Plan van aanpak 2009
Optimalisatie doelmatigheid incidentele inhuur derden
Inhoud
1 Inleiding
3
2 Aanbevelingen en voorgestelde acties
4
3 Voortgang en terugkoppeling
8
2
1.
Inleiding
Dit Plan van Aanpak is geschreven naar aanleiding van het verschijnen van de ‘Rapportage inzake Doelmatigheid van het proces Incidentele inhuur van derden’ in april 2009. Bovengenoemde rapportage verantwoordt een doelmatigheidsonderzoek, uitgevoerd door Gjald Managers B.V. te Groningen, in opdracht van het College van B&W van de gemeente Winsum. Het onderwerp voor het onderzoek is door het College gekozen op 30 september 2008 en betreft het proces Incidentele inhuur van derden, zoals dit binnen de gemeentelijke organisatie is uitgevoerd in het boekjaar 2007. In de rapportage wordt het begrip ‘incidentele inhuur van derden’ omschreven als volgt: ‘Incidentele inhuur van derden betreft inschakeling van externe krachten als vervanging van personeel door ziekte en het ontstaan van vacatures, alsmede ter aanvulling op de eigen deskundigheid en ten behoeve van projecten’. Dit Plan van Aanpak geeft aan welke acties n.a.v. de aanbevelingen worden uitgevoerd. Telkens staan in de eerste kolom op de volgende pagina de aanbevelingen afkomstig van Gjald, en in de tweede kolom de aanvullende opmerkingen afkomstig uit de interne organisatie. Afdeling Middelen, Planning & Control Francien Geertsema Versie 1.0 d.d. 7 mei 2009 Versie 1.1 d.d. 29 mei 2009
3
2.
Aanbevelingen en voorgestelde acties
# 1.
Aanbeveling Borgen van doelmatigheid door het opstellen van een eenduidige procedure ‘Incidentele inhuur derden’
2.
Mandateren van de organisatie voor de inhuur van personeel (onder naleving van procedures en richtlijnen, en toetsing door mdw AO/IC)
Aanvullende opmerkingen Een procedure is een overeengekomen werkwijze (een of meerdere werkinstructies, dynamische informatie), opgehangen aan een procesbeschrijving (processchema, statische informatie). Een procesbeschrijving ‘Incidentele inhuur derden’ zou t.b.v. de doelmatigheid in ieder geval de volgende aspecten moeten borgen: een juiste afweging m.b.t. inhuur en event. verlenging, beoordeling van het functioneren van ingehuurd personeel, evaluatie van een inhuuropdracht. Het handelen volgens de procesbeschrijving en werkinstructies (taakstelling, afbakening opdracht, resultaat) dient de doeltreffendheid te borgen. Op dit moment wordt door de afdeling Middelen een nieuwe Mandaatregeling opgesteld. Het Inkoopmandaat kan hierin worden meegenomen.
4
Voorgestelde actie(s) Inventariseren en beschrijven van het proces ‘Incidentele inhuur derden’ i.o.m. management Opstellen van een of meerdere werkinstructies i.o.m. uitvoerenden Verantwoordelijken onderhoud proces en werkinstructies benoemen Toegankelijk maken van de actuele informatie (Intranet)
Eigenaar Afdeling Middelen, P&C, mdw AO/IC
Gereed 4e kwartaal 2009
Afdeling Middelen, co-productie P&C en BJZ
4e kwartaal 2009
Conform de nieuw vast te stellen Mandaatregeling inventariseren van bevoegdheden en het daaraan koppelen van mandaat
3.
Volgen van interne richtlijnen en procedures, zoals de ‘Handreiking Inkoop en Aanbesteding gemeente Winsum 2007’
In de Gemeenteraadsvergadering van januari 2009 is de Kadernota Inkoop vastgesteld. Inkoopbeleid ter invulling van dit beleidskader wordt in het 3e kwartaal in 2009 aan het College voorgelegd. Op het moment van de rapportage voldeed de ‘Handreiking Inkoop en Aanbesteding’ al niet meer aan wettelijke richtlijnen, zodat actualisatie noodzakelijk is. Tevens is er een behoefte gesignaleerd naar eenvoudige en meer praktische richtlijnen/hulp-middelen t.b.v. inkoop en aanbesteding.
5
Actualiseren en optimaliseren ‘Handreiking Inkoop en Aanbesteding gemeente Winsum’ Ontwikkelen eenvoudige en praktische hulpmiddelen (standaarden) t.b.v. uitvoerenden inkoop en aanbesteding Toegankelijk maken van de actuele informatie (Intranet)
Afdeling Middelen, P&C, mdw AO/IC
3e kwartaal 2009
4.
Dossiervorming bij inkoop en aanbesteding, met in ieder geval: Afweging bij selectie aanvraag en opdrachtverlening Offertes en C.V.’s Opdrachtverlening Personeels Mutatie Formulier Wijzigingen in de opdracht Resultaat van de inzet.
Volgens de ‘Handreiking Inkoop en Aanbesteding gemeente Winsum 2007’ is dossiervorming slechts vereist bij een aanbestedingsbedrag > € 30.000,=. Dossiervorming bij elke vorm van aanbesteding is aan te raden om een transparante werkwijze te verkrijgen.
6
Actualiseren en optimaliseren ‘Handreiking Inkoop en Aanbesteding gemeente Winsum’ Opnemen advies voor dossiervorming in alle gevallen van inkoop/ aanbesteding, v.a. € 30.000= verplicht; onder dit bedrag sterk geadviseerd, zeker in het geval van raamovereenkomsten Ontwikkelen eenvoudige en praktische hulpmiddelen (standaarden) t.b.v. uitvoerenden inkoop en aanbesteding Toegankelijk maken van de actuele informatie (Intranet)
Afdeling Middelen, P&C, mdw AO/IC
3e kwartaal 2009
5.
Verhogen van budget voor ziektevervanging
Gjald heeft vastgesteld dat het budget voor ziektevervanging momenteel te laag is. Hierbij is echter geen onderscheid gemaakt tussen kortdurend en langdurend verzuim, of rekening gehouden met de ingecalculeerde improductieve uren (5% ziekteverzuim).
Budgetten kunnen kritisch worden beoordeeld wanneer kaders en richtlijnen in voldoende mate aanwezig en eenduidig zijn.
6.
Beoordelen budgetten incidentele inhuur derden
7.
Alle budgetten incidentele inhuur Er bestaan in de praktijk nauwelijks derden toewijzen aan de secretaris budgetten ‘Incidentele inhuur derden’. Incidentele inhuur wordt vaak bekostigd uit het budget Personeelslasten (vrijgevallen vacaturegelden).
7
Richtlijnen vaststellen voor vervanging bij ‘kortdurend verzuim’ en ‘langdurend verzuim’ Zie actiepunt 1 Een voorstel tot ophoging van het budget voor ziektevervanging wordt opgenomen in de Kadernota-discussie en wordt nader bezien In vervolg op actiepunt 1 alle bestaande budgetten m.b.t. incidentele inhuur derden beoordelen Dit punt wordt ingevuld vanuit het structurele proces; daarnaast zijn er geen aanvullende acties Betrokkenheid MT borgen.
Afdeling Middelen, P&O (laatste punt: MT en College)
3e kwartaal 2009
MT
4e kwartaal 2009
Structureel proces
3.
Voortgang en terugkoppeling
In het 4e kwartaal van 2009 zal er een terugkoppeling plaatsvinden m.b.t. de voortgang en resultaten van actiepunten aan MT en College.
8
