QUICK SCAN NAAR DE INHUUR VAN EXTERNEN GEMEENTE BUSSUM
REKENKAMERCOMMISSIE BUSSUM
1
Postbus 85203 3508 AE Utrecht [t] 030 233 44 29 [f] 030 262 34 38 [i] www.necker.nl Onderzoeker De heer R.C (Reinier) Dijkstra MA [t] 06 261 040 16 [e]
[email protected] Kenmerk LI 11930 Datum 25 mei 2010
2
INHOUDSOPGAVE 1
Inleiding: onderzoek naar externe inhuur
5
1.1
Doelstelling: focus op eerder uitgevoerd rekenkameronderzoek
5
1.2
Afbakening: indicatie van relevantie aanbevelingen
5
1.3
Leeswijzer: waar leest u welke bevindingen?
6
2
Twintig andere rekenkamers over externe inhuur
7
2.1
Aanbevelingen gaan over het algemeen in op drie categorieën
7
2.2
Beleidskaders: richtlijnen en doelstellingen
7
2.3
Transparantie: procedures, dossiervorming en registratie
7
2.4
Sturing: informatievoorziening college en raad
9
3
Aard en omvang externe inhuur in Bussum
11
3.1
Omvang externe inhuur is in 2008 toegenomen
11
3.2
Externe inhuur ook toegenomen als percentage van de totale loonsom
12
3.3
Aard van de externe inhuur: toename inhuur personeel
12
3.4
Verklaringen voor toename in externe inhuur
13
3.5
Financiële administratie Bussum biedt goed inzicht in externe inhuur
14
4
Beleidskaders Bussum over externe inhuur
15
4.1
Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid bevat fasering en procedures
15
4.2
Algemene Voorwaarden van Bussum zijn vooral juridisch van aard
16
4.3
Intern memo geeft globale procedure over externe inhuur
16
4.4
De beleidskaders over externe inhuur missen een aantal elementen
18
5
Conclusies en aanbevelingen
21
5.1
Conclusies over betekenis rekenkameronderzoeken voor Bussum
21
5.2
Aanbevelingen aan de raad
23
Bijlage: Gebruikte bronnen
25
Bestudeerde rekenkameronderzoeken
25
Bestudeerde documenten
25
3
INLEIDING
1 INLEIDING: ONDERZOEK NAAR EXTERNE INHUUR De Rekenkamercommissie Bussum heeft een quick scan naar de inhuur van externen uitgevoerd. De aanleiding voor deze quick scan is tweeledig. In de eerste plaats is het financieel en politiekbestuurlijk belang van externe inhuur groot. Dit blijkt uit de omvangrijke bedragen die vaak met externe inhuur zijn gemoeid. Voor veel gemeenteraden is het moeilijk om zicht te krijgen op de aard en omvang van de externe inhuur die in een gemeente plaatsvindt. Ook vragen raadsleden zich vaak af wat de aanleiding is voor externe inhuur en op welke manier het college afweegt of het extern wil inhuren. In de tweede plaats blijkt dat de inhuur van externen in de top drie van de meest gekozen 1 onderzoeksonderwerpen voor rekenkamer(commissie)s staat. Dit roept de vraag op of de gemeente Bussum van de vele eerder uitgevoerde onderzoeken naar dit onderwerp kan leren. In haar jaarplan 2010 geeft de Rekenkamercommissie Bussum aan dat zij door gerichte Quick Scans en onderzoeken de doeltreffendheid en de doelmatigheid van het gemeentebestuur van Bussum wil verbeteren. Deze quick scan draagt bij aan de verwezenlijking van deze ambitie.
1.1
Doelstelling: focus op eerder uitgevoerd rekenkameronderzoek
De rekenkamercommissie wil met deze quick scan leren van eerder uitgevoerd rekenkameronderzoek. Zij zet niet in op een diepgravend onderzoek naar externe inhuur. Het doel van deze quick scan luidt dan ook als volgt:
De rekenkamercommissie wil met deze quick scan inzicht verschaffen in aanbevelingen uit eerdere rekenkameronderzoeken over de inhuur van externen, en nagaan in hoeverre deze van betekenis zijn voor de gemeente Bussum.
Gelet op de bovenstaande doelstelling, staan in dit onderzoek de volgende vragen centraal: 1. Welke aanbevelingen komen uit eerder uitgevoerde rekenkameronderzoeken naar de inhuur van externen naar voren? 2. Wat is de aard en omvang van de externe inhuur in de gemeente Bussum? 3. Welke (beleids)kaders zijn op de externe inhuur in Bussum van toepassing? 4. Welke aanbevelingen uit eerder uitgevoerd rekenkameronderzoek kunnen van toepassing zijn op de gemeente Bussum?
1.2
Afbakening: indicatie van relevantie aanbevelingen
Omdat de rekenkamercommissie geen diepgaand onderzoek naar de inhuur van externen uitvoert, is het niet mogelijk voor alle aanbevelingen met zekerheid aan te geven of deze van toepassing zijn op de gemeente Bussum. Wel geeft de rekenkamercommissie in deze quick scan een indicatie van de relevantie van een aantal van deze aanbevelingen voor de gemeente. Deze indicatie geeft 1
Dit blijkt onder andere uit ‘de Staat van de dualisering’ (een brief die staatssecretaris Bijleveld in december 2008 naar de Tweede Kamer stuurde). Met de Staat van de dualisering beoogde de staatssecretaris een actueel en samenhangend beeld van de stand van zaken van het proces van dualisering binnen gemeenten te geven.
5
de rekenkamercommissie op basis van een studie naar de aard en omvang van de externe inhuur van de gemeente, en op basis van een studie naar de (beleids)kaders over externe inhuur die binnen de gemeente worden gehanteerd. De rekenkamercommissie heeft de quick scan afgebakend door zich te richten op: −
twintig eerder uitgevoerde rekenkameronderzoeken naar de inhuur van externen. Het gaat hier om onderzoeken die door lokale rekenkamers zijn uitgevoerd;
−
aanbevelingen uit onderzoeken die in de periode 2007-2009 zijn gepubliceerd. Hiermee beoogt de rekenkamercommissie alleen actuele aanbevelingen mee te nemen.
Door een volledig beeld te schetsen van ‘categorieën’ aanbevelingen waarmee andere lokale rekenkamers zijn gekomen, beoogt de rekenkamercommissie gericht op zoek te gaan naar aanbevelingen die op de gemeente Bussum van toepassing zijn. Deze aanbevelingen vormen daarmee ‘de bril’ waardoor de rekenkamercommissie de specifieke situatie in Bussum bekijkt.
1.3
Leeswijzer: waar leest u welke bevindingen?
Deze rapportage bestaat uit vijf hoofdstukken. Hoofdstuk 1 (het hoofdstuk dat u op dit moment leest) bestaat uit een inleiding en een onderzoeksverantwoording. Hoofdstuk 2 beschrijft de aanbevelingen die de rekenkamercommissie heeft gedestilleerd uit de twintig eerder uitgevoerde rekenkameronderzoeken. Hoofdstuk 3 geeft een beknopt overzicht van de aard en omvang van de externe inhuur in de gemeente Bussum. Hoofdstuk 4 beschrijft het Bussumse beleidskader over externe inhuur. In hoofdstuk 5 vindt u de conclusies en aanbevelingen.
6
AANBEVELINGEN UIT 20 REKENKAMERS
2 TWINTIG ANDERE REKENKAMERS OVER EXTERNE INHUUR Dit hoofdstuk brengt in kaart welke aanbevelingen staan beschreven in twintig eerder uitgevoerde rekenkameronderzoeken naar externe inhuur (zie bijlage 2). Het gaat hier om onderzoeken die door lokale rekenkamers zijn uitgevoerd in de periode 2007-2009. Hiermee legt dit hoofdstuk de basis voor de beantwoording van deelvraag 1, die luidt: ‘welke aanbevelingen komen uit eerder uitgevoerde rekenkameronderzoeken naar de inhuur van externen naar voren?’
2.1
Aanbevelingen gaan over het algemeen in op drie categorieën
De aanbevelingen uit de twintig eerder uitgevoerde rekenkameronderzoeken die onder de loep zijn genomen, komen voor een groot deel met elkaar overeen. Dit maakt het mogelijk om deze aanbevelingen relatief eenvoudig samen te vatten in drie categorieën, namelijk de volgende: − − −
beleidskaders voor externe inhuur; transparantie van externe inhuur; sturing op externe inhuur (door college en raad).
De meeste rekenkamerrapporten zijn kritisch op de wijze waarop de desbetreffende gemeenten ‘scoren’ op de bovenstaande categorieën. Onderstaande paragrafen geven een beschrijving van de aanbevelingen uit de onderzochte rekenkamerrapporten, ingedeeld in deze drie categorieën.
2.2
Beleidskaders: richtlijnen en doelstellingen
Nagenoeg alle onderzochte rekenkamerrapporten gaan in op de vraag in hoeverre de gemeente haar kaders voor externe inhuur heeft vastgesteld. In de eerste plaats gaat een aantal rekenkamerrapporten in op het belang van het vaststellen van een gemeentelijke visie op personeel, organisatieontwikkeling en externe inhuur. Vanuit deze visie op organisatieontwikkeling en personeelsbeleid dient vervolgens een visie op externe inhuur vastgesteld te worden, waarin een gemeente minimaal dient te behandelen: − − − −
wat de samenhang is met de visie op organisatie(ontwikkeling); wat de samenhang is met het personeelsbeleid; wat de gemeente wil bereiken met de inhuur van externen; hoe de gemeente aankijkt tegen inhuur van plaatselijke aanbieders en regionale samenwerking.
In de tweede plaats noemen vrijwel alle rekenkamerrapporten het belang van het opstellen van doelstellingen en richtlijnen voor externe inhuur. Deze doelstellingen en richtlijnen dienen aan te sluiten op de geformuleerde visie, en duidelijk te maken: − − − − − −
2.3
hoe taken en bevoegdheden in het proces van externe inhuur zijn verdeeld; wie verantwoordelijk is voor het naleven van het beleid voor externe inhuur; in welke gevallen de gemeente samenwerking met andere gemeenten zoekt; in welke gevallen de gemeente raamcontracten aan wil gaan; welke prijs-kwaliteitverhouding de gemeente beoogt; welke maatregelen de gemeente opstelt om risico’s tegen te gaan.
Transparantie: procedures, dossiervorming en registratie
De onderzochte rekenkamerrapporten stellen zonder uitzondering het belang van een transparante inhuurprocedure aan de orde. Meer specifiek gaan vrijwel alle rekenkamerrapporten in op het belang van heldere procedures voor externe inhuur, adequate dossiervorming, en heldere registratie van externe inhuur.
7
2.3.a. Het belang van procedures voor externe inhuur De procedure voor externe inhuur moet volgens de meeste rekenkamers vooraf duidelijk maken aan betrokken ambtenaren welke stappen zij dienen te zetten vanaf het moment dat zij overwegen tot externe inhuur over te gaan. Over de vraag welke stappen in de procedures terug moeten komen, verschillen de aanbevelingen onderling. De stappen die het meest terugkomen, gaan in op het: − − − − − −
afwegen van de noodzaak om een bepaalde behoefte extern in te vullen; formuleren van een eenduidige en meetbare opdrachtformulering; selecteren en contracteren van aanbieders; maken van prestatieafspraken met de aanbieder; monitoren van een goede uitvoering; evalueren van het resultaat.
2.3.b. Het belang van dossiervorming over externe inhuur De dossiers over externe inhuur moeten volgens de meeste lokale rekenkamers inzicht geven in de wijze waarop de gemeente in de praktijk invulling geeft aan haar doelstellingen en procedures. Over de vraag welke zaken in de dossiers terug moeten komen, geven de onderzochte rekenkamerrapporten verschillende aanwijzingen. De volgende zaken worden genoemd: − − − − − −
een onderbouwing van de noodzaak om tot externe inhuur over te gaan, waarbij ambtenaren aangeven welke alternatieven zij hebben overwogen; een probleemstelling, doelstelling en opdracht van de werkzaamheden die de externe kracht uit dient te voeren; het beschikbaar gestelde budget en werkelijke uitgaven; zowel de offerteaanvraag als de afgewezen - en gekozen offertes; de redenen van gunning, resultaatverplichting, tijd en kosten; evaluaties van de opdracht aan de externe kracht (tussentijds en na afloop).
2.3.c. Het belang van evaluaties van externe inhuur Net als het belang van een goede dossiervorming, noemen vrijwel alle rekenkamers het belang van kwalitatief hoogwaardige evaluaties van inhuurtrajecten. Deze evaluaties moeten volgens deze rekenkamers leiden tot een leereffect aan de hand waarvan ambtenaren in de toekomst maximaal resultaat uit inhuurtrajecten kunnen behalen. In een dergelijke evaluatie moet de vraag centraal staan in hoeverre behaalde resultaten hebben geleid tot het bereiken van de doelstellingen. Genoemde aspecten die in dergelijke evaluaties naar voren dienen te komen, zijn: − − − −
de hoeveelheid kennis die de externe inhuur heeft opgeleverd; de wijze waarop de projectleider bij de externe inhuur betrokken was; de samenwerking tussen interne en externe medewerkers; suggesties voor de aanpak van inhuurprojecten in de toekomst.
2.3.d. Het belang van een duidelijke financiële administratie Verschillende rekenkamerrapporten gaan in op het belang van een duidelijke financiële administratie die het de gemeente mogelijk moet maken om op eenvoudige wijze over de kosten van externe inhuur te kunnen rapporteren. Hierbij noemen deze rekenkamers dat het van belang is dat alle gemeentelijke afdelingen externe inhuur op dezelfde wijze laat registreren. Dit kan de gemeente bijvoorbeeld regelen door: − −
8
inkoopcategorieën te benoemen (waardoor de gemeente in staat is de kosten per categorie met elkaar te vergelijken); de externe inhuur per afdeling inzichtelijk te maken.
AANBEVELINGEN UIT 20 REKENKAMERS
2.4
Sturing: informatievoorziening college en raad
Over de wijze waarop sturing door het college en de raad plaats moet vinden, verschillen de onderzochte rekenkamerrapporten van mening. Sommige rekenkamers zijn van mening dat vooral het college verantwoordelijk is voor een goede werkwijze rondom externe inhuur. Andere rekenkamers vinden het van belang dat ook de raad in staat wordt gesteld hierop te sturen. De meeste rekenkamers noemen dat het in ieder geval van belang is dat het college bewust bepaalt welke informatie over externe inhuur het vanuit het MT wil ontvangen. Het college dient afspraken te maken over de wijze waarop het door afdelingshoofden wordt geïnformeerd over aard, omvang, doelmatigheid en doeltreffendheid van externe inhuur. Alle rekenkamerrapporten stellen dat het college minimaal moet beslissen over afwijkingen in vastgelegde procedures over externe inhuur. De rekenkamers die van mening zijn dat ook de raad zicht dient te hebben op de wijze waarop de gemeente omgaat met externe inhuur, noemen dat de raad zich in de paragraaf bedrijfsvoering (als onderdeel van de begroting, de jaarrekening en de bestuursrapportages) minimaal dient te laten informeren over: welk personeel is ingehuurd voor welke werkzaamheden, wat het begrote en werkelijke aantal formatieplaatsen is, welke kosten hiermee gemoeid zijn, en welk budget de gemeente voor externe inhuur beschikbaar heeft.
9
AARD EN OMVANG EXTERNE INHUUR BUSSUM
3 AARD EN OMVANG EXTERNE INHUUR IN BUSSUM Dit hoofdstuk maakt de aard en omvang van de externe inhuur van de gemeente Bussum over de periode 2007 en 2008 inzichtelijk. Hiermee legt dit hoofdstuk de basis voor de beantwoording van deelvraag 2, die luidt: ‘wat is de aard en omvang van de externe inhuur in de gemeente Bussum?’ Alle gegevens in dit hoofdstuk zijn gebaseerd op een door de ambtelijke organisatie verstrekt overzicht van de externe inhuur die in de jaren 2007 en 2008 heeft plaatsgevonden. Hiermee beoogt dit hoofdstuk de context te schetsen van de situatie rondom externe inhuur in de gemeente Bussum. Uit dit hoofdstuk kan geen informatie over trends worden opgemaakt, omdat de vergelijking tussen twee jaren hiervoor te weinig informatie oplevert (voor het signaleren van trends is een overzicht over meerdere jaren vereist). Daarnaast is het - op basis van dit hoofdstuk - niet mogelijk om conclusies te trekken over de vraag of er te veel is ingehuurd. Hiervoor is een grootschaliger onderzoek nodig.
3.1
Omvang externe inhuur is in 2008 toegenomen
Tabel 3.1 maakt inzichtelijk hoeveel de verschillende afdelingen in het jaar 2007 en 2008 aan externe krachten hebben ingehuurd. Tabel 3.1: Omvang externe inhuur per afdeling Bussum (2007/2008) Afdeling
2007
2008
€ 88.857
€ 115.424
€ 176.832
€ 338.083
Brandweer
€ 61.050
€ 103.930
Burgerzaken
€ 24.181
€ 102.693
Concernstaf
€ 56.162
€ 68.027
F&I
€ 75.555
€ 86.289
Financiën
€ 81.211
€ 134.812
€ 319.292
€ 316.357
€ 74.634
€ 149.198
Sociale Zaken
€ 140.055
€ 367.158
Vergunning en Handhaving
€ 107.122
€ 79.777
Wijkbeheer
€ 236.792
€ 245.662
€ 1.441.743
€ 2.107.410
Belastingen BMO
Ruimtelijke Inrichting (RI) Samenlevingszaken
Totaal
Uit tabel 3.1 blijkt in de eerste plaats dat de gemeente Bussum in 2008 een groter bedrag aan externe inhuur heeft besteed dan in 2007. Het gaat hier om een toename van € 665.667,- (stijging van 46%). In de tweede plaats blijkt dat de afdeling Ruimtelijke Inrichting (RI) over beide jaren gezamenlijk het grootste bedrag aan externe inhuur besteedt, en dat de afdelingen BMO en Sociale Zaken in 2008 het grootste bedrag aan externe inhuur hebben besteed. In de derde en
11
laatste plaats valt op dat de afdelingen BMO, Sociale Zaken en Samenlevingszaken in 2008 de grootste stijging kennen in het bedrag dat zij aan externe inhuur besteden (ten opzichte van 2007).
3.2
Externe inhuur ook toegenomen als percentage van de totale loonsom
Tabel 3.2 zet de externe inhuur per afdeling af tegen de totale geraamde personeelskosten (de geraamde loonsom) in de jaren 2007 en 2008. Tabel 3.2: Omvang externe inhuur per afdeling Bussum (2007/2008) Afdeling
Loonsom 2007
% Inhuur 2007
Loonsom 2008
% Inhuur 2008
Belastingen
€ 472.839
18,8 %
€ 468.369
24,6 %
BMO
€ 595.018
29,7 %
€ 700.537
48,3 %
Brandweer
€ 292.005
20,9 %
€ 297.857
34,9 %
Burgerzaken
€ 623.248
3,9 %
€ 628.009
16,4 %
Concernstaf
€ 931.667
6,0 %
€ 928.000
7,3 %
F&I
€ 999.384
7,6 %
€ 1.121.310
7,7 %
Financiën
€ 970.451
8,4 %
€ 969.699
13,9 %
€ 1.158.529
27,6 %
€ 1.165.765
27,1 %
€ 791.541
9,4 %
€ 814.400
18,3 %
€ 1.556.102
9,0 %
€ 1.987.535
18,5 %
€ 781.184
13,7 %
€ 914.596
8,7 %
€ 2.082.303
11,4 %
€ 2.088.973
11,8 %
€ 11.254.271
12,8 %
€ 12.085.050
17,4 %
RI Samenleving Sociale Zaken Vergunning en Handhaving Wijkbeheer Totaal
De bovenstaande tabel laat zien dat het percentage inhuur op de meeste afdelingen (met uitzondering van de afdelingen RI en Vergunning&Handhaving) licht is gestegen. Daarnaast maakt de tabel duidelijk dat de hoogte van het percentage externe inhuur per afdeling varieert van 3,9% op Burgerzaken in 2007 tot 48,3% op de afdeling BMO in 2008. Ook maakt de tabel duidelijk dat de afdelingen BMO en RI over de twee onderzochte jaren het grootste percentage aan externe inhuur ten opzichte van de totale geraamde loonsom besteden. De afdeling F&I en de concernstaf besteden relatief gezien het laagste bedrag aan externe inhuur. De tabel laat ook zien dat de totale loonsom licht is gestegen. Het aantal fte’s is tussen 2007 en 2008 gestegen van 211 naar 213. Dit verklaart deels de (beperkte) verhoging in de loonsom.
3.3
Aard van de externe inhuur: toename inhuur personeel
Om inzicht te verkrijgen in de aard van de externe inhuur in de gemeente Bussum, heeft de rekenkamercommissie onderscheid gemaakt in vier categorieën: de inhuur van personeel, de inhuur van interim management, de inhuur van onderzoek, en de inhuur van advies. Tabel 3.3 op de volgende pagina geeft weer voor welk bedrag de gemeente Bussum in de jaren 2007 en 2008 ten behoeve van deze vier categorieën heeft ingehuurd.
12
AARD EN OMVANG EXTERNE INHUUR BUSSUM
Tabel 3.3: Aard van de externe inhuur in Bussum (2007/2008) Afdeling
2007
2008
Verschil in %
Inhuur personeel
€ 974.048
€1.608.704
+ 65 %
Inhuur interim management
€ 148.562
€156.222
+5%
€ 8.488
€ 27.556
+ 225 %
€ 310.645
€ 314.928
+1%
Inhuur onderzoek Inhuur advies
De bovenstaande tabel maakt duidelijk dat het grootste deel van de inhuur in beide jaren uit de inhuur van personeel bestaat. Daarnaast laat de tabel zien dat de gemeente in 2008 aan alle categorieën van externe inhuur meer heeft besteed dan in 2007. Deze stijging is het grootst als het gaat om de inhuur van personeel.
3.4
Verklaringen voor toename in externe inhuur
De stijgingen van de bedragen die met externe inhuur zijn gemoeid, kennen uiteenlopende oorzaken. Uit het door de ambtelijke organisatie aangeleverde overzicht blijkt dat de meest voorkomende oorzaken te maken hebben met een toename in: -
-
het aantal vacatures binnen de formatie dat met externe krachten wordt opgevuld. Hierbij kan het gaan om structurele invulling van een interne vacature met een externe kracht, of om tijdelijke opvulling (bij ontstane vacatures door ziekte of zwangerschapsverlof); het tijdelijk aantrekken van externe krachten met specialistische kennis (bijv. projectleiders).
Uit de door de ambtelijke organisatie verstrekte overzichten blijkt dat de gemeente Bussum in 2007 in totaal een bedrag van € 398.325,- heeft besteed aan externe inhuur voor het opvullen van interne vacatures met externe krachten. Dat is 28% van het totale bedrag van € 1.441.743 dat de gemeente Bussum in dat jaar aan externe inhuur (zie tabel 3.1) heeft besteed. In 2008 gaat het in totaal om een bedrag van € 810.130,-. Dit is 38% van de € 2.107.410 aan totale inhuur in dat jaar. Het bovenstaande maakt duidelijk dat er over 2008 sprake is van een stijging van € 411.806,- aan externe inhuur voor het opvullen van (tijdelijke) vacatures over 2008. Dit bedrag vormt 62% van de totale stijging van € 665.667 aan externe inhuur in 2008. Belangrijk hierbij is om op te merken dat de gemeente de vervanging als gevolg van een ontstane vacature (deels) kan betalen vanuit vacaturevoordeel (of vanuit onderuitputting van personele lasten). Deze dekkingswijze houdt in dat de kosten die al begroot waren voor de betaling van de functie waar een vacature voor bestaat, wordt gebruikt om de inhuur van de externe voor die functie van te betalen. Zoals in paragraaf 3.1 genoemd, zijn op de afdelingen BMO, Sociale Zaken en Samenlevingszaken de grootste stijgingen in het bedrag aan externe inhuur waarneembaar. Op de afdeling BMO gaat om een stijging van 91%. Deze stijging komt voornamelijk doordat deze afdeling in het jaar 2008 een hoger bedrag besteedt aan een bureau dat de gemeente ondersteunt in toezicht- en handhavingstaken. Op de afdeling Sociale Zaken is een stijging van 160% zichtbaar. Deze stijging is vooral te verklaren vanuit het opvullen van een ontstane vacature door hiervoor een externe kracht in 2008. Op de afdeling Samenlevingszaken is een stijging van 100% zichtbaar. Deze stijging komt voornamelijk door het opvullen van een vacature met een externe kracht en het aantrekken van een projectleider (met specialistische kennis).
13
3.5
Financiële administratie Bussum biedt goed inzicht in externe inhuur
De ambtelijke organisatie van Bussum is in staat gebleken de informatie uit de voorgaande paragrafen beschikbaar te stellen. Uit de overzichten die de rekenkamercommissie heeft ontvangen, blijkt dat de gemeente in staat is de externe inhuur per afdeling inzichtelijk te maken. Daarnaast is zij (extracomptabel) in staat om de bestede bedragen voor externe inhuur in te delen in verschillende inkoopcategorieën (zoals in tabel 3.3).
14
BELEIDSKADERS BUSSUM OVER EXTERNE INHUUR
4 BELEIDSKADERS BUSSUM OVER EXTERNE INHUUR Dit hoofdstuk brengt de (beleids)kaders over externe inhuur van de gemeente Bussum in kaart. Concreet gaat het hier om door het college vastgesteld beleid, en om interne protocollen binnen de ambtelijke organisatie. Hiermee legt dit hoofdstuk de basis voor de beantwoording van deelvraag 3, die luidt: ‘welke beleidskaders zijn op de externe inhuur in Bussum van toepassing?’ Op het gebied van externe inhuur zijn de volgende drie (beleids)kaders relevant: − −
− −
de Nota Inkoop en Aanbestedingsbeleid (vastgesteld door de raad op 17 juni 2004); de Algemene Voorwaarden van de gemeente Bussum voor overeenkomsten tot het leveren van goederen en/of het verrichten van diensten 2008 (vastgesteld door het college op 11 februari 2008); het B&W-besluit ‘intentieverklaring deelname NGXchange’ van 30 mei 2008; een intern memo over de inhuur van tijdelijk personeel (opgesteld door de afdeling Personeel en Organisatie op 14 juli 2008);
De onderstaande paragrafen maken inzichtelijk welke informatie deze vier kaders bevatten.
4.1
Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid bevat fasering en procedures
De Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid beschrijft op welke wijze de gemeente Bussum vorm wil geven aan de inkoop van leveringen, diensten en werken. De nadruk ligt hierbij op het correct toepassen van Europese en nationale wetgeving, en op het kiezen van de juiste aanbestedingsprocedure. In het kader van deze quick scan zijn de voorschriften voor de inkoop van diensten (waar externe inhuur onder valt) van belang. Hiervoor gelden op hoofdlijnen dezelfde voorschriften gelden als voor leveringen en werken. Ten aanzien van de inkoop van diensten (of inhuur van externen) zijn in de eerste plaats de voorschriften over de verschillende fasen van het inkoopproces van belang. Het gaat hier om de volgende fasen: -
-
inventarisatie van de inkoopbehoefte; specificatie van functie-eisen; selectie op basis van vooraf opgestelde selectiecriteria en gunning op basis van vooraf gecommuniceerde gunningscriteria. Hiertoe hanteert de gemeente over het algemeen ‘de 2 laagste prijs’ en het ‘economisch meest voordelige aanbod’ als gunningscriteria; contracteren van de geselecteerde leverancier; uitvoering van de overeengekomen dienst; bewaking van de kwaliteit van de geleverde dienst; 3 nazorg in de vorm van service, aanvullende leveringen en garantie.
De nota stelt dat het zwaartepunt van de bovenstaande fasering dient te liggen bij de inventarisatie en specificatie van de inkoopbehoefte. Door de wensen goed te specificeren en zoveel mogelijk diensten te bundelen, kan de gemeente voordeel behalen bij de aanbesteding. In de tweede plaats zijn de voorschriften over gezamenlijk aanbesteden van belang. Door samen te werken met andere gemeenten, kan kostenbesparing door schaalvergroting worden behaald. Paragraaf 4.3.a. van deze rapportage gaat hier verder op in. 2
Onder ‘economisch meest voordelig aanbod’ verstaat de gemeente een verzameling van een aantal relevante subcriteria, zoals kwaliteit, service en garantie. 3 Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Bussum, 2004, pp. 7
15
In de derde plaats is de aanleg van het aanbestedingsdossier relevant. De Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid stelt dat het bijhouden van dit aanbestedingsdossier van belang is om: -
in het geval van een rechtzaak het proces van aanbesteding aan te tonen; als input te gebruiken voor rapporten voor het college en de raad; de rechtmatigheidscontrole door de accountant te vereenvoudigen; 4 als sturingsinstrument voor toekomstige aanbestedingsprocedures te dienen.
De Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid geeft aan welke elementen er minimaal in de aanbestedingsdossiers terug dienen te komen. Het gaat hierbij nadrukkelijk alleen om dossiervorming over inkooptrajecten waar aanbesteding voor nodig is. In de vierde en laatste plaats is het ten aanzien van de controle op externe inhuur van belang op te merken dat de nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid voorschriften geeft over de wijze waarop afdelingshoofden aan het college dienen te rapporteren. Hierover stelt het Inkoop- en aanbestedingsbeleid dat afdelingshoofden verantwoording dienen af te leggen over alle inkooptrajecten waar meer dan € 15.000,- mee is gemoeid. Het college integreert deze informatie en verwerkt deze in de jaarrekening van de gemeente.
4.2
Algemene Voorwaarden van Bussum zijn vooral juridisch van aard
De Algemene Voorwaarden van de gemeente Bussum zijn van toepassing op alle aanvragen, aanbiedingen en overeenkomsten die de gemeente uitwisselt of aangaat met externe partijen. Hierin staat onder andere beschreven onder welke voorwaarden een overeenkomst met derden tot stand dient te komen, welke algemene verplichtingen van toepassing zijn (op de gemeente en op de externe partij) en onder welke voorwaarden een overeenkomst (tussentijds) opgezegd mag 5 worden. De gemeente Bussum heeft in haar Algemene Voorwaarden voornamelijk juridische kaders vastgelegd. Dit blijkt bijvoorbeeld uit de bepalingen over de controle van de gemeente op de prestaties van de externe partij. Hierover zeggen de Algemene Voorwaarden dat de gemeente ‘het 6 recht heeft de resultaten van de verrichte prestaties te (laten) toetsen’.
4.3
College besluit tot lidmaatschap Coöperatieve Vereniging NGXchange
Op 30 mei 2008 besluit het college om als gemeente Bussum lid te worden van de coöperatieve vereniging NGXchange. Dit is een vereniging die zich tot doel stelt om gemeenten samen te laten werken op het gebied van personeelsmobiliteit. De gedachte hierachter is dat onderlinge samenwerking en solidariteit tussen gemeenten een duidelijke meerwaarde geven boven inhuur bij 7 commerciële partijen. Meer specifiek biedt NGXchange de mogelijkheid voor gemeenten om onderling personeel uit te wisselen. Dit personeel kan vervolgens ingezet worden voor werkzaamheden die anders tegen relatief hoge kosten zouden worden uitbesteed aan een extern bureau. Voordelen van aansluiting bij NGXchange zijn volgens de gemeente dan ook: -
4
kostenbesparingen op de uitbesteding van werk aan externe deskundigen; mobiliteitsvergroting van ambtenaren, waardoor de gemeente in staat is om (1) loopbaan kansen te bieden aan haar personeel, en (2) de mogelijkheid heeft om ambtenaren die 8 boventallig zijn tijdelijk of structureel over te plaatsen.
Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Bussum, 204, pp. 38 Algemene Voorwaarden van de gemeente Bussum, februari 2008 6 Algemene Voorwaarden van de gemeente Bussum, februari 2008, pp. 6 7 B&W-advies van 30 mei 2008 8 B&W-advies van 30 mei 2008, pp. 1 5
16
BELEIDSKADERS BUSSUM OVER EXTERNE INHUUR
De gemeente Bussum neemt haar besluit tot deelname aan NGXchange in 2008 vanuit de overtuiging dat een dergelijke organisatie veel voordelen oplevert voor de deelnemende gemeenten (en dus ook voor Bussum). Tegelijkertijd benoemt de gemeente bij haar besluit de kanttekening dat deelname aan NGXchange niet de enige manier is waarop de gemeente personeel wil werven en selecteren. Per geval moet worden geïnventariseerd welk aanbod het 9 beste past bij de vraag.
4.4
Intern memo geeft globale procedure over externe inhuur
Een intern memo over de inhuur van tijdelijk personeel geeft aan dat de gemeente Bussum in 10 samenwerking met ‘de gemeenten in regio ’t Gooi, Vecht en Eem (GVE)’ met ingang van 1 juni 2008 raamovereenkomsten met commerciële aanbieders is aangegaan ‘ten behoeve van de inhuur 11 van divers tijdelijk personeel’. 4.4.a. Gemeente Bussum heeft verschillende raamovereenkomsten afgesloten Het memo noemt dat de gemeenten en gewesten in de regio GVE de verschillende soorten externe inhuur hebben opgedeeld in vijf percelen. Per perceel heeft de regio (met behulp van een Europese aanbestedingsprocedure) een raamovereenkomst afgesloten met drie opdrachtgevers. Deze raamovereenkomsten hebben een looptijd van vier jaar (en lopen op 31 mei 2011 af). Tabel 4.1 maakt voor elk perceel inzichtelijk met welke externe partijen de gemeente een 12 raamovereenkomst is aangegaan. Tabel 4.1: Overzicht raamovereenkomsten die de gemeente Bussum is aangegaan Perceel
Externe partijen
A: Ondersteunende middelen en uitvoering
Startpeople
Manpower
Vedior
B: Sociaal en Welzijn
BMC
Randstad
Manpower
C: Ruimtelijke ordening en inrichting
BMC
Randstad
Interwork
D: Management, staf en begeleiding
BMC
Randstad
Maandag
E: Payrolling
DA&A Driessen
Tabel 4.1 laat zien dat de meeste raamovereenkomsten zijn afgesloten met BMC en Randstad. Daarnaast maakt de tabel inzichtelijk dat de regio GVE voor de payrolling één raamovereenkomst met DA&A Driessen is aangegaan. Bij payrolling gaat het erom dat de opdrachtgever (bijvoorbeeld de gemeente Bussum) arbeidskrachten werft, die zij vervolgens via de opdrachtnemer ‘verloont’. 4.4.b. Procedure: leidinggevende heeft voortrekkersrol Het interne memo inhuur tijdelijk personeel beschrijft globaal welke stappen er binnen de ambtelijke organisatie gezet moeten worden op het moment dat er behoefte ontstaat aan externe inhuur. Het gaat hier om de volgende stappen: -
9
de leidinggevende vult een aanvraagformulier voor inhuur van een externe kracht (waarbij voor elk perceel een apart aanvraagformulier beschikbaar is); B&W-advies van 30 mei 2008, pp. 2
10
Naast de gemeente Bussum maken de gemeenten Amersfoort, Baarn, Blaricum, Bunschoten, Eemnes, Hilversum, Huizen, Laren, Leusden, Naarden, Nijkerk, Soest, Wijdemeren, Zeist en de gewesten Eemland en Gooi en Vechtstreek deel uit van deze regio. 11 Memo inhuur tijdelijk personeel, 14 juli 2008, pp . 1 12 Memo inhuur tijdelijk personeel, 14 juli 2008, pp . 1 en 2
17
-
de leidinggevende stuurt dit aanvraagformulier naar de gecontracteerde partijen (voor het desbetreffende perceel); de gecontracteerde partij geeft zo snel mogelijk door of deze in staat is aan de aanvraag te voldoen; de gecontracteerde partij stuurt binnen één of twee werkdagen de CV’s van een aantal kandidaten op; de leidinggevende beoordeelt de CV’s en koppelt deze beoordeling op de ‘kortst mogelijke termijn’ terug aan de gecontracteerde partij. De CV’s worden beoordeeld op prijs, kwaliteit en beschikbaarheid.
-
4.4.c. Contractbeheer loopt in eerste instantie niet naar wens Op 13 mei 2009 sturen vertegenwoordigers van de gemeente Leusden en Amersfoort (beide deelnemers van de raamovereenkomsten met de bovengenoemde commerciële partijen) een brief naar alle andere deelnemers van deze samenwerking. In de brief geven deze vertegenwoordigers aan dat de eerste ervaringen met de wijze waarop het contractbeheer wordt ingevuld, niet positief is. Daarnaast doen ze voorstellen voor verbetering van dit contractbeheer. Het belangrijkste knelpunt in het contractbeheer is volgens de opstellers van de brief dat deze te versnipperd is. De vijftien deelnemende gemeenten nemen allemaal hun eigen contractbeheer voor hun rekening. Dit komt de efficiëntie niet ten goede. Om het contractbeheer te verbeteren, stellen de initiatiefnemers dan ook voor het contractbeheer te centraliseren. Eén centrale contractbeheerder wordt hier voor aangesteld. Deze contractbeheerder doet onder andere de besprekingen over het contract. Daarnaast dient hij jaarlijks een schriftelijke evaluatieronde onder 13 de deelnemende gemeenten te houden. In deze quick scan is niet onderzocht of de overgang tot een centrale contractbeheerder heeft geleid tot meer tevredenheid.
4.5
De beleidskaders over externe inhuur missen een aantal elementen
In de hierboven beschreven beleidskaders hanteert de gemeente een aantal richtlijnen en doelstellingen, zoals beschreven in paragraaf 2.2 van deze rapportage. Zo gaan de beleidskaders in op de vragen: hoe de gemeente aankijkt tegen inhuur van plaatselijke aanbieders & regionale samenwerking; hoe taken en bevoegdheden in het proces van externe inhuur zijn verdeeld; in welke gevallen de gemeente samenwerking met andere gemeenten zoekt; in welke gevallen de gemeente raamcontracten aan wil gaan; welke prijs-kwaliteitverhouding de gemeente beoogt.
− − − − −
Tegelijkertijd missen de beleidskaders een aantal elementen dat de gemeente niet heeft vastgelegd. In de eerste plaats heeft de gemeente Bussum geen visie op externe inhuur geformuleerd. Weliswaar bevat de Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid een uiteenzetting van de manier waarop de gemeente aanbestedingen vorm wil geven (zoals transparantie en integriteit), maar deze uiteenzetting is algemeen gesteld. De gemeente heeft in het inkoop- en aanbestedingsbeleid geen koppeling gemaakt tussen de wijze waarop zij wil omgaan met externe inhuur, en de manier waarop dit past binnen de gemeentelijke visie op organisatieontwikkeling en personeelsbeleid. Ook het programmaplan ‘Samen anders’, dat de gemeentelijke visie op organisatieontwikkeling beschrijft, gaat niet in op de gevolgen die de visie van de gemeente op de 14 organisatie heeft voor de wijze waarop zij om wil gaan met externe inhuur.
13 14
Brief van vertegenwoordigers Leusden en Amersfoort aan de deelnemende gemeenten GVE Programmaplan Samen Anders, april 2009
18
BELEIDSKADERS BUSSUM OVER EXTERNE INHUUR
In de tweede plaats maakt de gemeente niet expliciet inzichtelijk welke risico’s zij ziet bij het inhuren van externen, en welke beheersmaatregelen zij heeft getroffen om deze risico’s tegen te gaan. In de derde en laatste plaats geeft de gemeente geen voorschriften over de wijze waarop: -
evaluaties van afzonderlijke inhuurtrajecten plaats dienen te vinden. Deze evaluaties lijken in de praktijk dan ook niet gestructureerd plaats te vinden. Wel is vastgelegd hoe het contractbeheer rondom de regionaal afgesloten raamovereenkomsten geëvalueerd dient te worden.
-
de raad betrokken dient te worden bij externe inhuur, anders dan de reguliere verantwoording 15 in de P&C-cyclus.
15
Zie ook paragraaf 2.3 en 2.4 van deze rapportage.
19
BIJLAGE
5 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN Dit hoofdstuk geeft antwoorden op de vier deelvragen uit hoofdstuk 1, en komt op basis daarvan met aanbevelingen voor de raad.
5.1
Conclusies over betekenis rekenkameronderzoeken voor Bussum
De doelstelling van dit onderzoek was vooraf om ‘inzicht te verschaffen in aanbevelingen uit eerdere rekenkameronderzoeken over de inhuur van externen, en na te gaan in hoeverre deze van betekenis kunnen zijn voor de gemeente Bussum.’ Deze doelstelling heeft de rekenkamercommissie willen bereiken door het beantwoorden van vier deelvragen, die in de onderstaande paragrafen aan de orde komen. 5.1.a.
Aanbevelingen andere rekenkamers in categorieën beleid, transparantie en sturing
Welke aanbevelingen komen uit eerder uitgevoerde rekenkameronderzoeken naar de inhuur van externen naar voren?
De aanbevelingen uit twintig eerdere rekenkameronderzoeken zijn onder te verdelen in drie categorieën. Het gaat hier om een categorisering in aanbevelingen over: − − −
beleidskaders voor externe inhuur; transparantie van externe inhuur; sturing op externe inhuur (door college en raad).
De aanbevelingen over beleidskaders voor externe inhuur gaan voornamelijk in op de vraag of de gemeente een visie op externe inhuur heeft geformuleerd, die samenhangt met een visie op personeelsbeleid en/of organisatieontwikkeling. Vanuit de visie op externe inhuur dient de gemeente een aantal doelstellingen en richtlijnen te formuleren. De aanbevelingen over transparantie van externe inhuur gaan in op de wijze waarop de gemeente vormgeeft aan dossiervorming, evaluaties en financiële administratie van inhuursituaties. De aanbevelingen over sturing op externe inhuur gaan over op de wijze waarop college en raad sturen op externe inhuur. Meer specifiek gaat het hier om de vraag hoe en hoe vaak de informatievoorziening naar college en raad plaatsvindt. 5.1.b.
Omvang van bedrag aan externe inhuur is tussen 2007 en 2008 gestegen
Wat is de aard en omvang van de externe inhuur in de gemeente Bussum?
De gemeente Bussum heeft in 2007 een totaalbedrag van € 1.441.743,- besteed aan de inhuur van externen. In 2008 is dit totaalbedrag met 46 procent gestegen naar een totaalbedrag van € 2.107.410,-. De grootste stijgingen hebben plaatsgevonden op de afdelingen BMO, Sociale Zaken en Samenlevingszaken. In de meeste gevallen gaat het om inhuur van personeel. Dit personeel huurt de gemeente in veel gevallen in voor vervanging bij ziekte of zwangerschapsverlof, of voor extra capaciteit en deskundigheid voor specialistische werkzaamheden. Op basis van de informatie over de aard en omvang van de externe inhuur kunnen geen conclusies worden getrokken over trends, of over de vraag of er te veel wordt ingehuurd door de gemeente. Om die informatie te kunnen achterhalen, is een grootschaliger onderzoek naar externe
21
inhuur nodig (waarin meerdere jaren worden betrokken, en waarin interviews met budgethouders worden gehouden). 5.1.c.
Beleidskaders bevatten richtlijnen voor externe inhuur
Welke beleidskaders zijn op de externe inhuur in Bussum van toepassing?
Op het gebied van externe inhuur zijn in de gemeente Bussum de Nota Inkoop en aanbestedingsbeleid, de ‘Algemene Voorwaarden voor overeenkomsten tot het leveren van goederen en/of het verrichten van diensten’, een besluit van het college om lid te worden van NGXchange en een intern memo over de inhuur van tijdelijk personeel relevant. Deze vier kaders bevatten heldere richtlijnen voor de wijze waarop de gemeente met externe inhuur om wil gaan. Deze richtlijnen gaan in op de verdeling van taken en bevoegdheden, de noodzaak van regionale samenwerking om te komen tot schaalvoordelen, het aangaan van raamcontracten en het hanteren van de juiste prijs-kwaliteitverhouding. De Nota Inkoop en Aanbestedingsbeleid gaat daarnaast in op de procedure en de verschillende fasen aan de hand waarvan de gemeente externen op de juiste manier dient te contracteren en te controleren. Tot slot gaat het beleidskader in op de wijze waarop aanbestedingen (waaronder externe inhuursituaties) gearchiveerd dienen te worden. Kanttekening bij het bovenstaande is dat de richtlijnen uit de Nota Inkoop en Aanbestedingsbeleid vrij algemeen zijn opgesteld. Dit beleidsdocument geldt namelijk ook voor de inkoop en aanbesteding van leveringen en werken (naast diensten, waar externe inhuur onder valt). 5.1.d.
Vooral aanbevelingen over beleidskaders zijn van betekenis voor Bussum
Welke aanbevelingen uit eerder uitgevoerd rekenkameronderzoek kunnen van betekenis zijn voor de gemeente Bussum?
Beleidskaders De aanbevelingen uit eerder rekenkameronderzoek over beleidskaders zijn vooral van betekenis voor de gemeente Bussum als het gaat om de koppeling tussen visie op personeelsbeleid, organisatieontwikkeling en externe inhuur. De gemeente Bussum stelt binnen de huidige kaders heldere voorschriften over de wijze waarop aanbestedingen (waar externe inhuur onder valt) procedureel vorm moeten krijgen. De gemeente heeft echter nergens een specifieke visie op de inhuur van externe krachten vastgelegd. Er is dan ook geen sprake van een koppeling met de gemeentelijke visie op het gebied van organisatieontwikkeling en personeelsbeleid. Het risico hiervan is dat budgethouders te weinig kader hebben op basis waarvan zij de afweging maken om over te gaan tot externe inhuur. Transparantie De aanbevelingen uit eerder rekenkameronderzoek die gaan over de transparantie van de externe inhuur, zijn van betekenis voor de gemeente Bussum als het gaat om de noodzaak tot het evalueren van inhuuropdrachten. De Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid schrijft voor dat deze nota één keer in de vijf jaar herzien dient te worden, om het aan te passen aan veranderende wet-
22
BIJLAGE
16
en regelgeving. De Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid gaat echter niet in op evaluaties van afzonderlijke inhuurtrajecten en verschaft de gemeente daarmee geen instrumenten om uit afgeronde inhuursituaties te leren hoe aan inhuursituaties in de toekomst beter invulling kan worden gegeven. Van de andere aanbevelingen uit eerder rekenkameronderzoek die ingaan op de transparantie van externe inhuur is het - op basis van deze quick scan - niet mogelijk om verregaande conclusies te trekken. Hiervoor is grootschaliger onderzoek nodig door middel van interviews en dossieranalyses. Sturing De aanbevelingen uit eerder rekenkameronderzoek over de sturing door college en raad, zijn om twee redenen van betekenis voor de gemeente Bussum. In de eerste plaats brengt het ontbreken van kaders voor evaluaties van afzonderlijke inhuurtrajecten het risico met zich mee dat het college onvoldoende zicht heeft op de resultaten die met deze inhuursituaties zijn behaald. Het college dient - op basis van evaluaties van afzonderlijke inhuurtrajecten - geaggregeerde informatie te verkrijgen over de efficiëntie en effectiviteit van de externe inhuur door de gemeente Op het moment dat deze informatie ontbreekt, wordt het voor het college moeilijker om te sturen. In de tweede plaats is in de bestaande beleidskaders niets bepaald over de wijze waarop de raad kan en wil sturen op de inhuur van externen. De raad dient hierin positie te nemen, door aan te geven welke informatievoorziening hij nodig heeft om ten aanzien van externe inhuur zijn kaderstellende en controlerende rol invulling te geven.
5.2
Aanbevelingen aan de raad
Op basis van de bovenstaande conclusies in de drie categorieën beleid, transparantie en sturing, komt de rekenkamercommissie met de volgende aanbevelingen voor de raad van gemeente Bussum (eveneens verdeeld in deze drie categorieën): Beleid 1. Bepaal als raad in hoeverre u het van belang vindt dat de gemeente een heldere koppeling legt tussen haar visie op organisatieontwikkeling en personeelsbeleid enerzijds, en externe inhuur anderzijds. Voordeel hiervan is dat de gemeente hiermee het risico van ‘ad hoc’ inhuren van extern personeel verkleint, omdat helder is voor ambtenaren op welk moment (en op basis van welke afwegingen) zij in kunnen huren. Zo zou de gemeente kunnen vastleggen welke kerntaken zij onderscheidt (en dat zij deze taken in alle gevallen intern wil uitvoeren) en welke specialistische taken zij onderscheidt (die zij in alle gevallen wil uitbesteden). Transparantie 2. Bepaal als raad in hoeverre u het van belang vindt dat betrokken ambtenaren inhuurtrajecten evalueren, en deze evaluaties vastleggen. Voordeel hiervan is dat het leereffect van ambtenaren wordt vergroot, waarbij in toekomstige inhuursituaties gebruik kan worden gemaakt van eerdere ervaringen. Een ander voordeel is dat het college deze evaluaties als sturingsinformatie kan gebruiken. De rekenkamercommissie benadrukt in het licht van deze aanbeveling het belang van een kader waarin de gemeente voorschrijft 16
Deze herziening heeft nog niet plaatsgevonden. Dit had gezien de termijn van vijf jaar in 2009 moeten gebeuren.
23
welke elementen minimaal in evaluaties van inhuurtrajecten terug moeten komen. Dit kader moet borgen dat het college deze evaluaties kan gebruiken om te sturen, en zou minimaal moeten voorschrijven dat deze ingaan op de mate waarin: -
de doelstelling (of het beoogd resultaat) van de aan de externe inhuur gekoppelde opdracht is behaald; deze doelstelling of dit beoogd resultaat van de opdracht is behaald binnen het daarvoor beschikbaar gestelde budget; de opdracht is uitgevoerd binnen de afgesproken termijn; de externe inhuur kostenbesparing heeft opgeleverd (in termen van tijd en geld); de externe inhuur meerwaarde heeft opgeleverd (bijvoorbeeld door vermeerdering van kennis of door een kwaliteitsverbetering); de samenwerking tussen de gemeente en de externe partner naar tevredenheid is verlopen en welke knelpunten zich hierbij hebben voorgedaan.
De bovenstaande elementen dienen ambtenaren te voorzien van een motivatie. Sturing 3. Bepaal welke informatie u wilt ontvangen van het college over externe inhuur, en hoe vaak u deze informatie wil ontvangen. Maak hierbij de afweging welke aspecten van externe inhuur onder de verantwoordelijkheid van het college vallen, en welke aspecten er in uw ogen onder de kaderstellende en controlerende taken van de raad vallen.
24
BIJLAGE
BIJLAGE: GEBRUIKTE BRONNEN Bestudeerde rekenkameronderzoeken 1. Den Helder, Inhuur externen in de periode 2003 t/m 2005, februari 2007 2. Vianen, Zicht op inhuur van personeel is meer dan een ‘blik open trekken’, mei 2007 3. Wijdemeren, Onderzoek inhuur externe bureaus, mei 2007 4. Hof van Twente, Onderzoek naar de inhuur van externen, juni 2007 5. Heerenveen, ‘Onderzoek naar de inzet van externe adviseurs, september 2007 6. Rijnwoude, rapport Inhuur derden, oktober 2007 7. Gennep, Onderzoek inhuur van derden door de gemeente Gennep, oktober 2007 8. Sluis, onderzoeksrapport inhuur externen, november 2007 9. Leeuwarderadeel, Rekenkameronderzoek naar personeelskosten, december 2007 10. Het Bildt, Rekenkameronderzoek naar personeelskosten, december 2007 11. Waalwijk, Deskundigheid van buiten; goed geregeld?, januari 2008 12. Zeist, Onderzoek inhuur externen bij de gemeente Zeist, januari 2008 13. Hoogeveen, De Inhuur van externen verantwoord, februari 2008; 14. Hoorn, de inkooppraktijk van de gemeente Hoorn, februari 2008 15. Bunschoten, Inhuur Externen, februari 2008 16. Beek, Elk uur telt, inhuur van extern advies voor de gemeente Beek, mei 2008 17. Maassluis, In en Uit, inhuur van externe deskundigheid, juli 2008 18. Delfzijl, Onderzoeksrapport Inhuur Extern Personeel, september 2008 19. Assen, Externen, een goede keus?, oktober 2008 20. Midden-Drenthe, externe inhuur in de gemeente Midden-Drenthe, juni 2009
Bestudeerde documenten 1.
Overzicht aard en omvang externe inhuur gemeente Bussum, december 2009
2.
Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Bussum, juni 2004
3.
Algemene Voorwaarden van de gemeente Bussum, februari 2008
4.
B&W besluit, 30 mei 2008
5.
Memo inhuur tijdelijk personeel, 14 juli 2008
25
