Grip op inhuur van professionals en mobiliteit
p-Ourdesk
Inleiding Organisaties zijn vaak afhankelijk van externe professionals. Deze professionals zijn hard nodig om wendbaar te worden en te blijven. Tegelijkertijd vormen ze een grote kostenposten. Het moet goedkoper en efficiënter. Maar hoe krijgen organisaties dit voor elkaar terwijl de afhankelijkheid van externe specialisten groeit en specifieke kwaliteiten bovendien steeds schaarser worden op de arbeidsmarkt? Samen met haar partners heeft p-OurDesk oplossingen ontwikkeld voor inhuur- en mobiliteitsvraagstukken in de corporatiesector. Deze oplossingen zijn voor woningcorporaties interessant die: • • • • •
een eind willen maken aan de wildgroei aan inhuur in de organisatie; marktconforme tarieven willen betalen; meer inzicht willen in het aanbod in de markt; meer inzicht willen in de kosten en specifieke behoefte aan inhuur; de continuïteit en productiviteit willen verbeteren door externen beter aan zich te binden; • minder inlenersrisico’s willen lopen; • kortom: zelf de regie hebben op inhuur. In dit document leest u met welke problemen inleners van externe specialisten zoal te maken hebben en hoe nieuwe sourcingmodellen een bijdrage kunnen leveren aan de oplossing ervan.
2. De casus De ‘flexibele schil’ van professionals wordt voor woningcorporaties steeds belangrijker. Dat is begrijpelijk. Om uw klanten goed te kunnen blijven bedienen, moeten organisaties steeds flexibeler zijn. Op het juiste moment kunnen beschikken over de juiste expertise, dat is de uitdaging. Maar dat is lastig, zeker in een tijd waarin de vraag naar specialisten groot is en er in sommige segmenten van onze economie sprake is van specifieke schaarste. Hoe blijf je als organisatie flexibel, bewaak je tegelijkertijd de continuïteit, borg je kennis, betaal je tarieven die marktconform zijn én houd je rekening met de behoeften van je belangrijkste kapitaal: de mensen? Het antwoord op deze vraag luidt: door een combinatie van flexibilisering en strategische personeelsplanning. Dat klinkt misschien simpel, maar is in de praktijk lastig voor organisaties. Uit ervaring weten we namelijk dat zij hier lang niet altijd voldoende grip op hebben. Inhuur van externe professionals verloopt vaak nog ongecontroleerd. We herkennen globaal acht situaties waarin organisaties onvoldoende grip op inhuur hebben: 1. De inhuur verloopt ongestructureerd De inhuur vindt volledig decentraal plaats. Iedere manager is gewend om zijn eigen bureaula met visitekaartjes van leveranciers en ZZP’ers open te trekken. Dit leidt al snel tot een wildgroei aan leveranciers en individuele ZZP’ers. Door het ontbreken van overkoepelende afspraken zijn hun tarieven vaak te hoog. Tegelijkertijd zijn de risico’s vaak niet goed afgedekt, doordat de screening van leveranciers en ZZP’ers en de controle op de kwaliteit gebrekkig zijn. 2. Collegiale inleen en kennis delen, wel de lusten niet de lasten De corporatiesector heeft behoefte aan flexibiliteit én deskundigheid. De realiteit is nu eenmaal dat er altijd behoefte is aan mensen, alleen niet aan steeds dezelfde mensen in steeds dezelfde functies. Woningcorporaties kunnen Lean & Agile zijn door innovatieve samenwerkingsmodellen met collega’s. Ze laten zich in dat proces ondersteunen met innovatieve, eigentijdse arbeidsmarktoplossingen zoals de neutrale MSP’er waarin mobiliteit volledig is geïntegreerd. Dat levert flexibiliteit, deskundigheid en aanzienlijke besparing in de kosten op. Hoe organiseer je dat op een efficiënte manier en krijg je inzicht op beschikbaarheid van de juiste mensen? 3. Professionals worden ingehuurd via de ‘achterdeur’ De afdeling Inkoop en/of HRM heeft keurig aangegeven hoe om te gaan met inleen van interim-professionals. Maar door een gebrek aan controle kunnen afdelingsmanagers via de achterdeur gewoon zaken blijven doen met eigen leveranciers en ZZP’ers zonder dat de organisatie hiervan op de hoogte is. Dit omzeilen van interne afspraken noemen we maverick buying. Het afgesproken proces wordt niet nageleefd: er is geen compliance. Bovendien loopt de organisatie vrijwel zeker aanzienlijke inkoopvoordelen mis. 4. Er is niet voldoende zicht op risico’s Inhurende managers hebben te weinig kennis van wetten en regels. Dit leidt tot risico’s. Zo stellen de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs en de Wet werk en zekerheid strikte eisen aan de inlenende organisatie. Ook de Wet ketenaansprakelijkheid is van grote betekenis, omdat inleners volgens deze wet verantwoordelijk zijn voor het afdragen van loonheffingen die leveranciers niet hebben betaald. Blijkt dat de inlener niet aan de geldende wetten voldoet, dan kan zij hoge boetes en claims tegemoet zien. 5. Er is niet voldoende zicht op inhuurvolume Doordat betrouwbare managementrapportages ontbreken, is niet bekend hoeveel externen er precies worden ingehuurd en waarvoor zij worden ingeschakeld. Daardoor is het nauwelijks mogelijk om te sturen op verbetering.
6. Het inhuurproces is complex Het inhuurproces is erg ingewikkeld geregeld. Hierdoor duurt het lang voordat extern personeel aan de slag kan en blijft het werk onnodig lang stilliggen. Hoe ingewikkelder het proces, hoe groter bovendien de kans dat de beoogde externe professional ondertussen is ingegaan op een aanbod van een ander. 7. Het beleid om externe kennis te borgen, schiet tekort De organisatie slaagt er, om wat voor reden dan ook, niet goed in om flexibele expertise ‘vast te leggen’. Doordat deze retentiebehoefte onvoldoende wordt ingevuld, is het verloop onder flexibel personeel groot. Hierdoor lopen de arbeidsproductiviteit en de continuïteit gevaar. 8. Specifieke expertise is schaars Ondanks de huidige economische situatie is er in sommige branches en expertisegebieden een tekort aan vakbekwaam personeel. Hierdoor kan de planning en de kwaliteit in het geding komen.
3. Master Service Provider (MSP) Managed Service Provider (MSP) is een oplossing waarbij de klant het inhuurproces volledig uitbesteedt aan een MSP. Deze MSP neemt het leveranciersbeheer over, levert extern personeel met behulp van derden en voert de facturatie en betaling uit. De MSP gebruikt een web-based vendor managementsysteem waardoor het inleenproces veel efficiënter en transparanter wordt. In enkele gevallen kiest de opdrachtgever ervoor om zelf de contractuele relaties met leveranciers te onderhouden (mantelovereenkomsten). We spreken dan van een coördinerende MSP.
4. Maatwerkoplossingen voor inhuurvraagstukken Inhuurstructuren: marktplaats, neutral vendor, master vendor Wanneer een MSP leverancier alleen maar een intermediair rol vervult en geen eigen personeel levert noemen wij dat een neutral vendor MSP. Om efficiënt te zijn sluit de MSP meerdere klanten aan, waardoor bijna als een hoekman op de beurs gefungeerd wordt en vraag en aanbod op elkaar worden aangesloten. p-Ourdesk sluit de woningcorporaties aan, waardoor de sector door schaalgrootte inkoopvoordelen geniet. In de meest open vorm wordt gebruik gemaakt van een zogenaamde marktplaats. Bij een marktplaats vindt selectie van de (top x) kandidaten plaats op basis van per aanvraag vooraf bepaalde selectiecriteria. Naast gevraagde kennis en ervaring, opleiding en prijs kunnen bijvoorbeeld reisafstand en softskills als selectiecriterium worden gehanteerd. Het hele (pre)selectieproces wordt online afgehandeld. Er zijn ook MSP leveranciers die zelf personeel leveren. Vaak gebeurt dit in een zogenaamde mastervendor constructie. Hun positie op de markt voor tijdelijke arbeid verschilt van die van de neutral vendor, ook als ze voor een specifieke klant geen eigen medewerkers plaatsen. Voor de klant treden ze op als most preferred supplier die zelf medewerkers levert waar het kan en zelf andere leveranciers benadert wanneer ze niet de juiste kandidaat beschikbaar heeft. p-OurDesk heeft vanuit compliancy oogpunt een voorkeur voor de neutral vendor constructie. Op deze wijze zijn er geen (verborgen) belangen bij de inzet van een specifieke kandidaat. In onderstaande figuur zijn de vier stadia van volwassenheid weergegeven waarmee inlenende organisaties te typeren zijn. In fase 1 is het inhuurproces nog een black box: iedere grip op dit proces ontbreekt. In fase 5 vindt de inhuur van extern personeel volledig transparant en kostenefficiënt plaats via de neutral vendor.
Het MSP concept is interessant voor organisaties die worstelen met een te duur of inefficiënt inhuurproces of waarbij transparantie en compliance knelpunten zijn. Met name door de ontwikkeling naar de regiewoningcorporatie sluit MSP naadloos aan op deze ontwikkeling van verder flexibilisering en doelmatig inzetten van middelen. De grote meerwaarde van een neutrale MSP voor de inlenende organisatie is dat deze het inhuurproces tactisch, operationeel volledig in handen geeft van een partij voor wie dit een kernactiviteit is. Een partij die de arbeidsmarkt, leveranciersmarkt en de sector goed kent en die door haar schaalgrootte betere inkoopvoorwaarden kan uitonderhandelen dan één inlenende organisatie. Ook de kleinere organisaties kunnen hierdoor optimaal gebruik maken van de schaalgrootte. De inlener kan zich vervolgens richten op haar eigen kernactiviteiten.
Stichting Mondiale Woonhulp is opgericht door een aantal woningcorporaties. De stichting verstrekt financiële middelen (fondsen) om ideële organisaties te ondersteunen die de herbouw en de nieuwbouw ter hand nemen van woningbouwprojecten in probleemgebieden, waarbij bestuurbaarheid, flexibiliteit en efficiënte besteding van de fondsen uitgangspunten zijn. p-OurDesk ondersteunt de stichting door een gedeelte van haar winst beschikbaar te stellen.
Heemraadssingel 149B 3022 CD Rotterdam
www.p-ourdesk.nl
[email protected]
010 - 7600930 06 - 81514242
