INHUUR DERDEN Algemeen Voor diverse werkzaamheden binnen de universiteit worden regelmatig personen ingehuurd, die niet in dienst worden genomen door de universiteit. Onder welke voorwaarden en in welke vorm uitbetaling voor deze diensten buiten het salarissysteem om mag plaats vinden wordt in deze richtlijn voorgeschreven. Als de uitbetalingen inkomen zijn volgens de Wet op de Inkomsten Belasting (IB), krijgen deze declaraties bij registratie in SAP altijd IBO als kenmerk mee. Aan de hand van dit kenmerk doet de universiteit aan het einde van het boekjaar, en wel voor 1 februari van het nieuwe jaar, separaat opgave aan de betrokkene, voor zijn eventuele belastingaangifte, en aan de Belastingdienst. Binnen de universiteit worden ook uitkeringen toegekend aan personen, meestal studenten, als zijnde een beurs. Deze uitkeringen vallen niet onder de IB en krijgen altijd IBS als kenmerk mee. Aan het einde van het boekjaar vindt ook jaaropgave aan betrokkene en Belastingdienst plaats. Belastingdienst toets aan de hand van onze opgave of betrokkene geen buitengewone lasten opgevoerd heeft.
Inhuur van derden; de volgende groepen zijn te onderscheiden en worden specifiek beschreven; 1. Uitzendkrachten 2. Personen met inschrijvingsnummer Kamer van Koophandel 3. Personeel in dienst andere Universiteit 4. Personeel Universiteit Leiden 5. Personen met of zonder VAR 6. Fictief Dienstverband 7. Docenten 8. Fellows 9. Buitenlandse gasten met deposito’s 1. Uitzendkrachten Veelal betreft het personeel dat voor een korte periode voor reguliere werkzaamheden ingehuurd wordt. De betalingen geschieden altijd aan de hand van werkbriefjes en facturen. Bij deze werkwijze komen naast eventuele BTW vraagstukken geen andere fiscale zaken voor. 2. Personen met inschrijvingsnummer Kamer van Koophandel Soms worden er voor specifieke taken natuurlijke personen gevraagd om deze werkzaamheden te verrichten. Deze personen worden vanwege hun persoonlijke expertise ingehuurd. Zij moeten deze werkzaamheden altijd zelf uitvoeren, vervanging is niet toegestaan. Van deze personen hebben er een deel een eigen bedrijf met registratie bij de Kamer van Koophandel en Belastingdienst. De facturen van deze personen kunnen zonder extra kenmerk betaald worden. Uitzondering is als de universiteit voor een langere periode de enige opdrachtgever is voor deze persoon, dan gaan aspecten als loonbelasting en premieafdracht weer gelden.
3. Personeel in dienst andere universiteit Voor werkzaamheden verricht door medewerkers van een andere universiteit ontvangen we facturen. Naar de aard van de dienst kunnen deze facturen met of zonder BTW zijn. Docent geeft onderwijs aan de Leidse Studenten, valt onder de onderwijsvrijstelling, geen BTW op de factuur. Personeel wordt voor een periode van 12 maanden of minder bij ons gedetacheerd en wij vergoeden alleen de echte salarislasten, geen BTW op de factuur. Is detachering in de overeenkomst 12 maanden of langer dan vanaf eerste maand BTW op de factuur. Bij overige inhuur van personeel altijd BTW plicht.
1
4. Personeel Universiteit Leiden Er is geconstateerd dat personeel in loondienst, naast hun inkomsten uit de normale aanstelling betalingen hebben gekregen die verantwoord zijn via IB 47. Genoemde inkomsten zijn niet ontvangen vanuit een onderneming en zijn daarom toe te rekenen aan de bestaande dienstverhouding. Zij hadden normaliter dus als loon uit dienstbetrekking aangemerkt dienen te worden, ongeacht de achtergrond van deze betalingen en los bij welk bedrijfsonderdeel zij werkzaam zijn. Verzekeringsplicht van het eigen personeel kan niet uitgesloten worden met het overleggen van een VAR. Verzekeringsplicht wordt ook niet uitgesloten door de diversiteit van de werkzaamheden. Indien sprake is van een deeltijdfunctie, is ervan uitgegaan dat op basis van de aangetroffen extra beloning in voorkomende gevallen sprake is van urenuitbreiding. Afspraken maken met de verantwoordelijke beheerder of P&O afdeling of een tweede aanstelling via SAP HR en uitbetaling altijd via het salarissysteem. Personeel van faculteit X doet gastcolleges bij faculteit Y. Dan uitbetaling via SAP HR en doorbelasting van X aan Y voor het extra salaris. Uitzondering Medewerkers die op persoonlijke titel redactionele stukken voor de Mare schrijven mogen de vergoeding, zonder inhouding van premie en belasting door de universiteit, uitbetaald krijgen. De inspecteur ziet hier geen gezagsverhouding. Wel moet opgave met IBO kenmerk plaatsvinden Onkostenvergoeding Wanneer iemand alleen een onkostenvergoeding krijgt, gaat het bovenstaande uiteraard niet op. Maar, de belastingdienst accepteert die vergoeding alleen als er tevens bewijs van de gemaakte kosten aanwezig is. Er bestaat dus geen forfaitair (vrijgesteld) of veilig bedrag. Bij medewerkers met een zogeheten “nul”aanstelling kan het voorkomen dat maandelijks ongeveer een zelfde bedrag aan kosten gedeclareerd kunnen worden. De werkgever kan ervoor kiezen om dit in een brief vastgestelde bedrag dan maandelijks forfaitair te vergoeden aan de medewerker via SAP HR. De medewerker moet dit bedrag, bij controle door de belastingdienst wel aannemelijk kunnen maken met bewijsstukken. Onkostenvergoeding zonder schriftelijke vastlegging en zonder bewijsstukken is loon waarover loonbelasting en premies moet worden afgedragen. Voor overige forfaitaire vergoedingen zie brief 2003/26152 van Bestuursbureau HRM. 5. Personen met of zonder VAR Dan de groep personen die vanwege hun persoonlijke kwaliteiten ingehuurd worden. De afspraken over de werkzaamheden zijn van belang of deze bruto uitbetaald, met aan het eind van het jaar een zogeheten IB 47 opgave(IBO), of met inhouding belasting en/of premies sociale verzekering moet plaatsvinden. 5.a. Personen zonder een VAR De hoofdregel is bij dienstverlening door personen zonder VAR; inhouding van loonbelasting en premies, dus aanstelling via SAP HR en uitbetalen via het salarissysteem. Hieronder volgen de uitgezonderde categorieën (zie 5.c.). 5.b. Personen met een VAR De belastingdienst en sociale zekerheidsinstellingen brengen steeds meer beperkingen aan in de mogelijkheden om een beloning voor werkzaamheden zonder inhoudingen aan een natuurlijk persoon uit te betalen. Bij het uitbetalen aan een “freelancer” zijn de volgende hoofdregels van toepassing: De persoon moet een door de belastingdienst af te geven ‘zelfstandigheidverklaring’ overleggen, De VAR moet voor de periode waarin deze persoon een dienst verleend geldig zijn Een Zelfstandigheidverklaring (VAR ) wordt door de Belastingdienst afgegeven aan een natuurlijk persoon. De persoon in kwestie doet zelfstandig klussen, zonder een rechtstreekse gezagsverhouding. In een VAR wordt aangegeven het tijdvak waarvoor deze geldt en de soort werkzaamheden. De werkzaamheden moeten binnen het tijdvak worden verricht. Buiten de periode geldt de VAR niet meer. Uitbetaling kan plaatsvinden via registratie in SAP FI/CO met IBO. P.S. Op de HRM site staan voorbeelden. De richtlijnen van het Uwv kunnen soms toch premie afdracht voorschrijven. Belastingdienst en het Uwv zijn een besluit aan het voorbereiden waardoor binnenkort duidelijkheid gaat ontstaan. Bij constatering van een gezagsverhouding bij overeenkomsten met natuurlijke personen is er altijd sprake van een dienstverband.
2
Wanneer kan een vergoeding bruto worden uitbetaald via SAP FI/CO: Een beloning of vergoeding kan zonder inhoudingen worden uitbetaald wanneer: betrokkene een ‘zelfstandigheidverklaring’ van de belastingdienst kan overleggen; betrokkene behoort tot de uitgezonderde categorieën. Het gaat dan om die gevallen waarbij uit de aard van de werkzaamheden blijkt dat er geen gezagsrelatie tussen de universiteit en betrokkene bestaat. Deze personen hoeven geen VAR te overleggen. Uitbetaling altijd met registratie in SAP met een kenmerk IBO of IBS! 5. c. Uitgezonderde categorieën, betrokkene is een: student, die een vergoeding uit een afstudeerfonds ontvangt; (IBS) student-lid, die een vergoeding krijgt als lid van een faculteitsbestuur, de universiteitsraad, faculteitsraad, facultaire opleidingscommissie, sportraad, EL CIDcie, of lid is van het bestuur van het LAK; (IBS) lid van een bezwarencommissie en daarvoor vacatiegelden ontvangt op grond van de universitaire regeling “vergoeding colleges en commissies” (bijvoorbeeld zitting hebben in CBE, CBB of LSR);(IBO) mentor voor een groep eerstejaars studenten, eenmalige vastgestelde vergoeding; (IBS) studenten betaald uit EU-programma’s of andere uitwisselingsprogramma’s. Deze beurzen kunnen premie en belastingvrij worden uitbetaald.(IBS) beurspromovendi; geen gezagsverhouding, geen plicht om onderwijs te verzorgen; (IBS) auteurs Universiteitskrant Mare, voor het schrijven van artikelen voor de Mare hoeven geen werkgeverspremies te worden ingehouden. Dit geldt ook voor medewerkers van de Universiteit Leiden;(IBO) proefpersoon die éénmalig een vergoeding krijgt;(IBO) vergoeding aan een artiest die onder de artiestenregeling valt;(IBO) docent die in een kalenderjaar eenmalig een gastcollege geeft, aan bedrag geen max.;(IBO) Een gastcollege is iets eenmaligs of bijzonders. Geen aanstellingsplicht. Bij een eenmalig gastcollege zal dat niet of meestal niet het geval zijn. Uit jurisprudentie is gebleken dat de grens waar sprake is van een gastdocent gelegd moet worden bij 10 a 12 afzonderlijke gastcolleges in een jaar. Beoordeling kan plaatsvinden over meerdere jaren, zodat een enkele tolerantie dienaangaande ontstaat. Indien de grens wordt overschreden dient met terugwerkende kracht alsnog verzekeringsplicht te worden gesteld. (Handmatig sociale premies afdragen aan het UWV) Deze terugwerkende kracht geldt zeker als betrokkene een aanstelling bij onze universiteit krijgt in het zelfde kalenderjaar. Een college of een serie van colleges van een gastdocent, die een onderdeel vormen van een opleiding zijn geen gastcolleges. Het zijn colleges die tot het lesprogramma of tot de opleiding behoren. Zie ook bij docenten (7). In bovenstaande situaties kan de beloning / vergoeding bijvoorbeeld via de Financiële Administratie worden uitbetaald. De vergoeding moet daarnaast altijd gemeld worden bij de belastingdienst via een IB-47 / IB-49 verklaring. De opgaven worden automatisch via SAP aangemaakt, als de juiste codes IBO of IBS ingevuld worden. Verplichte vastlegging van gegevens Bij de gegevens van de crediteur moet zijn sofi-nummer vermeldt worden, indien geen sofi-nummer aanwezig is moet geboortedatum ingevuld worden. De n.a.w. gegevens moeten ook volledig ingevuld worden.
3
6. Fictief Dienstverband. Bepaling aanwezigheid arbeidsrelatie: Wanneer een persoon de zelfstandigheidverklaring niet kan overleggen (naar verwachting een aanzienlijk deel van de potentiële “freelancers”), zal er met hem of haar een arbeidsrelatie moeten worden aangaan. In dat geval zal de Personeelsdienst er bij betrokken dienen te worden. Om overzicht te hebben op de mogelijkheden die openstaan voor het aangaan van de arbeidsrelatie volgt hieronder een opsomming: betrokkene krijgt een gewone (kortdurende) aanstelling, invoeren in SAP HR, belasting en sociale premies worden ingehouden; betrokkene valt onder de categorie ‘oproepkrachten’ zoals die in bijlage 6 van de CAO wordt genoemd (zaalwachten, surveillanten, enquêteurs, correctoren e.d.). Zij kunnen een aanstelling krijgen als ‘oproepkracht’, invoeren in SAP HR, belasting en sociale premies worden ingehouden; betrokkene wordt voor een beperkte tijd in dienst genomen via het uitzendbureau van de universiteit, Job Motion. Actie: overeenkomst met Job Motion sluiten; betrokkene wordt ingehuurd voor een langere periode via Job Motion. Zij nemen betrokkene in dienst en lenen betrokkene uit als zijnde een detacheringbureau, en zorgen verder voor juiste afwikkeling. Let wel, op grond van de wet ketenaansprakelijkheid blijft de universiteit verantwoordelijk voor de keuze van het bureau en de eventueel niet afgedragen loonbelasting en/of premies. Bij Job Motion is dit risico afgedekt. Actie: overeenkomst met Job Motion sluiten; Als van geen van de bovenstaande mogelijkheden gebruik kan worden gemaakt, en er tevens geen gezagsrelatie is tussen de universiteit en betrokkene, kan met betrokkene een fictieve arbeidsrelatie worden aangegaan (ook wel ‘gelijkgestelde’ genoemd). Dit houdt in dat er geen aanstelling conform de CAO wordt aangegaan, maar wel op identieke wijze alle inhoudingen en afdrachten over het uit te betalen bedrag plaatsvinden. Actie: betrokkenen en u vullen een Verklaring Loonbelasting Premie Volksverzekeringen Opting-in in en ondertekenen deze beiden. Formulier tijdig, voor eerste uitbetaling, opsturen naar de Belastingdienst. Vergoeding wordt na ontvangst kopie Opting-in ingevoerd in SAP HR, belasting en sociale premies worden ingehouden. 7. Docenten Deze categorie van personen heeft vanwege hun specifieke kennis en vaardigheden een grote mate van zelfstandigheid wat betreft inrichting van hun werkzaamheden. De Centrale Raad van Beroep gaat er van uit dat een gezagsverhouding aanwezig is bij docenten die lessen geven voor een professionele instelling en die binnen een strakke organisatie opleidingen verzorgen, waarbij de opleiding leidt tot erkend diploma. De Raad vindt het ondenkbaar dat een dergelijke instelling geen gezag uitoefent over de docenten, ook al is dat niet zo duidelijk te zien. Ook daar waar niet opgeleid wordt voor een erkend diploma stelt het UWV zich op het standpunt dat er sprake is van verzekeringsplicht. Uitbetaling via SAP HR en het salarissysteem. 8. Fellows Vergoeding van de Mobility Allowance van de EU Fellows is in principe belasting en verzekeringsplichtig. Voor de EU Fellows categorie 20, 30 en 40 mag een bedrag van € 400 per maand forfaitair buiten de heffing blijven. Hoger bedrag als onkostenvergoeding mag belastingvrij, als de onkostenvergoeding onderbouwd is met bewijsstukken. De zogeheten Marie Curie Training Sites Fellows vallen niet onder deze regeling. Als het op de juiste wijze onderbouwd is kan maximaal 30% van het fiscaalloon belastingvrij worden uitbetaald. Onderbouwing door middel van huurnota’s ed; ook moet men een vestigingsadres in het land van herkomst hebben.
4
9. Buitenlandse gasten met deposito Periodieke uitbetaling aan buitenlandse studenten vanuit een door hun zelf gestort garantiebedrag is vrij. Deze bedragen moeten via een tussenrekening onder de schulden over de balans lopen, niet in de exploitatie verantwoorden. Het geld is niet van de universiteit, maar van de gast.
Ik wil u vragen alle relevante betaalopdrachten 2003 en 2004, die met IBO zijn vastgelegd kritisch door te nemen. Als er achteraf sprake is van premieplicht kunnen we alsnog opgave doen aan UWV en verschuldigde premies als nog afdragen. Betalingen aan medewerkers van de Universiteit Leiden moeten altijd via het salarissysteem gecorrigeerd worden. Voor onduidelijkheden of vragen kunt u mij altijd bellen. Wij verzoeken u deze richtlijn breed te verspreiden in uw beheerseenheid en zeker ter beschikking te stellen aan medewerkers die ‘freelancers’ mogen inhuren.
5
