Grip op planning van personeel en middelen

Grip op planning van personeel en middelen

HO-link conferentie 2015

Grip op het planproces bij de HAN 

Introductie



Selectie inzetplanningsysteem



Grip op het planproces – Waar willen we grip op hebben – Hoe doen we dat nu / hoe gaan we dat doen – Hoe helpt Xedule


Selectie inzetplanningsysteem 

Startpunt – werkend (inzet)beheersysteem, volledig gebruikt door één

faculteit; deels gebruikt door een andere faculteit 

Aanleiding – verouderde zelfontwikkelde software – huidige functionaliteit onvoldoende (voor merendeel van

faculteiten) – inefficiënte aanpalende processen

Project Inzetplanning en Budgetmonitoring


Scope – organisatie studenten medewerkers org.eenh. opleidingen 8.500

600

4

16

12.500

1000

5

23

Faculteit Educatie

4.000

300

2

14

Faculteit Techniek

6.000

500

6

20

HAN Master Programma

1.000

60

1

18

700

8

3.160

26

Faculteit Economie en Management Faculteit Gezondheid, Gedrag en Maatschappij

HAN Servicebedrijf 32.000

TOTAAL

selectie en implementatie fase 1 implementatie fase 2


91

Scope - processen


Selectie & realisatie voorbereiding

• Opstellen Programma van Eisen en Wensen • Marktinventarisatie

meervoudig onderhands aanbesteden

Europees aanbesteden

Implementatie en realisatie

• pre-selectie leveranciers tbv presentatie en deelname RFP

• Voorbereiding

• inkoopplan CvB

• Selectie Xedule

• Pilot

• Proof of Concept 1

• Proof of Concept 2

• Inkoopprocedure vaststellen

• Openbare aanbesteding

• Contractering


• Ontwikkelen & testen • Inrichten

Stand van zaken  Proof of Concept 1  Export naar Untis  Pilot bij instituut Sport en Bewegen  Xedule is ingericht voor FEM en FGGM  Proof of Concept 2, budgetmonitoring functionaliteit  Afronden en testen HR import  Vernieuwing doorbelasting loonkosten medewerkers  Gebruikers trainen en Xedule vullen


Hoe bereik je GRIP met jaarplanning

Input:

Werkverdeling

Processtappen



Tijdige, volledige en correcte input



Juiste volgorde van processtappen



Lean: In één keer goed


Tijdige, volledige en correcte input gebruiken: 

Actueel curriculum vastleggen en controleren door onderwijsteam.



Dagelijks import van medewerker gegevens uit HR systeem (NAW, WTF, Verloven, Kostenplaats)



Vastleggen en controleren van beschikbaarheden door medewerker.



Actuele faciliteitencatalogus


Juiste volgorde van processtappen:

februari prognose studentaantallen

stage en deeltijd planning

mei vakantie planning

maken lessentabel

bepalen budgetteren niet-onderwijs en taken formeren

1. Eerst plannen van volumes! 2. Lessen en taken pas verdelen als je weet dat budget en formatie toereikend zijn.


verdelen van het werk

Lean: In één keer goed 

Niet controleren aan einde van de keten (pas net voor de zomer als er na veel werk een concept rooster is)



Maar direct controleren op valide combinaties bij iedere planstap: – Niet meer uren inzet dan er capaciteit is bij team en

medewerker – Voldoende overlap beschikbaarheden (docent, klas en les)

– Juiste expertise docent voor vak 

Fouten vroegtijdig signaleren en direct oplossen


Huidige situatie 

Inzetdatabase: plannings- en verantwoordingstool



Ondersteuning van het planningsproces is beperkt



Verantwoording werkt goed, mits database TIJDIG, correct en volledig is gevuld


Hoe gaat het in de praktijk? 

Planner maakt een inschatting van lokalenbezetting



Planner combineert docenten, lessen en klassen



Planner kent expertises van medewerkers



Relatief veel opmerkingen bij roosterinfo


Gaan we erop vooruit met Xedule?



Xedule ondersteunt het planningsproces beter



Verantwoording gaat net zo goed werken


Xedule ondersteunt planningsproces beter Analyse van geplande bezetting van lokalen


Xedule ondersteunt planningsproces beter 

Beschikbaarheid van docenten, klassen en lessen


Xedule ondersteunt planningsproces beter Expertises van docenten en lessen


Xedule ondersteunt planningsproces beter Roosterinformatie kan zeer gedetailleerd


Xedule ondersteunt planningsproces beter Contacttijd per student


Xedule ondersteunt planningsproces beter Inzicht in budgetuitputting (eerder)


Aandachtspunten



Draagvlak



Aanpalende processen



Coherente inrichting



Competenties van de projectgroepleden



Tijd


Vervolgstappen 

Uitrollen andere faculteiten en instituten: – Educatie (lerarenopleidingen vo, Pabo) – Techniek



Opstart pilot roosteren met Xedule



Automatisering doorbelasting met inzetgegevens uit Xedule


Grip op planning van personeel en middelen

Recommend Documents