Nota voor
:
multidisciplinaire vergadering van het algemeen bestuur
Datum
:
3 juli 2014
Onderwerp
:
Aanwijzen coördinerend functionaris gemeenten
Agendapunt
:
3
Kenmerk
:
AB/1405
Bijlagen: 1. Brief namens CSO aan DB 2. Notitie CFG
Portefeuillehouder: mr. H.L.M. Bloemen
Inleiding In artikel 36 van de Wvr staat dat het bestuur van een veiligheidsregio een functionaris aanwijst die is belast met de coördinatie van de maatregelen en voorzieningen die de gemeenten treffen met het oog op een ramp of crisis. Binnen de VNOG is de functie van coördinerend functionaris (CF) per 1 oktober 2014 vacant. In de memorie van toelichting bij de WVR staat beschreven dat in een aantal regio’s de gemeentesecretaris van een tot de regio behorende gemeente fungeert als coördinerend functionaris. De door het bestuur van de veiligheidsregio aangewezen coördinerend functionaris is verantwoordelijk voor een goede voorbereiding van de gemeentelijke maatregelen en voorzieningen. Deze worden beschreven in het crisisplan (artikel 14 WVR). Het gaat daarbij bijvoorbeeld om voorzieningen en maatregelen voor bevolkingszorg en voor crisiscommunicatie. Aan het overleg van clustersecretarissen (CSO) is gevraagd een notitie te maken met het profiel van de coördinerend functionaris. Deze notitie met de titel “Werk maken van bevolkingszorg” is bijgevoegd. Deze notitie is besproken met de heren H. Bloemen en J. Berends op 12 februari jl. Namens het CSO heeft de heer B. Brand, gemeentesecretaris van Oldebroek, in een brief aan het DB van de VNOG d.d. 9 april 2014, aangegeven mevrouw I. Sjerps unaniem voor te dragen als kandidaat voor de invulling van de vacature van coördinerend functionaris. Mevrouw I. Sjerps heeft aangegeven de functie graag te zullen aanvaarden. Aan het DB en het AB van de VNOG wordt gevraagd in te stemmen met de benoeming van mevrouw I. Sjerps, gemeentesecretaris van Apeldoorn, tot coördinerend functionaris binnen de VNOG per 1 oktober 2014. Advies-besluit 1. Kennis te nemen van de notitie met daarin het profiel CF : “Werk maken van bevolkingszorg” 2. Kennis te nemen van de brief uit Oldebroek d.d. 9 april 2014 namens het CSO aan het DB VNOG 3. In te stemmen met de unanieme voordracht van het CSO om mevr. I. Sjerps, gemeentesecretaris van Apeldoorn, te benoemen tot coördinerend functionaris gemeenten binnen de VNOG conform art. 36 van de Wvr. Het AB voor te leggen deze benoeming per 1 oktober 2014 te laten ingaan.
1
4. In te stemmen met de aanwezigheid van de CF bij de multidisciplinaire vergaderingen van het DB en AB als adviseur. 5. Aan de CF te verzoeken om vóór de eerstvolgende begrotingsbehandeling van de VNOG, een financieel voorstel aan het bestuur voor te leggen voor de structurele ondersteuning van de CF. Beoogd effect Het benoemen van een functionaris die zorg draagt voor de coördinatie van de maatregelen en voorzieningen die de gemeenten treffen met het oog op een ramp of een crisis en daarmee uitvoering en inhoud geven aan artikel 36 van de WVR. Argumenten Het Cluster Secretarissen Overleg (CSO) van de VNOG heeft in een unanieme voordracht de huidige gemeentesecretaris van Apeldoorn voordragen voor de functie van CF. Mevrouw I. Sjerps voldoet aan de functie-eisen zoals die zijn opgenomen in het profiel dat door het CSO is opgesteld en dat is besproken met de portefeuillehouder en de voorzitter van het DB. Mevrouw Sjerps heeft aangegeven de functie graag te zullen aanvaarden. Kanttekeningen De gemeentesecretaris van de gemeente Apeldoorn is voorzitter van het overleg van clustersecretarissen, waar de zes clustersecretarissen de belangen behartigen namens deze zes clusters. Deze clustersecretarissen ondersteunen haar als lid van de Veiligheidsdirectie. De Veiligheidsdirectie adviseert het gezamenlijke bestuur van de Veiligheidsregio NOG en de Politie eenheid Oost (district NOG) ten aanzien van multidisciplinaire onderwerpen. Als coördinerend gemeentesecretaris behartigt zij de belangen van alle 22 gemeenten in de regio met betrekking tot de gemeentelijke processen en de multidisciplinaire samenwerking. Om een goede bestuurlijke inbedding voor multidisciplinariteit te bevorderen, wordt voorgesteld om in te stemmen met de aanwezigheid van de nieuwe CF bij de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur van de VNOG vanuit een adviserende rol. In het AB voorstel van 5 november 2009 (AB/0923) wordt expliciet de gemeentesecretaris van Apeldoorn aangewezen als coördinerend functionaris. Met de voordracht voor de benoeming van mevrouw I. Sjerps, gemeentesecretaris van Apeldoorn, wordt hier aan voldaan, maar met de kanttekening dat de koppeling van de functies van gemeentesecretaris van Apeldoorn en coördinerend functionaris binnen de VNOG met dit voorliggende besluit wordt losgelaten. Uitvoering/ communicatie/ inwerkingtreding Het CSO heeft in een unanieme voordracht d.d. 9 april 2014 ingestemd met het voorstel. Het Dagelijks Bestuur heeft op 15 mei 2014 ingestemd met het voorstel. In overleg met het CSO zal een nadere uitwerking van de rol, functie en tijdsbesteding van de coördinerend functionaris aan het bestuur worden voorgelegd, zodat taken en verantwoordelijkheden helder worden gemaakt. Rapportage/ evaluatie Niet van toepassing.
2
Personele consequenties De nieuw te benoemen CF heeft ten opzichte van de huidige functionaris aanmerkelijk minder tijd te besteden om invulling te geven aan haar rol. De huidige ondersteuning vanuit het Veiligheidsbureau is dan onvoldoende en dient daarop te worden aangepast. Een voorstel voor de structurele ondersteuning zal aan het bestuur worden voorgelegd. Financiën Een voorstel voor de financiën, inclusief de structurele ondersteuning, zal later worden uitgewerkt om in de begroting voor 2016 e.v. te worden opgenomen. Dit voorstel zal aan het bestuur worden voorgelegd. Bijlagen 1. Voordracht CFG, brief namens het CSO uit Oldebroek aan het DB van de VNOG. 2. Coördinerend Functionaris Gemeenten, werk maken van bevolkingszorg.
3
Het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland; Bijeen in de vergadering d.d. 3 juli 2014; Gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 12 juni 2014; Besluit: 1. Kennis te nemen van de notitie met daarin het profiel CFG : “Werk maken van bevolkingszorg” 2. Kennis te nemen van de brief uit Oldebroek d.d. 9 april 2014 namens het CSO aan het DB VNOG 3. In te stemmen met de unanieme voordracht van het CSO om mevr. I. Sjerps, gemeentesecretaris van Apeldoorn, te benoemen tot coördinerend functionaris gemeenten binnen de VNOG conform art. 36 van de Wvr. Het AB voor te leggen deze benoeming per 1 oktober 2014 te laten ingaan. 4. In te stemmen met de aanwezigheid van de CF bij de multidisciplinaire
vergaderingen van het DB en AB als adviseur. 5.
Aan de CF te verzoeken om vóór de eerstvolgende begrotingsbehandeling van de VNOG een financieel voorstel aan het bestuur voor te leggen voor de structurele ondersteuning van de CF.
De voorzitter
De ambtelijk secretaris
Drs. J.C.G.M. Berends
mr. M. Assies
Apeldoorn, 3 juli 2014
4
01 - Post Inkomend - 31121
Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 1 van 9
01 - Post Inkomend - 31121
Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 2 van 9
01 - Post Inkomend - 31121
Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 3 van 9
01 - Post Inkomend - 31121
Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 4 van 9
01 - Post Inkomend - 31121
Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 5 van 9
01 - Post Inkomend - 31121
Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 6 van 9
01 - Post Inkomend - 31121
Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 7 van 9
01 - Post Inkomend - 31121
Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 8 van 9
01 - Post Inkomend - 31121
Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 9 van 9
Versie BB050214 – 17.45 Notitie Coördinerend Functionaris Gemeenten: Werk maken van bevolkingszorg vanuit multidisciplinaire benadering van rampenbestrijding en crisisbeheersing.
Processtappen: •
Afstemmingsoverleg Ina Sjerps en CSO – 22 januari 2014
•
Afstemmingsoverleg CSO met Klaas Dekker – idem
•
Voorzet Bert Brand & terugkoppeling CSO leden, Ina Sjerps, Klaas Dekker
•
Verwerken feedback, via mail akkoord door CSO
•
Verzenden naar de bestuurders John Berends en Hein Bloemen
•
12 februari gesprek met de bestuurders John Berends en Hein Bloemen
•
Op basis van deze notitie bestuursvoorstel formuleren voor DB (13 maart 2014) en AB (3 april 2014).
Inhoud: 1. De Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland (VNOG)
2
2. De Coördinerend Functionaris Gemeente (CFG)
3
3. De opgave: bevolkingszorg op orde en bevorderen multi-disciplinaire benadering
4
4. Het profiel en de verdere randvoorwaarden voor goed functioneren
6
5 februari 2014
Coördinerend Functionaris Gemeenten: Werk maken van bevolkingszorg vanuit multidisciplinaire benadering van rampenbestrijding en crisisbeheersing.
1. De Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland (VNOG) De VNOG bestaat uit 22 gemeenten die samenwerken in zes clusters: Veluwe Noord, Veluwe West, EVA, IJsselstreek, Achterhoek West en Achterhoek Oost. Het bestuur van de VNOG, het Algemeen Bestuur, bestaat uit de 22 burgemeesters van de gemeenten. Hieronder is het zorggebied en de gemeentelijke indeling van de VNOG te zien. In het gebied wonen op een oppervlakte van 3.000 km² ruim 870.000 mensen.
2
2. De Coördinerend Functionaris Gemeente Artikel 36 Wet Veiligheidsregio’s voorziet erin dat het bestuur van de veiligheidsregio een functionaris aanwijst die is belast met de coördinatie van de maatregelen en voorzieningen die de gemeenten treffen met het oog op een ramp of crisis. Omdat de termijn van de huidige functionaris per 1 oktober 2014 afloopt wordt een nieuwe Coördinerend Gemeentesecretaris (officieel Coördinerend Functionaris Gemeente, kortweg CFG) gezocht. De CFG maakt onderdeel uit van de Veiligheidsdirectie van de VNOG (VD). Deze VD bestaat uit de Regionaal Commandant Brandweer (directeur Brandweer), de Regionaal Geneeskundig Functionaris (directeur GHOR), de Districtschef Politie en de CFG. De VD is belast met het voorbereiden van de besluiten die in de gezamenlijke vergaderingen door de bestuursorganen worden genomen en met het bewaken van de uitvoering van die besluiten door de kolommen. Bij relevante onderwerpen worden ook waterschappen en Defensie uitgenodigd om aan het overleg deel te nemen. De CFG is belast met de coördinatie van de maatregelen en voorzieningen die de gemeenten treffen met het oog op een ramp of crisis: - bevolkingszorg, incl. crisiscommunicatie; - risicobeheersing, waaronder risicocommunicatie, regionaal risicoprofiel, rampbestrijdingsplannen en evenementenveiligheidsbeleid. En wordt daarbij ondersteund door een kleine staf. Intensieve ambtelijke samenwerking op het gebied van de crisisbeheersing in Noord- en Oost Gelderland is geborgd op de niveaus van secretarissen en ambtenaren openbare veiligheid (AOV). Het gebied van de VNOG is verdeeld in 6 clusters met elk een clustersecretaris. De clustersecretarissen komen acht tot tien keer per jaar bijeen in het clustersecretarissenoverleg (CSO) onder voorzitterschap van de coördinerend gemeente secretaris (CFG). De clustersecretarissen in het CSO dragen zorg voor het directe contact met de overige secretarissen uit hun cluster en benutten dat in hun cluster voor beleidsmatig vooroverleg en de implementatie van de besluitvorming. Binnen het CSO is een portefeuilleverdeling afgesproken waardoor de CFG beleidsmatig ondersteund wordt en de werkbelasting verdeeld. Zo komen de ambtenaren openbare veiligheid (AOV) acht keer per jaar bijeen in het Regionaal Overleg Openbare Veiligheid (ROOV) onder voorzitterschap van een gemeentesecretaris uit het CSO. Ook de crisiscommunicatie, de opleidingen / oefeningen en ondersteuning van de beleidsvoorbereiding voor het jaarplan van de Oranje Kolom zijn in portefeuilles verdeeld. Alles wat te maken heeft met de uitwerking van ontwikkelingen op het gebied van de gemeentelijke crisisbeheersing passeert deze beide overlegvormen waarbij het ROOV het CSO adviseert. De CFG is lid van het Landelijk Overleg Coördinerend Gemeente Secretarissen (LOCGS) en kan in dat verband ook via werk- en projectgroepen belast zijn met werkzaamheden voor de gemeentelijke kolom. Met het aanstaande vertrek van Klaas Dekker als coördinerend functionaris is de vraag of bij de nieuwe invulling wordt uitgegaan van eenzelfde constructie van een vrijgestelde functionaris of conform het eerdere besluit van het AB VNOG (5 november 2009) een gemeentesecretaris als coördinerend functionaris benoemen. Deze vraag kan het beste beantwoord worden gerelateerd aan de opgave waar deze CFG voor komt te staan. 3
3. De opgave: bevolkingszorg op orde en bevorderen multi-disciplinaire benadering Afgelopen periode heeft in de VNOG de ontwikkeling van bevolkingszorg veel aandacht gevraagd. Van gemeentelijke taak naar een regionale invulling met kwaliteitsverbetering en verdere samenwerking. Met het opstellen van een risicoprofiel van de veiligheidsregio is een basis gelegd voor het Regionaal Crisisplan en het Meerjarenbeleidsplan. Landelijk is er echter gelijktijdig veel in ontwikkeling. In de (landelijke) Staat van de Rampenbestrijding 2013 (onderzoeksperiode maart 2010 – oktober 2012) staat bij het regioprofiel van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland dat er ten opzichte van de vorige meting op onderdelen vooruitgang is geboekt. Op enkele onderdelen is echter ook een achteruitgang waargenomen. Aan de hand van de aanbevelingen wordt gewerkt om de achterstanden weg te werken (onder andere systeemoefeningen, multidisciplinair kwaliteitszorgsysteem). In de eindrapportage van de Evaluatiecommissie Hoekstra (september 2013), die zich onder andere baseerde op de uitkomsten van de Staat van de Rampenbestrijding 2013, wordt aangegeven dat de Wet veiligheidsregio’s zich vooral richt op de klassieke rampenbestrijding. Op dit gebied heeft de wet flinke verbeteringen teweeggebracht. Het effect van de wet is minder goed te zien op andere gebieden waar verbetering nodig was: een betere (aansturing van de) brandweerzorg en effectievere beheersing van crises waarmee de samenleving momenteel wordt geconfronteerd. Ook zijn de taken van de gemeente en de politie nog onvoldoende geïntegreerd in de rampenbestrijding. Multidisciplinaire samenwerking en de voorbereiding op crises laten nog altijd te wensen over; er is onder meer aandacht nodig voor bovenregionale samenwerking, regelmatig oefenen en de rol van de rijksoverheid. Hoekstra cs adviseert middels een elftal aanbevelingen met een omvattende variëteit aan verbeteringen. Het gaat dan om taken en uitgangspunten, bestuur, (centrale) sturing op prestaties en verantwoording, de organisatie van de veiligheidsregio (schaalgrootte, samenwerking, meldkamer, al dan niet opschaling), de bovenregionale en nationale crisisorganisatie. Het Veiligheidsberaad heeft hier weer op gereageerd middels een brief (11 oktober 2013) aan de minister, waarin zij aangeeft een ambitie te hebben een agenda van de veiligheidsregio’s vast te stellen met eigen prioriteiten waar het verder versterken van de multidisciplinaire en interdisciplinaire samenwerking onderdeel van zal uitmaken. In de brief ondertekend door toenmalig voorzitter burgemeester Mr. A. Wolfsen wordt ingegaan op de maatregelen maar wordt er ook op geattendeerd dat de bevolkingszorg in de wet onvoldoende aandacht krijgt en dat de bekostiging van bevolkingszorg zowel op regionaal als landelijk niveau een punt van zorg is waarover in het advies van de commissie Hoekstra geen aanbeveling wordt gedaan.
4
In de slotnotitie van de Werkconferentie voortgang Veiligheidsregio’s geeft het directeurenoverleg van de Veiligheidsregio’s een advies die in de volgende afbeelding is samengevat:
Veel zaken zijn herkenbaar vanuit het rapport Hoekstra. Aanvullend wordt het opnieuw vastleggen van de rol en positie van de directeur van de Veiligheidsregio in de geschetste context van de opgaven benoemd. Al in de aanloop naar dit traject is de interdisciplinaire en intersectorale benadering van belang. Daarin zal de nieuwe CFG een goede bijdrage moeten kunnen leveren. Geconcludeerd kan worden dat regionaal en landelijk de belangrijkste aandachtspunten van de verander- en/of ontwikkelagenda op dit moment zijn: - het op orde krijgen van de bevolkingszorg naar de normen van 2014 (aan de hand van het landelijke rapport ‘bevolkingszorg op orde’) en de aanbevelingen die daarvoor zijn geformuleerd door onze eigen (CSO/ROOV) werkgroep; - het zorgdragen voor en borgen van een ontwikkeltraject naar een beleidsmatig meer multidisciplinaire benadering van rampenbestrijding en crisisbeheersing en deze visie verankeren in de inrichting van de VNOG. Daarbij spelen voor alle kolommen bezuinigingsvragen een belangrijke rol. De veranderopgave is daarom zowel kwalitatief als kwantitatief te duiden: meer, integraler van aanpak en met minder middelen. Deze complexe opgave vraagt erom multidisciplinair aangevlogen te worden en kan alleen effectief en efficiënt georganiseerd worden bij een goede bestuurlijke en ambtelijke aansluiting. De CFG heeft een cruciale rol in de verbinding met het bestuur van de VNOG en de Veiligheidsdirectie. Naar de 5
opvatting van het CSO kan deze rol alleen worden vervuld door een gemeentesecretaris met het nodige gezag. Vanuit deze veranderagenda en invulling stelt het CSO de bestuurders voor tot een keuze van de CFG te komen en zorg te dragen voor een aantal noodzakelijke randvoorwaarden. Qua vervolgproces is daarbij het voorstel van het CSO dat het CSO op basis van dit profiel een voordracht doet aan het bestuur en het bestuur vervolgens benoemt.
4. Het profiel en de verdere randvoorwaarden voor goed functioneren Profiel U beschikt over een academisch werk- en denkniveau met uitstekende analytische vaardigheden en een groot probleemoplossend vermogen. U bent afkomstig uit een grote gemeente van de Veiligheidsregio, u heeft gezag in eigen kring, binnen de veiligheidsdirectie en bij het bestuur. U bent met de inbreng vanuit het CSO en door uw bijdrage in de veiligheidsdirectie in staat bij te dragen aan een duidelijke visie op het gebied van multi-disciplinaire rampenbestrijding en crisisbeheersing en weet deze op overtuigende wijze uit te dragen. U bent in staat om bestuurlijke en ambtelijke samenwerking te bevorderen en bestaande relaties te versterken. U heeft ruime ervaring met het voeren van overleg op bestuurlijk- en managementniveau en weet zaken in beweging te brengen. U bent resultaatgericht, proactief, uitnodigend, accuraat en gedreven. U bent een uitstekende communicator en u heeft ervaring in het opbouwen en onderhouden van netwerken.
Bestuurlijke inbedding Om een goede bestuurlijke inbedding voor het bevorderen van multidisciplinariteit te bevorderen wordt de nieuwe CFG adviserend lid bij de vergaderingen van het Algemeen en Dagelijks Bestuur van de VNOG. De CGF heeft ook een leidende rol in het evaluatieteam bij het evalueren van multiincidenten.
Ambtelijke afstemming Binnen het CSO is een portefeuilleverdeling afgesproken waardoor de CFG beleidsmatig ondersteund wordt en de werkbelasting verdeeld. De CFG zal zich in het CSO vergewissen van de inbreng en standpunten van zijn/haar collega's en op basis daarvan inhoudelijk mandaat verwerven. Via een adequate terugkoppeling vanuit de Veiligheidsdirectie en het Bestuur van de VNOG koppelt de CFG ook helder aan het CSO terug wat die inbreng heeft opgeleverd. Ondersteuning De CFG heeft ten opzichte van de huidige functionaris aanmerkelijk minder tijd te besteden om invulling te geven aan zijn rol. De huidige ondersteuning vanuit het veiligheidsbureau is dan onvoldoende en dient daarop te worden aangepast. Aanvullend op de huidige bezetting zal de CFG structurele ondersteuning dienen te krijgen van een senior beleidsmedewerker.
6
Nieuwe invulling functie De functie van CFG wordt ingeschat voor 4-8 uur per week. De CFG maakt deel uit van de volgende overlegsituaties: -
DB veiligheidsregio, adviserend lid, 10x per jaar.
-
AB veiligheidsregio, adviserend lid, 5x per jaar.
-
CSO, voorzitter, 8-10x per jaar
-
Veiligheidsdirectie (VD), lid, ongeveer 10 x per jaar.
-
LOCGS, lid, 5x per jaar.
7
