Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek naar inhuur van derden gemeente Heeze-Leende
Rekenkamercommissie “de Groene Rand”. April 2009
Inhoudsopgave Woord vooraf Hoofdstuk 1: 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9.
Beleid, regelgeving en werkwijze
Beleid inzake inhuur personeel Inkoop- en aanbestedingsregels Goed keuring door college en secretaris Procesbeschrijving en protocol Tijdverantwoording Raamovereenko msten Betrokkenheid BIZOB Conclusies
Hoofdstuk 4: 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7.
Informatievoorzien ing aan de raad
Informatievoorzien ing vooraf aan de raad Artikel 212-verordening Begroting Tussentijdse informat ievoorziening Jaarstukken Conclusies
Hoofdstuk 3: 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8.
Inleid ing
Aanleiding tot het onderzoek Probleemstelling en doelstelling Referentiemodellen en beoordelingscriteria Typering van de organisatie Wat verstaan we onder inhuur? Begrippen rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid Onderzoeksvragen Onderzoeksaanpak Leeswijzer
Hoofdstuk 2: 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6.
4
Financiën
Wijze van verantwoorden Werkelijke kosten Geeft Heeze-Leende veel geld u it aan inhuur? Kostenbeheersing en Planning & Control Verwachte uitgaven in 2009 Uurtarieven Conclusies
5 5 5 5 6 7 8 11 13 14 15 15 15 15 16 16 16 17 17 17 18 19 19 19 20 20 21 21 23 26 27 28 30 31
Hoofdstuk 5: Casestudies
32
5.1. 5.2.
32 33
Inleid ing Rode draden
Hoofdstuk 6: 6.1. 6.2.
Conclusies en aanbevelingen
Conclusies Aanbevelingen
35 35 37
2
Bijlagen: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Uitgaven in verband met inhuur 2003 t/m 2008 Procedure m.b.t. inhuren van tijdelijk personeel gemeente Heeze-Leende Concept protocol Vragenlijst casestudies Casestudies Lijst met geïnterviewde personen
40 48 49 55 58 66
3
Woord vooraf
De rekenkamercommissie (hierna RKC) wenst op te merken dat met het vervaardigen van dit rapport de RKC niet het signaal wil afgeven dat de raad zich actief met de inhuur van personeel zou moeten bemoeien. De RKC hecht eraan te benadrukken dat inhuur van derden de primaire verantwoordelijkheid is van het college cq. van het ambtelijk apparaat. Strikt genomen stelt de raad met het vaststellen van de begroting cq. bij het voteren van kredieten het kader vast. Met dit kader als uitgangspunt gaat het college vervolgens aan de slag met de uitvoering. Of deze uitvoering door eigen personeel of door ingehuurd personeel plaatsvindt is niet het primaire aandachtsveld van de raad. Het college dient zelf te bepalen wat de meest doelmatige manier is waarmee de doelstellingen moeten worden bereikt. Indien het college van mening is dat inhuur de beste oplossing is, dan dient het college alle vrijheid te krijgen om tot inhuur over te gaan. Bemoeienis van de raad met al dan niet inhuren zou verlammend kunnen werken. De RKC heeft dit rapport geschreven met als primaire achterliggende gedachte dat de raad wel achteraf geïnformeerd kan (moet) worden over de inhuur, met het oog op haar controlerende rol cq. haar rol als “bewaker” van doeltreffend, doelmatig en rechtmatig handelen. Het is hierbij echter niet de bedoeling dat de raad zich met dit rapport als een soort “voyeur” gaat gedragen door iedere in dit rapport opgenomen casestudy op een weegschaaltje te leggen en zich bij iedere toekomstige inhuur (vooraf of achteraf) met nut en noodzaak cq. gemaakte kosten en gewenste/behaalde resultaten, te bemoeien. Inhuur van personeel is en blijft, ook met dit rekenkamerrapport, de primaire verantwoordelijkheid van het college.
Rekenkamercommissie de Groende Rand
Prof. Dr. Ir. F. Heemstra Drs. N.W. Gouw Drs. W.J.H.S.Lindelauf RA RO
4
Hoofdstuk 1: Inleiding 1.1.
Aanleiding tot het onderzoek
Aanleiding voor dit onderzoek is de keuze van het presidium van gemeente Heeze- Leende dd. 22 september 2008, op basis van een brief gericht aan dit presidium waarin door de rekenkamercommissie (hierna RKC) het presidium werd verzocht een keuze te maken tussen vijf door de RKC genoemde mogelijke onderzoeksonderwerpen, te weten: • • • • •
Inhuur derden Dienstverlening Samenwerking Beheer openbare ruimte Grondbeleid/grondexploitatie
De fracties Lokaal Heeze Leende, CDA en Frans Maas stemden voor een onderzoek inzake inhuur derden. De standpunten van VVD en PvdA zijn de RKC niet bekend. Gezien het feit dat drie van de vijf fracties kozen voor het onderwerp “inhuur derden” besloot de RKC een onderzoek naar deze inhuur uit te voeren. 1.2
Probleemstelling en doelstelling
De probleemstelling voor dit onderzoek luidt als volgt: Hoe worden derden door gemeente Heeze-Leende ingehuurd? Voldoet deze inhuur aan gestelde of te stellen eisen met betrekking tot doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid? Wat is het bedrag dat de gemeente uitgaf aan de inhuur van derden gedurende de periode 2003 tot en met 2008 en op welke wijze vindt de kostenbeheersing en verslaglegging omtrent inhuur plaats? Het inhuren van derden of het uitbesteden van activiteiten aan externen is bij veel gemeenten aan de orde van de dag. Daarbij kan het gaan om aanbesteding van bouwwerken of van een grote voorlichtingscampagne tot het inhuren van tijdelijke krachten of van een bureau voor beleidsonderzoek. Soms gaat het om kleine bedragen, soms om zeer grote. Soms gaat het om stelselmatige uitgaven in andere gevallen gaat het om eenmalige inhuur. Waarom wordt gekozen voor die bepaalde aannemer of voor dat uitzendbureau? Waarom wordt bepaalde deskundigheid ingehuurd, is het ambtelijk apparaat dan niet deskundig genoeg? Het feit dat deze vragen bij veel gemeenten gesteld worden en het antwoord niet direct te geven is, duidt erop dat het inhuurproces niet altijd even transparant is. Dat betekent dan ook dat niet altijd voldoende helder gemaakt wordt of de inhuuruitgaven wel noodzakelijk zijn, of er wel gelet is op de beste prijs-/kwaliteitverhouding en of de aanbestedingsprocedures wel correct zijn doorlopen. Juist omdat het gaat om gemeenschapsgeld is het belangrijk dat het inhuurproces of het uitbesteden van activiteiten transparant is. Het inhuren van derden moet dan ook rechtmatig en zo doelmatig en doeltreffend mogelijk zijn. Daarvoor moeten er in het proces van inhuur van derden waarborgen worden ingebouwd.
5
Doel van dit rekenkameronderzoek is inzicht te verschaffen in de kaderstelling met betrekking tot inhuur, de omvang van de inhuur, de werkwijze bij inhuur, de wijze waarop met de resultaten van de inzet van externen wordt omgegaan en de wijze waarop aansturing vanuit de organisatie plaatsvindt en zo aanbevelingen te doen over het stellen van beleidskaders rondom inhuur en de transparantie en beheersbaarheid van de inhuur te vergroten.. 1.3.
Referentiemodellen en beoordelingscriteria
Bij het onderzoek maakt de RKC gebruik van een normenkader om helder te krijgen hoe de inhuur plaatsvindt en waaraan deze inhuur moet voldoen. De RKC hanteert de volgende normen: • • • •
•
•
•
• 1.4.
De raad wordt adequaat geïnformeerd omtrent de inhuur van personeel Er is beleid: er is een kader afgesproken, wanneer er tot inhuur mag worden overgegaan Er is inzicht in de omvang van de (verwachte) kosten van inhuur en het (verwachte) totale beslag op de middelen. Er ligt een expliciete beslissing aan elk geval van inhuur ten grondslag. Elke beslissing moet bevatten: o Doelomschrijving en beoogd resultaat o Begroting/kostenopzet o Motivatie/afweging o Toetsing aan beleid Elke opdracht tot inhuur van derden wordt beoordeeld op: o Opdrachtformulering met kwaliteitseisen t.a.v. de opdracht en resultaatbepaling o Voortgangscontrole en kostenbewaking o Vastlegging en documentatie Er is inzicht in: o De bereikte resultaten o De uiteindelijke kosten o De wijze van vastlegging en verantwoording Er wordt geëvalueerd met het oog op: o De wijze van inzet van inhuur van derden o Bruikbaarheid en kennisoverdracht o Gevolgen voor het beleid in zijn algemeenheid De inhuurdossiers dienen op een zodanige manier te worden samengesteld en ingericht dat duidelijk is hoe het proces op hoofdlijnen is verlopen. Typering van de organisatie
Bij de beoordeling van de inhuur van derden is een relevant gegeven dat Heeze-Leende een relatief kleinschalige gemeente is. Die kleinschaligheid brengt een zekere kwetsbaarheid met zich mee. Zo is de schaal niet altijd voldoende om op alle terreinen specialistische functies in huis te halen. Daardoor zal er sneller behoefte aan inhuur van diensten van anderen zijn. Daarnaast is de uitvoering van diverse taken vaak persoonsgebonden: er zijn diverse “eenmanspostjes”. Als er door een ziekte of een vacature op de korte termijn een probleem ontstaat, kan het voorkomen dat niemand binnen het apparaat in staat is die taak over te nemen.
6
Daarnaast moet rekening worden gehouden met de seniorenregeling. Deze heeft er in 2005 en 2006 toe geleid dat 24 medewerkers de organisatie verlieten. Hierdoor ontstonden op dat moment circa 12 vacatures die niet allemaal direct konden worden ingevuld. Hierdoor kan het zijn dat in de periode 2005 en 2006 relatief veel inhuur heeft plaatsgevonden. 1.5.
Wat verstaan we onder inhuur?
Onder inhuur van personeel verstaan we in dit rapport: De tijdelijke benutting van externe menskracht en deskundigheid zonder dat daar een arbeidsovereenkomst tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer aan ten grondslag ligt. Bij inhuur van personen dient onderscheid te worden gemaakt tussen incidentele en structurele inhuur. Structurele inhuur betreft die vormen van inhuur waarvoor in de begroting structurele ruimte is opgenomen om derden in te huren ten behoeve van reguliere en/of periodiek terugkerende werkzaamheden. Dit valt uiteen in de volgende drie categorieën: 1. 2. 3.
onderhoudscontracten, bijvoorbeeld onderhoud van groenvoorzieningen uitbesteding van diensten, bijvoorbeeld de vuilophaal. periodiek terugkerende werkzaamheden waarvoor derden structureel worden ingehuurd, bijvoorbeeld accountantscontrole.
Incidentele inhuur betreft inhuur van derden op incidentele basis. Hiervoor is in de begroting geen structurele ruimte in de programma’s ingeruimd. Tot het onderzoeksobject wordt in dit rapport alleen de incidentele inhuur gerekend. In termen van inkoop- en aanbesteding wordt in zijn algemeenheid een onderscheid gemaakt tussen: • • •
Werken Leveringen Diensten
Dit onderzoek beperkt zich tot de laatste categorie, in het vervolg aangeduid als “inhuur derden”, als volgt nader te specificeren: 1. 2. 3. 4. 5.
specialistische deskundigheid interim- management projectmanagement onderzoeks- en adviesopdrachten inhuur in verband met capaciteitsproblemen (o.a. veroorzaakt door ziekte, zwangerschap etc.)
Specialistische deskundigheid Inhuur van specifieke kennis en kunde die de organisatie zelf niet in huis heeft. Vaak, maar niet uitsluitend, betreft dit technische of juridische deskundigheid, zoals een ingenieursbureau of milieudeskundigheid. Interim-management Inhuur van leidinggevenden (afdelingshoofden / lijnmanagement)
7
Projectmanagement Inhuur ten behoeve van het aansturen van duidelijk afgebakende projecten waarvoor de gemeentelijke organisatie ofwel niet de formatie ofwel niet de kennis en kunde in huis heeft, alsmede de coördinatie van deze projecten. Onderzoeks- en adviesopdrachten Inhuur van externe functionarissen die tijdelijk worden belast met opdrachten voor het geven van beleids- of organisatieadviezen. Inhuur in verband met capaciteitsproblemen Inhuur van tijdelijke arbeidskrachten op uitvoerend niveau. Vaak betreft dit inzet op basis van een uitzendformule of detachering. De wijze waarop inhuur plaatsvindt kan verschillend zijn. Soms worden ZZP-ers rechtstreeks, zonder tussenkomst van een bureau ingehuurd. In andere gevallen worden de contacten via bureau’s gelegd, op basis waarvan ZZP-ers indirect worden ingehuurd. Daarnaast kan sprake zijn van detachering of van uitzendovereenkomsten. In enkele gevallen wordt personeel van andere gemeenten ingehuurd. 1.6.
Begrippen rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid
In dit onderzoek worden de begrippen rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid gehanteerd als een kader om tot een oordeel te komen over de manier waarop gemeente Heeze-Leende omgaat met het inhuren van derden. Deze begrippen staan centraal in dit onderzoek. Belangrijk daarbij is dat duidelijk moet zijn wat deze begrippen inhouden en welke kaders bij dit onderzoek zijn gehanteerd. 1.6.1. Rechtmatigheid Hieronder wordt verstaan: het controleerbaar voldoen aan de bestaande formele regels en voorschriften zoals die binnen de gemeente zijn geformuleerd. De formele regels kunnen verschillende doelen hebben te weten: verantwoording, transparantie en sturing van het hele proces op een zodanige wijze dat standaardstappen, om doelmatigheid en doeltreffendheid te borgen, worden genomen. Regelgeving De regelgeving van gemeente Heeze-Leende betreft met name: • •
Het inkoop- /aanbestedingsbeleid De mandaatregeling
Rechtmatigheidscriteria afgeleid van de verschillende regelingen • •
Zijn er voldoende partijen/leveranciers/bureau’s benaderd en zijn er voldoende offertes aangevraagd? Is het besluit tot inhuur door de juiste persoon genomen?
8
Rechtmatigheid is primair een aspect dat van belang is voor de accountantscontrole. Daarmee is het echter nog niet het exclusieve terrein van de accountant. Gezien het feit dat rechtmatigheid en doelmatigheid bij inhuur van derden met elkaar verstrengeld zijn c.q. hand in hand gaan (om doelmatig in te huren is het verstandig om meerdere partijen te consulteren. In verband met rechtmatigheid is dit zelfs een plicht), wordt rechtmatigheid in dit onderzoek meegenomen. 1.6.2. Doelmatigheid Hieronder wordt verstaan: het zodanig uitvoering geven aan het met inhuur gestelde doel dat dit bereikt wordt tegen de laagst mogelijke kosten. Hieruit resulterende vragen zijn: waren er intern alternatieven aanwezig? En zijn bij de inhuur de verschillende opties goed tegen elkaar afgewogen? Daarvoor zijn procedures nodig zoals het aanvragen van verschillende offertes en een schriftelijke verantwoording. Voor de goede orde merkt de RKC op dat in dit onderzoek niet onderzocht wordt of er daadwerkelijk doelmatig (en doeltreffend) is gehandeld, of inhuur niet “goedkoper” of “economisch voordeliger” had gekund. Centraal staat de vraag of het instrumentarium toereikend was en optimaal is benut om doelmatige en doeltreffende inhuur mogelijk te maken. Criteria • • • •
In de gevallen dat een beslissing voor inhuur wordt voorgesteld wordt de motivering voor inhuur gegeven; Bij de keuze voor een bureau wordt de keuze gemotiveerd en wordt aandacht geschonken aan de prijs/kwaliteitverhouding; Op basis van facturen vindt afrekening plaats, waarbij de eindafrekening niet hoger mag zijn dan het bedrag dat bij de opdrachtverstrekking overeen was gekomen; Indien de kosten hoger worden of dreigen te worden dan moet dit door de budgethouder schriftelijk worden beargumenteerd.
1.6.3. Doeltreffendheid Hieronder wordt verstaan: de mate waarin het gestelde doel (beoogde effect) wordt bereikt. Daarmee verband houdende vragen zijn: is het product dat was beoogd ook geleverd? Is het probleem opgelost? Wordt voldaan aan de kwaliteitscriteria? Ook hiervoor zijn procedures denkbaar zoals een heldere probleemdefinitie en het vaststellen van het gewenste doel, product en kwaliteit. Criteria •
Voorafgaand aan de offerteronde vindt een opdrachtformulering plaats met: o probleemdefinitie en doel inhuur o verwacht product o kwaliteitseisen en financiële randvoorwaarden o tijdpad • bij de offerte-aanvraag worden doel van de opdracht en eisen aan alle offertepartijen schriftelijk gecommuniceerd;
9
•
De opdrachtverstrekking wordt vastgelegd en met de opdrachtnemer wordt afgestemd: o wie als formele opdrachtnemer functioneert o wie het aanspreekpunt is o wat de probleemstelling en het doel van de inhuur is o wat het verwachte resultaat is, o aan welke (meetbare) eisen dit moet voldoen o welke kosten er verbonden zijn aan de inhuur o welk tijdpad daaraan verbonden is • Tussentijds, gedurende de uitvoering van de opdracht, wordt regelmatig de voortgang van de opdracht en de geleverde kwaliteit gemonitord; • De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de controle achteraf of het gewenste resultaat tegen de vooraf gestelde voorwaarden en kwaliteitseisen is gerealiseerd en legt dit vast; • Voor zover relevant wordt bij de eindverantwoording aangegeven wat met het resultaat gebeurt.
1.6.4. Criteria naar fasen van inhuur Voor verschillende typen inhuur zijn vergelijkbare fasen te identificeren, of het nu gaat om interim- management of over de inhuur van klussen. De criteria op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid kunnen gegroepeerd worden naar de verschillende fasen in het proces van inhuur. Aan de hand daarvan wordt in dit onderzoek nagegaan of voldaan is aan de rechtmatigheids-, doelmatigheids- en doeltreffendheidscriteria. Besluit tot inhuur Er wordt schriftelijk beargumenteerd waarom voor inhuur is gekozen. Opdrachtformulering Voorafgaand aan de offerteronde heeft een interne opdrachtformulering plaatsgevonden met: • • • •
Probleemdefinitie en doel van de inhuur Verwacht product Kwaliteitseisen en (financiële) randvoorwaarden Tijdspad
Aanvraag offertes • • •
Bij de offerteaanvraag zijn doel van de opdracht en de eisen aan alle offertepartijen schriftelijk gecommuniceerd Voor inhuuropdrachten zijn minimaal twee offertes aangevraagd. De beoordelingscriteria zijn vooraf vastgelegd.
Beoordeling offertes en opdrachtverstrekking • • •
De offertes worden beoordeeld aan de hand van de vooraf vastgestelde criteria De keuze voor de gunning is schriftelijk beargumenteerd Bij de opdrachtverstrekking is vastgelegd en met de opdrachtnemer afgestemd:
10
o o o o o o o
Wie als formele opdrachtnemer functioneert Wie het aanspreekpunt is Wat probleemstelling en doel van de inhuur zijn Wat het verwachte resultaat is Aan welke (meetbare) eisen dit moet voldoen Welke kosten er verbonden zijn aan de inhuur Welk tijdspad daaraan verbonden is
Bewaking kwaliteit, planning, budget tijdens uitvoeringsproces • • • • • •
De budgethouder heeft systematisch de gevraagde offertes gearchiveerd en de gemotiveerde keuze voor één van de offertes vastgelegd. De budgethouder heeft de actuele stand van de financiële verplichtingen en voortgang van het project bijgehouden en heeft tijdig over afwijkingen in financiën en prestaties geïnformeerd Op basis van facturen vindt afrekening plaats. De eindafrekening is niet hoger dan de bij de opdrachtverstrekking overeengekomen prijs. Indien de kosten hoger zijn is dit schriftelijk beargumenteerd. Tussentijds wordt de kwaliteit van het geleverde en de voortgang van de werkzaamheden gemonitord.
Beoordeling eindresultaat • • 1.7.
De opdrachtgever is verantwoordelijk voor controle achteraf of het gewenste resultaat tegen de vooraf gestelde voorwaarden en kwaliteitseisen is gerealiseerd en heeft dit vastgesteld Bij de verantwoording is aangegeven wat er met het resultaat gebeurd is Onderzoeksvragen
De probleemstelling wordt in onderstaande, naar thema’s gerangschikte, onderzoeksvragen gespecificeerd: A.
Generiek/Algemene vragen
Informatievoorziening aan de raad • •
Op welke wijze wordt aan de raad informatie verstrekt omtrent de inhuur van personeel Spoort deze informatievoorziening met de afspraken die daaromtrent zijn gemaakt?
Deze vragen worden in hoofdstuk 2 van dit rapport beantwoord.
11
Beleid/regelgeving • • • • •
Heeft de gemeente beleid geformuleerd ten aanzien van inhuur van derden? Zo ja: wat is dit beleid? Welke visie ligt eraan ten grondslag? Bestaan er (ongeschreven) regels waar men zich aan dient te houden of in de praktijk houdt? Op welke wijze wordt er door de onderscheiden afdelingen in de praktijk vorm gegeven aan het beleid of aan de ongeschreven regels.
Deze vragen worden in hoofdstuk 3 van dit rapport beantwoord. Werkelijke uitgaven en kostenbeheersing • • • • • • •
Welke externen zijn in de jaren 2003-2008 ingeschakeld? Welke middelen zijn gemoeid met de inzet van externen in die jaren? Hoe is de inhuur over de afdelingen verdeeld? Ten laste van welke budgetten zijn de kosten gekomen? Hoe worden de kosten beheerst? Is er sprake van een redelijke kosten-baten- verhouding bij de inschakeling van externen? Wordt er doelmatig ingekocht?
Deze vragen worden in hoofdstuk 4 van dit rapport beantwoord. B.
Specifiek/afzonderlijke dossiers
Bij de beantwoording van de specifieke vragen wordt gebruik gemaakt van het kader inzake rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid zoais geschetst in paragraaf 1.6.4. Afweging/nut en noodzaak : • • •
Waarom werd er geen eigen personeel ingezet? Waarom werd ingehuurd? Betrof het gebrek aan capaciteit en/of kwaliteit of was het nodig om draagvlak te creëren (vreemde ogen dwingen)?
Selectie • • • •
Was de opdracht SMART geformuleerd? Hoe vond de selectie plaats, welke randvoorwaarden golden, welke eisen werden gesteld? Hoe kwam de besluitvorming tot stand? Hoe is het proces van de aanbesteding verlopen?
12
Uitvoering van de opdracht: • • •
Hoe was de relatie van de externe adviesbureaus met de staande organisatie, met andere woorden: hoe is de aansturing geregeld? (hoe) werd tussentijds gemonitord of de te bereiken resultaten behaald zouden worden? Hoe werd tussentijds de kwaliteit van het werk beoordeeld?
Resultaat en evaluatie: • • • • • • •
Op welke wijze wordt nagegaan in hoeverre de inhuur aan de doelstellingen heeft beantwoord en of het beoogde resultaat is bereikt? Is er inzicht in wat er met de resultaten van de externen is gebeurd? Heeft de inschakeling van derden geleid tot de beoogde effecten? Zijn de middelen doeltreffend ingezet? Wat is het eindresultaat? (Hoe) vindt verslaglegging en verantwoording plaats? (Hoe) wordt het geleverde op kwaliteit gecontroleerd? (Hoe) wordt er “geleerd” van inhuur?
Dossiervorming: •
is het (inhuur-)dossier zodanig ingericht dat het verloop van de opdracht kan worden gevolgd.
Deze vragen worden, op basis van de casestudies in hoofdstuk 5 van dit rapport beantwoord. 1.8.
Onderzoeksaanpak
1.8.1. Referentiemodellen en beoordelingscriteria Op basis van interne regelgeving en beleidsstukken is allereerst bepaald welk kader intern wordt gesteld aan de inhuur van personeel. Te denken valt hierbij aan het beleid m.b.t. inhuur externen en inkoop- en aanbestedingsbeleid. Daarnaast zijn, ter oriëntatie en ten behoeve van het bepalen van het normenkader, de volgende rekenkamerrapporten geraadpleegd: • • • •
Onderzoek naar de inzet van externe adviseurs. Rekenkamer Venlo juni 2003 Onderzoek in huur van derden. Rekenkamer Almelo oktober 2005 Het proces: onderzoek inhuur derden. Rekenkamer Leiderdorp 2002 Onderzoek inhuur van derden door de gemeente Gennep 2004-2006
1.8.2. Onderzoek financiële informatie Op basis van de informatie uit het financieel systeem van de jaren 2003 tot en met 2008 is vastgesteld welke inhuuruitgaven zijn gedaan in die jaren, hoe groot deze uitgaven waren en (voor zover mogelijk) ten laste van welke afdelingen deze uitgaven zijn gebracht.
13
1.8.3. Interviews Uitgaande van de financiële informatie is een steekproef bepaald. Op basis van deze steekproef zijn interviews gehouden met een aantal “inhuurders”. 1.9.
Leeswijzer
In de volgende drie hoofdstukken gaan we allereerst in op de generieke vragen. In het volgende hoofdstuk staat de informatievoorziening aan de raad centraal. In hoofdstuk 3 gaat het om het beleid en de algemene werkwijze met betrekking tot inhuur. In hoofdstuk 4 wordt ingegaan op de financiën, dat wil zeggen de daadwerkelijke uitgaven in de jaren 2003 tot en met 2008. Daarnaast wordt de wijze waarop de kostenbeheersing plaatsvindt uiteengezet. In het vijfde hoofdstuk gaan we in op de “casestudies”. De beantwoording van de vragen inzake rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid staan hierbij centraal. In het zesde en laatste hoofdstuk gaan we in op de conclusies en aanbevelingen.
14
Hoofdstuk 2: Informatievoorziening aan de raad 2.1.
Informatievoorziening vooraf aan de raad
In sommige gemeenten komt het voor dat de raad vooraf geïnformeerd wil worden over (grote) inhuur van personeel. Deze informatie wordt bijvoorbeeld verschaft bij het aanvragen van kredieten voor projecten. In Heeze-Leende is het geen gemeengoed dat de raad vooraf wordt geïnformeerd over de inhuur van personeel. De gedachte hierachter is dat de raad hier ook niet over gaat. De raad heeft het budgetrecht. Het is verder aan het college c.q. de organisatie om te bepalen hoe deze budgetten worden besteed c.q. of de productie plaatsvindt door vast personeel of door ingehuurd personeel. 2.2.
Artikel 212- verordening
De financiële beheerverordening, oftewel de verordening ex artikel 212 Gemeentewet biedt de raad de mogelijkheid om kaders te stellen aangaande het financiële beleid, het financieel beheer en de financiële organisatie. In deze verordening is het mogelijk om ook, indien de raad dit wenst, kaders te stellen aangaande de manier waarop de raad omtrent personeel c.q. inhuur van personeel wordt geïnformeerd. De RKC heeft kennisgenomen van de nieuwe artikel 212-verordening van gemeente HeezeLeende. Deze verordening dateert van 20 maart 2008 en is door de raad op 14 april 2008 vastgesteld. In deze verordening zijn géén kaders opgenomen met betrekking tot de informatievoorziening omtrent personeel(s)kosten aan de raad waaronder inhuur van personeel. De RKC heeft tevens de “oude” 212-verordening (dd. 3-11-2003) geraadpleegd. Ook in deze verordening ontbrak een passage omtrent mogelijke informatie omtrent (de inhuur van) personeel. 2.3.
Begroting
De RKC heeft de programmabegroting 2009 geraadpleegd. Hierbij is vastgesteld dat er in de paragraaf bedrijfsvoering géén informatie is opgenomen over de inhuur van personeel. In haar rapportage over de kwaliteit van de programmabegroting 2006 merkte de RKC het volgende inzake personeel en personeelskosten op: “In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt weinig concrete informatie gegeven omtrent zaken als: -
formatie formatiebudget inhuur personeel ziekteverzuim in- en uitstroom
15
Veelal zijn de gegevens van een globaal niveau, bijvoorbeeld over zaken betreffende de organisatie, personeelsbeleid, communicatiebeleid etc. Dit algemene zorgt ervoor dat de “SMARTheid” laag scoort. Het verdient daarom aanbeveling de paragraaf Bedrijfsvoering concreter te maken en uit te breiden met aanvullende informatie met betrekking het personeel”. De RKC stelt vast dat aan dit advies thans nog geen gevolg is gegeven. 2.4.
Tussentijdse informatievoorziening
De RKC nam kennis van de tussentijdse informatie in de jaren 2003 tot en met 2008. Hierin zijn geen passages over de inhuur van personeel opgenomen. 2.5.
Jaarstukken
De RKC heeft kennisgenomen van de jaarstukken 2003 tot en met 2007 van gemeente HeezeLeende. In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt wel op het aspect “Personeel en Organisatie” ingegaan. Hierbij gaar het echter alleen over het “eigen” personeel. Op inhuur van derden wordt in de jaarstukken niet ingegaan. 2.6.
Conclusies
De RKC stelt op basis van bovenstaande vast dat: • •
er geen expliciete afspraken zijn gemaakt tussen college en raad aangaande informatievoorziening aan de raad inzake inhuur van derden. in de reguliere planning & control instrumenten (begroting, tussentijdse informatie en jaarstukken) geen informatie is opgenomen betreffende de inhuur van de personeel.
16
Hoofdstuk 3: Beleid, regelgeving en werkwijze In dit hoofdstuk gaan we in het kort in op de kaders die met betrekking tot de inhuur gesteld zijn, de afspraken die hierover gemaakt zijn en de (al dan niet) “ingesleten” werkwijzen. De volgende zaken komen aan de orde: • • • • • • 3.1.
Algemeen beleid Inkoop en aanbestedingsregels Goedkeuring door college en secretaris Procesbeschrijving en protocol Tijdverantwoording Uitzendbureau’s Beleid inzake inhuur personeel
Thans is in Heeze-Leende geen (algemeen) beleid geformuleerd met betrekking tot inhuur personeel. 3.2.
Inkoop- en aanbestedingsbeleid
Bij de inhuur van personeel moet het “reguliere” inkoop- en aanbestedingsbeleid worden nageleefd. De RKC heeft vastgesteld dat er in Heeze-Leende sprake is van een nota “inkoopen aanbestedingsbeleid en -procedures inzake leveringen, diensten en werken”. Dit document stamt van 24 oktober 2006. In deze nota is het volgende te lezen: “Door vaststelling van deze nota wordt een uniforme werkwijze tussen de in het BIZOB deelnemende gemeenten, waaronder nu dus ook gemeente Heeze-Leende, voorgestaan. Dit is tevens de reden waarom wij ervoor gekozen hebben onze huidige nota “aanbestedingsschema”, vastgesteld dd. 13-7-1998 niet te wijzigen maar de raad een geheel nieuwe nota te laten vaststellen”. In de huidige nota inkoop- en aanbestedingsbeleid is aangaande de aanbesteding van diensten het volgende te lezen: Routine-diensten: Bij diensten tussen de € 1.000 en € 2.500 : Bij diensten tussen de € 2.500 en € 5.000 : Bij diensten tussen de € 5.000 en € 15.000 :
1 offerte opvragen 2 offertes opvragen 3 offertes opvragen
Tenzij bij deze diensten sprake is van zogenaamde knelpuntdiensten. Dan kan volstaan worden met 1 offerte. Hefboomdiensten: Bij diensten tussen de € 15.000 en € 50.000 : Bij diensten tussen de € 50.000 en € 211.000:
4 offertes opvragen 5 offertes opvragen
Tenzij bij deze diensten sprake is van zogenaamde strategische diensten. In dergelijke gevallen kan worden volstaan met 2 offertes.
17
Bij diensten groter dan € 211.000 dient de aanbesteding plaats te vinden overeenkomstig de Europese procedure, In Heeze-Leende wordt onderscheid gemaakt tussen: Routine-diensten:
bij deze diensten is sprake van veel leveranciers en een relatief lage inkoopwaarde.
Hefboom-diensten:
deze diensten kunnen door veel leveranciers geleverd worden. Het wisselen van leverancier is vrij eenvoudig.
Knelpunt-diensten:
het gaat hier om diensten met een relatief geringe waarde waarbij een groot risico gelopen wordt indien de opdracht niet goed wordt uitgevoerd.
Strategische diensten:
bij deze diensten is sprake van een relatief grote waarde en waarbij de gemeente afhankelijk is een zeer beperkt aantal aanbieders.
Indien het in de praktijk niet mogelijk is om de voorgeschreven procedure na te leven dan is aldus het inkoop- en aanbestedingsbeleid, vooraf melding bij het college noodzakelijk. In het “oude” inkoop- en aanbestedingsbeleid, vastgesteld door de raad op 29 maart 1999 was, aangaande de aanbesteding van diensten het volgende bepaald: • • •
Bij diensten met ramingen kleiner dan hfl. 25.000 minimaal 2 offertes aanvragen Bij diensten met ramingen tussen hfl. 25.000 en hfl. 100.000 minimaal 3 offertes aanvragen Openbare aanbesteding met voorafgaande selectie bij diensten met ramingen tussen hfl. 100.000 en € 200.000
Naar de mening van de RKC is bij inhuur van personeel veelal sprake van strategische diensten. Bij deze diensten dienen minimaal 2 offertes aangevraagd te worden. Dit geldt vanaf oktober 2006. Daarvoor moesten, indien sprake was van opdrachten groter dan hfl. 25.000, zelfs drie offertes worden aangevraagd. Deze normen worden verderop in dit rapport gehanteerd bij het aspect rechtmatigheid. 3.3.
Goedkeuring door het college en directie
Goedkeuring van inhuur vindt in Heeze-Leende plaats door de gemeentesecretaris, ook indien bij de inhuur geen beroep hoeft te worden gedaan op het speciaal hiervoor gereserveerde budget. Met andere woorden: ook als er voor de inhuur vacatureruimte cq. formatiebudget aanwezig moet goedkeuring door de gemeentesecretaris plaatsvinden. Onduidelijkheid bestaat over de vraag of het college met de inhuur moet instemmen. Uit de gehouden interviews is de RKC gebleken dat bij belangrijke inhuur het college (vooraf) wordt geconsulteerd. Onduidelijk is echter wat onder “belangrijk” moet worden verstaan.
18
3.4.
Procesbeschrijving en protocol
In Heeze-Leende is geen procesbeschrijving van de inhuur van externen vervaardigd. De gemeente beschikt wel over een protocol dat bij inhuur van derden moet worden toegepast. Dit protocol is echter erg summier. Dit protocol is opgenomen in bijlage 2 bij dit rapport. In bijlage 3 is een voorbeeld van een uitgebreider protocol opgenomen. 3.5.
Tijdverantwoording
3.5.1. Tijdschrijven De meeste externen schrijven tijd in Heeze-Leende en vullen dus wekelijks een urenbriefje in. Dit is in ieder geval het geval bij externen waarbij facturering plaatsvindt op basis van de aanwezigheid van deze externen. De facturen die binnenkomen worden op de kostenplaatsen geboekt van waaruit doorverdeling van de kosten naar de producten/kostendragers plaatsvindt. 3.5.2. Klokken De meeste externen, in ieder geval zij die gefactureerd worden op uurbasis, moeten ook klokken. In Heeze-Leende is het zodanig georganiseerd dat de uren die volgens het tijdschrijfsysteem geschreven worden (zie boven) in aantal gelijk zijn aan de uren dat men “binnen “ was, volgens het kloksysteem (“Shop-time = Job-time”). 3.6.
Raamovereenkomsten
Sinds eind 2008 wordt gebruik gemaakt van contracten met de volgende drie soorten bureau’s: • • •
Uitzendbureau’s (Start, Manpower en Adecco): met deze bureau’s worden contracten afgesloten op basis waarvan de daadwerkelijk gemaakte uren (op oproepbasis) worden vergoed. Indien de gemeente dit wenst kan het contract per direct worde stopgezet. Detacheringbureaus (Vriens, Start, Adecco) met deze bureau’s worden contracten afgesloten voor een vooraf bepaalde duur (in maanden). Deze contracten kunnen niet zonder meer worden stopgezet. Payroll-bureaus: Met deze bureau’s worden, evenals bij de uitzendbureaus contracten op uurbasis afgesloten. Het verschil met de uitzendconstructie is dat de werving van de medewerkers door de gemeente zelf plaatsvindt. Indien een geschikte kandidaat gevonden is wordt betrokkene op de loonlijst (“payroll”) van het externe bureau geplaatst.
Bij de uitzend- en detacheringbureaus is sprake van “prefered supply”, dat wil zeggen, bij deze bureaus is de gemeente verplicht om de opdrachten eerst bij deze bureaus uit te zetten, Het voordeel van de gemeente is dat hiermee een gereduceerd tarief in rekening wordt gebracht. Slaagt het bureau er niet in binnen twee dagen een kandidaat te leveren, dan is de gemeente vrij om andere bureaus te benaderen. Ongeacht de opdracht die moet worden uitgevoerd cq. ongeacht de zwaarte (schaal) van de functie: altijd zullen eerst bovengenoemde bureau’s benaderd worden.
19
3.8.
Betrokkenheid BIZOB
Bizob is op geen enkele wijze betrokken bij de inhuur van personeel bij gemeente HeezeLeende. Alleen bij de hierboven genoemde contracten met de uitzendbureaus was Bizob betrokken. 3.9.
Conclusies
Op basis van bovenstaande stelt de RKC vast dat: • • • •
er geen algemeen beleid is vastgesteld inzake de inhuur van personeel er geen sprake is van een protocol en/of procesbeschrijving die houvast bieden aangaande de bij inhuur van derden te hanteren procedures/spelregels onduidelijke werkwijzen worden gehanteerd met betrekking tot de goedkeuring van inhuur door het college er geen betrokkenheid van Bizob is bij de inhuur van derden
20
Hoofdstuk 4: Financiën In dit hoofdstuk gaan we in op de volgende items: • •
• • • • 4.1.
De wijze waarop de uitgaven met betrekking tot de inhuur in de administratie (begroting en jaarstukken) worden verantwoord. Uitgaven: Welke uitgaven met betrekking tot inhuur zijn er gedaan in de onderzoeksperiode (2003 tot en met 2008), welke afdelingen betrof dit, wat voor soort opdrachten betrof het en ten laste van welke budgetten werden deze uitgaven gebracht? Is in Heeze-Leende, vergeleken met andere gemeenten, veel of weinig geld gemoeid met de inhuur van personeel. Hiertoe gebruikt de RKC de gemeenten Deurne, Asten en Someren als vergelijkende gemeenten. Beheersing: op welke wijze worden de kosten beheerst c.q. vindt monitoring van de uitgaven plaats. (Verwachte) uitgaven in 2009 Uurtarieven gepaard gaande met inhuur derden. Wijze van verantwoorden
4.1.1. Verantwoording van incidentele inhuur Op grond van de comptabiliteitsvoorschriften wordt in Heeze-Leende gebruik gemaakt van zogenaamde kosten- en opbrengstencategorieën Eén daarvan is kostencategorie 4.30.00. Op deze categorie worden alle incidentele/niet verwachte kosten personeel derden verantwoord. Dit betreft zowel de inhuur van externe adviseurs als interim-personeel, uitzendkrachten, vervanging van ziek personeel, tijdelijke opvulling van vacatures en overig ingehuurd personeel. De verantwoording van de inhuurkosten met kostencategorie 4.30.00 vindt op twee verschillende manieren plaats: A.
Boeking op kostenplaatsen
In de begroting 2009 van gemeente Heeze-Leende zijn met betrekking tot personeel afzonderlijke budgetten opgenomen voor de gehele organisatie, dat wil zeggen: (hulp)kostenplaats
Begrote bedragen 2009
Personeelskosten Vast personeel Inhuur personeel
5.727.955 198.000
Openbare werken buitendienst Inhuur personeel
88.529
21
De op de (hulp)kostenplaatsen verantwoorde kosten worden (via de urenverdeling) doorverdeeld over de verschillende producten (kostendragers) in de begroting. De doorverdeling vindt plaats op basis van de door de ingehuurden geschreven uren. Vanaf 2008 vindt deze doorverdeling plaats op basis van de standaarduurtarieven die voor de verschillende afdelingen worden gehanteerd. Deze tarieven wijken af van de werkelijk door de ingehuurden gehanteerde tarieven. Hierdoor komt het voor dat op de (hulp)kostenplaatsen voor- of nadelige verschillen optreden. B.
Rechtstreekse boeking op kostendragers
In de begroting 2009 zijn tevens een aantal producten opgenomen waarop rechtstreeks (dus niet via de kostenplaatsen) facturen van derden worden verantwoord. Het betreft hier: Sportpark de speel Milieubeheer Bestemmingsplannen
uitbesteed onderhoud invoering Wabo opstellen structuurvisie
€ 29.079 26.250 150.000
4.1.2. Verantwoording van structurele inhuur Naast categorie 4.30.00 wordt in de begroting ook gebruik gemaakt van “diensten van derden” (categorie 4.34.30) waarbij er bewust voor is gekozen deze taken niet zelf uit te voeren maar (gedeeltelijk) structureel uit te besteden aan derden. Het betreft hier: Bestuurzaken Brandweer Brandweergarage Wegen straten en pleinen Waterlossingen Sportpark hemelrasten Monumentenzorg Openbaar groen Speeltoestellen D’n toversnest Gemeentereiniging Milieubeheer Ruimtelijke ordening Rechtskundige adviezen Bwwt Uitvoering WOZ
rechtskundige adviezen regionale commandant onderhoud door derden diversen vegen door derden uitbesteed onderhoud inhuur expertise diversen onderhoud schoonmaak inzamelen afval adviezen milieu advieskosten stedebouwkundigen deskundige adviezen controleberekeningen herwaardering
10.379 40.050 3.366 200.000 (afgerond) 73.654 7.903 25.177 200.000 (afgerond) 12.442 22.286 83.375 36.589 24.162 25.841 9.690 57.295
Met andere woorden: in de begroting 2009 is voor ongeveer € 800.000 uitgaven opgenomen met betrekking tot het bewust/structureel uitbesteden van taken die ook door eigen personeel zouden kunnen worden uitgevoerd. Deze vorm van “inhuur” behoort niet tot het object van onderzoek in dit rapport. Bij deze vorm van inhuur wordt er bewust voor gekozen om voor deze taken géén vast personeel aan te trekken. Van bovengenoemde posten is reeds op voorhand duidelijk dat hiervoor personeel zal worden ingehuurd. Vaak is bij de bovengenoemde taken specifieke kennis en kunde nodig waarbij het voor kleine gemeenten niet rendabel is om zelf mensen in dienst te nemen.
22
De RKC merkt overigens op dat de inhuur c.q. structurele inhuur waarvoor in Heeze-Leende is gekozen niet veel afwijkt van de inhuur door andere gemeenten van vergelijkbare omvang. Oftewel: de hierboven vermelde diensten van derden c.q. uitbestedingen komen ook bij andere kleine gemeente veelvuldig voor. Tevens merkt de RKC op dat met betrekking tot de uitgaven inzake wegen, straten en pleinen, openbaar groen, speeltoestellen en waterlossingen door de RKC een vergelijking van de nettouitgaven heeft plaatsgevonden tussen de gemeenten Nuenen c.a., Best, Son & Breugel, Waalre en Heeze-Leende in het kader van het doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek van het beheer van de openbare ruimte bij de gemeenten Waalre en Nuenen c.a. Hierover is een afzonderlijk rekenkamerrapport verschenen. 4.2.
Werkelijke kosten
4.2.1. Werkelijke kosten in verband met incidentele inhuur in de jaren 2003 tot en met 2008 Op de kostencategorie 4.30.00 zijn in de jaren 2003 tot en met 2008 de volgende uitgaven geboekt: kpl.pers.kn. (1) 2003 2004 2005 2006 2007 2008
370.071 467.560 445.445 762.961 504.568 966.464
kpl. OW/budi (2) 78.920 55.028 84.832 80.388 63.621 87.067
diversen/ projecten (3)
totaal
220.695 85.541 36.606 172.023 254.416 322.083
669.676 608.129 566.883 1.015.372 822.605 1.374.689
Ad 1: Voor een specificatie van de op de kostenplaats personeelskosten verantwoorde kosten verwijzen we naar de bijlage bij dit rapport. Ad 2: De inhuurkosten op de kostenplaats Openbare werken/buitendienst hebben betrekking op structurele inhuur. Reeds jarenlang worden, vanwege sociale overwegingen, van Ergon (sociale werkvoorziening) drie mensen ingehuurd. Ad 3: De inhuuruitgaven met betrekking tot projecten zagen er in de loop van de jaren als volgt uit: 2003: Werkzaamheden Tilburg Ergon Uitbesteed onderhoud Zorgned Diversen
€ 126.623 € 17.899 € 43.133 € 29.172 € 3.868
personeel Tilburg t.b.v. SoZa diverse kleine opdrachten sportpark werkzaamheden t.b.v. SoZa
23
2004: Ergon Uitbesteed onderhoud Diversen
€ 24.529 € 50.593 € 10.419
diverse kleine opdrachten sportpark
2005 Uitbesteed onderhoud Diversen
€ 25.122 € 11.484
sportpark
2006 Riolering Procesimpuls dorpshuis School Sterksel School Leende Uitbesteed onderhoud Diversen
€ 60.798 € 15.481 € 32.181 € 32.181 € 19.483 € 11.899
financiering t.l.v. voorziening project dorpshuis projectmanagement idem sportpark
2007 School Trumakkers School Sterksel School Leende Personeel ISD Riolering Onderhoud Regionale commandant
€ 20.405 € 20.405 € 40.810 € 98.416 € 51.580 € 14.787 € 8.013
projectmanagement idem idem A2/Valkenswaard/ISD financiering t.l.v. voorziening sportpark Veiligheidsregio/Cranendonk
2008 De Trumakkers Regionale commandant Riolering School Leende Personeel isd Breedvennen Diversen
€ 20.405 € 44.764 € 13.198 € 72.992 -/€ 145.370 € 119.876 € 13.018
projectmanagement brandweer t.l.v. voorziening correctie ISD A2- gemeenten grondexploitatie
Deze posten zijn allemaal ten laste van projecten gebracht of rechtstreeks (dus niet via de kostenplaats) ten laste van de exploitatie gebracht. Gemiddeld genomen gaf Heeze-Leende in de periode 2003 tot en met 2008 € 1.011.470 uit aan inhuur personeel. Of dit bedrag relatief veel of weinig is wordt in de volgende paragraaf beantwoord.
24
4.2.2. Werkelijke kosten versus begroting in de jaren 2003 t/m 2008 In onderstaande tabel wordt getoond welke uitgaven in verband met vast personeel en met inhuur waren begroot (volgens de primitieve begroting) en de werkelijke uitgaven van vast personeel en inhuur, gedurende de jaren 2003 tot en met 2008. salarissen
pers.derden
totaal
tekort
b2003
5.237.046
113.300
5.350.346
r 2003
5.016.782
370.071
5.386.853
b 2004
5.409.194
99.935
5.509.129
r 2004
5.338.996
467.461
b 2005
5.427.843
75.000
r 2005
5.325.735
445.445
5.771.180 -268.337
b 2006
5.108.198
100.000
5.208.198
r 2006
4.435.729
762.962
5.198.691
b 2007
5.211.577
182.942
5.394.519
r 2007
4.791.832
504.568
5.296.400
b 2008
5.339.726
r 2008
5.272.773
aandeel pers.derden
-36.507
6,9%
5.806.457 -297.328
8,1%
5.502.843 7,7%
9.507
14,7%
98.119
9,5%
150.000
5.489.726
966.464
6.239.237 -749.511
15,5%
Uit deze tabel blijkt dat in de jaren 2003, 2004, 2005 en 2008 sprake was van (forse) overschrijdingen van de post personeelskosten. Voor zover de RKC bekend zijn de overschrijdingen van de personeelslasten in 2003, 2004 en 2005 niet expliciet aan de raad gemeld en binnen de begroting opgevangen door meevallers op andere posten. In 2008 is, middels de burap dd. 26 augustus 2008, met als uitgangspunt de stand van zaken per 1 juni 2008, de post inhuur derden met € 450.000 tot € 600.000 verhoogd. Uiteindelijk blijkt bij de jaarcijfers dat Heeze-Leende dan nog circa € 300.000 tekort komt. De seniorenregeling van eind 2005 was (onder andere) bedoeld om de personeelskosten terug te dringen. Uit bovenvermelde cijfers blijkt dat Heeze-Leende hierin tot 2007 is geslaagd. De totale kosten in verband met vast personeel en ingehuurd personeel dalen in 2006 ten opzichte van 2005 met circa € 570.000. Vervolgens is wel in 2007 een toename van de totale kosten te zien van € 200.000. Hiermee komen de totale personeelskosten op het niveau van 2003. In 2008 komen de totale kosten ongeveer € 1.000.000 hoger uit dan de totale kosten in 2007. De salariskosten in verband met vast personeel liggen in 2008 op het niveau van de begroting 2003. De inhuurkosten in 2008 zorgen ervoor dat het totaal van de personeelskosten de personeelskosten van 2007 ver overstijgen. Uit de laatste kolom van de tabel blijkt dat het aandeel van de kosten in verband met personeel derden in de totale personeelskosten een stijgende lijn vertoont.
25
4.3.
Geeft Heeze-Leende veel geld uit aan inhuur?
Vanzelfsprekend hebben we ons in dit onderzoek ingespannen om na te gaan of er benchmark gegevens zijn die een vergelijk mogelijk maken tussen de inhuur van derden van HeezeLeende en andere gemeenten. Via Google zijn cijfers aangetroffen van drie Brabantse gemeenten Someren (18.000 inw.), Asten (16.000 inw.) en Deurne (32.000 inw.) 1 . Deze cijfers volgen hierna. Allereerst merken we op dat vergelijking tussen gemeenten “gevaarlijk” is. Dit komt doordat: • • • • •
onderzoekers verschillende definities van het begrip “inhuur van derden” kunnen hanteren; de organisatieopbouw van gemeenten onvergelijkbaar is; de grootte van de gemeenten die een onderzoek naar inhuur hebben gedaan verschillend is. Hoe kleiner de gemeente, hoe kwetsbaarder en (waarschijnlijk) hoe meer inhuur; de verhouding eigen personeel versus inhuur door de onderzoekers op verschillende manieren kan zijn bepaald; het aantal inwoners weliswaar gelijk zou kunnen zijn, maar dit zegt nog niets over het aantal projecten dat een gemeente onderhanden heeft c.q. de ambitie van betreffende gemeente etc.
Ondanks deze tekortkomingen volgt hieronder de vergelijking met de gemeenten Asten, Someren en Deurne. De cijfers van Deurne, Someren en Asten zien er als volgt uit: Uitgaven inhuur derden in euro’s
2005
2006
Gemiddeld
per inw.
Asten Deurne Someren
1.620.000 1.715.000 198.000
1.498.000 2.239.000 930.000
1.560.000 2.000.000 560.000
97 111 31
Verhouding omvang inhuur t.o.v. totale personeelslasten:
Asten Deurne Someren
2005
2006
gemiddeld
13,5% 29,1% 3,6%
16,6% 28,0% 14,7%
15% 28,5% 9%
Opgemerkt moet worden dat gemeente Someren in 2005 zeer lage inhuurkosten kent. Of dit juist is heeft de RKC niet kunnen achterhalen. De cijfers van gemeente Heeze-Leende (15.000 inwoners) zien er als volgt uit:
1
Onderzoek rekenkamer Asten, Deurne en Someren, 21 oktober 2007.
26
Uitgaven Cat. 4.30.00
totaal
per inwoner
% personeelslasten
2003 2004 2005 2006 2007 2008
669.675 € 608.000 567.000 1.015.000 822.000 1.374.685
44 40 37 74 48 91
12% 11% 10% 20% 13% 24%
Gemiddeld
1.011.470
67
18%
Uit deze cijfers blijkt dat de gemiddelde score van Heeze-Leende per inwoner relatief laag/gemiddeld is vergeleken met Asten, Deurne en Someren. Kijken we naar de inhuur uitgaven als percentage van de begrote lasten in verband met vast personeel dat scoort HeezeLeende relatief hoog. De RKC merkt nadrukkelijk op dat deze vergelijking zeer voorzichtig moet worden geïnterpreteerd. Een “goede” vergelijking is eigenlijk pas mogelijk indien vast personeel en inhuur van personeel integraal worden onderzocht. Maar ook in dat geval dient rekening te worden gehouden met de casuïstiek van de verschillende gemeenten (ambitie, projecten etc.). 4.4.
Kostenbeheersing en Planning & Control
Langdurige ziekte, zwangerschap etc. Indien sprake is van langdurige ziekte of zwangerschap betaalt gemeente Heeze- Leende het salaris gewoon door. Hier staan dan wel (relatief lage) uitkeringen van het UWV tegenover. Deze uitkeringen komen ten gunste van de gemeente en worden als inkomsten geboekt ten gunste van het formatiebudget. Openstaande vacatures Indien sprake is van openstaande vacatures dan staat het de afdelingshoofden niet vrij om, zonder toestemming van de gemeentesecretaris, ten laste van de hierdoor vrijvallende ruimte inhuur te plegen. Verdeling van het budget voor inhuur personeel Over de verdeling van het budget voor inhuur over de verschillende afdelingen zijn geen afspraken gemaakt. Het is dus niet zo dat x% van het totale budget is gereserveerd voor afdeling x, en y% voor afdeling y. Gedurende het jaar vindt overleg plaats tussen afdelingshoofden en P&O over de noodzaak van inhuur. Deze noodzaak wordt ook in de MTvergaderingen besproken. Aldaar vindt “integrale afweging” plaats. De secretaris is uiteindelijk degene die aangaande de inhuur “knopen doorhakt”. Afdelingsplannen De RKC heeft navraag gedaan naar het bestaan van afdelingsplannen. Gebleken is dat voor het jaar 2009 deze plannen niet zijn opgesteld. De RKC heeft kennisgenomen van het afdelingsplan van de afdeling Middelen van 2008. Uit dit plan blijkt dat in 2008 sprake was van een capaciteitstekort groot 2.000 uur. Dit tekort had betrekking op:
27
Financiën (beheer en beleid) DIV IenA Belastingen Totaal
600 uur 800 uur 200 uur 400 uur 2.000 uur
In 2008 vindt door de afdeling Middelen inhuur plaats van: Progem NCOD Mailprofs VHIC Maandag TTP Client Kafi
financieel consulent financieel consulent medewerker DIV medewerker DIV medewerker post medewerker post I&A- helpdesk Belastingen
€ 22.000 € 61.000 € 10.000 € 64.000 € 18.000 € 33.000 € 17.000 € 40.000
i.v.m. ziekte i.v.m. ziekte extra; wegwerken achterstanden i.v.m. vacature i.v.m. ziekte i.v.m. ziekte extra: werkzaamheden BAG extra: werkzaamheden BAG
Onduidelijk is of alle knelpunten volgens het afdelingsplan hebben geleid tot inhuur. Dit was in ieder geval het geval bij DIV en I&A. Doordat voor het jaar 2009 afdelingsplannen ontbreken was de RKC niet in staat eventuele knelpunten op te sporen en de noodzaak van inhuur in 2009 onderbouwd te krijgen. Monitoring van de personeelskosten De monitoring van de personeelskosten vindt vanaf 2008 door P&O plaats. Daarvoor werd deze monitoring uitgevoerd door de afdeling financiën. De monitoring vindt in totaliteit plaats, dat wil zeggen voor de budgetten van de vaste formatie en de inhuur van derden samen. Iedere maand wordt door de beleidsmedewerker P&O een overzicht geproduceerd waarbij de budgetten van vast personeel en inhuur worden vergeleken met de werkelijke uitgaven. Indien de verwachting is dat deze budgetten in totaal ontoereikend zullen zijn, vindt bijraming in de beraps plaats. Dit is in 2008 ook daadwerkelijk gebeurd. Hierbij zijn echter te lage inschattingen gemaakt. Bij de jaarstukken blijkt uiteindelijk dat het bijgestelde budget nog € 300.000 ontoereikend is. 4.5.
(Verwachte) uitgaven in 2009
Hieronder treft u een overzicht aan van de verwachte uitgaven in 2009. De verwachting is gebaseerd op de van de beleidsmedewerker P&O afkomstige informatie ten tijde van het opstellen van dit rapport. Kolom 1: naam van het ingehuurde bureau. Kolom 2: het aantal maanden dat naar verwachting zal worden ingehuurd Kolom 3: het aantal uren per week dat zal worden ingehuurd Kolom 4: het uurtarief waartegen de inhuur plaatsvindt Kolom 5: de verwachte uitgaven = kolom 2 * kolom 3 * 4,333 * kolom 4
28
maanden uren uurtarief verwachting Functie
afd
Reden
ro
Vacature
16.860 juridisch medewerker
poc
Vacature
Kobalt
1
16
120
Vriens
4
24
40,53
VHIC
3
22
60
17.160 medew erker div
middelen Vacature
VHIC
3
18
50
11.700 medew erker div
middelen Vacature
Tempo team
8,75
38
38,57
55.573 beheerder toversnest
inw oners Vacature
Tempo team
12
15
23,76
18.533 Toversnest
inw oners Vacature
Veiligheidsregio
12
18
47,12
44.104 brandweercommandant
poc
Maandag
1
20
68,5
5.937 w mo consulent
inw oners Ziekte
Adecco
2
36
20,88
6.515 Sporthalbeheer
inw oners Ziekte
1,5
24
57
8.892 loket w mo
inw oners Ziekte
NCOD
3
24
82
TTP
8
40
37,95
PTMA
2
8
50
3.467 medew erker P&O
poc
Zorgbelang
3
4
75
3.900 onderst. Wmo-raad
inw oners Extra
Client groep
3
16
35
7.280 helpdesk medew .
middelen Extra
Rioolzorg
3
8
65
6.760 medew . riolering
ow
Extra
RA
3
8
65
6.760 Medew . verkeer
ow
Extra
3,5
16
65
15.773 Medew . Ro
ro
Extra
Maandag
5
36
38
29.640 jur.bmw . Handhaving
ro
Extra
gem Eindhoven
5
18
20,15
ro
Extra
GSA
12
6
100
31.200 interim projectleider
ow
Extra
PTMA
12
8
74
30.784 personeels adviseur
poc
Extra
Stadsprojecten
12
20
65
67.600 projectleider idop
inw oners Extra
Freelancer
12
36
60
112.320 Mgt. consult ro
Sportservic e
12
8
55
22.880 coördinator sbs
Tempo Team
Arends advies
Totaal
8.320 Afdelingshoofd
Vacature
25.584 fin. Consulent
middelen Ziekte
52.624 mw . post
middelen Ziekte
7.858 Boa
ro
Extra
Extra
inw oners Extra
618.024
Van de totale verwachte uitgaven ad € 618.024 moet worden afgetrokken de verwachte besparing op de vaste personeelslasten (vacatureruimte) en de uitgaven inhuur derden die ten laste komt van projecten of die direct ten laste van de exploitatie kan worden gebracht. Na deze aftrek resulteert een bedrag groot € 333.160. Dit betekent dat ten tijde van het opstellen van dit rapport reeds bekend is dat het primitieve budget personeelslasten (vast + inhuur) met € 135.160 overschreden zal worden.
29
4.6.
Uurtarieven
De RKC stelt voor wat betreft de met de inhuur gemoeide tarieven vast dat deze, afgezet tegen de functies die bekleed worden, marktconform en in sommige gevallen relatief laag zijn. 2009 bureau
tarief
functie
Veiligheidsregio
47 brandweercommandant
Adecco
21 sporthalbeheer
Tempo team
24 toversnest
Maandag
kosten mnd uren schaal uurtarief meerkosten vast
kosten inhuur
12
18
13
51
-8%
48.070
44.104
2
36
5
22
-5%
6.880
6.515
12
15
5
22
8%
17.201
18.533
38 jur.bmw . handhaving
5
36
9
32
17%
25.341
29.640
Client groep
35 helpdesk mw .
3
16
6
23
51%
4.820
7.280
VHIC
50 medew erker div
3
18
9
32
54%
7.602
11.700
TTP
38 mw . post
8
40
5
22
72%
30.579
52.624
PTMA
50 medew erker p&o
2
8
8
29
74%
1.995
3.467
Vriens
41 juridisch medewerker
4
24
9
23
75%
9.640
16.860
Tempo team
39 beheerder toversnest
8,75
38
5
22
75%
31.773
55.573
Rioolzorg
65 mw . riolering
3
8
10
36
80%
3.756
6.760
RA
65 mw . verkeer
3
8
10
36
80%
3.756
6.760
Arends advies
65 mw . ro
3,5
16
10
36
80%
8.765
15.773
Stadsprojecten
65 projectleider idop
12
20
10
36
80%
37.565
67.600
VHIC
60 medew erker div
3
22
9
32
85%
9.292
17.160
Tempo Team
57 loket w mo
1,5
24
8
29
98%
4.488
8.892
PTMA
74 personeels adviseur
12
8
9
32
128%
13.515
30.784
Maandag
69 w mo consulent
1
20
8
29
138%
2.494
5.937
12
6
11
42
140%
12.984
31.200
3
24
9
32
152%
10.137
25.584
1
16
12
47
153%
3.282
8.320
293.936
610.166
GSA NCOD Kobalt
100 intrim projectleider 82 fin. consulent 120 afdelingshoofd ro
In bovenstaande tabel treft u in de tweede kolom (“tarief”) het uurtarief aan dat aan de betrokkene cq. het ingehuurde bureau, in 2009, betaald wordt. In de kolom “uurtarief” staat het uurtarief vermeld uitgaande van de schaal waar betrokkene normaliter ingeschaald zou zijn indien hij of zij in vaste dienst van Heeze-Leende zou zijn. Dit tarief is als volgt berekend: Maximum loon van de schaal * 12,96 * 1,03 * 1,175 / 1.650, waarbij: 12,96 = aantal maanden (12) + vakantiegeld (0,96) 1,03 = eindejaarsuitkering (3%) 1,175 = toeslag werkgeverslasten (circa 17,5%) 1.650 = het aantal uren dat medewerkers in Heeze-Leende “in huis” i.g.v. een fulltimebaan (werkdagen).
30
Uit de tabel blijkt dat inhuur van personeel € 610.166 kost. Zou dit personeel echter vast in dienst worden/zijn genomen dat zouden de kosten € 293.936 hebben bedragen. Gemiddeld genomen is inhuur dus dubbel zo duur. 4.7.
Conclusies
Op basis van het bovenstaande concludeert de RKC dat: • • • • •
niet goed te zeggen is of Heeze-Leende, vergeleken met andere gemeenten, veel of weinig uitgaven in verband met inhuur kent het aandeel van de kosten in verband met inhuur in de totale personeelslasten in de jaren 2003 tot en met 2008 een stijgende lijn vertoont. in 2008 de voorspelling van de inhuurlasten bij de marap niet goed was Heeze-Leende bij inhuur ongeveer 100% meer betaalt dan betaald zou moeten worden indien betrokkene in dienst zou worden genomen. Voor het jaar 2009 geen afdelingsplannen zijn opgesteld. Er is dus niet, uitgaande van reële urencalculaties bepaald welke knelpunten de afdelingen kennen. Hierdoor is de behoefte aan inhuur van personeel niet expliciet onderbouwd.
31
Hoofdstuk 5: Casestudies 5.1.
Inleiding
In dit hoofdstuk gaan we in op de “dossiers” die, uitgaande van de gedane uitgaven in de jaren 2003 tot en met 2008 met de inhuur van derden waren gemoeid, zijn geselecteerd om vast te stellen hoe het met het proces van inhuur in de praktijk gesteld is. Uitgangspunt bij de selectie van deze dossiers waren: • • •
zo min mogelijk dossiers met een zo groot mogelijk financieel beslag. zoveel mogelijk spreiding over de verschillende afdelingen. Een oplopend aantal dossiers: de minste in 2003 en de meeste in 2008
Dit heeft leidt tot de volgende selectie Bureau
Persoon
Periode
1. 2.
Arends advies Beka Nova
Arends diversen
2003-2008 2003-2006
3. 4. 5. 6.
Freelancer Freelancer Sargas Tempo team
Bongers Hissel Chalch/Gillissen van de Kooi
2005-2008 2005-2006 2005 2005
7. 8. 9. 10. 11.
M ailprofs PTM &A Service Tempo team Tog
Wanrooi van Eeden van der M eijden Berkemeijer/Bosch Willems
2006-2008 2006-2008 2006 2006-2008 2006-2007
12.
LS Project
Ellis Brinkman
2007
13. 14. 15. 16.
Kobalt NCOD Start VHIC
Hapert De Vries Snoeyen Kouwenberg
2008 2008 2008 2008
De namen van de ingehuurde medewerkers zijn bij de RKC uiteraard bekend, Omwille van de privacy zijn deze namen in dit rapport zwart gemarkeerd. De uitgaven die met de casestudies gepaard gaan zijn te zien in bijlage .. van dit rapport. De posten die aan een casestudy onderworpen zijn, zijn in deze bijlage grijs gemarkeerd. In totaal worden met bovengenoemde dossiers € 1.770.000 aan uitgaven onder de loep gelegd. Dit is circa 56% van de totale inhuuruitgaven. Aangaande een van de freelancers merken we op dat we deze naam niet alleen tegenkomen op de inhuur op de kostenplaats personeel maar ook op de projecten school Sterksel en school Leende (zie paragraaf 4.2.1.).
32
5.2.
Rode draden
Voor een gedetailleerde uiteenzetting van de casestudies verwijzen we naar bijlage 4 bij dit rapport. In deze paragraaf gaan we in op de rode draden die op basis van de casestudies te trekken zijn. In het algemeen merkt de RKC op dat het opvallend is dat veel van de relaties die HeezeLeende met externen aangaat, van langdurige aard zijn. Van de 12 dossiers die betrekking hebben op 2003 t/m 2007 zijn er 8 die op twee of meer jaar betrekking hebben. Daarnaast merkt de RKC op dat bij 6 van de 19 onderzochte dossiers sprake is van ingehuurd personeel dat in vaste dienst wordt genomen. Met andere woorden: voorlopig) inhuren heeft voordelen in die zin dat de organisatie ook eerst kan aftasten of een medewerker al dan niet geschikt is of dat de organisatie een ingehuurde kan overhalen om in vaste dienst. te treden. De (hoge) wervingskosten, die vaak gepaard gaan met de werving van vast personeel, worden hiermee uitgespaard. Daarnaast merkt de RKC op dat navraag is gedaan naar de rechtmatigheid van de uitgaven In paragraaf 3.2. is verwoord dat vanaf oktober 2006 minimaal twee offertes moeten worden aangevraagd bij inkopen/aanbestedingen, en dus ook bij inhuur. Dit geldt ook voor de inhuren vóór oktober 2006, waar zelfs drie offertes geëist werden indien sprake was van opdrachten groter dan hfl. 25.000. De RKC heeft bij elke casestudy gevraagd of aan deze eis de hand is gehouden. Veelal geven geïnterviewden aan dit niet meer te weten of dat wel aan het inkoopen aanbestedingbeleid werd voldaan. De organisatie is niet in staat gebleken om deze uitspraken met bewijsstukken te staven. De RKC heeft vastgesteld dat op het proces van de inhuur van personeel geen interne controle (op de rechtmatigheid) plaatsvindt. De RKC stelt vast dat daardoor thans geen uitspraken zijn te doen omtrent de rechtmatigheid van de inhuur van personeel. Dit heeft de accountant (Deloitte) er overigens niet van weerhouden over 2007 een goedkeurende accountantsverklaring over de rechtmatigheid (van alle uitgaven, inkomsten en balansmutaties van de gemeente) af te geven. In deze paragraaf vatten we de uitkomsten van de casestudies samen. •
• • • •
In zijn algemeenheid kan worden gesteld dat Heeze-Leende in staat blijkt te zijn om goede mensen in te huren. Dat wil zeggen: men is, een enkele uitzondering daargelaten, zeer tevreden met de door de ingehuurden geleverde kwaliteit en kwantiteit. De monitoring gedurende de uitvoering van het werk vindt adequaat plaats. Aan het einde van de opdrachten vinden soms “exitgesprekken” plaats. De afweging om al dan niet in te huren vindt zorgvuldig plaats. Inhuur vindt plaats indien het niet anders kan. Vooraf worden in het algemeen inschattingen gemaakt van de met de inhuur gepaard gaande kosten. De opdrachten worden regelmatig uitgebreid. De oorzaak hiervan is veelal niet gelegen in het feit dat de ingehuurde zijn/haar werk niet goed doet, maar doordat zich aanvullende / onvoorziene werkzaamheden aandienen.
33
De zwakke punten die uit de casestudies naar voren komen zijn: • • •
Het feit dat bij de selectie van de kandidaten niet expliciet, vooraf, de wensen en verwachtingen cq. de eisen te stellen aan de kandidaten, op papier worden gezet. Men is al blij als men één geschikte kandidaat vindt. Het feit dat wel afspraken worden gemaakt met de ingehuurden, tussentijdse gesprekken en eindgesprekken plaatsvinden etc. maar dat al deze zaken geen weerslag vinden in schriftelijke stukken. Veel overleg blijft “hangen” in de mondelinge sfeer. Het feit dat er geen (adequate) dossiervorming plaatsvindt, waardoor het proces van de inhuur niet middels schriftelijke vastleggingen is te volgen.
Overigens moet worden opgemerkt dat bij de inhuurders niet bekend is dat cq. dat met de inhuurders geen afspraken zijn gemaakt over zaken als dossiervorming, vastlegging van afspraken, tussentijdse gesprekken, eindgesprekken, evaluaties etc. Het is dan ook niet meer dan logisch dat op verschillende fronten niet aan het in dit onderzoek gehanteerde normenkader wordt voldaan.
34
Hoofdstuk 6: Conclusies en aanbevelingen 6.1.
Conclusies
Informatievoorziening Er zijn geen expliciete afspraken gemaakt tussen college en raad aangaande informatievoorziening aan de raad inzake inhuur van derden. In de reguliere planning & control instrumenten (begroting, tussentijdse informatie en jaarstukken) is geen informatie opgenomen betreffende de inhuur van de personeel. Er vindt geen gestructureerde rapportage over inhuur derden plaats, noch via managementrapportages, noch via bestuursrapportages. Zowel het management als het college en de gemeenteraad ontbrak het derhalve aan gerichte sturingsinformatie. Beleidskader en werkwijze • • • •
er is geen algemeen beleid vastgesteld inzake de inhuur van personeel er is geen sprake van een protocol en/of procesbeschrijving die houvast bieden aangaande de bij inhuur van derden te hanteren procedures/spelregels er worden onduidelijke werkwijzen gehanteerd met betrekking tot de goedkeuring van inhuur door het college er is geen betrokkenheid van Bizob bij de inhuur van derden
Het ontbrak aan een algemeen geldend beleid of een visie op inhuur derden op basis waarvan een afweging van “zelf doen of inhuren” mogelijk was. Hierdoor kon Heeze-Leende geen expliciete afwegingen maken of inhuur in een bepaalde situatie effectiever was en sneller tot resultaat leidde of tot een beter resultaat leidde dan wanneer eigen personeel met een specifieke opdracht of project zou zijn belast. Een gezamenlijke visie op en algemeen geldende beleidsregels voor de inhuur van externe adviseurs en arbeidskrachten acht de RKC een belangrijke voorwaarde om de doelmatigheid en rechtmatigheid van inhuur te kunnen waarborgen en te toetsen. Financien • • • • •
er is niet goed te zeggen of Heeze-Leende, vergeleken met andere gemeenten, veel of weinig uitgaven in verband met inhuur kent het aandeel van de kosten in verband met inhuur in de totale personeelslasten in de jaren 2003 tot en met 2008 vertoont een stijgende lijn. de voorspelling van de inhuurlasten bij de marap van 2008 was niet goed. Heeze-Leende betaalt bij inhuur ongeveer 100% meer dan betaald zou moeten worden indien betrokkene in dienst zou worden genomen. Voor het jaar 2009 zijn geen afdelingsplannen opgesteld. Er is dus niet, uitgaande van reële urencalculaties bepaald welke knelpunten de afdelingen kennen. Hierdoor is de behoefte aan inhuur van personeel niet expliciet onderbouwd.
35
Casestudies • • •
Bij de selectie van de kandidaten worden niet expliciet, vooraf, de wensen en verwachtingen cq. de eisen te stellen aan de kandidaten, op papier gezet. Men is al blij als men één geschikte kandidaat vindt. Er worden wel afspraken gemaakt met de ingehuurden, er vinden tussentijdse gesprekken en eindgesprekken plaats etc. maar al deze zaken vinden geen weerslag schriftelijke stukken. Veel overleg blijft “hangen” in de mondelinge sfeer. Er vindt geen (adequate) dossiervorming plaats waardoor het proces van de inhuur niet middels schriftelijke vastleggingen is te volgen.
Inkoop- en aanbestedingsbeleid De gemeente Heeze-Leende kende reeds sinds 1999 een beleidskader voor inkoop en aanbesteding. Dat was echter niet toegespitst op inhuur van derden, maar op leveringen en werken. In algemene zin kan worden gesteld dat dit inkoopkader derhalve geen handelingskader was voor het inhuren van derden zoals benoemd in dit onderzoek. Toch is de RKC van mening dat ook al ontbrak een specifiek kader voor inhuur van derden, wel mocht worden verwacht dat ook bij inhuur van derden in de geest van het beleidskader voor inkoop en aanbesteding zou zijn gehandeld. De RKC heeft niet kunnen vaststellen of dit het geval was. Sinds oktober 2006 is in Heeze-Leende een nieuw inkoop- en aanbestedingsbeleid van kracht. Er is geen sprake van gestructureerde inhuurdossiers, waardoor dossieronderzoek niet mogelijk bleek. De documenten aan de hand waarvan vastgesteld kan worden of in de geest van de inkoopregels aanbesteding heeft plaatsgevonden ontbreken geheel of gedeeltelijk. Uit de aanwezige schriftelijke stukken kon niet worden afgeleid hoe het offerteproces verliep en om welke redenen voor een bepaald bureau is gekozen. Gezien het feit dat het aan dossiervorming heeft ontbroken heeft de RKC niet objectief kunnen vaststellen of en in hoeverre de inhuur rechtmatig heeft plaatsgevonden. Doeltreffendheid Uit de onderzochte casestudies is gebleken dat niet structureel/expliciet werd geëvalueerd, ook niet tussentijds, noch per project, noch ten aanzien van het inhuurbeleid zelf. Dit betekent dat niet (tussentijds en achteraf) werd vastgelegd of zowel het beleid zelf ten aanzien van specifieke inhuursituaties, de inhuur heeft opgeleverd wat mocht worden verwacht. Omdat tevoren niet expliciet de resultaatafspraken werden vastgelegd, kon niet expliciet worden geëvalueerd in termen van tevredenheid, het behalen van de beoogde eindresultaten en de concrete afronding van de opdrachten. Hierdoor is het niet mogelijk geweest (voor de RKC) de effectiviteit van de inhuur vast te stellen. Schriftelijk werd niet vastgelegd op basis van welke overwegingen leverancierskeuzes plaatsvonden. Er waren geen afspraken over de mate waarin inhuur zou kunnen bijdragen aan een doelmatig werkende organisatie. De onderbouwing van het besluit om in te huren blijkt veelal een acute behoefte aan een bepaalde deskundigheid en/of hoeveelheid menskracht. Andere opties, zoals het bijstellen van ambities of prioriteiten, het samenwerken met andere gemeenten of andere afdelingen zijn, voor zover de RKC dit kan overzien, niet (altijd) in beschouwing genomen.
36
Een planmatige afstemming tussen beschikbare en gewenste capaciteit (kwantitatief en kwalitatief, op basis van afdelingsplannen) acht de RKC een voorwaarde om op de meest economisch verantwoorde wijze om te gaan met de beschikbare capaciteit en met incidentele capaciteitstekorten. Behoudens de inhuur van uitzendkrachten wordt de inhuur van externe adviseurs en arbeidskrachten niet ondersteund vanuit de centrale inkoopfunctie (BIZOB). De kwaliteit van het inhuurproces is daarmee afhankelijk van de deskundigheid en inzet van de inhurende leidinggevende. Een centrale ondersteuning van het inhuurproces acht de RKC een voorwaarde om het inhuurproces op een eenduidige en transparante wijze te laten verlopen en de economisch beste prijs te bedingen op de markt. 6.2.
Aanbevelingen
Politiek bestuurlijke relevantie De RKC adviseert de raad een uitspraak te doen over de gewenste politiek bestuurlijke relevantie van de inhuur van externe adviseurs. Deze uitspraak is richtinggevend voor zowel de kaderstelling als de controle vanuit de raad op de inzet inhuur derden. Zie tevens het woord vooraf bij dit rapport. Informatievoorziening aan de raad De RKC adviseert, mits de politiek bestuurlijke relevantie van de te presenteren gegevens over de inzet van externe adviseurs door de raad wordt erkend, periodiek middels de reguliere P&C-instrumenten (begroting, bestuursrapportages en jaarstukken) informatie aan de raad te verschaffen over doelmatigheid en doeltreffendheid van de externe adviseurs. Daarbij tekent de RKC nogmaals aan dat zij het tot de taak van de raad ziet om op dit gebied duidelijke en controleerbare kaders vast te stellen, maar dat de uitvoering onder verantwoordelijkheid van het college plaatsvindt. Omtrent de concrete invulling van de informatievoorziening middels de paragraaf Bedrijfsvoering dient overleg plaats te vinden met de raad. Maak afspraken over de wijze waarop management, college en gemeenteraad op hoofdlijnen en naar inhuurcategorie worden geïnformeerd over de aard, omvang, doelmatigheid en doeltreffendheid van de inhuur. Inhuurbeleid Gemeente Heeze-Leende dient een visie en een beleidskader ten aanzien van de inhuur van derden te ontwikkelen. Op basis hiervan kunnen controleerbare en toetsbare kaders en richtlijnen worden ontwikkeld. Formuleer beleidsuitgangspunten met betrekking tot “zelf doen” of uitbesteden. Toetsing van voornemens tot externe inhuur aan deze uitgangspunten bevordert het maken van keuzes voor externe inhuur in plaats van zelf doen.
37
Doelmatigheid/Financien Incidenteel treffen we in Heeze-Leende inhuur van personeel van een andere gemeente aan. In alle onderzochte casestudies gaat het om inhuur van ZZP-ers en commerciële bureaus. Het verdient aanbeveling om in de regio contact te leggen met andere gemeenten. Beoordeel de mogelijkheid van (intergemeentelijke) samenwerking inzake inhuur. Hiermee kunnen voor de gemeente zowel in kwalitatief als in kwantitatief opzicht voordelen worden gehaald. Aanbevolen wordt om bij iedere majeure inhuur (bijvoorbeeld groter dan € X ) gebruik te maken van centrale expertise, bij BIZOB en/of bij de P&O-functionaris. Bij deze grote inhuuropdrachten moeten medewerkers van BIZOB en/of P&O onderdeel uitmaken van het “inkoopteam”. Medewerkers van P&O moeten deelnemen aan de selectiegesprekken. De inkoopexpertise van BIZOB moet geconsulteerd worden bij het aangaan van het contract. Zowel BIZOB als P&O kunnen deelnemen aan het selecteren van mogelijke (uitzend-) bureaus. Transparantie Aanbevolen wordt om duidelijke regels voor de dossiervorming te stellen, waardoor de toegankelijkheid van de informatie en het inzicht in het naleven van de kaders voor inhuur worden vergroot. Uit het dossier moet kunnen worden opgemaakt hoe de inhuur van het begin tot het eind is verlopen (reconstructie). Een dossier dient ten minste te bevatten: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
de afweging waarom met de betrokken opdrachtnemer in zee is gegaan de opdrachtverlening verslagen van voortgangsgesprekken eventuele wijzigingen in de oorspronkelijke opdracht (een verwijzing naar) het resultaat de evaluatie
Inkoop- en aanbestedingsbeleid Aanbevolen wordt de werking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid, voor wat betreft de inhuur van derden, intern te toetsen. Dit kan in het kader van de uitvoering van de interne controle en/of in het kader van het 213a-onderzoek 2 . Voer jaarlijks controle uit op de volledigheid van de dossiervorming op het gebied van inhuur en breng rapport hierover uit aan het college. Doeltreffendheid Formuleer uitgangspunten met betrekking tot “zelf doen of uitbesteden”. Toetsing van voornemens tot externe inhuur aan deze beleidsuitgangspunten bevordert het maken van bewuste keuzes voor externe inhuur. Evalueer inhuur regelmatig en gestructureerd op doeltreffendheid en doelmatigheid, ook waar het betreft verlenging van contracten cq. uitbreiding van opdrachten.
2
Thans ligt in de tweede kamer een voorstel om tot afschaffing van artikel 213a over te gaan. Afschaffing van dit artikel ontslaat het college echter nog niet van de plicht om indien gewenst, intern onderzoek uit te laten voeren.
38
Indien de procedures worden uitgebreid met een evaluatieplicht dan is het tevens raadzaam om een centrale database op te zetten en bij te houden. Bij toekomstige inhuur dient deze database eerst te worden geraadpleegd. Maak bij de probleemanalyse van een inhuurtraject expliciet de afweging zichtbaar of eigen interne eigen deskundigheid een rol kan spelen bij de probleemoplossing dan wel dat externe in huur strikt noodzakelijk is. Opstellen afdelingsplannen De onderbouwing van de noodzaak tot inhuur wordt verbeterd indien hieraan afdelingsplannen ten grondslag liggen. In deze plannen dient uitgegaan te worden van reële inschattingen van benodigde uren. Op basis daarvan kan, uitgaande van de beschikbare menskracht bepaald worden hoeveel uren men tekort komt en dus: of er knelpunten zijn. In het MT dient (eventueel samen met het college) bepaald te worden of tot inhuur wordt overgegaan of dat de ambities worden bijgesteld Protocol en procesbeschrijving Het management c.q. de inhuurders moeten handvatten aangereikt krijgen die gebruikt kunnen en moeten worden bij het doorlopen van een inhuurproces vanaf het prille begin tot en met het einde van het proces. Aan deze handvatten moet gestalte worden gegeven middels een protocol dat door het cluster P&O moet worden opgesteld. In toegevoegde bijlage treft u een concept van dit protocol aan. Protocol en procesbeschrijving moeten “hand in hand” gaan en op elkaar worden afgestemd.
39
Bijlage 1: uitgaven in verband met inhuur 2003 t/m 2008 2003: organisatie
bedrag
Adsense Interim
48.746
Optrek
67.601
Start
17.548
Start
8.932
Start
19.272
Start
14.060
Start
3.819
soort opdrac ht
Beka Nova
20.423 systeembeheer
Beka Nova
23.330 systeembeheer
Beka Nova
1.401 systeembeheer
Arends Advies CSU Tog Nederland
42.370
Cannock Chase
11.938
PinkRoccade
3.324
PinkRoccade
17.625
Meeuws, A
564 390 6.970 114
Gemeente Asten
5.500
QED
6.715
Regionale Brandweer
totaal
42.370
7.295 11.661
Vita Labor
45.154
922
Monumentenhuis Brabant
Maxim Uitzendbureau Adecco Personeelsdiensten
casestudy
29.551
370.071
87.524 24%
40
2004: organisatie arends advies beck
bedrag
afd
33.506
59.492 I&A
brandw
34.557
491
geerts
79.110
gem asten
64.500
huizer
1.675
jur werkzheden
1.527
master monumenten
59.492
79.110
322 17.555 1.177
otis gunter
2.265
outstanding
5.420
pink
5.130
prog
4.331
progem
5.137
qed
13.229
robberts
10.089 396
start div pers
80.986
tempo team
14.616
tog
7.010
vita
11.809
totaal
systeem beheer
11.063
optrek haan
server storing
33.506
1.750
ergon
mailprofs
casestudy
454
beka nova
data entry mw.
soort opdrac ht
467.597
172.108 37%
41
2005: organisatie ?? hissel ??
bedrag
afd.
43.001
beka nova
57.534 I&A
brandw
35.208
37.235
mailprofs
6.120
persoza pink sargas
25.849 systeembeheer
57.534
1.166
gem echt
oudstanding
43.001
1.330 25.849
on site
casestudy
4.758
arends advies
data entry mw.
soort opdrac ht
37.235
558 3.824 16.838 930 54.878
54.878
stage
1.220
start div pers
6.315
start div pers
20.921
start div pers
1.156
tempo team
8.344
tempo team
8.642
tempo team
11.274
tempo team
7.881
tempo team
51.815
51.815
tog
11.885 Belastingen admin.mw.woz
11.885
vita labor
27.101
totaal
445.783
282.197 63%
42
2006: organisatie
bedrag
??
1.794
??
11.700
??
3.322
??
2.557
??
292
??
5.369
adecco arends advies
afd.
8.231 24.548 I&A
bongers mgt
55.376
brandw
22.533
brunel
25.184
bwi
22.800
15.344
gsa
7.104
9.979
laan support
4.206
mailprofs
28.966 DIV
metafoor
14.804
obiv
10.229
oudstanding
1.979
oudstanding
5.669
overboeking
-80.309
persoza
37.589
persoza
10.635
3.315
ptm&a
95.888
medew. Div
28.966
95.888
-288
sargas
17.689
sargas
22.353
scheepens
16.217 Griffie
service
74.397
sila
20.225
946
prisma
rioz
24.548 55.376
20.225
ic serv
planconsult
systeem beheer
943
doc
hissel mgt
casestudy
34.779
beka nova
da&a
soort opdrac ht
17.689
vervanging griffier 74.397
1.288
43
split vision
2.558
start
1.117
start
5.238
start
2.748
start
1.450
tempo team
19.884
tempo team
17.707
tempo team
64.107
tempo team
529
tempo team
11.427
tempo team
6.089
tempo team
6.301
tempo team
2.380
tog
4.535
tog
8.490
tog
31.597
tog
32.456 Belastingen admin.mw.woz
tribas zorgned Totaal
64.107
32.456
6.055 687 763.008
413.652 54%
44
2007: organisatie bongers
bedrag
soort opdrac ht
casestudy
-2.780
circle
2.455
da&a
4.687
da&a
6.879
dhv
1.969
doc
-18.731
dommelregio
afd.
23.400
interregio project
5.120
kafi
7.831
kafi
1.572
kema
7.118
kws
2.454
ls project
43.903
dorpshuis heeze
43.903
mailprofs
44.411 DIV
medew. Div
44.411
personeels consulent
97.513
metafoor
9.205
progem
9.491
ptm&a
97.513 P&O
ptm&a
97
ptm&a
-11.797 P&O
radar
9.113
rep. Emmerikstraat
2.257
riwo
10.660
sargas
16.922
sargas
8.882
sargas
11.710
sargas
353
scheepens
11.780 Griffie
school centrum leende
2.791
start
2.005
start
1.951
start
613
start
1.367
start
19.407
start
961
start
399
personeels consulent
jongerenwerk
vervanging griffier
45
start
2.065
start
10.656
supports tempo team
10.656
3.376 87.167
87.167
tmop
6.965
tmop
7.507
tog
1.084
tog
12.675
tog
admin. medew. 18.422 Belastingen Woz
tonnaer
16.064 RO
yacht
2.154
totaal
504.103
18.422
juridisch medew.
302.072 60%
46
2008: organisatie ???? Adeco
bedrag
afd.
soort opdrac ht
12.332 2.550
Arends Advies
54.321 RO
medew. RO
Client
17.434 I&A
I&A helpdesk
Erasmus
7.855
Getronic
9.328
RIWO
11.839
Kafi
39.827
Kema
2.372
Kema en BMC
2.966
Kobalt Maandag Mailprofs Mailprofs Manpower
134.177 RO 46.333 DIV
jongerenwerk
afd.hoofd ro
1.892 10.486 DIV
medew. Div
10.486
Fin. Cons ulent
61.414
83.142
33
Progem
21.813
PTM&A
83.142 P&O
personeelsadviseur
RAinfra
17.119
medew. verkeer
Schulinck
134.177
mw. post
61.414 Financien
RIWO
54.321
interreg
NCOD
Randstad
casestudy
3.283 16.587 2.552
jongerenwerk wmo verordening
Segment
40.460 Burgerzaken coord.burgerzaken
Start
85.361
diversen
85.361
Tempoteam
98.323
98.323
TMOP
24.787
diversen preventie jeugdbeleid
Tog
1.195
Tonnaer
23.777 RO
jur. Medew.
TTP
32.796 DIV
mw. post
VHIC
64.148 DIV
medew div
Vriens Croes
5.970 POC
Yacht
19.094 RO
Zorgbelang
10.275
ZorgNed totaal
64.148
jur. Medew bouwplantoetser
624 966.464
591.372 61%
47
Bijlage: 2
Procedure met betrekking tot het inhuren van tijdelijk personeel Inleiding Om het inhuren van tijdelijk personeel een goed verloop te geven en ter bewaking van de kosten is een procedure noodz akelijk.
Procedure met betrekking tot het inhuren van tijdelijk personeel: 1.
2. 3. 4. 5. 6. 7.
De desbetreffende leidinggevende maakt, minimaal twee weken vooraf aan gewenste startdatum, in overleg met P&O een voorstel wanneer het gaat om tijdelijke vervanging en legt dit voorstel ter beslissing voor aan de gemeentes ecretaris. Vervanging van personeel wegens ziekte vindt in de regel plaats één maand na de eerste ziekteverzuimdag, dan wel na overleg/ indicering bedrijfsarts op een ander tijdstip. Vervanging wegens zwangerschaps-, bevallings- en ouderschaps verlof vindt plaats gedurende de gehele periode van afwezigheid. De vervanging bedraagt 100% van het aantal uren dat de te vervangen medewerker is aangesteld in dienst van de gemeente Heeze-Leende. De personeelsconsulent werft bij een uitzend- of detac heringsbureau en organiseert een kennismakingsgesprek. P&O controleert of de nota van het uitzendbureau overeenkomt met het aantal zuiver gewerkte uren en geeft vervolgens opdrac ht tot uitbetaling. Het bruto-uurloon van de uitzendkracht (exclusief de toeslagen van het uitzendbureau, de BTW en de reiskosten van de uitzendkracht) mag in principe nooit hoger zijn dan het brutouurloon van degene die wordt vervangen. Indien er voor het desbetreffende uurloon geen geschikte kandidaten te vinden zijn, dan kan in overleg met de budgethouder door de secretaris worden besloten hiervan af te wijken.
48
Bijlage 3: Concept-protocol Protocol inhuur gemeente XXXXXXXX Risico’s Bij inschakeling van externen moet de opdrachtgever er altijd voor waken dat de overeenkomst niet de kenmerken van een arbeidsovereenkomst bevat. Het is belangrijk dat de overeenkomst van opdracht voldoet aan de juridische eisen die daaraan gesteld worden. Dit is vooral van belang bij eenmansbureaus. Het risico bestaat hierin dat zowel fiscale als sociale verzekeringspremies met terugwerkende kracht gedurende vijf jaar kunnen worden teruggevorderd, als achteraf blijkt dat niet van een overeenkomst van opdracht, doch van een arbeidsovereenkomst sprake is. Dit risico is in het bijzonder aanwezig als de gemeente de enige opdrachtgever is, of als er geen sprake is van een echte onderneming. Op dit punt kan P&O nader advies geven. Opdrachten aan ex- medewerkers Oud-medewerkers van de gemeente Heeze-Leende kunnen in verschillende hoedanigheden werkzaamheden bij de gemeente verrichten. Door vast te stellen dat het protocol ook voor hen geldt, verdwijnt de noodzaak voor specifieke richtlijnen. Kiezen voor de meest concurrerende offerte Men moet voor zover dat mogelijk is voor de meest concurrerende offerte moeten kiezen. Concreet betekent dit: • • •
er wordt altijd gezocht naar de offerte die het beste aan de vooraf vastgestelde selectiecriteria voldoet; met de meest concurrerende offerte wordt niet zonder meer de goedkoopste offerte bedoeld, maar de offerte met de beste prijs-kwaliteitverhouding; in geval dat meerdere offertes qua het voldoen aan criteria gelijk zijn, zou de prijs als een zwaarwegend selectieargument gebruikt moeten worden; in het dossier dat over alle opdrachten bewaard wordt, wordt (indien van toepassing) speciaal gemeld waarom niet voor de goedkoopste offerte is gekozen.
49
PROTOCOL BIJ DE INSCHAKELING VAN EEN EXTERNE ADVISEUR OF EEN INTERIM_MANAGER In gevallen dat de kosten waarschijnlijk hoger zijn dan € XXXXX moet het protocol altijd gevolgd worden. Het volgen van het protocol, inclusief de evaluatie, kan bij de controle van de jaarrekening door de accountant speciaal worden getoetst. Verder is het mogelijk dat ook in de toekomst het bestuur een rapportage op opdrachtniveau wenselijk acht. Ook daarvoor moeten bepaalde gegevens over de opdrachten speciaal worden bewaard. Bij de gemeente worden externen in diverse hoedanigheden ingehuurd. Uitzendkrachten worden ingeschakeld in geval van ziektes en plotselinge pieken. Het kan gaan om een veranderopdracht maar ook om een ontwikkel- of overbruggingsopdracht. De soort opdracht en de zwaarte van de werkzaamheden spelen een belangrijke rol bij de te nemen stappen c.q. de invulling van deze stappen. Daardoor wordt bepaald wie voor de procedure verantwoordelijk is of erbij betrokken moet worden. In ieder geval moeten de volgende stappen worden doorlopen: Vaststelling van het probleem Behoefte aan inhuur kan op verschillende manieren ontstaan. Een van de redenen is langdurige ziekte van een medewerker of tijdelijke vacatureruimte in verband met ontslag van een medewerker. Wat moet de in te schakelen persoon aan werk verrichten en aan resultaten realiseren? Aandacht voor taken, plichten en verantwoordelijkheden. Gebeurt door de leidinggevende, bij voorkeur samen met de P&O-functionaris. Wat precies wil men door een adviseur laten oplossen? Het definiëren van het eindresultaat van het adviesproduct zal vaak in deze fase nuttig zijn. In verband met de stuurbaarheid van het adviesproces is het aan te bevelen de opdrachten qua omvang niet te groot te maken. Bij complexe problemen kan het nodig zijn een adviseur in te schakelen om bij de opdrachtformulering te helpen. Wanneer Europese aanbesteding nodig is, gezien de te verwachten kosten, moeten de desbetreffende richtlijnen uiteraard worden gevolgd. In gevallen dat het niet om Europese aanbesteding gaat, wordt in deze fase meestal nog geen definitieve adviesopdracht geformuleerd. Het ‘begrijpen’ van het probleem door het bureau is namelijk een van de vaak toegepaste selectiecriteria. Vaststelling van het gewenste profiel Aandacht zowel voor zakelijke aspecten (kennis en vaardigheden, specifieke managementdeskundigheden) als aan persoonlijke vaardigheden. Beslissing voor interne of externe uitv oering Bepaald wordt of inhuur strikt noodzakelijk is. In sommige gevallen is het mogelijk om gebruik te maken van stagiaires. In andere gevallen is er wellicht sprake van (tijdelijke) overcapaciteit bij andere afdelingen. Met de interne uitvoering wordt bedoeld: eigen medewerkers en adviseurs of medewerkers van andere afdelingen die of ervaring hebben bij een vergelijkbare problematiek of die in het kader van loopbaanontwikkeling etc. advieswerkzaamheden verrichten. In principe gelden de richtlijnen van dit protocol ook voor de interne uitvoering (door medewerkers uit andere afdelingen).
50
Overleg met financiën In deze fase zou al aandacht besteed moeten worden aan de te verwachten omvang (kosten, doorlooptijd etc.). Treed (als dit nog niet gebeurd is) in overleg met financiën over de volgende vraagstukken: • • •
Is er voldoende budget Ten laste van welk budget worden de ingeschatte kosten gebracht Moet er tijd geschreven worden?
Bepaald moet worden of er nog voldoende budget beschikbaar is voor inhuur. Het budget voor inhuur is een centraal budget dat beheerd wordt door ……. Ongeacht waar het geld vandaan komt, altijd dient een concept-voorstel inclusief becijfering van het geldbeslag de gemeentesecretaris te passeren. Van het beslag op het centrale budget voor inhuur personeel wordt een spreadsheetoverzicht bijgehouden dat voortdurend wordt bijgewerkt op het moment dat een voorstel tot inhuur door de directie wordt goedgekeurd. Toestemming directie Indien er nog geld over is en men moet overgaan tot inhuur dan wordt het voorstel door het afdelingshoofd definitief gemaakt ten behoeve van de directie waarin vermeld wordt: - waarom men wil inhuren - hoeveel uren men wil inhuren - hoeveel het tarief per uur ongeveer zal zijn - wat het huidige restant van het inhuurbudget is - wat het beslag op dit restantbudget naar schatting zal zijn - hoeveel er naar schatting aan budget overblijft voor andere inhuur Alle voorstellen tot inhuur die ten laste gaan van het centrale budget voor inhuur moeten via de directie lopen. Opstellen programma van eisen Bepaald wordt wat de in te huren medewerker moet doen. Dat wil zeggen welke productie hij of zij moet leveren c.q. welke prestaties moeten zijn geleverd op het moment dat hij of zij vertrekt. Het is zaak deze eisen/doelstellingen zo smart mogelijk op papier te zetten zodat evaluatie (zowel tussentijds als bij vertrek) goed mogelijk is. Vaststelling van selecteurs en selectiecriteria Waarschijnlijk is een van de selecteurs al bij de probleemformulering betrokken geweest. Afhankelijk van de te verwachten grootte en het belang van het project, vaststellen wie bij de selectie betrokken moeten zijn. Bij voorkeur altijd minimaal twee personen. Betrek ook inkoopexpertise en P&O bij de selectie. De groep stelt de selectiecriteria vast en bereidt zich voor op het kennismakingsgesprek.
Benaderen eigen netwerk Indien mogelijk worden personen benaderd die in het verleden reeds voor de gemeente hebben gewerkt en waarmee men goede ervaringen heeft. Er wordt wel gewerkt volgens het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Dat wil zeggen: boven een grensbedrag worden ook anderen benaderd. Benaderen bureau's In sommige gevallen wordt gebruik gemaakt van vaste aanspreekpunt/bureau's. Er wordt voor gezorgd dat van minimaal x personen (afhankelijk van de omvang van de opdracht) CV's worden ontvangen.
51
Selectie voor in te schakelen bureaus Op basis van het gewenste profiel worden de bureaus gekozen die voor het voorstellen van kandidaten worden uitgenodigd. Keuze voor minimaal twee adviesbureaus die voor een gesprek en voor het uitbrengen van een offerte worden uitgenodigd. In gevallen dat het aantoonbaar om een vervolgopdracht of een vaste adviesrelatie bij vergelijkbare problemen gaat, kan hiervan worden afgeweken. In andere gevallen kan alleen met expliciete bestuurlijke instemming (van het college) van de meervoudige offerteaanvraag worden afgeweken. Indien nodig, kennisnemen van de beroepscode en de mogelijke gedragsregels die voor dit type adviseurs gelden. Kennismakingsgesprek De gekozen bureaus worden uitgenodigd tot het uitbrengen van een offerte op basis van de probleemformulering en mogelijk ander beschikbaar gesteld materiaal. Het kennismakingsgesprek waarin het probleem wordt besproken kan zowel op initiatief van het bureau of van de opdrachtgever plaatsvinden. Ontvangst van de offerte Controle op compleetheid en tijdigheid. Mogelijk aanvullende vragen. Terug naar directie? Indien de juiste kandidaat is gevonden en blijkt dat deze duurder is dan oorspronkelijk aan de directie aangegeven, dan moet men terug naar de directie en verzoeken om aanvullend budget Selectie uit kandidaten Selectie gebeurt door middel van gesprekken op basis van de vooraf vastgestelde criteria (profiel). Mogelijke referenties nagaan. Aandacht aan het opereren in bestuurlijke omgeving. Eerste keuze gebeurt vóórdat de contractonderhandeling plaatsvindt. Bij de selectie weegt in elk geval de offerte mee (= hoe goed is het probleem en de specifieke situatie begrepen). De indrukken opgedaan tijdens het kennismakingsgesprek, de cv’s van voorgestelde adviseurs en mogelijke referenties (vergelijkbare opdrachten of opdrachtgevers) kunnen ook van belang zijn. De standaardvoorwaarden van de bureaus moeten kritisch worden doorgenomen. In geval dat men niet tot de keuze kan komen, kan men of een aangepaste offerte aanvragen of alsnog andere bureaus inschakelen. Indien wenselijk moet de plicht tot geheimhouding ook in het contract speciaal genoemd worden. Ook nagaan of de tijdsplanning en voorgestelde rapportages acceptabel zijn. Bij de vergelijking van de kosten voor verschillende alternatieven ook de kosten, die door de eigen organisatie gemaakt moeten worden, meenemen. Ook kan worden besloten dat over de prijs en onderdelen van de uitvoering nog onderhandeld moet worden. Indien niet eerder gebeurd, moet nu de wijze van ‘begeleiding’ van de kant van de opdrachtgever worden vastgesteld. Het kan ook wenselijk zijn dat sommige medewerkers van de eigen organisatie met een leerdoelstelling aan het project participeren. Het voorstel voor de inschakeling van het gekozen bureau goedkeuren conform richtlijnen. In speciaal vastgestelde gevallen is melding vooraf aan het college nodig. Bij opdrachten die onder het protocol vallen gebeurt de opdrachtverstrekking door het afdelingshoofd of door de directie. Vaststelling contract Het bureau stelt de offerte bij op basis van de wensen van de opdrachtgever en de resultaten van de onderhandelingen. Dat er een juiste adviesopdracht wordt geformuleerd, blijft de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever, dus concrete input van de opdrachtgever is meer dan wenselijk. Gezien de verschillende soorten opdrachten volgt hier alleen een korte opsomming over aspecten die in het contract vastgelegd moeten worden:
52
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Zijn de afspraken gemaakt op basis van ‘fixed price’, ‘fixed date’, ‘budgetplafonds’ of anderszins? Hoe wordt de communicatie geregeld mochten limieten qua tijd en/of geld overschreden (dreigen te) worden. Oppassen voor term ‘inspanningsverplichting’ (= we zullen ons best doen) indien mogelijk concrete ‘deliverables’ of resultaten afspreken. Geheimhoudingsplicht vastleggen. functieomschrijving en plaats in de organisatie (samenwerkingsrelaties); taken en resultaten die gehaald moeten worden; termijn waarbinnen (bij voorkeur binnen de eerste twee-vier weken) het plan van aanpak (het persoonlijk actieplan) gereed moet zijn de wijze van goedkeuring daarvan; tijdsduur/looptijd van de opdracht; honorering en de wijze van verantwoording; opzeggingsvoorwaarden van beide zijden; frequentie en inhoud van de voortgangsrapportage; vertrouwelijkheid en concurrentiebeding; mogelijke steun vanuit het bureau. het aantal uren (per week/per maand/in totaal het uurtarief een beschrijving van de uit te voeren werkzaamheden (indien van toepassing) een beschrijving van de te leveren prestaties (indien nodig) momenten en wijze waarop tussentijdse evaluatie plaatsvindt
Eveneens is het van belang vast te leggen van (op de algemene voorwaarden aanvullende, of daarvan afwijkende) afspraken over de vervanging in geval van ziekte, overlijden of wanneer de adviseur te kennen geeft toch wat eerder weg te willen dan aanvankelijk was afgesproken, c.q. wanneer de opdrachtgever van de adviseur af wil. Start van de opdracht Aandacht aan het tijdig regelen van huisvesting, faciliteiten/werkplek, introductie en evt. begeleiding, procedures bij afwezigheid, back-up etc. Uitvoering van de opdracht Het goedgekeurde plan van aanpak is een belangrijk startdocument voor overleg met de opdrachtgever over de uitvoering van de opdracht. Het door de derde uit te voeren werk wordt uitgevoerd. Tussentijds vindt evaluatie plaats. Indien deze negatief is, wordt het contract stopgezet. De tussentijdse evaluaties worden gearchiveerd. Evaluatie Ook opdrachten, uitgevoerd door vaste relaties (intern of extern) dienen regelmatig te worden geëvalueerd. Bij de evaluatie zou in elk geval de opdrachtgever/direct leidinggevende betrokken moeten zijn. Aandacht minimaal voor de volgende aspecten: • • • • • • • •
resultaten (toepasbaarheid, juistheid van conclusies en aanbevelingen, kosten versus baten); inbreng (kennis van de branche, zicht op de problematiek, kortom de meerwaarde); houden aan afspraken (begroting, levertijd); inlevingsvermogen (in de bestuurlijke omgeving, in de organisatie, in de situatie in het algemeen); werkwijze (voorbereiding, wijze van samenwerking met de klantorganisatie, klantgerichtheid, kwaliteit van de tussentijdse terugkoppeling etc.); communicatie in het algemeen en de presentatie van de resultaten; houding/optreden van de adviseurs, werkzaam bij de klant. ondersteuning uit het bureau, indien van toepassing.
Ook de eigen evaluaties van de bureaus kunnen interessante uitgangspunten opleveren. Evaluatie gebeurt ook tijdens de opdracht na een van tevoren afgesproken tijdsperiode.
53
Exit-gesprek Indien sprake is van inhuur van expertise op een hoog niveau en van een voldoende lange duur wordt de adviseur verzocht om mee te werken aan een gesprek waarin niet het functioneren van betrokkene centraal staat, maar het functioneren van de gemeente. Wat te bewaren? Voor een mogelijke latere toepassing of voor de toetsing op steekproefbasis, dient het volgende te worden bewaard: • • • • • • • • • • •
eerste probleemformulering; motivering voor externe uitvoering; selectiecriteria; namen van bureaus die voor een offerte zijn uitgenodigd; op basis waarvan de keuze tot stand is gekomen; offerte van de belangrijkste concurrenten; opdrachtformulering en vastgestelde profiel; kopie van het contract en mogelijk de bijgestelde opdrachtformulering; eindrapportage, indien van toepassing; namen van uitvoerende adviseurs; evaluatieresultaten.
54
Bijlage 4: Vragenlijst onderzoek inhuur derden Dossier: Naam ingehuurde……………………………………………………………………………… Bureau………………………………………………………………………………………… Afdeling:……………………………………………………………………………………… Jaar/duur opdracht:……………………………………………………………………………… Soort opdracht/uit te voeren werkzaamheden (advies, interim- management, projectmanagement etc) ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………. Financiën: Is van te voren gekwantificeerd hoeveel uur en euro de opdracht zou gaan omvatten?............... Zo ja: hoe groot waren de verwachte uitgaven? ....................................................................... Is de opdracht naderhand nog uitgebreid/verlengd?................................................................... Zo ja, met hoeveel uur/euro?................................................................................................. Zo ja, waarom is de opdracht uitgebreid?................................................................................. ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………. Noodzaak van de inhuur: Wat was het “op te lossen probleem”?..................................................................................... Was het probleem niet oplosbaar met eigen medewerkers? Waarom niet?.................................. ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………….
55
Aanbesteding: Zijn er verschillende bureaus benaderd?.................................................................................. Zo ja hoeveel en welke? ……………………………………………………............................... Op basis waarvan is voor de ingehuurde gekozen?.................................................................... Was de prijs bepalend?.......................................................................................................... Waren andere factoren bepalend? Zo ja, welke?........................................................................ Is de opdracht schriftelijk naar de ingehuurde gecommuniceerd?............................................... Zijn er randvoorwaarden gesteld bij de opdrachtverlening? Zo ja, welke?.................................. ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………. Besluitvorming: Is er een directiebesluit van de inhuur? ………………………………………………………… Is er een B&W-besluit van de inhuur? ………………………………………………………… Is de raad betrokken geweest/op de hoogte gesteld van de inhuur? …………………………… Tussentijdse monitoring: Wie was belast met de aansturing van de ingehuurde?............................................................... Op welke wijze werd deze aansturing vormgegeven?................................................................. ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………….
56
Op welke wijze is tussentijds gemonitord of de gewenste resultaten c.q de gewenste kwaliteit werd/zou worden geleverd? ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………. Zijn er tussen (functionerings-)gesprekken met de ingehuurde gevoerd?................................... Eindresultaat en evaluatie: Is het te behalen resultaat bereikt c.q. is de gewenste kwaliteit geleverd?.................................. Hoe hebt u dit vastgesteld?.................................................................................................... ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………. Zou u de ingehuurde nog een keer willen inhuren? Zo neen, waarom niet?................................ ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………. Hebt u met de ingehuurde een eindgesprek gevoerd?................................................................ Hoe hebt u geborgd dat de opgedane kennis van de ingehuurde achterblijft in de organisatie? Heeft de organisatie van de inhuur geleerd? ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………. Hebt u een eindevaluatie/verslaglegging/verantwoording opgesteld van de inhuur? Zo ja graag toevoegen……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………..
57
Bijlage 5: 1.
Casestudies
Arends advies
Medewerker: uitgaven:
Ingehuurd door:
Arends € 42.370 € 33.506 € 25.849 € 8.231 € 54.321 Oosterlee
(2003) (2004) (2005) (2006) (2008)
Betrokkene is een jurist op het gebied van ruimtelijke ordening. Hij is in 2003 tot en met begin 2006 ingehuurd ten behoeve van werkzaamheden voor de commissie bezwaar en beroep. Thans is betrokkene wederom in Heeze-Leende werkzaam bij de afdeling RO en belast met het wegwerken van achterstanden m.b.t. diverse bestemmingsplannen. In 2003 heeft betrokkene achterstanden weggewerkt die bestonden bij de commissie bezwaar en beroep. In 2004 tot en met 2006 was de agenda van deze commissie dermate gevuld dat continuering van de inhuur noodzakelijk was. Tot begin 2006 was, in verband met de op dat moment lopende discussie van de bezuinigingen op formatie, onduidelijk of de functie vast ingevuld zou kunnen worden. Daarom koos met tot die tijd voor inhuur. Begin 2006 werd betrokkene opgevolgd door de medewerker genoemd onder casus 5, toen deze in vaste dienst trad. De met de commissie bezwaar en beroep gepaard gaande activiteiten namen ongeveer 30 uur per week in beslag. Vooraf is niet expliciet becijferd hoeveel kosten de inhuur met zich mee zouden brengen. De manier waarop betrokkene is “binnengehaald” c.q. het traject tot de aanbesteding is thans niet meer bekend. Bovengenoemde inhuurder was niet belast met de inhuur van betrokkene. Aansturing van betrokkene vond plaats door het hoofd POC (Wil van Ham). Daarnaast werd betrokkene aangestuurd door de leden van de commissie bezwaar en beroep. De ervaringen met betrokkene waren positief, 2.
Beka Nova
Medewerker: uitgaven
Ingehuurd door
diversen € 45.154 € 59.492 € 57.534 € 24.548 Maas
(2003) (2004) (2005) (2006)
Het betreft hier de inhuur van diverse medewerkers. De eerste inhuur vond plaats door de voorganger van de hier genoemde inhuurder. De reden van de inhuur was dat er bij ICT een gebrek was aan capaciteit c.q. een tekort aan formatie. Dit tekort was in de loop der jaren ontstaan vanwege de uitbreiding van het aantal systemen en applicaties. Voorzover bekend zijn er geen stukken (bijvoorbeeld offertes en dergelijke) beschikbaar met betrekking tot deze inhuur. Of er sprake was van het consulteren van verschillende leveranciers is thans niet meer te zeggen. Een van de medewerkers van Beka Nova, degene die het meest in Heeze-Leende de werkzaamheden uitvoerde, is in de loop van 2006 vast in dienst genomen en is nog steeds in Heeze- Leende werkzaam.
58
3.
Freelancer
Medewerker: uitgaven
Ingehuurd door
Bongers € 37.253 € 55.376 € 32.181 € 32.181 € 20.405 € 20.405 € 40.810 € diversen scholen Oosterlee
(2005) (2006) (school Sterksel 2006) (school leende 2006) (school Trumakkers 2007) (school Sterksel 2007) (school leende 2007) (2008)
Betrokkene is op detacheringsbasis ingehuurd toen hij nog werkzaam was in gemeente Echt. Betrokkene werd ingehuurd als afdelingshoofd Welzijn. Op dat moment was er immers sprake van een vacature. Om de functie van afdelingshoofd te laten vervullen door een ander afdelingshoofd was geen optie. De afdeling had al te veel met personeelswisselingen te maken gehad. Er was behoefte aan rust binnen de afdeling en aan een hoofd met veel inhoudelijke kennis. De opdracht van betrokkene liep door tot het moment dat zijn opvolger kwam per 1 februari 2006: zie casus 9. Betrokkene is in de loop van 2006 voor zichzelf begonnen en heeft dus sindsdien een eigen bedrijf. Dit was voor Heeze-Leende geen reden om afscheid van het te nemen. De relatie met hem is gecontinueerd omdat het door hem gevraagde uurtarief, vergeleken met de tarieven op de markt, uitzonderlijk laag was. Betrokkene voert ook andere opdrachten uit, waaronder een opdracht in een naburige gemeente. Hij is dus niet alleen van Heeze-Leende afhankelijk. Betrokkene voerde diverse projecten uit met betrekking tot de nieuwbouw van scholen. Bij de aanvang van ieder project is bekeken of betrokkene de juiste projectleider was voor het nieuwe project. Thans lopen de projecten tegen hun einde. Naar verwachting zal betrokkene medio 2009 de organisatie gaan verlaten. Daarom is met hem ook nooit gesproken over de mogelijkheid van een vast dienstverband. De ervaringen met betrokkene zijn zeer positief. Aansturing vindt door de secretaris plaats. Formeel vinden er iedere maand voortgangsgesprekken met betrokkene plaats. Daarnaast is sprake van veel overleg in de informele sfeer.
59
4.
Freelancer
Medewerker: Uitgaven Ingehuurd door
Hissel € 43.001 (2005) € 20.225 (2006) van der Meijden
Betrokkene is ingehuurd voor het uitvoeren van een aantal projectmatige werkzaamheden, te weten: invoering van de WMO, privatisering sportaccommodaties en opstellen van het welzijnsbeleid. Deze werkzaamheden werden voor 28 uur per week uitgevoerd. De ingehuurde was zeer ervaren en is ook op grond van zijn ervaring gekozen. Afspraak was dat hij na afloop van de privatisering de organisatie zou verlaten, hetgeen ook gebeurd is. Betrokkene paste niet in de cultuur van de organisatie. desalniettemin is hij tot aan het einde van de duur van de opdracht gebleven omdat tussen betrokkene en diverse maatschappelijke organisaties (sportverenigingen e.d) intensieve contacten waren gelegd en het moeilijk zou zijn om betrokkene door een ander te vervangen. Invulling van de werkzaamheden door andere medewerkers was niet mogelijk. Inhuur was noodzakelijk omdat zowel in kwalitatief als in kwantitatief opzicht de organisatie cq. de afdeling Welzijn onvoldoende geëquipeerd was. Inhuur vond plaats door de voorganger van bovengenoemde inhuurder. Deze heeft de organisatie inmiddels verlaten. Hierdoor zijn er geen uitspraken te doen over de vraag hoe de aanbesteding heeft plaatsgevonden. 5.
Sargas
Medewerkers Uitgaven Ingehuurd door
Chalch/Gillissen € 54.878 (2005) € 17.689 (2006) van Ham
Betrokkene is eind 2005 ingehuurd in verband met het vertrek van een prévutter (seniorenregeling). Zij was juriste en werd belast met het beheren van de verzekeringsportefeuille, de afhandeling van schadeclaims en van bezwaarschriften met betrekking tot sociale zaken. Omtrent deze inhuur zijn geen stukken meer voorhanden. Of er meerdere offertes zijn aangevraagd is thans niet meer bekend, Wel is bekend dat het, gezien het aanbod op de arbeidsmarkt, niet makkelijk was de functie in te vullen. Betrokkene ontpopte zich als een zeer kundig medewerker en werd later (begin 2006) in vaste dienst genomen. In november 2008 heeft betrokkene de organisatie weer verlaten.
60
6.
Tempo team
Medewerker Uitgaven Ingehuurd door
van de Kooi € 51.815 (2005) van der Meijden
Betrokkene is vanaf 2008 in vaste dienst van de gemeente. Betrokkene heeft vanaf begin 2005 tot eind 2005 gewerkt als sporthalbeheerder. Bij de aanvang van zijn werkzaamheden was er een vacature ontstaan waarvan toen nog niet duidelijk was of deze alsnog zou moeten worden ingevuld. Pas na het vertrek van betrokkene is komen vast te staan dat permanente invulling wel noodzakelijk was. Met het oog op deze invulling zijn in februari 2006 sollicitatiegesprekken gevoerd. Toen had betrokkene inmiddels een andere baan aanvaard. Betrokkene werkte 36 uur per week naar volle tevredenheid. Over de wijze waarop de aanbesteding plaatsvond is thans niets meer bekend. De aansturing van betrokkene vond plaats door de coördinator sport-accommodaties. Deze aansturing vond wekelijks cq. bijna dagelijks plaats. 7.
Mailprofs
Medewerker Uitgaven
Ingehuurd door
Wanrooi € 28.966 € 44.411 € 10.486 Maas
(2006) (2007) (2008)
Betrokkene is aangetrokken voor in totaal 36 uur, waarvan 20 uur het wegwerken van achterstanden in het archief en voor 16 uur in verband met het invullen van een vacature. De achterstanden bij de archivering zijn in de loop der jaren “erin geslopen”. Betrokkene is relatief lang (in jaren) ingehuurd, omdat lang onzekerheid bestond over de bij DIV gewenste samenstelling van het team cq. het gewenste niveau van de nieuw vast aan te trekken medewerker. In 2008 is betrokkene vervangen door de medewerker(s) van VHIC (zie casestudy 16). Deze vervanger is thans nog steeds in Heeze-Leende aanwezig en houdt zich (nog steeds) bezig met achterstanden in het archief, uniformering van het archief en digitalisering van het archief. Voor zover bekend bij de inhuurder zijn bij het binnenhalen van betrokkene offertes aangevraagd bij diverse bureau’s en zijn er gesprekken gevoerd met verschillende kandidaten. De keuze is gevallen op de persoon die bij deze gesprekken het beste uit de bus kwam. De monitoring en kwaliteitsbeoordeling van het werk van betrokkene vond plaats door de coördinator DIV en vond plaats gedurende het werk en tijdens het werkoverleg. Met betrokkene zijn géén functioneringsgesprekken gevoerd.
61
8.
PTM&A
Medewerker Uitgaven
Ingehuurd door
van Eeden € 72.845 € 97.513 € 83.142 van Ham
(2006) (2007) (2008)
Betrokkene is in 2006 binnengehaald nadat in december 2005 12 vacatures ontstonden. Haar werkzaamheden bestonden voornamelijk uit P&O-werk: werving en selectie. Thans is zij nog aanwezig en voert zij diverse projecten uit. 9.
Service
Medewerker Uitgaven Ingehuurd door
van der Meijden € 74.397 (2006) Oosterlee
Betrokkene is de opvolger van de medewerker genoemd onder case 3. Zij is per 1 februari binnengekomen als afdelingshoofd Welzijn, met als primaire taak de implementatie van de WMO. Betrokkene kwam via een bureau binnen met als conditie dat, bij goed functioneren, de inhuur zou veranderen in een vast dienstverband. Van goed functioneren was sprake. Thans is betrokkene vanaf 1-1-2008 in vaste dienst van de gemeente. Voor wat betreft de aanbesteding is niet geheel de koninklijke weg bewandeld. Betrokkene is via contacten in de informele sfeer binnengehaald. 10.
Tempo team
Medewerker Uitgaven
Ingehuurd door
Berkemeijer € 64.107 (2006) € 87.167 (2007) € 98.323 (2008) van der Meijden
Betrokkene is in Heeze-Leende werkzaam totdat het nieuwe dorpshuis (naar verwachting 1-12010) zal worden geopend. Thans is hij beheerder van d’n Toversnest. Het functioneren van betrokkene is zeer naar tevredenheid. Sinds zijn aantreden zijn de huur- en barinkomsten gestegen. Een keer per 3 maanden vindt werkoverleg tussen betrokkene en het afdelinghoofd plaats. Tevens wordt betrokkene “meegenomen” in de reguliere cyclus van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Vastleggingen hiervan vinden niet plaats. Aanbesteding heeft plaatsgevonden door drie bureaus te benaderen. Uiteindelijk was de ervaring van betrokkene doorslaggevend voor de gemaakte keuze. Uiteindelijk zal betrokkene 4 jaar lang voor HeezeLeende werkzaam zijn. Voor deze “constructie” is gekozen omdat het toekomstige dorpshuis zal worden beheerd door een stichting die eigen personeel in dienst heeft. De gemeente kon betrokkene niet in dienst nemen omdat er sprake was van eindige werkzaamheden.
62
11.
Tog
Medewerker Uitgaven Ingehuurd door
Willems € 32.456 € 18.422 Maas
(2006) (2007)
Betrokkene was circa ½ jaar in Heeze-Leende werkzaam als administratief medewerkster ten behoeve van piekwerkzaamheden als gevolg van de periodieke herwaardering. Eigenlijk had betrokkene gewoon bij Tog kunnen werken ten behoeve van Heeze-Leende waarna facturering van dit werk zou hebben plaatsgevonden. Heeze-Leende koos er bewust voor om betrokkene in huis te halen zodat het WOZ-systeem door betrokken rechtsreeks kon worden gemuteerd. Heeze- Leende had namelijk slechte ervaringen met het muteren op afstand en vervolgens inbrengen van alle mutaties in een keer in het WOZ-systeem. Hierbij zijn in het verleden veel fouten ontstaan. Bij de keuze voor betrokkene is alleen Tog benaderd. Das was opportuun omdat betrokkene ook met Tog-programmatuur moest gaan werken. Beoordeling van de kwaliteit van de werkzaamheden van betrokkene vond plaats door middel van controle door collega’s op de in het systeem ingebrachte mutaties (4-ogen-principe) en door de bestands/applicatiebeheerder. Betrokkene is in 2007 in dienst genomen op het moment dat bij het team belastingen sprake was van een formatie-uitbreiding en er dus een vacature ontstond. Betrokkene is thans nog steeds in Heeze-Leende werkzaam. 12.
LS Project
Medewerker Uitgaven Ingehuurd door
Ellis Brinkman € 43.903 (2007) Oosterlee
Betrokkene in parttime ingehuurd ten behoeve van de uitvoering van het project dorpshuis. Het betrof hierbij het traject tot en met het ondertekenen van de overeenkomst m.b.t. de bouw van het dorpshuis. Van te voren is goed gekwantificeerd hoeveel uitgaven met de inhuur gepaard zouden gaan. De opdracht is naderhand nog met drie maanden verlengd omdat het bouwcontract nog niet `rond`was. Deze opdracht kon niet worden uitgevoerd door eigen mensen. Het ontbrak Heeze-Leende aan de capaciteit. Betrokkene heeft naar de mening van de inhuurder goed werk geleverd. Door de uitstekende sociale vaardigheden van betrokkene is binnen en buiten het gemeentehuis voor draagvlak gezorgd. Aansturing van betrokkene vond plaats door de gemeentesecretaris. Minimaal een keer per maand vonden er voortgangsgesprekken met betrokkene plaats.
63
13.
Kobalt
Medewerker Uitgaven Ingehuurd door
Hapert € 134.177 Oosterlee
(2008)
Betrokkene is ingehuurd als afdelingshoofd RO. De opdracht duurde van 1-1-2008 tot 1-2-2009. Betrokkene is bewust zolang ad interim ingehuurd omdat niet geheel duidelijk was op welke wijze de nieuwe organisatie zou worden ingericht. Het college is vooraf van deze kwestie op de hoogte gesteld. Het college is met de inhuur akkoord gegaan. Thans is duidelijk hoe de nieuwe organisatie er uit ziet. Binnenkort bestaat de organisatie (zeer waarschijnlijk) uit de volgende afdelingen:
• • • • •
Afdeling
Leidinggevende
Klant contact centrum Beheer en vastgoed Vergunningen, Veiligheid en Handhaving Beleid Financiën en control
vacature van der Meijden vacature Hurkmans Maas
De afdeling RO bestaat thans niet meer. Betrokkene is door de inhuurder binnengehaald op grond van de goede ervaringen die gemeente Son&Breugel met betrokkene had. De inhuurder was zelf belast met de aansturing van betrokkene. Over de prestaties van betrokkene was men zeer tevreden. Betrokkene heeft binnen de afdeling een belangrijke wijziging van cultuur en gedrag kunnen bewerkstelligen. 14.
NCOD
Medewerker Uitgaven Ingehuurd door
De Vries € 61.414 Maas
(2008)
Betrokkene is bij financieel beleid binnengehaald ter vervanging van een ziek medewerker. Deze medewerker heeft een dienstverband van 30 uur. Betrokkene is binnengehaald voor 24 uur per week. De opdracht loop in april 2009 af, nadat de jaarrekening 2008 gereed is. Bij de inhuur van betrokkene zijn diverse (landelijk bekende) bureau’s benaderd. Met diverse kandidaten zijn er sollicitatiegesprekken gevoerd. Beoordeling van het werk vindt plaats door het afdelingshoofd c.q. de inhuurder. Afstemming/coördinatie vindt plaats tijdens het afdelingsoverleg. Tussen het afdelingshoofd en betrokkene zijn diverse werkoverleggen gevoerd. De kwaliteit van het door betrokkene geleverde werk was goed te beoordelen aan de hand van de door hem geproduceerde stukken. Betrokkene functioneert naar tevredenheid. Betrokkene heeft naast het reguliere werk diverse speciale opdrachten uitgevoerd, waaronder de doorontwikkeling van de programmabegroting (n.a.v. het rapport van de RKC). Betrokkene wenst over te gaan naar een andere opdracht. Daarom wil hij Heeze-Leende verlaten. Naar verwachting zal in april 2009 nog geen werkhervatting plaatsvinden van de zieke medewerker. Ten tijde van het opstellen van dit rapport wordt naar een oplossing van dit probleem gezocht.
64
15.
Start
Medewerker Uitgaven Ingehuurd door
Snoeyen (e.a.) € 10.656 (2007) € 85.261 (2008) van Ham
Betrokkene is voor één jaar op proef, op oproepbasis, binnengehaald en functioneert als receptioniste. De afspraak is dat na dit jaar de uitzendrelatie wordt omgezet in een vast dienstverband. Dit is inmiddels het geval. Redenen om eerst te kiezen voor de uitzendconstructie zijn flexibiliteit, voorkomen van eventueel wachtgeld en het feit dat het aantal uren op voorhand nog niet was in te schatten. 16.
VHIC
Medewerker Uitgaven Ingehuurd door
Kouwenberg € 64.148 (2008) Maas
Inhuur van betrokkene vond plaats als vervolg op de opdracht van bureau Mailprofs (zie casestudy 7. Betrokkene is vooral belast met de digitalisering van het archief. Net als bij casestudy 7 is betrokkene voor 36 uur per week aangenomen, waarvan 16 uur vacatureruimte en 20 uur wegwerken van achterstanden bij het team DIV. In 2009 is er nog een medewerker van VHIC binnengekomen. Thans zijn beiden voor in totaal 40 uur werkzaam. Of bij de inhuur diverse bureau's benaderd zijn is de inhuurder thans niet meer bekend. De keuze voor VHIC is genomen vanwege de specifieke digitaliserings- en automatiseringskennis die bij dit bureau aanwezig is.
65
Bijlage 6: Lijst van geïnterviewde personen
H. Oosterlee
Gemeentesecretaris
W. van Ham
afdelingshoofd POC
R. Arns
personeelsconsulent
F. Maas
afdelingshoofd Middelen
J. van der Meijden
afdelingshoofd Inwoners
66
