Nota van Bevindingen bij het RKC Rapport Doelmatigheid en Doeltreffendheid van de Afdeling Ingenieursbureau

Nota van Bevindingen bij het RKC Rapport Doelmatigheid en Doeltreffendheid van de Afdeling Ingenieursbureau 2009-2012

29 november 2013

Rekenkamercommissie van het Waterschap Zuiderzeeland

1

29 november 2013

Nota van Bevindingen

Nota van bevindingen bij het RKC Rapport Doelmatigheid en Doeltreffendheid van de Afdeling Ingenieursbureau 2009-2012

Inhoud Hoofdstuk

Pagina

1.

DOEL EN VRAAGSTELLING ONDERZOEK RKC

4

2.

BEANTWOORDING ONDERZOEKVRAGEN DOOR RKC

6

2.1. DOELTREFFENDHEID 2.2. DOELMATIGHEID

BIJLAGEN Geraadpleegde documenten Interviews Urenbesteding Afdeling Ingenieursbureau 2009 - 2012

2

29 november 2013

6 20


3

29 november 2013


1.

DOEL EN VRAAGSTELLING ONDERZOEK RKC

Doel onderzoek De RKC wil inzicht verschaffen in de doelmatigheid (capaciteit versus werklast, kosten en opbrengsten) en doeltreffendheid (kwaliteit, innovatie en samenwerking) van de afdeling Ingenieursbureau. Tijdens de uitvoering van het onderzoek in 2013 heeft Zuiderzeeland besloten de ambtelijke organisatie te reorganiseren. Een gevolg van deze reorganisatie was, dat de afdeling Ingenieursbureau is opgegaan in de nieuwe afdeling ‘Waterprojecten en Waterinformatie’. De RKC wil aan de bevindingen – opgedaan in de ‘oude’ situatie (d.w.z. voor de reorganisatie) in de periode 2009-2012 – aanbevelingen ontlenen, die gebruikt kunnen worden in de ‘nieuwe’ situatie (na de reorganisatie in 2013).

Vraagstelling onderzoek De centrale vraagstelling van het onderzoek luidt: Is de afdeling IB een doeltreffend en doelmatig instrument voor de taakuitoefening van Zuiderzeeland? De centrale vraagstelling is uitgewerkt in deelvragen over doeltreffendheid en doelmatigheid van de bedrijfsvoering van de afdeling IB. Doeltreffende Bedrijfsvoering Sturing en Verantwoording: Welke doelen zijn geformuleerd voor de afdeling IB en wat werd bij de oprichting specifiek van de afdeling IB verwacht? In hoeverre evalueert Zuiderzeeland (achteraf) de uitkomsten van het werk van de afdeling IB? Innovatie: Welke toegevoegde waarde wordt op dit moment van de afdeling IB verwacht? In hoeverre werkt de afdeling IB innovatief? In hoeverre worden technische innovaties toegepast? In hoeverre worden andere innovaties (denk aan nieuwe contractvormen) toegepast? Samenwerking: Welke mogelijkheden voor samenwerking zijn er voor de afdeling IB met de IBs van andere overheden, zoals waterschappen, provincie en gemeenten? Werkt de afdeling IB nu al samen met de IBs van andere overheden? Waarom wordt er wel/niet samengewerkt? Met welke frequentie? Op welke onderwerpen? In welke structuur (formeel / informeel?) Welke mogelijkheden voor (verdergaande) samenwerking zijn er?

4

29 november 2013


Welke voor- en nadelen heeft samenwerking op het gebied van aspecten als kosten, risico’s, innovatie, flexibiliteit, kwaliteit, zeggenschap, ontwikkelingen in de markt (= kwalitatieve inschatting)? Wat betekenen de verschillende vormen van samenwerking voor de benodigde technische expertise binnen Zuiderzeeland (zoals van de afdeling IB) (kwalitatieve inschatting)? Welke expertise dient minimaal behouden te worden binnen de afdeling IB, welke expertise dient er bij te komen en welke expertise is niet meer nodig? Welke expertise dient bij een eventuele verzelfstandiging van de afdeling IB achter te blijven in het Waterschap Zuiderzeeland? Doelmatige Bedrijfsvoering Budget en inzet Personeel Welke middelen heeft de afdeling IB tot haar beschikking (gehad) (fte’s, €) in de afgelopen jaren? Hoe bepaalt Zuiderzeeland (vooraf) de inzet van interne en externe kennis en capaciteit bij de afdeling IB ? En in hoeverre is de omvang, capaciteit, kennis en kunde van de afdeling IB gerelateerd aan de werklast van Zuiderzeeland? Expertise Over welke expertise beschikt de afdeling IB (type opleiding en opleidingsniveau van de medewerkers, te denken valt aan de volgende expertises: bouwkunde, werktuigbouwkunde, elektrotechniek, civiel-techniek, chemici / fysici, landmeting, ICT, projectmanagement, tekenaars/ GIS) Kostprijs Wat is de kostprijs (uurtarief) van de afdeling IB ? Welke aspecten worden daarin wel / niet meegenomen? En hoe verhoudt deze kostprijs zich tot die van marktpartijen?

5

29 november 2013


2.

BEANTWOORDING ONDERZOEKVRAGEN DOOR RKC

2.1.

DOELTREFFENDHEID

Sturing Onderzoekvragen Welke doelen zijn geformuleerd voor de afdeling IB en wat werd bij de oprichting van de afdeling IB specifiek van het de afdeling IB verwacht?

Normen Het waterschap heeft een duidelijke omschrijving vastgelegd van de doelen en taken ten aanzien van benodigde en beschikbare technische kennis (van de afdeling IB). Het waterschap stuurt op het behalen van de doelen (voor de afdeling IB) ten aanzien van onder andere innovatie, kostprijsontwikkeling, samenwerking met andere overheden door regelmatig te evalueren en bij te sturen.

De RKC vermeldt hieronder het sturingsmodel van Zuiderzeeland.

Bij de Voorjaarsnota stelt de AV ook (kaderstellend) vast:  

Investeringsplan Personeelsplan

Samen met de Voorjaarsnota zijn het Investeringsplan en het Personeelsplan de basis voor de eerstvolgende Meerjarenbegroting.

6

29 november 2013


De bedoeling van het college was om ook een Beheer- en Onderhoudsplan toe te voegen aan de bestuurlijke P&C cyclus en deze voor te leggen aan de AV. Tot dusverre is aan deze bedoeling eenmalig uitvoering gegeven (in casu het Beheer- en Onderhoudsplan 2011-2014). In de voorjaarsnota van 2013 kondigt het college aan dat het voornemens is om voortaan naast het strategische niveau ook op tactisch niveau een beheersplan aan de AV voor te leggen. De RKC vermeldt hieronder de P&C Cyclus Zuiderzeeland, waarin ook de sturing en verantwoording op ambtelijk niveau is opgenomen. De P&C cyclus ziet er schematisch als volgt uit (Bron: Vorap 2011, p3): Tabel 1: P&C cyclus Waterschap Zuiderzeeland Planningsdocument

Verantwoording door

Verantwoording aan

Rapportage

Programmabegroting

College van DenH

Algemene Vergadering

Berap

Beheerbegroting

MT (SD en sectorhoofden)

College van DenH

Vorap

Afdelingsplannen

Afdelingshoofden

MT (SD en sectorhoofden)

Marap

Bevinding Doelen IB: De doelen van de afdeling IB zijn in algemene zin beschreven: voldoende capaciteit voor taken op het gebied van waterkwaliteit, waterkwantiteit en veiligheid. De doelen, taken en inrichting van de afdeling IB (ontstaan uit 3 afdelingen in 2002) zijn historisch gegroeid. In het begin zijn er geen eenduidige kaders meegegeven aan de afdeling IB . Alleen zeer algemene zoals: voldoende capaciteit voor taken op het gebied van waterkwaliteit, –kwantiteit en veiligheid. Het collegeprogramma is het document dat het meest in de buurt komt van het formuleren van de algemene doelstelling voor de afdeling IB. In het collegeprogramma staan echter geen specifieke richtlijnen voor de afdeling IB. Slechts algemene doelstellingen van beleid en organisatie. In de paragraaf duurzaamheid staan doelstellingen ten aanzien van innovatie en doelmatigheid genoemd. Het investeringsplan zegt iets over de werkvoorraad, maar dit is niet gekoppeld aan fte’s. De AV keurt de investeringsplannen goed. Het doel van het investeringsplan is een overzicht te geven van de voorgenomen investeringen in de komende jaren. Verder geeft het investeringsplan een actualisatie van de verwachte kapitaallasten voor deze periode. De verwachte kapitaallasten worden opgenomen in de voorjaarsnota. Het investeringsplan is een bijlage bij de voorjaarsnota, waarin de kapitaallasten nader worden toegelicht. De afdeling IB stelt jaarlijks een meerjarig afdelingsplan op waarin vier jaar vooruit wordt gekeken. In dit plan worden de doelstellingen voor de middellange termijn vastgelegd. Het meest recente plan is voor de periode 2013 – 2016, daarvoor was er een plan voor 2012 – 2015, 2011 – 2014, etc. De meerjarige afdelingsplannen worden jaarlijks door het hoofd Sector Waterketen goedgekeurd. De afdeling IB maakt in de door de RKC onderzochte periode 2009-2012 , samen met de afdeling Zuiveringen en Gemalen en de afdeling Bureau Waterketen, deel uit van de sector Waterketen1. 1

In 2013 wordt een nieuwe organisatiestructuur voor de ambtelijke organisatie van het Waterschap ZZL van kracht. Hierin zijn de sectoren opgeheven en is er geen afdeling IB meer. De taken van de afdeling IB zijn in de nieuwe organisatiestructuur ondergebracht bij de afdeling ‘Waterprojecten en Waterinformatie’. De projectleiders gaan naar het team Waterprojecten en de tekenkamer naar de team Waterinformatie. 7

29 november 2013


De afdelingen Zuiveringen & Gemalen, Waterbeheer en Planvorming Waterbeheer zijn de voornaamste interne 'klanten' (opdrachtgevers) van de afdeling IB. De afdeling IB voert voor zijn interne opdrachtgevers projecten uit (als opdrachtnemer), waarbij in de voorbereidingsfase de functionele (opdrachtgevende) afdelingen penvoerder zijn. In de uitvoeringsfase (= investeringsfase) is de Afdeling IB projectleider. Hieronder schetsen we de organisatie en formatie van de afdeling IB. Organogram IB :

Bevinding Taken IB De taken van de afdeling Ingenieursbureau worden jaarlijks vastgelegd in het Meerjaren Afdelingsplan, waarin de personeelsformatie, het budget en de inzet van personeel en budget worden opgenomen.

In de meerjarige afdelingsplannen wordt de taak van de afdeling IB als volgt omschreven: “De taak van de afdeling IB is het verzorgen van de voorbereiding en begeleiding van de uitvoering van nieuwbouw- en verbeteringswerken, zoals werken aan afvalwaterzuiveringsinrichtingen, rioolwaterpersgemalen en persleidingen, gebouwen, poldergemalen, stuwen, hevels, dijken, inlaten, watergangen en werken op het gebied van besturingstechniek en het adviseren daaromtrent. De afdeling IB bestond (bezetting/beschikbare capaciteit) in 2012 uit het Hoofd IB (1,0 fte), het Team Projecten (8,67fte, en het Team Tekenkamer (5,0 fte) . Bevinding Werkzaamheden IB De Afdeling IB is een uitvoerende afdeling (als opdrachtnemer): andere afdelingen (opdrachtgever) doen een beroep op de afdeling Ingenieursbureau (opdrachtnemer) voor de uitvoering van investeringsprojecten, advies en tekenwerk.

8

29 november 2013


In haar meerjaren afdelingsplan 2013 - 2016 omschrijft de afdeling IB haar werkzaamheden als volgt: Het verzorgen van de voorbereiding en begeleiden van het uitvoeren van investeringsprojecten. Het adviseren aan andere afdelingen. Tekenwerk voor de afdeling IB en andere afdelingen.

Hieronder worden de werkzaamheden per taak kort beschreven. Taak 1: Investeringsprojecten Het meerjaren investeringsplan (door AV goedgekeurd) vormt de basis voor de ramingen van de benodigde inzet van de afdeling IB. Aan de hand van dit plan voert het hoofd IB aan het eind van het jaar gesprekken met de interne opdrachtgevers over de planning en gevraagde inzet van de afdeling IB in het jaar daarop. Daarbij wordt gekeken naar de (exacte) planning van de projecten op basis van de tussentijdse projectinventarisaties van de afdelingen en de afdeling IB. Met het investeringsplan stelt het bestuur vast welke projecten er in het betreffende jaar opgepakt moeten worden. De ambtelijke organisatie kijkt vervolgens hoe dat bemenst kan worden. Afhankelijk van het zwaartepunt van het project stelt de afdeling IB een projectleider aan met expertise op gebied van elektrotechniek, civiele techniek of werktuigbouwkunde. Projectleiders geven aan hoeveel uren ze nodig hebben voor de lopende en nieuwe projecten. Deze inschatting maken ze op basis van de complexiteit van het project, doorlooptijd, ed. Bij het periodiek actualiseren van het investeringsplan (middels de zgn. actualisatierapportage) wordt ook afgestemd met de interne opdrachtgevers in hoeverre de vragen en de daarmee verbonden benodigde capaciteit aansluiten bij de beschikbare capaciteit van het Ingenieursbureau. Indien noodzakelijk wordt gekeken naar de mogelijkheden en effecten van het verschuiven van een project in de tijd.

Taak 2: Advies Bij adviesuren gaat het om vragen van andere afdelingen en beheerders. Dit kan bijvoorbeeld gaan over technisch onderhoud van objecten of advisering bij de voorbereiding van bepaalde projecten. Het aantal adviesuren van de medewerkers van de afdeling IB is over de afgelopen jaren gegroeid.. Omdat het investeringsvolume afneemt en daarmee het onderhoud steeds belangrijker zal worden, is het Waterschap gestart met een pilot assetmanagement. Deze loopt momenteel bij de sector Waterketen. Men stelt per object een risicotabel op. In 2012 is men gestart met de werkgroep assetmanagement. Hierbij is het proces beschreven waarlangs de afweging met betrekking tot vervanging of uitbreiding van kunstwerken verloopt. Dit proces loopt als volgt (illustratieve schets op basis van de gesprekken)): “De afdeling Zuiveringen en Gemalen beoordeelt of een kunstwerk gerenoveerd moet worden (onderhoudsstaat). Het bureau Waterketen welke in samenspraak met SSO handelt als het waterketenprojecten betreft; voor watersysteemprojecten gaat dit in samenspraak met de afdelingen PWB en SSO. De afdeling IB maakt vervolgens een inschatting van de materiële kosten en benodigde uren. Vervolgens kijkt de afdeling Financiën ernaar en toetst aan de financiële kaders en algemene beleidskaders.”

9

29 november 2013


Taak 3: Tekenkamer De tekenkamer van de afdeling verricht het tekenwerk voor alle disciplines van de projecten van de afdeling IB en voert daarnaast diverse tekenopdrachten uit voor andere afdelingen van het waterschap. De tekenkamer is verantwoordelijk voor de archivering van en de informatievoorziening omtrent tekeningen. Verder verwerkt de tekenkamer diverse gegevens in het GIS- systeem (met name applicaties als LIS, RIOKEN en keringen). Het aantal uren dat met tekenwerk is gemoeid, is opgenomen in tabel 4. Bevinding Sturing Zuiderzeeland op projectniveau Sturing vindt vooral plaats op projectniveau. Het projectmanagement van Zuiderzeeland is in dit onderzoek niet onderzocht. Voor elk project wordt een projectplan opgesteld door de projectleider. Hierin worden de volgende onderwerpen opgenomen: 

Randvoorwaarden project



Doorlooptijd,



Urenraming



Financiële raming



Risico’s



Mandaten

Het projectplan wordt ondertekend door de opdrachtgever en opdrachtnemer (projectleider en afdelingshoofd IB) en geldt daarmee als een soort contract/offerte. Met het tekenen van het projectplan gaat het budget over van de opdrachtgever naar de opdrachtnemer. De secretarisdirecteur ondertekent het projectplan ook. Hiermee gaan een aantal mandaten over van de secretaris-directeur op de projectleider, zoals het mandaat om vergunningen aan te vragen, brieven te schrijven ed. Per vier weken wordt er ook een tussenstand gerapporteerd aan de interne opdrachtgevers, waarbij vooral gestuurd wordt op te realiseren einddatum van het project en het signaleren van knelpunten. Voor elk project wordt 3 x per jaar een voortgangsrapportage geschreven. Dit wordt besproken met de opdrachtgever. Aan het einde van het project wordt het project geëvalueerd. Bij de uitvoering van projecten wordt – in het kader van de controlfunctie – gestuurd op: A. Sturing op doelmatigheid 

Indicatoren voor doelmatigheid ten aanzien van projecten zijn het aantal werkelijk bestede uren en kosten (ingedeeld per fase van het project) ten opzichte van begroot, alsmede de planning.



Op afdelingsniveau is de indicator het aantal gerealiseerde projecten ten opzichte van begroot. Op organisatieniveau is de indicator de uitputting van de kapitaallasten en het investeringsvolume.



Er wordt verwacht dat het investeringsproject wordt gerealiseerd met minimale inzet van de ter beschikking gestelde middelen. Zowel van de opdrachtgever als van de opdrachtnemer wordt deze sturing verwacht.



Instrumenten: Interne rapportages op projectniveau (voortgangsrapportages en projectevaluaties)



Stimulering: Resultaatgerichtheid is vastgelegd als beoordelingscriterium voor afdelingshoofden en projectleiders (competentie van een afdelingshoofd en een projectleider)

10

29 november 2013


B. Sturing op doeltreffendheid 

Per project wordt een doelstelling geformuleerd. In de voortgangsrapportages wordt gerapporteerd over afwijkingen van deze doelstelling en in de projectevaluatie wordt gerapporteerd over het bereikte eindresultaat.



Organisatie breed zijn er algemene doeltreffendheidsindicatoren. Hierover wordt bijvoorbeeld in het Waterschapspeil gerapporteerd (landelijke benchmark).



Er wordt verwacht dat de projectdoelstelling wordt gerealiseerd. Zowel van de opdrachtgever als van de opdrachtnemer wordt deze sturing verwacht.



Instrumenten: Interne rapportages op projectniveau (voortgangsrapportages en projectevaluaties)



Resultaatgerichtheid is vastgelegd als beoordelingscriterium voor afdelingshoofden en projectleiders (competentie van een afdelingshoofd en een projectleider)

Bevinding specifieke doelen IB Er zijn voor de Afdeling Ingenieursbureau geen toetsbare doelen vastgelegd ten aanzien van innovatie, kostprijsontwikkeling en samenwerking. Duidelijke, meetbare en tijdgebonden doelstellingen worden niet geformuleerd voor innovatie, kostprijsontwikkeling en samenwerking. Deze onderwerpen worden in het afdelingsplan opgenomen in beschrijvende zin. Bij wijze van voorbeeld volgt hieronder een overzicht van de ontwikkelingen, die in het Meerjarig Afdelingsplan 2012-2015 worden beschreven (blz. 1-3): 1.

De samenwerking met de bouwafdelingen van andere waterschappen. Samenwerking vindt plaats in heel Nederland in het samenwerkingsverband Platform Waterschapswerken. Het Platform Waterschapswerken richt zich op de vraag hoe ze een sterke speler kan worden die tegenwicht kan bieden aan adviesbureaus en de aannemerij.

2.

Verdergaande samenwerking in de afvalwaterketen Flevoland. Het is moeilijk in te schatten welke effecten dit zal hebben op de werkzaamheden van de afdeling IB. Mogelijkerwijs ontstaat er een behoefte om gezien de grote hoeveelheid vervangingsinvesteringen in de afvalwaterketen hier vanuit een eigen organisatieonderdeel inzet op te plegen. Daarnaast zal het groeipotentieel van Almere blijvend aandacht vragen en voor aanpassingen en uitbreidingen in de afvalwaterketen zorgen.

3.

Een interne ontwikkeling uit voorgaande jaren is het Organisatie Ontwikkelingstraject, waarbij met name binnen de tactische en operationele beleidsvoorbereiding wijzigingen plaats vinden. Ook vindt er binnen de sector Waterketen een doorontwikkeling plaats, waarbij de lijnen korter worden en er meer gewerkt wordt in matrix structuren. Hierbij wordt ook gekeken naar de nadere invulling van de ondersteunende functies en het Bureau Waterketen.

4.

Voorts is de sector Watersystemen bezig een sectorvisie te ontwikkelen. Hierbij is ook de afdeling IB betrokken aangezien de afdeling IB opdrachten (werken en gegevensbeheer) uitvoert voor de sector SWS en een goede afstemming en samenwerking nodig is.

5.

Tevens zal er gekeken worden naar uitgebreidere ontwikkelingsmogelijkheden voor medewerkers en de mogelijkheden om de afdeling IB ook meer invulling te laten geven aan de adviesrol.

6.

De afdeling werkt met name aan de programma’s Schoon water en Voldoende water, voor wat betreft de programma’s Veilig en Bedrijfsvoering is sprake van een beperkte mate van

11

29 november 2013


ondersteuning in de sfeer van het uitwerken van een dijkenlegger en een beperkte bijdrage aan de kostentoedeling. Deze ontwikkeling heeft in 2011 geleid tot advisering aan BWK en PWB aangaande projecten in de initiatief-/definitie-/voorontwerpfase. Ook in 2012 maakt dergelijke advisering deel uit van het takenpakket van de afdeling IB. 7.

De afdeling IB is ook betrokken bij het invoeren van assetmanagement binnen de sector Waterketen. In diverse werkgroepen wordt inbreng vanuit de afdeling IB gegeven.

8.

Professionaliseringsslag die bij de afdeling Zuiveringen en Gemalen heeft plaatsgevonden. Door het inrichten van een betere ondersteuning wil deze afdeling in samenwerking met de afdeling IB programma’s van eisen en budgetramingen maken, waardoor de afdeling Ingenieursbureau beter en sneller projecten kan uitvoeren. Hieraan zal in het komend jaar een vervolg gegeven worden om de kwaliteit van de begrotingsvoorstellen te kunnen borgen.

9.

De medewerkers IB hebben begin 2009 meegewerkt aan het opstellen van hun competentieprofiel. In 2010 is de nieuwe beoordeling- en beloningssystematiek op basis van resultaatafspraken ingevoerd. In 2012 zal deze systematiek uitgebreid worden naar een beoordelingssystematiek ook gebaseerd op competenties; e.e.a. op aangeven van P&O

10. Tijd: De afdeling IB wil een vervolg geven aan de verbeterslag in het nakomen van afspraken daar waar het gaat om planningen. Externe factoren zijn niet tot nauwelijks beïnvloedbaar, echter realistischer plannen (minder optimistisch) en duidelijker de scope (projectplan) vastleggen spelen hierin een belangrijke rol. Daar waar vertragingen optreden als gevolg van wijzigingen in de scope dient dit naar opdrachtgevers toe beter te worden gecommuniceerd/vastgelegd (voortgangsrapportages). Hierbij kunnen scopewijzigingen tot nieuwe afspraken leiden. Dit laatste zal ook tot meer duidelijkheid leiden bij de verschillende opdrachtgevers. 11. Geld: De afdeling IB wil een professionaliseringslag maken bij de aanpak van projecten. Dit begint nog vóór de opzet van een project, door bij de meerjaren investeringen meer ondersteuning te verlenen aan de verschillende afdelingen. Hierbij adviseert de afdeling IB in de budgetramingen in relatie tot doorlooptijden, waardoor een project beter en sneller kan worden uitgevoerd, hetgeen o.a. weer kan leiden tot een kortere doorlooptijd in de projecten en tot een betere verdeling over de verschillende jaren. Ook geeft de afdeling IB meer advies (kennis delen) op het gebied van statusbepaling en een prioriteitstoekenning. Deze adviezen geven behalve een betere ondersteuning naar de andere afdelingen ook meer inzicht in de werkzaamheden die door de afdeling IB opgepakt moeten worden. Dit kan dus een win-win situatie voor meerdere afdelingen betekenen. 12. Bij de start van een project wordt veelal krediet aangevraagd door de afdeling IB, de afdeling IB streeft ernaar om dit bij alle projecten structureel het geval te laten zijn. Hierdoor kan er meer worden gestuurd op de planning.

12

29 november 2013


Verantwoording Onderzoeksvraag In hoeverre evalueert Zuiderzeeland (achteraf) de uitkomsten van het werk van de afdeling IB ? Normen Het waterschap legt jaarlijks verantwoording af ten aanzien van realisatie van doelen en bereikte resultaten op het gebied van (benodigde, beschikbare en ingeschakelde) technische kennis, innovatie en samenwerking.

Bevinding verantwoording IB op afdelingsniveau De verantwoording van de afdeling IB betreft aspecten van de bedrijfsvoering, maar geeft (het management) op afdelingsniveau geen beeld van de mate van uitvoering van producten, resultaten, projecten en realisatie van de geplande uren. De verantwoording door de Afdeling IB aan het Management Team (MT = secretaris directeur + sectorhoofden) vindt plaats in de Marap. De Marap rapporteert over het behalen van de doelstellingen, die waren geformuleerd in het afdelingsplan van de afdeling IB. De Marap beperkt zich tot de bedrijfsvoering van de afdeling IB en heeft de volgende opbouw: 

Middelen



Medewerkers (tevredenheid)



Cultuur



Processen



Kwaliteit, Arbo en Milieu



Klant (tevredenheid)



Budget



Resultaten en taken.

Tussentijds wordt er binnen het waterschap aanvullend op de voortgangsrapportages gerapporteerd als er projecten uit de hand dreigen te lopen. Het IB stelt dan in overleg met de financieel adviseur een rapportage op voor het MT en vervolgens DenH en AV (als projecten uit de hand dreigen te lopen en hierover apart moet worden gerapporteerd, dan wordt het bestuur hierover geïnformeerd). Verantwoording naar de Algemene Vergadering vindt in ieder geval een keer per jaar plaats op individueel projectniveau middels de voortgangsrapportage investeringen (dit is een bijlage bij de voorjaarsnota). Verder wordt er in de Berap gerapporteerd over de voortgang van investeringen op een hoger abstractieniveau, waarbij er indien nodig ook wordt gerapporteerd over individuele projecten indien er sprake is van aanzienlijke afwijkingen. Een belangrijk instrument voor het algemeen bestuur is het meerjarig Investeringsplan dat als bijlage bij de Voorjaarsnota wordt geleverd. Veel van de projecten uit het Investeringsplan betreffen projecten die door de afdeling IB worden uitgevoerd. Een keer per jaar vindt een update plaats van het investeringsprogramma in de actualisatierapportage investeringen die tegelijk met de voorjaarsnota aan de AV wordt aangeboden. Dit bevat informatie over individuele projecten. In de Bestuursrapportage (BERAP) wordt geen expliciete aandacht besteed aan de afdeling IB (de reden hiervan ligt in het feit dat de Berap een rapportage is over de meerjarenbegroting die per programma is opgebouwd en niet per afdeling). Resultaten van individuele projecten van de afdeling IB worden opgenomen in projectevaluaties. Deze gaan naar de ambtelijk opdrachtgever. Projectevaluaties van grote projecten gaan ter kennisgeving naar DenH.

13

29 november 2013


Bevinding verantwoording IB op projectniveau De afdeling Ingenieursbureau legt op projectniveau (per project) minimaal 3 keer per jaar (als opdrachtnemer) verantwoording af aan de opdrachtgevende afdelingen. Minimaal 1 keer per jaar wordt op projectniveau verantwoording afgelegd aan DenH en vervolgens AV. Bij de uitvoering van projecten legt– in het kader van de controlfunctie – de opdrachtnemer (in casu Afdeling Ingenieursbureau) verantwoording af aan de opdrachtgever. De verantwoording geschiedt op de volgende wijze: o

o

Organisatieniveau (vaststelling door AV): 

voortgangsrapportage investeringen en actualisatierapportage investeringen,



Berap



jaarrekening.

Afdelingsniveau: 

o

Vorap (vaststelling door DenH)

Projectniveau: 

binnen de ambtelijke organisatie projectvoortgangsrapportages en projectevaluaties,



daarnaast kunnen afwijkingen op investeringen onderdeel uitmaken van de Vorap en Berap of in losse bestuursvoorstellen aan de orde komen

o

Verbinding niveaus: 

De producten op projectniveau vormen input voor de producten op afdelingsen organisatieniveau.

Tabel 2: Verantwoordelijkheden in de P&C cyclus(op projectniveau) Controlproducten

Naam document

Opstellen

Controleren

Accorderen

Organisatieniveau

Voortgangsrapportage investeringen / actualisatie rapportage investeringen

Input vanuit o.a. IB, coördinerende rol financiën

Directie/DenH

AV

Afdelingsniveau

Voortgangsrapportage investeringen / actualisatie rapportage investeringen

Input vanuit o.a. IB, coördinerende rol financiën

Directie/DenH

AV/DenH

Projectniveau

Maand- en kwartaalrapportage

Projectleider/ opdrachtnemer

Opdrachtgever

Opdrachtgever

14

29 november 2013


Innovatie Onderzoeksvraag Welke toegevoegde waarde wordt op dit moment van de afdeling IB verwacht: In hoeverre werkt de afdeling IB innovatief? In hoeverre worden technische innovaties toegepast? In hoeverre worden andere innovaties (denk aan nieuwe contractvormen) toegepast? Norm Het waterschap legt jaarlijks de verwachtingen met betrekking tot benodigde en beschikbare technische kennis en innovatie vast (ten aanzien van de afdeling IB).

Bevindingen Innovatie IB: De afdeling IB voelt zich als opdrachtnemende afdeling een volger op het gebied van innovatie en niet een leider. De afdeling IB vult ‘innovatie’ in door de uitwerking van kwaliteitszorg en de borging van standaarden en werkmethoden. Het waterschap is aangesloten bij de STOWA voor informatie over technologische innovatie en vernieuwingen. Dit ligt echter vooral bij bureau Waterketen. Bureau Waterketen is ook betrokken bij innovaties als de Energiefabriek, de Grondstoffenfabriek en slibverwerking. Hieronder volgt een passage uit het Meerjaren Afdelingsplan van de Afdeling Ingenieursbureau 2012 – 2015 (blz. 2): ”De afdeling IB is sinds lange tijd bezig met standaardiseren van diverse projectmatige facetten. Behalve de P&ID’s, standaard bestekstekeningen en de algemene en technische voorwaarden zal de afdeling IB meer invulling gaan geven aan het vastleggen van de technische ontwerpaspecten. Voor de komende periode wordt met name ingezet op het vastleggen van de technische ontwerpaspecten van een standaard rioolgemaal, overeenkomstig de ontwerp- en bouwwijze van de afgelopen jaren.” Hieronder volgt de passage over Innovatie uit het Meerjaren Afdelingsplan van de Afdeling Ingenieursbureau (blz. 16): “Vanuit het vast te stellen MVO (=Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) programma voor het waterschap zal de afdeling Ingenieursbureau mede invulling geven aan de hieruit voortkomende innovatieve actieplannen op o.a. het gebied van energiebesparing, CO2-reductie en duurzaam inkopen (VROM-programma Duurzame Bedrijfsvoering Overheden). Binnen de uitvoering van renovatie en/of nieuwbouw projecten zullen duurzaamheidaspecten meegewogen worden t.a.v. 3 P’s gedachte. Medewerkers van de afdeling hebben meegedacht over het opstellen van duurzaamheidcriteria voor polder/rioolgemalen en AWZI’s. Door het Platform Waterschapswerken wordt capaciteit geleverd om mee te werken aan het opstellen van duurzaamheidcriteria voor andere productgroepen.” Relevante innovaties voor de afdeling IB van het waterschap Zuiderzeeland betreffen vooral technische innovatie (bijvoorbeeld: slimmere software, zuiniger motoren). Deze innovaties komen vooral van de markt/industrie. Binnen de afdeling IB blijft men hiervan op de hoogte door vakliteratuur bij te houden, vakbeurzen te bezoeken, in gesprek te zijn met leveranciers en collega’s van andere waterschappen. Er vindt frequente uitwisseling van informatie met collega’s van andere waterschappen en de markt plaats.

15

29 november 2013


De afdeling IB levert een bijdrage aan de doelen van het waterschap ten aanzien van maatschappelijk verantwoord ondernemen door bij de uitvoering van renovatie en/of nieuwbouw projecten duurzaamheidsaspecten mee te wegen (energiebesparing, CO2-reductie en duurzaam inkopen). De afdeling IB is ook betrokken bij het invoeren van assetmanagement binnen de sector Waterketen. In diverse werkgroepen wordt inbreng vanuit de afdeling IB gegeven. Samenwerking Onderzoekvragen Welke mogelijkheden voor samenwerking zijn er voor de afdeling IB met de IBs van andere overheden, zoals waterschappen, provincie en gemeenten? Werkt de afdeling IB nu al samen met de IBs van andere overheden? Waarom wordt er wel/niet samengewerkt? Met welke frequentie? Op welke onderwerpen? In welke structuur (formeel / informeel)? Welke mogelijkheden voor (verdergaande) samenwerking zijn er? Welke voor- en nadelen heeft samenwerking op het gebied van aspecten als kosten, risico’s, innovatie, flexibiliteit, kwaliteit, zeggenschap, ontwikkelingen in de markt (= kwalitatieve inschatting)? Wat betekenen de verschillende vormen van samenwerking voor de benodigde technische expertise binnen Zuiderzeeland (zoals van de afdeling IB) (kwalitatieve inschatting)? Welke expertise dient minimaal behouden te worden binnen de afdeling IB, welke expertise dient er bij te komen en welke expertise is niet meer nodig? Welke expertise dient bij een eventuele verzelfstandiging van de afdeling IB achter te blijven in het Waterschap Zuiderzeeland? Norm Het waterschap legt ten aanzien van de samenwerking (van de afdeling IB) van het waterschap met (IBs van andere) regionale overheden de volgende aspecten vast: Redenen waarom samenwerking gewenst is Doelen van de samenwerking, nu en in de toekomst. Onderwerpen waarop samenwerking gewenst is, nu en in de toekomst. Gewenste samenwerkingspartners, nu en in de toekomst. Gewenste samenwerkingsstructuur, nu en in de toekomst) Sturingsmogelijkheden in geval van samenwerking

Bevinding: Samenwerking IB Algemeen In de periode 2009 – 2012 zijn door de afdeling IB enkele externe contacten onderhouden en zijn pogingen ondernomen tot samenwerking. Bij de start worden mogelijke voordelen van de samenwerking benoemd. Achteraf worden de resultaten niet duidelijk geëvalueerd, waarna de samenwerking (min of meer stilzwijgend) wordt beëindigd.

16

29 november 2013


De afdeling IB onderhoudt de volgende externe contacten: A. Situatie 2009 (volgens Afdelingsplan 2009): Soort overleg

Deelnemers

Frequentie

Platform Waterschapswerken

Hoofden van Bouwzaken van alle Waterschappen

2 x per jaar

Noorderlicht

Hoofden van bouwzaken van de 8 noordelijke waterschappen

3 – 4 x per jaar

Bouwhoofden Rijn-Midden

Hoofden van de afdelingen Bouwzaken van Veluwe, Vallei & Eem en Zuiderzeeland

3 – 4 x per jaar

Div. projecten

O.a. hoofd afdeling IB

divers

B. Situatie 2012 / 2013 (volgens afdelingsplannen Ingenieursbureau 2012 en 2013): Soort overleg

Deelnemers

Frequentie

Platform Waterschapswerken

Hoofden van Bouwzaken van alle Waterschappen

2 x per jaar

Div. projecten

O.a. hoofd afdeling IB

divers

De tijdsbesteding (volgens tijdsregistratie TIM) aan ‘Samenwerking Extern” was in de periode 2009-2012 als volgt: 2009 35 uur 2010 68 uur 2011 78 uur 2012 101 uur Samenwerking wil men (binnen Zuiderzeeland) bewust niet te veel organiseren en formaliseren, omdat ‘de energie er dan uitgaat’. ZZL heeft – naar eigen zeggen - goede ingangen in onderwijs (WO, HBO en MBO) en wisselt veel uit met collega-waterschappen. Daarnaast zorgt men er voor dat men regelmatig wisselt van externe inhuur, waardoor steeds nieuwe kennis en kunde in de organisatie wordt gebracht. De ervaring leert dat de samenwerking met andere waterschappen ingewikkelder is dan met derden (bijvoorbeeld onderwijs en bedrijfsleven). Dit type samenwerking is minder slagvaardig door de benodigde bestuurlijke afstemming. Bevinding Samenwerking IB in Platform waterschapswerken: Het meest succesvol is de samenwerking van de afdeling IB in het landelijk platform Waterschapswerken. De langst lopende (en meest succesvolle) vorm van externe samenwerking is het Platform waterschapswerken. De IBs (en afdelingen met soortgelijke taken) van de waterschappen wisselen hier informatie uit. Het Platform Waterschapswerken richt zich op de vraag hoe ze een sterke speler kan worden, die tegenwicht kan bieden aan adviesbureaus en de aannemerij. Uit Afdelingsplan Afdeling Ingenieursbureau 2009: 29 november 2013 Nota van Bevindingen 17

“Het samenwerkingsverband Platform Waterschapswerken is een landelijk overleg van alle hoofden van bouwafdelingen van de waterschappen. Het samenwerkingsverband wil (op termijn) een krachtige speler zijn op het gebied van het bouwen van waterschapswerken in Nederland, waarbij gezamenlijk optrekken leidt tot meerwaarde voor de individuele schappen. Binnen het Platform zijn een aantal werkgroepen geformeerd en een regiegroep. Door de regiegroep wordt sturing gegeven aan de doelstelling van het Platform Waterschapswerken. De regiegroep bereidt het werk van de werkgroepen en het landelijke overleg voor en zoekt samenwerking met externe partijen, zoals de Unie van Waterschappen, de Vereniging van Zuiveringbeheerders en de ONRI. Onderwerpen die in de werkgroepen uitgewerkt worden zijn: Toepassing van (Europese) regelgeving op gebied van aanbesteding; (Bouw)projectmanagement en afdelingscontrol; KAM-zorg ten aanzien van projecten; Ervaringen met aannemers; Organiseren van kennismanagement. Deze samenwerking begint resultaten op te leveren. Door de Unie worden instanties doorverwezen naar het Platform Waterschapswerken. De contactpersoon bij Pianoo (bureau t.b.v. overheidsaanbestedingen) neemt deel aan de werkgroep Aanbesteden. Er is aansluiting gevonden bij de website van het Waterschapshuis. Door betere bekendheid kan mede gestuurd worden aan de voorkant op onderwerpen, die voor de bedrijfsvoering van de bouwafdelingen van belang zijn.” Uitkomsten van de externe contacten in het platform Waterschapswerken zijn volgens de afdeling IB : harmonisatie van de uitbestedingswerken. Bevinding Samenwerking IB in Noorderlicht: De samenwerking Noorderlicht is beëindigd. Noorderlicht is het samenwerkingsverband op technisch vlak van de afdeling IB met de noordelijke waterschappen Rijn en IJssel, Regge en Dinkel, Velt en Vegt, Hunze en Aa’s alsmede Noorderzijlvest. Uit Afdelingsplan Ingenieursbureau 2009: “In het Noorderlicht, een samenwerkingsvorm van een achttal Noordelijke waterschappen, wordt getracht om gezamenlijk invulling te geven aan concrete onderwerpen. In 2007 is het traject CEmarkering onderling afgestemd en is de hiervoor gemaakte website gevuld met standaard documenten. Daarnaast is meegedaan aan de jaarlijkse bedrijfsvergelijking bouwafdelingen. Vanaf 2008 kunnen de gegevens t.b.v. de bedrijfsvergelijking 2007 via een webomgeving worden ingevuld en kan ieder waterschap zelf de output van de vergelijking bepalen. In 2009 zal hier verder invulling aan gegeven worden.” Situatie 2012/2013: samenwerking beëindigd. Bevinding Samenwerking IB in Rijn Midden: De samenwerking Rijn Midden is beëindigd. In het verleden is geprobeerd samen te werken (onder de naam Rijn Midden) met de waterschappen Veluwe en Vallei en Eem. Ten aanzien van de afdeling IB is in het verband van Rijn Midden geprobeerd om bij elkaar pieken en dalen in bezetting op te vangen. Uit Afdelingsplan 2009: 18

29 november 2013


“In het overleg tussen de hoofden van de bouwafdelingen van Vallei & Eem, Veluwe en Zuiderzeeland wordt gestreefd naar een bepaalde vorm van samenwerking. Het doel is van elkaars kennis en kunde gebruik te maken, waardoor efficiënter gewerkt kan worden. In 2008 is invulling gegeven aan de intentieverklaring middels de uitwerking van een aantal concrete projecten. In het voorjaar van 2008 hebben de project gerelateerde medewerkers van de bouwafdelingen met elkaar kennis gemaakt. In 2009 zal de intentie verklaring (in bijgestelde vorm) verder inhoud gegeven worden, waarbij de nadruk ligt op kennis uitwisseling en mogelijk gebruik maken van elkaars capaciteit. De bestuurlijke besluitvorming over het samenwerkingstraject binnen Rijn-Midden heeft wel geresulteerd in een lager ambitie niveau binnen dit samenwerkingsverband.” Situatie 2012/2013: samenwerking beëindigd, omdat de pieken en dalen bij iedere partij ongeveer bleken samen te vallen en omdat het bestuur van Zuiderzeeland aangegeven heeft niet mee te willen gaan in een samenwerkingstraject, als fusie daarbij vooraf als doel omarmd zou moeten worden (de wens van de toenmalige partners). Bevinding samenwerking IB met gemeenten: Met gemeenten werkt de afdeling Ingenieursbureau functioneel samen. Met gemeenten wordt samengewerkt: het stedelijk waterbeheer is van alle gemeenten overgenomen. Voor de gemeente Zeewolde wordt nu bijvoorbeeld een rioolgemaal gebouwd wat te zijner tijd overgenomen gaat worden door ZZL. Dit is eerder gedaan voor de gemeenten Lelystad en Almere. Naast de genoemde gemeenten is ook geadviseerd voor de gemeente Urk. Met de gemeente Noordoostpolder wordt daarnaast samengewerkt op het vlak van vervangen van duikers. Bevinding samenwerking IB met provincies: Met provincies werkt de afdeling Ingenieursbureau nauwelijks samen. Met de provincie is weinig samenwerking, omdat er weinig interferentie is (voornamelijk op het gebied van provinciaal wegbeheer). Bevinding Samenwerkingsstrategie Zuiderzeeland In 2012 heeft Zuiderzeeland een samenwerkingsstrategie opgesteld (en is deze vastgesteld door AV). In het rapport Samenwerkingsstrategie (2012) wordt de kracht van Zuiderzeeland als volgt aangeduid (blz. 16): “De organisatie is – hoewel nog beperkt zichtbaar als samenwerkingspartner – een herkenbare speler in regionale en lokale netwerken.” Tevens wordt opgemerkt (blz. 17): “In een omgeving waarin nieuwe technologieën worden geïntroduceerd en nieuwe samenwerkingsmodellen worden ontwikkeld, speelt het vermogen tot innovatie een belangrijke rol. De wens om te innoveren wordt in de organisatie gekoesterd, maar het vermogen om dat structureel inhoud te geven is nog niet verankerd in de organisatie. Het is ook de vraag of er bestuurlijk draagvlak is voor innovatie als dat gepaard gaat met het nemen van bijbehorende (financiële) risico’s. Zuiderzeeland heeft ervaring opgedaan met grote complexe projecten. Deze ervaring liet zien dat er op het gebied van projectmanagement, omgevingsmanagement en samenwerking met derde partijen nog belangrijke professionaliseringsopgaven liggen.” Het rapport Samenwerkingsstrategie is in mei 2012 door de AV vastgesteld en dient als uitgangspunt voor het (verdere) samenwerkingsbeleid van Zuiderzeeland. Bevinding Rijn Oost in 2013: In het samenwerkingsverband Rijn Oost staat een samenwerking van de ‘ingenieursbureaus’ wel op de long list, maar is vooralsnog prioriteit gegeven aan 4 andere onderwerpen: ICT, Inkoop, Personele Zaken en Zuiveren. 19

29 november 2013


Een actuele ontwikkeling (2012/2013) is de samenwerking Rijn Oost, het samenwerkingsverband waarin het waterschap Zuiderzeeland streeft naar ‘shared services’ met de waterschappen Velt en Vecht, Reest en Wieden, Groot Salland, Regge en Dinkel en Rijn en IJssel. Voor Rijn Oost zijn samenwerkingsmogelijkheden verzameld op een long list. Samenwerking van de ingenieursbureaus maakte onderdeel uit van de long list. Op basis van de long list is een shortlist opgesteld, met de meest kansrijk geachte samenwerkingsmogelijkheden. Er worden voor 4 genoemde terreinen (shortlist = ICT, Inkoop, Personele Zaken en Zuiveren) ‘business cases’ uitgewerkt, waarna wordt besloten over wel/geen implementatie. Tevens wordt een gemeenschappelijke regeling voorbereid. Slot: De RKC heeft in het onderzoek een onderzoekvraag opgenomen over ‘verzelfstandiging’ van de Afdeling Ingenieursbureau. In de voorjaarsnota 2012 was namelijk de gedachte opgenomen om de Afdeling Ingenieursbureau te verzelfstandigen, in de vorm van een BV (besloten vennootschap). De RKC heeft geen bevestiging gevonden van een serieus voornemen bij de ambtelijke organisatie om te onderzoeken of IB-taken verzelfstandigd zouden kunnen worden.

2.2.

DOELMATIGHEID

Budget, formatie en inzet personeel Onderzoekvragen Welke middelen heeft de afdeling IB tot haar beschikking (gehad) (fte’s, €) in de afgelopen jaren? Hoe bepaalt Zuiderzeeland (vooraf) de inzet van interne en externe kennis en capaciteit bij de afdeling IB? In hoeverre is de omvang, capaciteit, kennis en kunde van de afdeling IB gerelateerd aan de werklast van Zuiderzeeland. Normen Het waterschap legt jaarlijks op een transparante en inzichtelijke manier vast aan, welke capaciteit en kwaliteit het verwacht van de afdeling IB. Het waterschap legt jaarlijks verantwoording af ten aanzien van Tijd (planning versus realisatie), Geld (budget versus realisatie), toerekening van kosten en Kostprijs (in relatie met andere overheden en marktpartijen).

Bevindingen Budget en Formatie IB: Meerjarenplannen van de afdeling IB zijn - voor wat betreft budget en formatie jaarlijks vrijwel identiek en niet gekoppeld aan de omvang van de werklast conform de urenplanning. Het meerjarig personeelsbudget en formatie zijn niet gekoppeld aan de gerealiseerde urenbesteding/bezetting, waardoor vacatureruimte en budgettaire ruimte is ontstaan.

20

29 november 2013


Het budget van de afdeling IB is in tabel 3 opgenomen (uit meerjarenbegroting IB 2013 – 2016): Tabel 3: Meerjarenbegroting en –realisatie IB 2009 2010 2011

Salariskosten

Adviesen onderzoekskosten

2012

2013

2014

2015

2016

Begroot

1.037.844

1.063.079

1.090.385

1.057.848

1.084.294

1.111.402

1.139.187

1.139.187

Realisatie

1.037.070

1.049.027

958.046

938.758

-

-

-

-

Begroot

15.000

15.500

16.000

15.000

15.500

16.000

16.500

16.500

Realisatie

33.757

14.715

9.287

8.901

-

-

-

-

De afdeling IB had in de periode 2009 - 2011 een formatie van 16,5 fte, met een feitelijke bezetting van 15,5 fte. Tot en met 2009 liepen de jaarlijkse kosten op als gevolg van de salarisontwikkelingen. In 2009, 2011 en 2012 zijn er medewerkers (senior projectleiders) van de afdeling IB vertrokken. De vacatures zijn niet opgevuld, waardoor de salariskosten zijn teruggelopen. De formatie 2012 van de afdeling is verlaagd naar 16,0 fte., (met bezetting/beschikbare capaciteit 14,67 fte). In 2012 bedroeg de vacatureruimte 1,33 fte. Hierdoor zit in het budget ook ruimte (ter grootte van 1,33 fte). Bevinding Definitie productieve uren IB: Zuiderzeeland hanteert intern verschillende definities van het aantal ‘productieve’ uren, bij enerzijds planning van werkzaamheden van de afdeling IB en anderzijds de berekening van het uurtarief. De RKC volgt in dit rapport de definitie, die Zuiderzeeland hanteert bij de berekening van het uurtarief. Zuiderzeeland hanteert definities van het aantal ‘productieve’ uren, enerzijds bij (A) de jaarlijkse planning van de inzet van de medewerkers van de afdeling IB en anderzijds bij (B) de berekening van het uurtarief (zie paragraaf 3.3.2 van dit rapport). ad A. Productieve bij jaarlijkse planning van inzet personeel Bij de planning van de jaarlijkse werkzaamheden (= inzet) maakt de afdeling Ingenieursbureau een inschatting van het aantal beschikbare productieve uren en van het aantal benodigde productieve uren op jaarbasis. Bij de planning van de inzet van het personeel rekent de afdeling IB tot de ‘productieve uren’ de uren, die worden besteed aan: Directe productieve activiteiten, namelijk: o

Investeringsprojecten

o

Tekenwerk en advisering (exploitatie)

Indirecte uren voor management, werkoverleg, opleiding en lidmaatschap OR.

21

29 november 2013


ad B. Productieve uren bij berekening uurtarief Bij de berekening van het uurtarief (zie paragraaf 3.2.3) rekent Zuiderzeeland alleen de direct productieve uren, besteed aan investeringsprojecten en exploitatie, tot de ‘productieve’ uren. Deze benadering is conform de landelijk BBP-systematiek, voorgeschreven in het Besluit Beleidsvoorbereiding en. Verantwoording Waterschappen (BBVW). In dit rapport hanteert de RKC de definitie, die Zuiderzeeland hanteert bij de berekening van het uurtarief. De RKC beschouwt de uren, die worden besteed aan management, opleiding en dergelijke als indirecte uren en dus niet als een vorm van productieve uren. In paragraaf 3.2.3. gaat de RKC nader in op de productiviteit van de afdeling IB, waarbij in tabel 13 het onderscheid zichtbaar wordt gemaakt tussen indirecte uren en improductieve uren (bv. verlof, ziekte, feestdagen). In Bijlage 3 geeft de RKC een samenvattend overzicht van de urenbesteding van de afdeling IB in de periode 2009-2012. Benutting capaciteit van de afdeling IB: De capaciteit van de afdeling IB wordt gemiddeld volledig ingepland en benut. Hiervoor is al weergegeven dat de capaciteit van de afdeling IB bestaat uit 14,67 fte. De RKC heeft gelet op het aantal: Beschikbare uren Benodigde uren Gerealiseerde uren Zoals hierboven aangegeven, maakt de afdeling IB jaarlijks vooraf (= planningsfase) een inschatting van het aantal beschikbare productieve uren en van het aantal benodigde productieve uren op jaarbasis. In 2012 lag het totale aantal benodigde uren boven het totale aantal beschikbare uren. Het verschil was 1.310 uur. Dit geeft aan, dat de beschikbare capaciteit van de afdeling IB vooraf (in de planningsfase) volledig wordt toegedeeld (met geringe verschillen op het niveau van de individuele medewerkers). De realisatie van de gehele afdeling IB in 2011 en 2012 lag boven het totaal aantal beschikbare uren. Bezien per medewerker deden zich kleine verschillen voor. De RKC stelt derhalve vast dat de capaciteit van de afdeling IB gemiddeld volledig wordt benut. Hieronder gaat de RKC nader in op de realisatie in de periode 2009-2012 op Investeringsprojecten en Exploitatie (Tekenwerk en advisering), conform de hiervoor toegelichte definitie van de ‘productieve uren’. Bevindingen Inzet Personeel IB: De inzet van het personeel van de afdeling IB op investeringsprojecten daalt, zowel in absolute zin (aantal uren besteed aan investeringsprojecten) als in relatieve zin (aandeel van uren besteed aan investeringsprojecten daalt in periode 2009-2012 van 60% naar 48%). Het aandeel van de ‘exploitatie-uren’ steeg in de periode 2009-2012 van 40% naar 52%. Tijdens het onderzoek hebben we de uren, die de medewerkers van de afdeling IB in de periode 2009-2012 in TIM hebben verantwoord, gegroepeerd naar (1) Investeringsprojecten en (2) Exploitatie, waartoe tekenwerk en advieswerk behoren (zie tabel 4).

22

29 november 2013


Tabel 4: Productieve uren IB Productieve uren IB

2009

2010

2011

2012

Uren op investeringsprojecten

13.782

60%

11.903

53%

9.438

47%

8.954

48%

Uren op exploitatie (advies en tekenwerk)

9.124

40%

10.714

47%

10.566

53%

9.672

52%

Totaal productieve uren IB

22.906

100%

22.617

100%

20.004

100%

18.626

100%

(tabel opgesteld t.b.v. onderzoek van RKC op basis van systeem van tijdsregistratie van Zuiderzeeland = TIM)

In de laatste jaren is meer ingezet op het adviseren van de opdrachtgever ten aanzien van het formuleren van opdrachten en het op juiste wijze wegzetten van investeringen. Bijvoorbeeld onderzoek naar de rioolgemalen die op korte termijn in de begroting staan. Dit soort advieswerk is wel ten behoeve van de investeringen gedaan, maar komt op advies/exploitatie terecht. Het gaat hier om voorbereiding om te komen tot goede investeringsplanningen en ramingen, voorafgaand aan het definitief besluit en kredietverlening door het bestuur voor de feitelijke realisatie van de investering. De voorbereidingsfase is intensiever geworden i.v.m. scherpere aandacht voor de planning en ramingen van nieuwe projecten; Dit leidt tot meer uren in de exploitatie. Naar verwachting zal het aantal uren uitvoering in 2013 overigens weer toenemen aangezien dan de aanpassing en renovatie van AWZI Dronten in uitvoering is. Bevinding Inzet Personeel IB bij investeringsprojecten: Binnen de Investeringsprojecten verschuift in de periode 2009 – 2012 de inzet van personeel van uitvoering (daling van 69% naar 35%) naar voorbereiding (stijging van 29% naar 58%), waarbij enkele grote projecten grote invloed hebben op de besteding van de uren. Bij de uitvoering van investeringsprojecten wordt in de administratie van Zuiderzeeland een onderscheid gemaakt tussen drie fasen: (1) Voorbereiding, (2) Uitvoering en (3) Nazorg. Onder nazorg wordt een aantal activiteiten verstaan: 

Administratieve afhandeling van het project: het gaat dan onder andere om archivering van de tekeningen, overdracht van specificaties naar de beheerder, ed.



Afhandeling van klachten: als er gedurende de garantieperiode een klacht ontstaat (er gaat bv een pomp kapot), handelt de afdeling IB de contacten met de aannemer af. De afdeling IB zorgt ervoor dat de klacht wordt aangepakt en dat er een tussentijdse voorziening wordt getroffen indien nodig.



Een ander voorbeeld is dat er ‘wachttijden’ zijn, bijvoorbeeld wachten met het asfalteren van

een weg tot deze voldoende ingeklonken is. Ook een dergelijke afhandeling valt onder nazorg. Hieronder wordt de onderverdeling gegeven voor de investeringsprojecten van het Ingenieursbureaus als geheel (zie tabel 5) en voor een casus: rioolgemalen (zie tabel 6).

23

29 november 2013


Tabel 5: Verdeling uren binnen investeringsprojecten van Afdeling IB 2009 – 2012 IB 2009 % 2010 % 2011 % 2012 % Voorbereiding 4.057 29% 3.314 28% 3.858 41% 5.186**** 58% Uitvoering 9.435* 69% 7.817** 66% 4.389 47% 3.146 35% Nazorg (+ overig) 290 2% 772 6 1.191*** 12% 622 7% Totaal 13.782 100% 11.903 100% 9.438 100% 8.954 100% (tabel is opgesteld t.b.v. onderzoek van RKC op basis van systeem van tijdsregistratie van Zuiderzeeland = TIM) * waarvan 4.091 uren op project Uitbreiding AWZI Tollebeek ** waarvan 3.636 uren op project Uitbreiding AWZI Tollebeek **** waarvan 1.022 uren op project Uitbreiding AWZI Tollebeek **** waarvan 2.336 uren op project Renovatie Upgrade AWZI Dronten

Ter controle van deze informatie vroegen wij de specifieke gegevens op van 13 projecten Renovatie Rioolgemalen. Hierbij valt op dat steeds relatief veel tijd wordt geschreven op voorbereiding, zoals blijkt uit onderstaande tabellen 6. Tabel 6: Verdeling uren project Renovatie 13 rioolgemalen 13 2009 % 2010 % rioolgemalen Voorbereiding 1.926 64% 1.105 53% Uitvoering 974 32% 781 38% Nazorg 113 4% 191 9% Totaal 3.013 100% 2.077 100% (tabel is opgesteld t.b.v. onderzoek van RKC op basis van Zuiderzeeland = TIM)

2011

%

2012

%

1.285 48% 1.672 77% 1.361 51% 382 18% 38 1% 105 5% 2.684 100% 2.159 100% systeem van tijdsregistratie van

Bevinding Inzet Personeel andere afdelingen bij investeringsprojecten: Andere afdelingen besteden ook tijd aan investeringsprojecten. Hun aandeel fluctueert in de periode 2009 - 2012 tussen 13% en 24%. Behalve dat het investeringsvolume afneemt en daarmee dus de werklast die daaruit voortvloeit voor de afdeling IB, blijkt uit de overzichten ook dat andere afdelingen meer uren dan voorheen schrijven op de investeringsprojecten. Tabel 7: Tijdbesteding Afdeling IB en andere afdelingen op investeringsprojecten 2009 - 2012 Uren op investeringsprojecten ZZL

2009

2010

2011

Totaal uren geschreven door IB

13.782

87%

11.903

81%

9.438

76%

Totaal uren geschreven door overige afdelingen

1.996

13%

2.705

19%

2.920

24%

Totaal uren op projecten

15.778

100%

14.608

100%

12.358

100%

2012 8.954

86%

1.478

14%

10.432

100%

(tabel is opgesteld t.b.v. onderzoek van RKC op basis van systeem van tijdsregistratie van Zuiderzeeland = TIM) Bevindingen Inzet Personeel IB bij Exploitatie: Binnen de categorie Exploitatie neemt het aantal adviesuren uren toe. Het aandeel van de adviesuren stijgt in de periode 2009-2012 van 28% naar 37%. De categorie ‘overig productief’ varieert tussen 25% en 32%. Tijdens het onderzoek werd door de gesprekspartners gesteld, dat de afdeling IB waarschijnlijk meer advieswerk is gaan leveren aan andere afdelingen.

24

29 november 2013


In de brondocumenten troffen wij geen separate verantwoording aan van de uren van de tekenkamer en van de uren die door de afdeling IB aan advies zouden zijn besteed. De reden is dat het systeem van tijdsregistratie (TIM) van Zuiderzeeland geen onderscheid maakt tussen ‘tekenwerk’ en ‘advieswerkzaamheden’. Tijdens het onderzoek hebben we voor de periode 2009 -2012 de in TIM onder Exploitatie verantwoorde uren handmatig gegroepeerd naar (zie tabel 8): 1. Tekenwerk: werkzaamheden voor o.m. Legger, Beheerregister, GIS, Peilbesluiten, revisies 2. Advisering: advisering aan andere afdelingen 3. Overig productief: kwaliteitszorg, samenwerking extern, auditing, applicatiebeheer, VGWM Tabel 8 Verdeling uren binnen Exploitatie van Afdeling IB 2009 – 2012 Uren 2009 2010 2011 % % Tekenwerk 4.384 4.520 4.195 48% 42% Advies Overig productief Totaal exploitatie

2.537

28%

2.203 9.124

%

2012

% 37%

40%

3.579

3.379

32%

3.517

37%

32%

2.993

28%

2.577

26%

100%

10.566

100%

9.672

100%

2.762

26%

24%

3.432

100%

10.714

(tabel is handmatig opgesteld t.b.v. onderzoek van RKC)

Expertise Onderzoekvraag Over welke expertise beschikt de afdeling IB (type opleiding en opleidingsniveau van de medewerkers, te denken valt aan de volgende expertises: bouwkunde, werktuigbouwkunde, elektrotechniek, civiel-techniek, chemici / fysici, landmeting, ICT, projectmanagement, tekenaars/ GIS)? Norm Het waterschap legt jaarlijks op een transparante en inzichtelijke manier vast, welke inzet van externe kennis en capaciteit nodig is ten behoeve van de taakuitoefening van de afdeling IB.

Bevindingen interne expertise IB: De afdeling IB beschikt over expertise op het gebied van civiele techniek, werktuigbouwkunde, elektrotechniek, bouwkunde en besturingstechniek. Daarnaast beschikt de afdeling IB over tekenaars/GIS medewerkers. Er is geen strategisch document aangetroffen, waarin Zuiderzeeland vastlegt welke technische kennis intern benodigd is ten behoeve van de uitoefening van haar publieke taken. De afdeling IB bestaat uit het Team Projecten en het Team Tekenkamer. In tabel 9 geeft de RKC een overzicht van de expertise, formatie en bezetting van de afdeling IB.

25

29 november 2013


Tabel 9: Formatie afdeling IB 2012 Functienaam

Formatie

Hoofd afdeling IB

Bezetting

1,0

Team projecten Senior projectleider Civiele Techniek/ Bouwkunde/ Werktuigbouwkunde/ Elektrotechniek/ besturingstechniek Projectleider Civiele Techniek/ Bouwkunde/ Werktuigbouwkunde/Elektrotechniek/ besturingstechniek Medewerker projecten technische administratie

4,5

3,17

5,0

5,0 0,5

0,5

Subtotaal team projecten

1,0

10,0

Team tekenkamer Teamleider tekenkamer Tekenaar A Tekenaar B

1,0 2,0 2,0

Subtotaal team tekenkamer Totaal afdeling IB

8,67 1,0 2,0 2,0

5,0

5,0

16,0

14,67

De komende jaren ontstaan door natuurlijk verloop (pensionering) naar schatting 3 vacatures, waarvan 2 senior projectleiders en 1 tekenaar. De bezetting van het team projecten van de afdeling IB vertoont een duidelijke daling, waardoor de vraag zich voordoet: welke gevolgen heeft het niet vervullen van de vacatures voor de kwaliteit van de beschikbare capaciteit bij Zuiderzeeland en de afhankelijkheid van de markt?. Bevindingen externe expertise en inhuur derden: De financiële organisatie (= administratiesysteem) stelt de ambtelijke organisatie van ZZL niet in staat om op eenvoudige wijze aan te geven hoeveel uren extern zijn ingehuurd. De financiële organisatie (= administratiesysteem) stelt de ambtelijke organisatie van ZZL ook niet in staat op eenvoudige wijze te genereren welk tarief per uur is betaald aan externe deskundigheid. Er wordt niet vastgelegd wat de toegevoegde waarde is geweest van externe inhuur. Het management heeft deze tekortkomingen gesignaleerd. Zuiderzeeland huurt specialistische kennis in die het zelf niet in huis heeft, zoals kennis over bodemsanering of grondwateronttrekking. Daarbij zijn er verschillende routes. De opdrachtgever (bv afdeling Zuivering en Gemalen) huurt rechtstreeks extern advies in, bijvoorbeeld op het gebied van energieterugwinning. Andere route is dat de afdeling IB wel de projectleider levert, maar voor specialistische onderdelen anderen inhuurt. Zolang dit binnen het projectbudget en de projectdoelstellingen gebeurt, mag de projectleider deze afweging zelf maken. Het staat afdelingen vrij om kennis en capaciteit in te huren (geen gedwongen winkelnering bij de afdeling IB), ook als het gaat om zaken die de afdeling IB zou kunnen leveren. Mits het budget hiervoor toereikend is maken andere afdelingen ook wel gebruik van de mogelijkheid om expertise buiten het IB om in te huren. In het afdelingsplan Zuivering en Gemalen 2013 is onder ‘ingenieursdiensten’ bijvoorbeeld een bedrag van € 41.500,- opgenomen en bij Bemaling en een bedrag van € 135.000,- bij AWZI. In de praktijk wordt de afdeling IB bijna nooit gepasseerd, volgens het hoofd IB, maar het komt dus wel voor dat IB de benodigde kennis of expertise niet kan bieden op het moment dat het gevraagd wordt. In de ontwerpfase wordt vaak ingehuurd. Bijvoorbeeld bij de aanleg of uitbreiding van een AWZI. Een dergelijk project komt circa 1 x per 4 jaar voor. De afdeling IB heeft daarvoor niet alle 26

29 november 2013


specialistische kennis in huis. Het hoofd IB noemde het voorbeeld van een computermodel dat de stroming in het bassin moet simuleren. Er is geen overzicht voorhanden van de inhuur door de afdeling IB voor de periode 2009 – 2012 (in uren en geld). Hiervoor zou per project de projectadministratie bekeken moeten worden. Daarbij zou onderscheid gemaakt moeten worden tussen inhuur als gevolg van capaciteitsgebrek en als gevolg van gebrek aan specialistische kennis. Er is geen specifieke kostensoort. De inhuur is onderdeel van een groter geheel van kosten. Alleen via een uitvoerige analyse van boekingsregels (dus veel en intensief werk) zou de inhuur derden 2009-2012 achterhaald kunnen worden. Er bestaat geen overzicht van de inhuur op investeringsprojecten door andere afdelingen. Het hoofd van de afdeling IB bevestigde de stelling van de financiële administratie, dat het vrijwel onmogelijk is om de inhuur derden uit de administratie te krijgen.

Onderzoekvraag Wat is de kostprijs (uurtarief) van de afdeling IB ? Welke aspecten worden daarin wel / niet meegenomen? En hoe verhoudt deze kostprijs zich tot die van marktpartijen? Norm Het waterschap heeft diensten. Het waterschap heeft andere overheden en Het waterschap heeft en marktpartijen.

inzicht in de kostprijs / uurtarieven van de door de afdeling IB geleverde inzicht in hoe deze kostprijs van de afdeling IB zich verhoudt tot die van marktpartijen. inzicht in de loonkosten van de afdeling IB in relatie tot andere overheden

Bevindingen Berekening intern uurtarief: Het waterschap hanteert een generiek uurtarief (niet gedifferentieerd naar functie) voor de afdeling IB, waarin de directe kosten van de afdeling IB verrekend worden. Overhead wordt niet meegenomen in het uurtarief. Er vindt voorcalculatie en nacalculatie plaats. Het uurtarief van Zuiderzeeland was op basis van nacalculatie in 2012: €50,40. Het generieke uurtarief wordt door Zuiderzeeland als volgt berekend: totale bruto salariskosten IB = generiek uurtarief totale productieve uren De kosten van de afdeling IB ten behoeve van investeringsprojecten (zuiveringen, gemalen, waterkeringen, gebouwen) worden meegerekend in de bouwkosten en geactiveerd als waarde van het investeringsproject op de balans van het waterschap. Om het uurtarief te berekenen worden de totale bruto salarislasten van de afdeling IB - conform het BVW - gedeeld door de productieve uren (investeringsprojecten + exploitatie). Tabel 11 geeft een overzicht van de ontwikkeling van het uurtarief in de periode 2009-2012.

27

29 november 2013


Tabel 10: Berekening uurtarief IB 2009 - 2012 kostensoort 41005 41006 41010 41011 41020 41200 41270 41318 41319 41400

omschrijving Bruto salarissen Bruto loon koopuren Vakantiegeld Eindejaarsuitkering 2 IKB levensloop Sociale lasten Vaste vergoedingen Variabele vergoeding Personeel van derden

Totaal Salariskosten Aantal productieve uren (zowel op investeringen als op exploitatie) Uurtarief (salariskosten / aantal productieve uren)

2009 (€)

2010 (€)

2011 (€)

2012 (€)

679.468 0 49.386 29.483 0 0 172.770 42.558 16.964 33.757

708.660 0 56.431 28.039 0 0 182.596 48.164 25.137 0

634.148 0 51.545 25.453 0 9.132 172.464 43.203 22.102 0

599.370 -3.296 0 0 113.474 0 175.008 28.912 25.290 0

1.024.386

1.049.027

958.046

938.758

22.906

22.617

20.004

18.627

€ 44,72

€ 46,38

€ 47,89

€ 50,40

Tabel opgesteld door RKC op basis van brondocumenten In 2009 is er sprake van inhuur personeel derden (voor € 33.757). In de andere jaren niet. In de andere jaren is er evenmin inhuur verantwoord bij de salariskosten van de afdeling IB. Het zou wel kunnen zijn, dat er elders wel sprake is geweest van inhuur die werkzaamheden voor de afdeling IB heeft gedaan. Bevinding Ontwikkeling intern uurtarief: Het (generieke) uurtarief van de afdeling IB fluctueert in periode 2004-2012 en is gemiddeld gestegen met 3,3%. In de afgelopen jaren heeft het uurtarief zich als volgt ontwikkeld (zie tabel 11).

2

Het “individueel keuzebudget” (IKB): in de CAO 2012 van de waterschappen is afgesproken dat een aantal arbeidsvoorwaarden worden opgenomen in het IKB. Het gaat dan o.a. om de eindejaarsuitkering, het vakantiegeld en een aantal verlofdagen (bovenwettelijk). Iedere maand wordt een deel van het salaris gereserveerd in het IKB. De werknemer kan vervolgens zelf bepalen wanneer hij dat uitbetaald krijgt. De werknemer kan er ook voor kiezen om vanuit het IKB extra verlof te kopen of bijvoorbeeld een fiets. In 2012 ligt het bedrag voor het IKB hoger dan de samenstellende delen. Dit verschil wordt verklaard door de bovenwettelijke verlofdagen, die met ingang van 2012 zijn opgenomen in het IKB. 29 november 2013 Nota van Bevindingen 28

Tabel 11: Ontwikkeling uurtarief IB 2004 - 2012

Jaar

Uurtarief IB

Procentuele stijging tov voorgaand jaar

Index

2004

€ 38,96

-

100,0

2005

€ 37,69

-3,3%

96,7

2006

€ 40,60

7,7%

104,2

2007

€ 43,69

7,6%

112,1

2008

€ 45,93

5,1%

117,9

2009

€ 44,72

-2,6%

114,8

2010

€ 46,38

3,7%

119,0

2011

€ 47,89

3,3%

122,9

2012

€ 50,40

5,2%

129,4

(tabel is opgesteld t.b.v. onderzoek van RKC op basis van systeem van tijdsregistratie van Zuiderzeeland = TIM) Tussen 2004 en 2012 fluctueerde het uurtarief en is in deze periode in totaal met 29,4% gestegen. De uren, besteed aan investeringsprojecten, worden geactiveerd (kapitaallasten met jaarlijkse afschrijvingen). Het uurtarief van de afdeling IB is bedoeld om de directe uren en directe kosten van de afdeling IB te kunnen toerekenen aan de investeringsprojecten en/of de ondersteunende producten. Bevinding Activering uren IB op investeringsprojecten De uren, die de afdeling IB besteedt aan investeringsprojecten, worden (op basis van het generieke uurtarief) geactiveerd en opgenomen in de kapitaallasten. Dit is ongeveer de helft (circa € 450k) van de bruto salarislasten (€ 939k in 2012) van de afdeling Ingenieursbureau. Jaarlijks wordt op basis van de op investeringsprojecten verantwoorde uren circa € 450k aan uren van de afdeling IB geactiveerd. Dit is ongeveer de helft van de bruto salarislasten (€ 939k in 2012). De systematiek van het tijdschrijven en kostentoerekening binnen Zuiderzeeland is gebaseerd is op de BBP (Beleids- en beheerproces)-systematiek van de Waterschappen. In de BBP-systematiek worden drie soorten producten onderscheiden): 1. Primaire producten (producten die direct toerekenbaar zijn aan een van de taken en programma’s van het waterschap); 2. Ondersteunende producten; Producten die via een bepaalde kostenverdeelsleutel worden doorbelast naar de primaire producten. 3. “Afdelingskosten”. Een hulpproduct, waar de salariskosten van de verschillende afdelingen worden verantwoord. Deze kosten worden via de urenverantwoording/tijdschrijven toegerekend aan de primaire of de ondersteunende producten. De (kapitaallasten die voortvloeien uit de) investeringsprojecten van de afdeling IB vallen onder de primaire producten. De uren die daarop worden geschreven worden in eerste instantie tegen voorcalculatorisch uurtarief toegevoegd aan de waarde van het investeringsproject en geactiveerd. Naderhand (aan het eind van het jaar) wordt dit gecorrigeerd op het nacalculatorisch uurtarief (dit wordt ook in de financiële administratie doorgevoerd).

29

29 november 2013


Bevindingen Toerekening uren IB voor exploitatie De uren, die de afdeling IB besteedt aan advisering, tekenwerk en overige productieve uren worden – volgens een vaste verdeelsleutel - toegerekend aan de bestuurlijke programma’s. Het tekenwerk en de adviesuren van de afdeling IB vallen onder de ondersteunende producten. Deze worden volgens een vastgestelde generieke verdeelsleutel verdeeld over de exploitatiekosten. De verdeelsleutel is: 10% programma Veiligheid, 40% programma Voldoende Water en 50% programma Schoon Water. De overheadkosten van Zuiderzeeland zitten ook niet in het uurtarief van de afdeling IB, omdat de overheadkosten ook met de genoemde verdeelsleutel worden toegerekend aan de producten (bestuurlijke programma’s). Bevinding Overhead IB, vergeleken met andere organisaties Vanuit het oogpunt van overheadkosten maakt het geen verschil of een ingenieursbureau onderdeel uitmaakt van een waterschap dan wel dat zij een zelfstandig ingenieursbureau is. Om een uitspraak te kunnen doen over de doelmatigheid van de afdeling IB kijken we niet alleen naar de interne ontwikkelingen, maar vergelijken we de afdeling IB ook met andere organisaties. Berenschot voert jaarlijks benchmarkonderzoek uit naar de overhead van organisaties in diverse sectoren. Dit doe zij ook bij Waterschappen en Ingenieursbureaus. Uit deze onderzoeken komt naar voren dat de gemiddelde overheadkosten bij waterschappen even hoog zijn als bij zelfstandige ingenieursbureaus. In beide gevallen zijn de overheadkosten3 per formatieplaats circa € 27.500. Vanuit het oogpunt van overheadkosten constateren wij dat het geen verschil maakt of een ingenieursbureau onderdeel uitmaakt van een waterschap dan wel dat zij een zelfstandig ingenieursbureau is. Bevinding Productiviteit IB, vergeleken met andere organisaties De productiviteit van het ingenieursbureau van Zuiderzeeland (82%) is hoger dan de gemiddelde productiviteit van andere ingenieursbureaus (79%). Een ander kengetal dat uit de benchmarkonderzoeken van Berenschot naar voren komt is de productiviteit bij ingenieursbureaus. Deze is 79% gemiddeld onder ingenieursbureaus. Voor de afdeling IB van Zuiderzeeland kunnen wij het volgende beeld schetsen (zie tabel 12) voor de periode 2009 – 2012. Aan de reeds gepresenteerde productieve uren (zie tabellen 4, 7 en 10) voegen we twee categorieën toe van niet-productieve uren om te komen tot het totaal aantal uren, dat de Afdeling Ingenieursbureau heeft besteed in de periode 2009-2012: Indirecte uren: management, intern en extern overleg, werkoverleg, opleiding, lidmaatschap OR en BHV, Improductieve uren: verlof, buitengewoon verlof, feestdagen, ADV, koopuren IKB, ziekte.

3

Overheadkosten zijn door Berenschot gedefinieerd als: de salariskosten van management en ondersteuning, de huisvestingskosten, de automatiseringslasten en de kosten van uitbestedingen en inhuur op overheadtaken. 29 november 2013 Nota van Bevindingen 30

Tabel 12 Productieve versus Improductieve uren van de afdeling Ingenieursbureau 2009-2012 2009

2010

2011

2012

Productieve uren* Uren op investeringsprojecten

13.782

11.903

9.438

8.954

Uren op exploitatie (advies en tekenwerk)

9.124

10.714

10.566

9.672

Totaal productieve uren IB (zie tabel 4)

22.906

67%

22.617

66%

20.004

62%

18.626

61%

Indirecte uren

3.217

9%

2.386

7%

3.343

11%

3.916

13%

Improductieve uren

8.201

24%

9.463

27%

8.762

27%

7.748

26%

Totaal niet-productieve uren

11.418

33%

11.849

34%

12.105

38%

11.664

39%

Totaal bestede uren IB

34.324

100%

34.466

100%

32.109

100%

30.290

100%

Niet-productieve uren**

(tabel is opgesteld t.b.v. onderzoek van RKC op basis van systeem van tijdsregistratie van Zuiderzeeland = TIM) * De productieve uren worden verwerkt in uurtarief (zie tabellen 10 en 11) ** De niet productieve uren worden toegerekend aan de bestuurlijke programma d.m.v. vaste verdeelsleutel. In de benchmark zakelijke dienstverlening van Berenschot wordt onder andere de productiviteit van ingenieursbureaus onderzocht. De definitie van productiviteit die gehanteerd wordt is: declarabele uren / besteedbare uren. De besteedbare uren zijn in dit geval alle uren exclusief de improductieve uren. Als wij de productiviteit van het IB op die manier uitdrukken is dat: 61 / (10026) x 100% = 82%4. Dit is hoger dan het gemiddelde van de benchmark. Bevinding kostprijs IB, vergeleken met andere organisaties Uit dit onderzoek van de RKC komt naar voren dat het integrale uurtarief van de afdeling IB circa 16% lager zou liggen dan dat van de ingenieursbureaus van de gemeenten Amsterdam, Rotterdam en Den Haag5. Uit onderzoek in het verleden beschikt Berenschot over de opbouw van de integrale kostprijzen van de ingenieursbureaus van de G3 gemeenten (Amsterdam, Rotterdam, Den Haag) in 2007. Conclusie uit de extrapolatie en vergelijking van deze gegevens met die van de afdeling IB: Het berekende integrale uurtarief (= inclusief indirecte kosten en overhead) van de afdeling IB is € 67,83. Dit is circa 16% lager dan dat van de ingenieursbureaus van de G3 gemeenten (€ 78,61). Hierbij zijn wij uitgegaan van de vooronderstelling dat alle adviesuren en tekenwerk van de afdeling IB beschouwd kunnen worden als effectieve uren voor het waterschap (m.a.w. het zijn need-to-have diensten waarvoor Zuiderzeeland een extern ingenieursbureau zou moeten inhuren als de afdeling IB dit advies/tekenwerk niet leverde). Bij de G3 gemeenten gaat men uit van een vergelijkbare productiviteit, maar daar worden alle uren ‘extern’ verkocht aan andere diensten binnen de gemeente of aan andere gemeenten en overheden.

4

Hierbij hebben wij alle adviesuren als productieve uren meegenomen. Als wij de adviesuren buiten beschouwing laten is de productiviteit van de afdeling IB lager dan die van ingenieursbureaus. 5 Hierbij hebben wij alle adviesuren als productieve uren meegenomen. Als wij de adviesuren buiten beschouwing laten is het uurtarief van de afdeling IB hoger dan dat van de genoemde gemeenten. 29 november 2013 Nota van Bevindingen 31

BIJLAGE 1

GERAADPLEEGDE DOCUMENTEN

Algemeen Realiseren Waterschapswerken (20110712) (beschrijving procedure) Projectinrichting Asset management Samenwerkingsstrategie Zuiderzeeland (2012) Voorjaarsnota’s Zuiderzeeland Voorjaarsnota 2011-2014 Voorjaarsnota 2012-2015 Voorjaarsnota 2013-2016 Investeringsplannen Zuiderzeeland Investeringsplan 2011-2014 (bijlage bij Voorjaarsnota 2011-2014) Investeringsplan 2012-2015 (bijlage bij Voorjaarsnota 2012-2015) Investeringsplan 2013-2016 (bijlage bij Voorjaarsnota 2013-2016) Personeelsplan 2013-2016 (bijlage bij Voorjaarsnota 2013-2016) Planningsdocumenten Zuiderzeeland Actualisatierapportage 2011-2020 Voortgangsrapportage projecten B-Lijst IB, stand 23 februari 2012 Projecten in voorbereiding, stand 23 februari 2012 Projectplan (model) Projectvoortgangsrapportage (model) Projectevaluatie en -overdracht (model) Afdelingsplannen IB Meerjaren afdelingsplan Meerjaren afdelingsplan Meerjaren afdelingsplan Meerjaren afdelingsplan Meerjaren afdelingsplan

2009-2012 2010-2013 2011-2014 2012-2015 2013-2016

Projecten IB Projecten in onderhoudstermijn IB, versie 23-02-2012 Projecten in uitvoering, stand 23 februari 2012 Projecten IB 2009 Projecten IB 2010 Projecten IB 2011 Projecten IB 2012 Projecten en tekenwerk IB 2011 Projecten en tekenwerk IB 2012 Overzichtskaart projecten en tekenwerk 2011 Overzichtskaart projecten en tekenwerk 2012 Verantwoordingsdocumenten Zuiderzeeland Maraps Afdeling Gemalen Maraps Afdeling Zuiveringen Maraps Afdeling Ingenieursbureau

32

29 november 2013


Uren en kostprijs Projectuitgaven en uren projecten 2009-2011 Projectuitgaven en uren projecten 2012 Opleidingen Opleidingen Opleidingen Opleidingen

33

IB 2009 2010 2011

29 november 2013


BIJLAGE 2

INTERVIEWS

Secretaris directeur Zuiderzeeland Hoofd Sector Waterbeheer Hoofd Afdeling Planvorming Waterbeheer Hoofd Afdeling Zuiveringen & Gemalen Hoofd Afdeling Waterbeheer Hoofd afdeling Ingenieursbureau Medewerker Afdeling Financiën

34

29 november 2013


35

29 november 2013


BIJLAGE 3

URENBESTEDING AFDELING INGENIEURSBUREAU 2009-2012 2009

2010

2011

2012

Totaal productieve uren IB * (zie tabel 4)

22.906

67%

22.617

66%

20.004

62%

18.626

61%

Uren op investeringsprojecten (zie tabel 5)

13.782

40%

11.903

35%

9.438

29%

8.954

29%

Voorbereiding

4.057

12%

3.314

10%

3.858

12%

5.186

17

Uitvoering

9.435

27%

7.817

23%

4.389

14%

3.146

10%

290

1%

772

2%

1.191

3%

622

2%

Uren op exploitatie (zie tabel 8)

9.124

27%

10.714

31%

10.566

33%

9.672

32%

Tekenwerk

4.384

13%

4.520

13%

4.195

13%

3.579

12%

Advies

2.537

8%

2.762

8%

3.379

11%

3.517

12%

Overig productief

2.203

6%

3.432

10%

2.993

9%

2.577

9%

Totaal niet-productieve uren ** (zie tabel 12)

11.418

33%

11.849

34%

12.105

38%

11.664

39%

Indirecte uren

3.217

9%

2.386

7%

3.343

11%

3.916

13%

Improductieve uren

8.201

24%

9.463

27%

8.762

27%

7.748

26%

Totaal bestede uren IB

34.324

100%

34.466

100%

32.109

100%

30.290

100%

Nazorg (+ overig)

* De productieve uren worden verwerkt in uurtarief (zie tabellen 11 en 12) ** De niet productieve uren worden toegerekend aan de bestuurlijke programma d.m.v. vaste verdeelsleutel.

NB: De % in de tabellen 4, 5, 8 en 12 wijken af van deze Tabel in Bijlage 3. In deze bijlage zijn de onderdelen uitgedrukt als % van de totale urenbesteding van de Afdeling Ingenieursbureau.

36

29 november 2013


37

29 november 2013


Uitleg Productieve uren Investeringsprojecten (tabel 5): Bij de uitvoering van investeringsprojecten wordt in de administratie van Zuiderzeeland een onderscheid gemaakt tussen drie fasen: (1) Voorbereiding (2) Uitvoering (3) Nazorg Onder nazorg wordt verstaan: Administratieve afhandeling van het project: archivering van de tekeningen, overdracht van specificaties naar de beheerder ed. Afhandeling van klachten: als er gedurende de garantieperiode een klacht ontstaat (er gaat bv een pomp kapot), handelt de afdeling IB de contacten met de aannemer af. De afdeling IB zorgt ervoor dat de klacht wordt aangepakt en dat er een tussentijdse voorziening wordt getroffen indien nodig. Wachttijden, bijvoorbeeld wachten met het asfalteren van een weg tot deze voldoende ingeklonken is. Productieve uren Exploitatie (tabel 8): Tijdens het onderzoek hebben we voor de periode 2009 -2012 de in TIM onder Exploitatie verantwoorde uren handmatig gegroepeerd naar: Tekenwerk: werkzaamheden voor o.m. Legger, Beheerregister, GIS, Peilbesluiten, revisies Advisering: advisering aan andere afdelingen Overig productief: kwaliteitszorg, samenwerking extern, auditing, applicatiebeheer, VGWM

Improductieve uren I (tabel 12): Aan de productieve uren voegen we twee categorieën toe van niet-productieve uren om te komen tot het totaal aantal uren, dat de Afdeling Ingenieursbureau heeft besteed in de periode 20092012: Indirecte uren: management, intern en extern overleg, werkoverleg, opleiding, lidmaatschap OR en BHV, Improductieve uren: verlof, buitengewoon verlof, feestdagen, ADV, koopuren IKB, ziekte,

38

29 november 2013


Nota van Bevindingen bij het RKC Rapport Doelmatigheid en Doeltreffendheid van de Afdeling Ingenieursbureau

Recommend Documents