Managed Service Provider Grip op inleen van extern personeel
Eerste druk, augustus 2010 © 2010 drs. ing. Peter Bargon Redactie: drs. Maria Anna te Riele, Customized Language Services, De Bilt Vormgeving: Carlo Rodenburg, Free Musketeers, Zoetermeer isbn: 978-90-484-1384-3 nur: 807 Uitgever: Free Musketeers, Zoetermeer www.freemusketeers.nl
Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaarden de auteur en uitgever geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de directe of indirecte gevolgen hiervan. Niets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever worden openbaar gemaakt of verveelvoudigd, waaronder begrepen het reproduceren door middel van druk, offset, fotokopie of microfilm of in enige digitale, elektronische, optische of andere vorm of (en dit geldt zonodig in aanvulling op het auteursrecht) het reproduceren (i) ten behoeve van een onderneming, organisatie of instelling of (ii) voor eigen oefening, studie of gebruik welk(e) niet strikt privé van aard is.
Managed Service Provider
Grip op inleen van extern personeel drs. ing. Peter Bargon
Inhoudsopgave 1. Voorwoord
11
2. Introductie
13
3. Argumenten voor uitbesteden
15
3.1
Kostenbesparing
15
3.2
Voorkomen van ‘Maverick Buying’
15
3.3
Beperken van keten- en inlenersaansprakelijkheid
16
3.4
Voorkomen fictief dienstverband (Flexwet)
17
3.5
Ontzorgen van de organisatie
18
3.6
Realiseren van compliance
18
3.7
Meer transparantie
19
4. Argumenten tegen uitbesteden
21
4.1
Te duur
21
4.2 Omkeerbaarheid
21
4.3
22
Afhankelijkheid van de MSP
4.4 Het ontbreken van vertrouwen in de MSP
22
4.5
22
Strategisch belang
4.6 Personeel en organisatie
23
4.7 Verlies van kennis
23
5. Strategische keuze
24
5.1
Strategische keuze leveranciers
24
5.2
Strategische keuze opdrachtgevers
25
6. Personeel
27
6.1
Personeel met een vast dienstverband
27
6.2
Flexibel personeel
27
6.3
Extern personeel
27
7. Het inleenproces
29
7.1
Stappen in het inleenproces
29
7.2
De belanghebbenden in het inleenproces
29
8. Ontvlechting van het inleenproces
31
9. Traditioneel en MSP model
32
9.1
Traditioneel model
32
9.2
MSP modellen
33
10. Taakgebieden
36
10.1 Leveranciersmanagement
36
10.2 Risicomanagement
36
10.3 Contractmanagement
37
10.4 Procesmanagement
37
10.5 Declaraties, facturering en debiteurenbeheer
37
10.6 Rapportage
37
11. Vendor Management Systemen
38
12. Marktgroeipotentieel
42
13. Belangen
45
13.1 De neutrale MSP
45
13.2 De MSP die ook extern personeel levert
45
13.3 De MSP binnen een groepsmaatschappij
45
14. Profielen
47
15. Uitbestedingsvarianten
49
15.1 Volledig uitbesteden
49
15.2 Selectief uitbesteden
49
15.3 Co-sourcing
49
16. Het uitbestedingsproces
50
16.1 Het uitbestedingsproces
50
16.2 Activiteiten en aandachtspunten
50
7
17. Gefaseerde uitbesteding
55
18. Kritische succesfactoren bij uitbesteding
58
18.1 Strategisch besluit
58
18.2 Gefaseerd implementeren is vaak verstandiger
58
18.3 De juiste MSP selecteren
58
18.4 Vertrouwen
59
18.5 Een goed samengesteld contract
59
18.6 Ondersteuning en betrokkenheid senior management
60
18.7 Zorgvuldige aandacht voor alle betrokkenen
60
19. Prestatiegerichte contracten
61
20. Nawoord
63
Over de auteur
65
21. Begrippen
67
21.1 Business Process Outsourcing
67
21.2 Flexwet
67
21.3 Inlener
67
21.4 Maverick Buying
67
21.5 Master Vendor
67
21.6 Managed Service Provider (MSP)
68
21.7 Payrollen
68
21.8 Pre-Employment Screening (PES)
68
21.9 Uitlener
69
21.10 Uitzendovereenkomst
69
21.11 Verklaring arbeidsrelatie (VAR)
69
21.12 Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
70
21.13 Vendor Management Systeem
70
21.14 Wet Ketenaansprakelijkheid (WKA)
70
21.15 ZZP’er
71
22. Referenties
73
22.1 Literatuur en publicaties
73
22.2 Publicaties
74
1. Voorwoord De inleen van extern personeel heeft de laatste jaren een enorme vlucht gemaakt. Organisaties zijn steeds meer gebruik gaan maken van extern personeel. Het gevolg is dat extern personeel binnen veel organisaties tot één van de grootste uitgavenposten gerekend kan worden. Grote organisaties hebben tientallen tot soms honderden leveranciers. Flexibiliteit is de meest genoemde reden voor organisaties om van extern personeel gebruik te maken. Zij vinden het van belang snel in te kunnen spelen op veranderingen in de markt en mee te kunnen ademen met de economische ontwikkelingen. Het inlenen van extern personeel is dus niet alleen een strategische keuze, maar veelal ook noodzaak. Gebeurt dit op de juiste manier, dan wordt de kwaliteit en continuïteit gewaarborgd en kunnen tegelijkertijd aanzienlijke besparingen worden gerealiseerd. Een organisatie die geen grip krijgt op de inleen van extern personeel kan dit ook overlaten aan een Managed Service Provider (MSP) die hierin gespecialiseerd is.
11
2. Introductie Het Managed Service Provider (MSP) concept is medio jaren 90 opgekomen bij de grotere ondernemingen in de Verenigde Staten die op zoek waren naar manieren de kosten te verlagen om te kunnen blijven concurreren in de mondiale markt. Een Managed Service Provider is feitelijk een hoofdaannemer die, overeenkomstig het BPO1 concept, namens de klant overeenkomsten met leveranciers afsluit voor de inleen van extern personeel. Het belangrijkste voordeel is dat op relatief eenvoudige wijze via één hoofdaannemer extern personeel gecontracteerd kan worden. Het gevolg is dat de kosten sterk dalen door vereenvoudiging van het betalingsproces en door beperking van het leveranciersmanagement tot één hoofdaannemer in plaats van tientallen tot soms honderden leveranciers. Inzet van een MSP is in de Verenigde Staten, in allerlei varianten, al jaren een trend voor de inleen van extern personeel. Voor een inkoper is de markt onoverzichtelijk en is het weinig aantrekkelijk om met veel partijen zaken te doen. Een MSP als hoofdaannemer combineert de voordelen van één aanspreekpunt met de kwaliteiten van vele leveranciers. Het vinden en uiteindelijk inlenen van gekwalificeerd extern personeel kan worden ondergebracht bij een MSP die in staat is betere overeenkomsten te
1
Business Process Outsourcing (BPO) is het uitbesteden van een routinematig bedrijfsproces aan een derde partij, meestal gekenmerkt door een hoge IT intensiviteit.
13
sluiten met de leveranciers en volumes te bundelen. Hierdoor kan de MSP betere inkoopvoordelen realiseren dan een enkele inlenende organisatie voor elkaar krijgt. De vraag naar MSP-diensten heeft via multinationals sinds enige jaren ook de Nederlandse markt bereikt. Als deze beweging voortzet, ontstaat als vanzelfsprekend de vraag welke werkzaamheden zelf kunnen worden gedaan en welke (beter) kunnen worden uitbesteed.
14
