met de tekst: ‘Wellicht kan er volgend jaar gespeeld worden met zes teams.’ En dit is meer dan zeker gelukt, het zijn er nu maar liefst zeven! Tijdens de activiteiten vorig jaar hebben we ook goede ledenopkomst gehad. Ik hoop dat met de groei bijvoorbeeld het ledenweekend nog leuker wordt! Als laatste wil ik nog even mensen bedanken. Ten eerste mijn StudieLoopbaanBegeleidster, dat ze mijn activiteiten voor Never Less uiteindelijk toch voor tachtig uur heeft willen belonen. Mijn familie, ze zijn er nu niet bij. Maar hebben vaak met de activiteiten meegeleefd wat mij veel steun gaf. En als laatste natuurlijk de lieve mensen die achter deze tafel zitten. Wat een mooi/leuk/gezellig en geweldig team hebben we gevormd. Dank!’ Dhr. Schraven informeert wie ervoor zorgt dat de oud besturen lijst geüpdate wordt. Mej. De Gijt antwoordt dat elk nieuw bestuur hun gegevens toevoegen aan de lijst en hier een soort archief uit voort komt. Er is geen jaarlijkse of meerjaarlijkse controle of alle gegevens nog wel juist zijn. b. Commissaris PR & Activiteiten Vervolgens draagt mej. Schnitker haar eindverslag als commissaris PR & Activiteiten voor:

565

570

‘Alweer een heel jaar voorbij en wat hebben we veel ontzettend leuke dingen met elkaar gedaan. Om te beginnen was er natuurlijk de Eurekaweek. Deze begon wat moeizaam, maar alle feestjes en aanmeldingen van nieuwe leden maakte veel goed. Daarna begonnen voor mij de activiteiten pas echt. Zo was er het teamvormingsetentje en Sinterklaas bij HCR, waren we te gast bij Rinoceros om een potje te hockeyen en hebben zij ook ons veld aangedaan, hebben we een avondje met een klein groepje gebowld, zijn we op een door jullie uitgekozen toernooi geweest – die zonder ons natuurlijk nooit geslaagd zou zijn geweest, hebben we met z’n allen bij Madou thuis gebbqt, hebben we voor het eerst een open sollicitatieborrel gehouden waaruit het beoogde bestuur voortgekomen is, en

Pagina | 15

natuurlijk waren er om niet te vergeten de borrels op de laatste donderdag van de maand en na de wedstrijden op maandagavond. Inmiddels zijn deze ook dit jaar weer druk bezocht en hoop dat

575

580

iedereen hier met veel plezier naar toe blijft komen. Hoogtepunten waren wat mij betreft het ledenweekend in Bruinisse en het Gala. Beide activiteiten zorgden voor een hoop gezelligheid en hadden een goede opkomst. Zo waren er maar liefst vijfenveertig mensen aanwezig bij het gala. Iedereen had zich prachtig aangekleed en de party animals onder ons hebben nog tot in de vroege uurtjes doorgefeest in vol ornaat in de Riva. Naast alle leuke activiteiten is ook nog aan PR gedaan. Zo hebben ondergetekende en Eveline de Beun een interview gehouden voor Maasstad FM in het programma Campus Sport waarin we onze mooie hockey vereniging gepromoot hebben. Daarnaast hebben wij samen een sponsorcontract met de Locus Publicus afgesloten. Van dit bedrag is het inmiddels verspreide smoelenboek gemaakt en de shirtjes voor het toernooi besteld.’

585

Dhr. Schraven klaagt over de louche beheerders van de E.H.V. Never Less- Hyve, iets wat volgens hem valt onder de taak van de commissaris PR. Hij hoopt dat ervoor gezorgd kan worden dat het beheer van de Never Less-Hyve kan worden overgedragen aan één van de bestuursleden. Mej. De Beun belooft dit door te geven aan het beoogd bestuur. Dhr. Blok prijst de activiteit van de E.H.V. Never Less pagina op Facebook, en hoopt dat de Never Less-Hyve wat meer leven in wordt geblazen.

590

Mej. De Beun verzekert dat ook dit zal worden doorgegeven aan het beoogd bestuur. Mej. Nauta is van mening dat de bestuursinformatieborrel een erg goed initiatief was. Dhr. Berkhout informeert wat mej. Schnitker precies heeft gedaan om nieuwe sponsoren aan te trekken of oude sponsoren te behouden. Mej. Schnitker antwoordt dat zij onder andere bij de Locus Publicus een nieuw contract heeft afgesloten voor het sponsoren van de poloshirts voor het toernooi. Tevens wil dhr. Berkhout

595

graag weten wat haar bijdrage is geweest aan de ledenactiviteiten. Mej. Schnitker meldt dat ze dit zojuist heeft verteld, en is van mening dat dhr. Berkhout haar beschuldigt van het ontbreken van een meerwaarde van haar functie. Mej. De Beun sust de gemoederen. c. Commissaris Hockey Technische Zaken

600

605

Dhr. Bijloo begint zijn eindverslag als commissaris hockey technische zaken met de mededeling dat hij, toen hij in september 2008 door dhr. Blok werd benaderd om dhr. Van den Boogaard te vervangen, nog niet wist wat hij moest verwachten, maar hij een fantastisch bestuursjaar heeft beleefd, ook al was hij een deel van de tijd afwezig door een verblijf in Groningen. Ook op hockeytechnisch vak is er veel gebeurd. Dhr. Bijloo vertelt dat er drie nieuwe sponsors zijn die hun banner in de MOL of op de E.H.V. Never Less website hebben geplaatst, te weten Interim Resources, Pluto Sport en Husk. Met deze laatste sponsor is tevens het contract verlengd. Bovendien is het wedstrijdschemabestand, met dank aan dhr. Schraven, geüpdate en is er nu in een grafiek te zien hoe de individuele teams presteren ten opzichte van elkaar. Ook meldt dhr. Bijloo dat er dit jaar veel meer foto’s op de site zijn geplaatst dan in voorgaande jaren. Als laatste wil hij wil graag zijn bestuursgenoten bedanken voor het mooie jaar. Dhr. Paauwe is van mening dat hij er in het filmpje van het toernooi wat op de site is geplaatst slecht vanaf komt. Dhr. Schraven informeert of de voosboom online komt. Dhr. Blok vindt dat deze niet op internet moet worden gepubliceerd. Mej.

Pagina | 16

610

615

620

625

630

635

Nauta uit haar twijfels over de kwaliteit van de nieuwe hockeysticks, gezien het aantal gesneuvelde sticks. Mej. De Beun antwoordt dat haar bestuur de sticks voor een mooie prijs heeft kunnen aanschaffen, en dat de kwaliteit voldoende is voor beginnende hockeyers. Mej. Nauta informeert of er misschien een fout is gemaakt bij de fabrikant. Dhr. Bijloo reageert dat zijn bestuur niet had verwacht dat er ook gevorderde hockeyers gebruik zouden maken van de sticks. Dhr. Kluun merkt op dat er misschien nog een beroep kan worden gedaan op de garantie. Mej. Peeters vraagt hoeveel ballen er aan het begin en het eind van het bestuursjaar van dhr. Bijloo in het bezit waren van E.H.V. Never Less en vindt het van belang dat dit duidelijk wordt bijgehouden. Dhr. Bijloo verzekert haar dat zijn bestuur er elke maandag op let dat er geen ballen verdwijnen. Mej. Peeters drukt hem op het hart dit door te geven aan het beoogd bestuur. Dhr. Schraven informeert, naar aanleiding van zijn ingezonden brief tijdens de halfjaarlijkse ALV, wat er gedaan is aan het ballentekort. Dhr. Bijloo antwoordt dat er een aantal hockeyballen zijn geschonken door dhr. Franken, en dat er tevens nieuwe ballen zijn gekocht. Dhr. Berkhout is van mening dat het plaatje links op de website van E.H.V. Never Less geüpdate moet worden. Dhr. Ovaa geeft aan dat hij hier de laatste maanden mee bezig is geweest. Bovendien is dhr. Berkhout tevreden met de hoeveelheid foto’s die de laatste periode zijn geupload op de site, maar vraagt zich af hij de foto’s van het openingslustrumfeest in Café Fout kan vinden. Dhr. Franken valt dhr. Berkhout bij, en merkt op dat op de site van Saint Tropez enkele foto’s van het feest te vinden zijn. Dhr. Berkhout merkt op dat de link van de banner van Boekhander Snoeck op de website het niet doet. Dhr. Blok vraagt nogmaals of de Never Less dassen van de bestuursleden ongeschonden zijn en onderwerpt deze aan een inspectie. De dassen worden goedgekeurd. Mej. Peeters informeert waarom de MOL niet meer op de website wordt geplaatst, en dringt aan om het financieel verslag van de website te halen. Mej. De Beun antwoordt dat oudere edities van de MOL weliswaar op de site kunnen worden geplaatst, maar acht dit niet echt van belang. Ze belooft de wens van mej. Peeters betreffende het financieel verslag aan het beoogd bestuur door te geven. Dhr. Schraven gaat naar huis. Hij bedankt dat ALV voor haar luisterend oor, en bedankt het bestuur voor hun inzet. Tevens wenst hij het beoogd bestuur veel succes. Dhr. Paauwe wil dhr. Schraven graag bedanken door het aanbieden van een fles Cabernet Sauvignon. d. Voorzitter

640

Mej. De Beun, voorzitter 2008 – 2009, spreekt van een geweldig jaar. Ze is erg blij met de goede opkomst bij de open avonden in september, met de succesvolle clinics en met het feit dat er vijf

645

teams zijn gevormd. Na de wintercompetitie liep de opkomst iets terug, maar ze is blij dat er nog steeds met vijf teams met veel plezier gehockeyd kon worden bij Hockey Club Rotterdam. Belangrijk voor E.H.V. Never Less was de overstap van HCR naar R.H.V. Leonidas. Mej. De Beun is tevreden over hoe deze zaak is afgehandeld. Er is een afspraak gemaakt met het bestuur van HCR en zij snapten de positie van onze vereniging, en wensen ons veel succes. Nadat ook met R.H.V. Leonidas afspraken waren gemaakt, kon de verhuizing beginnen. Deze bleek een groot succes door een geweldige opkomst van nieuwe leden. Mej. De Beun benadrukt dat het nu zaak is voor het beoogd bestuur om Pagina | 17

650

deze groei vast te houden, en eventueel om na te denken over een uitbreiding van het aantal velden. Tijdens haar beleidsrede, zo vertelt mej. De Beun, heeft ze gesproken over twee peilers voor haar bestuursjaar: de kwaliteit van de trainingen moest verbeterd worden en de gezelligheid bij

655

E.H.V. Never Less vergroot worden. Wat betreft het eerste punt is er een leuke trainersclinic georganiseerd door Remco Hatgers. Door de verdeling van de training tussen gevorderde en beginnende hockeyers ging het niveau omhoog en kunnen ook nieuwe leden zonder hockeyervaring snel mee doen. Om E.H.V.Never Less een leuke, gezellige vereniging te houden zijn er mooie activiteiten doorgezet, zoals het ledenweekend, galadiner en een hockeytoernooi. Bij dit laatste

660

hadden de leden voor het eerst meer inspraak, doordat er door de leden zelf gekozen kon worden tussen verschillende toernooien. Tevens, zo is mej. De Beun verheugd te melden, is de oprichting van Vrienden van Never Less een feit. Als cadeau voor dit heugelijke feit is er een poster gekocht die de vlag van E.H.V. Never Less zal vervangen, omdat de laatste wat minder makkelijk in de omgang is. De Vrienden van Never Less is klaar om verder te groeien. Op dit moment zijn er slechts drie leden,

665

maar met het oog op het lustrumjaar en de aanwezigheid van veel derde partijen, verwacht mej. De Beun dat dit zal veranderen. Wel drukt ze de Lustrum Commissie en het beoogd bestuur op het hart de Vrienden van Never Less ook echt onder de aandacht te brengen. In het kader van het lustrumjaar is er tevens een Lustrum Commissie opgericht, die al enkele succesvolle activiteiten heeft georganiseerd. Helaas heeft dhr. Van den Boogaard de commissie verlaten, maar mej. De Beun

670

is blij om te zien dat de andere leden goed op elkaar zijn ingespeeld. De commissie heeft mooie plannen, en het wordt vast een geweldig jaar, zo verwacht ze. Als laatste wil mej. De Beun graag terugkomen op de bestuursopdracht van haar bestuur: het organiseren van een feest met minimaal honderd gasten. In eerste instantie was er het idee van een pre-lustrumfeest, wat helaas samenviel met het slotfeest van STAR. Door een te groot financieel risico en mogelijke schade aan de reputatie

675

is besloten om dit feest niet door te laten gaan, maar uiteindelijk is dit helemaal goed gekomen. Voor het openingslustrumfeest in oktober 2009 zijn honderdachttien kaartjes in de voorverkoop verkocht, en uiteindelijk waren er honderdtachtig gasten – een super opkomst dus. Mej. De Beun wil bij deze graag mej. Hofstee en mej. Van den Berg van harte bedanken voor de contacten bij Saint Tropez en Café Fout. Tevens wil ze nogmaals alle leden bedanken voor hun enthousiasme en het

680

vinden van de ‘foute’ outfits. Mej. De Beun concludeert dat het een mooi jaar was, vol nieuwe dingen voor Never Less. Ze verzekert dat ze veel heeft geleerd van haar bestuursjaar, en wil graag haar bestuursgenoten van harte bedanken voor deze geweldige periode. Er zijn geen op- of aanmerkingen op het eindverslag van de voorzitter, en om 1.45 uur schorst Mej. De Beun de vergadering voor vijf minuten. -

Schorsing van vijf minuten -

14. Voordracht bestuur 2009 – 2010

685

Om 1.51 uur wordt de vergadering heropend door Mej. De Beun. Dhr. Uittenbroek staat te popelen om meer te weten te komen over de leden van het beoogd bestuur. Hij verzoekt hen dan ook om zich voor te stellen met naam, functie en opleiding.

Pagina | 18

a. Voorzitter Mej. E. van den Berg

690

Nadat mej. Van den Berg aan het verzoek van dhr. Uittenbroek voldaan heeft, constateert mej. Nauta dat er officieuze wegen bestaan die tot het voorzitterschap leiden, zoals het onderhouden van persoonlijke contacten met oud-bestuursleden. Mej. Nauta vraagt zich af of mej. Van den Berg gebruik heeft gemaakt van deze wegen om zich de titel van beoogd voorzitter te verschaffen. Mej. Van den Berg ontkent dit. b. Secretaris Mej. M. Peters

695

700

Nadat mej. Peters zichzelf heeft voorgesteld, informeert dhr. Uittenbroek naar haar lievelingskleur en hobby’s. Mej. Nauta vraagt zich af wat de connectie is tussen mej. Peters en een jongen op het E.H.V. Never Less lustrumfeest in een bananenpak verscheen. Dhr. Paauwe, dhr. Uittenbroek, mej. Nauta en mej. Peeters zijn benieuwd naar de grammaticale kennis van de Nederlandse taal van mej. Peters en vragen haar het woord ‘geüpdate’ te spellen. Wanneer dit mislukt, wijt mej. Peters dit aan het feit dat ze is opgegroeid in Duitsland, waarop dhr. Paauwe zijn bezorgdheid uitspreekt over een eventuele germanisering van de vereniging. Mej. Peters belooft voortaan alle woorden waarvan ze de correcte spelling niet weet op te zoeken in het Groene Boekje. c. Penningmeester Dhr. K. Kluun

705

Na een korte introductie van dhr. Kluun informeert dhr. Blok of dhr. Kluun wel eens rood staat op zijn eigen bankrekening. Dhr. Kluun beaamt dit. Mej. Nauta vertelt dat haar ter ore is gekomen dat dhr. Kluun geen alcoholische dranken zou nuttigen tot zijn verjaardag in januari, en vraagt zich af hoe het met dit voornemen staat. Dhr. Kluun geeft toe dat hij dit niet geheel heeft volgehouden. d. Commissaris PR & Activiteiten Mej. M. Korstanje

710

Na zichzelf voorgesteld te hebben, krijgt mej. Korstanje van dhr. Blok de vraag hoe ze denkt haar studie Strategic Management te integreren met haar functie binnen de vereniging, en wat het verband zou kunnen zijn tussen deze studie en een bowlinguitje. Dhr. Uittenbroek is benieuwd naar

715

de kennis van de historie van de vereniging, en vraagt of mej. Korstanje weet wie E.H.V. Never Lessheeft opgezet. Mej. Nauta informeert of mej. Korstanje via de formele of informele weg heeft gesolliciteerd naar haar functie. Ze bedankt mej. Korstanje vervolgens voor haar antwoord en benadrukt dat ‘eerlijkheid wordt geapprecieerd’. Wanneer dhr. Uittenbroek vraagt naar de hoogte van de hakken van mej. Korstanje, weet zij, na een schatting gemaakt te hebben, te vertellen dat deze ongeveer vijf centimeter hoog zijn. e. Commissaris Hockey Technische Zaken Dhr. T. Ovaa Nadat dhr. Ovaa zichzelf geïntroduceerd heeft, vraagt dhr. Uittenbroek naar de hobby’s van dhr. Ovaa. Mej. Peeters is benieuwd naar het hockeyballen-beleid van de beoogd Commissaris Hockey

720

Technische Zaken. Dhr. Ovaa kan haar vertellen dat hij alle ballen twee weken geleden heeft geteld, en dat er bovendien een nieuwe sponsor, Masq, is aangetrokken op het aantal hockeyballen op peil te houden. Masq heeft onlangs vierentwintig ballen gesponsord, en tevens heeft Dhr. Kluun vijftien Pagina | 19

ballen gedoneerd aan de vereniging. Mej. Peeters is niet geheel overtuigd door het beleid van dhr. Ovaa en verzoekt hem om tijdens de halfjaarlijkse ALV een model pilot voor het ballen-beleid te 725

presenteren, inclusief een grafische tekening. Tevens benadrukt ze dat enige kennis over het maken van websites handig zou zijn voor het uitvoeren van zijn functie. 15. Decharge bestuur 2008 – 2009 met uitzondering van de voorzitter

730

Er wordt geen bezwaar gemaakt tegen de decharge van het 19e bestuur van E.H.V. Never Less. Bij de hamerslag van mej. De Beun worden dhr. Bijloo, mej. Schnitker, dhr. De Ruiter en mej. De Gijt uit hun functie ontheven. 16. Installatie voorzitter 2009 – 2010/decharge voorzitter 2008 – 2009 Er wordt geen bezwaar gemaakt tegen de installatie van mej. Van den Berg als voorzitter, dan wel tegen de decharge van mej. De Beun uit deze functie. Bij een hamerslag wordt mej. De Beun uit haar functie ontheven, en mej. Van den Berg geïnstalleerd als 20e voorzitter der E.H.V. Never Less.

735

17. Installatie overig bestuur 2009 – 2010 Er worden geen bezwaren geheven tegen de installatie van het 20e bestuur van E.H.V. Never Less. Bij de hamerslag van mej. Van den Berg worden mej. Peters, dhr. Kluun, mej. Korstanje en dhr. Ovaa geïnstalleerd als bestuur 2009 – 2010. Om 2.29 uur wordt de vergadering geschorst voor felicitaties aan het onlangs geïnstalleerde bestuur.

740

-

Schorsing van tien minuten -

745

Om 2.38 uur wil mej. Van Den Berg de vergadering graag voortzetten, wanneer blijkt dat behalve de dassen van mej. Korstanje en dhr. Ovaa ook de hamer van de voorzitter verdwenen is. Dhr. Uittenbroek reageert hier afkeurend op: ‘Negen minuten in functie en al spullen kwijt.’ Mej. Peeters spreekt van een ‘leermoment’. Mej. Van den Berg biedt namens haar volledige bestuur haar excuses aan. Mej. Peeters vindt een studentikoze tegenprestatie wel op zijn plaats. Mej. Nauta stelt voor dat

750

er een slinger of toeter aan de hamer wordt bevestigd, zodat mej. Van den Berg er beter op let. Als tegenprestatie wordt aangedragen dat mej. Van den Berg tijdens de halfjaarlijkse ALV in roze sloffen zal verschijnen. Mej. Van den Berg gaat akkoord en dhr. Paauwe geeft de hamer terug. Om 2.44 uur wordt de vergadering heropend door mej. Van den Berg, terwijl de aanwezige leden kunnen nadenken over een tegenprestatie voor de verloren dassen van mej. Korstanje en dhr. Ovaa. 18. Presentje Dhr. Blok, dhr. Schraven en dhr. Van der Linden Dhr. Blok, dhr. Schraven en dhr. Van der Linden willen het bestuur graag feliciteren met hun installatie. De heren hebben hiervoor een brief geschreven, welke door mr. Van der Linden wordt voorgedragen.

755

‘Geacht 20e bestuur der E.H.V. Never Less, Wij willen gaarne van de gelegenheid gebruik maken om u allen te feliciteren met uw installatie tot bestuurder van de mooiste studenten hockey vereniging die Rotterdam rijk is. Op u…. dames en heren rust de taak om met een heldere en frisse blik het beleid van de vereniging te gaan bepalen. Pagina | 20

760

765

Hierbij is het niet alleen belangrijk dat u zich gedraagt zoals het een goed bestuurder betaamt, maar ook dat u er netjes en representatief uitziet en ook zo over komt. Er zullen genoeg momenten komen dat u welkaar, een RvC of een KasCo over de vloer krijgt. U bent zoals reeds gezegd, zojuist geïnstalleerd. Dit houdt onzes inziens in dat u in alle opzichten op dit moment nog helemaal fris bent. Wij, als oudgedienden van de vereniging, zouden het liefst zien dat deze frisheid, deze nieuwheid … deze zuiverheid.. zo lang mogelijk door u wordt vastgehouden. Dit heeft ons ertoe bewogen om u allen niet alleen te feliciteren met uw aanstelling maar u ook het volgende cadeau te overhandigen om u alvast een beetje op weg te helpen. Veel succes met uw bestuursjaar. Met vriendelijke groet,

770

Dhr. H.A.J.M. Schraven MSc, 16e penningmeester der E.H.V. Never Less Dhr. Blok BSc, 18e voorzitter der E.H.V. Never Less Dhr. Mr. M.P.J. Van der Linden, 16e voorzitter der E.H.V. Never Less’ Er volgen felicitaties, en de heren overhandigen hun presentjes ‘om fris te blijven en die frisheid te behouden’ aan het 20e bestuur.

775 19. Bekendmaking bestuursopdracht bestuur 2009 – 2010 Mej. De Beun maakt de bestuursopdracht bekend, die zal bestaan uit twee onderdelen. Ten eerste zal het bestuur moeten zorgen voor een nieuwe vitrinekast, die zowel als prijzenkast zal dienen, als

780

785

ook representatief zal zijn voor E.H.V. Never Less en waar de vereniging voor staat. Het tweede onderdeel van de bestuursopdracht bestaat uit het organiseren van een interstedelijk (studenten)hockeytoernooi. Hierbij is het van belang dat de contacten met andere (studenten)hockeyverenigingen gewaarborgd dan wel niet uitgebreid worden. Mej. Peeters vraagt om een tijdslimiet. Mej. Van den Berg antwoordt dat de opdrachten binnen de bestuurstermijn zullen worden uitgevoerd. Dhr. Kluun vraagt of er richtlijnen verbonden zijn aan het organiseren van het toernooi. Mej. De Beun acht het van belang dat er break-even wordt gedraaid, maar er zijn geen eisen voor een minimaal aantal teams. Er zijn verder geen op- of aanmerkingen. 20. Beleidsrede en begroting

790

Alvorens mej. Van den Berg de beleidsplannen voor het bestuursjaar 2009 – 2010 presenteert, wil ze graag namens haar gehele bestuur het 19e bestuur bedanken voor hun inzet het afgelopen jaar, biedt hen een presentje aan, en hoopt dat er nog eens raad gevraagd kan worden indien dit nodig is. Ze benadrukt dat het 20e bestuur er alles aan zal doen om er weer een sportief en gezellig jaar van te maken wat extra speciaal is omdat E.H.V. Never Less dit jaar haar vierde lustrum viert. Hierna leest ze haar beleidsrede voor:

795

‘In juni zijn we voor het eerst bij elkaar gekomen om elkaar beter te leren kennen en te brainstormen over komend jaar. Onze eerste belangrijke taak was het promoten en nieuwe leden werven tijdens de Eurekaweek. Erg spannend aangezien het de eerste keer was dat wij officieel in het openbaar onze

Pagina | 21

mooi vereniging zouden gaan vertegenwoordigen, tussen haakjes omdat we nog beoogd bestuur waren op dat moment. We wilden de promotie en ledenwerving graag samen met de huidige leden

800

805

810

815

820

825

830

835

van de vereniging gaan doen, zodoende zijn we begonnen met het mailen naar de leden om een promotieteam te vormen. Hierop hebben we leuke reacties gekregen en zo is langzaam het promotieteam ontstaan. Met deze mensen zijn we iedere dag van ’s morgens tot diep in de nacht gewapend met flyers en stickers keihard bezig geweest om mensen te interesseren voor onze vereniging. Dit heeft veel aandacht voor E.H.V. Never Less opgeleverd. Enkele hoogtepunten waren: de opening in het Topsportgebouw waar we onze hockeykunsten mochten vertonen op het podium ten overstaan van de nieuwe eerste jaars, de worksshops en informatiemarkt op woensdag, het donderdagmiddagfestival waar we de aandacht trokken met onze suikerspinautomaat en onze eerste maandelijkse borrel van het seizoen. Erg leuk om iedereen weer te mogen begroeten na de vakantie. Wij hebben de Eurekaweek als iets moois en unieks ervaren en middels deze weg wil ik iedereen die zich ingezet heeft tijdens de Eurekaweek nogmaals hartelijk bedanken. Mede door onze aanwezigheid tijdens de Eurekaweek mag E.H.V. Never Less dit jaar negenenzeventig nieuwe leden verwelkomen. Helaas hebben we ook afscheid moeten nemen van eenenveertig leden. Onze tweede grote activiteit was het teamvormingsetentje wat op vijf oktober jongstleden heeft plaatsgevonden. En we zijn erg verheugd om te melden dat er na veel gepuzzel uiteindelijk zeven teams dit jaar zijn gevormd en dat betekend dat we dit jaar gegroeid zijn van vijf naar zeven teams. Verder zijn we de afgelopen maanden druk bezig geweest met plannen maken voor het komende jaar. Wij zijn dit jaar verhuisd naar een andere club, R.H.V. Leonidas. De voordelen daarvan zijn dat voor de meeste leden de reistijd korter is geworden ten op zichten van de reistijd naar HCR. En wij denken dat dit ook heeft bijgedragen aan de groei van de vereniging. Dit brengt mij tot onze eerste doelstelling dit jaar, de groei van Never Less. Voor dat we het jaar begonnen wilden we proberen om de vereniging met 10% te laten groeien, inmiddels is de vereniging al met meer dan 10% gegroeid. Buiten het feit dat we daar enorm blij mee zijn, brengt ook een aantal organisatorische kanten met zich mee. Doordat we dit jaar zeven teams hebben in plaats van vijf teams hebben, moest er gezocht worden naar een oplossing. Het eerste idee was om een extra veld te huren, maar helaas is dat niet gelukt omdat R.H.V. Leonidas op maandag vol zit. Een andere optie was om een voetbalveld te huren, wij hebben daarvoor R.S.V. Antibarbari (de studenten voetbalvereniging) benaderd, maar ook dat is niet gelukt, omdat zij wel een veld beschikbaar hadden, maar daar ontbreekt de verlichting. Uiteindelijk hebben we besloten om de speeltijd met een half uur te verlengen waardoor we in plaats van drie rondes wedstrijden nu vier rondes wedstrijden spelen. Dit om te voorkomen dat teams slechts voor de training en één wedstrijd naar R.H.V. Leonidas zouden komen. Dit jaar is ook ons lustrumjaar, E.H.V. Never Less bestaat alweer twintig jaar. Ons doel is om er dit jaar in samenwerking met de lustrumcommissie een onvergetelijk jaar van te maken. Vanwege het feit dat wij gegroeid zijn hebben we ook extra inkomsten. Daarmee willen we extra activiteiten organiseren gedurende het jaar en bestaande activiteiten uitbreiden, o.a. zal het gala dit jaar grootser aangepakt worden en ook tijdens het ledenweekend volgend weekend zullen wij onze leden een extra activiteit aanbieden. Om de borrel aantrekkelijker te maken en de onderlinge band met de leden te versterken zullen we dit jaar een soort happy hour instellen. Dat houdt in dat we per borrel honderd euro zullen reserveren Pagina | 22

zodat we de leden een drankje aan kunnen bieden. Verder is het plan om gedurende het jaar nog zeker één extra feest te organiseren, gezien het daverende succes van het lustrumfeest in Café Fout

840

845

850

855

860

865

twee weken geleden. Ook gaat E.H.V. Never Less dit jaar internationaal, zestien november zal een studenten hockeyvereniging uit Antwerpen naar Rotterdam komen om tegen ons te hockeyen en aansluitend gezellig een drankje te drinken. Dit brengt mij bij de volgende doelstelling voor dit jaar namelijk het werven van meer internationale studenten. Maar om de club aantrekkelijk te maken voor buitenlandse studenten is het van belang dat ze gemakkelijk kunnen communiceren met de leden en het bestuur. We hebben dan ook dit jaar het inschrijfformulier vertaald naar het Engels, de MOL wordt wekelijks tweetalig aangeboden aan de leden en in de toekomst willen we ook de site aanpassen zodat mensen voor een Engelstalige optie kunnen kiezen. Ook worden de training deels in het Engels gegeven. Tot nu toe hebben wij zeven nieuwe internationale leden. Waar vorig jaar ook mee gestart is, is een intensiever contact op te bouwen met de teamcaptains. Wij vinden dit ook een belangrijk punt. Wat we gedaan hebben is aan het begin van het seizoen een mail gestuurd met tips naar de teamcaptains om hen te helpen met het opstarten van het team. Wij hopen dat hierdoor de onderlinge band in de teams sneller gevormd zal worden en de leden het nog beter naar hun zin zullen krijgen. Voor ons is het de manier om te kunnen peilen in de teams of er problemen zijn en zo ja om deze zo goed en zo snel mogelijk proberen op te lossen. Ook willen wij dit jaar de aanschaf van de teamshirts versnellen door de leden per persoon tien euro te sponsoren wanneer zij als team voor dertig november de teamshirts bestellen. Een ander punt voor dit jaar is het werven van nieuwe sponsoren. Tot nu toe hebben éém nieuwe sponsor binnengehaald en zijn we nog in onderhandeling met een tweede sponsor. Masq, een hockey (en cricket) winkel, gelegen op de Bergweg, met een groot assortiment aan hockeybenodigdheden, te verkrijgen voor ons met flinke kortingen. Ook hebben we van deze sponsor nieuwe ballen gekregen en nieuwe hesjes, daar zijn we erg blij mee. Daarnaast zijn we druk in onderhandeling met Electrolux, zij zijn geïnteresseerd in de sponsoring van een activiteit dit jaar, hoogstwaarschijnlijk het gala. Het 19de bestuur heeft vorig jaar “Vrienden van Never Less” opgezet. Dit is een club mensen, voornamelijk oudleden, die geen lid willen zijn maar wel verbonden willen blijven met de vereniging. Om lid te worden van Vrienden van Never Less wordt er eigen bijdrage gevraagd. Ook dit jaar willen wij ons daarvoor in gaan zetten en zullen wij ons best doen om meer leden te werven. Tot slot zouden we graag een statutencommissie oprichten. We bestaan dit jaar twintig jaar en dat betekend dat de statuten ook al twintig jaar hetzelfde zijn. Ons lijkt het een goed idee om deze eens goed door te nemen en waar nodig punten te veranderen of zelfs te schrappen. Tot zover onze plannen voor het volgende seizoen. Rest mij alleen nog namens het overige bestuur iedereen een sportief en ook gezellig hockeyjaar toe te wensen.’

870

875

Mej. Nauta vraagt zich af hoe het bestuur denkt het gegroeide ledenaantal aantal vast te houden. Mej. Van den Berg antwoordt dat er extra activiteiten georganiseerd zullen worden om een band tussen de leden te creëren, en dat er tijdens de zaalcompetitie na elke hockeyavond nog ergens wat gedronken zal worden om de inmiddels gecreëerde band in stand te houden. Dhr. Uittenbroek informeert hoeveel inschrijvingen er zijn voor het ledenweekend. Mej. Peters antwoordt dat inmiddels vijfenvijftig leden zich hebben ingeschreven. Mej. Peeters geeft aan dat ze gehoord heeft Pagina | 23

dat de Eurekaweek een succes was, maar vond de site niet bepaald Eurekaweek-proof. Dhr. Ovaa antwoordt dat de site rond de Eurekaweek geüpdate is, dat de oude slogan overal op de site

880

vervangen is door de nieuwe, en dat de flyer op tijd op de site stond, net vóór de Eurekaweek. Hij geeft toe dat het lastig is, maar hij is bekend met maken van sites. Vervolgens deelt Dhr. Kluun de begroting voor het komende bestuursjaar aan alle aanwezigen uit. Om 3.16 uur wordt de vergadering voor vijf minuten geschorst, zodat de leden tijd hebben deze te bekijken. -

Schorsing van vijf minuten -

885

Om 3.19 uur wordt de vergadering heropend, en licht dhr. Kluun zijn begroting toe. Dhr. Paauwe heeft een vraag over post uitgaven voor trainers en dhr. Kluun legt uit dat er vanuit de gemeente Rotterdam een bedrag van €4,50 per beschikbaar is voor vrijwilligers. Het bedrag dat staat bij uitgaven voor trainers is berekend op basis van het aantal uren dat training wordt gegeven, plus veertig minuten voorbereiding en evaluatie bij elke training. Mej. Den Blaauwen geeft aan dat ze de

890

kostenpost ‘Uitgaven Activiteiten’ wat onduidelijk vindt. Dhr. Kluun biedt hiervoor zijn excuses aan. Dhr. Den Boer is verheugt over het grote bedrag bij de post ‘Eerstejaarssubsidie’, volgens hem is het nu drie keer zoveel feest. Hij is van mening dat er een tegemoetkoming moet komen voor de leden. Dhr. De Ruiter informeert hoe dhr. Kluun is gekomen aan het bedrag voor de subsidie uit het ‘Fonds Bloei’, omdat dat naar zijn weten nog niet bekend is. Dhr. Kluun antwoordt dat hij hiervoor een

895

schatting heeft gemaakt en dat voor deze schatting is uitgegaan van de verkregen bedragen uit oude subsidieaanvragen. Dhr. Den Boer vraagt zich af wat de post ‘Electrolux’ inhoudt. Mej. Van den Berg legt uit dat ze druk bezig is met het binnenhalen van deze sponsor, maar in principe heeft ze een toezegging, en ze hoopt dan ook dat het lukt. Tevens raadt dhr. Den Boer de penningmeester aan om de Word spellingscontrole op zijn computer te installeren. Er volgt een stemming over de goedkeuring van de begroting. Dertien leden stemmen voor, nul tegen, één blanco en zeven leden onthouden zich van de stemming.

900

21. Voordracht en installatie Kascontrole Commissie 2009 – 2010 Voor de Kascontrole Commissie 2009 – 2010 worden mej. Peeters en dhr. De Ruiter voorgedragen en geïnstalleerd. De twee pas geïnstalleerde leden van de Kascontrole Commissie doen meteen een oproep voor een derde lid van de commissie. Wanneer een iemand het leuk vind om met cijfertjes aan de slag te gaan, kan hij of zij een sollicitatie sturen naar [email protected].

905

22. Voordracht en installatie Raad van Commissarissen 2009 – 2010 Voor de Raad van Commissarissen 2009 – 2010 worden dhr. Uittenbroek, mej. De Beun en dhr. Blok voorgedragen en geïnstalleerd. Er volgen felicitaties. 23. W.V.T.T.K.

910

Dhr. De Ruiter draagt het idee aan van het oprichten van een commissie voor het herzien van de statuten en reglementen van de vereniging, aangezien deze inmiddels twintig jaar onveranderd zijn. Mej. Van den Berg zal deze mogelijkheid bekijken en tijdens de halfjaarlijkse ALV met een uitslag

Pagina | 24

komen. Dhr. Blok is het eens met dhr. De Ruiter. Echter, hij beschouwt het installeren van een commissie als overbodig, en stelt voor dat de Raad van Commissarissen en Kascontrole Commissie,

915

920

925

930

aangevuld met enkele leden, de statuten en reglementen zelf beoordelen. Dhr. Blok benadrukt dat het van belang is om onder de leden te peilen wie bereid is mee te werken aan dit project. Dhr. Uittenbroek ziet het installeren van een commissie voor de herziening van de statuten en reglementen, onder toezicht van de Raad van Commissarissen, als een goed plan. Nu dienen er nog leden gezocht te worden die enthousiast zijn om hieraan mee te werken. Mej. Peeters vraagt zich af wat het beleid van de vereniging is ten opzichte van de nieuwe hockeyregels van de KNHB. Mej. Van den Berg antwoord dat niet alle regels even handig zijn voor de hockeyers van E.H.V. Never Less, maar dat een eventueel nieuw beleid nader bekeken zal worden. Dhr. Uittenbroek pleit wel voor het zelf uitnemen van de bal. Anders ontstaat er volgens hem discrepantie tussen hockey bij E.H.V. Never Less en gewoon hockey. Dhr. Kluun antwoordt dat dit enkel voordeel zal opleveren voor de gevorderde hockeyer, en niet voor de beginner. Hierdoor zou de balans tussen de verschillende hockeyniveaus binnen de vereniging kunnen verdwijnen, maar hij stelt voor om het hier op een later tijdstip nog eens over te hebben. Mej. Peeters geeft het bestuur als tip mee om de hockeyregels via de MOL door te sturen, zodat alle leden op de hoogte zijn. Eventueel zouden de regels ook opgehangen kunnen worden in de dug-outs op de hockeyavonden. Dhr. Van der Linden is van mening dat er veel veranderd is binnen de vereniging sinds zijn bestuursjaar. De overgang naar R.H.V. Leonidas is volgens hem erg goed verlopen, en het resultaat is duidelijk zichtbaar: E.H.V. Never Less gaat vooruit, en het is zaak om dit ook zo te houden. Dhr. Van der Linden had zich ingeschreven als lid van de vereniging om aanwezig te kunnen zijn bij deze ALV, en hij biedt bij deze zijn uitschrijfformulier aan aan mej. Peters. Mej. Van den Berg bedankt hem voor zijn inzet voor de vereniging de afgelopen jaren.

935

24. Rondvraag Dhr. Blok wil het 20e bestuur graag nogmaals feliciteren en wenst hen succes het komende bestuursjaar. Als lid van de Raad van Commissarissen zou hij graag een lijst met contactgegevens willen uitwisselen met het bestuur, zodat er gebeld of gemaild kan worden indien dit noodzakelijk

940

945

wordt geacht. Uiteraard zal hier door het bestuur voor gezorgd worden. Mej. Peeters vraagt zich af hoe het zit met de papieren uitnodigen voor de ALV, en of deze opnieuw geïntroduceerd zullen worden. Mej. Van den Berg antwoordt dat ze hier eerst overleg over dient te plegen met haar bestuur, maar dat Dhr. Paauwe de uitslag in een handgeschreven brief tegemoet zal mogen zien. Dhr. Paauwe is hier erg tevreden over: ‘Nu zijn alle problemen zijn de wereld uit.’ Dhr. Uittenbroek wil het net geïnstalleerde bestuur graag succes wensen. Dhr. Berkhout zet zijn vraagtekens bij het installeren van bestuursleden ondanks dat hun dassen kwijt zijn. De installatie is volgens hem nog niet afgerond zonder das. Mej. Van den Berg geeft toe dat het bestuur wat slordig is geweest in het bewaken van verenigingseigendommen. Ze benadrukt dat ze er alles aan zal doen om de dassen terug te krijgen. Mej. Peeters stelt voor dat als tegenprestatie mej. Korstanje en dhr. Ovaa tijdens de

Pagina | 25

950

955

960

volgende ALV met feestmutsen zullen verschijnen. Mej. Van den Berg antwoordt dat ze absoluut bereid is een tegenprestatie te verrichten, maar dat het dragen van feestmutsen tijdens een ALV de professionaliteit aantast. Dhr. Van der Linden keurt het af dat leden zichzelf verenigingseigendommen toe-eigenen, en benadrukt dat Dhr. Paauwe zelf ook in het bestuur heeft gezeten. Dhr. Paauwe vindt het bijzonder schandalig dat het kwijtraken van verenigingseigendommen wordt afgeschoven op ‘jatten’. Dhr. Blok laat zijn licht op de zaak schijnen: ‘In de euforie van de installatie had het bestuur een moment van onoplettendheid.’ Dhr. Den Boer is van mening dat het uittrekken van de blouse van de bestuursleden als tegenprestatie wat ver gaat. Dhr. Uittenbroek stelt voor om als tegenprestatie een leuk welkomstdrankje te serveren aan de aanwezigen van de halfjaarlijkse ALV. Mej. Peeters doet het voorstel dat het voltallige bestuur tijdens het ledenweekend een optreden verzorgt. Dhr. Paauwe vult dit aan met de eis dat het optreden ten minste drie minuten dient te duren. Mej. Van den Berg stemt in, en de dassen worden door Mej. Peeters en Dhr. Paauwe teruggegeven aan hun rechtmatige eigenaars. 25. Sluiting De vergadering wordt om 4.07 uur gesloten door Mej. Van den Berg, waarna ter afsluiting door alle aanwezigen het clublied wordt gezongen.

965

-

Einde ALV -

Pagina | 26