Plan van aanpak: Doeltreffendheid en doelmatigheid IT-investeringen gemeente Amersfoort

Plan van aanpak: Doeltreffendheid en doelmatigheid IT-investeringen gemeente Amersfoort Datum: september 2014

I Inleiding Informatietechnologie (IT) gaat niet meer alleen over digitale werkplekken, maar steeds meer over het mogelijk maken van informatiestromen binnen organisaties en het uitwisselen met ketenpartners. IT wordt daarom inmiddels gezien als een cruciaal bedrijfsmiddel en kent steeds meer aspecten die in wet- en regelgeving zijn vervat. In de afgelopen jaren hebben overheden, waaronder gemeenten, flink geïnvesteerd in IT. Deels vanuit de overtuiging dat daarmee de kwantiteit en kwaliteit van beleidsvoering en dienstverlening van de eigen organisatie is gediend en deels omdat door wet- en regelgeving nieuwe externe eisen worden opgelegd om een goede uitwisseling van gegevens te waarborgen. Overheden zijn in toenemende mate met elkaar, met maatschappelijke organisaties, bedrijven en inwoners in digitale netwerken verbonden. Met het toenemende belang van goede IT is ook de kwetsbaarheid toegenomen. II Aanleiding tot onderzoek Bovengenoemde redenen zijn voor de Rekenkamercommissie aanleiding onderzoek te doen naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van de IT-investeringen van de gemeente Amersfoort. Al een aantal jaren (sinds 2009) staat het onderwerp doelmatigheid en doeltreffendheid van de IT-investeringen op de groslijst van mogelijke onderzoeksonderwerpen. In het voorjaar van 2014 is de gemeenteraad, bij wijze van experiment, gevraagd om onderzoeksonderwerpen op een door de Rekenkamercommissie voorgelegde shortlist te prioriteren. Daaruit kwam het onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid van de IT-investeringen naar voren als onderwerp met de hoogste prioriteit. III Overwegingen rekenkamercommissie Het onderzoek past binnen de taakopdracht en de bevoegdheden van de Rekenkamercommissie en dient een duidelijk belang. IV Opzet A. Onderzoeksvragen Aangezien het bureau Gartner de uitgaven voor IT al gedetailleerd in kaart brengt, legt de Rekenkamercommissie het accent niet op de financiële uitgaven, maar juist op: de wijze waarop de gemeentelijke organisatie komt tot de IT-investeringen; hoe de verantwoording plaatsvindt; of en hoe de gemeenteraad in staat is invloed uit te oefenen op de besluitvorming. Kortom, of de gemeente Amersfoort grip heeft op de IT-investeringen. De centrale onderzoeksvraag luidt als volgt: In hoeverre zijn de IT-investeringen van de gemeente Amersfoort doeltreffend en doelmatig? Om de centrale onderzoeksvraag te beantwoorden is een set deelvragen opgesteld, deze zijn opgenomen in bijlage 1 van dit plan van aanpak.

Pagina 1 van 8 Rekenkameronderzoek: Doeltreffendheid en doelmatigheid IT-investeringen

B. Normenkader Voor de beoordeling van de doeltreffendheid en doelmatigheid van de gemeentelijke IT-investeringen is een normenkader opgesteld (zie bijlage 2). Het normenkader is de contramal van de onderzoeks- en deelvragen uit bijlage 1 en kent dan ook dezelfde clustering: [*] Beleid en strategie, [*] Besturing en verantwoording en [*] Beheer en exploitatie. Het normenkader is opgebouwd uit: Algemeen geldende principes, gebaseerd op wetenschappelijke inzichten; Beschikbare landelijke richtlijnen en referenties; Normen die de gemeente Amersfoort zelf hanteert. Algemeen geldende principes, gebaseerd op wetenschappelijke inzichten Het 9-vlaksmodel voor informatiemanagement van Rik Maes 1 omvat de aspecten van inhoudelijke inrichting en besturing van de informatievoorziening. Beschikbare landelijke richtlijnen en referenties Landelijke normen voor de informatieagenda voor gemeenten, met name bepaald door het Nationaal UItvoeringsProgramma, dat door KING/VNG wordt uitgevoerd; Nationale consensus over de mate waarin gemeentelijke informatievoorziening vormgegeven moet worden, met name bepaald door architectuurprincipes, zoals uitgewerkt in de GEMeentelijke Model Architectuur (GEMMA). GEMMA betreft onder andere een overzicht van alle componenten die een toekomstbestendige informatievoorziening dient te bevatten; Landelijke benchmarks die betrekking hebben op de effectdomeinen van IT-investeringen. Voorbeelden daarvan zijn Waarstaatjegemeente.nl en Vensters voor Bedrijfsvoering; De mate waarin vergelijkbare gemeenten hun informatiebeleid vormgeven in termen van te bereiken bedrijfsdoelen, te realiseren informatievoorziening, de organisatie van vernieuwing door middel van projecten, informatieorganisatie en besturing. Normen die de gemeente Amersfoort zelf hanteert Deze zullen blijken uit het onderzoek en zullen worden getoetst op consistentie en kwaliteit. Te denken valt bijvoorbeeld aan: Binnen de gemeente geldende afspraken rond inkoop en verantwoording; Evaluatie- en bijsturingsafspraken ten behoeve van de periodieke resultaten van Gartner; Businesscases en kosten-/batenanalyses met betrekking tot IT-beleid en -investeringen; Toepassing van instrumentarium ten behoeve van de projectsturing en -realisatie. Dit kan een breed geaccepteerd instrumentarium zijn, zoals de Prince2-methodiek, maar ook een door de gemeente zelf ontwikkeld instrumentarium, zoals bijvoorbeeld een handboek projectmatig werken. C Tijdvak De onderzoeksperiode omvat het tijdvak 2013 en (het lopende deel van) 2014. Het onderzoek zal zich concentreren op deze periode, wat niet wegneemt dat beleidsplannen eerder vastgesteld kunnen zijn en nog steeds gelden. Dat geldt ook voor IT-investeringen van voor deze periode, waarvan de implementatie nog niet is afgerond.

1

Het voert te ver om dit model uiteen te zetten in dit plan van aanpak, dit zal straks plaatsvinden in het rekenkamerrapport. Pagina 2 van 8

Rekenkameronderzoek: Doeltreffendheid en doelmatigheid IT-investeringen

D Aanpak (fasen van het onderzoek) Stap 1: Voorbereiding Het onderzoek start met het opvragen van de relevante documenten en informatie over ITinvesteringen in de onderzoeksperiode. De contacten met de ambtelijke organisatie worden gelegd en de interviews worden gepland. De voorbereidingen voor de uit te voeren case-study in stap 4 worden getroffen. Stap 2: Documentenstudie Op basis van de beschikbare documenten vindt zoveel mogelijk beantwoording plaats van de onderzoeksvragen. Stap 3: Interviews Vervolgens vinden de interviews plaats met de volgende functionarissen: De verantwoordelijke portefeuillehouder De verantwoordelijk manager voor IT De concerncontroller Ook vindt een groepsgesprek plaats met raadsleden, vergezeld van de griffier. Voor zowel de interviews als de groepsgesprekken geldt dat respondenten ter akkoord een verslag ontvangen. Stap 4: Case-study Het opgebouwde beeld wordt getoetst aan de praktijk van twee IT-investeringen, die nader worden geselecteerd aan de hand van een aantal eigenschappen. De eigenschappen waarop wordt geselecteerd staan in bijlage 3. Documenten van deze IT-investeringen worden bestudeerd en er zullen gesprekken plaatsvinden met de betrokken manager(s) en medewerker(s). Nagegaan zal worden hoe interne en externe betrokkenen/afnemers van informatie de kwaliteit van de dienstverlening waarderen, of en zo ja, in welke mate zij betrokken waren bij de aan de IT-investering te stellen eisen. Stap 5: Analyse en conceptrapport De onderzoeksbevindingen worden getoetst aan het normenkader en het conceptrapport wordt opgesteld. Stap 6: Afronding, technisch wederhoor en publicatie Het conceptrapport (excl. conclusies en aanbevelingen) wordt voor een controle op de feiten voor technisch wederhoor aangeboden bij de betrokkenen vanuit de ambtelijke organisatie (twee weken). Hierna worden de conclusies en aanbevelingen opgesteld. Het eindrapport (inclusief conclusies en aanbevelingen) wordt vervolgens fysiek aangeboden aan de voorzitter van de raad tijdens een Besluit. Stap 7: Bestuurlijke reactie en raadsbehandeling Het rapport wordt (digitaal) verzonden aan raad, college en overige betrokkenen en op de website van de rekenkamercommissie geplaatst (www.amersfoort.nl/rekenkamer). Ook wordt het rapport voorgelegd aan het college voor een bestuurlijke reactie (twee weken). Het rapport wordt gepresenteerd en besproken in de Ronde en kan vervolgens het proces van de besluitvorming in.


E Organisatie en planning Voor de uitvoering van het onderzoek wordt de Rekenkamercommissie ondersteund door BMC uit Amersfoort. De secretaris van de Rekenkamercommissie, mevrouw drs. M.P. van den Nieuwendijk RA, zal het onderzoek (bege)leiden. De lidrapporteur van het onderzoek is de heer ir. B. Lokhorst, extern lid van de Rekenkamercommissie. Planning Het onderzoek start in september. De oplevering van de conceptrapportage is 3 november. De afronding van het eindrapport is eind november 2014. In december 2014 of januari 2015 wordt het eindrapport aan de raad aangeboden. De planning van de eerste vijf stappen is in onderstaande tabel schematisch weergegeven. Planning onderzoek IT-investeringen 38 39 40 41 Stap 1 Voorbereiding Startgesprek Opvragen documenten en lijst van ITinvesteringen Plannen interviews Stap 2 Documentstudie Kennismaking amb organisatie Documentstudie Selectie cases Stap 3 Interviews Individuele interviews Groepsinterview raadsleden Stap 4 Case-study Case-onderzoek Gesprekken Stap 5 Rapportage Opleveren conceptrapportage

42

43

44

X X

X

45

X X X X X

X

X

X

X X X X

X


Bijlage 1

Onderzoeksvragen

Centrale onderzoeksvraag De centrale onderzoeksvraag luidt: In hoeverre zijn de IT-investeringen van de gemeente Amersfoort doeltreffend en doelmatig? Het onderzoek beoogt informatie te geven over: of en zo ja, in welke mate de beoogde effecten van de IT-investeringen daadwerkelijk zijn behaald (doeltreffendheid); of en zo ja in welke mate de voorbereiding en uitvoering van de IT-investeringen efficiënt verlopen (doelmatigheid). De deelvragen zijn: Beleid en strategie 1. Heeft de gemeente een centraal IT-plan, waarin de voorziene ontwikkelingen, het voorgenomen beleid en de voorziene uitgaven in de verschillende IT-domeinen beschreven en onderbouwd zijn? 2. Wordt in het IT-beleid geanticipeerd op toekomstige beleidsontwikkelingen (onder andere decentralisaties jeugdzorg, Wmo, Participatiewet) en daaruit voortvloeiende eisen ten aanzien van IT? 3. Sluit het IT-beleid aan op de actuele inzichten van de VNG, KING, BZK en voldoet het aan de eisen die daarin aan gemeenten van de grootte van Amersfoort worden gesteld? Besturing en verantwoording 4. Welke beleidscyclus wordt gehanteerd voor de besluitvorming rond de IT-investeringen? Welke beslissingen worden op strategisch, tactisch en operationeel niveau genomen? Op welke wijze worden de IT-investeringen verantwoord? 5. Wat is de betrokkenheid van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de diensten van de ambtelijke organisatie hierbij? 6. Kan de gemeenteraad op grond van de informatievoorziening rond IT-investeringen invulling geven aan zijn kaderstellende en controlerende rol? Op welke wijze wordt de gemeenteraad daarin gefaciliteerd? 7. Welke criteria spelen een rol in de besluitvorming rond de IT-investeringen (basis infrastructuur, kwaliteit, prijs, verwachte opbrengst, afschrijving, levensduur en dergelijke)? 8. Wordt bij de besluitvorming rond IT-investeringen ook samengewerkt met andere gemeenten en/of instellingen? En zo ja, op welke terreinen en met welke partijen? 9. Heeft de gemeente een centraal IT-inkoopbeleid of vindt dit decentraal (diensten-niveau) plaats? En hoe ziet dat inkoopbeleid er dan uit? 10. Wat doet de gemeentelijke organisatie met de resultaten en aanbevelingen van de periodieke doorlichting van de IT-investeringen door bureau Gartner? Beheer en exploitatie 11. Hoe is de gemeentelijke IT-functie ingericht? 12. Hoe worden grootschalige IT-projecten binnen de gemeentelijke diensten gemanaged en uitgevoerd? 13. Blijven IT-projecten binnen de gestelde kaders (personele en financiële inzet en doorlooptijd)? 14. Worden de gestelde doelen gerealiseerd en is dat inzichtelijk voor de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie?


Bijlage 2

Concept normenkader

Concept normenkader onderzoek doeltreffendheid en doelmatigheid IT-investeringen Onderzoeksvragen Beleid en strategie 1. Heeft de gemeente een centraal ITplan, waarin de voorziene ontwikkelingen, het voorgenomen beleid en de voorziene uitgaven in de verschillende IT-domeinen beschreven en onderbouwd zijn?

2.

Wordt in het IT-beleid geanticipeerd op toekomstige beleidsontwikkelingen (onder andere decentralisaties jeugdzorg, Wmo, Participatiewet) en daaruit voortvloeiende eisen ten aanzien van IT?

3.

Sluit het IT-beleid aan op de actuele inzichten van de VNG, KING, BZK en voldoet het aan de eisen die daarin aan gemeenten van de grootte van Amersfoort worden gesteld?

Besturing en verantwoording 4. Welke beleidscyclus wordt gehanteerd voor de besluitvorming rond de ITinvesteringen?

Op welke wijze worden de ITinvesteringen verantwoord? 5.

6.

Wat is de betrokkenheid van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de diensten van de ambtelijke organisatie hierbij? Kan de gemeenteraad op grond van de informatievoorziening rond ITinvesteringen invulling geven aan zijn kaderstellende en controlerende rol?

Norm Beleidsuitgangspunten zijn gelegitimeerd vanuit de geformuleerde doelstellingen. Deze beleidsuitgangspunten zijn vervolgens overgenomen in een centraal IT-plan en doorvertaald naar de plannen van decentrale eenheden (diensten/afdelingen) met duidelijke afspraken over budgetverantwoordelijkheid en toezicht op de bewaking van de beleidsuitgangspunten. In het IT-beleid is de strategische functie opgenomen: het monitoren en analyseren van interne en externe (IT-)trends, het vertalen van deze trends naar potentieel IT-beleid en de beslissingsvoorbereiding voor het vaststellen van beleid. Het IT-beleid sluit aan op landelijke normen voor de informatieagenda voor gemeenten, nationale consensus over de mate waarin gemeentelijke informatievoorziening vormgegeven moet worden en de mate waarin vergelijkbare gemeenten hun informatiebeleid hebben vormgegeven. De IT-beleidscyclus is geïntegreerd in de gemeentelijke planning & controlcyclus en beschrijft de inrichting en werking van de beslissende functie: de organisatie en de wijze van besluitvorming en de manier van beslissingsvoorbereiding. De IT-beleidscyclus beschrijft de controlerende functie: de controle op de uitvoering van beleid en de sanctionering.

De IT-beleidscyclus beschrijft de betrokkenheid van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de diensten van de ambtelijke organisatie, uitgewerkt naar strategisch, tactisch en operationeel niveau. De raad heeft een beleid(skader) voor informatievoorziening, dienstverlening en digitalisering vastgesteld en verbindt daaraan rapportagemomenten inzake de uitvoering. Uit de beslismomenten blijkt dat de gemeenteraad ook in de gelegenheid is gesteld om bij te kunnen sturen ten aanzien van het beleid. Pagina 6 van 8

Rekenkameronderzoek: Doeltreffendheid en doelmatigheid IT-investeringen

Onderzoeksvragen 7. Welke criteria spelen een rol in de besluitvorming rond de IT-investeringen (basis infrastructuur, kwaliteit, prijs, verwachte opbrengst en dergelijke)?

8.

Wordt bij de besluitvorming rond ITinvesteringen ook samengewerkt met andere gemeenten en/of instellingen? En zo ja, op welke terreinen en met welke partijen? 9. Heeft de gemeente een centraal ITinkoopbeleid of vindt dit decentraal (diensten-niveau) plaats? En hoe ziet dat inkoopbeleid er dan uit? 10. Wat doet de gemeentelijke organisatie met de resultaten en aanbevelingen van de periodieke doorlichting van de ITinvesteringen door bureau Gartner? Beheer en exploitatie 11. Hoe is de gemeentelijke IT-functie ingericht?

12. Hoe worden grootschalige IT-projecten binnen de gemeentelijke diensten uitgevoerd? 13. Blijven IT-projecten binnen de gestelde kaders (personele en financiële inzet en doorlooptijd)? 14. Worden de gestelde doelen gerealiseerd en is dat inzichtelijk voor de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie?

Norm In besluitvormingsdocumenten worden op basis van een rendementsmodel duidelijke afwegingscriteria genoemd om de voorgenomen beslissingen te objectiveren, op basis waarvan het bestuur weloverwogen keuzes kan maken ten aanzien van ITinvesteringen. De IT-beleidscyclus bevat een afwegingskader voor samenwerking met andere gemeenten en/of instellingen.

De gemeente heeft een inkoop- en aanbestedingsbeleid waaruit blijkt waar de bevoegdheden ten aanzien van het doen van IT-investeringen is belegd. De conclusies en aanbevelingen van bureau Gartner zijn onderdeel van evaluatie van de IT-investeringen, volgens een specifieke methode. De IT-functie bestaat uit de volgende functieonderdelen:  beslissende functie  strategische functie  facilitaire functie  beherende functie  innovatieve functie  controlerende functie Het instrumentarium voor uitvoering van grootschalige IT-projecten omvat: de sturing, het ontwerp, de aanbesteding, de uitvoering en het beheer (inclusief kosten, beveiliging en privacy). Periodiek wordt gerapporteerd of ITprojecten blijven binnen de door het Amersfoortse bestuur en management gestelde personele en financiële kaders en doorlooptijd. Per doelstelling is aangegeven hoe het geformuleerde doel is behaald en wat dat heeft betekend in inzet in euro’s en fte’s. Wanneer de doelstelling niet is gehaald, is aangegeven waarom dit niet is gehaald en is ook aangegeven welke maatregelen getroffen zijn om bij te sturen.


Bijlage 3

Casestudy

Op basis van de volgende eigenschappen worden twee IT-investeringen geselecteerd:  een IT-investering van bescheiden omvang en een investering van wat grotere omvang;  een IT-investering die een kerntaak van de gemeente betreft, zoals elektronische dienstverlening en een investering ter ondersteuning van het interne bedrijfsproces, zoals het invoeren van een document-managementsysteem;  een IT-investering met een beperkte en een investering met een langlopende afschrijvingstermijn;  een IT-investering in hard-ware en een investering in soft-ware en gegevens- / datamanagement;  een IT-investering die gericht is op een specifiek beleidsterrein en een investering die meerdere beleidsterreinen betreft;  een investeringsbeslissing in 2013 en een investeringsbeslissing in 2014;  een in voorbereiding zijnde beslissing.


Plan van aanpak: Doeltreffendheid en doelmatigheid IT-investeringen gemeente Amersfoort

Recommend Documents